Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando NO GAYF-13. Elaboración:

Transcripción

1 Pagina 1 1. Introducción Se diseñó el Procedimiento para Efectuar la Viáticos al Interior y al Exterior del País que definen los Pasos a seguir en una forma detallada Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de las operaciones que debe realizarse para efectuar el proceso de Viáticos, tanto del Interior y al Exterior del País identificando al responsable de cada actividad El grado de detalles con el que fue elaborado es útil para las actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a Nivel Institucional 2. Objetivo Establecer el mecanismo necesario para que los Funcionarios y Empleados conozcan el trámite a seguir del proceso de liquidación de Viáticos al Interior y al Exterior del País Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar el proceso de liquidación del Pago de Viáticos al Interior y al Exterior del País aplicable a nivel nacional 3. Alcance Este Documento es Aplicable para la liquidación de viáticos al interior y al exterior del país, a Nivel Central en Tegucigalpa, Nivel central Regional en Dirección Regional del Norte de San Pedro Sula, nivel hospitalario y nivel Regional en todas las Regionales del País 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social VIATICOS: Es la cantidad de dinero que por día se paga al viajero cuando viaja en misión oficial fuera del lugar de domicilio donde ejerce su cargo permanente

2 Pagina 2 COMPENSACION: cierre de las partidas iniciales contra las partidas finales automáticamente después del Pago 5. Referencias Documentos Internos Reglamento de Viáticos y Gastos de Viaje Formulario Viáticos Informe de viaje 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la implementación y velar por el cumplimiento de este procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera de Tegucigalpa, la Sub-Gerencia Administrativa Regional. Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento el Gerente/Sub- Gerente, Jefe/Sub-Jefe de las diferentes unidades solicitantes de Tegucigalpa como de San Pedro Sula y Sub-Gerente Regionales, Sub-Gerente de Registros Contables y el personal operativo que participa en la ejecución del proceso La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectúa correctamente efectuara 7. Procedimiento Funcionario o Empleado 7.1 Llena Formulario Viáticos ( Formulario Liquidación Viáticos) La liquidación debe elaborarse en original y copia y presentarse a la Sub- Gerencia de Registro Contable en un Plazo no mayor de cinco (5) días laborables después de haber regresado de Viaje, ya que de no hacerlo la cantidad asignada para viáticos será deducida del sueldo próximo a pagar Llena el formulario con la información que se solicita : Nombre del Empleado Cargo

3 Pagina 3 Fecha y hora de salida Fecha y hora de regreso Asignación diaria Importe asignado Otros Total de Gastos Cheque N Anticipo recibido Total de gastos Saldo a mi favor Saldo a favor del IHSS Balance Sobrante que entrego en caja, según recibos adjuntos N Trasporte utilizado Detalle de otros gastos que acompañen comprobantes Cronograma de la gira de trabajo propuesto previo al viaje Cronograma de la gira de trabajo realizado del funcionario o empleado que realizo el viaje Aprobación del Jefe inmediato Superior de la Sub-Gerencia de Recursos Humanos Aprobado y Revisado de la Sub-Gerencia de Contabilidad Lugar y fecha de la liquidación de Viáticos Si se le hubiera asignado, en concepto de Viáticos una cantidad mayor a lo que estipulada en la tabla de viáticos, lo recibido en exceso lo devuelve en la Tesorería del IHSS, al dia siguiente de haber realizado el viaje y se adjunta el recibo extendido por Tesorería a los documentos que acompañan en la liquidación En caso de que haya necesidad de extender su permanencia, previa autorización por escrito del Jefe Inmediato, el Funcionario o Empleado elaborara recibo por el valor no cubierto por los viáticos originalmente

4 Pagina 4 otorgados, debidamente firmados consignando su número de identidad y de Pago, y adjuntarlo a la liquidación 7.2 Anexa a la Liquidación, copia del informe de la Actividad realizada en el Viaje (Formulario liquidación, ) El Funcionario o Empleado deberá de presentar un informe de la Actividad realizada en el Viaje a su Jefe superior 7.3 el Formulario y traslada a su jefe inmediato para su aprobación el Formulario de Liquidación y traslada a su jefe inmediato para su aprobación UNIDAD SOLICITANTE Gerente/Sub-Gerente Jefe/Sub-Jefe 7.4, sella formulario de Viáticos y traslada documentos (Formulario liquidación de viáticos, ) Revisa en la liquidación de viáticos la firma del Funcionario o empleado y sella formulario en original autorizando Traslada documentos a la Sub-Gerencia de Registros contables Contador 7.5 Recibe y verifica la liquidación de Viáticos e informe del viaje (formulario liquidación, informe viajes) si no se recibe liquidación e informe del viaje, se deduce del próximo sueldo la cantidad de viáticos entregada al empleado Revisa que la Viáticos esté debidamente da y sellada por parte del Gerente/Sb-Gerente/Jefe/Sub-Jefe de la Unidad 7.6 Registra la Factura de liquidación

5 Pagina Registra los datos de la Factura de liquidación en la aplicación en el sistema informatico SAP ejecutando la transacción FB60 ingresando en los espacios de la cuenta de Gastos los Datos Básicos: Número de acreedor la Factura Importe o Cantidad de dinero establecida Número de Cuenta de Mayor que se vera afectada Texto Breve(detalla de forma breve en que consiste el Pago) Se selecciona el movimiento si es Debe o Haber El código de Centro de Coste y de Centro Gestor lo solicita a la Sub- Gerencia de Presupuesto Se corrige el número de cuenta de Mayor y se digita en el Bloque de Imputación la División Automáticamente se genera Documento en Sociedad HN Se efectúa la Compensación Se efectúa la compensación de la partida inicial del anticipo con las facturas registradas como liquidación del mismo en la cuenta de acreedor en concepto de liquidación de viáticos (Generando Documento de ajuste por cada partida) 7.8 FIN DEL PROCEDIMIENTO

6 Pagina 6 8. Diagrama de Flujo MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Solicitante Unidad Solicitante Sub-Gerencia de Registros Contables Funcionario y Empleado Gerente/Sub-Gerente Jefe/Sub-Jefe Contador Inicio Llena Formulario Viáticos Formulario Viáticos la cantidad de viáticos que se otorgo al viajero sobrepasa con el monto que estipula La tabla de viaticos EL Viajero deberá depositar a la Tesorería SI del IHSS lo recibido en exceso y adjuntar el recibo a los documentos que acompañen la Liquidacion Recibo por el Sobrante de efectivo B ,sella Formulario de Viáticos y Traslada Documentos Formulario Liquidación de Viáticos e El Jefe inmediato deberá adjuntar memorando de Justificación y aprobación de extensión de la misma para continuar con el proceso A Se recibe liguidacion y el informe del viajes 7.2.-Anexa a la Liquidación copia del informe de la Actividad realizada en el viaje Se extendió la Gira de Trabajo mas del tiempo estipulado en la Solicitud previa de Viáticos? Formulario Viáticos el Formulario y traslada a su jefe inmediato para su aprobación Se elabora memorando SI justificando la extensión de la gira y recibo por el valor no cubierto y se adjunta a los demás documentos B Formulario Liquidación de Viáticos e Memorando de extensión de Gira Recibo por el valor no cubierto Memorando de extensión de Gira se recibió la Viáticos y gastos de viajes SI Registra la Factura de liquidación 7.7.-Se efectúa la Compensación FIN DEL PROCEDIMIENTO Formulario Liquidación de Viáticos e Se procederá a deducir al Empleado la cantidad asignada de viáticos del próximo sueldo a pagar

7 Pagina 7 9. Anexos 10. Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Actualizado por Primera elaboración Sub-Gerencia Nueva elaboración Ing. Alberto Cruz Observaciones del Lic. Keila R. memo 156-GAYF Autorizado por: