REGLAMENTO PARA OTORGAR DIETAS,

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1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN MERCEDARIA LTDA. REGLAMENTO PARA OTORGAR DIETAS, VIATICOS, MOVILIZACIÓN Y SUBSISTENCIA La Asamblea General de Socios y el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Mercedaria Ltda., en uso de las atribuciones que le confiere la Ley de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento, dicta el presente Reglamento para otorgar dietas, viáticos, movilización y subsistencia CAPITULO I OBJETIVO, AMBITO Y DEFINICIONES Artículo 1.- Tendrán derecho al pago de dietas, viáticos, movilización y subsistencias, los Directivos, Funcionarios y Trabajadores con nombramiento o contrato que presten sus servicios en la Cooperativa. Artículo 2.- Se entiende por comisión de servicios, cuando un funcionario o empleado, designado al efecto por autoridad competente, deba cumplir acciones en un lugar distinto al de la sede habitual de trabajo. Artículo 3.- Se entiende por sede de trabajo, el lugar geográfico en donde se halla ubicada la dependencia de la Institución en la cual presta los servicios el funcionario o empleado. Artículo 4.- El tiempo de duración de la comisión de servicios será desde el día en que sale el funcionario de la sede de su trabajo hasta el día en que retorna a sus ocupaciones habituales en la Institución. Artículo 5.- El tiempo de duración de la comisión será establecido de acuerdo a las actividades que deba realizarse. Por ningún concepto se tramitará comisiones por un tiempo superior al estrictamente necesario, cualquier incumplimiento a esta disposición será de exclusiva responsabilidad del funcionario o empleado comisionado y de quien autorizó la comisión. Artículo 6.- En el documento por medio del cual se dispone la comisión de servicios y el plan de trabajo se especificarán básicamente las funciones o actividades a cumplirse, el o los lugares y dependencias en las que va a cumplir la comisión, los días y fechas de salida y retorno. Artículo 7.- Tendrán derecho al pago de dietas, viáticos, movilización o subsistencias los integrantes de los Consejo de Administración, Vigilancia, Comisiones, Funcionarios y Empleados de la Institución que representen a la Cooperativa en reuniones, cursos, seminarios o desempeñen alguna gestión especial en beneficio de la Institución y/o que deban movilizarse a distintas ciudades del país fuera de la ciudad donde se encuentre la oficina de la Institución. 1

2 CAPÍTULO II DIETAS Artículo 8.- Aplican para el pago de dietas, los Miembros del Consejo de Administración, de Vigilancia y Comisiones de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Mercedaria Ltda. Artículo 9.- Los Consejos de Administración y Vigilancia, sesionarán ordinariamente dos veces al mes y extraordinariamente cuando lo convoque su Presidente, la mayoría de sus integrantes o la Gerencia, para tratar asuntos específicos de la convocatoria. Artículo 10.- El valor de las dietas será fijado por el Consejo de Administración y presentado en el presupuesto anual ante la Asamblea para su aprobación, sin que sobrepase el 10% de los gastos de administración y que, de ninguna manera afecte la capacidad financiera de la Cooperativa. Este valor se pagará cualquiera fuera el número de sesiones ordinarias y extraordinarias que se realicen en forma mensual. Artículo 11.- En caso de inasistencia de los señores Vocales a las sesiones de su respectivo organismo, se descontará la parte proporcional de la dieta con relación al número de sesiones realizadas en el respectivo mes. Artículo 12.- Los Presidentes y Secretarios de los Consejos de Administración y de Vigilancia, adicionalmente percibirán la cantidad mensual de VEINTE DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA más el IVA, por gastos de representación de la Cooperativa. Articulo 13.- Los gastos que deba realizar la cooperativa por concepto de capacitación, viáticos (gastos de movilización, alimentación y estadía), dietas, gastos de representación y gastos del organismo electoral, deberán ser aprobados por la asamblea general de representantes o de socios en el presupuesto anual y con informe favorable previo y debidamente motivado por el consejo de administración, que detallará en forma clara cada uno de los rubros indicados. CAPÍTULO III VIÁTICOS Artículo 14.- Viático es el valor diario destinado a sufragar gastos de alojamiento, alimentación y movilización de los directivos, funcionarios y trabajadores declarados en comisión de servicios, cuando deben pernoctar fuera de su domicilio habitual. Artículo 15.- El valor diario del viático será máximo del 15% del salario básico unificado y su cálculo y pago se efectuará por los días de duración de la comisión de servicios. El último día se calculará como subsistencia. 2

3 Artículo 16.- Los viáticos se pagarán solamente para las comisiones que no excedan de 10 días laborables continuos en el mismo lugar de trabajo. Si por necesidades de servicio se sobrepasara este límite, cualquiera sea la zona en que se encuentre en comisión, se reconocerá desde el primer día de licencia hasta el límite de 30 días calendario, el 70% del valor del viático diario. Artículo 17.- En el caso de que las entidades o personas con las cuales la Cooperativa se relacione, suministren por su cuenta alojamiento o alimentación a los Directivos, Funcionarios o Empleados declarados en comisión de servicios, los viáticos que correspondan serán calculados como subsistencias. Artículo 18.- Cuando el personal que cumple una comisión de servicios retorne al lugar de trabajo durante el periodo de la comisión o si se trasladare a lugares no autorizados, no percibirá viáticos por los días de ausencia y habrá incurrido en una falta disciplinaria sujeta a sanción, si durante la realización de la comisión el funcionario tuviere una calamidad doméstica, comunicará el particular a la Gerencia, quien suspenderá la misma hasta nueva orden. Artículo 19.- Al personal de otras instituciones que laboren en la ejecución de actividades para la Cooperativa y que implique el pago de viáticos, se cancelará en las mismas condiciones que se establecen en el presente reglamento previa la presentación obligatoria de una certificación de la entidad a la que pertenece en la que indique no recibir el mencionado pago. Artículo 20.- Se interrumpirá la comisión de servicios si el comisionado permanece, debidamente autorizado por más de 1 día en la sede de su trabajo. Si se le ordenara salir otra vez se considerará a ésta como nueva comisión de servicios y con este concepto se liquidará el pago de viáticos. Artículo 21.- Se prohíbe declarar en comisión de servicios a los Directivos, Funcionarios y Trabajadores, durante los días feriados o de descanso obligatorio, salvo casos excepcionales debidamente justificados por la máxima autoridad. CAPÍTULO IV SUBSISTENCIAS Artículo 22.- Subsistencia, es el valor destinado a sufragar los gastos de los funcionarios y trabajadores que sean declarados en comisión de servicios y que tengan que desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo, hasta por una jornada diaria de labor y el viaje de ida y regreso se efectúe el mismo día. Artículo 23.- El valor a pagar por este concepto, será igual al 50% del viático CAPÍTULO V MOVILIZACIÓN O TRANSPORTE Artículo 24.- Los gastos de transporte son aquellos en los que incurre, por la movilización de sus Directivos, Funcionarios y Empleados, gastos que no podrán exceder de las tarifas normales que apliquen las compañías nacionales o extranjeras de transportación a la fecha de adquisición del correspondiente pasaje o flete. 3

4 Artículo 25.- Los Directivos, funcionario o empleados que tengan derecho al pago de viáticos, se les entregará los pasajes correspondientes de acuerdo al medio de transporte utilizado para su movilización hacia el lugar de la comisión y, para su retorno al lugar habitual de trabajo. Artículo 26.- En caso de que los directivos, funcionarios o trabajadores se movilicen en vehículo propio para el traslado al lugar de la comisión, se entregará un fondo por un valor correspondiente al 10% del costo por galón de combustible por kilometro recorrido, que será justificado mediante factura del proveedor a nombre de la Institución. Si el vehículo fuese de la Cooperativa se constatará que tenga el combustible necesario y se encuentre en buenas condiciones. CAPÍTULO VI INFORME DE COMISION Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIA, MOVILIZACION O ALIMENTACION Artículo 28.- La solicitud de dietas, viáticos, movilización y subsistencias al interior del país para ser concedida, autorizada y tramitada será presentada a la Gerencia o Presidencia, por lo menos con 48 horas de anticipación, salvo en aquellos casos emergentes que el solicitante justificará documentadamente. Artículo 29.- La solicitud de dietas, viáticos, movilización y subsistencias debidamente autorizada, será presentada en Contabilidad, con al menos 24 horas de anticipación, salvo los casos calificados de urgentes e imprevistos. Artículo 30.- Todos los directivos, funcionarios y empleados después de haber cumplido la comisión de servicios y en el plazo máximo de tres días hábiles a contarse desde el día de su retorno, deberán informar sobre las sumas que le hayan sido entregadas para el cumplimiento de la comisión, presentando un informe escrito y adjuntando los talonarios de los pasajes, facturas de hotel y otros documentos que se tuvieren a fin de que se comuniquen los gastos realizados. Artículo 31.- Cuando la duración de la comisión fuere inferior a la prevista y por tanto el valor de los viáticos anticipados al efecto es superior al que efectivamente tiene derecho, el comisionado deberá reintegrar la diferencia mediante depósito en la cuenta que disponga la Institución en el plazo no mayor de dos días hábiles después de concluida la comisión, sin perjuicio de las sanciones administrativas a que hubiere lugar. Artículo 32.- Tendrán derecho a liquidación por dietas los Consejos de Administración, Vigilancia y Comisiones, siempre y cuando asistan a las reuniones convocadas legalmente. Artículo 33.- Para el desembolso por dietas de Consejos y Comisiones, cada secretario deberá presentar la hoja de asistencia o informe certificando la cantidad de reuniones y los asistentes a las mismas. Los miembros presentaran la factura a nombre de la Cooperativa a Contabilidad quien liquidará estos rubros. 4

5 Artículo 34.- Cada funcionario y empleado declarado en comisión de servicios, debe presentar a su Jefe inmediato superior, un informe escrito sobre el desarrollo y cumplimiento de la comisión encomendada, en un plazo no mayor de tres días hábiles. Artículo 35.- Es responsabilidad pecuniaria de quien realiza la comisión de servicios, el cumplimiento del trabajo materia de la comisión y no deberá tramitarse una nueva, mientras no se disponga del informe de la comisión inmediata anterior del comisionado, así como de la legalización de las sumas entregadas. Artículo 36.- Cuando un comisionado utilizare un número de días mayor o menor al solicitado para el cumplimiento de la comisión, así lo hará constar en los justificativos o informes respectivos, a fin de que se autorice la liquidación a través del reintegro o devolución de las diferencias que le corresponde. Artículo Para la liquidación de viáticos, sobre la base de los justificativos o informes presentados por los comisionistas, realizará la liquidación de los viáticos por el número de días efectivamente utilizados en la comisión. Para la liquidación de subsistencias y movilización se contabilizará el número de horas efectivamente empleadas, tomando como base la hora de salida hasta la hora de llegada al lugar habitual de trabajo, en caso de no hacerlo se tomará la hora de cierre de oficina como de llegada. CAPÍTULO VII SANCIONES Artículo 38.- El servidor que incumpla las normas de procedimientos del presente Reglamento, será sancionado de conformidad con las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajadores y demás Leyes y Reglamentos pertinentes. DISPOSICIONES GENERALES Artículo 39.- Cuando los trabajadores deban desplazarse habitualmente; fuera del perímetro urbano, la subsistencia más alimentación diaria, será del 1% del salario básico unificado. Artículo 40.- En el caso de que sea necesario prolongar la comisión de servicios, se observará el procedimiento establecido en este reglamento, dejando expresa constancia de las razones que obligan a dicha prórroga. Artículo 41.- El cumplimiento de toda comisión de servicios deberá confirmarse mediante la constancia que acredite su realización. Artículo 42.- Una vez vencido el plazo para la entrega de los informes y documentos de descargo indicados en el artículo 30, Contabilidad notificará por escrito al Directivo, Funcionario o trabajador respectivo para la restitución inmediata de los valores recibidos y no dará trámite a posteriores solicitudes de comisión de servicios institucionales mientras esté pendiente la anterior. 5

6 Artículo 43.- Contabilidad presentará trimestralmente a Gerencia, un listado de los funcionarios que aún no hayan presentado el informe y documentos de la comisión de servicios institucionales realizada. Artículo 44.- Cuando la comisión se realice en un cantón de la provincia donde el funcionario labora habitualmente, al funcionario no se le reconocerá el valor del viático o subsistencia establecidos en este Reglamento, sin embargo se reconocerán los gastos de movilización o alimentación necesarios para el cumplimiento de la comisión, previo la presentación de facturas; el monto total no podrá superar el valor establecido por este Reglamento para viáticos. Artículo 45.- Todas las dudas o lo no previsto en este reglamento serán resueltos en única y última instancia por el Consejo de Administración. Artículo 46.- Quedan derogados todos los reglamentos o resoluciones internas que se opongan al presente Reglamento, el mismo que entrara en vigencia luego de la aprobación en segunda y definitiva instancia. PRESIDENCIA SECRETARIA CERTIFICO: Que el presente Reglamento para otorgar Viáticos, Movilización y Subsistencia fue conocido, analizado y aprobado por el Consejo de Administración, en primera instancia, en la sesión ordinaria número 2xx efectuada el día 15 de agosto del 2012; y, en segunda y definitiva instancia en la sesión ordinaria número 2xx realizada el día 21 de agosto del LA SECRETARIO 6

7 Reglamento 12. Aprobar el reglamento que regule dietas, viáticos, movilización y gastos de representación del Presidente y directivos, que, en conjunto, no podrán exceder, del 10% del presupuesto para gastos de administración de la cooperativa; Artículo 82.- Sesiones.- Los consejos sesionarán ordinariamente una vez al mes y, extraordinariamente, cuando fuere necesario y sus resoluciones se tomarán por mayoría absoluta de sus integrantes. Los vocales no podrán delegar su asistencia, ni su voto. Ley Artículo 43.- Gastos de alimentación y movilización.- Las cooperativas podrán reconocer a los representantes a la asamblea, los gastos de alimentación y movilización, que deberán constar en el presupuesto y no podrán otorgar otro tipo de beneficio. Artículo 44.- Dietas a vocales.- Los vocales de los consejos de las cooperativas de los grupos y segmentos determinados por la Superintendencia, podrán percibir como dieta un valor mensual, de hasta cuatro salarios básicos unificados sin que exceda el diez por ciento (10%) de los gastos de administración y que, de ninguna manera afecte su capacidad financiera, que lo recibirán íntegramente si participaren en todas las sesiones realizadas en el mes o el valor proporcional al número de sesiones asistidas en relación a las convocadas; su valor será determinado en el reglamento de dietas que deberá ser aprobado por la Asamblea General, conjuntamente con los gastos de representación del presidente, todo lo cual, deberá constar en el presupuesto anual de la cooperativa gastos operativos consejos y comisiones 7 CA CV

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