MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN MULTIFOX

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1 MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN MULTIFOX 1

2 MISIÓN Brindar satisfacción a nuestros clientes proporcionando soluciones informáticas, óptimas e innovadoras de acuerdo a sus necesidades, que permitan su crecimiento en el mercado. Ser reconocidos como una empresa altamente competente y productiva; que cuenta con un equipo humano integro, calificado y comprometido, que utiliza la tecnología de punta en el campo de la sistematización de la información y optimización de los procesos. VISIÓN Ser una compañía del sector informático ampliamente reconocida por ofrecer servicios innovadores de alta calidad a sus clientes, a sus proveedores, bienestar a sus empleados y rentabilidad a sus socios Nuestros Valores Disponemos de recursos y fortalezas para impulsar el mercado de soluciones integrales, orientadas a la pequeña y mediana empresa, ofreciendo excelencia en soporte y servicio al cliente. Proporcionamos orientación y asesoría permanente a los clientes, para brindarles la solución que más se ajuste a sus necesidades Gerenciales, Administrativas y Financieras. CALIDAD, CUMPLIMIENTO, COMPROMISO, COMUNICACIÓN Y RESPONSABILIDAD son nuestros principales valores, los cuales nos han permitido convertirnos en los mejores ALIADOS de nuestros clientes. 2

3 INDICE PARTE I MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN CAPÍTULO I Requerimientos Técnicos Solicitados a la Constructora CAPÍTULO II Pasos para la instalación de MULTIFOX en su computador Pg. CAPÍTULO III Manejo General de MULTIFOX CAPÍTULO IV Requerimientos de información para inicio de la base de datos Generalidades CAPÍTULO V Módulo Presupuesto CAPÍTULO VI Módulo Contabilidad CAPÍTULO VII Módulo Cuentas por Pagar y Tesorería CAPÍTULO VIII Módulo Nómina CAPÍTULO IX Módulo Inmobiliaria

4 PARTE I MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN CAPITULO I Requerimientos Técnicos Solicitados a la Constructora 1. Computador tipo servidor (No PC). 2. Programa Windows 2008 Server, con terminal Server implantado. 3. Una memoria RAM, con un mínimo de 4 gigas, para más de 20 usuarios. Si existen usuarios remotos, entonces deberá ser de mínimo 8 gigas.(win 2008). 4. Un disco duro de mínimo 100 gigas, tecnología SCSI o al menos, Tecnología SAS (Serial Atachment Scsi). 5. Protocolo de red Tcp/Ip. 6. Es necesario que exista una velocidad de conexión en red, de mínimo 100 b/t ups para el servidor mínimo 15 minutos de autonomía. 4

5 CAPÍTULO II Pasos para la instalación de MULITIFOX en su computador 1. Copie el archivo o capeta del programa de la unidad extraíble, al escritorio de su computador. 2. Verifique si se encuentra en una carpeta o es un archivo comprimido. 3. Si se encuentra en una carpeta, cópiela completa a la unidad C, pero, si en un archivo comprimido (se reconoce porque sus extensión es RAR o ZIP y se identifican por tener unas carpetas de colores o unas carpetas con una prensa); si el archivo se encuentra de la anterior forma, proceda a descomprimirlo en el escritorio de su computador oprimiendo click derecho sobre el archivo y utilizando la función extraer aquí. Y después cópiela en la unidad C. 4. cuando ya tenga la carpeta descomprimida y copiada en la unidad C, habrá la carpeta y busque dentro de ella otra carpeta llamada sistema, ábrala y copie todos sus elementos. 5. En la misma unidad C, cree una nueva carpeta con click derecho y renómbrela con la palabra sistema y, pegue todos los archivos que copio de la carpeta sistema de MULTIFOX. 6. Vuelva a entrar a la carpeta de Multifox y busque la carpeta dll7, ábrala y copie todos los archivos existentes allí y, péguelos en las carpetas systemy, system 32 y system WOW64 de la carpeta de Windows. Sobrescriba todos los archivos, menos los MSVCP70.DLL Y MSVCP71.DLL, ya que estos crean conflicto al ejecutable del software. Repita este proceso con las carpetas dll8 y dll9 y no olvide: NO sobrescribir los archivos anteriormente mencionados. 7. De nuevo habrá la carpeta de MULTIFOX y, busque el archivo sistema sin sql. Con click derecho cree un acceso directo, córtelo y péguelo en su escritorio. En ese acceso que acaba de crear, con click derecho busque la función cambiar nombre y escriba en letras mayúsculas la palabra MULTIFOX. 5

6 CAPÍTULO III Generalidades 1. MANEJO GENERAL DE MULTIFOX En este capítulo vamos a ver el manejo de la barra de herramientas de Multifox, la cual es común en todos los módulos, el menú de impresión, manejo de los datos en grillas tipo Excel, uso de la calculadora, cambio de clave y otros. 1.1 Pantalla de ingreso a Multifox 6

7 1.2 Barra de Herramientas Cada vez que se ingrese a un menú en Multifox, disponemos de una barra de herramientas en la cual algunos iconos estarán activos y otros no, según el caso. Barra de herramientas Ubicando el cursor en cada icono, aparece un cuadro en amarillo que describe la función del icono. Los iconos que están más pálidos, es porque están deshabilitados para el módulo en cuestión. Veamos cada uno de los iconos: - Nuevo: para generar nuevo registro - Grabar: para salvar un cambio - Grabar y nuevo: después de grabar, deja la pantalla lista para ingresar un nuevo registro. 7

8 - Eliminar: permite eliminar un registro. Generalmente esta deshabilitado. - Deshacer: sólo reversa el último cambio - El icono que tiene el signo (+) se usa en toda pantalla donde aparezca una cuadricula como la de Excel, para activar una línea. - Buscar: con el icono binoculares, se puede buscar un registro por un código o dato específico. - Cuando se activa, aparece un cuadro de dialogo con dos opciones de búsqueda: o Buscar en un campo, de acuerdo a un código o dato específico. o Buscar a través de un índice ( VER INDICE ). 8

9 En la primera opción, cuando se abre el combo, se despliegan todos los posibles campos de búsqueda. Las 4 primeras letras, corresponden a la identificación de la tabla, y las 4 últimas al campo en sí. En la segunda opción, cuando se abre el combo del índice, se despliega el índice de los datos posibles de búsqueda. - Desplazamiento de registros: podemos ir al primer registro, devolvernos un registro, avanzar un registro o irnos al último registro. 9

10 - Listados: allí se encuentra la lista de reportes o informes disponibles en Multifox, para un módulo específico. Al activar el icono de informes, se despliega el menú de impresión. Al seleccionar un reporte y ejecutarlo, algunos tienen generación automática de los datos a Excel. 2. Menú de impresión Aquí disponemos de los siguientes iconos: - Presentación preliminar: Es el valor por omisión, siempre esta activado. Muestra una vista preliminar del informe y da la opción de imprimirlo todo. No se pueden seleccionar páginas específicas para impresión. Para ello, ver la siguiente opción. 10

11 - Imprimir: Permite direccionar la impresión a una impresora diferente a la predeterminada, cambiar las opciones de impresión, tamaño de papel, seleccionar una página determinada para impresión, etc. - Destino: Permite guardar el informe como texto. Cuando se activa, se abre un cuadro de dialogo, en dónde se debe dar el nombre del archivo a guardar, siempre con la extensión txt (no importa que en donde esta escrito tipo ya tenga *.txt), y guardar. Al dar click en guardar, se cierra el cuadro de dialogo, y regresamos a la pantalla anterior. Activamos el botón Ejecutar, ingresamos los datos solicitados y ya tenemos el informe tipo texto en la carpeta indicada, con el nombre dado anteriormente. - Archivo Word, Excel. Básicamente lo que permite es guardar una imagen del informe en Word, Excel o PDF, también permite generar un reporte PDF para ser enviado automáticamente por . 11

12 Se activa el icono y luego se ejecuta el botón Ejecutar, se suministran los datos solicitados, se da Aceptar en el cuadro que aparece, Y se despliega la siguiente pantalla: Aquí se puede seleccionar hacia donde se quiere llevar la imagen. 12

13 Abrir el cuadro de dialogo examinar y dar la ubicación y nombre del archivo a generar. 3. Opciones de la grilla de datos Las grillas, tipo Excel, que maneja Multifox, dan las siguientes facilidades, para manejo de información: - Dividir ventana. Para poder dejar fija una parte de los datos y desplazarse a la derecha consultando el resto de información. - 13

14 Al estar activada la barra de desplazamiento, se sabe que hay más datos a la derecha. Entonces se puede dividir la pantalla, para dejar fijo el código y la descripción y desplazarse a la derecha para consultar la otra información. Se ubica el cursor en el cuadro negro de la esquina inferior izquierda, y cuando cambie de forma a flechas en sentido contrario, se fija y se desplaza hasta el punto donde se quiere la división. 14

15 Ordenar por un campo de una columna especifica. Algunas columnas de datos como descripciones o códigos, pueden tener activada la función de ordenamiento. Para ello se ubica el cursor en el título de la columna y se da click. - Mover columnas de datos a la derecha o a la izquierda. Se ubica el cursor sobre el título de la columna, se da click sostenido y se desplaza a la derecha o a la izquierda. Cuando se sale de la opción y se vuelve a ingresar, la grilla retornará al orden original. 4. Otros. En Multifox, los indicadores de verdadero y falso se manejan en ingles: (T) true verdadero, (F) false falso. La información de texto se maneja siempre en mayúscula. Con F3 se accede a la calculadora, desde cualquier parte de Multifox. 15

16 CAPÍTULO IV Requerimientos de información para inicio de la base de datos 1. Generalidades 1.1 Requerimiento: LISTADO DE PROYECTOS Medio: Vía Correo Electrónico. Observaciones: Listado de todos los proyectos que se van a manejar en MULTIFOX, identificándolos con un código alfanumérico de 3 caracteres. 1.2 Requerimiento: LISTADO DE PRESUPUESTOS Medio: Vía Correo Electrónico. Observaciones: Listado de todos los presupuestos que se van a manejar dentro de cada uno de los proyectos EJ. Directos, Indirectos. 16

17 CAPÍTULO V Módulo Presupuesto Para la creación del Presupuesto en el sistema hay que tener presente 3 aspectos: Insumos: Todo aquello que represente un gasto para el presupuesto de la obra. Deben ser específicos, con el fin de tener claridad al momento de la contratación; la mano de obra también se debe especificar como insumo. Ej: Ladrillo, cemento y hierro. A.P.U: O Análisis de Precio Unitario, es la unidad en la cual se divide la realización de una actividad en cuanto a gasto se refiere, incluyendo materiales y mano de obra en dicha unidad determinada. Ej: Muro de Contención. Capítulo: Son las actividades en las cuales se dividen los fases de la obra cronológicamente desde su inicio hasta su culminación. 1. Requerimiento: LISTADO DE INSUMOS Medio: Impreso (Tabla Excel). Diseño: CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL INSUMO TIPO DE INSUMO UNIDAD PRECIO (alfanumérico 5) Cemento Gris (alfanumérico 200) Mat (alfanumérico 3) KLG (alfanumérico 3) 300 (alfanumérico 18) Observaciones: Listado de todos los proyectos que se van a manejar en MULTIFOX, identificándolos con un código alfanumérico de 3 caracteres. 17

18 CAPÍTULO VI Módulo Contabilidad Teoría Básica El fin del proceso contable es la presentación de los estados financieros que son los siguientes: Balances: Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de Resultados= P y G Se debe hacer mínimo 1 vez al año. Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. Estado de Flujos de efectivo: Suministro de información sobre los cambios históricos en el efectivo y equivalentes al efectivo de una entidad. Estado de de Cambios en el Patrimonio: Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. Estados de Cambios en la situación Financiera: El objetivo de estos es permitir a la gerencia evaluar la capacidad que tiene una entidad para continuar en funcionamiento. Normas técnicas de la contabilidad que aplica Multifox. Partida Doble (Cuentas T). Aquí tienen que ver dos palabras: el debe y el haber. El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra. Causación: Causamos cuando hacemos una entrada de almacén. Causar Gastos Causar Ingresos Liquidación de la cuenta de Cobro Corte de Obra Materialidad: Los estados financieros deben demostrar las cifras más importantes. 18

19 Tipos de Cuentas 1. Cuenta Activos de la Empresa: Bienes y derechos del Ente. Naturaleza= Activo= Débito 2. Cuenta Pasivos: Obligaciones y Deberes. Naturaleza= Crédito 3. Cuenta Patrimonio: Obligaciones de la Empresa con los socios. Naturaleza= Crédito Nota: Las 3 cuentas anteriores (cuentas 1,2 y 3), son las cuentas de Real y Balance, porque muestran la situación real de la empresa. El BALANCE se alimenta únicamente de estas 3 cuentas. 4. Cuenta Ingresos Naturaleza= Crédito 5. Cuenta Gasto: Erogaciones necesarias para el financiamiento de la Empresa. Naturaleza= Débito 6. Cuenta Costo: Es lo que nos vale hacer nuestro producto. Naturaleza= Débito 7. Cuenta Costo Nota: Las cuentas de la 4 a la 7, se llaman CUENTAS DE RESULTADO o TRANSITORIAS, porque sólo pueden durar 1 año. Se toman estas 4 cuentas, se cierra y se hace el Informe Anual y el P y G o Estado de Resultados. Las Cuentas 8 y 9 se denominan CUENTAS DE ORDEN y se usan cuando la empresa quiere demostrar transacciones que no tienen que ver directamente con la empresa. 19

20 PUC PLAN UNICO DE CUENTAS Código Ley 2649 Esta constituido en grupos: 1. ACTIVO: (Naturaleza=Débito). Caja-Bancos. 1.1 Disponible $. 1.2 Inversiones (CDTS, Cedulas, bonos, acciones). 1.3 Cuentas x cobrar. 1.4 Inventarios. 1.5 Activos Fijos (propiedad, planta y equipos). 1.6 Intangibles. 1.7 Diferidos. 1.8 Otros. 1.9 Valorización. 2. PASIVOS : (Naturaleza=Crédito). 2.1 Deudas con bancos, obligaciones financieras y personas naturales. 2.2 Cuentas x Pagar Proveedores 2.3 Cuentas x pagar: Rte Fuente y Rte ICA 2.4 Impuestos: Iva-Ica-Renta. 2.5 Sueldos x Nómina 2.6 Provisiones: Cesantías, prima, vacaciones. 2.7 Diferidos para el Ingreso 2.8 Anticipos de los clientes 2.9 Valorización 3. Patrimonio (Naturaleza=Crédito): Deuda de la empresa con los socios. 3.1 Aportes Sociales 3.2 Superávit de Capital 3.3 Reserva Legal 3.4 Revalorización del Patrimonio de la Empresa 20

21 3.5 Dividendos o participaciones decretados 3.6 Utilidades: La utilidad se saca con las cuentas 4, 5 y 6, la cual va a una cuenta de balance Utilidades o pérdidas de años anteriores. 3.8 Superávit por valorizaciones Cuentas Transitorias: 4. Ingresos (Naturaleza=Crédito). 4.1 Ingreso de la actividad de la empresa. 4.2 No operacional (rendimientos financieros: CDTS, Títulos) 5. Gastos (Naturaleza=Débito). 5.1 Gastos Administrativos 5.2 Gastos de Ventas 5.3 Gastos Financieros 5.4 Gastos de Renta 5.5 P y G 6. Costo (Naturaleza=Débito) 7. Costos de producción (Naturaleza=Débito) 7.1 Costo Directo 7.2 Mano de Obra directo 7.3 Costos Indirectos 7.4 Contratos 21

22 Requerimiento: LISTADO DE PUC Medio: Vía Correo Electrónico (Tabla Excel). Diseño: CÓDIGO DESCRIPCIÓN NATURALEZA GRADO TERCERO Cuenta Corriente BBVA D. (si es Débito) C. (si es Crédito) M. (si es Mayor) A. (si es Auxiliar) Falso Verdadero Observaciones: Listado del Plan Único de Cuentas. En lo posible, lograr que las cuentas de costos directos no se detallen por Capítulo ni por Tipo de Insumo. 2. Requerimiento: LISTADO DE TERCEROS Medio: Vía Correo Electrónico (Tabla Excel). Diseño: Código Nombre Completo Nombre s Apellido s Identificaci ón NIT Direcció n Teléfon o Ciuda d Tipo Tercero Y0001 Esparza Rodríguez Rafael Ricardo Rafael Ricardo Esparza Rodríguez C. (Si es Cédula) N. (si es Nit) (si es cédula) (si es Nit) Sin digito de Verificación, sin puntos, comas o guiones. Calle 51 No AP Bogotá Proveedor, Contratista, Empleado, Cliente, etc. Observaciones: Listado de Terceros depurado con cédulas reales y con los datos mínimos para la DIAN. 22

23 2 Pasos a seguir 2.1 Creación de Grupos Determinar cuáles cuentas PUC van a ser del Costo, y con base en ello crear los grupos. Ej: Materiales, Mano de Obra, Indirectos. 2.2 Parametrización Básica de Terceros RUTA: Contabilidad Tablas Generales Terceros Parametrización Básica de Terceros. Se parametriza, retención en la fuente, ica e iva, cuentas por pagar por compras o ventas, según el tipo de tercero. Multifox, los identifica con una letra que va en la primera columna, llamada TIPO. Nota: Lo ideal es crear como máximo, 5 ó 6 tipos de Terceros. En la columna: Rte. Fuente (Compras), se despliega una serie de porcentajes, de los cuales yo debo escoger el que se aplique para el TERCERO que estoy trabajando. Ej: 23

24 Igual procedimiento hacemos con el Rte. IVA y el Rte. ICA. Luego, se deben parametrizar las cuentas por pagar (estas cuentas se refieren sólo a lo que la empresa debe pagar). Estas cuentas son: PUC Anticipo (compras), PUC Cuenta x Pagar(compras) y PUC Rte. Garantía x Pagar (compras). Las siguientes 6 casillas son iguales a las 3 anteriores y se parametrizan igual, pero se refieren a VENTAS. 2.3 Arreglar Tablas de Retenciones. RUTA: Contabilidad Tablas Generales Tablas de Retenciones Retención en la Fuente. En la barra de herramientas le doy nuevo para iniciar el ingreso de los datos. El Código se genera automáticamente. En la Casilla BASE, generalmente se pondrá 1, pero es importante conciliar con la empresa, qué tipo de base quieren en la Tabla de Retención. El PORCENTAJE siempre será 6, en servicios personas naturales, a menos que la ley lo cambie. Luego, lo amarramos a la cuenta PUC Código PUC régimen común. 24

25 En concepto Inactivo, debe ponerse F si lo queremos usar y T (thru), si no lo queremos usar. En La Retención es de Compra: V, si el tercero es un proveedor y F si es un cliente. Porcentaje Régimen Simplificado Estas 2 casillas se diligencian sólo si el T T Tercero es de Código PUC Régimen Simplificado Régimen Simplificado. Nota: Si en la Casilla CONCEPTO debemos poner autorretenedor, todas las demás casillas irán en ceros. 2.4 Tablas de ReteICA: Ruta: Contabilidad Tablas de Retenciones Retención de ICA. Igual que la anterior. 3 Creación de Terceros: RUTA: Contabilidad Tablas Generales Terceros Actualización Individual de Terceros. Escogemos la letra de nuestro primer tercero o grupo, que creamos anteriormente en la parametrización Básica. En este caso, el ejemplo será: C=Contratistas. 3.1 En la primera pestaña: Datos Generales, introduzco los datos necesarios. 25

26 3.2 En la pestaña Datos para Contabilidad, se deben revisar las RETENCIONES y verificar el tipo de REGIMEN. 3.3 En la pestaña Otros Datos introduzco el correo electrónico. 4 Parametrización Básica Contable para cada Sucursal: Ruta: Contabilidad Tablas Generales Parametrización Básica Contable para cada Sucursal. Se despliega una tabla, y en la primera pestaña se introducen los datos. En la segunda pestaña Parametrización Básica se deben revisar muy bien las casillas, en especial donde dice: Contabilizamos IVA asumido a per.naturales. Si allí digitamos V, entonces en la casilla %del IVA asumido, se coloca la mitad del valor del IVA=8. Luego, se debe digitar en la casilla PUC débito IVA asumido, el PUC que voy a debitar y debajo el que voy a acreditar. Que corresponde al grupo de retención en la fuente. 26

27 Nota: La pestaña Auditoria de desafectación y Afectación es sólo para consulta. 5 Crear Cuentas PUC: 5.1 Ruta: Contabilidad Plan único de Cuentas Crear Códigos PUC-Consolidado. Se escogerá siempre la primera opción: 999 OBRA CONSOLIDADORA. 27

28 Al entrar, en la barra de herramientas le doy nuevo para iniciar el ingreso de los datos. Aquí le doy el Código que necesito. Irá el nombre del Código PUC, que escogimos. Definimos si es Crédito o Débito Será mayor cuando tenga 1 dígito. Siempre pondremos (F), porque LAS UNICAS CUENTAS QUE DISCRIMINAN TERCEROS SON LAS AUXILIARES. GRABAR Nota: El recuadro Medios Magnéticos, ya no se utiliza porque MULTIFOX ya lo hace por la vía parametrización en el modulo de medios magnéticos. 5.2 Copiar de Consolidados a las demás Sucursales: Ruta: Contabilidad Plan Único de Cuentas Copiar PUC del Consolidado a todas las demás sucursales. CONTINUAR 28

29 5.3 Generar detalle PUC Ruta: Contabilidad Plan Único de Cuentas Generar detalle PUC Luego, se escoge el año a generar y ENTER Nota: Si deseamos ver que el Puc se creó bien, se puede hacer mantenimiento de PUC. El mismo programa, muestra errores de creación de cuentas. 29

30 CAPÍTULO VII Módulo Tesorería y Cuentas x Pagar Teoría Básica La tesorería es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. Objetivos Generales: Lograr que el manejo de los dineros y Títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagradas en la ley. Brindar el mejor servicio y atención al cliente interno y externo, disponiendo de información confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la institución se ha propuesto, de acuerdo con las normas que le son aplicables. Parametrización 1. Creación de cuentas bancarias: 30

31 Ruta: Tesorería Datos para bancos Cuentas Bancarias Nuevo. En el nuevo formulario digita código de cuenta de bancaria, sucursal a la que pertenece la cuenta, número completo de cuenta bancaria, y amarra la cuenta PUC. Si es cuenta corriente se debe digitar el número del cheque inicial y final de la chequera y número de cheque anterior al consecutivo del que se quiere iniciar a girar. RECIBOS DE CAJA POR TESORERIA: Los recibos de caja que se realizan por tesorería crean un documento contable RO, por este modulo se realizan los recibos de caja diferentes a los ingresos de inmobiliaria y arriendos. GIROS AUTOMATICOS: Su finalidad es realizar muchos pagos en un solo proceso de giro, para maximizar tiempos y minimizar errores. 1. Se deben autorizar las cuentas por pagar marcando con un visto, en un recuadro en la siguiente ruta: Tesorería Giros automáticos Autorización de pagos. 2. Se procede a girar las cuentas por pagar autorizadas por medio de cheques, notas bancarias, notas contables o transferencias; en este paso se debe escoger un número de cuenta bancaria. Ruta: tesorería giros automáticos con cheque o notas. GIROS MANUALES: 1. DE LIQUIDACIONES: Se realizan a cuentas por pagar. Es decir, son cuentas con su respectiva liquidación o corte de obra, cuando se gira por este ítem se debe realizar pagos uno por uno, el beneficio es que permite realizar ajustes contables por medio de cuentas adicionales. Se pueden girar por medio de cheques, notas bancarias y notas contables. Proceso: Cuando se encuentre en el formulario, debe buscar al tercero, y digitar los datos necesarios. Luego debe pasar a la segunda página y escoger las liquidaciones que el mismo programa llama. 2. DIRECTOS: Se realizan para pagos sin liquidaciones, es decir, son pagos de rubros que no afectan el presupuesto, los pagos mensuales de Retención en la fuente, bimestrales de retención de Industria y comercio, préstamo a empleados o socios. 31

32 Proceso: Buscar el proceso de giro directo sin liquidaciones con cheque, sin liquidaciones para pago de impuestos, sin liquidaciones para trasferencias, llamar al tercero y digitar valores y cuentas contables necesarias. 3. DE RETENCIONES EN GARANTIA: Este modulo solo se usa para girar retenciones en garantía, que se han practicado por medio de los diferentes cortes o liquidaciones, que se han venido efectuado a un contratista. Se puede realizar con cheque, con nota contable, con nota contable y afectación presupuestal, con nota bancaria y afectación presupuestal, con trasferencias. Proceso: Cuando se halle en el formulario, llamar al tercero, digitar valores, en la segunda página, escoger el valor de la rete garantía del tercero escogido. 4. CRUZAR LIQUIDACIONES MANUALMENTE: Este se realiza para amarrar una liquidación, que no tiene pago, a algún comprobante de egreso o nota bancaria, que se haya realizado por giro directo. 5. DE RETENCIONES EN GARANTIA PARA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL: Se usa exclusivamente para girar valores retenidos por concepto de seguridad social, se pueden girar con cheque, con nota contable y con nota bancaria. ANTICIPOS: 1. GIRO DE ANTICIPOS A PROVEEDORES: Por medio de cheques, notas bancarias y notas contables, para girar un anticipo, debe existir una orden de compra o contrato ya realizado en MULTIFOX, ya que un anticipo se amarra a un número de orden de compra. Proceso: Dar Nuevo digitar el número de orden de compra digitar valor en la casilla de valor (la forma de anticipo siempre será el total de este valor), si se quiere amortizar solo un porcentaje en varias liquidaciones se debe es digitar un porcentaje en la casilla de porcentaje. NOTA: El anticipo siempre se gira teniendo en cuenta el valor después de impuestos, no el valor neto de la liquidación. 32

33 CAPÍTULO VIII Módulo Nómina Teoría Básica 1. Requerimiento: LISTADO DE EMPLEADOS Medio: Impreso (Tabla Excel). Diseño: Código Nombre Completo Nombre s Apellidos Identificació n EPS FP ARP Caja Salari o Fecha Ingreso Carg o Tipo de Contrato Y000 1 Esparza Perez Rafael Rafael Esparza Perez C. (Si es Cédula) N. (si es Nit) Cafesalud Nombre del Fondo de Pensiones al que pertenece y si es pensionado o no. Identificar si el riesgo es de obra o administrati vo Compensar xxxxx x Fecha del último ingreso a la compañía xxxx x Si es indefinido o fijo y si es obrero o no. (cesantías) Observaciones: Tener el listado de empleados con los datos mínimos para liquidar una nómina. 2. Requerimiento: QUINCENAL O MENSUAL Medio: Vía Correo Electrónico. Observaciones: Identificar el número de nóminas que se van a maneja. Si todo se va a realizar a través de la oficina principal o si cada proyecto va a tener una nómina independiente. 33

34 3. PARAMETRIZACION GENERAL 3.1 Por empresa: Restricciones del sistema de nómina: - El sistema de nómina no maneja reingreso de un funcionario a un centro de costo, dentro de un mismo mes. - Los contratos de trabajo se manejan por proyecto, no por empresa. - La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto. Periodos de cálculo para primas. Segunda pestaña: Empresas vinculadas, 34

35 Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral. Equivalencias de códigos. Se refiere a la identificación de algunos códigos de nómina, críticos en los procesos. El asesor de Multifox verificara esta asignación, una vez estén creados los conceptos de la nómina. 35

36 Festivos del año. Cada año se deben registrar en la tabla de festivos, los días festivos del año. Esto con el fin de poder calcular los días efectivos de vacaciones tomados por cada funcionario. 36

37 3.2 Por proyecto: Se deben definir cada vez que se abre un proyecto nuevo y cada año, cuando se actualizan salario mínimo y otros. Asignación del presupuesto de nómina, la ARP y la Caja de Compensación. La nómina se maneja por proyecto, no por presupuesto, así que en cada proyecto se debe identificar el presupuesto de nómina. Cuarta pestaña: Presupuestos, 37

38 Presupuesto asignado a nómina Tercera pestaña: Datos del Constructor: 38

39 En el proyecto se define la ARP y la Caja de compensación. Asignación del Riesgo Profesional por Departamentos o Áreas. Se deben registrar los centros de costos, gerencias y departamentos de las gerencias. A nivel de Departamento o Área se debe indicar el porcentaje de riesgo profesional. 39

40 Asignación de la Modalidad de Contratación. Si la empresa maneja diferentes modalidades de contratación, que implican una diferente contabilización, se debe asignar a cada proyecto la modalidad de contratación. Al proyecto oficina, no se le debe asignar modalidad de contratación. 40

41 Parámetros en el módulo de nómina por cada proyecto, salario mínimo y otros. Periodicidad de liquidación de la nómina: - Quincenal - Mensual 41

42 ARP del proyecto: La ARP, debe estar previamente matriculada en la tabla de terceros. Parámetros para la retención en la fuente: - % de exención - Límite de exención: son 240 UVT s en el Cuentas por pagar: - Cuenta PUC de la cuenta por pagar de la nómina - Cuenta PUC de la cuenta por pagar para la prima de servicios Parámetros de procesamiento: - Último año de nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el año en que voy a procesar la nómina. - Último mes de la nómina: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es el mes en voy a procesar la nómina. - Último quinc. procesada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Es la última quincena para la cual se ejecuto el proceso de nómina. - Estado de nómina (0-5): Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. El primer estado es cero. - Estados de nómina Procesos de nómina Archivos Afectados 0 Preliquidada 1 Liquidar novedades Novedades, Resultados, Incapacidades, licencias, Seguridad social (aporemp) 1 Acumulada 2 Acumular Acumulados, prestamos, resultados, novedades, vacaciones, aporemp, empleados (aumento de salarios). Genera las novedades del siguiente periodo. 2 Con orden de gasto 3 Generar orden de gasto Ordenes, ordedet, planill, consoli 3 Con cuenta por pagar 4 Generar cuenta por pagar liquida, liqmate 4 Contabilizada 5 Generar comprobante contable. puc1998, movdeta, consoli 6 Liquidar Prestaciones sociales provisio 42

43 5 Liquidación de Prestaciones sociales 6 Liquidación de la seguridad social 7 Generar documentos de provisión de prestaciones sociales (orden de gasto, cuenta por pagar, comprobante contable) 8 Generar cuentas por pagar de aportes. Genera ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de todo lo de seguridad social. Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta - Quincena de retfte (0,1,2): Se puede asignar, 0: ambas quincenas, 1: primera quincena del mes, 2: segunda quincena del mes, que es la recomendada. - Ult. Fecha de nómina acumulada: Se asigna por primera vez cuando se inicia un proyecto, luego el sistema lo maneja automáticamente. Otros parámetros: - S.M.L.V. : Salario mínimo legal vigente. - Sub. De transporte: Valor del auxilio de transporte mensual. - Valor de U.V.T.: valor del UVT vigente. 4. Conceptos de nómina y modalidad de contratación: La nómina de Multifox trabaja principalmente con tres clases de conceptos: - Conceptos de entradas o devengados (E) - Conceptos de salidas o deducidos (S) - Conceptos de datos o novedades (D) - El código de cada concepto es de 5 caracteres y la letra inicial depende de la clase de concepto: - E para conceptos de entradas - S para conceptos de salidas 43

44 - D para conceptos de datos o novedades, este concepto siempre debe estar asociado a un concepto de entrada o salida. Lo cual se hace mediante una fórmula (ver siguiente capítulo). Los parámetros asignados a los conceptos dependen de la clase de concepto, como veremos a continuación. Conceptos de Entradas (devengados): E 44

45 Los conceptos de entradas o deducidos definen las bases para liquidar conceptos de nómina. - Base para prima - Base para vacaciones - Base para pensión - Base para salud - Base para ARP - Base para parafiscales - Base para retención en la fuente - Base para liquidar Auxilio de transporte Definen conceptos de seguridad social: - EPS - Aporte Voluntario de pensión - Medicina pre-pagada o voluntaria 45

46 Identifican conceptos específicos: - Sodexo - Comisión - Recargo Nocturno - Horas Extras - Provisiones - Retención en la fuente sobre la indemnización - Pagos parciales de cesantías e intereses - Conceptos de consolidación de prestaciones sociales - Incapacidades - Días trabajados Porcentaje de provisión para prestaciones sociales: Si el concepto es de prestación social, debe indicar el % de provisión: 8.33% PRIMA 4.16% VACACIONES 8.33% CESANTIAS 10% CESANTIAS para personal de obra. Se controla por el Tipo de contrato que se defina. 12% INTERESES DE CESANTIAS Retroactividad de salario: - El resultado es un concepto de retroactividad Parámetros que NO aplican a conceptos de entradas: - Tercero - Novedad Fija - Novedad de retroactividad - Retroactividad 46

47 - Deduc. Aporte pensión año ant. - El concepto es una EPS Buscar tabla: para los conceptos de entrada, siempre debe ser R de resultado. Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto, A - Sueldo base B Días trabajados C Básico devengado D Transporte D1 Días de auxilio de transporte E Horas Extras F Vacaciones F1 Medicina pre-pagada G Bonificaciones H Prima I Intereses de cesantías I1 Intereses de pago parcial de cesantías J Salud K Pensión (para aportes de pensión obligatoria) K1 Pensión Voluntaria L Cesantías L1 Pago parcial de cesantías M Descuentos. También se puede usar para aportes de pensión voluntaria. N Préstamos O - Aportes a los Fondos 47

48 P - Retención en la fuente P1 Base de retención en la fuente P2 Porcentaje de retención en la fuente P3 - Retención en la fuente sobre indemnización Q - Incapacidades R - Comisiones S Indemnizaciones Z No afecta planilla (se usa para conceptos de dato o novedades (D). De vengable: verdadero, si es de vengable. Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados. Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos E o S. Segunda pestaña: Sí el concepto es de prestación social, se debe indicar la cuenta PUC de la provisión, la cual aplica a los proyectos que NO manejan Modalidad de contratación. Sí el proyecto maneja modalidad de contratación, la cuenta PUC de la provisión se debe definir así: 48

49 Con la barra de herramientas, desplazar por cada modalidad de contratación para asignar la cuenta de provisión que corresponda a cada concepto de prestación social: 49

50 Conceptos de Salidas (deducidos): S Todos los conceptos de EPS deben marcar como verdadero el parámetro de: - El concepto es una EPS 50

51 Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensiones deben marcar como verdadero el parámetro: - Deduc. Aporte pensión año ant. Todos los conceptos de aportes voluntarios de pensión o aportes a A.F.C., deben marcar como verdadero el parámetro: - Aporte Voluntario de pensión o A.F.C. Todos los conceptos de medicina pre-pagada o voluntaria, deben marcar como verdadero el parámetro: - Medicina pre-pagada o voluntaria Tercero: - Asignar el tercero, sí en Contabilidad hay sólo una cuenta contable PUC, para varios conceptos de salida. - No asignar tercero si en Contabilidad se abre una cuenta por cada concepto. Buscar tabla: para los conceptos de salida, siempre debe ser S de resultado. Rubro de planilla: se debe escoger de acuerdo al concepto, A - Sueldo base B Días trabajados C Básico devengado D Transporte D1 Días de auxilio de transporte E Horas Extras F Vacaciones F1 Medicina pre-pagada G Bonificaciones H Prima I Intereses de cesantías 51

52 I1 Intereses de pago parcial de cesantías J Salud K Pensión (para aportes de pensión obligatoria) K1 Pensión Voluntaria L Cesantías L1 Pago parcial de cesantías M Descuentos. También se puede usar para aportes de pensión voluntaria. N Préstamos O - Aportes a los Fondos P - Retención en la fuente P1 Base de retención en la fuente P2 Porcentaje de retención en la fuente P3 - Retención en la fuente sobre indemnización Q - Incapacidades R - Comisiones S Indemnizaciones Z No afecta planilla (se usa para conceptos de dato o novedades (D). Para los conceptos de ARP y parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación), se debe seleccionar el rubro de planilla Z. Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados. Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos E o S. 52

53 Conceptos de Datos (Novedades): D El código de estos conceptos empieza con la letra D, excepto el concepto ASALB, novedad de salario base. 53

54 Están asociados a un concepto de entrada o salida, excepto: - Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente, no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema. - Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema. - Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, no tienen un concepto de novedad. A esta clase de conceptos aplican los siguientes parámetros: Conceptos de deducibles de retención en la fuente (vivienda, salud, educación): - Deducción base de rte fuente: verdadero Novedad Fija: - Verdadero: genera automáticamente la novedad en cada periodo de nómina a pagar. - Falso: la novedad esta sólo vigente, por un periodo de nómina a pagar. - Ejemplo de novedades fijas: ASALB salario, DDTRA días trabajados, DSUBT- aux. de trabajo. Novedad de retroactividad: - Verdadero: sí el concepto es de retroactividad. Se puede presentar retroactividad de salario. Para horas extras, habría que definir un concepto de novedad de retroactividad, por cada clase de hora extra. Retroactividad: - Indicar el concepto de novedad de la retroactividad: ASALB Buscar tabla: para los conceptos de dato, siempre debe ser N de resultado. Rubro de planilla: para todos los conceptos de dato, debe ser Z Z No afecta planilla 54

55 Acumulable: verdadero, sí se quiere llevar acumulados. Quincena: 0- ambas quincenas, 1-primera quincena, 2- segunda quincena. Este parámetro aplica solo a las clases de conceptos E o S. Tercero: no aplica 5. Fórmulas de liquidación Las fórmulas de liquidación de conceptos de nómina, deben estar en cabeza de un concepto de entrada ( E ) o de un concepto de salida ( S ). Para los siguientes conceptos no aplica la definición de fórmula: - Conceptos de novedad, de deducibles de retención en la fuente (vivienda, salud, educación), no tienen un concepto de resultado (entrada o salida), son calculados automáticamente por el sistema. - Conceptos de deducidos de seguridad social (ARP, Parafiscales, EPS, Pensión obligatoria), Retención en la Fuente, no tienen un concepto de novedad, son calculados automáticamente por el sistema. - Concepto de indemnización, no tiene un concepto de novedad, es calculado automáticamente por el sistema. - Conceptos de deducidos por préstamos que se manejan por el módulo de préstamos, tampoco tienen fórmula. Se pueden definir fórmulas de cesantías, intereses y prima de servicios, las cuales sólo aplicarían si se da una novedad manual y no se aplica el procedimiento de cálculo automático (Módulo de liquidación de contratos o Módulo de liquidación de prima) 55

56 Las fórmulas se definen por la siguiente opción: 56

57 6. Conceptos de EPS, Fondos de Pensiones, Fondos de Cesantías, ARP y Riesgos Profesionales Conceptos de EPS y Fondos de Pensiones: Código entidad: es el código de la EPS o Fondo de Pensiones, en la tabla de terceros Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina. Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las entidades de salud y Fondos de Pensiones, y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social. Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación. 57

58 Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación: - La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así: 58

59 - Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así: Tipo de gasto: - 51 gasto de administración - 52 gasto de ventas - 14 gasto de obras 59

60 Conceptos de Fondo de Cesantías: 60

61 Código entidad: es el código del Fondo de Cesantías, en la tabla de terceros Concepto: es el código del concepto de cesantías (ECESA). Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación. Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación: - La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así: 61

62 - Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así: 62

63 Tipo de gasto: - 51 gasto de administración - 52 gasto de ventas - 14 gasto de obras 63

64 Conceptos de ARP y Parafiscales: 64

65 Código entidad: es el código de la ARP, SENA, ICBF, Caja de Compensación, en la tabla de terceros Concepto: es el código del concepto de salida (deducido) definido en el módulo de conceptos de nómina. Código de la entidad (planilla única): es el código definido por el Ministerio de Protección Social para las ARP y Parafiscales, y que va en el archivo plano con el que se paga la seguridad social. Las cuentas PUC aquí definidas aplican sí el proyecto NO maneja Modalidad de Contratación. Cuentas PUC cuando el proyecto maneja Modalidad de Contratación: - La cuenta PUC cuenta por pagar, se define así: 65

66 - Las cuentas PUC del gasto se definen por empleado, a través del tipo de gasto, así: 66

67 Tipo de gasto: - 51 gasto de administración - 52 gasto de ventas - 14 gasto de obras 67

68 7. Cargos de funcionarios Los cargos se deben estructurar de tal forma que cuando se solicite un informe aparezcan en el orden y jerarquía deseados. 68

69 8. Turnos de los empleados 69

70 9. Empleados Ingreso de funcionarios A través de este módulo, se registran los datos básicos de cada funcionario, así como los parámetros de presupuestos y contables. Para adicionar nuevos empleados, se debe ingresar por el proyecto 999 o el proyecto que se haya definido como el consolidado. Seleccionar el proyecto y los empleados a consultar: Activos, Vacaciones, Retirados, Todos. Para ingresar un funcionario, seleccionar el proyecto consolidado ( 999 ). 70

71 Primera pestaña, Datos Generales: Verificar el presupuesto asignado al proyecto. De acuerdo al departamento seleccionado, se asignará el riesgo profesional. Dejar en blanco, si es un empleado pensionado. Registrar aquí los datos solicitados. Tipo de contrato, para los contratos de obreros, se aprovisiona el 10% para cesantías: - A: Termino indefinido - B: Termino indefinido obrero - C: Termino fijo - D: Termino fijo obrero - E: Estudiante - F: Aprendiz - G: Labor contratada, obrero - H: Labor contratada, administración Cesantías: todos los funcionarios deben referir el concepto, ECESA 71

72 Botones de procesos: - Arregla Presupuesto: Lo que hace es buscar el presupuesto asignado a la nómina y actualizarlo a todos los empleados. Es útil a comienzo de año, cuando cambia el presupuesto de oficina, o cuando en un proyecto a partir de una fecha dada se cambia de presupuesto. - Arregla Subs. De transporte: Valida si el empleado tiene o no derecho a auxilio de transporte, y actualiza el parámetro de auxilio de transporte. Afecta a todos los empleados. - Actualizar salarios: genera el valor del salario actual en el módulo de novedades (Procesos de liquidación periódica de nómina). - Generar Novedades: Genera para un empleado especifico, las novedades que se hayan definido como fijas. Ver parametrización de conceptos. Segunda pestaña, otros datos del empleado: Registrar aquí los datos solicitados. La sección de promedios es una sección de datos informativos. 72

73 Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria Tipo de cuenta: si se especifica el banco y la cuenta, estos datos son utilizados para generar archivos planos para pago de la nómina en diferentes entidades bancarias, a través de Internet. - A - Ahorros - C Corriente - G Girar cheque: este tipo de cuenta, hace que se genere una orden de gasto y una cuenta por pagar, por cada funcionario que tenga este parámetro. Banco: código del Banco Liquida transporte (V/F): no importa lo que se escriba, cuando se ejecuta el botón de la primera pestaña Arregla Subs. De transporte, reasigna este indicador, de acuerdo a sí se tiene derecho o no, con base en el tope de los dos salarios mínimos. Tercera pestaña, Datos adicionales: 73

74 Parámetros para liquidación de contratos: - Fecha de Retiro - Fecha de liquidación del contrato Parámetros de vacaciones: - Ultimo periodo de vacaciones: es la fecha del primer día que se sale a vacaciones, del último periodo tomado o del periodo que se va a tomar. - Días pendientes de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes. De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado. - Días tomados de vacaciones: el sistema lo calcula de la tabla de vacaciones, cuando se ejecuta el proceso de calcular días pendientes. De lo contrario, este dato se encuentra desactualizado. - Sábado festivo(v/f): Verdadero: cuando no se labora el sábado. Falso: cuando se labora el sábado. Parámetros para contabilización: - Tipo de gasto: 51 gasto de administración, 52 gastos de ventas, 14 gastos de obras. Ver parametrización de conceptos. Parámetros de retención en la fuente: - Tipo de retención: 1, si es método 1. 2, si es método 2. - Porc % retfte: % de retención en la fuente definido semestralmente, si es método 2. Parámetros de seguridad social: - Fecha Ingreso Fondo de Pensiones: Día 1 del mes efectivo de traslado - Fecha ingreso EPS: Día 1 del mes efectivo de traslado - EPS a la cual se traslada: código de la EPS a la cual se traslada - Fondo de pensiones al cual se traslada: código del Fondo de pensiones al cual se traslada. 74

75 Cuando hay traslado de una EPS a otra, en el archivo de seguridad social se reporta la novedad TAE traslado a otra EPS, pero se hace efectivo un mes después, ejemplo: Pago de Seg. Social EPS actual EPS nueva Fecha de traslado Novedad en archivo plano Marzo 30 Colmena Sanitas Abril 1 TAE Abril 30 Sanitas Abril 1 TDE Cuando hay traslado de un Fondo de Pensiones a otro, en el archivo de seguridad social se reporta dos meses después, ejemplo: Pago de Seg. Social Fondo de pensiones actual Fondo de pensiones nueva Fecha de traslado Novedad en archivo plano Marzo 30 Porvenir Colfondos Mayo 1 TAP Abril 30 Porvenir Colfondos Mayo 1 Ninguna Mayo 30 Colfondos Mayo 1 TDP 75

76 Los traslados los maneja el sistema automáticamente, es decir, una vez se cumple la fecha efectiva, automáticamente actualiza la nueva EPS y/o el nuevo Fondo de pensiones, en la primera pestaña: Datos generales, Terceros: - Código del tercero correspondiente: el empleado debe estar creado en la tabla de terceros. El sistema no válida que la cédula registrada en la nómina sea la misma que la cédula registrada en la tabla de terceros. 76

77 Cuarta pestaña, Hijos: Quinta pestaña, Parámetros: 77

78 Código del presupuesto: se compone del unitario y del insumo presupuestado. - Unitario: Ej: I Insumo: Ej: PUC nómina: - Conceptos de devengados ( E ): cuenta del gasto o costo - Conceptos de deducidos ( S ): cuenta por pagar o una cuenta de deudores PUC aportes (gasto): - Aplica a los conceptos de prestaciones sociales. Cuenta PUC, para la consolidación de las prestaciones sociales. - Se puede usar esta columna, con una cuenta diferente y tendría prioridad sobre la cuenta PUC del tipo de gasto dado en la tercera pestaña Datos adicionales : 51, 52, 14, que vincula al Concepto EPS, FP, ARP, Parafiscales. Botones: - Generar parámetros del centro de costo: - Generar parámetros de conceptos de E/S: 78

79 Reactivación de funcionarios retirados que cambian de proyecto Seleccionar el proyecto consolidado ( 999 ) y el estado R retirados o T todos. Tercera pestaña Datos adicionales : cambiar los siguientes datos: - Cambiar fecha de ingreso - Borrar fecha de retiro y fecha de liquidación - Todos los demás datos que tengan cambio - Barra de herramientas, grabar 79

80 Primera pestaña Datos Generales : cambiar los siguientes datos: - Cambiar el centro de costo Sucursal y verificar el presupuesto asignado. - Cambiar el estado R retirado a A activo - Verificar entidades y todos aquellos datos susceptibles de cambio - Barra de herramientas, grabar - Botón Generar novedades Verificar el presupuesto asignado l proyecto. 80

81 10. Hojas de Vida 81

82 Primera pestaña, Datos Generales: Las fotos de los empleados se vinculan automáticamente y se deben guardar en el servidor, en: - Carpeta: Fotos - Nombre de la foto: código del empleado Ej jpg Tercera pestaña, Hoja en Word: La Hoja de vida se puede asociar, a través del botón Asociar, y se pude consultar con el botón Ver. 82

83 Quinta pestaña, Estudios: Sexta pestaña, Experiencia: 83

84 11. CONSULTA DEL PRESUPUESTO DE NOMINA Y LA FUNCION INVERTIR Es conveniente conocer el presupuesto para poder asignar los parámetros de costeo correctamente. La función INVERTIR del presupuesto, es una función que aplica a las partidas globales del presupuesto y que se manejan automáticamente en el procesamiento de la nómina. Seleccionar el proyecto: 84

85 Seleccionar en la barra de herramientas, informes: Listado de presupuesto cantidades: 85

86 Seleccionar el capitulo a revisar o dejar así, para ver todo el presupuesto: Revisión de la función INVERTIR, aplicada a las partidas globales de la nómina: 86

87 Esta función debe estar en verdadero para la nómina. Se usa en el momento en que la nómina genera automáticamente órdenes de gasto y cuentas por pagar. 87

88 12. PRESTAMOS Creación y consulta de préstamos A través de este módulo se crean los préstamos para los funcionarios. Seleccionar el proyecto: 88

89 A continuación se busca el funcionario, y se adiciona una línea por cada préstamo. El concepto debe ser creado previamente en la tabla de conceptos, como un deducido (tipo S ). No es necesario crear un concepto de novedad (tipo D ), ni una fórmula para manejar la operación del descuento. Al adicionar una línea para un préstamo se selecciona el concepto, se da un consecutivo, la fecha, el valor del crédito y el valor a descontar ya sea en la primera y/o segunda quincena. El sistema cada vez que se liquida la nómina, hará el descuento llevando los siguientes campos de control: - Vr. Pagado capital: en este campo se lleva un acumulado de todos los pagos efectuados. - Sldo crédito: en este campo se lleva el dato del saldo que falta por pagar. 89

90 En esta sección hay un reporte o listado para verificar los funcionarios que tienen créditos (Barra de herramientas, listados). Estado de los préstamos A través de esta opción se pueden consultar las fechas y los valores descontados de un préstamo dado. 90

91 13. INCAPACIDADES Y LICENCIAS Incapacidades En este módulo se registran: - Las novedades de incapacidades que reconocen las empresas (Tipo de descuento I ). - Los valores de incapacidades reconocidas o reintegradas de EPS o ARP a las empresas (Tipo de descuento A o B ) Seleccionar Notas de incapacidades : 91

92 92 Tipo de descuento

93 Al desplazar la grilla a la derecha podemos consultar el resto de datos: Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo I : - Periodo - Código del empleado que tiene la incapacidad - Descto: Tipo de descuento I - EPS / ARP: E - sí es una EPS, A- sí es la ARP - Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado. Sí es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional. - Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social - Valor o días IRP: En los descuentos tipo I, sólo se registra el número de días de la incapacidad siempre y cuando sea una incapacidad de ARP, de lo contrario, se deja en blanco. 93

94 La Novedad y los Días IRP, se reportan en el archivo plano de seguridad social, así: Resolución 333 de 2008 Novedad: IGE o LMA Días IRP - Concepto: es el código del concepto asociado en el módulo de liquidación periódica de nómina, donde se registran los días de incapacidad y se hace realmente la liquidación del valor de la incapacidad. Veamos el siguiente ejemplo: Pepito tuvo fiebre muy alta y su EPS (Nueva EPS) lo incapacito 8 días, entonces: - Módulo de incapacidades: se registra la novedad de incapacidad por enfermedad general (IGE) - Módulo de liquidación periódica de nómina: se registra la novedad asociada con los días de incapacidad (DINCP, DIEP2) - Módulo de aportes de seguridad social: se consultan las novedades generadas para el archivo plano de la seguridad social (IGE) 94

95 Módulo de incapacidades: Módulo de liquidación periódica de nómina: 95

96 Los 3 primeros días de incapacidad no los paga la EPS, algunas empresas los asumen (DINCP) Los 5 días restantes de incapacidades, algunas empresas los pagan mientras la EPS reintegra el valor de la incapacidad de acuerdo a la tarifa establecida para tal fin. (DIEP2) Días trabajados, sí la nómina es mensual, de los 30 días del mes, nos queda 22 laborados. (DDTRA) Una vez ejecutado el botón 1- Liquidar novedades, podemos verificar la novedad generada para el archivo plano de la seguridad social y todos los datos correspondientes a la incapacidad. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL: 96

97 Novedad de incapacidad por enfermedad general. Datos a registrar para las novedades de Incapacidades tipo A, B : - Periodo - Código del empleado al cual la EPS o ARP le reconoce la incapacidad - Descto: Tipo de descuento A, B - # de autorización: número de autorización reportado por la EPS - EPS / ARP: E - sí es una EPS, A- sí es la ARP - Entidad: Sí es una EPS, el código de la EPS del empleado. Sí es la ARP, el código de la aseguradora del riesgo profesional. - Novedad: código de la novedad a reportar en el archivo plano de seguridad social - Valor o días IRP: Para estas novedades, se registra el valor reconocido de la incapacidad. Estos valores se reportan en el archivo plano de la seguridad social, con el fin de que se haga un descuento del valor a pagar de la seguridad social. También aparece como un descuento en la liquidación o cuenta por pagar, producto de la liquidación periódica de la nómina. - Concepto: en blanco 97

98 Veamos como aparece esta incapacidad en la cuenta por pagar: Valor de la incapacidad reconocida. 98

99 El sistema genera automáticamente un descuento en la tabla de descuentos, con el valor de la incapacidad para llevarlo a un menor costo o gasto de seguridad social. 99

100 Licencias Seleccionar, Ingresar periodos de licencias : 100

101 Se busca el funcionario que tiene la licencia: - Se adiciona una línea para registrar los datos de la licencia o suspensión. - Datos: Periodo, Tipo de licencia L, Motivo, Fecha inicial, días, el sistema calcula la fecha final. - La licencia aquí registrada, tiene como fin reportar la novedad de licencias en el archivo plano de la seguridad social (Resolución 222 de 2008): - Novedad de licencia 101

102 Módulo de liquidación periódica de nómina: En el módulo de liquidación periódica de nómina, se registran los días reales laborados en el periodo de pago, por ejemplo, si se tiene una licencia de 3 días, en una nomina mensual de 30 días, se registrarían 27 días (DDTRA). 102

103 APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL: Novedad de licencia. En casos de licencia no remunerada, el sistema calculará la seguridad social correspondiente al porcentaje (8% año 2010) de salud que aporta la empresa por los días de licencia. Se debe tener en cuenta que las licencias afectan los días trabajados para efectos de liquidación de prestaciones sociales (liquidación de contratos, consolidación anual de prestaciones sociales, pago de vacaciones, retiros de cesantías). 103

104 14. VACACIONES NOTAS: - El día de más en los meses de 31 días no se está teniendo en cuenta en la tabla de vacaciones. Se está ingresando como una novedad de valor, ajuste de vacaciones. - Mayor valor pagado aprovisionado por efecto de pagos días sábados, domingos. Pago de vacaciones por el módulo de Liquidación periódica de nómina Es conveniente revisar algunos datos previamente: MÓDULO DE EMPLEADOS: Como está parametrizado el sábado? Sí es verdadero, no se tendrá en cuenta en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones. Si es falso, se tomará en el conteo de los días efectivos tomados de vacaciones 104

105 MÓDULO DE LIQUIDACIÓN PERIÓDICA DE NÓMINA: 105

106 Para pagar vacaciones con el pago corriente de nómina, se deben registrar los siguientes datos: - Ultimo periodo de vacaciones: es el día que inician las vacaciones y que debe estar dentro del periodo de pago. - Novedad de vacaciones: Vacaciones compensadas en tiempo, número de días a pagar (DDVAC). Una vez ejecutado el paso 2-Acum y afec. Nomina, se actualiza la tabla de vacaciones así: A partir de la fecha inicial de vacaciones, marzo 1 de 2010, se cuentan los días efectivos de vacaciones, descontando domingos y festivos (tabla de festivos) y sábados (según parámetro), de los 20 días, nos quedan realmente 15 días efectivos de vacaciones 106

107 Esta diferencia de días entre 15 a 20, causan que el valor de 20 días de vacaciones, se cancelen contra la provisión de 15 días. Esto hará que se tenga que hacer un ajuste a la provisión al cierre del año. Cuando un mes tiene 31 días, ese día de demás se tendría que manejar como un valor de ajuste de vacaciones, con el inconveniente de que no contaría en la tabla de vacaciones. Al consultar la cuenta por pagar, vemos como el indicador No obliga presupuesto se encuentra en verdadero. Esto significa que el pago de vacaciones no afecta el gasto o costo, ya que este fue afectado en la provisión mensual. 107

108 No obliga presupuesto en verdadero Al consultar el comprobante contable, se observa como el pago de vacaciones se abrió en dos cuentas contables: Una parte del pago se cruza contra la provisión y la otra parte contra las vacaciones consolidadas. Al consultar la tabla de consolidados de prestaciones sociales, observamos cómo se cancela el valor que se traía de vacaciones consolidadas al año anterior. 108

109 Pago de vacaciones por el módulo de vacaciones - Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema - Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale - Liquidar vacaciones - Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado - Consulta e impresión de la cuenta por pagar - Regreso de vacaciones 109

110 Verificar que los periodos de vacaciones tomados estén registrados en el sistema Los periodos deben tener fecha inicial y final de vacaciones y estar acumulados (columna Acum=T) 110

111 Asignar al empleado estado de vacaciones y fecha en que sale: Seleccionar el proyecto. Primera pestaña: Estado Actual: V vacaciones. Mientras esté en estado V, este empleado no será incluido en la liquidación de la nomina quincenal o mensual. 111

112 Tercera pestaña: Datos adicionales. Asignar el día en que sale a vacaciones en el campo Ultimo periodo de vacaciones. Verificar el indicador de Sábado festivo, según sea el caso, si se quieren contar los sábados o no. 112

113 Liquidar vacaciones: Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que sale a vacaciones. 113

114 Ejecutar el botón Actualizar Datos. Adicionar conceptos de novedades, en caso de necesitarse Luego se ejecutan los botones: 1-Liquidar datos básicos, 2-Acumular vacaciones, 3-Generar orden de gasto. Tener en cuenta que una vez ejecutado el botón 2. Acumular vacaciones, ya no se puede devolver. 114

115 En la segunda pestaña, se puede consultar el resultado de la liquidación. El sistema calcula de una vez la seguridad social correspondiente, descuenta los préstamos si los hay. Reporte de la liquidación de vacaciones para el empleado Primero se selecciona el proyecto y luego se asigna la fecha en que salió a vacaciones. 115

116 En la barra de herramientas, activar listados y seleccionar el primer informe: 116

117 El segundo reporte es un comprobante de pago para el empleado: 117

118 Consulta e impresión de la cuenta por pagar Seleccionar proyecto y fecha inicial de vacaciones. 118

119 En la parte inferior de la pantalla, aparece el periodo de vacaciones que se acaba se liquidar. Se puede verificar los días que el sistema calculo como días efectivos de vacaciones. Con click derecho sobre la liquidación, se puede consultar e imprimir la cuenta por pagar. Seleccionar un reporte: Liquidación de contrato Corte de obra : 119

120 El valor del descuento corresponde a los aportes de seguridad social. 120

121 Regreso de vacaciones Al regreso de vacaciones se debe activar el empleado. 121

122 15. LIQUIDACION PERIODICA DE NOMINA La nómina de Multifox puede liquidar periodos quincenales o mensuales. Para liquidar un periodo se deben tener en cuenta los procesos que a continuación se indican: - Realizar todas las novedades de ingresos de personal (Módulo de empleados) - Realizar todas las novedades de reactivaciones de empleados que cambian de proyecto (Módulo de empleados) - Ingresar todas las novedades de préstamos (Módulo de préstamos) - Ingresar todas las novedades de licencias (Módulo de licencias) - Ingresar todas las novedades de incapacidades (Módulo de incapacidades) - Ingresar todas las novedades de vacaciones (Módulo de vacaciones) - Activar todos los empleados que salieron a vacaciones y ya están de regreso (Módulo de empleados) - Realizar las liquidaciones de contratos que estén pendientes (Módulo de liquidación de contratos) - Ingresar novedades de cambios de entidades de salud y pensión (Módulo de empleados) - Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc. (Módulo de liquidación periódica de nómina) NOTAS: - Tener presente que el sistema no controla netos negativos, es decir si los descuentos son mayores a los devengados, se generara un neto negativo. 122

123 1. Módulo de liquidación periódica de nómina Ingresar todas las novedades de horas extras, comisiones, bonificaciones, deducibles para retención en la fuente de vivienda, salud, educación, otras deducciones, etc. Seleccionar proyecto y periodo de liquidación: 123

124 Tener en cuenta que: Días trabajados + días de incapacidad + días de vacaciones + días de licencias -> deben sumar exactamente los días del periodo de liquidación (15 días para periodos quincenales y 30 días para periodos mensuales). Verificar siempre los días de auxilio de transporte y días trabajados, especialmente en empleados nuevos, empleados que hayan estado en vacaciones, licencias o incapacidades. Los procesos que se ejecutan en una liquidación de un periodo de nómina son: 1- Liquidar novedades. Calcula el valor de la novedad, de acuerdo a la fórmula registrada en el sistema. Calcula la retención en la fuente y todo lo relacionado con la seguridad social. En este momento ya se puede generar un archivo plano para cargar en el operador de seguridad social y validar los datos, antes de acumular nómina. ESTE PASO SE PUDE REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEA NECESARIO. A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 2-Acum. Y afec., la nómina ya no es reversible. 124

125 2- Acum. Y afec. Nómina. Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados. Fija los valores mediante indicadores de acumulación. 3- Generar orden de gasto. Genera órdenes de gasto de nómina de acuerdo al tipo de cuenta del funcionario. Sí es A (ahorros) o C (corriente), genera una orden de gasto por todos los empleados que tengan este tipo de cuenta del proyecto. Sí es G (Girar cheque), genera una orden de gasto por cada funcionario al que haya que hacerle pago en cheque. NOTA: sí todos los empleados del proyecto tienen tipo de cuenta G (Girar cheque), este paso genera una orden de gasto con valor ceros, que es como una tapa, y la orden de gasto, cuenta por pagar y comprobante contable de cada uno de los funcionarios. En este caso, se debe manualmente, adelantar el estado de la nómina al estado 4 o al estado 6, según el periodo de liquidación (ruta: nómina, tablas generales, parametrización de nómina por cada sucursal). Otra forma es continuar ejecutando la nómina, generar una cuenta por pagar en ceros o con un 1 centavo, y un comprobante en ceros. 125

126 Paso 3. Generar orden de gasto, 4- Generar cuenta por pagar. Genera la cuenta por pagar, de acuerdo a la orden de gasto generada. 126

127 Pasar a la segunda pestaña Valores a afectar, click en el botón Entrar TODO, y click en la grilla. Aparece el valor de la cuenta por pagar, en el campo Neto liquidación. En ese momento ya podemos dar click en el botón Generar causación de la nómina. 127

128 En los casos de proyectos en que todos los funcionarios están con cheque y en el paso anterior ya se genero la cuenta por pagar, podemos adelantar el estado de la nómina generando una cuenta por pagar en ceros, digitando 1 centavo en el campo de IVA. Cerrar pantalla de la cuenta por pagar x, y volvemos a la pantalla de liquidación de nómina. 5- Generar comp. Contable. Genera el comprobante contable, de acuerdo a la cuenta por pagar. 6- Liq. Prestac. Sociales. Liquida la provisión de las prestaciones sociales. 7- Comp. Prestac. Sociales. Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable de la provisión de las prestaciones sociales. 8- Genera ctas x pagar de aportes. Genera las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de la ARP, parafiscales, EPS y Fondos de pensiones. 128

129 Estos procesos, están directamente relacionados con el estado de la nómina, el cual se puede consultar por: 129

130 Estados de nómina Procesos de nómina Archivos Afectados 0 Preliquidada 1 Liquidar novedades Novedades, Resultados, Incapacidades, licencias, Seguridad social (aporemp) 1 Acumulada 2 Acumular Acumulados, prestamos, resultados, novedades, vacaciones, aporemp, empleados (aumento de salarios). Genera las novedades del siguiente periodo. 2 Con orden de gasto 3 Generar orden de gasto Ordenes, ordedet, planill, consoli 3 Con cuenta por pagar 4 Generar cuenta por pagar liquida, liqmate 4 Contabilizada 5 Generar comprobante contable. puc1998, movdeta, consoli 6 Liquidar Prestaciones sociales provisio 5 Liquidación de Prestaciones sociales 7 Generar documentos de provisión de prestaciones sociales (orden de gasto, cuenta por pagar, Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta 130

131 6 Liquidación de la seguridad social comprobante contable) 8 Generar cuentas por pagar de aportes. Genera ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de todo lo de seguridad social. Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta Para periodos de liquidación quincenal, en el periodo del 15 sólo se ejecutan los pasos del 1 al 5: 1- Liquidar novedades. 2- Acum. Y afec. Nómina. 3- Generar orden de gasto. 4- Generar cuenta por pagar. 5- Generar comp. Contable. 2. Datos de Seguridad Social y archivo plano para el pago Seleccionar Consultar aportes de la empresa por empleado en un periodo. 131

132 Seleccionar primero el proyecto consolidado 999 y luego el periodo. Aquí se pueden consultar las bases y los aportes de salud, pensión, arp y parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación). En esta consulta, solo se muestra una novedad de seguridad social, el sistema puede generar hasta 5 novedades para un funcionario, las cuales se pueden consultar todas por la opción de Modificar aportes. Cuando un empleado se retira por un proyecto y reingresa por otro, se pueden observar los dos movimientos. 132

133 Al dar click sobre el botón Formulario Integrado Electrónico, el sistema genera un archivo plano tipo texto con el formato y las condiciones dadas para tal fin (Resolución 333 de 2008). El archivo generado, se guarda en c:/sistema, con el nombre arriba indicado. Este archivo se puede abrir en el bloc de notas y pueden hacerse ajustes manuales. El archivo generado, contiene: Registro tipo 1: datos generales de la empresa Registro tipo 2: datos específicos de cada funcionario Registro tipo 4: datos de las EPS y reintegro de valores de incapacidades. Registro tipo 5: datos de la ARP y reintegro de valores de incapacidades. 133

134 Modificar aportes de la empresa por empleado en un periodo. Para modificar un aporte, se debe seleccionar el proyecto y el periodo. No se debe seleccionar el consolidado 999. Por esta opción, se pueden consultar hasta 5 novedades para un mismo funcionario que puede generar el sistema, para reportar en el archivo plano de seguridad social. 134

135 Todos los campos de excedentes, hacen referencia a seguridad social que queda pendiente para reportar el siguiente periodo, como por ejemplo en el caso de vacaciones. Cuando a un funcionario, se le pagan vacaciones por el módulo de vacaciones y sale a disfrutar un periodo que cubre parte de un mes y del siguiente, el sistema genera un excedente de seguridad social. El archivo plano se puede subir al operador y verificar las inconsistencias arrojadas. Se procede a la corrección, se vuelven a liquidar novedades y se genera nuevamente el archivo plano. Algunas de las inconsistencias más frecuentes son: - Un funcionario sin código de caja de compensación: significa que no se grabaron los días de incapacidades por el módulo de incapacidades o licencias por el módulo de licencias. - Verificar los traslados de EPS y AFP (Módulo de empleados) - Verificar en el registro 4 y 5 la suma de incapacidades reconocidas - Revisar clase de identificación: cedula o nit. Si alguien tiene nit, revisar en la creación de terceros. - Cuando un empleado se retira e ingresa en el mismo periodo, el sistema genera dos registros para la misma cédula. Aunque esto es correcto, significa que la empresa debe hacer todo el trámite para retirar al funcionario de la EPS y FP y el trámite para el ingreso. Una solución para evitar este trámite, es ejecutar un proceso en Excel que sume los dos registros y reportar sólo un registro en la seguridad social. Esto también tiene otro inconveniente, y es que al sumarlos, el salario puede dar para un aporte al Fondo de Solidaridad Pensional. - Revisar que los días reportados en los registros de retiro e ingreso, para la misma cédula, no deben sumar más de 30 días. 135

136 - Revisar que ningún funcionario tenga cero días reportados. Esto sucede cuando se liquida un contrato el día 30, y se está girando los primeros días del siguiente mes. La nómina fue previamente pagada, y sólo hay que cancelar prestaciones sociales. Esto causa un aporte a seguridad social con cero días, lo cual es rechazado por el operador del archivo de la seguridad social. En este caso habría que manipular manualmente el archivo y reportar por lo menos un día. Reportes de seguridad social Seleccionar proyecto y periodo. 136

137 Barra de herramientas, informes: Reporte de liquidación de Fondos de pensiones: 137

138 Reporte de parafiscales: 3. Generación de seguridad social de proyectos cerrados en el mes 138

139 Estados de nómina Procesos de nómina Archivos Afectados 0 Preliquidada 1 Liquidar novedades Novedades, Resultados, Incapacidades, licencias, Seguridad social (aporemp) 1 Acumulada 2 Acumular Acumulados, prestamos, resultados, novedades, vacaciones, aporemp, empleados (aumento de salarios). Genera las novedades del siguiente periodo. 2 Con orden de gasto 3 Generar orden de gasto Ordenes, ordedet, planill, consoli 3 Con cuenta por pagar 4 Generar cuenta por pagar liquida, liqmate 4 Contabilizada 5 Generar comprobante contable. puc1998, movdeta, consoli 6 Liquidar Prestaciones sociales provisio 139

140 5 Liquidación de Prestaciones sociales 6 Liquidación de la seguridad social 7 Generar documentos de provisión de prestaciones sociales (orden de gasto, cuenta por pagar, comprobante contable) 8 Generar cuentas por pagar de aportes. Genera ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de todo lo de seguridad social. Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta Ordenes, ordedet, liquida, liqmate, puc1998, movdeta Manualmente, se debe colocar el proyecto en Estado de nómina = 5. De esta forma se habilita el paso 8 de los procesos de nómina, del módulo de liquidación periódica de nómina: Al ejecutar el paso 8, se generan todas las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables de EPS, FP, ARP y parafiscales. 140

141 4. Generación de archivo plano para pago de nómina Seleccionar el proyecto y el periodo. Código de la cuenta dispersora, es la cuenta bancaria donde se va a hacer la consignación de la nómina, debe tener asignado el código del banco que es el mismo que tienen los funcionarios asignados en la cuenta individual. 141

142 El archivo plano generado, depende del formato que cada banco requiere. 5. Envío de volantes de pago de nomina por Seleccionar proyecto y periodo. 142

143 Al dar click en el botón Enviar por , aparece un cuadro de dialogo para seleccionar un código de empleado o incluir todos los empleados. El envió se hace a través de Outlook. 16. AUMENTO DE SALARIO Y RETROACTIVIDAD 1. Aumento de salarios Se hace a través del módulo de liquidación periódica de nómina. 143

144 Seleccionar el proyecto. Con click derecho, se consulta el empleado 144

145 Con click derecho, se consulta el empleado. En la tercera pestaña Datos adicionales, están los datos del sueldo actual y el sueldo anterior. 145

146 En la novedad ASALB se registra el valor del nuevo sueldo para cada empleado: Cuando se ejecute el paso 2-Acum. Y afec. Nomina, el sistema actualizará el nuevo sueldo en el módulo de empleados así (click derecho en el código del empleado para consultar): - La fecha y el sueldo se mueven al campo de fecha sueldo anterior y sueldo anterior. - El sueldo de la novedad queda como sueldo actual, y se asigna como fecha el día 1 de la quincena a pagar. Si la fecha no corresponde, se debe proceder a actualizarla manualmente. 146

147 Sí por alguna razón o por error se ejecuta el botón Actualizar salarios del módulo de empleados, antes de Acumular la nómina, se perderá el dato del nuevo sueldo digitado en la novedad ASALB. No ejecutar, si se están actualizando salarios por la novedad ASALB 147

148 2. Retroactividad Verificar parámetro Generar retroactividad. Debe estar en verdadero para aquellos empleados, a los cuales se les quiere generar retroactividad de salario. 148

149 Verificar parámetros de conceptos de retroactividad Concepto de resultado o devengado: 149

150 Concepto de dato o novedad: Concepto asociado de retroactividad: 150

151 Fórmula: 151

152 Ejecutar proceso de retroactividad Este proceso, genera en la novedad DRSAL, el valor calculado de retroactividad de salario. En el ejemplo lo correspondiente a 2 meses de retroactividad (Agosto y Septiembre) calculado en el mes de octubre. El cálculo se hace con base en acumulados y no con el salario base. Ojo con incapacidades y vacaciones!!! 152

153 Una vez ejecutado el paso 1-Liquidar novedades, se genera el resultado de la novedad de retroactividad DRSAL, como cualquier otro concepto, de acuerdo a la formula dada en el módulo de formulas. 153

154 17. LIQUIDACION DE CONTRATOS 1. Retiro del empleado En el módulo de empleados, proceder a retirar el empleado. Buscar el empleado, pasar a estado R, y ejecutar botón Arregl. Aux. de transporte. No olvidar volver a ubicar el empleado. En la tercera pestaña Datos adicionales, entrar: - La fecha de retiro, - La fecha en que se va a hacer la liquidación. Esta fecha no puede ser ni día 15, ni día

155 Barra de herramientas, guardar y salir. 2. Liquidación del contrato 155

156 Fecha de liquidación del contrato, no fecha de retiro. Atender notas de la pantalla. Seguir pasos en orden según botones de la parte inferior de la pantalla. Pasos a ejecutar: 1-Actualizar datos. Trae las novedades fijas, como sueldo. Este es el momento para adicionar otras novedades, sí las hay, como por ejemplo, horas extras, descuentos. Calcula promedios antes de novedades adicionales, días de vacaciones, días a pagar. 156

157 2-Liquidar datos. Calcula salud, pensión, y novedades adicionadas. Ver segunda pestaña Resultados de la liquidación. 3-Calcular promedios. Calcula nuevamente promedios, pero incluyendo las novedades adicionadas, para liquidar las prestaciones sociales. Ver tercera pestaña Datos base de liquidación. Verificar promedios de horas extras y comisiones. 4-Generar vacaciones. Con base en los días a pagar de las vacaciones calcula el valor. 5-Generar prima. Con base en los días a pagar de prima, calcula el valor. 6-Liquidar datos. Calcula los parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación) teniendo en cuenta las vacaciones pagadas. 7-Generar cesantías e intereses. Con base en los días a pagar de cesantías, calcula el valor. 8-Generar indemnización. Calcula el valor de la indemnización y la retención en la fuente de la indemnización sí hay lugar a ella. 9-Generar planilla. Genera la planilla de datos liquidados y el reporte de la liquidación del contrato. Consultar los datos de los cálculos obtenidos, segunda pestaña Resultados de la liquidación: 157

158 Reporte de la liquidación de un contrato: 158

159 ESTOS PASOS SE PUEDEN REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEAN NECESARIOS. A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 10-Acumular liq. De un contrato, la liquidación ya no es reversible. 159

160 10-Acumular liq. De un contrato. Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados. 11-Generar orden de gasto. Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable. Ejecutar el botón Generar orden de gasto de nómina. Luego en la pantalla de liquidación del contrato aparece el numero de la cuenta por pagar generada (# liq. Cta x pagar). Con click derecho sobre la cuenta por pagar se puede consultar. 160

161 Y acceder al reporte: 161

162 NOTA: Cuando hay varias liquidaciones el mismo día, se debe tener en cuenta que cada paso se ejecuta para todo el grupo de empleados de ese día y de ese proyecto. 3. Seguridad social y provisiones Seguridad Social. Consultar la seguridad social generada por la liquidación del contrato. Seleccionar el proyecto y el periodo. 162

163 Hay casos especiales en los que sebe entrar a modificar los aportes de seguridad social. - Por ejemplo, un empleado se le pago la quincena o la mensualidad completa al 30 de un mes (pago anticipado 1 o 2 días) y se retira el día 30. Sí este retiro, no alcanza a incluirse en la planilla de seguridad social, se debe reportar el mes siguiente. Sí al empleado, solo se le están cancelando prestaciones sociales, la seguridad social se genera con días cero. Puesto que la planilla de seguridad social no acepta cero días, se debe proceder a liquidar un día con cargo a la empresa. Esto se hace por la opción de Modificar aportes de la empresa.. - El mismo caso anterior, pero el funcionario tiene pago de horas extras. Por la opción de Modificar aportes de la empresa.., se puede digitar 1 día en la columna: días Provisiones de prestaciones sociales Las provisiones de la fracción del mes de los contratos liquidados, se realizan cuando se ejecuta el paso 6-Liq. Prestac. sociales del módulo de Liquidación periódica de nómina, en la segunda quincena del mes, día 30. Cuando se ejecute este proceso, se pueden consultar: 163

164 18. PAGO PARCIAL DE CESANTIAS - Revisión de valores consolidados al año anterior - Liquidación parcial de cesantías - Reporte de la liquidación de pago parcial de cesantías para el empleado - Consulta e impresión de la cuenta por pagar - Parametrización y contabilización 1. Revisión de valores consolidados al año anterior Seleccionar proyecto y año a consultar. 164

165 Tercera pestaña Prestaciones sociales.. Vr. Consolidado: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30. Intereses de cesantía: Siempre estará en cero. Vacaciones: Siempre estará en cero. 165

166 Vr. Pagos parciales: Cesantía: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año. Intereses de cesantía: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año. Vacaciones: Siempre estará en cero. Valor x pagar: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes. Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al Valor x pagar de la cesantía. Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30. Otros pagos: Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor. Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado. Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones. 2. Liquidación parcial de cesantías 166

167 Seleccionar el proyecto y la fecha en que se va a liquidar la cesantía parcial, validar la quincena con un Enter en el proyecto. Esta fecha no puede ser un día 15, ni un día 30. Si esto ocurre, se causan errores en la nómina del 15 o del 30. Fecha a pagar la cesantía. El día no puede ser ni 15, ni 30. Barra de herramientas, buscar al empleado al cual se le va a realizar el pago parcial de cesantías: Con click derecho, se pueden consultar los documentos generados. Fecha de corte para liquidar la cesantía. Sólo admite día 30 de corte. No puede ser menor al último periodo acumulado. Valor de cesantía solicitado, sí es un valor diferente al corte. 167

168 Datos: - Fecha de corte para los promedios. Se debe digitar el mes de corte al cual quiero calcular la cesantía a pagar, con el día 30. Sí las cesantías a retirar son las consolidadas, la fecha de corte debe ser diciembre 30 del año consolidado. - Valor solicitado de cesantía parcial. Sí se van a pagar cesantías por un monto menor al que se tiene a la fecha, digitar el valor, de lo contrario dejar cero. Procesos: 1-Actualizar salario básico. Trae la novedad de salario a la grilla. 2-Calcular promedios. Calcula promedios. Si la cesantía a pagar es la cesantía consolidada, el valor es obtenido directamente de la tabla de valores consolidados. Sí la cesantía a pagar es del año en curso, se calcula desde enero 1 a la fecha de corte, el promedio de horas extras, comisiones, etc. (Ver jurisprudencia 2719 de: salario para liquidar cesantía por fracciones posteriores al 31 de diciembre). 3-Liquidar cesantías parciales. Calcular el valor de la cesantía correspondiente a la fracción de tiempo, de acuerdo a la fecha de corte, al promedio de horas extras, comisiones, el auxilio de transporte y el último salario devengado. Sí el contrato es de obra, se tiene en cuenta el factor de días de cesantías. Al liquidar la cesantía parcial, sí el valor solicitado supera el valor a que se tiene derecho, el sistema procede a ignorar el valor solicitado y calcula el valor a la fecha de corte. El sistema tiene en cuenta los días de licencia. Sí hubo variación de salario en los tres últimos meses, no se tiene en cuenta. ESTOS PASOS SE PUEDEN REPETIR TODAS LAS VECES QUE SEAN NECESARIOS. A PARTIR DEL PASO SIGUIENTE: 4-Acumular cesantía parcial, la liquidación ya no es reversible. 168

169 4-Acum. Cesantía parcial. Acumula y actualiza todos los archivos de datos relacionados. Actualiza los valores pagados en la tabla de consolidación. 5-Generar orden de gasto. Genera la orden de gasto, la cuenta por pagar y el comprobante contable. Aparece una pantalla con un botón Generar orden de gasto, verificar que aparezcan los datos del empleado y ejecutar el botón. Según sea el caso, se verán diferentes conceptos de liquidación, los cuales definirán la contabilización: - Pagos de cesantías e intereses consolidados al año anterior, antes de enero 30: Sí se solicita un valor de cesantía inferior al consolidado, los intereses de cesantías no se pagarán parcial sino el total de intereses consolidados. Sí no se ha ejecutado la consolidación de prestaciones sociales, no se podrán retirar valores consolidados del año anterior. Se generaran los conceptos de nómina: ECESA, EINCE, dependiendo de la parametrización. En la pestaña, Resultados de la liquidación, se pueden revisar los valores calculados: Estos pagos se contabilizaran contra la cuenta PUC de consolidación

170 - Pagos de cesantías consolidadas al año anterior, después de enero 30: Como los intereses de cesantías se pagan en enero 30, sólo se podrán retirar valores consolidados de cesantías. Esto lo maneja el sistema automáticamente. 170

171 - Pagos de cesantías del año en curso: 171

172 Se generan los conceptos de pagos parciales, lo cuales definirán que la contabilización será contra la cuenta de provisión 26.. Después de generar la cuenta por pagar, regresamos a la pantalla inicial, y se podrá consultar el comprobante contable. 3. Consulta de liquidaciones de cesantías parciales y consulta de la cuenta por pagar 172

173 Barra de herramientas, informes: 173

174 Consulta cuenta por pagar: Para consultar la cuenta por pagar, damos click derecho en documentos generados en liquid.cesantías # : Barra de herramientas, activar listados y seleccionar el listado: liquidación de contrato corte de obra. 174

175 175

176 4. Parametrización y contabilización Parametrización: - La identificación del concepto de pago parcial de cesantías e intereses, se hace a través de un parámetro en el panel de conceptos: 176

177 - La identificación del concepto de pago consolidado de cesantías e intereses, se hace a través de un código en el panel de equivalencia de códigos: 177

178 Para vacaciones consolidadas: por el módulo de conceptos. Contabilización: Las cuentas contables para los pagos parciales de cesantías e intereses, están parametrizadas en: a) Proyectos con Modalidad de contratación: Pagos consolidados de cesantías e intereses, vacaciones: ECESA cesantías, tabla de parámetros del empleado EINCE - intereses de cesantías, tabla de parámetros del empleado 178

179 EDVCT vacaciones consolidadas, tabla de parámetros del empleado Ruta: Nomina, tablas generales, empleados. Pagos parciales de cesantías e intereses: ECESP EINPP Ruta: Contabilidad, tablas generales, modalidad de contratación, conceptos de nómina. 179

180 b) Proyectos sin Modalidad de contratación: Pagos consolidados de cesantías e intereses: ECESA cesantías, tabla de parámetros del empleado EINCE - intereses de cesantías, tabla de parámetros del empleado EDVCT vacaciones consolidadas, tabla de parámetros del empleado Ruta: Nomina, tablas generales, empleados. Pagos parciales de cesantías e intereses: ECESP - cesantías EINPP - intereses de cesantías Ruta: Nómina, tablas generales, conceptos, segunda pestaña. 180

181 Pagos de vacaciones contra la provisión: EDVAF vacaciones por liquidación de contratos EDVAC vacaciones en tiempo NOTA: Sí se quiere solicitar el valor de la cesantía consolidada al año anterior y no girada a los Fondos de Cesantía, y además la cesantía del año en curso, se debe ejecutar un proceso por cada una de las solicitudes, por separado. o Cesantía consolidada al año anterior, debe tener fecha de corte Dic 30. o Cesantía del año en curso, fecha de corte con el año en curso. Es requisito que al menos este procesada y acumulada la primera nómina del año. 19. PAGO SEMESTRAL DE PRIMA 1. Verificación de datos y Calculo de la prima Periodos de cálculo para primas. Segunda pestaña: Empresas vinculadas, 181

182 Se definen los periodos de cálculo para la prima semestral. Actualizar auxilio de transporte. 182

183 Este proceso aplica a todos los empleados del proyecto. Calcular promedios y generar prima 183

184 Se selecciona el periodo para el pago de la prima, el proyecto, y se coloca en verdadero la opción de generar prima. Este proceso genera el valor de la prima en el concepto de resultado que se haya definido para tal fin. 1. Pago de la prima para nóminas mensuales Liquidación, consulta y reporte del valor de la prima de servicios Ver módulo de Liquidación periódica de nómina, primera pestaña: también se pueden agregar novedades, como descuentos sobre la prima. 184

185 Para liquidar la prima en nóminas mensuales, se deben ejecutar los pasos mostrados en la parte derecha de la pantalla. I-Liquidar. Liquida las novedades adicionadas. II-Acumular. Actualiza todos los datos de los archivos relacionados. III-Generar orden de gasto. IV-Generar cuenta por pagar. V-Generar comprobante contable. 185

186 Segunda pestaña: Con la ejecución del botón Ver planilla de nómina liquidada, se puede obtener el reporte de liquidación de prima. Barra de herramientas, informe de planilla de primas. 186

187 187

188 2. Pago de prima con la quincena Liquidación, consulta y reporte del valor de la prima de servicios Ver módulo de Liquidación periódica de nómina : Para liquidar la prima con el pago quincenal, se ejecuta una liquidación periódica de nómina normal. 188

189 Segunda pestaña: Con la ejecución del botón Ver planilla de nómina liquidada, se puede obtener el reporte de liquidación de prima. Barra de herramientas, informe de planilla de primas. 189

190 20. CALCULO DE PORCENTAJE FIJO SEMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE - METODO 2 - Cierre de nóminas - Generación y actualización del porcentaje semestral - Verificación del cálculo del porcentaje de retención 1. Cierre de nóminas Cierre de nómina de junio30 o diciembre 30 Para proceder a generar el porcentaje de retención en la fuente semestral, se debe haber cerrado la nómina de junio 30 o diciembre 30, según el caso. Esto debido a que el proceso de generar porcentaje incluye la actualización del mismo a cada funcionario. 190

191 2. Generación y actualización del porcentaje semestral Este proceso debe ser ejecutado después de cerrar nóminas de junio 30 o diciembre 30 y antes de pasar al día 1 de julio o 1 de enero. Actualiza los porcentajes automáticamente. Sí se ejecuta por equivocación, se debe entrar a cada empleado y reversar manualmente cada porcentaje generado. El cálculo se hace para todos los proyectos. Tener en cuenta que en el cálculo del porcentaje de salarios altos, Multifox no controla: o Los topes de los deducibles de vivienda y salud/educación o El tope del exento del 25% hasta 240 UVT. El Sistema calcula promedios así: o Determinar porcentaje para primer semestre: Ejemplo: Junio 1 de 2008 a Mayo 31 de 2009 o Determinar porcentaje para segundo semestre: Ejemplo: Diciembre 1 de 2008 a Noviembre 30 de 2009 Ejecución del proceso: 191

192 Verificación del porcentaje actualizado. 192

193 Seleccionar el proyecto: Y verificar en la tercera pestaña: Datos adicionales 193

194 3. Verificar el cálculo del porcentaje de retención en la fuente 194

195 En esta pantalla, primera pestaña: Historia del año actual, se puede ver el detalle de los pagos realizados en el año seleccionado anteriormente. En la cuarta pestaña: Calculo % retfte, se puede verificar el cálculo del porcentaje de retención en la fuente. 195

196 Para obtener el reporte, seleccionar: Si se quiere seleccionar un empleado en particular, digitar el mismo código, como inicial y como final. Si se quieren todos los empleados, dejar como esta. 196

197 Como se observa, también se genera un archivo en Excel en la siguiente ubicación: C:\Sistema\Calculo_%_retención. 197

198 NOTA: Si por alguna razón, se cambio de año y no se ejecuto el proceso de cálculo de porcentaje en Diciembre, hay una alternativa para ejecutarlo: Se debe cerrar servicio a todos los usuarios, con el utilitario Arretab devolvemos el año en Multifox, devolvemos la fecha en el Servidor y ejecutamos el proceso. Cuando termine, restaurar la fecha de Multifox y del Pc. 198

199 21. CONSOLIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES AL CIERRE DE AÑO Este proceso se debe generar completo por cada proyecto (pasos 1,2,3), al momento de generar el comprobante contable, porque usa una tabla local. Se puede revisar la planilla de cesantías e intereses por cada proyecto, pero al momento de generar el comprobante contable de un proyecto específico, hay que realizar los siguientes 3 pasos en forma secuencial. 1. Cesantía e Intereses 2. Vacaciones 3. Consolidar prestaciones sociales y generar comprobante contable Para consolidar, se debe tener acumulada la nómina de diciembre 30. El proceso de consolidación sólo tiene en cuenta los funcionarios activos. Si el proceso se hace en Enero después de retirar personal, no los incluiría, quedando incompleta la consolidación. 1. Cesantías e Intereses GENERAR PROMEDIOS 199

200 Los promedios son calculados con base en el último sueldo sí lleva más de 3 meses, sino por el salario promedio; más promedio de extras, más promedio de comisiones, auxilio de transporte, etc. Si el proceso se ejecuta después de aumentar salarios mínimos, salarios integrales, en enero, tomará este salario, por eso es importante ejecutarlo antes de aumentos de enero. También es importante no haber actualizado el auxilio de transporte en parámetros generales de la sucursal para el nuevo año. Para obtener el valor base para el cálculo de la cesantía, se tienen los siguientes problemas en CPSA: Hay funcionarios que no tienen derecho a auxilio de transporte, pero la empresa se lo paga. En salarios variables, como el caso de comisiones, cuando un funcionario pasa los dos mínimos con el promedio de comisiones, pierde el derecho al auxilio de transporte. GENERAR PLANILLA Luego de generados los promedios, se procede a generar la planilla de cesantías e intereses: 200

201 Este proceso también genera el archivo de consolidación, que guardará los valores por pagar de cesantías e intereses. Es importante que una vez verificados los datos, no se modifiquen con una nueva generación de la planilla. El archivo de consolidación guarda los valores de cesantías para girar a los fondos de cesantías o entregar a los empleados que los soliciten. También tiene el valor de los intereses de cesantías a pagar, en enero a los empleados. 201

202 Vr. Consolidado: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30. Intereses de cesantía: Siempre estará en cero. Vacaciones: Siempre estará en cero. Vr. Pagos parciales: Cesantía: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año. Intereses de cesantía: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año. Vacaciones: Siempre estará en cero. Valor x pagar: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes. Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al Valor x pagar de la cesantía. Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre

203 Otros pagos: Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor. Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado. Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones. Planilla de cesantías: 203

204 Cesantía consolidada: Es el valor calculado de la cesantía total a diciembre 30, con los valores promedios calculados en el paso anterior. Formula: Vr. Base cesantía / 30 * (días trabaj. días de lic.) / 12 o Vr. Base cesantía * (días trabaj. días de lic.) / 360 Sí el contrato es tipo A Termino indefinido, divide entre 360 Sí el contrato es tipo B Termino indefinido obrero o G labor contratada obrero, divide entre

205 Pagos Parciales de Cesantías: Son los valores parciales de cesantías pagados al empleado en el transcurso del año. El concepto es identificado a través de la tabla de conceptos, del parámetro que lo identifica como pago parcial de cesantías igual a verdadero. Cesantía Por Pagar: Es el valor de cesantía pendiente de pago a diciembre 30. (Cesantía consolidada menos pagos parciales). Saldo Cesantía causada: Este dato es obtenido directamente de contabilidad, del saldo de la cuenta de provisiones (26..). Por esta razón, no se puede generar por segunda vez el comprobante de consolidación, a menos que se borre el comprobante que se haya generado previamente. En nómina, correspondería al valor de la cesantía provisionada mes a mes (tabla de provisiones), menos los pagos parciales del año (Pagos parciales de cesantía en la tabla de resultados de nómina). Diferencia Cesantía: Es la diferencia entre la cesantía por pagar y el saldo de la cesantía causada. De acuerdo a la diferencia, se llevará el valor a un mayor o menor costo o gasto, se cerrará la cuenta de provisiones de cesantías (Cuenta 26) y se consolidará el valor por pagar (Cuenta 25 ). Intereses Por Pagar: Es el valor de los intereses de la cesantía por pagar. Formula: Cesantía por pagar * 0.12 * días trabaj. días de licencia / 360. Sí el contrato es tipo A Termino indefinido, divide entre 360 Sí el contrato es tipo B Termino indefinido obrero o G labor contratada obrero, divide entre

206 Saldo Intereses Causados: Este dato es obtenido directamente de contabilidad, del saldo de la cuenta de provisiones (26..). En nómina, correspondería al valor de los intereses de cesantía provisionada mes a mes (tabla de provisiones), menos los pagos parciales de intereses del año (Pagos parciales de intereses de cesantía en la tabla de resultados de nómina). Intereses Pagados: Es el valor de los intereses pagados por retiro parcial de cesantías. El concepto de intereses (EINCE) es sumado por asociación de fecha al concepto de pago parcial de cesantías (ECESP), de esta forma se descartan los pagos de intereses de enero (EINCE). Diferencia Intereses de Cesantía: Es la diferencia entre los intereses de cesantía por pagar y el saldo de los intereses de la cesantía causada. De acuerdo a la diferencia, se llevará el valor a un mayor o menor costo o gasto, se cerrará la cuenta de provisiones de intereses (Cuenta 26) y se consolidará el valor por pagar (Cuenta 25 ). 2. Vacaciones Generar promedios Revisar o actualizar días de vacaciones Generar días pendientes de vacaciones Generar planilla de vacaciones causadas 206

207 GENERAR PROMEDIOS 207

208 VERIFICAR Y ACTUALIZAR ACUMULADOS DE VACACIONES El funcionario no puede estar en estado V vacaciones. Se deben actualizar todos los datos: -Fecha inicial: fecha en que sale a vacaciones -Fecha final: fecha calendario en que termina las vacaciones -Días tomados: días reales de vacaciones tomadas -O. Gasto: debe estar en verdadero: ( T True) -Acum: debe estar en verdadero: ( T True) 208

209 CALCULAR DIAS PENDIENTES DE VACACIONES Los días pendientes de vacaciones se calculan para los empleados, que se encuentran en estado A activos, en estado V vacaciones, y en estado L licencias. Sí se requiere ver los días pendientes de vacaciones calculados para todos los empleados, ver siguiente sección. 209

210 Sí se quiere consultar el resultado de los días pendientes para un empleado específico, se puede hacer a través de la siguiente ruta: 210

211 GENERAR PLANILLA DE VACACIONES 211

212 212

213 3. Consolidar prestaciones sociales y generar comprobante contable 213

214 Una vez todo este revisado, se puede generar el comprobante contable, tipo de movimiento CX, de los proyectos. El comprobante contable se puede consultar con click derecho sobre el número del comprobante, el cual es mostrado en la parte superior de la pantalla. 214

215 22. INICIO DE AÑO Procesos a ejecutar al cambio de año: - Definir presupuesto del nuevo año para el proyecto Oficina (OFI) - Actualizar el presupuesto en la nómina de Oficina (OFI) - Actualizar tabla de festivos - Actualizar salario mínimo, auxilio de transporte y parámetros de retención en la fuente. - Actualizar salarios mínimos y niños integrales - Actualizar formula de auxilio de transporte 1. Definir presupuesto del nuevo año para el proyecto Oficina (OFI). Solicitar a Contabilidad, definir el presupuesto para el proyecto Oficina (OFI): 215

216 Buscar el proyecto: OFI Actualizar el presupuesto. 216

217 2. Actualizar el presupuesto en la nómina de Oficina (OFI) 217

218 Seleccionar el proyecto Oficina (OFI): Código del presupuesto vigente. En este ejemplo ya fue actualizado a 010. Ejecutar este botón para actualizar, el presupuesto vigente a todos los empleados. Para verificar, después de ejecutar el botón Arregla presupuesto, avanzar un registro y devolverse. 218

219 3. Actualizar tabla de festivos Se deben registrar los festivos del año en curso, básicamente para el proceso de cálculo de días de vacaciones reales tomadas por un funcionario. 219

220 Se pica en la parte azul de la pantalla y en la barra de herramientas se selecciona el icono (+). Digitar: Fecha (día, mes, año) Nombre del festivo, dar Enter. Y así por cada línea generada. 4. Actualizar salario mínimo, auxilio de transporte y parámetros de retención en la fuente. Parámetros a actualizar al comienzo de año: Ejecutar a finales de enero, para no alterar el pago de cesantías de enero con el nuevo auxilio de transporte. Parámetros por cada proyecto vigente: 220

221 Se debe entrar a cada proyecto y actualizar los siguientes datos: - % de exención de retención en la fuente. - Limite de exención de retención en la fuente: es el valor límite, resultado del cálculo de 240 UVT por el valor de la UVT. - S.M.L.V. Salario mínimo legal vigente - Sub. Transporte - Valor UVT Fórmula de Auxilio de transporte: Proceder a actualizar la fórmula: 221

222 Buscar el concepto ESUBT auxilio de transporte: $ : es el resultado de calcular 2 salarios mínimos $59.300: es el valor del auxilio de transporte vigente 222

223 Tabla de % de retención en la fuente Si hay cambios en la tabla de retención en la fuente, se debe proceder: En la barra de herramientas se avanza registro a registro para verificar o actualizar datos. A veces hay cambios en el registro último de la tabla. 223

224 5. Actualizar salarios mínimos mensuales vigentes y salarios integrales en los empleados afectados. Se debe actualizar el salario en la novedad cuando se va a liquidar nómina: Seleccionar proyecto: 224

225 Actualizar la novedad de salario, ASALB, por cada empleado: No olvidar grabar en cada empleado!!! Cuando se ejecute y finalice el proceso de liquidación y actualización de nómina, se debe proceder a verificar el corrimiento de sueldo y la fecha de actualización. Sí hay que actualizar la fecha, es este el momento: 225

226 23. PAGO DE INTERESES DE CESANTIAS 1. Revisión de valores consolidados al año anterior Seleccionar proyecto y año a consultar. 226

227 Tercera pestaña Prestaciones sociales.. Vr. Consolidado: Cesantías. Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30. Intereses de cesantía. Siempre estará en cero. Vacaciones. Siempre estará en cero. 227

228 Vr. Pagos parciales: Cesantía: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año. Intereses de cesantía: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año. Vacaciones: Siempre estará en cero. Valor x pagar: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes. Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al Valor x pagar de la cesantía. Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre 30. Otros pagos: Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor. Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado. Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones. 228

229 2. Generar el valor de los intereses de cesantías en la nómina Seleccionar el periodo y el proyecto. El valor generado es el que se encuentra en la tabla de valores consolidados de prestaciones sociales (Valor x pagar), menos los pagos realizados en el año en curso (Otros pagos). 229

230 3. Consultar el valor de los intereses de cesantías generados Módulo de liquidación periódica de nómina: 230

231 El proceso que sigue es una liquidación de nómina común y corriente. Ver Módulo de liquidación de nómina. Una vez se cierre la nómina, el valor de los intereses pagados será actualizado en la tabla de valores consolidados. 231

232 24. GIRO DE CESANTIAS A LOS FONDOS DE CESANTIAS NOTAS: - No maneja modalidad de contratación en la cuenta por pagar, pestaña 1 CxP, para giro en Tesorería. - No acumula T en la tabla de resultados. Creo que por ello, no sumaria estos valores en el certificado de ingresos y retenciones. 232

233 1. Revisión de valores consolidados al año anterior Seleccionar proyecto y año a consultar. Tercera pestaña Prestaciones sociales.. 233

234 Vr. Consolidado: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30. Intereses de cesantía: Siempre estará en cero. Vacaciones: Siempre estará en cero. Vr. Pagos parciales: Cesantía: Son los valores parciales de cesantías retirados durante el año. Intereses de cesantía: Son los valores de los intereses de pagos parciales de cesantías del año. Vacaciones: Siempre estará en cero. Valor x pagar: Cesantías: Es el valor de la cesantía consolidada a diciembre 30, menos los pagos parciales. Es el valor a girar a los Fondos de cesantías, a menos que se retiren antes. Intereses de cesantías: Es el valor de los intereses correspondientes al Valor x pagar de la cesantía. Vacaciones: Es el valor de las vacaciones consolidadas a diciembre

235 Otros pagos: Cesantía: Son los valores de cesantías pagados contra el valor consolidado. Intereses de cesantía: Son los valores de intereses de cesantías pagados contra el valor consolidado. Vacaciones: Son los valores de vacaciones pagados, contra el valor consolidado de vacaciones. 2. Generación de las cesantías a girar a los Fondos de cesantías 235

236 El valor generado es el que se encuentra en la tabla de valores consolidados de prestaciones sociales (Valor x pagar), menos los pagos realizados en el año en curso (Otros pagos). 3. Consultar la cesantía generada Seleccionar proyecto: 236

237 Ver reporte y Generar cuentas por pagar: Seleccionar proyecto: Se puede generar un archivo a excel con los valores de cesantías a consignar en los Fondos de cesantías. 237

238 Generar cuentas por pagar: Al ejecutar el botón Generar ctas x pagar a las ENTIDADES, se generan las ordenes de gasto, cuentas por pagar y comprobantes contables, de los diferentes Fondos de Cesantías. 238

239 Consultar cuentas por pagar: Seleccionar proyecto. Ir al último registro y consultar las cuentas. 239

240 En la segunda pestaña Materiales de la liquidación : El capitulo y el destino está en blanco, porque este giro no afecta el presupuesto. Por ello la columna No obliga presupuesto, se encuentra en verdadero. Aquí vemos otra cuenta por pagar de otro Fondo. 240

241 Con click derecho sobre el botón Consultar comprobante, se puede consultar: 25. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES NOTAS: Convers. Incapcidad empresa EINCP. Los usa para los certificados de ingresos Salarios y demás ingresos laborales: todos los devengados, excepto cesantías, intereses, e incpacidades de EPS o ARP Tener cuidado al producir los certificados, aunque al entrar se selecciona el proyecto, este no se tiene en cuenta. Es decir produce un certificado, sin importar en cuentos proyecto haya estado el funcionario. Esto depende de cómo estén consolidados los proyectos el depto. de Contabilidad. 241

242 Seleccionar proyecto consolidado 999 y periodo diciembre 31 del año anterior. 242

243 Barra de herramientas, informes: Indicar el código del empleado. 243

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