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1 PR-DGSE-1 Agosto 211 I. Información General del Objetivo: Definir y establecer la metodología para elaborar, revisar, aprobar, actualizar y eliminar los de la, con el objetivo de que las actividades se realicen bajo disposiciones controladas. Este procedimiento aplica para los de origen externo, tales como: leyes, reglamentos, ordenanzas, circulares, entre otros aplicables. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de elaborar, revisar, eliminar hasta la distribución, difusión y archivo del documento aprobado por el puesto correspondiente. Definiciones: Documento Controlado: Se denomina así a los generados por y para el Sistema de Gestión de la Calidad, manejados o administrados de acuerdo al procedimiento PR-DSGE-1. Documento de Origen Externo: Aquellos que son emitidos por instituciones, organismos externos e instancias del Ministerio de Educación que impactan actividades o procesos internos de la y son administrados o manejados de acuerdo al procedimiento PR-DGSE-1 Control de. Formulario: Documento que registra información respecto a un tema, actividad o un proceso. Instrucción de Trabajo: Tipo de documento donde se describen los pasos de una actividad o tarea correspondiente a un proceso o procedimiento. Política: Enunciado o lineamiento que norma una actividad o proceso. : Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transformarán elementos de entrada en resultados. Página 199 de 25

2 PR-DGSE-1 Agosto 211 Otro Documento Controlado: Corresponde al tipo de documento que registra información controlada para el Sistema de Gestión de Calidad, pero su estructura no corresponde a los tipos de :, Política, Formulario, Instrucción de Trabajo, Manual. Ejemplo: Contrato, Organigrama, Mensajes Estratégicos. SGC: Corresponden a las siglas del Sistema de Gestión de la Calidad. de Referencia: Lista Maestra de (LI-DGSE-1). RC-DGSE-1, Formulario Solicitud Cambios a (FO-DGSE-1). RC-DGSE-2, Formulario Distribución de (FO-DGSE-2). RC-DGSE-3, Formulario Solicitud Eliminación de (FO-DGSE-3). RC-DGSE-4, Comunicación o Minuta reunión de difusión de del SGC. Anexos: Lista de Código del Sistema de Documentación de la DGSE. Informaciones Generales: 1. Los controlados de la General de son los citados a continuación: a) Políticas b) Manuales c) s d) Instructivos de Trabajo e) Formularios f) Descripciones de Puestos Página 2 de 25

3 PR-DGSE-1 Agosto 211 g) de Origen Externo h) Listas i) Registros de Calidad j) Otros Controlados, tales como: Valores, Visión, Misión, Política de Calidad, Organigramas y cualquier otro documento que requiera ser controlado. 2. Los controlados de la General de (DGSE) son identificados con la siguiente estructura de codificación por tipo de documento: a) PT-DGSE-X, Política b) MA-DGSE-X, Manual c) DP-DGSE-X, Descripción de Puesto d) LI-DGSE-X, Lista e) ODC-DGSE-X, Otro Documento Controlado f) PR-DGSE-X, g) IT-DGSE-X, Instructivo de Trabajo h) FO-DGSE-X, Formulario i) RC-DGSE-X, Registro de Calidad Donde: El primer componente especifica el tipo de documento. El segundo corresponde a las siglas de la. X: Especifica el número secuencial del documento. Ejemplo: PR-DGSE-1, corresponde al tipo de documento PROCEDIMIENTO, de la General de, y su secuencia es el número uno (1), debido a que es el primer documento que se emite. 3. Se diseña el documento denominado Lista Maestra de (LI-DGSE-1) para listar todos los Página 21 de 25

4 PR-DGSE-1 Agosto 211 del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Esta se actualiza registrando los siguientes datos requeridos. Código del Documento Título del Documento Fecha Última de Revisión Puestos Receptores Referenciales 4. Los entran en vigencia luego de transcurridos dos (2) días laborables, contados, a partir de su distribución. 5. La última versión de la Lista Maestra de (LI-DGSE-1) se mantiene siempre actualizada de forma electrónica (o en el sistema computarizado), con los cambios realizados. Sin embargo, para prevenir cualquier eventualidad o accidente se mantiene un respaldo (back up) en formato físico, el cual es actualizado mensualmente. 6. Los controlados del Sistema de Gestión de la Calidad serán sellados identificando su estatus de: Controlado (en vigencia), Obsoleto (no vigente), Documento de Origen Externo y Copia de Consulta. 7. El documento de Consulta, es aquel documento controlado del cual se requiere una o más copias para fines de análisis, consulta o señalización de cambios. Se le coloca sello Copia de Consulta y luego de su uso el documento debe destruirse. 8. Los de Origen Externo a controlar se encuentran definidos en la Lista de Externos (LI-DGSE-6) dentro de los cuales están, y sin limitarse, los siguientes: Leyes Resoluciones Reglamentos Página 22 de 25

5 PR-DGSE-1 Agosto 211 Políticas, procedimientos y formularios de otras instancias del Ministerio de Educación y de los organismos relacionados con el Sistema. Formularios de Instituciones Gubernamentales y Privadas. Responsabilidades Generales: Técnico de, asignado para el Asignar la codificación a los controlados. Asegurar que los controlados cumplan con los formatos que se establecen en este documento. Asegurar que los vigentes estén disponibles en los puestos de uso a través de la distribución. Retirar las copias obsoletas de los y destruirlas, previa autorización de la. Mantener actualizado el Listado Maestro de (LI-DGSE-1). Identificar los de Origen Externo, controlar su distribución y mantener actualizada la Lista de Externos (LI-DGSE-6). Custodiar el archivo de originales de los Controlados. Asegurar el archivo adecuado de los Registros de Calidad del SGC. Representante por la para el SGC Revisar los para asegurar que cumplan con los requerimientos internos y con las leyes aplicables. Revisar y aprobar las solicitudes de eliminación de, cuando aplique. Asegurar que toda la documentación elaborada sea manejada según lo establecido en este documento. Participar del proceso de difusión de la documentación, cuando sea oportuno. Director General Página 23 de 25

6 PR-DGSE-1 Agosto 211 Aprobar y firmar los. Asegurar el cumplimiento con los estándares establecidos en el SGC. Técnico(a) de la General de Cumplir con lo establecido en este documento. II. Información Específica del ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION DOCUMENTO GENERADO Requerimiento de Documentación 1. Dueño de Proceso o personal involucrado Requiere la emisión, revisión o eliminación (cancelación) de un documento del Sistema. Para cada caso, elabora solicitud mediante la siguiente documentación: Comunicación escrita o verbal, para la emisión de un documento. Formulario Solicitud de Cambios a (FO-DGSE-1), para realizar cambios en la documentación existente. Comunicación escrita o verbal, emisión de un documento. Formulario Solicitud Cambios (FO-DGSE-1). de a Formulario Solicitud de Eliminación de Formulario Página 24 de 25

7 PR-DGSE-1 Agosto 211 (FO-DGSE-3), para cancelar documentación existente. Solicitud Eliminación (FO-DGSE-3). de de 2. Técnico(a) asignado al 3. Representante por la ante el SGC Valida la solicitud y remite con las sugerencias de lugar al Representante por la ante el SGC. Analiza la solicitud y las sugerencias y determina si procede o no la solicitud. Firma en señal de aprobación. De no proceder la solicitud, indica las razones y se declina. Solicitud aprobada Solicitud no aprobada y las razones. 4. Dueño de Proceso 5. Técnico(a) asignado al Emisión de Levanta y/o recolecta los datos del nuevo documento y entrega al Técnico(a) de asignado al. Determina tipo de documento, conforme al contenido. Selecciona formato, según se ha establecido en el Sistema de Documentación (PR-DGSE-1). Asigna código, según la Lista Maestra de (LI- DGSE-1). Documento elaborado o emitido. Página 25 de 25

8 PR-DGSE-1 Agosto Dueño de Proceso 7. Técnico(a) asignado al 8. Técnico(a) asignado al Remite documento para revisión y firma de aprobación. Pasar al punto siguiente (No. 9) de este documento. Revisión de Solicita copia de Consulta del documento a modificar y registra los cambios en el documento. Completa formulario Solicitud de Cambios a (FO-DGSE-1). Firma formulario, lo adjunta al documento y remite al Técnico(a) asignado al documento, para revisión y firma de aprobación. Revisa los cambios registrados en el documento y remite al Director para firma de aprobación. Pasar al punto siguiente (No. 9) de este documento. Eliminación o Cancelación de Analiza las causas de la eliminación o cancelación del documento, para considerar si procede o no. Consulta con el Director la solicitud y toman la decisión más adecuada para el Sistema de Gestión de Calidad. Si no procede la solicitud de cancelación o eliminación, Documento modificado o revisado. Formulario Solicitud de Cambios a (FO-DGSE-1). Documento eliminado o cancelado. Formulario de Página 26 de 25

9 PR-DGSE-1 Agosto 211 declina la solicitud. Si procede, verifica, en la Lista Maestra de (LI-DGSE-1), los puestos que poseen copia del documento a eliminar, las retira y destruye. Solicitud de Eliminación de (FO-DGSE-3). Identifica los a los que hace referencia el documento a eliminar y dónde () él es referido. Notifica por escrito la eliminación del documento y las razones. Solicita la actualización de los e indica el tiempo permitido para realizarlas, el cual deberá ser menor a 15 días laborables. Elimina de la Lista Maestra de (LI-DGSE-1) el documento eliminado. Coloca sello de OBSOLETO al original del documento eliminado o cancelado. Anexa el formulario de Solicitud de Eliminación de (FO-DGSE-3) y conserva en el lugar de originales eliminados o cancelados por periodo de un (1) año. Pasado ese tiempo, lo destruye. Finaliza el proceso de eliminación. Revisión de Aseguramiento de la Conformidad con el Sistema de Documentación y el SGC Página 27 de 25

10 PR-DGSE-1 Agosto Representante por la ante el SGC 1. Técnico(a) asignado al Revisa las informaciones registradas en el documento y asegura cumpla con los requerimientos internos de la General de, con las leyes aplicables y que mantenga la coherencia con los demás del SGC. Firma documento (emitido o revisado) como revisadoautorizado y devuelve a Técnico de asignado al. Distribución de la Documentación Gestiona la firma de aprobación del Director General de en el documento elaborado. Identifica los receptores del documento (emitido o revisado) aprobado. Completa formulario de Distribución de (FO-DGSE-2), garantizando SIEMPRE incluir a todos los puestos involucrados y a los niveles superiores relacionados o instancias del Ministerio que sea requerido. Coloca sello de DOCUMENTO CONTROLADO en la primera página de cada documento fotocopiado. Entrega las copias del documento a cada receptor y solicita firmar como constancia de recibo. Si el documento fue producto de un cambio (modificación o actualización), solicita a los puestos correspondientes las copias del documento obsoleto y las destruye. Documento firmado como revisadoautorizado Formulario de Distribución de (FO-DGSE-2). Página 28 de 25

11 PR-DGSE-1 Agosto Técnico(a) asignado al 12. Técnico(a) asignado al, en colaboración con el Representante de la para el SGC. Actualiza el documento de la Lista Maestra de (LI-DGSE-1). Archiva el documento original (emitido por primera vez o revisado). Si el documento fue producto de un cambio (modificación o actualización), retira del archivo el documento original obsoleto, coloca sello de OBSOLETO y lo archiva en el lugar de originales obsoletos por un periodo de un (1) año. Pasado este tiempo, destruye el documento obsoleto. Difusión de la Documentación Instruye al personal responsable de aplicar el documento distribuido sobre el cumplimiento del mismo. Esto lo realiza mediante reuniones o comunicaciones. Da seguimiento a la aplicación del documento distribuido (emitido por primera vez o revisado). Lista Maestra de (LI-DGSE-1). Comunicación o minuta de reunión de difusión de. Página 29 de 25

12 PR-DGSE-1 Agosto 211 III. Registros de Calidad Código Título Responsable Ubicación Modo de Conservación Tiempo de Conservación RC-DGSE-1 Formulario Solicitud de Cambios a (FO-DGSE-1). RC-DGSE-2 Formulario de Distribución de (FO-DGSE-2). RC-DGSE-3 Formulario Solicitud de Eliminación de (FO-DGSE-3). Técnico(a) asignado al General de Físico y/o Digital 3 años RC-DGSE-4 Comunicación o Minuta de reunión de difusión de. Fin del documento Página 21 de 25

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