CONTROL DE DOCUMENTOS
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- Belén Escobar Maestre
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1 de Control CONTROL DE DOCUMENTOS Nivel de documentación I II III IV Titulo del Documento Procedimiento Emisión de Título Profesional, Grado y Diploma de Especialidad. Procedimiento de Validación de Certificado e Historia Académica de Nivel Medio Superior y Licenciatura Anexo: Tabla de Requisitos para títulos del Sistema Dependiente e Incorporado. Anexo: Solicitud oara la presentación de la Evaluación Profesional Anexo: Cuestionario Satisfacción del Usuario Revisa Fecha De Revisión 11/07/2014 Aprueba Comité de Calidad Fecha de aprobación 11/07/ Versión Vigente Disponibilidad 07/11/2014 Comité de Calidad 07/11/ /10/2014 Comité de Calidad 03/10/ /11/2014 Comité de Calidad 20/11/ /07/2014 Comité de Calidad 11/07/ Plan de Calidad: Egreso 07/11/2014 Comité de Calidad 07/11/ Lista Maestra de Documentos 04/09/2015 Comité de Calidad 04/09/ /7
2 de Control Legislación Universitaria de la Tabla de Requisitos por Tipo de Certificado Oficio de Solicitud para el ingreso de Certificado e Historia Académica. Lineamientos para Jefes de Control Lineamientos para Personal Operativo de la Unidad de Certificación 12/01/2015 Comité de Calidad 12/01/ Pág. Web. 11/07/ /07/ /07/ /07/ Pág. Web. 11/07/ Pág. Web. 11/07/ Pág. Web. 2/7
3 de Control Control de documentos externos Identificación documento externo Dónde se encuentra Distribución Medio N/A (Unidad de Títulos) N/A N/A Ley General de Educación Pág. Web. Actas de Calificaciones y Expedientes Archivo de la de Control Impreso 3/7
4 de Control CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICAR Nombre del Registro ALMACENAMIENTO Lugar PROTECCION De qué manera se protege RECUPERACIÓN En dónde se recupera TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Oficio de solicitud de elaboración de Título Profesional (formato libre) Oficio de devolución (formato libre) Tabla de Requisitos para títulos del Sistema Dependiente e Incorporado Solicitud para la presentación de la Evaluación Profesional. Unidad de Títulos Carpeta Acuse en el Organismo Unidad de Títulos Carpeta Acuse en el Organismo Unidad de Títulos Carpeta Respaldo en computadora Versión en Sistema Sustituir Unidad de Títulos Carpeta N/A Versión en Sistema Sustituir Sistema Integral de Control, Ctresc Unidad de Títulos En computadora con password Respaldo en el área de Sistemas de la de Control. Ultima actualización N/A Programación de envío de pedidos. Unidad de Títulos Carpeta Respaldo en computadora 1 año Sustituir Orden de trabajo. Unidad de Títulos Carpeta N/A 1 año Archivar 4/7
5 de Control IDENTIFICAR Nombre del Registro ALMACENAMIENTO Lugar PROTECCION De qué manera se protege RECUPERACIÓN En dónde se recupera TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Medición del Producto Unidad de Títulos Carpeta Respaldo en computadora 1 año Archivar Libro de Registro. Unidad de Títulos Cajón con llave Respaldo en computadora Permanente Archivar Medición del Objetivo. Unidad de Títulos Carpeta Respaldo en Computadora 1 año Archivar Cuestionario Satisfacción del Usuario Medición Satisfacción del Usuario. Medición etapas del procedimiento Carpeta N/A Unidad de Títulos Unidad de Certificación Carpeta Respaldo en computadora Unidad de Títulos Carpeta Respaldo en computadora Grado Unidad de Títulos Mueble N/A 1 año Transferencia al Archivo Universitario de la Acta de evaluación Profesional con acuse de recibido. Unidad de Títulos Mueble Organismo 3 meses Transferencia al Archivo de la DCE 5/7
6 de Control IDENTIFICAR Nombre del Registro ALMACENAMIENTO Lugar PROTECCION De qué manera se protege RECUPERACIÓN En dónde se recupera TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Oficio de entrega de títulos disponibles (formato libre) Unidad de Títulos Carpeta Acuse en el Organismo 1 Año N/A Oficio de solicitud para el ingreso de Certificado e Historia Académica (Formato establecido) Oficio de Devolución (Texto establecido) Unidad de Certificación en carpeta de cada Organismo Unidad de Certificación en carpeta de cada Organismo Closet Closet Acuse en el Organismo Acuse en el Organismo Certificado original Digitalizadora Computadora Archivo electrónico Permanente Archivo de la DCE Listado de documentos Carpeta de Tramites Librero Unidad de Certificación 6/7
7 de Control Revisión Histórica Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Aprobó (Puesto) Descripción del cambio 00 25/11/2011 RD Comité de Calidad Inicio del proceso 01 01/02/2012 RD Comité de Calidad Integración del proceso de Egreso contemplando dos procedimientos: 1. Emisión de Título Profesional, Grado y Diploma de Especialidad 2. Validación del Certificado e Historia Académica de Nivel Medio Superior y Licenciatura /11/2013 RD Comité de Calidad Actualización de Mejoras 03 31/03/2014 RD 04 11/07/2014 RD 05 07/11/2014 RD 06 04/09/2015 RD Actualización de Mejoras Revisión del documento, alineación del objetivo de calidad al PRDI Cambio la versión del plan de calidad. Modificación de versiones y fechas de los documentos en la lista maestra de documentos. 7/7
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