Servicio: Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales Unidad: 1 y 2 SUBSECRETARIA DE DESARROLLO RURAL

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1 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión SUBSECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Dirección General de Prgramas Reginales y Organización Rural. Institut Nacinal para el Desarrll de Capacidades del Sectr Rural, A. C. PROGRAMA SOPORTE 2009 SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES Guía Metdlógica 3 EL PLAN DE MEJORA DE LA EMPRESA Y SU GESTIÓN 1 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

2 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión CONTENIDO I. PRESENTACIÓN... 3 II. INTRODUCCIÓN... 5 III. FORMULACIÓN DEL PLAN DE MEJORA Qué es y para qué sirve un Plan de mejra Accines de Asesría Empresarial Recmendacines para la cnstrucción del plan de mejra Definición de bjetivs Definición de metas Actividades del plan Diseñ y manej de Indicadres Plan de acción El cmprmis del asesr cn la OER IV. ESQUEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE MEJORA Qué es y para qué sirve el esquema de seguimient y cntrl Diseñ del esquema de seguimient y cntrl Asesría para el seguimient y cntrl del plan de mejra Infrmes del seguimient y cntrl del plan Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

3 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión I. PRESENTACIÓN La guía metdlógica tres, denminada EL Plan de Mejra de la Empresa y su Gestión tiene pr bjet prprcinar a ls Asesres (PSP), del servici de Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales recmendacines prácticas para el desempeñ de las funcines sustantivas tales cm: Acrdar cn ls integrantes de la empresa la elabración y puesta en marcha de su Plan de mejra. Establecer un sistema de cntrl y seguimient que permita evaluar el desempeñ real del plan de mejra acrdad cn la rganización. La presente guía abrda, ls aspects teórics y práctics para que el asesr pueda facilitar cn el grup la cnstrucción del plan de mejra de la empresa, per sbre td para que ayude a su puesta en marcha, diseñand su prpi esquema de seguimient y cntrl, que estará a carg de ls integrantes de la empresa. En el marc de la elabración del plan de mejra cn la empresa, se van definir accines para establecer acuerds entre la rganización y el asesr sbre: Actividades del plan que estarán a carg de la empresa. Actividades que estarán a carg del asesr. Actividades que estarán a carg de trs especialistas (si l requieren). Actividades de asesría pr parte del PSP a la empresa, para que pueda dar seguimient y cntrl al plan de mejra. Para la cnstrucción del plan de mejra y su esquema de seguimient, se prpne utilizar instruments específics para tal fin, y sbre td, recmendacines sbre el us de métds que permitirán al asesr prpiciar la participación de ls integrantes de la empresa en el diseñ y puesta en marcha del plan. Para lgrar l anterir, la guía se estructura en ds partes, la primera se rienta a describir ls cmpnentes el Plan de mejra, explicand la frma de cóm cnstruirl cn la participación de ls miembrs de la empresa. En la segunda parte se abrda la imprtancia y manej de un esquema de seguimient utilizand indicadres para verificar el lgr de las actividades y metas. Para un mejr us y cmprensión de la guía, se recmienda utilizar ls anexs que se mencina dentr del dcument. Ests, sn una serie de prpuestas que utilizan métds y herramientas para rientar al asesr a facilitar el abrdaje de ls temas descrits en la primera y segunda parte de la guía, a través de reunines de trabaj, sesines, talleres cn ls miembrs de la rganización. 3 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

4 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Pr la frma de estar estructurada la guía y ls anexs permiten que el asesr, pueda hacer us de tda la guía cmpleta de alguna (s) sección (es) en especial, de acuerd a sus necesidades. Se debe cncer bien la guía cn sus anexs y después, utilizar sl las partes que se vayan requiriend. Durante la lectura y us de la guía, sugerims aprvechar ls cncimients y experiencia de ls prductres, fmentand cnstantemente su participación y rientándls en la tma de decisines hacia las accines que deben realizar para lgrar un desarrll integrad de su rganización, partiend de un análisis ampli de su realidad. Cnsiderams que este dcument representa una herramienta útil para la prestación del servici, sin embarg n pretende reslver tdas las necesidades de infrmación ni anticiparse a las múltiples dudas y prblemas técnics que sin duda surgirán en el desarrll del trabaj. Pr l tant, es indispensable que se cmplemente cn lecturas y herramientas afines. 4 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

5 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión II. INTRODUCCIÓN En la vida ctidiana de una empresa, l más sencill es n instrumentar accines que les generen esfuerz e inversión., permaneciend sin hacer cambis a pesar de haber detectad prblemas en la peración y vida interna de la rganización. Esta pstura, es la más cómda, dejar de hacer, dejar pasar. La situación se cmplica, cuand la tendencia muestra, que la empresa está perand de manera inadecuada, presentand alts grads de ineficiencia, riginand fuertes pérdidas en tds ls órdenes (baja rentabilidad). Td est puede traer cm cnsecuencia que la rganización empresa cierra y desaparezca. Pr cnsiguiente, las expectativas de ls clientes y de ls scis n se cumplen. Para evitarl, es necesari cnfrntar cn su realidad a ls scis y trabajadres de las rganizacines, dinamizar el análisis y reflexión de su situación, valrand sus prblemas, y busquen acuerden las slucines que les permitan mejrar su situación. Ests trabajs, se pueden apyar desde el exterir de las rganizacines, cn servicis de asesría prfesinal que apyen a la empresa a identificar su situación y mtivar cambis en su vida interna, lgrand mejras sustantivas en su peración e ingress,. Para lgrar est, el prestadr de servicis, deberá de realizar un trabaj de diagnsis y de planeación que permita a la rganización instrumentar una estrategia de cambis, buscand que la empresa permanezca perand pr much tiemp. Cuand se cncluyen ls trabajs de diagnsis (Guías 1 y 2) y se tienen expresads ls factres de atención que tiene cada área, se prcede a la elabración de un plan que permita cambiar la situación. En la presente guía se muestran las funcines sustantivas, que permiten planificar la acción de la empresa a partir de ls resultads del autdiagnóstic y del diagnóstic de la empresa; las actividades que se van a llevar a cab sn: Facilitar la integración del plan de mejra, cn base a las prtunidades identificadas y la atención a ls punts crítics. Elabrar el esquema de seguimient y cntrl del plan de mejra, para asegurar su ejecución. Brindar acmpañamient para la gestión, seguimient, evaluación y cntrl de las accines cnsideradas en el plan de mejra, cnfrme a ls indicadres prevists pr la empresa y ls de interés para la estrategia nacinal. 5 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

6 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Para que un plan prduzca ls beneficis deseads, es necesari establecer una estrategia de ejecución, cntrl y seguimient, que incrpre elements de evaluación. A l larg de la guía se plantean ejercicis que permitirán diseñar el plan de mejra, así cm ls instruments de seguimient y cntrl adecuads a la rganización para evaluar ls indicadres establecids y bservar resultads, bien detectar a tiemp, psibles desviacines que prpicien la tma de accines crrectivas. El bjetiv que se busca es que el plan de mejra se lleve a cab en el tiemp estimad, cuidand que las actividades n cnsuman más tiemp y recurss de ls prgramads, y permita que se vayan haciend ls ajustes necesaris cuand se identifican desviacines cn respect a la prgramación inicial. En este sentid, la guía plantea una secuencia lógica de pass para generar ls prducts en esta fase, y NO debe, en ningún mment, representar un bstácul para realizar ls trabajs planteads, se espera que el asesr haga us de su experiencia y creatividad prpniend instruments y/ accines, que cmplementen el trabaj slicitad, cuidand de n distrsinar la rientación de las actividades. Ls prducts y evidencias que se deben de entregar en esta fase sn: 1. Plan de mejra validad pr la rganización, incluyend ls indicadres prevists pr la empresa y en cncrdancia cn ls planteads para la estrategia nacinal 2. Acuerds sbre las accines que van a ejecutar, el asesr, el grup y agentes externs del plan de mejra. 3. Esquema de seguimient y cntrl del plan. 4. Reprtes de Acmpañamient 5. Reprtes en la Gestión de Alianzas Estratégicas 6. Infrme de capacitación y asesría a la empresa. La guía cnstituye una herramienta didáctica que apya el desarrll de las funcines cm prfesinal; per la respnsabilidad de la prestación del servici es del asesr. Esta metdlgía pretende hacer más eficiente su labr, exige cncer y dminar bases tecnlógicas y cnceptuales para que esté en cndicines de prpiciar mments de reflexión y de argumentar sus aprtacines cn ls integrantes de la empresa, así cm manejar adecuadamente cada element de la estrategia. NOTA: Es recmendable que se la guía en su ttalidad antes de iniciar el prces y se cnsulte tantas veces cm sea necesari. 6 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

7 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión III. FORMULACIÓN DEL PLAN DE MEJORA La planeación siempre se ascia a la idea de rganizar, rdenar, crdinar, prever. Planear es determinar accines cn el prpósit de alcanzar determinads bjetivs, mediante el us eficiente de ls medis Qué es y para qué sirve un Plan de mejra. Planear significa pryectar; pensar ahra l que se hará más adelante, prgramand cn anticipación las accines y actividades del grup, rganización empresa de manera eficiente (estratégica). La planeación tiene tres vertientes: 1. Sustantiva: prque es un esfuerz pr influir el curs de determinads acntecimients. Se trata de cnstruir el futur de alg. 2. Frmal: prque incide de manera rganizada sbre prcess y accines. 3. Operacinal: prque utiliza determinads prcedimients, cn el prpósit de intrducir rganización y racinalidad a un cnjunt de actividades pertinentes. Se planea prque hay que reducir incertidumbres, sbre la base de un mejr cncimient de la realidad (diagnóstic) y la previsión de l que puede acntecer de mantener algunas situacines. Cn l anterir, el plan de mejra es un prces mediante el cual determinams hacia dónde dirigirns, cn qué medis, siguiend qué pass y en cuánt tiemp. Las actividades de planeación incluyen necesariamente una cantidad cnsiderable de pass a darse y detalles a tmarse en cuenta para cada mment de la planeación. El plan de mejra cnstituye un instrument que permite llevar a cab las actividades planteadas y alcanzar ls resultads esperads. El plan retma ls resultads del diagnóstic y cntiene ls siguientes elements: Factres de Atención Priritaria Indicadres: De la OER De la Estrategia Nacinal Plan de Mejra Objetiv Metas Actividades Respnsables Prcedimient Tiemps Recurss Resultads 7 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

8 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Las preguntas básicas que cntesta un plan sn: Qué se va hacer? Para qué se va hacer? Pr qué se hará? Cóm se hará? Cuand se hará cada actividad y cn qué secuencia? Cn qué recurss humans y materiales se realizará l acrdad? Quién l va hacer? Entre tras. Es imprtante subrayar el para qué se planifica ; Para influir en el curs de cierts acntecimients. Para cambiar de una situación inicial a una situación bjetiv Para sentar las bases en la tma de decisines. Para cncentrar recurss en trn al cumplimient de ls bjetivs. Para hacer perdurables, en el tiemp, las actividades. Para facilitar la adquisición de nuevas experiencias. De esta frma, cn la planeación al establecer claramente ls resultads que se pretende alcanzar, y minimizar riesgs cn bases bjetivas para prever y cambiar el futur se prmueve la eficiencia, se ptimizan recurss, se reducen csts y se incrementa la prductividad de la empresa, 3.2. Accines de Asesría Empresarial. Durante el plan de mejra que se va a cnstruir en la empresa, a partir del servici de Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales, bligatriamente se tendrán que incrprar accines de asesría empresarial. Estas accines sn las que están encaminadas a mejrar las situacines detectadas en ls factres de atención, per que se relacinan directamente cn el carácter empresarial de la rganización. Pr ejempl, accines para mejrar la administración de ls recurss, para tener mecanisms de cntrl más eficientes, para mejrar ls esquemas de asignación y manej del presupuest y/ para la administración de riesgs, así cm el diseñ e implementación de estrategias cmerciales que cambien la imagen a la empresa, entre muchas tras. Cn l anterir, en el plan de mejra se deben cnsiderar accines de asesría que vayan a mejrar el enfque empresarial de la rganización, y una vez cntempladas y diseñadas, que el asesr se haga carg de algunas de ellas y las pnga en marcha, siempre y cuand, cumpla cn el perfil prfesinal y cuente cn la experiencia para asesrar a la empresa en esas áreas y temas. En este sentid, para algunas accines de asesría empresarial, pr sus características y cmplejidad, se tendrán que cntratar a especialistas prfesinales. 8 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

9 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión 3.3. Recmendacines para la cnstrucción del plan de mejra. Elabrar un plan de mejra para una empresa, es sencill si se cuenta cn un sistema de investigación y de infrmación prtuna y actualizada, ya que est, va a permitir valrar ls riesgs de las cndicines presentes y futuras que pueden afectar el lgr de ls resultads prevists. Un plan de mejra, se debe cnstruir cn ls miembrs de la empresa. L que implica, td un esfuerz de preparación y facilitación para frmular y acrdar cn ls participantes tds ls aspects que cntiene. Elabrar el plan de mejra cn ls interesads, permite establecer bien sus alcances, en función de las expectativas y cndicines de ls participantes, acrdand la ruta para cnseguir ess resultads, y definiend las respnsabilidades y pr cnsecuencia invlucrand a tds en su puesta en marcha. N hacerl así, implica el riesg de n aceptarlas pr n estar de acuerd en l que se le está presentand. En el ANEXO F TALLER PARA EL DISEÑO DEL PLAN DE MEJORA se prpne una sesión de trabaj para que el asesr facilite la cnstrucción de un plan de mejra cn ls scis de le empresa, en el entendid de que a l mejr se van a requerir una más sesines talleres debid a que pueden ser muchs factres de atención a incluir. Pr tr lad, el plan debe servir a ls miembrs de la rganización para ejecutar las accines, debe ser un instrument, clar, sencill, fácil de entender y manejar, NO debe cnvertirse en un instrument que sól un expert interpreta y ejecuta. El plan de mejra debe ser un instrument flexible, cm la planeación se refiere a futur, su ejecución debe permitir cierta flexibilidad de acción cn el fin de adaptarl a situacines imprevistas. El plan de mejra esta cnstituid pr elements básics. La cantidad de aspects a tratar y su rden será respnsabilidad del quién l está elabrand, él puede decidir qué aspects incluir, sin dejar de respetar la secuencia lógica de la planeación. El plan de mejra cnsta de ds partes, la estratégica y la perativa: 1. En la estratégica, se frmulan ls bjetivs (general y particulares), las metas, ls indicadres crrespndientes y las actividades. 2. En la perativa, se definen las accines específicas tareas, las fechas de realización, ls recurss que requiere, y ls respnsables. Para elabrar el plan de mejra, es necesari que se tengan a la man ls resultads del diagnóstic, sbre td ls factres de atención que se ratificarn en esta fase. Una vez que ya se tiene est se prcede a elabrar el plan cn ls miembrs de la empresa, iniciand cn la frmulación de ls bjetivs. 9 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

10 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión En el ANEXO 3 GUIÓN DEL PLAN DE MEJORA, se encuentra el instrument que sirve para sistematizar ls trabajs de la cnstrucción del plan, que fuern elabrads cn la empresa Definición de bjetivs. Un bjetiv es un enunciad que expresa el resultad que querems lgrar, expresad cualitativamente. Un bjetiv respnde a tres preguntas básicas: Qué quier lgrar? Para qué l quier hacer? Cóm l quier hacer? Existen ds tips de bjetivs, el general y ls particulares. El bjetiv general expresa el resultad final al que se quiere llegar y respnde las preguntas básicas: qué quier lgrar?, para qué l quier hacer? y cóm l quier hacer? Ls bjetivs específics sn ls resultads intermedis que se deben de btener para llegar al bjetiv general. Respnde también a las mismas preguntas básicas, cn la diferencia de que sus respuestas sn más especificas. En este sentid, las empresas necesitan decidir anticipadamente qué es l que pretenden lgrar (bjetivs) y l que deben hacer para alcanzar sus resultads y deben de estar cnscientes que una vez definid el bjetiv, la planeación cnstituye la mejr manera de llegar a él. Ejempls: Objetiv general: Aumentar la rentabilidad de la empresa, elevand la eficiencia perativa e instrumentand una estrategia cmercial que permita psicinar ls prducts de mejr manera en el mercad, incrementand sus ventas anuales. Objetiv específics: Aumentar las ventas anuales del prduct líder de la empresa. Diseñar una estrategia cmercial que se riente a la satisfacción de ls clientes y al repsicinamient de la imagen de la empresa. Elevar ls márgenes de eficiencia perativa en la empresa, ptimizand el prces de prducción e incrprand tecnlgía acrde a las necesidades del prduct a btener y al mercad que se atiende. Disminuir ls gasts perativs, estableciend un esquema de mnitre y cntrl que sirva para revisar frecuentemente ls mvimients y gasts 10 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

11 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Objetiv general: Frtalecer la vida interna de la empresa, implementand esquemas de buen gbiern que dinamicen la peración de la rganización, buscand hacer eficientes ls prcess interns y pr l tant elevar significativamente sus utilidades anuales. Objetiv específics: Actualizar el cnsej de administración, elabrand sus manuales y estatuts específics. Elabrar ls manuales administrativs de la empresa (Organización y prcedimient). Establecer un mecanism de cntrl para el manej presupuestal, asignad ls recurss de acuerd a las necesidades de las áreas de la empresa. Actualizar ls estads financiers de la empresa y de situación patrimnial, para definir la prpiedad de ls activs entre tds ls scis. Instrumentar mecanisms de cntrl de prcess (prducción y ventas) y de gasts para ptimizar ls recurss existentes. Bajar ls csts perativs a partir de la eficiencia en el manej de ls recurss y prcess. Para cada bjetiv general cm mínim se deben de plantear ds bjetivs específics. Es imprtante que sean clars y alcanzables, que expresen las necesidades de la empresa y sus scis. NOTA: Para cnstruir el plan de mejra en sus cmpnentes de bjetivs específics, metas y actividades, te recmendams que retmes ls Factres de atención de acuerd a su nivel y alcance. Est quiere decir, revisa la lista crrespndiente de ls factres ratificads en el diagnóstic y ubícals de acuerd a su alcance, en bjetiv específic, en metas en actividad. L más segur es que debas replantear el enunciad para que quede cm bjetiv meta. Pr ejempl en el eje rganizativ se tienen varis factres de atención, entre ells está el de Rerganizar y pner a trabajar al cnsej de administración, y trs cm el de elabrar misión y visión. De ests el primer tiene un alcance más ampli cm de bjetiv y ls trs tienen el alcance de actividades tareas Definición de metas. La meta es un enunciad que indica también un resultad, per expresand la cantidad y tiemp y permite pner cuantitativamente l que se quiere lgrar en el bjetiv. Una meta respnde a tres preguntas básicas; Cuánt de qué se quiere lgrar (en unidades numéricas, prprcines prcentaje). 11 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

12 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Cuánd (expresad en fechas perids) Cn qué características, sn parámetrs rangs para calificar ciert resultad. (atributs de la meta). Ejempls de redacción de metas sn: 10% de disminución de csts en 12 meses. 15% de aument en las ventas del prduct en 6 meses. Elevar el rendimient en un 15% en ds cicls. Instalar ds líneas nuevas de prducción en 12 meses. Incrementar 10% la capacidad instalada de la empresa en tres añs. Acreditar a 20 persnas en el manej de la regla NOM XXXX. Realizar 30 talleres de frmación en Planeación estratégica a PSP en 5 meses. Vender X tneladas anuales del prduct líder de acuerd a la nrma YYY. Algunas metas n necesariamente deben de cntestar a la pregunta cn qué características, debid a que ésta sl se pide cuand se quieren valrar resultads cn medicines más particulares, pr ejempl: Númer de persnas que están aplicand adecuadamente ls métds acrdads. Númer de prducts que cumplen cn la nrma XXX. Las metas van ligadas a ls bjetivs específics, pr l tant se requieren frmular las necesarias para medir su lgr Actividades del plan. Después de que se frmulan las metas, se deben de acrdar las actividades a ejecutar para lgrar esas metas. La pregunta que se debe enunciar es Qué se debe hacer para lgrar esas metas. Cn esta pregunta se pdrán detectar una serie de actividades. La ventaja de este servici de asesría, es que el PSP y el grup pueden retmar ls Factres de atención cm actividades. Ante est, se debe revisar la lista crrespndiente y utilizarls. Si cn esas actividades n se alcanza a lgrar la meta, se tiene que acrdar cn el grup las necesarias para btener las metas resultads. Objetiv específic Rerganizar y pner a trabajar al Cnsej de Administración Metas 1 cnsej de administración actualizad y perand en tres meses. Qué se debe hacer para lgrar 1. Definir las funcines principales que el Cnsej de Administración debe cumplir y redefinir a ls integrantes, para identificar perfil de puests y necesidades de capacitación. 2. Establecer legalmente al Cnsej de Administración. 3. Elabrar el reglament intern del cnsej. 12 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

13 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión NOTA: De la lista de factres de atención, alguns tendrán el alcance para ser utilizads cm bjetivs específics metas. Hay que valrar si est se puede hacer, de l cntrari se usan para la frmulación de las actividades tareas del plan Diseñ y manej de Indicadres. Un indicadr es una variable que ayuda a medir ls cambis que se prducen en una situación determinada. También se puede decir que se utiliza para cmparar ls resultads cualitativs y cuantitativs efectivamente btenids, en la ejecución de un pryect, prgrama, meta actividad. Ls indicadres sn ls elements básics de las técnicas de cntrl de gestión. Sirven cm instrument para el mnitre y evaluación de la eficiencia, efectividad e impact, de ls bjetivs, metas actividades. Un buen indicadr debe ser: Accesible(fácil de identificar y recpilar) Pertinente (para l que deseams medir) Fiel (que infrme cn fidelidad de las cndicines de ls dats que se recgen) Objetiv (n ambigu en su interpretación) Precis (para la acción que se quiere estimar) Sensible (que permitan recger y estimar variacines de aquell que sn referente). Hay distintas clases de indicadres: Indicadres de ejecución, se usan para el seguimient y miden cambis inmediats Lgrs- causads directamente cn las actividades. Permiten dar cuenta del prces (cambis en cncimients, habilidades, actitudes), de cóm se avanza hacia la btención de Resultads. De ecnmía: Nº recurss empleads/dispnibles De eficacia: Tip de actividades planteadas y ejecutadas De efectividad: resultad de la actividad realizada. De eficiencia: Valran ls recurss empleads en relación a ls resultads cncrets btenids en la actividad. Indicadres de resultads: Se usan para la evaluación del prces y miden cambis intermedis que surgen del us sinérgic de ls recurss dispnibles cn ls resultads. Verifican cambis a median plaz, ls resultads anuales que cntribuyen cn el bjetiv general y permiten verificar la eficacia de las metas, bjetivs y psibles pryects. Estratégics: Infrman qué factres externs influyen en el prces de actividad 13 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

14 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión De Estructura: Valran ls recurss dispnibles y ls necesaris. De Prces: Evalúan cóm se desarrllan las actividades intermedias del prces de gestión De Resultad: Miden ls resultads finales del prces De eficacia: Cmparan ls resultads btenids cn ls prevists De efectividad: Valran el resultad glbal cncret cn el previst. El manej de ls indicadres tiene un carácter direct indirect. Ls indicadres directs se utilizan para el mnitre seguimient. Ls indicadres indirects se usan para medir efects impacts; bien dnde la medición directa n es factible. Durante la frmulación del Plan de mejra la empresa deberá acrdar ls indicadres a utilizar para medir las actividades y las metas planteadas. El asesr ayudará a frmularls en las sesines de planeación. Existen indicadres que respnden a ls resultads que se esperan btener a través de la ejecución del servici y que es indispensable medir, cm sn: Indicadres de ejecución sn: N. de participantes a talleres. Persnas capacitadas. Actividades realizadas cntra las prgramadas N. De prducts elabrads cn las actividades realizadas. Indicadres de resultads sn: Increment del rendimient Increment de ingress Prcentaje de disminución de csts. Aument de ventas Prcentaje de cmpras cnslidadas en cmparación cn el ttal de cmpras de la empresa. Prcentaje de ahrr de ls scis en las cmpras cnslidadas. Prcentaje de ventas cnslidadas en cmparación cn el ttal de ventas de la empresa Prcentaje de ganancia de ls scis pr ventas cnslidadas Cantidad de servicis que presta una empresa a sus scis de ls que requiere. Existen trs que pueden ser exclusivamente de interés de la empresa y que se desprenden de las metas y actividades del plan de mejra. Se deben de tmar en cuanta prque sn OBLIGATORIOS, cm es el cas de: 14 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

15 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Prcentaje de ventas en cnslidad cmparad cn las ventas individuales. Prcentaje de ahrr en las cmpras cnslidadas, en cmparación cn las cmpras individuales. Disminución de ls csts de prducción cn respect al añ cicl anterir. Númer de actas de asamblea prtclizadas. Acta cnstitutiva actualizada y de acuerd a las necesidades de la empresa. Cnsej de administración sesinand y legalmente cnstituid. Cuadrs de representación actualizads y en peración Estructura de gbiern cnstituida y trabajand En ls trs ejes de la empresa pdems mencinar a: Plan de negcis elabrad Plan de negcis en ejecución Númer de prducts que cambiarn imagen y registrs. Sistema de cntabilidad perand. Manuales de rganización y prcedimients elabrads y siend utilizads. Presupuest de la empresa perand en función a l planead. La manera en que se va a expresar el manej de indicadres en el plan de mejra es la siguiente. Objetiv específic Metas Indicadr y medi de verificación Qué se debe hacer para lgrarl? Indicadr y medis de verificación Actividad Rerganizar y pner a trabajar al Cnsej de Administración 1 cnsej de administración actualizad y perand en tres meses. Un Cnsej de administración sesinand de acuerd a su prgrama. Numer Puests del cnsej asignads legalmente. Númer de prpuestas y accines de mejra planteadas desde el cnsej. 1. Definir las funcines principales que el Cnsej de Administración debe cumplir y redefinir a ls integrantes, para identificar perfil de puests y necesidades de capacitación. 2. Establecer legalmente al Cnsej de Administración. 3. Elabrar el reglament intern del cnsej. Perfil de puests del cnsej descrits. Lista de actividades del cnsej. Cnsej legalmente cnstituid Acta de asignación y frmalización Reglament elabrad intern Actas de reunines del cnsej. 4. Cnsej sesinand de acuerd a su prgrama. Sesines de cnsej realizadas. Actas de cnsej En el ANEXO F se prpne una sesión de trabaj para que el asesr facilite la cnstrucción de un plan de mejra cn ls scis de le empresa y la frmulación de sus prpis indicadres, tmand en cuenta ls planteads en la Estrategia Nacinal de Cnslidación Organizativa, ls cuales sn: 15 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

16 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión Númer de OER que disminuyen ls csts de ls insums básics, en al mens 15% pr cmpras cnslidadas. Númer de OER que incrementan sus ingress en al mens 10% pr la venta cnslidada de sus prducts Plan de acción. Psterirmente a la frmulación de ls bjetivs, las metas, las actividades y sus indicadres, se prcede a elabrar el plan de acción. Este plan de acción, cnsiste en acrdar cn la empresa las tareas específicas de cada actividad, estimand ls siguientes aspects: La fechas de realización (crngrama). Ls recurss que requiere la tarea actividad, determinand quién será el que aprte dichs recurss. Respnsables de ejecutar la tarea y actividad. Algunas veces las actividades n tendrán tareas a realizar, pr l tant sól se trasladan dichas actividades al plan de acción. En el ANEXO 3 GUIÓN DEL PLAN DE MEJORA, se encuentran las tablas que permiten sistematizar ls trabajs elabrads cn la empresa en la cnstrucción del plan de acción El cmprmis del asesr cn la OER. Durante la frmulación de tdas las actividades y tareas del plan de mejra, l recmendable es que se acuerde cn la empresa las bligacines del asesr cn respect a la ejecución del plan. Para est se definirán de cuáles actividades y tareas se va a hacer carg el asesr, retmand ls resultads de la aplicación de la ficha de autdiagnóstic. Se sugiere que el asesr se haga carg de aquellas actividades que están más relacinadas cn su perfil prfesinal y experiencia, cn la finalidad de que le sea mens cmplicad lgrar ls resultads esperads y cumplir cn l que espera la empresa. Si un asesr se respnsabiliza de ejecutar actividades y tareas de diferentes ejes (cmercial, perativ, administrativ, etc.) del plan de mejra, deberá acreditar el prces de frmación en línea establecid para cara área eje de la empresa cn la finalidad de especializarse. Finalmente, aquellas actividades y tareas que n estén en la respnsabilidad del asesr, estarán a carg de la rganización para que cntrate a trs cnsultres las realice cn su prpi persnal. Sí estas actividades están tempralmente dentr del servici, el asesr, tendrá que rientarlas y dar seguimient a su ejecución. 16 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

17 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión IV. ESQUEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE MEJORA Una vez que ya se terminó de elabrar el plan de mejra, se tiene que asegurar que se pnga en marcha, pr l tant, inmediatamente se debe acrdar dentr de la empresa un esquema de seguimient que ayude a realizar l planead Qué es y para qué sirve el esquema de seguimient y cntrl. Sn una serie de herramientas de planeación, que permiten asegurar la ejecución de las actividades y tareas acrdadas en un plan. Aseguran, en la medida de l psible, que se btengan las metas y bjetivs, ya que al usar el esquema de seguimient y cntrl se pueden tmar las decisines para hacer accines crrectivas y reencausar el rumb del plan. El seguimient y cntrl sirven para: Dirigir prcess Mantener/mejrar calidad Detectar fallas en prcess Obtener infrmación específica Tmar decisines fundadas Guiar actividades en puests y persnas Mejrar el sistema Rediseñar prcess El esquema de seguimient y cntrl manda señales inequívcas de que el plan va pr buen camin, per también puede señalar que las csas n están saliend cm se había esperad, pr l tant, ayuda a tmar decisines en tiemp y frma para crregir las fallas de ejecución Diseñ del esquema de seguimient y cntrl. Este esquema y el plan de mejra deben de ser elabrads cn ls miembrs de la empresa, se sugiere que se hagan de manera simultánea inmediatamente después de terminar la elabración del plan. De ser así va ser más sencill establecer acuerds sbre ls mecanisms de seguimient, fechas y respnsables, debid a que tienen muy presente ls aspects abrdads, así cm ls acuerds. Se recmienda que ls respnsables del seguimient en la empresa sean persnas diferentes a ls que ejecutan las actividades y tareas para evitar cnflict de intereses. Así mism, para impedir una carga fuerte de trabaj entre las persnas que ejecutan el plan y ls que dan seguimient, Si se requiere, se puede acrdar cn el grup la creación de un cmité de seguimient que se haga carg exclusivamente de esta tarea. Se debe ficializar su cnfrmación y la asamblea le asigna las atribucines para tal fin, 17 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

18 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión acrdand ls mments en que deben de reprtar a ls cuadrs directivs y asamblea de la empresa. Ls aspects que se deben de incluir en un esquema de seguimient sn: Retmar del plan de acción las actividades, tareas, fechas y respnsables de ejecución. Definir el mecanism de seguimient, revisión de dcuments de prducts, de acuerd a las características de la actividad. Asignar la respnsabilidad de quién va dar seguimient. Establecer fechas del seguimient. Definir el mecanism de infrmación a ls cuadrs directivs y asamblea. En el ANEXO 3 GUIÓN DEL PLAN DE MEJORA, se encuentran ls frmats que permiten sistematizar ls trabajs de la elabración del esquema de seguimient, así cm ls acuerds del grup para su ejecución Asesría para el seguimient y cntrl del plan de mejra. Para que la empresa se haga carg del seguimient y cntrl de las accines asegurand su cumplimient, es necesari que a l larg del servici se realicen sesines de asesría a ls miembrs del cmité de seguimient a ls encargads para tal fin. Esta asesría se puede realizar en talleres de capacitación cuand están realizand esa tarea (Frmación en situación de trabaj). Para tal efect, sugerims establecer un calendari de sesines cn ls scis, que tendrá la finalidad de capacitar a ls encargads y al mism tiemp dar seguimient y evaluar ls lgrs btenids, además se tendrá que acrdar a qué actividades se cmprmete el Asesr y cuáles sn atribuibles específicamente a la rganización. En el siguiente cuadr se muestra un ejempl para acrdar las sesines de seguimient cn ls miembrs de la rganización: ESIONES DE ASESORÍA A LA EMPRESA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL PLAN DE MEJORA N Fecha Actividades a tratar Talleres accines de seguimient Participan Resultads btenids Observaci nes y Organización Asesr acuerds 1 30/08/ 08 Apy a la revisión de ls dcuments sbre la cnfrmación de la nueva sciedad Ls encargads del cmité que va dar seguimient en esta parte 2 05/08/0 8 Taller para el manej del instrument general de seguimient Cmité de seguimient Cmité capacitad para el manej del instrument de seguimient 3 Taller para valrar el lgr de las metas usand ls indicadres. Cmité de seguimient Cmité usand ls indicadres en la evaluación de las metas 18 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.

19 Servici: Asesría a Organizacines Ecnómicas Rurales Unidad: 1 y 2 Módul: 3 El Plan de mejra y su gestión Lectura 1 M3: Guía metdlógica 3 El plan de mejra y su gestión 4.4. Infrmes del seguimient, acmpañamient y cntrl del plan. A pesar de que la planeación se frmula cn la intención de cntrlar ls factres que intervienen en la ejecución de las actividades, muchas veces existen trs factres que impiden realizar ls trabajs. Siempre la planeación tiene un grad de incertidumbre y es cmún que tda planeación se replantee de acuerd a las circunstancias imperantes en ese mment. Aquella planeación que n se crrigió en el transcurs de su realización, presenta grandes dudas en su planteamient y sbre td en su ejecución. Siempre hay impnderables que hacen cambiar la ruta, l imprtante de est, es n perder el rumb y adaptarse a las circunstancias para lgrar ls resultads necesaris en la empresa. Pr l anterir, es necesari establecer al interir de la rganización un calendari para que el asesr y el cmité de seguimient, puedan infrmar y reprtar a la asamblea de scis, a sus cuadrs directivs y al evaluadr, sbre ls avances y dificultades encntradas, mencinand también, acierts y circunstancias que están influyend a favr en cntra en su ejecución, cn el fin de tmar las decisines crrespndientes, ya sea de cntinuar cn el plan de instrumentar accines crrectivas y reprgramar nuevas actividades en tiemp y frma. De hech, el mism plan y sbre td el esquema de seguimient permiten sistematizar el avance de las actividades y tareas realizadas n realizadas, infrmand su resultad y cndicines. 19 Este prgrama es de carácter públic, n es patrcinad ni prmvid pr partid plític algun y sus recurss prvienen de ls impuests que pagan tds ls cntribuyentes. Está prhibid el us de este prgrama cn fines plítics, electrales, de lucr y trs distints a ls establecids. Quien haga us indebid de ls recurss de este prgrama deberá ser denunciad y sancinad de acuerd cn la ley aplicable y ante la autridad cmpetente.