ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Servicio Técnico de Coordinación y Planificación de Recursos Humanos

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1 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Servicio Técnico de Coordinación y Planificación de Recursos Humanos PLIEGOS DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y EVOLUTIVO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SOPORTADO EN LA HERRAMIENTA PEOPLE NET DE META 4, PARA LA GESTIÓN INTEGRADA DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL ECXMO. CABILDO INSULAR DE TENERIFE, OOAA Y ENTIDADES DEL E.C.I.T DONDE SE ENCUENTRA IMPLEMENTADO 1.- Descripción del servicio Servicio de mantenimiento correctivo Este servicio incluye llevar a cabo todas las actividades de mantenimiento correctivo necesarias para asegurar las funcionalidades implementadas en el sistema de información en el ECIT, sus Organismos Autónomos Administrativos y Entidades donde se encuentra implementado, y del que se destacan las tareas que se recogen a continuación. Resolución de incidencias. Trata de la corrección de defectos del funcionamiento del sistema con respecto a las especificaciones estándar y propias del mismo, los tiempos de respuesta y su resolución serán especificados en función de la criticidad de las mismas, incluyendo la atención de los usuarios. Aquellas incidencias que se clasifiquen con el nivel máximo de prioridad se resolverán lo antes posible y siempre en un plazo máximo de 24 horas desde su notificación. Actualizaciones del Producto Base. Regularmente Meta4 realiza evoluciones de su producto Base. Se incluye dentro del mantenimiento correctivo la tarea de implantar los cambios del producto base (Service Packs o Hot Fixes técnicos y funcionales), realizando las adaptaciones necesarias para que esta implantación no afecte a las funcionalidades específicas implementadas/desarrolladas para el ECIT. Las actualizaciones publicadas por Meta4 en Service Pack y Hot Fix, relativas a cuestiones urgentes, cambios, solución de errores y/o adaptaciones de aspectos legales o normativas se entregaran a la mayor brevedad posible tras la publicación o recepción de la misma por el contratista o en su caso por el tiempo acordado con la Dirección del Proyecto en el Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica. El resto de SP/HF relacionados con la mejora del producto o a resolver incidencias no graves/importantes se entregaran en un máximo de 10 días hábiles. En ambos casos la entrega se realizará acompañada de los siguientes documentos, análisis técnico y/o funcional del SP/HF, el objeto de la actualización, la propuesta de acciones y en su caso de adaptaciones a ejecutar teniendo en cuenta la situación actual del Producto en el ECIT, el proceso de implementación, los impactos y conflictos con funcionalidades y/o para con otros módulos del producto y en su caso los registros de las Plaza de España, 1 1/8

2 decisiones adoptadas y/o las actas de reunión mantenidas. Se mantendrán las reuniones periódicas que se precisen para adoptar las decisiones que procedan, correspondientes a los SP y Hot Fix Técnicos o funcionales no urgentes. Instalación y adaptación del producto. Instalación y configuración del producto y en su caso soporte a los técnicos de Sistemas del Instituto Insular de Informática y Comunicaciones (en adelante IIIC) en las tareas relativas a la instalación y configuración del producto en los diferentes entornos del ECIT, y a su adaptación al entorno tecnológico en el que se encuentra implantado Este servicio asegurará el correcto funcionamiento del sistema de acuerdo a las especificaciones aprobadas, además permitirá mantener actualizado el sistema a las evoluciones del producto Meta4 PeopleNet publicadas por la empresa Meta4 Spain tanto en nuevas versiones como en revisiones o actualizaciones del software durante el tiempo de contratación. Tiempos de respuesta La empresa licitadora describirá de forma detallada dentro del modelo de organización y gestión de los servicios propuestos para el caso de las incidencias: Tipificación de las incidencias Nivel de priorización. Tiempo máximo de respuesta. Tiempo máximo de resolución. Notificación Completando así el modelo con los indicadores que establezcan los acuerdos de niveles de servicio (ANF) a cumplir durante la ejecución del contrato. El tiempo máximo de resolución transcurre desde la notificación de la Incidencia por parte del ECIT hasta la entrega de los paquetes con las correcciones necesarias por parte de la empresa adjudicataria. El horario de atención de incidencias será como mínimo de lunes a viernes de 08:00 a 16:00 h. local excepto festivos de Santa Cruz de Tenerife. En el caso de atender una Incidencia de nivel más alto de prioridad, el horario se verá ampliado hasta su resolución en el tiempo que se precise y hasta resolver el problema en el entorno de producción Servicio de mantenimiento evolutivo Las actividades incluidas en este servicio son las siguientes: Desarrollos evolutivos. Cambios en la funcionalidad del sistema con respecto a las especificaciones aprobadas por la Dirección del Proyecto. Soporte y atención a los usuarios. Atención y asesoramiento de los usuarios del sistema en las dependencias del ECIT y sus entidades al trabajo si se precisara. Plaza de España, 1 2/8

3 Solicitudes de información. Resolución de las dudas transmitidas por los usuarios técnicos y funcionales del sistema en las diferentes entidades, indicados por la Dirección del Proyecto. Resolución de incidencias derivadas de un mal uso del sistema de información. Si una incidencia es producida por un mal uso de las funcionalidades del sistema por parte de los usuarios, su resolución entrará en la categoría de trabajo evolutivo. Actualización de la documentación técnica y funcional del Proyecto. Identificación, diseño y ejecución de formación a los usuarios funcionales. Estas tareas se ejecutarán previa petición por parte de la Dirección del Proyecto del ECIT. La empresa valorará el coste de la realización de las mismas sobre la base de los siguientes criterios: Coste hora del trabajo técnico por los profesionales con el perfil de experto necesario al servicio a prestar sea técnico o funcional y con formación certificada en PeopleNet de Meta4 Coste jornadas de análisis, instalación y adaptaciones a realizar. Y en caso de que la Dirección del Proyecto manifieste su conformidad con la valoración y apruebe la intervención o desarrollo, la empresa llevará a cabo la tarea dentro del orden de prioridad marcado por la Dirección del Proyecto SIGRRHH del ECIT desde el Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica. El horario de atención para las tareas asociadas a este servicio será de lunes a viernes de 08:00 a 15:00 hora local excepto festivos de Santa Cruz de Tenerife Mecanismos de comunicación y control Las incidencias o peticiones se remitirán vía correo electrónico, o se adelantarán mediante llamadas telefónicas si su nivel de criticidad así lo justifica. La empresa adjudicataria deberá proveer una herramienta en la que queden reflejadas las incidencias o peticiones de cara a facilitar el control y el seguimiento de su evolución por parte del ECIT. 2.- Responsabilidad y Dirección del Proyecto La responsabilidad de la gestión y supervisión de la ejecución del contrato corresponde al Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica del ECIT, por tanto, las gestiones que se precisen ejecutar para el adecuado desarrollo y ejecución del proyecto, la conformidad de la facturación y las decisiones técnicas y funcionales a tomar en el desarrollo del mismo, dependerán de la Dirección del Proyecto y en su caso de la Coordinadora General del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica del ECIT como máximo responsable de los Recursos Humanos Corporativos del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife y responsable última del proyecto por parte de la Corporación e interlocutor cualificado con la empresa adjudicataria de los trabajos. El equipo de Dirección del Proyecto que se encargara de las gestiones y tareas propias de la gestión y dirección del proyecto, estará conformado por: Plaza de España, 1 3/8

4 La Técnico responsable de la Unidad Orgánica de Calidad y Atención al Empleado, como Unidad responsable de la normalización y mejora continua de los procesos de trabajo en la gestión de los Recursos Humanos, que se encargará de los temas de índole funcional y de la gestión del contrato de servicio de mantenimiento del sistema de información. La Analista en Sistemas de información del Área de Recursos Humanos, Funcionaria con experiencia en la implantación del proyecto, que se encargará de las funciones de índole técnica en el mantenimiento y desarrollo del sistema de información. La empresa adjudicataria deberá en todo momento mantener la comunicación con el Cabildo a través de la Dirección de Proyecto del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica, que tendrá las siguientes responsabilidades en la gestión directa del proyecto con la asunción de las siguientes funciones: Canal de comunicación entre la Corporación y la empresa adjudicataria. Planificar, dirigir, supervisar, coordinar, evaluar y verificar la realización de los trabajos en las entidades del ECIT. Seguimiento del Proyecto. Aprobar, aceptar y asegurar la realización de los trabajos y desarrollos encomendados. Coordinar las reuniones entre las personas involucradas en el proyecto. Tomar las decisiones de carácter funcional y técnico que puedan afectar al desarrollo del proyecto, incluyendo aquéllas acerca del diseño de la arquitectura técnica del sistema. Aprobar las entregas de los productos en los plazos correspondientes. Aprobar o rechazar los resultados en la ejecución del proyecto. Conformar e informar las facturas relativas a la ejecución del Proyecto Elevar al Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica la evaluación, propuestas, modificaciones, etc. que se generen o sean necesarias para la adecuada ejecución del proyecto acerca de modificaciones en el plazo y/o alcance del proyecto. Gestionar y coordinar en conjunto con la empresa adjudicataria los procesos necesarios y/o relativos a la integración de nuevas entidades del ECIT en el ámbito del Proyecto. 3.- Gestión del Proyecto La gestión de Proyecto por el Cabildo se realizará desde el Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica quién trabajara conjuntamente con la empresa adjudicataria, ejerciendo una supervisión directa y continúa de los trabajos durante las diferentes fases del proyecto, tanto en aspectos técnicos y de requisitos funcionales como de organización de los mismos, este grupo estará conformado por: Recursos Humanos del Cabildo de Tenerife: Incluye una base de equipo de Proyecto compuesto por: la Dirección técnica, Un Técnico responsable de la Dirección del proyecto, un Técnico gestor funcional del Proyecto y los Técnicos que se precisen en cada caso, de cada uno de los Servicios integrados en el Área de Recursos Humanos como Técnicos Responsables funcionales de los procesos de cada Servicio o Unidad funcional que afecte el desarrollo o acción de actualización o mantenimiento prevista en el proyecto. Empresa adjudicataria: La empresa adjudicataria aportará al proyecto el personal y los Técnicos que se estimen con conocimientos reconocidos en cada uno de los ámbitos de aplicación. Se describirá con la mayor precisión posible la organización que el licitador propone para la gestión del proyecto. En todo caso, existirá la figura de un Responsable del Proyecto, como interlocutor al más alto nivel y máximo responsable ante el Cabildo, Plaza de España, 1 4/8

5 del contrato y de la buena marcha de los trabajos como responsable directo, técnico y funcional, y principal interlocutor durante el desarrollo normal de los trabajos hasta la finalización de los mismos. Esta persona no podrá ser sustituida sin conformidad previa expresa del Cabildo. Todos los profesionales que conformen el equipo técnico del proyecto por parte de la empresa tendrán que estar certificados en la herramienta Meta4 people net. Se detallará, asimismo, la composición del equipo de trabajo ofertado en el proyecto, su perfil profesional, su experiencia profesional, funciones, grado de dedicación previsto (nº de horas/profesional previstas), y, en general, cuantos detalles se consideren precisos para facilitar el análisis de la oferta en este punto. Corresponderá a los Técnicos del Área de Recursos Humanos los trabajos de supervisión, control y aprobación de los trabajos y desarrollos, así como determinar las correcciones técnicas o funcionales que se estimen oportunas. 4.- Seguimiento y control del proyecto Los elementos organizativos y operativos involucrados en el seguimiento y control del proyecto serán. Comité de seguimiento Se creará un Comité de Seguimiento del proyecto, integrado por la Dirección del Proyecto del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica del ECIT, integrado por parte del Cabildo, por los Responsables técnico y funcional del Proyecto y por parte de la empresa adjudicataria por el Responsable y el Jefe de Proyecto y los miembros que se estimen por parte de la dirección de la empresa. El Comité de seguimiento se reunirá con periodicidad mensual y, en todo caso, a petición expresa del Cabildo con tres días hábiles de antelación, en ellos, se tratará a nivel general la evolución del servicio y se trazará la planificación y hoja de ruta a largo plazo del trabajo. Por parte de la empresa adjudicataria, el máximo responsable y el Jefe de Proyecto asumirán las labores de interlocución con la Dirección del Proyecto del Cabildo de Tenerife. En estos comités se revisarán las tipificaciones de los casos remitidos con la idea de revisar conjuntamente el listado de tareas facturables durante ese mes a cargo del servicio de mantenimiento evolutivo. Además serán puntos de control del correcto funcionamiento del servicio. Semanalmente la empresa remitirá un listado de los casos y el estado en el que se encuentran. Sin perjuicio de las consultas que el ECIT pueda realizar sobre la herramienta de control de casos que la empresa implante para facilitar el control y seguimiento. Informe de seguimiento El adjudicatario desarrollará de continuo las actividades necesarias para generar un Informe de Seguimiento actualizado, que será entregado en caso necesario en el plazo máximo de dos días hábiles a petición del Cabildo. Plaza de España, 1 5/8

6 Los contenidos del citado informe deberán proporcionar la visibilidad necesaria para permitir al Cabildo: Comprobar el grado de cumplimiento del proyecto. Comprobar que el alcance de lo ejecutado se ciñe a lo contratado. Detectar desviaciones y puntos críticos. Detectar carencias, disfunciones o duplicidades que puedan afectar a calidades, plazos u otros objetivos. Controlar la calidad de la ejecución del proyecto. Tomar decisiones sobre la base de recomendaciones y planes de actuación concretos cuando la situación así lo aconseje. La empresa adjudicataria aportará en las reuniones del Comité de Seguimiento un resumen ejecutivo de dicho informe de seguimiento, en el que se refleje toda la información necesaria que permita al Cabildo tener una visión completa de la marcha del Proyecto. 5.- Cambios en el equipo de trabajo La empresa adjudicataria deberá comunicar a la Dirección del Proyecto los cambios que se realice en el equipo de trabajo, justificando siempre la experiencia y conocimiento del sistema estándar de base (PeopleNet de Meta4) a través de las correspondientes certificaciones ajustadas al perfil a desarrollar 6.- Penalizaciones Se contemplan las siguientes penalizaciones: Si los productos a entregar no están disponibles para su recepción en la fecha prevista en la oferta, por causas imputables a la empresa, se penalizará en la facturación con un 10% de la parte no entregada por mes de retraso. Si se producen cambios en la empresa o en el equipo de trabajo que repercutan de manera grave en los resultados esperados o previstos por el ECIT, se penalizará con un mes sin facturación tomando como referencia la tarifa prevista en la contratación. 7.- Propiedad intelectual y confidencialidad Propiedad intelectual de los trabajos El contratista acepta expresamente que los derechos de explotación de la aplicación informática y de los programas desarrollados al amparo del presente contrato corresponden únicamente al ECIT, con exclusividad y a todos los efectos Confidencialidad de la información. De acuerdo a la Ley Orgánica 15/1999 del 13 de diciembre, sobre protección de datos de carácter personal, y siempre que esta normativa sea de aplicación para la correcta ejecución del objeto contractual, el adjudicatario asumirá las siguientes obligaciones: I. Efectuar el tratamiento de los datos siempre de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento y con la finalidad señalada en el contrato, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con un fin distinto al que figure en el contrato, ni comunicarlos, ni Plaza de España, 1 6/8

7 siquiera para su conservación, a otras personas. II. Aplicar a los datos transferidos las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa que se indiquen por el Responsable de Seguridad del Cabildo Insular de Tenerife y que les sean aplicables de acuerdo con su carácter y naturaleza y que garanticen la seguridad de los datos y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. III. Cumplir con los derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación de los afectados por el tratamiento, a solicitud del responsable del tratamiento, en los plazos y por los procedimientos marcados por este último y legalmente establecidos. IV. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Cabildo Insular de Tenerife. V. Asegurarse y responsabilizarse de que sus empleados, reciban los datos únicamente en la medida en que sea necesario su conocimiento para la prestación del servicio pactado y siempre que éstos se comprometan a garantizar la utilización de la información en los mismos términos del contrato. VI. No realizar, sin la previa autorización del Cabildo Insular de Tenerife, copias totales o parciales y en cualquier soporte de los datos, excepto las estrictamente imprescindibles para desarrollar el servicio pactado. VII. Una vez finalizado el servicio por el que era necesario la revelación de los datos, o en caso de terminación contractual por cualquier causa, y en el plazo que determine la Administración, devolver al Cabildo todas las copias de las bases de datos, documentos y todos los informes relativos a los datos que se hayan podido generar. VIII. En caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, o incumpla las medidas de seguridad legalmente exigibles de acuerdo con el tipo de datos objeto de tratamiento, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. 8.- Documentación de los trabajos La documentación generada durante la ejecución del contrato será de propiedad exclusiva del ECIT sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización del ECIT, que la daría en su caso previa petición formal del contratista con expresión del fin. Toda la documentación se entregará en español en el soporte magnético que se acuerde para facilitar el tratamiento y reproducción de los mismos. En caso de solicitud del ECIT la documentación deberá ser entregada correctamente encuadernada y con la cantidad de copias que se determinen para cada documento. El adjudicatario deberá suministrar al ECIT las nuevas versiones de la documentación que se vayan produciendo. También se entregará, en su caso, los documentos sobre los que se ha basado el desarrollo en idéntico soporte a los anteriores. La empresa adjudicataria tendrá que entregar al menos la siguiente documentación: Manuales del sistema. Manuales de usuario Manuales de instalación. Plaza de España, 1 7/8

8 Documentos de arquitectura técnica, especificando los componentes hardware y software implicados en el sistema, los protocolos de comunicación, las tecnologías y estándares utilizados, etc. Cualquier otra documentación que se genere a partir del ajuste del sistema durante la ejecución del proyecto. Copia en el formato adecuado de los productos o servicios que se instalen y configuren. En Santa Cruz de Tenerife, a 10 de julio de 2014 Conforme, La Técnico Informática La Responsable de Unidad, Angélica Rojas Rodríguez Mª Encarnación Morales Rodríguez Plaza de España, 1 8/8

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