Universidad Dr. José Matías Delgado. Facultad de Economía, Empresas y Negocios. Seminario de Especialización en Logística y Distribución.

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1 Universidad Dr. José Matías Delgado. Facultad de Economía, Empresas y Negocios. Seminario de Especialización en Logística y Distribución. Monografía Especializada: Mejores prácticas con Proveedores en el proceso de la Red Logística de Inbound (Sistemas VMI-CPFR) Presentado por: Melissa Beatriz Figueroa Henríquez. Manuel Antonio Salinas Guerrero. Ana Sofía Saravia Cruz. Para optar al grado de: Licenciada en: Ingeniera en alimentos Licenciado en Mercadotecnia. Licenciada en Administración de Empresas. Antiguo Cuscatlán, 16 de Mayo de 2009.

2 INDICE. Introducción 1 PARTE I 2 CAPITULO 1 2 IMPORTANCIA DEL TEMA. 2 CAPITULO 2 4 MARCO CONCEPTUAL GENERALIDADES DEFINICION LOGISTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS LOGISTICA Y TECNOLOGIA DEFINICION LOGISTICA INBOUND TEORIA TRADE OFF 7 CAPITULO 3 9 OPERACIONES EN LA RED LOGISTICA GESTION PROCUREMENT PROCESO DE ABASTECIMIENTO: COMPRAS, IMPORTACIONES Y ALMACENAMIENTO PROCESO DE ABASTECIMIENTO: GESTION Y REPOSICION DE INVENTARIOS RELACIONES DE ABASTECIMIENTO OPERACIONES DE PRODUCCION RELACIONES DE ABASTECIMIENTO OPERACIONES DE DISTRIBUCION. 17 CAPITULO 4 20 MEJORES PRÁCTICAS EN LA RED INBOUND RELACIONES COLABORATIVAS: CLIENTE-PROVEEDOR RELACION CLIENTE PROVEEDOR: COMPARTIENDO LA INFORMACION RELACION CLIENTE-PROVEEDOR: CONTROL DEL REABASTECIMIENTO EL MODELO VMI COLLABORATIVE PLANNING, FORECASTING AND REPLENISHMENT (CPFR). 29 CAPITULO 5 34 OPORTUNIDADES DE VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS VENTAJAS Y DESVENTAJAS REQUERIMIENTOS DE LA APLICACIÓN DEL VMI Y CPFR EN LOS NEGOCIOS LISTA DE IMPLEMENTACION. (Ver anexo-9) 38 CAPITULO 6. GUIA DE APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS VMI Y CPFR. 40 ANEXOS 46

3 Introducción Hoy en día estamos en un mundo globalizado, donde cada vez las empresas, donde las empresas deben de ir creando continuamente estrategias de negocios que les permita sacar adelante a su empresa y seguir en el mercado, apegándose cada vez mas a los gustos y exigencias de los clientes. La logística Inbound se caracteriza por los procedimientos internos que la empresa lleva acabo para la distribución y recepción de los productos, existen diversos tipos de sistemas que pueden hacer mas fácil las operaciones de las empresas lo que comúnmente se conoce como Sistemas de Respuesta Rápida ECR, en el cual los clientes y los proveedores trabajan de forma conjunta para entregarle el mayor valor agregado al consumidor final, ayudándoles a minimizar tiempo, costos y espacios en los inventarios. Para lograr la reducción de estos en el presente trabajo hacemos mención de dos sistemas que ayudan a que se realicen buenas practicas con los proveedores, tales como el Sistema de Inventario Manejado por los Proveedores VMI y los Sistemas de Planeamiento, Previsión y Colaboración CPFR. Para el funcionamiento de ambos sistemas es necesario contar con sistemas de intercambio de información lo que conocemos comúnmente como sistemas EDI, en los VMI tanto Proveedor-Cliente mantienen un compromiso de compartir la información, el proveedor puede obtener datos de stocks de los clientes y agilizar sus operaciones para realizar los reabastecimientos de los clientes, los costos por inventario corren por cuenta de los proveedores, reduciendo así costos de almacenamiento a los clientes y evitando costo como obsolencia, daños o averías y alquilar de espacio entre otros. Los sistemas CPFR funcionan de una manera similar, siempre a través de un sistema EDI lo cual le permite también a los proveedores tener una mayor previsión de sus operaciones para tener una respuesta a sus clientes, de tal manera que las empresas pueden tener la disponibilidad de sus productos en un tiempo oportuno. A la vez en el presente trabajo quisimos mencionar diversos aspectos a tomar en cuenta para un mejor entendimiento de estos sistemas tales como la teoría Trade Off que es como una balanza entre escoger una cosa a cambio de renunciar a otra, a la vez hacemos mención de la importancia en estos tiempos de que una empresa cuente con la tecnología adecuada en la logística, los diferentes procesos de abastecimiento, reposición, producción y distribución de inventarios, así como la importancia de poder compartir información entre Proveedor-Cliente, las ventajas y desventajas de aplicar un VMI o un CPFR, hacemos también mención sobre como esta actualmente la empresa OQUIMSA y la recomendación de una guía de aplicación tanto de los sistemas VMI y CPFR, así como los ejemplos de la cadena como la cadena de tiendas Wal-Mart los aplica. Agradecemos enormemente a nuestros padres por el esfuerzo de habernos sacado adelante dándonos la oportunidad de finalizar nuestros estudios superiores, así como a cada uno de los catedráticos que tuvimos a lo largo de nuestra carrera, de los cuales nos permitieron adquirir mayores conocimientos. Gracias 1

4 PARTE I CAPITULO 1 IMPORTANCIA DEL TEMA. En la actualidad las personas son más exigentes en cuanto a los productos y servicios que adquieren y existe un esfuerzo continuo por parte de las empresas en poder satisfacer de una mejor manera a sus clientes, poniendo los productos al alcance de los consumidores en el lugar y momento indicado con la mayor rapidez posible, productos de calidad, funcionales y a bajo costo. El consumidor se encarga únicamente de adquirir su producto de preferencia, ya sea en una tiendan o en un almacén, pero para que ese producto llegue a las manos del consumidor, existe un proceso de producción y distribución tras esto. Hoy en día vivimos en un mundo globalizado, donde constantemente aparecen nuevos competidores queriendo ganar mas mercado, por lo que para que una empresa pueda generar productividad y crecimiento debe de considerar a la logística como parte integral de sus planes, teniendo así su mejor aliado en la tecnología de distribución y de información como computadoras, scanner, códigos de barra, transferencia de fondos, y sobre todo un personal capacitado y conocedor sobre la utilización de esta, de tal manera que esto les permita a las empresas ofrecer servicios cada vez mas competitivos y lograr satisfacer a sus clientes. He aquí entonces la importancia del estudio de la logística y su papel estratégico de añadirle un valor final a los productos, pues coordina y planifica las diferentes actividades para que los productos lleguen a su usuario final en el tiempo oportuno, en el lugar justo, al menor costo posible y con un excelente servicio al cliente. Si asumimos que el rol del mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logística será precisamente satisfacerla. Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad. Para mejorar las prácticas con los proveedores, es necesario el vencer los desafíos que hoy en día se presentan, como la oposición de parte de los clientes en compartir información con los proveedores ya que actualmente vivimos en una sociedad de desconfianza, por lo que consideramos de vital importancia el estudio de los sistemas VMI y CPFR ya que a través de estos se pueden realizar unas mejores practicas en los procesos logístico. Es necesario hacer énfasis en el presente trabajo la importancia que tiene que cada una de las partes involucradas (Proveedor- Cliente), esten dispuestas a trabajar juntos y que exista una integración en los procesos de información para lograr alcanzar un mayor éxito en los procesos logísticos. 2

5 La logística de entrada debe cumplir con los requerimientos de planificación, tener el abastecimiento oportuno de los materiales y alianzas entre los proveedores. En la actualidad y sobre todo con el tema de la crisis financiera por la cual se esta pasando, este estudio nos permitirá obtener un amplio conocimiento acerca de herramientas que ayuden a las empresas ha optimizar las operaciones de la gestión de la logística y que les aporte un valor a través de sistemas de efectividad que son los que consisten básicamente en los servicios logísticos con información compartida entre los proveedores y los clientes sobres sus stocks y productos, y a obtener una mejora competitiva con la adopción de sistemas de información que facilite la transferencia de datos teniendo así una mayor consistencia en la información. Finalmente, es necesario hacer énfasis que una de las razones importantes de por que estudiar y profundizar este tema, es el lograr evaluar el alto nivel de actividad y eficiencia que pueden llegar a tener las empresas, utilizando las herramientas adecuadas que les permita generar un buen servicio a sus clientes, ahorrar costos, tiempos de entrega para la satisfacción de la demanda y generación de utilidades. 3

6 CAPITULO 2 MARCO CONCEPTUAL 2.1 GENERALIDADES ANTECEDENTES. El inicio de logística se podría encontrar desde los primeros grupos humanos, donde las familias o individuos guardaban su comida en un cierto período de año en cuevas para poder disponer de ella en los inviernos en un claro intento de control de inventario. Dichas cuevas (almacenes) tenían que ser apropiadas y accesibles. (1) El desarrollo de la logística ha ido en paralelo con el desarrollo de la humanidad, sin embargo ha jugado un papel decisivo durante la I y II Guerra Mundial, alcanzando su aplicación. La logística moderna tiene su origen en el ámbito de la ingeniería militar que se ocupa de la organización del movimiento de las tropas en campaña, su alojamiento, transporte y avituallamiento. Tras la Segunda Guerra Mundial, los profesionales que habían gestionado la logística militar se incorporaron al mundo empresarial y las técnicas logísticas evolucionaron rápidamente. (2) 2.2 DEFINICION. Definición 1: La definición oficial de la norma AFNOR (norma X50-600), la logística es una función cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades expresadas o latentes, a las mejores condiciones económicas para la empresa y para un nivel de servicio determinado. Definición 2: Según Martin Christopher, Professor of Logistics of Cranfield, es el proceso de administrar estratégicamente el movimiento y almacenaje de los materiales, partes y producto terminado desde el proveedor a través de la empresa hasta el cliente. (3) Según estas definiciones podemos decir que todo surge a partir de las necesidades de los consumidores lo que genera oportunidades para las empresas para poder satisfacerlas de una mejor manera a un menor costo y tiempo. Para poder satisfacer las necesidades de los clientes existe todo un proceso detrás de este en cuanto nos referimos a la distribución y producción de mercancías por lo que la logística consiste básicamente en ubicación de mercancías, con un costo mínimo en el lugar y momento adecuado a través del eficiente uso de los recursos tanto humanos, de información, tecnológicos y financieros. (1) Fuente: Gestiopolis; ; [Consultado el 29/03/09] (2) Fuente: Wikipedia; ; [Consultado el 29/03/09] (3) Fuente: Gestiopolis; ; [Consultado el 29/03/09] 4

7 2.3 LOGISTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS. Partiendo de la figura numero 1 podemos ver que la logística utiliza diferentes recursos para su funcionamiento y que esta busca un mismo fin que es el satisfacer a los clientes. En la realidad actual de los negocios podemos observa como estos se han tenido que enfrentar a nuevas tendencias en los mercados, y que esto los ha llevado a la necesidad de la creación de valores a los clientes para poder así sobresalir y ser mejor que sus competidores, llevándolos a crear y a definir una estrategia de negocios en la cual han tenido que establecer sus condiciones de operación para poder enfrentar los desafíos del entorno comercial, tomando en cuenta factores como la reducción en los costos, manufactura competitiva, manejo de excelentes planes de negocios, los cuales deben de incluir planes de mejora continua, en donde ahí entra la logística como parte de esta mejora y en la cual se deben crear estrategias como la implementación de sistemas de servicios y entrega, el contar con tecnologías adecuadas para un mejor funcionamiento. Los ambientes de negocios son cada vez más exigentes para las empresas que desean seguir operando en los mercados por lo que la logística es una buena herramienta para producir buenas ventajas competitivas, entre estas esta la optimización en las producción de los productos con una buena calidad, disminución de costos que trae como consecuencia poder ofrecerlos a precios competitivos. Es necesario mencionar que para que la logística tenga un buen funcionamiento en las empresas, esta debe estar íntimamente relacionada con la (IT) tecnología de información, ya que estos facilitan el mejor aprovechamiento en el funcionamiento de la logística que tiene como meta lograr un mejor resultado que tenga como consecuencia una alta competitividad. Los avances en las tecnologías se han visto notoriamente en estos tiempos y ha impactado en las diferentes áreas de los negocios, y ha tenido un mayor impacto en la logística influyendo en la forma en como se llevan a cabo las operaciones en cada uno de los departamentos de las empresas así como la relación de estas con sus clientes y sus proveedores. Bill Gates visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción (4) por lo que podemos decir que las tecnologías son los manuales de trabajo de las empresas, sobre todo en la parte de la logística en donde los sistemas tecnológicos y los sistemas de información juegan un papel primordial sobretodo en el manejo de las relaciones entre los clientes y los proveedores, ya que estos sistemas les permitiría a las empresas lograr una mayor eficiencia y buenas practicas en el manejo de inventarios y el control de stocks a través de el establecimientos de sistemas (ECR) Efficient Consumer Response modelo estratégico de negocios en el cual clientes y proveedores trabajan en forma conjunta para entregar el mayor valor agregado al consumidor final. (4) Fuente: Gestiopolis; [Consultado el 26/04/09] 5

8 La implementación de las filosofías definidas por ECR busca aumentar la eficiencia de toda la cadena de abastecimiento en lugar de la de los componentes individuales. (5) Uno de los principales objetivos de los ECR es la integración de los procesos logísticos y comerciales ayudando a las empresas a que en los ingresos de los productos a los diferentes canales comerciales pases de un esquema push a un esquema pull respondiendo así a la demanda real de los consumidores logrando maximizar la satisfacción de estos y reduciendo los costos total de operación. (Ver Anexo 1 sobre los Beneficios del ECR) 2.4 LOGISTICA Y TECNOLOGIA. Como mencionamos en los apartados anteriores podemos ver que constantemente lo gustos de los clientes son cambiantes y cada vez mas exigentes, por lo que las empresas deben de adquirir herramientas que les permita realizar mejores practicas en sus procesos realizándoles en un menor tiempo y a un menor costo. Nos encontramos en pleno siglo XXI por lo que el ser humano ha ido evolucionando y también la forma en como funcionan las empresas, es por eso que junto con eso cambios y evoluciones encontramos a nuestro gran amigo la tecnología, esta es una herramienta de vital importancia para las empresas ya que esta las fortalece y les abre camino en la participación en el mercado local y global muy competitivo. La logística y la tecnología son aliados, estas deben de ir de la mano ya que por medio del uso de esta se puede lograr que los productos, insumos o mercancías esten a tiempo en los lugares que les corresponde, en el momento adecuado y preciso, acompañado de las condiciones exigidas por los clientes. 2.4 DEFINICION LOGISTICA INBOUND La logística de entrada consiste en la parte de la Cadena de Abastecimiento que comienza con la recepción de productos en su punto de Origen y termina en el almacenaje. Para una empresa existen oportunidades de reducir sus costos netos de mercancía con mejoras en la estrategia de logística de entrada, incluyendo consolidación de carga, reducción de manipulación, retornos, etc. El punto de origen puede ser un puerto, aeropuerto o una empresa productiva. Los servicios asociados a logística de entrada pueden ser: Recepción de productos en punto de origen, Tramites de internación, Control de calidad, Desconsolidación de Contenedores, Carga de Productos en punto de origen y Transporte de productos a bodega o centro de distribución. (6) (5) Fuente: Geocities; [Consultado el 26/04/09] (6) Fuente: Pymes de Mexico; ; [Consultado el 29/03/09] 6

9 Con este concepto hacemos referencia a que la logística inbound o logística de entrada debe unir y hacer más eficiente la cadena de abastecimiento desde la recepción de mercancías a partir de un punto de origen como un puerto o aeropuerto, en donde las empresas deben buscar la manera mas eficiente de poder realizar los tramites de aduana o internación de mercancía y optimizar el tiempo, manteniendo un eficiente control de calidad en la recepción de esta. La logística Inbound incluye el manejo de los proveedores, los cuales deben ser escogidos con un amplio criterio de logística o experiencia en esta, incluye la consolidación y desconsolidación de los contenedores, el transporte de recepción de mercancía para ser trasladado de un lugar a otro, el almacenamiento, manejo de inventarios. Todo esto va acompañado de los retos de entregar los productos a los clientes en el momento adecuado y de la manera más eficiente. 2.4 TEORIA TRADE OFF En muchas ocasiones las empresas y las personas nos hemos encontrado con la disyuntiva de elegir entre dos circunstancias y de tener que realizar una evaluación de cada uno de las ventajas y desventajas para poder elegir la que mas nos convenga y nos genere beneficios, a esto asociamos el concepto de Trade Off, para obtener algo hay que renunciar a algo. Orígenes: La Teoría del Trade-Off tiene sus orígenes en las teorías de la toma de decisión, fundamentalmente en el concepto de optimalidad paretiana, que conduce al concepto de tasa de intercambio (o Trade-Off) entre dos criterios. El Trade Off indica en cuánto varía un criterio para lograr un incremento unitario en otro criterio. Definición: EL Trade es aquel que se da cuando se está en presencia de un problema, por lo general se da un conflicto entre objetivos o cualidades versus costos o defectos; es por eso que en un proceso de toma de decisiones es necesario tener una visión holística del hecho, con la finalidad de considerar todos los elementos que involucren la decisión. En 1896 el economista italiano Wilfredo Pareto define el concepto como: Un conjunto de soluciones es eficiente (o Pareto óptimas) cuando está formado por soluciones factibles, esto es, que cumplen las restricciones, tales que no existe otra solución factible que proporciona una mejora en un atributo, sin producir un empeoramiento en al menos otro de los atributos. (7) (7) Fuente: Universida de de Málaga; [Consultado el 3/03/09] 7

10 El trade Off es utilizado constantemente por las empresas y lo podemos integrar a sus proceso de logística en cuanto a la toma de decisiones en estos procesos, ya que muchas veces para lograr el cumplimiento de un objetivo las empresas y responsables de la logística han tenido que encontrarse con disyuntivas como costos, calidad y tiempo y evaluar una serie de criterios que los ayude a tomar una buena decisión que sea factible para la empresa, lo que implica muchas veces tener que renunciar a algo para llevarlo a cabo, aunque en ocasiones si se evalúan eficientemente cada una de las alternativas se puede lograr alcanzar un equilibrio entre estas y realizar una perfecta combinación de cada variable. El estudio del trade off lo podemos relacionar con las buenas practicas con los proveedores y la relación con sus clientes, a través de los sistemas VMI y CPFR, ya que estos dos sistemas funcionan a base de informaciones compartidas y dichos participantes tienen que evaluar una serie de alternativas que les permita alcanzar un éxito en sus operaciones, como el trabajo en conjunto para lograr satisfacer sus necesidades internas de funcionamiento como las necesidades de los clientes que les permita compensar las demandas de estos. 8

11 CAPITULO 3 OPERACIONES EN LA RED LOGISTICA 3.1 GESTION PROCUREMENT Figura 1: Proceso de Requisición de Emisión y Procesamiento de Requisicione de Materiales: Fuente: figura elaborada por el grupo tomada de [consultada el 26/04/09] El proceso de requisiciones constituye una actividad de vital importancia dentro de la cadena de abastecimiento. Este proceso permite controlar la solicitud de las diferentes requisiciones de materiales, con el fin de registrar los datos necesarios para la obtención de bienes o servicios requeridos por las diferentes aéreas de una empresa. En el proceso de gestión de Procurement s ( Requisiciones ), identificamos diferentes entes que participan durante el desarrollo de este proceso, entre ellas: Proveedor: Es la persona natural ó jurídica debidamente registrada en la base de datos de la empresa, que provee a la institución de un suministro o material especifico. Requisición: Documento interno que da inicio al proceso de adquisición de un material, ó equipo para la reposición del inventario. Dependencia o Departamento: Es la dependencia ó unidad solicitante que realiza el requerimiento. Los atributos de esta entidad son: código de la dependencia, descripción de la dependencia, código del tipo de la dependencia, ubicación física y siglas. 9

12 Detalle de la requisición: Contiene la información de las distintas características de la requisición entre sus atributos se encuentran: código de la requisición, especificación técnica, cantidad, descripción, unidad de medida, disponibilidad. Relaciones existentes en el manejo de requisiciones: 1. Una requisición de materiales es realizada por una dependencia (1 1) Figura 2: Figura sobre el manejo de requisiciones Fuente: Figura elaborada por el grupo de trabajo; [Elaborado el 03/03/09] Esta se da cuando un departamento o dependencias específicas ejecutan una requisición a 1 proveedor determinado. 2. Una dependencia puede realizar una ó varias requisición de materiales (1 n). Figura 3: Ilustración sobre la requisición de materiales a un proveedor especifico. Fuente: Figura elaborada por el grupo;[elaborada el 03/03/09] Esta se da cuando un departamento o dependencia específica realiza varias requisiciones de material de distinta denominación o tipo. 3. Un análisis de requisición puede tener uno ó muchos proveedores (1..n) 10

13 Figura 4: Ilustración de cuando las requisiciones tienen varios proveedores Fuente: Figura elaborada por el grupo de trabajo;[elaborada el 03/03/09] Un proveedor puede estar en uno ó muchos análisis de requisición (1..n) Requisición-proveedor (n..n) Un proveedor puede tener uno ó muchos contactos (1..n) 3.2 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: COMPRAS, IMPORTACIONES Y ALMACENAMIENTO Proceso de Compras Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de manuales de procedimientos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de una empresa. Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el hecho de que muchos de los trabajadores tienen ideas para aportar en beneficio de la organización, las cuales en algunos casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas de información y documentación adecuados y organizados, pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose correctamente o sencillamente olvidándose, lo cual es perjudicial para la 11

14 institución, causando mas retraso y esfuerzos en lograr metas o soluciones que alguien en alguna oportunidad ya las había observado y criticado e incluso hasta propuesto soluciones. En el proceso de compras, existe un documento llamado Manual de Compras, los cuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta un momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento, lo que la elaboración de un manual debe ser de utilidad para quienes lo utilizarían, tomando en cuenta los objetivos básicos de un departamento de compras, por lo cual, deberá estar enmarcado dentro de los siguientes términos: Comprar a un buen precio según el mercado Recibir el material en el tiempo requerido Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos, además de fomentar la competencia entre suplidores. (Ver anexo 2 sobre proceso de compras y su la misión del departamento de compras) 3.3 PROCESO DE ABASTECIMIENTO: GESTION Y REPOSICION DE INVENTARIOS LA GESTION DE STOCKS La gestión de stocks constituye una de las funciones de vital importancia en la cadena de suministro, ya que un nivel de stocks o inventarios puede llegar a constituir la mayor inversión de una empresa, en algunos casos existen empresas que puedan tener como existencia en inventario hasta un 50 % del total de activos. La gestión de Stocks porta dos tipos de factores: Positivos: es aquel que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestión de stocks debe de responder de una doble función: Económicos: (Reducción de costos). Seguridad: En esta función lo que hace es proteger el proceso de producción de exigencias imprevistas del consumo de materiales o de demora en la entrega de los mismos. Negativos: ya que aparece una seria de costes de posesión Administrativos: personal y sistemas de gestión. De espacio: alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y suministros. 12

15 Operativos: Personal, equipos de manipulación y seguros sobre las existencias. Económicos: Obsolescencia, deterioro y hurto de los materiales. Financieros: intereses correspondiente al capital invertido. (Ver Anexo-3 sobre la importancia de la gestión de Stocks) PUNTO DE RE ORDEN En la gestión de inventarios se maneja un termino importante que es el punto de reorden que es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden, tanto los clientes como los proveedores a través del manejo de los sistemas ECR deben conocer el punto de reorden para así poder actuar de una debida forma evitando retrasos o desabastecimiento este se calcula según el plazo de tiempo en semanas X consumo semanal. Con el punto de reorden las empresas en sus departamentos de compras podrán tener una señal que les indique que la existencia de determinado producto o material ha llegado a cierto nivel y por ende se debe hacer un nuevo pedido, el cual se debe de hacer con anticipación de tal manera que le permita seguir produciendo mientras les llega dicho pedido. Para el manejo del punto de reorden se pueden encontrar diversas técnicas que les permita identificarlos, esto va desde papeles en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos o ECR, en donde podemos encontrar la importancia del manejo de informaciones compartidas entre Proveedor- Cliente, ya que de esta forma el proveedor puede anticiparse a las necesidades de sus clientes y abastecerlos en un tiempo oportuno LOTE ECONOMICO DE PEDIDO Para la gestión de Stocks es necesario el considerar el manejo de un Lote Económico de pedido el cual les permita a las empresas optimizar sus cortos de pedidos, almacenaje y ruptura de inventarios. Definición: Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves: Cuánto pedir? Cuándo pedir? (8) (8) Fuente: Investigación de Operaciones; 13

16 Para la determinación de los lotes económicos de pedidos es necesario identificar los tipos de costos que se ven involucrados en este tales como: 1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDID: este es considerado un costo fijo es lo que se sabe que se mantienen en el tiempo y se paga mes con mes tales como un formato de compra, el costo de enviar una orden de compras al proveedor entre otras. 2. COSTOS DE MANTENIMIENTO: Como su palabra lo dice es el costo de mantener un articulo o producto durante un tiempo determinado, ya sea como los artículos que están almacenados como inventario esto incluye los costos por robo, avería o perdida. 3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Esto es cuando en una empresa se da la situación que por equis motivo no pueden seguir produciendo materiales y se para la producción por falta de esto por lo que a partir de esto se generan dos cotos: a. Costos de ruptura: Este se genera cuando hace falta un material o articulo durante un periodo de tiempo determinado, y que ya sea a pesar del incumplimiento por lo general el cliente prefiere esperar el producto. b. Costos de faltantes: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. En este caso el cliente no espera y se pierde la venta. 4. COSTOS DE SOBRANTES: Este costo se genera cuando un articulo no es utilizado y esta almacenado por un largo periodo de tiempo y sufre daños o averías. Los stocks o inventarios se pueden catalogar según sean materias primas, productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos de mantenimiento y productos de distribución, para los cuales se pueden clasificar tanto en Stock Operativos o Stocks de seguridad y funcionan según el tipo de reaprovisionamiento de inventario que apliquen las empresas. (Ver anexo 4 sobre Tipo, Métodos de Stocks y nivel medio de existencias) 3.4 CICLO TOTAL DE ABASTECIMIENTO: VARIABLES CRÍTICAS. Definición: La cadena de abasto, no es más que la transformación de un bien o servicio, que incluye todas las actividades necesarias desde la adquisición de la materia prima, hasta llevarlo a un producto final que llega a las manos del [consultado el 26/04/09] 14

17 consumidor. Una cadena de abastecimiento tiene como objetivo principal, abastecer los insumos necesarios, en cantidades necesarias, calidad y tiempos óptimos, al más bajo costo posible, que se traduce como el mejor servicio al cliente. (9) Independientemente de la definición, de lo grande o pequeño del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente. (10) Figura 5: Ilustración de la cadena de abastecimiento. Fuente: Figura elabora por el grupo tomada de Hexa; ; [Consultada el 29/03/09] El ciclo de abastecimiento esta ligado a toda la organización de una empresa, pero lo esta mas con las funciones comerciales, el abasto de materia prima para el control de producción, y el de almacenaje y distribución del producto terminado; cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de inventario de los insumos con los que se cuenta, que debido al correcto funcionamiento y en conocimiento de los elementos que incluyen la cadena de abasto se ven reflejados en las mejoras. En la Industria las condiciones y formas de pago, es un proceso del que se debe tener mayor agilidad y control; pues de ello depende las relaciones de cliente-proveedor, es una forma por la cual se lleva un control de los gastos en insumos de la empresa, así como también de los requerimientos de producción a la hora de colocar un pedido. La forma de pago, una actividad que esta relacionada con la comunicación (9) Fuente: Logística mirabal; [Consultada el 29-marzo-2009] (10) Fuente: Gestiopolis;http://www.gestiopolis.com/canales2/marketing/1/logcadabas.htm [Consultada el 29/03/2009] 15

18 que hay entre ambas partes, pues, se llega a un acuerdo de la manera en que se estará realizando para pedidos a futuro. Figura 6: Ilustración de la finalidad de la Cadena de Abastecimiento. Fuente: Esquema elaborado por el grupo; [Elaborado el 29/03/09] Explicación figura 6: Es necesario adaptar la cadena de suministros para servir al cliente eficientemente y de manera rentable trabajar mas cerca de los proveedores principales, esto nos lleva a reducir el coste del transporte de los insumos necesarios para la elaboración del producto, esto quiere decir, que los materiales y los servicios que presten las demás empresas, sea tomado en cuenta a la hora de planificar la estrategia de abastecimiento. Hoy en día, decir que un producto es bueno, no le da al cliente la seguridad que necesita para consumir un producto, la calidad juega un papel muy importante en la toma de decisiones a la hora de sugerir o comprar un producto. Es importante y el consumidor tiene que saber cual ha sido el manejo previo del producto que va a adquirir. Si bien es cierto, la marca se asocia a Calidad, pues existen en el mercado, marcas reconocidas que solo ha venido consumiendo a los pequeños productores, su competencia. Lo que hace que estas marcas sean reconocidas, es la comunicación que tienen para con los clientes, estas, brindan información que ha sido solicitada por el consumidor, según mostramos en la siguiente ilustración: Lo que la logística busca, es complacer las necesidades del consumidor, proporcionando un bien o un servicio, con altos estándares de calidad. Para saber cual de los cuatro requisitos es el más importante, es relativo, pues los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectará el 16

19 desempeño de la cadena de abastecimiento y, por lo tanto, afectará el servicio al cliente. Los cuatro requisitos deberán definirse como debería de, y no como podría ser. En la correcta definición y entendimiento de esta cadena por parte de todos los integrantes de la empresa asegurará el buen desempeño de la cadena de abastecimiento de las empresas que aspiran a diferenciarse y permanecer. 3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO OPERACIONES DE PRODUCCION. La gestión de el ciclo de abastecimiento, es una combinación de tecnología y las mejores practicas, en las empresas de estos rubros, donde se han mejorado las operaciones internas, cuando esto ocurre, una empresa logra obtener mejores resultados, se ven reflejados los ahorros y los beneficios al mejorar los procesos y los intercambios de información que ocurren entre los implicados en esas operaciones. Para lograr resultados satisfactorios es necesaria la implementación de actividades que lleven a tener no solo comunicación eficiente entre proveedores-clientes, sino entre los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje y distribución La forma que se utiliza para el abastecimiento de materias primas, utilizadas para la elaboración de productos listos para el consumo, no solo debe ser verificada en cuanto a tiempo de abastecimiento. Esta actividad, necesita que los pedidos colocados, se realicen con un tiempo mínimo, tanto de producción, así como de envío, pues un proveedor extragero, necesita no solo del conocimiento de la como la producción se mantiene un cierto tiempo. Necesita estar comunicado de una manera veraz. También es necesario manifestar a los proveedores de los movimientos y promociones a realizar, ya que el área de producción tiene que ser abastecida, y un déficit de stock en bodega no debe ser el problema, pues cada una de esas situaciones ha sido prevenida. El control de Producción (CP), que, derivado de las políticas particulares de servicio que tenga la compañía y de la Administración de la Demanda, se encarga de programar la producción interna y, como consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos. 3.5 RELACIONES DE ABASTECIMIENTO OPERACIONES DE DISTRIBUCION. En la última década las compañías han implementado toda una gama de programas orientados a reducir el costo de operar, de hacer negocios, conceptos como Downsizing, Reingenieria, Outsourcing, etc. y han ayudado a restablecer la competitividad de industrias completas. (Ver anexo-5 sobre componentes de capital de trabajo) 17

20 Durante este periodo el foco fue aumentar la rentabilidad -cortando costos-más que en incrementar las ventas. Esto puede ser llevado solamente hasta ciertos límites, hoy en día las empresas, con operaciones más delgadas y saludables están buscando crecer, y están reposicionando el concepto de la cadena de suministros como la palanca para el crecimiento. La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes: La previsión de la actividad de los centros logísticos El almacenamiento El traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos necesarios La preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking (tránsito) Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del producto (kitting, etiquetado ) El transporte de distribución hasta el cliente. (11) Definición: Distribución (Dis), que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas organizaciones solo producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de distribución, que puede incluir otros almacenes ó Centros de Distribución (CDs) ó no. (12) La distribución es el responsable del flujo de la salida de materiales. Tienen la obligaron que el proveedor-cliente, exista la red de distribución que incluye el almacenamiento y transporte. Es por lo mismo que esas acciones son las que colocan un valor agregado al producto que cada vez se esta elevando ese concepto; y es allí donde actual el trade off, pues antes de elaborar un producto se debe decidir que es lo que va pesar mas a la hora de ponerlo en el mercado. Si la empresa no cuenta con la cantidad suficiente de dinero, se debe estudiar la posibilidad del outsourcing. Existen ciertas decisiones que se debe tomar en cuenta, estas son las siguientes: Focalización del inventario. Formas de transporte Programación Diseño de rutas Selección de transportistas (11) Fuente: Wikipedia; [Consultada el 01/04/09]] (12) Fuente: Wikipedia; [Consultada el 01/04/09] 18

FILOSOFÍA DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA

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