MANUAL PROCEDIMIENTOS CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A ULTRAMAR AGENCIA MARÍTIMA

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1 MANUAL PROCEDIMIENTOS CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A 1

2 CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A 1.Requerimientos para emitir una factura a Ultramar I.DATOS REQUERIDOS Razón Social: Ultramar Agencia Marítima Ltda. Rut: Giro: Agente de naves Dirección: Avenida el Bosque Norte 500, piso 18 Comuna: Las Condes Ciudad: Santiago Contacto: Nombre de persona que solicita su servicio Nombre del Servicio Descripción del Servicio Información adicional de los servicios marítimos prestados. Es importante indicar si corresponde: Nombre nave viaje: Nº de Contenedor: Cantidad: Unidad de Medida: Precio Orden de Compra Esta información se ingresa el campo señalado en el punto 1.III.1 XML letra a) para facturación de servicios con Orden de Compra: referencia, es importante que Ud. nos indique el Nº de la Orden de compra enviada. Con esta información será más rápido el proceso de aprobación y pago de sus documentos. 2

3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA ENVÍOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE XML II. EJEMPLO DE FACTURA ELECTRÓNICA Remolcadores Ultratug Ltda. Explotacion Razón Social: de Remolcadores Maritimos Avda. El Bosque Norte Giro: LAS CONDES- Casa Matriz: R.U.T Empresa 1 FACTURA ELECTRONICA N Folio Fecha : 17 de Agosto de 2015 Fecha vencimiento : Señor(es) : ULTRAMAR AGENCIA MARITIMA LIMITADA Direccion : AV.EL BOSQUE NORTE 500 PISO 18 RUT : Comuna : LAS CONDES Ciudad : LAS CONDES Giro : AGENCIA MARITIMA Forma de pago : Contacto : Codigo Cantidad Descripcion Precio Unitario Precio Total 1Servicio: AMARRA - MOORING CALAFATE II Service Number: Port: PUNTA ARENAS :20 A :40 MUELLE MARDONES SITIO Nombre del Servicio: 0 1Servicio: AMARRA - MOORING BEAGLE II 2.Detalle Service Number: del Servicio: Port: PUNTA ARENAS :20 A :35 MUELLE MARDONES SITIO Fechas 0 1Servicio: DESAMARRA Nombre - UNMOORING de la nave OTWAY Service Number: Port: PUNTA ARENAS :30 A Viaje :50 MUELLE MARDONES SITIO Puerto 0 1Servicio: AMARRA - MOORING CALAFATE II Service Nº Number: de contenedor Port: PUNTA ARENAS :55 A :20 MUELLE MARDONES SITIO Servicio: AMARRA - MOORING ENCO Service Number: Port: PUNTA ARENAS :00 A :20 MUELLE MARDONES SITIO Servicio: DESAMARRA - UNMOORING CALAFATE II Service Number: Port: PUNTA ARENAS :35 A :55 MUELLE MARDONES SITIO 1 0 REFERENCIAS Nº Orden de Compra EQUIVALENCIA EN OTRA MONEDA NETO USD 4.500,00 IVA 19% USD 855,00 TOTAL USD 5.355,00 TIPO CAMBIO CLP SUB-TOTAL $ TOTALES NETO $ IVA 19% $ TOTAL $ AAAAAAAAA AAAAAAA Timbre Electronico SII 3

4 CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A III. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR AL ENVIAR EL XML A ULTRAMAR: 1.III.1 XML PARA FACTURACIÓN DE SERVICIOS CON ORDEN DE COMPRA: a) El XML debe contener la siguiente información Indicar nombre de servicio y la respectiva descripción Indicar el código de la Orden de Compra, el Nº de la orden de compra en el campo de Referencia (Código: 801) y la fecha. b) Siguiente debe ser el XML como por ejemplo: <Detalle> <NroLinDet> 1 </NroLinDet> <NmbItem>NOMBRE DEL SERVICIO</NmbItem> <DscItem>DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO-DATOS ADICIONALES</DscItem> <QtyItem>1<QtyItem> <MontoItem>500000</MontoItem> <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>Nº ORDEN DE COMPRA</FolioRef> <FchRef>FECHA</FchRef> </Referencia> 4

5 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA ENVÍOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE XML 1.III.2 XML PARA FACTURACIÓN CON GUÍA DE DESPACHO ELECTRÓNICA El XML debe contener la siguiente infirmación, indicando el código de la guía de despacho en el campo de referencia (Código: 52), el Nº de la guía y la fecha. Siguiente debe ser el XML como por ejemplo: <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>52</TpoDocRef> <FolioRef>Nº GUÍA DE DESPACHO</FolioRef> <FchRef>FECHA</FchRef> </Referencia> 1.III.3 XML PARA NOTA DE CRÉDITO O NOTA DE DÉBITO CON ORDEN DE COMPRA La nota de crédito o débito, debe hacer referencia a la factura que se está descontando o complementando el valor. El XML debe contener la siguiente información, indicando el código de la del documento al que se está referenciando (Código: 33 u otro, según el documento), el Nº folio del documento referenciado. Si el documento referenciado tenía asociada una orden de compra, también debe incluirse en el XML. Siguiente deben ser los XML, como ejemplo: <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>33</TpoDocRef> <FolioRef>Nº DE DOCUMENTO REFERENCIADO</FolioRef> </Referencia> <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef>Nº ORDEN DE COMPRA</FolioRef> <FchRef> </FchRef> </Referencia> 5

6 CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A 1.III.4 XML PARA FACTURACIÓN CON CONTACTO Es importante que en las facturas que nos emitan, nos puedan indicar el contacto del servicio solicitado. Un ejemplo del XML es el siguiente: <Receptor> <RUTRecep> </RUTRecep> <RznSocRecep> LTDA</RznSocRecep> <GiroRecep>AGENTE NAVES</GiroRecep> <DirRecep>AVENIDA EL BOSQUE NORTE 500, PISO 18</DirRecep> <CmnaRecep>LAS CONDES</CmnaRecep> <CiudadRecep>SANTIAGO</CiudadRecep> <Contacto>NOMBRE DE PERSONA QUE SOLICITA SERVICIO</Contacto> </Receptor> 6

7 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA ENVÍOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE XML 2. OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2.1 EMISIÓN DE FACTURA POR CADA ORDEN DE FACTURACIÓN: 1 OFA = 1 FACTURA 2.2 NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO Se debe hacer referencia a: La OFA de la factura original emitida. Nº de folio de la factura anulada o rebajada. 2.3 CASILLA DE CORREO La casilla para recibir los XML de las facturas elcetrónicas e informadas al SII es: prov_ultramar@ ultramar.cl 2.4 COPIA FÍSICA No se recibirán facturas físicas de las facturas electrónicas a las oficinas de Ultramar. Utilizamos Suite Electrónica para el acuse del recibo de forma automática. 2.5 RECHAZO DE FACTURAS El rechazo de los documentos electrónicos se realizará en forma automática por el sistema en caso que falte información básica del documento (Datos cabecera) o en forma manual, en caso que el servicio prestado no corresponda. Adicionalmente se les comunicará a través de correo certificado el motivo del rechazo del documento y los respaldos correspondientes. 2.6 RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR Asegurarse que en su sistema electrónica recibe correctamente el documento electrónico a Ultramar en la casilla prov_ultramar@ultramar.cl Verificar la recepción del DTE mediante el acuse de recibo. Ultramar solo procesará los documentos recibidos electrónicamente en su Suite Electrónica. Recomendamos contactar a su proveedor en su Sistema Electrónico en caso de dudas. 7

8 CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A 3. CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA DESDE PORTAL MI PYME A ULTRAMAR 1 Se debe ingresar a la oficina virtual de SII en internet ( y seleccionar en el menú Factura Electrónica 8

9 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA ENVÍOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE XML 2 Luego se debe selecciona Ingresar a Sistema de Facturación Gratuito del SII (Portal MiPyme) 9

10 CÓMO EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A 3 Luego selecciona factura electrónica. 10

11 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA ENVÍOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE XML 4 Luego deberá ingresar los datos correspondientes: a) Nombre Servicio + Descripción b) Referencias: Tickear Si, e indicar el Nº de Orden de Compra u Orden de Facturación. c) Luego hacer click en Validar y Visualizar b a c Para confirmar la emisión de la factura presione el botón Firmar y Enviar 11