FUNCIONALIDAD AUDITORES.

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1 FUNCIONALIDAD AUDITORES. El rol auditor en Mercado Público permite visualizar reportes de los procesos de licitación, Ordenes de Compra y de los usuarios de la institución a auditar. Estos reportes se han generado con los datos de la Institución, considerando un período de tiempo y pueden ser revisados en formato de reporte o bien por cada proceso u orden de compra de manera más detallada. Cómo Acceder a Visualización de Licitaciones y Ordenes de Compra? La Plataforma de Mercado Público presenta esta funcionalidad, que permite la visualización de las licitaciones, órdenes de compra emitidas por el Organismo Público por parte de los usuarios habilitados para tales efectos a través del escritorio que para tales efectos se ha definido. Para acceder a la información de este reporte es necesario que el usuario con el rol auditor ingrese a su escritorio en donde encontrará los accesos al buscador de licitaciones, de ordenes de compra y a los reportes de auditoría propiamente tal (Imagen 1). Imagen 1 1

2 Licitaciones Para acceder al menú licitaciones ud. debe hacer click en la opción Búsqueda y Gestión de Licitaciones. En este buscador usted podrá visualizar todos aquellos procesos que la institución haya realizado a través de utilizando los filtros de búsqueda por fecha, por estado, por número de ID, y por nombre. Además podrá acceder a la ficha del proceso y conocer la información relativa al proceso en cuestión (Imagen 2). Imagen 2 Para realizar búsquedas por unidad de compra, el auditor podrá revisar las licitaciones en todas las unidades de compra con que cuenta la Institución, y para ello deberá seleccionar la opción de Todas las Unidades del buscador. En el caso que requiera realizar la búsqueda en una unidad de compra determinada, deberá estar inscrito o asignado en esa unidad lo cual realiza el administrador ChileCompra al momento de asignar el rol Auditor. 2

3 Al realizar la búsqueda, se desplegará la pantalla que contiene la información solicitada de acuerdo al parámetro ingresado, indicando, N de la adquisición, Nombre de la Adquisición, Unidad de Compra, Ofertas Recibidas, Fecha de publicación y Estado (Imagen 3). Imagen 3 En este caso, al hacer click sobre el ID del N de Adquisición, se desplegará los antecedentes de la licitación, tal como figuran en el formulario de Bases de Licitación. El auditor podrá acceder a la información sobre el estado de la inscripción en ChileProveedores de los proveedores que participaron del proceso a revisar, por medio de la ficha electrónica. Para lo cual debe hacer click en el icono llamado Certific de la ficha donde encontrará dicha información. 3

4 Ordenes de Compra Para realizar la búsqueda de ordenes de compra, se debe acceder a través del icono Búsqueda y Gestión de Ordenes de Compra disponible en su escritorio (Imagen 4). Imagen 4 Al seleccionar este icono, se desplegará el buscador de Órdenes de Compra, en el cual podrá realizar búsquedas por fecha, por unidad de compra, por estado o por Número de Orden de Compra (imagen 5). 4 Imagen 5 En el caso de las búsquedas por Unidad de Compra, por defecto vienen asignadas todas las unidades. Si requiere revisar sólo una deberá seleccionarla en la opción Unidad Compradora, la unidad que quiera revisar. Si requiere ver todas las Órdenes de Compra

5 de la Institución, podrá seleccionar la opción Todos (Imagen 6). Imagen 6 Al realizar la búsqueda el resultado que muestra el sistema, incluye los siguientes datos N de Orden de Compra, Nombre de la OC, Unidad Compradora, Proveedor, Fecha de Creación, Monto Bruto y Estado (imagen 7). Imagen 7 Para revisar el detalle de alguna orden de compra, usted debe hacer click sobre el ID de la OC que aparece en la primera columna al lado izquierdo de la pantalla (imagen 8). 5

6 Imagen 8 6

7 Reportes Auditor El auditor podrá generar reportes de licitaciones y de órdenes de compra, que le permitirá buscar para todas las unidades de compra y por períodos anuales, los procesos y órdenes de compra generados por la Institución. Para acceder, deberá ingresar al escritorio, y hacer click sobre la opción Auditoría (imagen 9). Imagen 9 Los reportes a los cuales puede acceder el usuario son Reporte de Licitaciones, Reporte de Órdenes de Compra, Reportes de Usuarios y Reportes de Proveedores (imagen 10). Imagen 10 7

8 1. Reporte Licitaciones Al seleccionar el icono de Reportes de Licitaciones, podrá obtener el detalle por cada unidad de compra, de los procesos creados en un año, para lo cual deberá seleccionar en el botón superior de Año, el período que requiere para su búsqueda (imagen 11). Este reporte sólo entrega datos de los procesos licitatorios que se encuentran adjudicados, y se presentan en dos columnas. La primera de ellas corresponde al N de licitaciones y se muestra la información por unidad de compra de los procesos adjudicados, para conocer el detalle de esto debe hacer click sobre el número. Imagen 11 En el caso que en alguna unidad de compra se haya adjudicado por un monto distinto al 8

9 indicado en el tipo de licitación (ejemplo, licitación menor a 100 UTM pero adjudicada por más de 100 UTM), dichos procesos sólo aparecerán en la columna de N de licitaciones Montos distintos al Tipo Asignado. Para poder visualizarlas debe hacer click sobre el número que quiera revisar (Imagen 12). Imagen 12 9

10 2. Reporte Ordenes de Compra En el caso de las Órdenes de Compra, el auditor podrá generar un reporte de carácter anual y por unidad de compra de todas las órdenes emitidas por el sistema de compras públicas. Este reporte entrega la información de todas las unidades de compra que hayan emitidos OC por licitaciones públicas, privadas o por Convenio Marco (imagen 13). Imagen 13 Este reporte sólo presenta las Órdenes de Compra que han sido aceptadas por los proveedores y compradores, por lo que no permite visualizar las OC rechazadas o guardadas. Para visualizar una orden de compra, deberá hacer click sobre el número que aparece en la columna, luego de ello se desplegará la información requerida. 10

11 Imagen 14 Para visualizar la ficha de la orden de compra el detalle de cada OC, debe hacer click sobre el número de cada una y se desplegará la información asociada (Imagen 15). Imagen 15 En la columna de Orden de Compra Excepcionales, podrá revisar las órdenes de compras emitidas y que fueron enviadas con características de excepcional (imagen 16). 11

12 Imagen 16 Para visualizarlas, sólo debe hacer click sobre cada número, y se despliega la información requerida. 3. Reportes Proveedores En el reporte de proveedores el auditor podrá acceder a la información de los proveedores a los cuales fueron adjudicados y aquellos que participaron de los procesos de licitación que la institución realizo. (imagen 17). Imagen 17 12

13 Para conocer el detalle de los resultados por proveedores, debe hacer click sobre el número que muestra la columna de la unidad de compra correspondiente, donde se desplegará una búsqueda con las columnas de Rut del Proveedor, Nombre de la Organización a la cual pertenece, el Nombre de Fantasía y las licitaciones adjudicadas. Imagen 18 13

14 4. Reportes Usuarios EL auditor tendrá a disposición un reporte de usuarios, donde podrá acceder a la información de los usuarios que conforman la institución y la información asociada a éstos, por ejemplo los roles que éstos tengan si se encuentran activos o no en el sistema, en cuáles unidades de compra tienen roles para efectuar acciones, entre otros. 14

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