El sistema más innovador para ventas móviles

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1 Su Negocio en sus manos. Todo el tiempo! El sistema más innovador para ventas móviles Manual de Usuario ipad Version

2 CONTENIDO Pag Capítulo 1: Por donde empezar Capítulo 2: Configuración Usuario/compañía Productos Formato Documentos PDF Órdenes de Venta Facturas Órdenes de Compra Reportes Gastos Sincronizar Restaurar Reporte de errores Capítulo 3: Menú Principal BASE DE DATOS Clientes Estimaciones Ventas/ Facturas Pagos Recibidos Proveedores Compras Pagos realizados Productos Categorías Subcategorías Gastos 47 Notas 49 VENTAS 52 CLIENTES 54 REPORTES 57 CATÁLOGO 60 GASTOS Capítulo 4: Sincronizar Capítulo 5: SB-disk y Notas Capítulo 6: Lo nuevo - Acerca de - Mensajes 2

3 1 POR DONDE EMPEZAR Lo invitamos a seguir las instrucciones paso a paso para empezar con su aplicativo SelBuk: Para ingresar la información de su empresa y aprovechar al máximo todas las funciones que le ofrece SelBuk, consideramos importante navegar un poco con el archivo de ejemplo básico de lo que podría ser una empresa que vende productos al por mayor o al detal. Modificando la configuración se puede adaptar para empresas de prestación de servicios o muchos otros. Nuestra recomendación es seguir este orden para conocer y configurar SelBuk para su negocio: Cargue sample.zip y navegue un poco dentro de la aplicación. El menú principal de SelBuk consta de cuatro secciones: El primer grupo consta de Base de Datos, Ventas, Clientes, Reportes y Gastos, donde usted puede ingresar a su base de datos. El segundo grupo consta de sincronización y configuración, donde usted puede subir o bajar sus datos y configurar su información. El tercero es su disco Wi-Fi y Notas, donde usted puede subir archivos a su dispositivo y revisar las notas de sus clientes. Finalmente, las tres últimas opciones Lo nuevo, Acerca de y Mensajes, aquí usted estará al tanto de las innovaciones y desarrollos que están sucediendo en el sistema SelBuk y sus diferentes versiones. Cuando crea que ya la conoce un poco restaure la versión original desde Configuración > Restaurar. 3

4 2 CONFIGURACIÓN Realice completamente la configuración de su empresa revisando todo el menú en "Configuración" de acuerdo a su tipo de negocio. Esto es muy importante por que dependiendo de los ajustes hechos acá, pueden cambiar los cálculos matemáticos o las preguntas que se hacen al crear clientes, productos, ordenes, etc. Para todos los negocios hay una configuración diferente. Así que tenemos una amplia selección de opciones que le permiten establecer sus necesidades y personalizar su sistema. Las especificaciones de configuración van del usuario/compañía a restauración, lo que le permite administrar su información. Entenderlos le ayudará a administrar su sistema mucho mejor. Usuario / Compañía En esta opción del menú presenta cuatro opciones, donde podrá configurar lo siguiente: Acceso Información de la compañía Imágenes de fondo Mensajes Estas opciones le permiten personalizar la información de su usuario. Cuando toque las opciones aparecen algunas con el botón ON - OFF que le permiten activarlas. Acceso Esta opción del menú le da dos opciones para configurar la forma en que le gustaría iniciar su aplicación Son el inicio automático y recordar usuario. Su estado es ON-OFF, por defecto es OFF. Cuando los deja en ON a un simple toque en el icono de la aplicación SelBuk en su ipad, activará el sistema, de lo contrario tendrá que escribir su usuario y contraseña cada vez que inicie el sistema. Login automático: Cuando está en ON le permite iniciar sesión con sólo un toque en el icono de la aplicación. Tenga en cuenta que cuando deja esta opción en ON, cualquier persona puede ingresar con un simple toque en el icono de la aplicación SelBuk. 4

5 Recordar Usuario: Cuando esta en ON mantiene su usuario en la ventana de inicio de sesión por lo que necesitara escribir su usuario para iniciar sesión en el sistema. Altamente recomendamos utilizar esta opción por precauciones de seguridad. Información de la compañía Esta opción de menú se refiere a los datos de su empresa. Esta es la información que sus clientes verán en cada PDF generado. Aquí verá el nombre de su empresa, contacto, Id de negocio, números de teléfono, su borrar dirección de la empresa, correo electrónico, su logotipo y firma. Logo y firma pueden modificarse tocando las etiquetas. Sin embargo, la primera parte desde Compañía al correo electrónico deberá cambiarse en acceso, manejo de cuenta y finalmente Mi cuenta Imágenes de fondo Esta opción de menú le da la opción para seleccionar la imagen que se verá como fondo en su aplicación. Tiene dos formas horizontal y vertical. Al tocar en cualquier de los dos traerá una ventana emergente con un menú para elegir borrar ejemplos, foto existente e importar desde el disco WI-FI 5

6 Ejemplos: son imágenes predeterminadas. Seleccione fotos existentes: estas son imágenes de la compañía Importar desde disco WI-FI : son las imágenes que se suben desde su computador a través de una dirección de internet asignada. Mensajes Esta opción de menú le traerá noticias acerca de las aplicaciones de SelBuk, la versión web y el WebStore. Mientras la alerta esté activada usted sabrá que hay algunas noticias cuando se resalte la etiqueta. borrar Productos Este menú tiene cuatro opciones para configurar sus productos. Las opciones son: Inventario Productos Catálogo Catálogo PDF Imprimir imágenes en Estas opciones le permiten administrar sus productos en una cotización, orden, facturas y aún su catálogo. Para que usted los personalice según como quiera que lo vean sus clientes 6

7 Inventario Esta opción de menú le da tres opciones talos como: Usar Inventario Por venir Alerta cuando no hay elementos disponibles borrar Su estado es ON-OFF. Esta en On por defecto, por lo que son bastante fáciles de comprender ya que le permiten saber cuántos productos están por llegar, así como cuando no hay existencias de inventario en alguno de ellos. Productos Esta opción le permite ver o buscar sus productos: Mostrar imagen, su valor predeterminado es ON, es decir ya sea que prefiera mostrarlos o no en borrar su catálogo, PDF o correos electónicos Color de Fondo en imágenes, su valor predeterminado es transparente, y también con opciones blanco y negro según sea su preferencia. Usar el código en vez de ID, por defecto está activado. Está relacionado con la caja de búsqueda de productos 7

8 Catálogo Esta opción de menú le permite establecer como se verán los productos en su catálogo: Cuadrícula página: al tocar la etiqueta tiene varias opciones de tamaño de visualización de los productos, borrar con o sin información según lo prefiera. Sólo productos disponibles: su valor predeterminado es off. Es decir, cuando se selecciona esta opción aquellos artículos sin existencias dentro de su inventario, no se mostraran en su catálogo de productos. Nota: Al escoger la cuadrícula 4x4 con información tiene dos botones que le permiten mostrar el código o el precio. Están pre ajustados en ON. Catálogo en PDF Esta opción le permite personalizar el documento PDF para la impresión de su catálogo de productos. Puede configurar que información de su descripción quieren que se muestren tales como: borrar Código, por defecto ON Nombre, por defecto ON Precio A, al tocar la etiqueta le mostrará una lista de opciones para escoger que precio de las lista de la A a la E quiere que se muestre en el PDF. Campo 1 al 5: estos son campos personalizados con información adicional del artículo. En existencia, por defecto OFF Por venir, por defecto OFF Por lo tanto estas opciones le permiten personalizar la información que desea mostrar a sus clientes en su catálogo 8

9 Imprimir imágenes en Este menú muestra tres opciones en donde quieran que se muestren las imágenes de sus productos en documentos impresos. Su valor predeterminado es OFF. borrar Lista de precios Productos vendidos En existencia Por lo tanto le permiten imprimir documentos PDF con imágenes en la medida que estén en ON Formato Este menú le muestra una serie de opciones donde podrá personalizar los siguiente: Símbolo monetario: permite escoger de una lista el símbolo de su moneda. Sufijo/ Prefijo en moneda, permite manejar donde desea colocar el símbolo monetario, antes o después del valor Usar centavos, permite el usar o no centavos en las cantidades. EL sistema maneja 4 decimales, por defecto es ON Símbolo después de la cantidad, por defecto es OFF Idioma: permite utilizar básicamente dos idiomas Inglés y Español %100 compatible. 9

10 Otros lenguajes sólo se centra en pantallas principales, informes, formatos PDF y HTML o s, otras visitas como mensajes de alertas, ayudas o apoyo, mostrará español combinados con la lengua traducida. Sin embargo, más lenguajes le da las opciones de Holandés, Francés de Bélgica, Frances internacional-francia, Italia Italiano y Portugués Documentos PDF Este menú le proporciona un conjunto de opciones donde puede configurar los siguiente: Correo electrónico Información del usuario Información del cliente Información del proveedor Dirección de envío Información del producto Imprimir imágenes en Cambiar nombres Estas opciones le ayudan a personalizar sus documentos PDF y las opciones que desea mostrar. Cada una de ellas pueden estar en ON u OFF con una amplia gama de opciones para cada submenú 10

11 Este menú tiene algunas opciones como: Copia de al usuario, por defecto OFF Formato: tocando esta etiqueta tiene dos opciones para elegir, PDF O HTML Enviar link de PayPal, está en OFF. Sin embargo, si se cambia a ON le muestra opciones para: Escribir el correo electrónico de su cuenta PayPal. Escoger el tipo de moneda Cambiar únicamente esta moneda, está desactivado Por lo tanto esas opciones le permiten personalizar sus datos de correo electrónico. Información del Usuario Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información de su negocio que quiere que se muestre en sus documentos PDF como: Logo Usuario ID empresa Dirección Ciudad Teléfono Correo electrónico Firma De esta forma puede personalizar los datos para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o cualquier otro documento PDF. Información del Cliente Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información del cliente que quiere que se muestre en sus documentos PDF como: Cliente Contacto Cuenta, ID Alterno 11

12 Dirección Ciudad Teléfono Correo electrónico Firma De esta forma puede personalizar los datos de sus clientes para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o cualquier otro documento PDF. Información para proveedores Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información del proveedor que quiere que se muestre en sus documentos PDF como: Proveedor Contacto Cuenta Dirección Ciudad Teléfono Correo electrónico. De esta forma puede personalizar los datos de sus proveedores para la impresión de documentos PDF. 12

13 Dirección de envío Esta opción de menú le permite definir ON-OFF la información de la dirección de envío en los documentos PDF. Estas etiquetas son: Cliente Contacto Dirección Ciudad Código postal País De esta forma puede personalizar los datos para la impresión de cotizaciones, órdenes, facturas o cualquier otro documento PDF. Órdenes de venta Esta opción de menú le proporciona a un conjunto de opciones donde podrá configurar lo siguiente: Impuestos Estructura de descuentos Órdenes Cantidades Personalidades Aquí usted podrá gestionar todo acerca de los pedidos en un conjunto de opciones de ON-OFF, así como algunas cantidades en impuestos, envío y cantidades personalizadas. 13

14 IVA Esta sección permite manejar la aplicación del impuesto. Algunas etiquetas están en color naranja para editar en ventanas emergentes. Estas opciones le ayudarán a personalizar sus preferencias sobre los impuestos: Aplicar impuestos: al pulsar en esta etiqueta tiene tres opciones para aplicar como Global, por clientes o por productos. Calcular antes de descuentos: su valor por defecto está ON Mostrar valor de impuestos: su valor predeterminado está ON Nombre: al pulsar en esta etiqueta, puede cambiar el nombre, por defecto se llama impuesto Valor por defecto: al pulsar sobre esta etiqueta, puede establecer el valor de su primer impuesto Impuesto por envío: en esta, puede colocar el valor global para los envíos Nombre 2: en caso de tener un segundo impuesto, puede editar el nombre del segundo impuesto Valor por defecto: en esta etiqueta se establece el valor para ese segundo impuesto Incluir primer impuesto: por defecto está OFF Aplicar en órdenes entre: por defecto es aplicable a cualquiera, pero al tocar puede editar un rango de valor para las ordenes al las que desea que se aplique ese segundo impuesto Sumar impuestos: por defecto esta en OFF Estructura de descuentos Este menú le permite configurar el tipo de estructura de descuento. Estas opciones le ayudarán a personalizar su estructura de descuentos Tipo: muestra una ventana emergente para elegir de: - Global - Específico por cliente (%) - Específico por cliente ($) - Basado en el precio total - Basado en el número de items Mostrar precio con descuento: en buscador y detalles de productos, su estado por defecto es en ON 14

15 Órdenes Este menú le permite configurar las opciones para personalizar sus órdenes, algunas de estas etiquetas están en color naranja para editar y establecer los valores a esos campos: Mostrar notas de la orden: permite establecer un comentario en sus cotizaciones u órdenes Fecha de envío: permite cambiar el nombre del campo Dirección de envío: permite cambiar el nombre de envío Costo de envío: permite establecer un valor por el envío Descuento adicional: por defecto está en ON N Orden cliente: por defecto está en ON Mostrar % descuento, por defecto está en ON Mostrar % impuesto, por defecto está en OFF Descripción amplia en archivos PDF, por defecto esta en OFF Ordenar productos por: está por defecto en la opción de Código, pero al tocar en esta etiqueta la ventana emergente tiene otras opciones como Producto, Categoría, Subcategoría y Proveedor 15

16 Cantidades personalizadas Hay tres opciones para configurar cantidades personalizadas en las órdenes del cliente. Estas opciones le ayudan a personalizar los valores para estos campos: CQ1: se establece en los 100 artículos, con un solo toque CQ2: por defecto está en 0 CQ3: por defecto está en 0 Facturas Esta opción del menú se traslado a Base de Datos > Ventas/Facturas: Le permite configurar las facturas en las siguientes opciones Número de factura local: por defecto está en ON Próximo número de factura: si es necesario cambiarlo manualmente, la ventana emergente tiene un prefijo y el número para la siguiente factura Próximo número de pago: si es necesario cambiarlo manualmente, la ventana emergente tiene un prefijo y el número para el siguiente número de pago Usar pago con CC Terminal, por defecto esta en OFF Mostrar balance total del cliente, cuando se genera un documento PDF. Por defecto esta en ON 16

17 Órdenes de compra Esta opción del menú le permite configurar el impuesto aplicado a sus órdenes y el orden de las mismas IVA Ordenes de Compra IVA Este menú permite personalizar lo siguiente: Aplicar impuestos: la ventana emergente tiene dos opciones: global y proveedor, por defecto está para aplicarse global Valor por defecto: el valor que tendrá el impuesto en porcentaje 17

18 Órdenes de compra Este menú permite personalizar lo siguiente: Mostrar alerta cuando pase el límite de crédito, por defecto esta en ON Próxima orden de compra, la ventana emergente le permite personalizar un prefijo y el número que continua Próximo pago de compra, la ventana emergente le permite personalizar un prefijo y el número consecutivo Reportes Esta opción del menú le permite personalizar la información de los documentos PDF en los: Reporte de ventas Inventarios Gastos Esta opción del menú le permite configurar los reportes de gastos: Incluir ventas: cuando la factura se paga, por defecto esta en OFF Incluir compras: al pagar las órdenes de compra, por defecto esta en OFF Al cambiar a ON, la ventana emergente tiene varias opciones que los relacionan con una cuenta nueva o ya existentes, que se reflejaran en los gastos 18

19 Sincronizar En esta sección se efectúan los respaldos de los datos, ya sean bien local, Servidor Nube y sincronización Local Servidor Nube Sincronizar ya Estas opciones le ayudarán a administrar y mantener las copias de seguridad. Cuando su plan se basa en el servicio nube, el respaldo está en el servidor, caso contrario se mantendrá en el dispositivo o en un disco duro externo Estas son las opciones: Cuando es un Plan Local Respaldo Automático diario, por defecto está en ON Máximo Backups, por defecto 30 Cuando es un plan Servicio Nube: Verificar cada: por defecto esta en OFF, podrá establecer un tiempo en minutos para la sincronizar Sincronización automática: por defecto está en OFF Mostrar una alerta antes de la sincronización, por defecto está en ON Mostrar una alerta antes de la sincronización, por defecto esta en ON. Mostrará un mensaje indicando el proceso Podrá ver un mensaje como el siguiente: El siguiente proceso requiere restaurar todos los archivos desde el servidor Nube El siguiente proceso requiere restaurar todos los archivos desde su dispositivo hacia el servidor Nube 19

20 Restaurar Esta opción del menú permite restaurar todos los datos en caso de algún problema. Por lo tanto puede verla como Plan Local o Servidor Nube. Cuando está en plan Local puede efectuar lo siguiente Restaurar como nuevo: todas las bases de datos, imágenes y configuraciones serán restablecidas a sus valores por defecto Recomendamos crear un respaldo completo antes de proceder con esta opción. Cuando está en el plan Servicio Nube: podrá escoger las siguientes opciones Restaurar todo, restablecerá todos sus datos desde el servidor nube al dispositivo Restaurar solo datos, restablecerá únicamente los datos Restaurar todas las imágenes solamente Restaurar solo las imágenes pequeñas Restaurar solo las imágenes grandes Restaurar solo las imágenes extra grandes 20

21 Una vez haya configurado el sistema deacuerdo a su negocio: Cree un cliente con la mayor información posible. Cree un proveedor con la mayor información posible. Cree un producto con la mayor información posible. Si su negocio no son productos físicos sino servicios, puede crear cada servicio, como un producto y en algunas ocasiones puede representarlos con imágenes o simplemente desactivar la opción de imágenes o inventario. Una vez que tenga la configuración adecuada para su empresa, al menos un producto, un proveedor y un cliente ya puede empezar a comprar y vender que es el objetivo principal de SelBuk Haga la mayor cantidad de ejemplos de cotizaciones, ordenes de compra, ventas, facturas, anulaciones, gastos, reportes, etc. Recuerde que los productos, clientes, proveedores y demás tablas pueden ser importadas desde una archivo plano separado por comas (csv) pero igualmente es muy importante que tenga primero configurado SekBuk de acuerdo a las necesidades de su empresa. Si desea cargar la información de su empresa desde archivos csv, cree una copia de seguridad de lo que resulte de las pruebas y sobre esa copia cargue los proveedores, clientes, productos, categorías y sub categorías necesarias, borrando los movimientos que ya no son necesarios. Si desea ingresar la información de su empresa manualmente, cree una copia personalizada activando solo la tabla "Configuración" desde Configuración > Sincronización. Restaure SelBuk desde Configuración > Restaurar y cargue nuevamente la copia de seguridad personalizada para no perder la información y configuración de su empresa. En el resto del manual encontrará la forma detallada sobre cómo hacer cada uno de los pasos mencionados arriba, Reporte de errores Cuando una aplicación se cierra un reporte queda guardado dentro del dispositivo móvil. Ese reporte describe las condiciones bajo las cuales la aplicación se cerró. En el momento de sincronizar el móvil con itunes, el reporte pasa automaticamente al computador. Para obtener ese reporte, debe ser buscado en el directorio donde fue copiado: Mac OS X: ~/Library/ Logs/ CrashReporter/ MobileDevice/ [DEVICE_NAME] Windows XP: C:/ Documents and Settings/[USERNAME]/ Application Data/ Apple Computer/ Logs/ CrashReporter/ MobileDevice/ [DEVICE_NAME] Windows Vista or 7: C:/ Users/ [USERNAME]/ AppData/ Roaming/Apple Computer/ Logs/ CrashReporter/ MobileDevice/ [DEVICE_NAME] [USERNAME] es el nombre de usuario del computador. [DEVICE_NAME] es el nombre del dispositivo móvil. Los archivos que necesitamos son únicamente los.crash. Los nombres de los archivos empiezan con SelBuk o Sales Control y contienen información de la fecha y hora 21

22 3 MENÚ PRINCIPAL BASE DE DATOS Desde este menú usted puede ingresar y guardar todos sus datos a través de tablas, estas le permite procesar su información rápidamente y con seguridad en las cuales usted podrá adicionar, borrar o modificar la información de manera eficiente y ordenada. Al tocar en cada una de las opciones del menú y además el signo de pregunta "?" usted podrá tener más detalles de cada uno de ellos. Clientes Para no utilizar en exceso la memoria del equipo y hacer más fácil la busqueda de clientes, se muestran un máximo de 50 por pantalla. En esta vista en la barra de menú la etiqueta De nuevo lo regresa al menú Base de datos. El selector de páginas (<<1/1>>) le indica cuantas hay, las flechas dobles hacia abajo le permiten ordenar por compañia y contacto. La caja de búsqueda le permite buscar sus clientes fácilmente por Compañia, Contacto y Teléfono. Al tocar cualquiera de sus clientes lo llevara a la ventana de edición donde podrá editar sus datos. 22

23 Como adicionar o crear un cliente: Los clientes pueden ser creados uno a uno desde esta pantalla o varios al tiempo desde un archivo utilizando el sistema para importar archivos o restaurar copias de seguridad. Toque sobre el signo + de la barra superior La foto puede ser tomada en ese momento o traída de las ya guardadas. La única información requerida son las que llevan el asterisco. Cada cliente puede tener ilimitado número de contactos y cada contacto puede ser utilizado para el cobro de la factura o el despacho o realización del trabajo. La información financiera puede variar dependiendo de la configuración de la aplicación. Para ver las posibilidades: Configuración > Órdenes Como borrar un cliente: Cuando se borra un cliente, las transacciones deben conservarse para no modificar la parte contable. Un cliente borrado no podrá ser reemplazado por otro así tenga la misma información. Seleccione le cliente que desea borrar > toque el ícono de la canaeca o baje hasta la parte inferior de la pantalla y toque en el botón borrar> confirme que desea borrar el cliente existente 23

24 Estimados Antes de crear una cotización es conveniente revisar la configuración de impuestos, descuentos y otra información concerniente a la generación de cotizaciones, órdenes o facturas. También hay muchas opciones que pueden habilitarse o deshabilitarse como dirección y fechas de envío y facturación, notas, tarifas, entre otras. Estas opciones la puede encontrar en Configuración > Órdenes Esta vista le permite crear o editar una cotización. Usted puede ver una barra superior de opciones con la etiqueta De nuevo, un indicador de páginas, una fecha doble para ordenar por Fecha, Cliente, y Cotización. Además hay un signo + para añadir nuevas cotizaciones. Como crear una nueva cotización: Base de dateos > Cotizaciones Toque sobre el signo + de la barra superior Toque sobre Nueva Canasta > Clientes existentes Seleccione el cliente Seleccione los productos para añadir a la canasta Para salir toque sobre el icono de la canasta de compras Para finalizar la cotización, toque sobre el icono del documento con la Q, le aparecerá una ventana emergente para confirmar los información de la misma y tocar en guardar 24

25 Notas: Si una cotización no es finalizada, las nuevas canastas creadas serán guardadas para su uso posterior Crear nuevos clientes no requiere de toda la información, sino únicamente el nombre de contacto o compañía. Sin embargo para terminar la cotización es necesario completar una información básica (dirección, teléfono, entre otros). Los nuevos clientes creados serán agregados a la lista de clientes. 25

26 Una vez se ha creado una cotización la información en esta puede modificarse a excepción de la información referente a la cliente, la cual debe ser modificada desde el menú Clientes. Esto es Base de Datos > Clientes > toque un cliente. En ésta opción en la barra superior tiene una etiqueta De nuevo, una etiqueta de edición, una cesta, un signo de dólar, una etiqueta de lista de empaque, una bandeja de salida, una flecha doble para ordenar y la papelera. Todas las etiquetas en naranja tienen una ventana emergente para cambiar los campos asociados a estos. Estas etiquetas le permiten hacer lo siguiente: Para editar, eliminar un elemento de la cotización, cuando toque el circulo rojo a la izquierda del artículo y luego la caja de borrar a la derecha del mismo Para añadir más artículos a la cotización pulsando en la canasta Para ver la lista de despacho o enviarlo por correo electrónico Para enviar correos electrónicos, ver o imprimir la cotización Para ordenar los elementos de la cotización por defecto, producto, cantidad, precio y código Para eliminar la cotización toque el bote de basura Como editar una cotización: Desde base de datos > Cotizaciones y después de haber seleccionado una cotización en particular, usted puede: Tocar sobre el botón editar para eliminar productos de la cotización Tocar sobre el signo + para añadir más productos Tocar sobre cualquier producto para modificar su cantidad Editar la información de la cotización (Direcciones, descuentos, fechas, notas, etc.) - Toque sobre cualquiera de los textos en naranja para editar su información Notas Las cotizaciones finalizadas no tienen una canasta asociada, por lo que editar cotizaciones no creará canastas o modificará las existentes. Como imprimir o enviar una cotización a un correo electrónico: Para imprimir o enviar una cotización a un correo electrónico: Base de datos > Cotizaciones Seleccione la cotización > toque sobre el icono de enviar Enviar correo o imprimir 26

27 Ventas / Facturas Las órdenes de venta y facturas resumen los productos que un cliente quiere comprar y mantienen una historia detallada de contabilidad. Al igual que las cotizaciones, las órdenes deben ser configuradas en el menú (Configuración > Ordenes) antes de ser creadas. Adicionalmente, los números de referencia de las facturas pueden ser configurados a través del menú (Configuración > Facturas). Está pantalla muestra cuatro opciones la cuales son: Todas las órdenes Por pagar Por entregar Retornos Al tocar cada una de las opciones del menú y el signo de interrogación? tendrá más detalles acerca de cada una de las opciones. También hay una etiqueta Atrás y un signo + en la barra superior para agregar nuevas órdenes. Como crear una orden / factura: Las órdenes y facturas tienen el mismo proceso de creación: Base de datos > Ventas / Facturas: Toque sobre el signo + para añadir una nueva orden Toque sobre Nueva Canasta > clientes existentes Seleccione el cliente Seleccione los productos para añadir a la canasta Para salir toque sobre el icono de la canasta de compras Para crear solo una cotización toque sobre el icono del documento con la Q o toque sobre el signo $ para crear una orden/factura. Complete la información requerida de la ventana desplegada para finalizar la orden. Revise su orden mediante el botón Revisar. Puede crear únicamente la orden o ambas, la orden y la factura al mismo tiempo Notas: El icono del documento con la Q generará una cotización en lugar de una orden. También se puede generar una cotización y posteriormente una orden. Únicamente las facturas están habilitadas para recibir pagos 27

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29 Editar Pedido: Una vez una factura ha sido creada no se puede editar. Toda la información con lo cual se creó dicha factura permanecerá justo como esta. Únicamente es posible editar las órdenes que aun no se han convertido en facturas Como editar una orden: Desde Base de datos > Ventas / Facturas y después de haber seleccionado una orden, usted puede: Tocar sobre botón editar para eliminar productos de la orden > tocar sobre el signo + para añadir más productos Tocar sobre cualquier producto para modificar su cantidad > Editar la información de la orden (direcciones, descuentos, fechas, notas, etc) Toque sobre cualquiera de los textos en naranja para editar su información Como anular una orden / factura: Usted no podrá eliminar las facturas, solo podrán anularse. Los pedidos pueden ser borrados o anulados. Base de datos > Ventas / Facturas > Todas las órdenes Seleccionar la orden / factura A continuación, en la barra superior a la derecha tocar el signo (círculo-menos) para eliminaro anular la orden/factura desde la ventana emergente 29

30 Notas: Puede distinguir las facturas de la órdenes porque estas últimas, tienen consecutivos en la columna de factura En el caso de que una factura este errónea, la única acción posible es anularla. Se puede convertir una orden en factura mediante el icono del documento Pagos Recibidos La finalidad principal de esta opción es el de registrar cada uno de los pagos que los clientes hagan Un pago puede cubrir una o varias facturas. Los pagos pueden ser hechos de varias formas, pero cada uno genera un recibo individual y no un recibo combinado, por ejemplo el recibo 1020 no puede ser una parte en efectivo y la otra en cheque. Los pagos se van aplicando primero a las facturas con fecha de vencimiento mayor hasta completar el valor pagado. Los pagos pueden ser automáticamente relacionados en el módulo de gastos si se define así en Configuración > Gastos > Incluir compras cuando la orden se paga. Cada vez que se efectúa un pago se ajusta el balance de ese cliente respecto a su deuda, linea de crédito, facturas canceladas, etc. Por lo tanto, esta vista muestra los pagos recibidos de sus clientes. Usted puede ver en la barra superior una etiqueta De nuevo, un indicador de la página, una flecha doble para ordenar por pago o por fecha, en forma descendente o ascendente. También hay un signo mas + para agregar pagos. 30

31 Como añadir un nuevo pago: Desde Base de datos > Pagos recibidos: Toque sobre el signo + En la siguiente pantalla, tiene todas las facturas por pagar de sus clientes. Tiene una caja de búsqueda por número de factura o cliente. Puede organizarlas por balance, cliente, vencimiento y número de factura al tocar en las flechas dobles en la parte superior derecha del menú, también le permite cambiar de ascendente a descendente. Adicionalmente, tiene una opción con icono de engranajes para incluir las órdenes no pagadas todavía como ON- OFF. Verá el balance actual de estos documentos al final de la pantalla. Cuando toque en cualquiera de las facturas, puede continuar con el proceso de pago en la siguiente pantalla. Seleccione una factura para pagar Escoja el método de pago, el monto a pagar y si hay un descuento adicional y toque sobre continuar. Verifique que la información en la pantalla sea correcta, seleccione PAGAR y luego OK para confirmar. Notas Cuando se introduce la cantidad a pagar puede escoger en cualquiera de las facturas listadas en la parte inferior para automáticamente cargar el valor de la factura en el campo del saldo y confirmar el pago. 31

32 Confirmación de pago: Aquí usted puede hacer una revisión de los pagos y también borrar o anular los mismos. También puede enviarlos por correo electrónico o imprimirlos al tocar la caja con la flecha. El signo dólar le permite ver si hay pagos pendientes del cliente. Información de pagos Para ver la información de un pago vaya a Base de datos > Pagos recibidos > (Seleccione pago). Desde aquí usted puede: Tocar sobre el icono con la flecha a la derecha para imprimir o enviar un reporte del pago por correo. Tocar sobre el icono $ con la flecha para realizar un pago a otra factura que tenga el cliente. Tocar sobre el icono PDF para crear un reporte del pago en formato PDF. Tocar sobre el signo menos para borrar o anular un pago. 32

33 Proveedores Aquí puede ver una lista con todos los proveedores. Usted puede utilizar el cuadro de búsqueda para encontrarlo fácilmente por compañía, contacto o por teléfono. La barra de menú superior tiene una etiqueta De nuevo, un indicador de página, una flecha doble, para ordenar por compañía y contacto, además el signo + para agregar uno. 33

34 Al tocar en alguno de ellos verá una ventana emergente. Esta ventana le permite enviar un correo electrónico, buscar su proveedor en el mapa, crear un pedido, ver los pedidos, hacer un informe, pagar un pedido y editar el perfil de su proveedor. Para agregar proveedores puede usar una de las siguientes opciones: Ingrese manualmente cada uno a la vez Toque en base de datos > Proveedores > y el signo + en la parte superior derecha de la pantalla. Importar un contacto existente desde la libreta de direcciones o ingrese la información manualmente. Toque en el botón Guardar en la parte superior izquierda de la pantalla. Como agregar un proveedor desde el directorio: Toque Base de datos> Proveedor > y el signo +, en la parte superior derecha Toque la etiqueta importar contacto del directorio Luego toque Guardar en la parte superior izquierda Nota: Compañía, contacto y teléfono 1 son campos requeridos. Todas las compras y por pagar: Esta vista muestra todas las órdenes de compra por fecha, orden y la cantidad. Usted puede utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar una po número de orden. La barra superior tiene una etiqueta Atrás, un indicador de página, una flecha doble para ordenar por pedido, fecha y proveedor, ordenados ascendente o descendente. El signo + agrega una nueva compra. 34

35 Al tocar en cualquier orden le mostrara los detalles de cada una, y al estar resaltada quiere decir que ya ha sido pagada. Una vez que se ha tocado en las órdenes de compra pendientes de pago usted puede ver las que no se han pagado todavía. Usted puede pagar esas órdenes tocando en el símbolo dólar Editar Orden de Compra: Esta vista muestra la orden de compra por imagen, nombre, cantidad y monto. La barra superior tiene una etiqueta Atrás, una etiqueta de edición, una canasta, una bandeja de salida, un icono PDF, una bandeja de entrada, el signo $ y el icono basura Puede hacer lo siguiente: Editar la orden de compra. Adicionar más artículos a su orden de compra tocando el botón canasta. Imprimir o enviar por correo electrónico la orden de compra. Genera un archivo PDF. Adicionar los a su inventario, tocando el menú de la caja con una flecha. Pagar la orden de Compra tocando el signo $ con las flechas. Borrar la orden de compra tocando el icono Basura 35

36 Reportes: Esta ventana muestra al lado derecho el resumen del inventario basado en el precio seleccionado. Podrá verlo por todos los productos, por proveedor, por categoría, en descuento y descontinuados cuando está en Reportes > Inventario. Las etiquetas en la barra superior le permiten ordenar y ver la información en los documentos PDF. Editar, ordena el reporte de inventario con las opciones disponibles, por defecto están ON. Al tocar el botón ordenar en la ventana emergente los desactiva. Detalle, genera un archivo tipo CSV o PDF. Correo, envía, exporta, imprime. PDF, genera un resumen del inventario Cómo ver el inventario por proveedor Desde base de datos Toque proveedor Seleccione uno En la ventana emergente toque reportes Toque inventario 36

37 Editar perfil Los datos de los contactos de los proveedores cambian por lo que es importante tener actualizada esta base de datos, esta sección le brinda la opción de cambiar los datos de cualquier contacto de forma rápida. Todas las etiquetas en color naranja tienen una ventana alterna con opciones que permiten la edición de estos campos. Como editar un contacto? Desde Base de datos > Proveedores Seleccione el contacto que desea editar En la ventana emergente, toque Editar perfil. Toque en cualquier campo para editarlo Toque el botón Guardar terminar Compras Le permite tener un control de las órdenes de compra realizadas a su respectivo proveedor. Están agrupadas en dos secciones. todas las órdenes y las Ordenes sin pagar. Como agregar una nueva orden: Desde Base de Datos > compras Toca el signo + de la parte superior de la pantalla. 37

38 Usted puede crear una orden seleccionando todos los productos, por proveedor o por categoría. Hay una flecha doble en la barra superior para mostrar la información de los productos. Cada una de las opciones mencionadas despliega un menú para facilitar y hacer más específica su nueva orden. En la parte derecha de la pantalla se genera un listado según la opción que usted haya elegido, en el espacio en blanco coloque el número de artículos que necesite y toque Terminar. Tenga en cuenta: Base de Datos > Órdenes de Compra > + Seleccione una opción Escoja como ordenar Complete el espacio en blanco con la cantidad Una vez completada la orden, toque Terminar 1 38

39 Los Pagos Realizados Esta vista muestra todos los pagos realizados por número de pago, proveedor, fecha y valor. Usted puede usar el cuadro de búsqueda para buscar por número de confirmación o por proveedor. La barra superior tiene una etiqueta Atrás, un indicador de página y una flecha doble para ordenar por pago, el proveedor y fecha, en sentido ascendente o descendente. el signo + le permite pagar una orden de compra que no se han pagado todavía. Al tocar en alguno de ellos mostrará su pago. Confirmación de pago Esta vista muestra la conformación de un pago efectuado sobre las órdenes de compra. Usted podrá ver una etiqueta Hecho, Una caja de correo: que le permite enviar un correo o imprimir su orden de compra, al tocar la caja de salida. Un signo dolar: le permite saber si hay una orden por pagar. Un icono CSV: le permite generar un archivo PDF. Un circulo con un menos: le permite borrar o anular una orden. 39

40 Ordenes por pagar Esta vista muestra todos los pedidos pendientes de pago por su número de orden, fecha de vencimiento y balance Una vez que toque cualquiera de ellos, puede ver su pedido y puede pagarlo si es necesario Pagar orden proveedor Esta vista le permite realizar el pago de la orden de compra del proveedor. Al tocar continuar se efectuará el pago de la orden. Las etiquetas resaltadas son modificables. En la etiqueta Método de pago puede elegir de una lista de opciones, la forma en que efectuará el pago, por defecto esta en efectivo En la sección de órdenes de compra al tocar el círculo azul con la flecha, puede ingresar un valor diferente al determinado en la orden. En la sección fecha de pago, puede modificar la fecha al tocarla. En la siguiente ventana tiene la información para confirmar el pago y al tocar la etiqueta Pagar le muestra una 40

41 Productos Notas importantes La versión completa permite ilimitado número de productos. Se muestran máximo 50 productos por página y se cuenta con un buscador por código o nombre, en una segunda barra superior. Para localizarlos más eficientemente el buscador va mostrando los productos que contengan las letras que se van digitando. Para editar, duplicar o borrar un producto, toque sobre el producto que desee modificar y en la si siguiente pantalla haga los cambios o utilice el botón para borrar. Para mayor eficiencia al hacer cambios en productos, se pueden utilizar las opciones menú superior para mostrar por categorías, proveedor y en descuento. Para ordenar por varios modos. Para activar o desactivar los campos de búsqueda. Para mostrar la información de los productos activando o desactivando. Para agregar nuevos productos. Esto es algo para tener en cuenta. Cuando se modifica el Inventario en SelBuk? SelBuk maneja dos cantidades Inventario y Disponible Inventario se refiere a lo que debe haber físico en almacén, bodega o donde se tengan los productos. Disponible se refiere a lo que hay en Inventario menos lo que hay en órdenes por despachar. Por ejemplo si tenemos 100 unidades de un producto en almacén y varias órdenes con un total de 30 unidades por despachar, usted puede saber que de esas 100 unidades hay solo 70 disponibles para ofrecer. El valor del inventario se modifica bajo las siguientes condiciones: Al despachar una orden de venta, no al crearla, ni al crear la factura. Al anular o modificar una orden de venta ya despachada. Al recibir productos de una orden de compra, no al crear la orden de compra. El valor disponible cambia en los siguientes casos: Al crear una orden de venta, no al despacharla o crear la factura. Al anular o modificar una orden de venta. Al recibir productos d una orden de compra, no al crearla. Cómo crear un producto manualmente Antes de crear un producto por primera vez es importante revisar las múltiples opciones en Configuración > Productos, pues algunos campos no parecen o aparecen cambiados dependiendo de la configuración que se tenga. Para crear un producto nuevo manualmente se debe estar en Base de datos > Productos y tocar sobre el + en la parte superior. Los campos requeridos aparecen con un *, los demás pueden ser llenados más adelante si no se cuenta con la información. Cómo adicionar varios productos desde archivos La manera más práctica y segura de adicionar varios productos es mediante la carga de archivos a través de una conexión WI-FI, previamente creados en un computador, con programas para hojas de cálculo como open office excel. Desde un computador, en la versión web, baje la base de datos de nuestro archivo sample.zip Descomprima el archivo sample.zip, abra el archivo Products.csv y modifique la información con la de sus productos 41

42 Desde un computador, en la versión web, ( baje la base de datos de nuestro archivo sample.zip Descomprima el archivo sample.zip, abra el archivo Products.csv y modifique la información con la de sus productos. Una vez que tenga el archivo de productos finalizado (ver más detalles en el siguiente punto), toque en Mas > Sincronizar > Conectar para transferirlo a la aplicación. Cuando aparezca la dirección htttp:// escríbala completa en el navegador de su computador, busque el archivo en su computador y súbalo en SelBuk, teniendo en cuenta todas las recomendaciones y explicaciones en el siguiente punto. Para restaurar el archivo que acaba de subir vaya a Copias estando en Sincronización y toque sobre su nombre. Cuidados al momento de crear los archivos CSV Existen muchas causas por las cuales los productos pueden no ser cargados en el momento de restaurar los archivos desde Copias, por favor revise los siguientes puntos: Los archivos deben ser de tipo CSV (comma-separated values), excepto Settings que es un documento XML. Eso significa que no pueden utilizarse separadores como comillas ( ) o punto y coma (;). Recomendamos utilizar los archivos de sample.zip reemplazando el contenido y dejando los títulos de cada columna sin modificar. Los nombres de las columnas no pueden se cambiados. En cada archivo se debe terminar la tabla con una columna de valores eol (indican el final de la linea). es el único valor obligatorio. Los valores de la columna ID sin requeridos y únicos (no repetir) Se recomienda incluir estos valores. No es necesario rellenar los valores que no utilicen con ceros. Si no se coloca nada SelBuk utiliza el valor por defecto para cada campo. El separador de columnas en los archivos CSV son las comas, así que los textos de las descripciones no deben llevar comas. Utilizar caracteres alfanuméricos únicamente, símbolos como R,,, separadores de linea o similares pueden no ser reconocidos y generar problemas. Las carpetas: Database e Images, o las sub carpetas no deben tener nombres diferentes a los que ya tienen. Cuando se compriman en.zip no debe hacerse la comprensión de una carpeta que los contenga, por ejemplo no se debe tener una carpeta que los contenga, por ejemplo no se debe tener una carpeta que se llame Sample y dentro de esa carpeta contener las dos Database e Images. Cuando se vaya a hacer la compresión se deben seleccionar Databases e Images al tiempo y comprimir como un solo archivo. 42

43 Editar un producto Notas importantes: Antes de crear o editar un producto es importante haber revisado que en Configuración la empresa se comporta bajo los parámetros establecidos ahí. Por ejemplo impuestos, descuentos, inventarios, forma de pago, especificaciones adicionales y muchos factores más que deben ser tenidos en cuanta. Para editar un producto basta con hacer los cambios en cualquiera de los campos que se muestran resaltados y confirmar desde la opción Guardar en el menú superior. Modificar los precios de un producto no hace que las Cotizaciones, Órdenes o Facturas que hayan sido hechas antes de la modificación cambien. Si desea duplicar un producto, toque sobre el botón con el número 10, modifique el nombre, los demás valores que requiera y toque en Guardar para que quede grabado ese nuevo producto. Si desea borrar el producto, lo puede hacer utilizando el botón del bote de basura. Preferimos que se haga únicamente desde acá para que este seguro de que es el producto que desea borrar, pues una vez hecho no hay forma de recuperarlo ni creándolo de nuevo. Los productos nuevos que se creen, así tengan las mismas características llevan un ID diferente. Todas las etiquetas en color naranja tienen una ventana alterna con opciones que permiten la edición de estos campos. Categorías Puede controlar lo referente a las categorías desde esta pantalla. Puede cambiar el nombre de las mismas o agregar una nueva categoría. Seleccione Base de datos > categorías. Seleccione la categoría que desee editar o borrar simplemente tocándola. Para agregar una nueva categoría pulse el botón + en la parte superior derecha. Para ver que artículos pertenecen a cada categoría dirijase a la opción Catálogo del Menú Principal. 43

44 Categoría nueva Usted puede crear una nueva categoría para un grupo de artículos bajo características específicas. Estará relacionada con el producto. Por lo tanto cuando esté creando o editando un producto, puede ver la etiqueta Categoría y en la ventana emergente como tal. Para crear una nueva categoría,vaya a: Base de datos > Producto >Item > Categoría > + Escriba el nombre de la nueva categoría Una vez culmine, Guardar. Subcategorías Las subcategorías agregadas o modificadas al momento de editar un producto, se verán reflejadas en esta pantalla, ingresando por la Categoría correspondiente. Como agregar una nueva subcategoría Desde Base de Datos > Productos > seleccionar producto > Tocar sobre Subcategoría. Tocar el signo + en la parte superior de la pantalla emergente. Ingresar el nombre de la nueva Subcategoría. Guardar. Seleccione Base de datos > Subcategorías Seleccione la categoría a la que desea añadir una subcategoría Toque el signo mas + Escriba el nombre de la nueva subcategoria Toque guardar 44

45 Editar Subcategoría Usted podrá cambiar el nombre de cualquier subcategoría al de su preferencia o eliminar la subcategoría. Para hacerlo seleccione una subcategoría y realice los cambios necesarios. Gastos En este menú, usted controla sus cuentas bancarias, podrá realizar un seguimiento de los fondos si tienen o no, puede agregar más cuentas, como los ingresos y gastos, comprobar el saldo de su cuenta y registrar sus gastos e ingresos. Así puede manejar sus ingresos sobre sus ventas y sus bienes adquiridos sobre la base de los gastos. Además, puede generar un informe agrupado por cuentas o categorías, generados por mes en curso, el mes pasado o el intervalo de fechas personalizado. Usted puede agregar cuentas con tocar en el + en la parte superior derecha. El balance total se puede ver en la parte inferior de está pantalla. 45

46 Cómo agregar una cuenta Gastos > signo +, en la parte superior derecha o Base de datos > Gastos > signo +, en la parte superior derecha. Una vez realizado, de un nombre a la cuenta. Luego toque Guardar, en la parte superior izquierda. Cómo ver una cuenta Esta pantalla le permite ver la cuenta o agregar una nueva cuenta de gastos a la misma. Podrá ordenar por fecha, nombre o categoría al tocar la flecha doble en la parte superior derecha o agregar un gasto al tocar el signo +. Podrá tocar cualquiera de los gastos para ver información detallada del mismo Base datos > Gastos > escoja un cuenta para ver o editar la información Una vez seleccionada podrá ver todas las transacciones relacionadas con esta cuenta Toque cualquiera para ver información más detallada. Cómo agregar un gasto a la cuenta Desde Gastos Toque la cuenta Toque en el signo + Nombre el gasto, tocando la caja debajo de *Nombre Luego toque Next para completar el siguiente campo Toque categoría, para asignar una al gasto Toque fecha, para asignar una al gasto Toque cualquiera Ingreso o gasto Al finalizar toque Guardar 46

47 La ventana emergente para la categoría le permitirá agregar una con el signo + en la esquina superior derecha al tocarla. Las categorías tienen un círculo de flecha al tocarla podrá editar el nombre o eliminarla. 47

48 Notas En esta opción puede añadir una nota. Puede escribir un mensaje de algún cliente en particular. La primera caja que ve es un campo requerido. Tendrá que ingresar un nombre para el memo. La caja siguiente tiene espacio suficiente para escribir una nota. La fecha y la hora son las que siguen las cuales le permitirán recordarle cuando sucede el evento. Al tocar el cliente podrá ver una pantalla emergente con la lista de ellos y poder escoger uno. Cuando el Enviar Alerta está en ON, esta le recordará cuando sucede el evento tan pronto toque la etiqueta Guardar. En esta pantalla se puede ver en la barra de menú superior el icono de la flecha para ordenar la notas por fecha o por cliente y el signo + pera crear uno nuevo. Cómo crear una nueva nota Desde Base de datos > Notas ó Notas + Toque el signo + en la parte superior de la pantalla Escriba un nombre para la nota y el contenido Toque fecha y hora para establecer el tiempo Toque el cliente para escoger uno Seleccione enviar alerta en ON Al finalizar pulse guardar Editar Nota En esta pantalla podrá editar una nota previamente escrita En la parte superior de la pantalla, aparecen las opciones de enviar la nota por correo electrónico o borrarla Cómo editar una nota Desde Base de datos > Notas > Nombre de la nota Oprima sobre el titulo o el cuerpo de la nota para editarla Oprima sobre Fecha u hora para editar Pulse guardar al terminar los cambios. 48