Operación Cross Docking Centro Distribución Chilemat S.A.

Transcripción

1 Operación Cross Docking Centro Distribución Chilemat S.A Chilemat S.A.

2 Índice 1.- Condiciones de despacho Generar Despacho a Centro de Distribución Chilemat S.A Preguntas Frecuentes Cómo Imprimo nuevamente una Etiqueta? Cómo Elimino las Etiquetas Generadas? Cómo Elimino el Folio Generado?

3 1.- Condiciones de despacho Los Proveedores, deben despachar la mercadería, bajo las siguientes condiciones: Respetar los horarios asignados para entrega en el Centro de Distribución Chilemat S.A., cada proveedor tendrá su horario, donde se le especificarán días y horas. Realizar el pre-ingreso de la mercadería en el Sitio WEB esto asegurará su atención oportuna, así como la máxima eficiencia en el proceso de recepción de las mismas; este proceso será explicado con detalle en este documento. Cada pallet o bulto debe estar correctamente identificado, esto se realizará obteniendo las respectivas etiquetas en el Sitio WEB proceso será tratado en este documento. Se debe entregar en pallets independientes, tanto la mercadería solicitada por cada asociado de Chilemat S.A. y sus distintas sucursales. Solo se podrá despachar la mercadería separada por orden de compra, esto agilizara el proceso de recepción y posterior revisión. Despachar la mercadería sobre pallets estándar (Ver Nota 1). En caso que la mercadería ocupe un espacio físico sobre el pallet menor a 0.3 m3, el pallet será suministrado por el Centro de Distribución Chilemat S.A. La mercadería estibada en un pallet no debe superar 1.2 mt. de altura. Cada pallet despachado debe venir correctamente estibado y sellado, usando film o zuncho si corresponde. 3

4 Nota 1: El pallet estándar utilizado será del tipo M2, pallet de doble entrada con 9 tacos de 1.0 mt. de ancho y 1.2 mt. de largo. 4

5 2.- Generar Despacho a Centro de Distribución Chilemat S.A. - Abra su navegador (Para un mejor desempeño utilice Internet Explorer); una vez abierto el navegador, digite el siguiente Sitio web (Imagen Nº 1). Imagen Nº 1: Barra de direcciones - Una vez hecho lo anterior, usted se encontrará en el Home de Chilemat. (Imagen Nº 2) Imagen Nº 2: Sitio WEB Chilemat S.A. - Dentro del Home, debe ingresar su RUT y Clave en los espacios mostrados en la Imagen Nº 3. Debe tener presente que la clave será proporcionada por Chilemat S.A. 5

6 Imagen Nº 3: Ingreso Portal Proveedores Chilemat S.A. - Una vez ingresados correctamente sus datos, usted podrá acceder al Portal de Proveedores. (Imagen Nº 4) Imagen Nº 4: Portal Proveedores - En el Home del portal de proveedores, usted podrá encontrar en el extremo izquierdo un menú. Ya localizado el menú, diríjase a la sección Bodega de dicho menú, que se muestra desplegada en la Imagen Nº 5. Imagen Nº 5: Menú operaciones de Bodega 6

7 - Lo primero a realizar, es un Pre Ingreso de la mercadería a despachar a nuestro centro de distribución. Para esto debe dirigirse a la opción Ordenes sin Despacho. (Imagen Nº 6) Imagen Nº 6: Seleccionar Ordenes sin Despacho desde el Menú - Una vez elegida la opción (Ordenes sin Despacho), su navegador mostrará la imagen adjuntada a continuación (Imagen Nº 7). Imagen Nº 7: Opción Ordenes sin Despacho - El paso a seguir, es el de seleccionar la Orden de Compra que desea despachar a nuestro centro de distribución. Para esto seleccione el número de orden de compra (Imagen Nº 7); debe considerar que las órdenes de la tabla verde son las que no tienen ningún despacho parcial o total realizado al Centro de Distribución y las de color azul son órdenes que ya poseen algún despacho parcial y cuentan con mercadería pendiente de despacho. 7

8 - Al hacer click sobre la orden de compra se mostrará el detalle de la misma y, podrá Generar un Despacho, tal como se muestra en la Imagen Nº 8; hay que tener en consideración que este detalle mostrara solo la mercadería pendiente de despacho de la respectiva Orden de Compra. Imagen Nº 8: Detalle orden de compra 8

9 - Para continuar, es necesario completar los datos requeridos que se encuentran en la parte inferior de la página como se muestra en la Imagen Nº 9 (Estos datos son de carácter obligatorio): o o o o Número del Documento de Despacho. Tipo del Documento de despacho, aquí usted podrá elegir cuatro opciones: Guía, Guía Electrónica, Factura o Factura Electrónica, por defecto se ofrece el documento Guía. Fecha de Emisión del Documento de Despacho, por defecto se ofrece la fecha actual. Cantidades que usted despachará de la orden de compra elegida; por defecto se ofrecerá el despacho total de la orden de compra, usted podrá variar los valores dependiendo de lo que se vaya a despachar de la orden de compra. Debe tener presente que cada vez que ingrese la orden de compra ya estará descontado los productos despachados. Finalmente, debe presionar con el puntero el botón Grabar, con esto usted generará el Pre Ingreso de la mercadería. Imagen Nº 9: Información que se deberá agregar al despacho. 9

10 - Si todo el proceso se ha cumplido correctamente, se desplegará la pantalla Definir Cantidad de Etiquetas a Generar, tal como se muestra en la Imagen Nº 10; en esta pantalla debe indicar en primera instancia si el despacho de la Orden de Compra será a través de Pallets o Bultos y posteriormente la cantidad de bultos o pallets a despachar para la respectiva Orden de Compra. Una vez que los datos hayan sido ingresados y revisados, deberá presionar con el puntero el botón Grabar. Imagen Nº 10: Definición de Etiquetas a generar. 10

11 - Si el proceso se ha cumplido satisfactoriamente, se desplegará la pantalla que Define el Contenido de la Etiquetas, como lo muestra la Imagen Nº 11. Como su nombre lo indica, en esta página podrá indicar los datos de la etiqueta que debe ser pegada en el Bulto o Pallet a despachar a nuestro centro de distribución. Imagen Nº 11: Define el Contenido de la Etiquetas Nota 2: Como recomendación, le sugerimos que lea atentamente desde este punto en adelante, con el objetivo de obtener una visión completa del proceso. - En esta pantalla, debe indicar el o los productos que componen el bulto o pallet, marcando el cuadro que se encuentra al costado izquierdo del producto. Una vez marcado se debe indicar la cantidad que desea de ese producto en el bulto o pallet. - Una vez realizado lo anterior, ingrese los siguientes datos: o o Peso del empaque, debe indicar el peso del bulto o pallet creado. Si usted eligió como forma de despacho de los productos Pallet, debe indicar el número de bultos o productos que componen dicho pallet. Si usted no ha escogido esta opción no aparecerá este requerimiento. 11

12 - Una vez que corroboró que los datos escritos están correctos, presione con el puntero el botón Grabar. (Imagen Nº 12) Imagen Nº 12: Datos y grabación etiquetas. - Si el proceso se realizó correctamente, se desplegará en pantalla una Etiqueta Despacho, esta etiqueta indicará el detalle del bulto o pallet; como se muestra en la Imagen Nº 13. Imagen Nº 13: Etiqueta Despacho 12

13 - Una vez revisada la etiqueta a través de la pantalla, este documento debe ser impreso; para esto, debe presionar con el puntero el botón Imprimir, que se encuentra en el extremo superior izquierdo del folio, como lo indica la Imagen Nº 14. Imagen Nº 14: Impresión Etiqueta Despacho. Nota 3: El documento impreso ya en su poder, debe ser adherido al bulto o pallet; la que se situará en la esquina superior derecha del bulto o pallet a despachar. - Una vez impreso el documento y revisado, debe presionar con el puntero el botón Continuar, este se encuentra en el extremo superior izquierdo. (Imagen Nº 15) Imagen Nº 15: Continuar. - Si todo fue generado correctamente, en pantalla podrá visualizar dos alternativas dependiendo del número de etiquetas generadas: o Si existen productos que aún no se le han asignado un bulto o pallet para ser despachados, volverá a la pantalla Definir Contenido de la Etiquetas (Imagen Nº11); por lo tanto debe de generar una o más nuevas etiqueta para los productos sin asignar. En la parte superior del detalle de la Orden de Compra, se mostrará el número de las etiquetas generadas del total sugerido por usted. (Imagen Nº 16) Imagen Nº 16: Etiquetas Faltantes. 13

14 o Si No existen productos por asignar en un bulto o pallet, mostrará la pantalla adjunta por 5 Segundos (Imagen Nº 17), luego de este tiempo será desplegado el home del sitio web (Imagen Nº 4). Imagen Nº 17: Proceso Terminado Satisfactoriamente. - Si ha realizado todos los pasos correctamente usted se encontrara en el Home y debe repetir esta acción con todas las Órdenes de Compra que despachará al centro de distribución de Chilemat. 14

15 - Por último debe agendar su visita a nuestro centro de distribución. Para esto diríjase a la sección bodega y seleccionar la opción Agendar Visita CD. (Imagen Nº 18) Imagen Nº 18: Opción Agendar Visita CD - Elegida la opción (Agendar Visita CD), su navegador mostrará la imagen adjuntada a continuación (Imagen Nº 19). Imagen Nº 19: Agendar Visita CD Chilemat S.A. - Dentro de la pantalla Agendar Visita CD Chilemat S.A., es necesario ingresar los siguientes datos: o Día de Visita, aquí indicara el día en el cual su mercadería será entregada en nuestro centro de distribución, considerando que mostrará solo los días de la 15

16 o semana que tendrá asignado como proveedor; visualizara la semana en la cual usted ingresa al portal de proveedores y la semana subsiguiente. Agregar Observación, aquí debe de ingresar alguna consideración que estime conveniente que nuestro centro de distribución deba aplicar, además de indicar el tipo y características del vehículo con el cual usted despachará. - Revisado que los datos escritos están correctos, debe presionar con el puntero el botón Grabar. (Imagen Nº 20) Imagen Nº 20: Grabar. - Si el proceso se realizo correctamente, se mostrara en pantalla la visita agendada de acuerdo a los datos ingresados por usted. (Imagen Nº 21) Imagen Nº 21: Visita Grabada - Para finalizar simplemente cierre su navegador. Nota 4: Este Proceso se realiza una vez por día, y tiene como objetivo conocer su visita con anticipación, para que esta sea lo más expedita posible. 16

17 3.- Preguntas Frecuentes Cómo Imprimo nuevamente una Etiqueta? - Diríjase a la opción Despachos Generados (Imagen Nª 22). Imagen Nº 22: Opción Despachos Generados. - Elegida la opción (Despachos Generados), su navegador deberá mostrará la imagen adjuntada a continuación (Imagen Nº 23). - Imagen Nº 23: Opción Despachos Generados. - A continuación presioné con el puntero el botón Ver Etiquetas (Imagen Nº 24). Imagen Nº 24: Imagen a presionar para ver etiquetas generadas. 17

18 - Si no se han presentado errores en el proceso se desplegará la pantalla Etiquetas Emitidas, donde podrá visualizar las etiquetas generadas (Imagen Nº 25). Imagen Nº 25: Listado de etiquetas x folio de ingreso. - Posteriormente, presione con el puntero el botón Imprimir (Imagen Nº 26). Imagen Nº 26: Imagen a presionar para generar impresión. 18

19 - Si el proceso se realizó correctamente, se desplegará en pantalla una Etiqueta Despacho, esta indicará el detalle del bulto o pallet; como se muestra en la Imagen Nº 27. Imagen Nº 27: Etiqueta Despacho - Una vez revisada la etiqueta a través de la pantalla, este documento debe ser impreso; para esto debe presionar con el puntero el botón Imprimir, que se encuentra en el extremo superior izquierdo del folio, como lo indica la Imagen Nº 28. Imagen Nº 28: Impresión Etiqueta Despacho. 19

20 - Una vez impreso el documento y revisado, debe presionar con el puntero el botón Continuar, este se encuentra en el extremo superior izquierdo. (Imagen Nº 29) Imagen Nº 29: Continuar. - Si el proceso se ha cumplido satisfactoriamente, deberá desplegarse la página Etiquetas Emitidas, como lo muestra la Imagen Nº

21 Cómo Elimino las Etiquetas Generadas? - Diríjase a la opción Despachos Generados (Imagen Nª 30). Imagen Nº 30: Opción Despachos Generados. - Elegida la opción (Despachos Generados), su navegador deberá mostrará la imagen adjuntada a continuación (Imagen Nº 31). Imagen Nº 31: Listado de folios de ingreso. - A continuación presione con el puntero el botón Ver Etiquetas (Imagen Nº 32). Imagen Nº 32: Imagen a presionar para ver etiquetas generadas. 21

22 - Realizo el proceso sin errores se desplegará la siguiente pantalla, donde logrará ver las etiquetas generadas (Imagen Nº 33). Imagen Nº 33: Listado de etiquetas x folio de ingreso. - Posteriormente debe presionar con el puntero el botón Eliminar (Imagen Nº 34). Imagen Nº 34: Imagen botón eliminar. 22

23 Nota 5: Debe considerar que al efectuar este proceso eliminará todas las etiquetas de ese Folio, por lo tanto es impresindible generar nuevas etiquetas. - Si el proceso se ha cumplido satisfactoriamente, se desplegará la pantalla que Define el Contenido de la Etiquetas, como lo muestra la Imagen Nº 35. Como su nombre lo indica, en esta página podrá indicar los datos de la etiqueta que será ser pegada en el bulto o pallet a despachar a nuestro centro de distribución. Imagen Nº 35: Emisión Etiquetas Despacho - Una vez dentro de la pantalla, indique el o los productos que componen el bulto o pallet, marcando el cuadro que se encuentra al costado izquierdo del producto. Luego indiqué la cantidad que desea de ese producto en el bulto o pallet. - Una vez efectuado lo anterior, indique los siguientes datos: o o Peso del empaque, donde debe indicar el peso del bulto o pallet creado. Si usted escogió como forma de despacho de los productos Pallet, debe de indicar el número de bultos o productos que componen dicho pallet. Si no ha elegido esta opción, no aparecerá este requerimiento. 23

24 - Corroborados los datos escritos presioné con el puntero el botón Grabar. (Imagen Nº 36) Imagen Nº 36: Datos y grabación etiquetas. - Si el proceso se realizó correctamente, se desplegará en pantalla una Etiqueta Despacho, ésta etiqueta indicará el detalle del bulto o pallet; como se muestra en la Imagen Nº 37. Imagen Nº 37: Etiqueta Despacho 24

25 - Una vez revisada la etiqueta a través de la pantalla, este documento debe ser impreso; para esto debe presionar con el puntero el botón Imprimir, que se encuentra en el extremo superior izquierdo del folio, como indica la Imagen Nº 38. Imagen Nº 38: Impresión Etiqueta Despacho. - Impreso y revisado el documento, debe presionar con el puntero el botón Continuar, este se encuentra en el extremo superior izquierdo. (Imagen Nº 39) Imagen Nº 39: Continuar. - Si todo fue generado correctamente, en pantalla podrán aparecer dos alternativas: o Sí existen productos que aún no se le han asignado un bulto o pallet para ser despachados, volverá a la pantalla Definir Contenido de la Etiquetas (Imagen Nº32); por lo tanto deberá generar una o más nuevas etiqueta para los productos sin asignar. En la parte superior del detalle de la Orden de Compra, se mostrará el número de las etiquetas generadas del total sugerido por usted. (Imagen Nº 40) Imagen Nº 40: Etiquetas Faltantes. 25

26 o Si No existen productos por asignar en un bulto o pallet, mostrará la pantalla adjunta por 5 Segundos (Imagen Nº 41). Imagen Nº 41: Proceso Terminado Satisfactoriamente. 26

27 Cómo Elimino el Folio Generado? - Para esto dirigirse a la opción Despachos Generados (Imagen Nª 42). Imagen Nº 42: Opción Despachos Generados. - Elegida la opción (Despachos Generados), su navegador mostrará la imagen adjuntada a continuación (Imagen Nº 43). Imagen Nº 43: Listado de folios de ingreso. - Posteriormente debe presionar con el puntero el botón Eliminar del despacho a eliminar, con ello habrá borrado el folio deseado (Imagen Nº 44). Imagen Nº 44: Imagen a presionar para eliminar el despacho. 27