inventario de refacciones versión 2

Transcripción

2 TECNICA APLICADA INTERNACIONAL, S.A. DE C.V Av. Reforma No. 7 Desp. 504 C.P Naucalpan, Edo. de México México Tels/Fax: (52-55) soporte@mpsoftware.com.mx Internet: ING. HUGO DANIEL FOPPOLI Capital Federal Argentina Tels/Fax: (54-11) tecnica_aplicada@ciudad.com.ar PRECISION DATA, C.A. Ramón I. Méndez No , Ofna. 15 Quinta Elemesa Urb. Santa Mónica Caracas 1040 Venezuela Tel. (58-212) Fax gruposortino@mixmail.com

3 Contenido LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO...1 INICIAR EL PROGRAMA... 2 Selección de la Base de Datos... 2 QUE HAY EN LA PANTALLA?... 4 Menú Principal... 4 Barra de Menú... 6 Barra de Herramientas... 7 Barra de Estado... 9 Barra de Desplazamiento... 9 Salir del Programa CURSO EN VIDEOS Cómo correr el curso en videos? Operando el curso en videos LECCION 2 - CATALOGOS CATALOGO DE PRODUCTOS Agregar Combos de selección Asociar imágenes Fijar datos para captura continua Modificar Eliminar Consulta ORDENAR BUSCAR FILTRO Generar filtro Activar / Desactivar filtro IMPRESION Nombre de la compañía y logotipo... 33

4 II Opciones de impresión...33 CATALOGO DE PROVEEDORES...36 CATALOGOS AUXILIARES...40 LECCION 3 - MULTIALMACENES ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES...42 ALTA DE NUEVOS ALMACENES...45 ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES...46 LECCION 4 - INVENTARIO MOVIMIENTOS AL ALMACEN...50 Movimiento de Inventario inicial...51 Movimientos de Entrada...54 Movimientos de Salida...60 Movimiento por Inventario Físico...61 EXISTENCIAS Y VALUACION...64 Comparar contra otro método de costeo...66 KARDEX...68 MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION...69 Importe máximo, óptimo y mínimo...71 Modificación Avanzada...71 CIERRE...73 HISTORIAL DE MOVIMIENTOS...74 Historial de Movimientos en el período...74 Historial de Movimientos en períodos anteriores...74 LECCION 5 - COMPRAS ABASTECIMIENTO...78 PROVEEDORES POR PRODUCTO...80 ORGANIZADOR DE COMPRAS...83 ORDENES DE COMPRA...86 Orden de Compra Manual...86 Orden de Compra Automática...88 PRODUCTOS EN PEDIDO...91 HISTORIAL DE COMPRAS...92 Historial de Ordenes de Compra en el período...92 Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores...92 LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS BASES DE DATOS...96 Alta de Bases de Datos...97 Acceso a una base de datos ya existente SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS Alta de Usuarios Grupos de Permisos Alta de Administradores...107

5 III Bitácora de Transacciones UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS Compactar y Revisar la base de datos Depuración de Datos Históricos Respaldar y Restaurar la Base de Datos APENDICE A - IMPORTAR DATOS APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO

6 IV

7 LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO Lección 1 Acerca del entorno Iniciar el programa Selección de la Base de Datos Qué hay en la pantalla? Menú Principal Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Estado Barra de Desplazamiento Salir del Programa Curso en videos Cómo correr el curso en videos? Operando el curso en videos

8 2 Lección 1 Acerca del Entorno INICIAR EL PROGRAMA Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de Refacciones. Cada uno de los accesos directos está representado por un icono. Para iniciar el Inventario de Refacciones, haga doble click sobre este icono. Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE INSTALACIÓN. Selección de la Base de Datos Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que seleccione una base de datos. El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de datos nuevas con todos los registros en blanco.

9 Lección 1 Acerca del Entorno 3 Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos adquiridos en cada lección. 1. Seleccione la base de datos Ejemplos durante la capacitación. 2. Presione aquí para continuar. 3. Presionando este botón podrá crear una base de datos nueva con registros en blanco para iniciar la implementación. Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos está restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos. Para mayor información sobre la forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el manual de instalación.

10 4 Lección 1 Acerca del Entorno QUE HAY EN LA PANTALLA? Esta lección muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones, como menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta lección es que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del Inventario y aprenda a navegar por el programa, accesando los diferentes módulos y sus opciones. Barra de Menú Encabezado de la Ventana de Información Barra de Herramientas Menú Principal Encabezado de columna Ventana de Información Barra de Estado Barra de Desplazamiento Menú Principal El Menú Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla está estructurado en 4 módulos básicos: Catálogos Inventario Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus productos y forma además el catálogo de los proveedores que suministran dichos productos. Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del inventario, como movimientos de entradas y salidas, consultas de existencias y movimientos, valuación del inventario, etc.

11 Lección 1 Acerca del Entorno 5 Compras Cierres Es el módulo que permite calcular los materiales que deben abastecerse al almacén, organizar la compra de productos por proveedor y generar las órdenes de compra. Es el módulo donde el usuario podrá consultar los archivos históricos de todos los movimientos de cierres anteriores, así como archivos históricos de compras realizadas en cierres anteriores, etc. Seleccione un módulo en el Menú Principal para presentar sus diferentes opciones. El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa seleccionando con el apuntador del mouse el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del mouse para hacer la selección. Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro de cada modulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un icono. Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del Menú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la información disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrando al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra de Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción seleccionada.

12 6 Lección 1 Acerca del Entorno Barra de Menú Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú. Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos o herramientas correspondientes.

13 Lección 1 Acerca del Entorno 7 Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las condiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar > Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido una condición de filtro. Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. El Menú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Menú Principal. Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones puede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal. Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Menú. Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos que están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.

14 8 Lección 1 Acerca del Entorno Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de los módulos del Menú Principal. Cuando el usuario posiciona el apuntador del mouse sobre una herramienta, aparece una pequeña ventana comúnmente llamada tooltip con una breve descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se presiona el botón izquierdo del mouse. A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario comience a familiarizarse con ellos.

15 Lección 1 Acerca del Entorno 9 Agregar Modificar Eliminar Consultar Imprimir Buscar Generar Filtro Activar/Desactivar filtro Ver imagen Agrega un registro nuevo a la lista Permite modificar los datos de un registro Permite eliminar un registro de la lista Permite consultar la información del registro seleccionado Imprime la información mostrada en pantalla Localiza él o los registros que contengan una palabra o frase determinada Permite establecer una condición de filtro para desplegar sólo los registros que reúnan ciertas condiciones Activa o desactiva la condición de filtro establecida por el usuario Presenta la imagen asociada al registro seleccionado Barra de Estado Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra información acerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre del usuario. Presionando doble click con el apuntador del mouse sobre el nombre de la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuario respectivamente. Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información, presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú. Barra de Desplazamiento Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de información.

16 10 Lección 1 Acerca del Entorno Salir del Programa Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú o presione simultáneamente las teclas Control+X.

17 Lección 1 Acerca del Entorno 11 CURSO EN VIDEOS El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a este manual. Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las acciones que se van ejecutando. Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un programa. Cómo correr el curso en videos? Existen dos formas de correr el curso en videos: Desde el programa Desde el administrador de programas. Para correr el curso en videos desde el Inventario, presione Ayuda > Curso en video desde la Barra de Menú. Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario al curso y del curso al Inventario para practicar cada lección. Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el icono correspondiente en la carpeta donde se instaló el Inventario.

18 12 Lección 1 Acerca del Entorno Seleccione Curso Inventario desde el administrador de programas Operando el curso en videos Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con el programa.

19 Lección 1 Acerca del Entorno Posicione el cursor del "mouse" sobre un tema y aparecerá del lado derecho la explicación del tema seleccionado 2. Presione alguno de los botones que aparecen del lado izquierdo para ver el video correspondiente Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos simulando la operación real del programa. Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc., similar al control de una cámara de video. Detener y/o correr video Barra de avance Cerrar y terminar el video Regresar al inicio del video Avance rápido

20 14 Lección 1 Acerca del Entorno

21 LECCION 2 - CATALOGOS Lección 2 Catálogos Catálogo de productos Agregar Combos de selección Asociar imágenes Fijar datos para captura continua Modificar Eliminar Consulta Ordenar Buscar Filtro Generar filtro Activar / Desactivar filtro Impresión Nombre de la compañía Opciones Otros reportes relacionados Catálogo de proveedores Catálogos auxiliares

22 16 Lección 2 Catálogos CATALOGO DE PRODUCTOS Agregar El primer paso para la implementación del Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 consiste en formar un catálogo donde se registran los productos en el Inventario. 1. Seleccione el módulo Catálogos 4. Presione aquí para agregar un producto nuevo 2. Seleccione la opción Catálogo de Productos 3. Aparece la lista de productos Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos: [1] No. de Parte * [2] Descripción * [3] Unidad * [4] Clasificación [5] Especificaciones [6] Tiempo de procuramiento (en días) [7] Imagen asociada al producto [8] Almacenes en los que debe existir el producto(multialmacenes) [9] Equivalencia de Marcas Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el Catálogo.

23 Lección 2 Catálogos 17 El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, código o número con el que se identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por números, letras o una combinación de ambos. El campo [2] Descripción permite registrar el nombre del producto y algunas características que ayuden a diferenciarlo de otro similar. El campo [3] Unidad se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad mínima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.). Al momento de efectuar la compra, el programa permitirá escoger entre diferentes presentaciones ( ej. tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad se refiere a la unidad mínima con la que el producto es utilizado o retirado del almacén para llevar a cabo un mantenimiento determinado. El campo [4] Clasificación permite registrar agrupaciones o familias de productos. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base a sus características, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretería, Automotriz, Lubricantes, etc.) El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede registrar una descripción larga del producto o información adicional como por ej. sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener para su almacenamiento, etc.. El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que transcurre (en días) desde que el producto es solicitado al departamento de compras hasta que éste es entregado por el proveedor en el Almacén. Este tiempo de procuramiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productos próximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programación adecuada de las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto Justo a Tiempo, manteniendo los niveles de existencias en un mínimo y sin afectar la realización de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.

24 18 Lección 2 Catálogos La Unidad y Clasificación se seleccionan de los Combos de Selección El recuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como información complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que muestre como es físicamente el producto. El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejan el producto en cuestión. Por omisión el programa maneja un solo almacén apareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Más adelante se verá la manera de activar la opción multi-almacenes, la forma de dar de alta diferentes almacenes y como relacionar los productos del catálogo a cada almacén. El Botón [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas equivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o proveedor. Como se explicó anteriormente, el número de parte es interno de la empresa y con esta opción se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes o proveedores. Dicha información resulta de gran utilidad al momento de elaborar una Orden de Compra, ya que el programa permitirá especificar la marca y número de parte del fabricante en la orden de compra. Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el Catálogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para registrar un producto en el catálogo.

25 Lección 2 Catálogos 19 Combos de selección El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger alguna descripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares. La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el apuntador del mouse. Presione aquí para abrir la ventana de selección o presione una tecla Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana del combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección flechas para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripción completa. Oprima <Enter> para aceptar la selección. También puede utilizar el apuntador del mouse para hacer la selección. Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el usuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleando su descripción y enseguida presionando la tecla de función <F2>. Así el usuario puede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonar lo que se está haciendo. No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos > Catálogos Auxiliares. En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas.

26 20 Lección 2 Catálogos Los combos de selección permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a los Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a la calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemáticas y registrar el resultado. El programa muestra las teclas de función que pueden ser activadas en cada campo. Asociar imágenes El inventario permite asociar imágenes, fotografías, tablas, planos etc., como información complementaria del producto cuando se está agregando al catálogo. Las imágenes deben ser archivos del tipo.bmp y.jpg.. Una cámara digital o un Scanner resultan muy útiles para obtener estas imágenes.

27 Lección 2 Catálogos Presione aquí para asignar una imagen al producto Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar de Imágenes. Utilice la opción Agregar para copiar imágenes de cualquier directorio de su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes. 3. Presione aquí para agregar una nueva imagen al Catálogo Auxiliar de Imágenes 2. Seleccione una imagen del Catálogo Auxiliar de Imágenes para asignarla al producto.

28 22 Lección 2 Catálogos 5. Teclee un nombre o descripción para identificar a la imagen 4. Oprima aquí para buscar la imagen que desee copiar o agregar al Catálogo de imágenes Un producto que ha sido registrado en el catálogo solo puede estar asociado a una imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera. En el Catálogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una imagen asociada y visualizar la imagen. 7. Seleccione el producto 8. Oprima aquí para ver la imagen 6. Este icono indica que el producto tiene una imagen asociada. Fijar datos para captura continua Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros, es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, como registrar varios productos en el Catálogo de Productos, ya que permite que la información registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variación al dar de alta nueva información.

29 Lección 2 Catálogos 23 Para registrar un nuevo producto en el catálogo solo es necesario llenar los campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) la información se mantiene sin variación con respecto al registro anterior. Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sido marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La información registrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que se capture información nuevamente sobre este campo. El campo No. de Parte no está seleccionado como fijo El campo Clasificación esta seleccionado como fijo, el color es igual al del fondo de la ventana. 1. Oprima aquí para seleccionar los campos que desea mantener como fijos, o para desmarcar los que ya no se manejarán como fijos 2. Seleccione los campos que desea mantener como fijos. La información contenida en ellos no cambiará al estar registrando productos en forma continua

30 24 Lección 2 Catálogos Modificar En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de un producto que ha sido dado de alta en el catálogo. La modificación puede realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, que aparece en la Barra de Menú. 3. Presione éste icono en la barra de herramientas 1. Utilice la barra de desplazamiento para desplazar el listado 2. Seleccione en el catálogo el producto al que desea realizar alguna modificación Eliminar Esta opción permite al usuario eliminar productos del catálogo. Un producto sólo puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida registrados en el período. En el caso de que existan movimientos de entrada y salida del producto que se desee eliminar del catálogo, esto podrá llevarse a cabo solamente después de efectuar un cierre. Mas adelante en éste manual se explica lo relacionado con cierres contables.

31 Lección 2 Catálogos Presione éste icono para eliminar el producto del catálogo. 1. Seleccione el producto que desea eliminar Consulta Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información registrada en el catálogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar dicha información. En el manual de instalación se tratan los aspectos relacionados con la implementación de la seguridad para el acceso a la base de datos del Inventario, por lo que ésta herramienta será utilizada por aquellos usuarios que no tienen permiso o derechos para modificar información capturada en los catálogos.

32 26 Lección 2 Catálogos 2. Presione éste icono en la barra de herramientas 1. Seleccione el producto que desea consultar

33 Lección 2 Catálogos 27 ORDENAR Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, la información contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanumérica considerando alguna de las siguientes columnas. [1] No. de Parte [3] Descripción [5] Clasificación Si se desea ordenar el Catálogo en función de alguno de estos campos, es necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y con el botón izquierdo aceptar la selección. De esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente. 1. Coloque aquí el apuntador del mouse y presione el botón izquierdo para ordenar el catálogo por Descripción 2. La flecha indica que los productos están ordenados en forma ascendente ( A-Z). Repita el paso 1 si desea cambiar a orden descendente (Z-A)

34 28 Lección 2 Catálogos BUSCAR Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catálogo tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en que se encuentre dicha frase. Esta búsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas que se presentan en el catálogo: a) No. de Parte b) Descripción c) Unidad d) Clasificación La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede llevarse a cabo de tres maneras: 1) Palabra en cualquier posición 2) Palabra al inicio 3) Palabra completa 3. Presione este icono en la Barra de Herramientas para buscar un producto

35 Lección 2 Catálogos Teclee la frase, algunas de las letras o números relacionados con el producto. 2. Seleccione el campo o columna en la que desea buscar el producto 6. Oprima aquí para iniciar la búsqueda del producto. 4. Seleccione el modo en que se efectuará la búsqueda 5. Seleccione una de las dos direcciones de búsqueda 7. Oprima aquí. El producto localizado queda señalado en el catálogo También se puede buscar un producto en el catálogo utilizando en la barra de menú el comando Editar > Buscar producto.

36 30 Lección 2 Catálogos FILTRO Generar filtro Mediante la opción de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el Catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser establecidas por la combinación de los siguientes conceptos. campo <criterio> condición El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla de Catálogos de Productos (No. de Parte, Descripción, Unidad y Clasificación). El criterio establece 6 posibilidades de selección: sea igual a sea igual o mayor que sea igual o menor que esta entre comience por contenga La condición la establece el usuario basándose en letras, descripciones o números que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se han escogido para el establecimiento del filtro. Ejemplo de establecimiento de filtro: No. de parte - contenga BAL00

37 Lección 2 Catálogos Presione aquí para agregar un filtro o seleccione de la barra de menú el comando Editar y seleccione la opción Generar Filtro 3. Defina las condiciones que deben cumplir los productos en el catálogo (campo, criterio y condición) 2. Oprima aquí para agregar una nueva condición de filtro Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catálogo de Productos presentará únicamente los productos que cumplen con estas características, lo cual facilita la búsqueda y consulta de productos. Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiere conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opción desde la Barra de Menú > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar la opción guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezca un filtro, éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no será necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en la computadora donde se generaron. Activar / Desactivar filtro Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogo de productos presenta el listado de los productos que cumplen con estas condiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas nuevamente utilizando la misma herramienta.

38 32 Lección 2 Catálogos 1. Oprima aquí para activar o desactivar las condiciones de filtro establecidas 2. En la barra de estado de la ventana activa aparece el mensaje que indica que el filtro esta activo 3. Si el filtro se encuentra activo se puede conocer también el total de productos que cumplen con estas condiciones de filtro

39 Lección 2 Catálogos 33 IMPRESION Nombre de la compañía y logotipo En la Barra de Menúl > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario personaliza el Inventario registrando el nombre de su compañía, mismo que aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C., domicilio, teléfonos y departamento que emite los diferentes reportes. El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo debe ser un archivo del tipo.bmp o.jpg. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles de ancho máximo) 1. Registre los datos de su empresa. 2. Indique un logotipo de su empresa para imprimirlo en los reportes Opciones de impresión Una vez personalizado el inventario el usuario podrá imprimir el Catálogo de Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opción de imprimir, el programa permite la visualización previa del reporte en pantalla, o bien, el envío

40 34 Lección 2 Catálogos directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá a las condiciones de orden y filtro establecidas previamente en el Catálogo. 1. Utilice esta herramienta para imprimir el Catálogo, o bien, desde la Barra de Menú seleccione Menú Principal > Imprimir Al seleccionar la herramienta para la impresión, el programa permite visualizar el reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante recordar que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentren establecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada. 2. Seleccione la opción de impresora, o bien, seleccione la opción por pantalla 4. Presione aquí para configurar su impresora. 3. Teclee la clave ISO 9000 si desea que ésta sea incluida en el reporte Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedará grabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no será necesario indicar nuevamente la clave.

41 Lección 2 Catálogos 35 El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes: Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventana de Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opción del Menú Principal al presionar la herramienta de Impresión localizada en la Barra de Herramientas. Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típica mostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportes podrá encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opción del Menú Principal.

42 36 Lección 2 Catálogos CATALOGO DE PROVEEDORES En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas (proveedores) que suministran productos al almacén. 1. Seleccione el módulo Catálogos en el Menú Principal 3. Presione aquí para dar de alta un proveedor 2. Seleccione la opción Catálogo de Proveedores. Al registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos: [1] Proveedor (*) [2] R.F.C. [3] Calle y No. [4] Colonia [5] Población [6] Código Postal [7] Estado [8] País [9] Teléfonos [10] Fax [11] Correo electrónico [12] Clasificación [13] Divisa [14] Contacto [15] Extensión [16] Teléfono directo [17] Correo electrónico [18] Comentarios. El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el Catálogo.

43 Lección 2 Catálogos 37 El campo [1] Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razón social de la empresa que abastece de productos al almacén. El campo [2] R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de productos. Del campo [3] al campo [11] se registra información referente a la ubicación física y telefónica del proveedor. El campo [12] Clasificación permite al usuario registrar agrupaciones o familias de proveedores sobre la base de alguna característica. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los proveedores con relación a los productos que manejan, zonas geográficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor rapidez al poder ordenarlos en relación a éstas características. El procedimiento para registrar la clasificación consiste en seleccionar de un combo la clasificación correspondiente registrada previamente en el catálogo auxiliar de clasificación de proveedores. Si al momento de seleccionar una clasificación ésta no existiera en el catálogo auxiliar, el usuario podrá dar de alta una clasificación nueva tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de función <F2>.(Ver Combos de Selección). El campo [13] divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan los proveedores para la venta de sus productos. En los catálogos auxiliares se proporciona una lista de las divisas más comunes y el usuario puede agregar divisas nuevas a este catálogo auxiliar de divisas. El usuario también puede actualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una orden de compra al proveedor, ésta orden de compra se emite con la moneda preestablecida para cada proveedor. Al ingresar la mercancía al almacén, el programa convierte los importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio correspondiente. Del campo [14] al [17] el usuario registra información referente al nombre de hasta tres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico de cada uno de ellos. El campo [18] Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar cualquier información adicional relacionada con el proveedor.

44 38 Lección 2 Catálogos Una vez que se da de alta un proveedor, éste se agrega al listado para formar el Catálogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado utilizando únicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es indispensable para registrar un producto en el catálogo. Para buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy conveniente el poder ordenar en forma alfanumérica el Catálogo de Proveedores. En el programa de Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relación con alguna de las siguientes columnas: a) R.F.C. b) Proveedor (razón social o nombre de la persona física) c) Clasificación d) Fecha de última compra e) Teléfonos Recuerde que si se desea ordenar el Catálogo en función de los campos o columnas mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador del mouse en el campo o columna elegida y con el botón izquierdo aceptar la selección, de esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al

45 Lección 2 Catálogos 39 oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente. Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.

46 40 Lección 2 Catálogos CATALOGOS AUXILIARES Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al Catálogo de Productos y Catálogo de Proveedores, como: 1. Catálogo de Unidades 2. Catálogo de Clasificaciones de Productos 3. Catálogo de Clasificaciones de Proveedores 4. Catálogo de Divisas 5. Catálogo de Imágenes 6. Catálogo de Almacenes 7. Catálogo de Centros de Costo 8. Catálogo de Destinos 9. Catálogo de Lugares de Entrega En esta lección hemos visto la utilización mediante los combos de selección de algunos de estos catálogos como el Catálogo de Unidades, Clasificación de Productos, Clasificación de Proveedores, Divisas. Más adelante en este manual se explica a detalle el Catálogo de Almacenes cuando se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), así como el Catálogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de salida a los productos del almacén. El Catálogo de Lugares de Entrega se utiliza al momento de generar las Ordenes de Compra. En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los Catálogos Auxiliares.

47 LECCION 3 - MULTIALMACENES Lección 3 Multialmacenes Activar opción Multialmacenes Alta de nuevos almacenes Asignación de productos a los diferentes almacenes

48 42 Lección 3 Multialmacenes ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES La opción de manejar varios almacenes (Multialmacenes) es muy útil para aquellas empresas que desean tener productos ubicados en más de un almacén. Cuando se tiene activada la opción Multialmacenes, el programa permite hacer traspasos entre almacenes, consultar las existencias de un producto en cada uno de los almacenes existentes, valorizar el inventario por almacén y en forma consolidada etc. Si no va a manejar varios almacenes, no es recomendable marcar esta opción. 2. Seleccione Opciones 1. Seleccione Herramientas en el Menú Principal 3. Seleccione la carpeta Módulo de Inventario 4. Marque la opción Manejar Multialmacenes si desea controlar varios almacenes Al marcar la opción Multialmacenes, el programa despliega la siguiente pantalla:

49 Lección 3 Multialmacenes Presione aquí para continuar 6. Elija la manera como se manejarán los folios para los Movimientos al Almacén y las Ordenes de Compra. Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacén (Entradas y Salidas) y las Ordenes de Compra: 1. Folio independiente Cuando cada almacén maneja en forma independiente el folio de los documentos. Es decir, cada almacén lleva su propio folio consecutivo.

50 44 Lección 3 Multialmacenes 2. Folio corporativo Cuando se maneja un solo folio consecutivo para todos los almacenes. Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar con Multialmacenes.

51 Lección 3 Multialmacenes 45 ALTA DE NUEVOS ALMACENES Al activar la opción Multialmacenes, el programa crea un primer almacén con el nombre Almacén 1. Automáticamente todos los productos registrados en el Catálogo de Productos quedan asignados o relacionados a este almacén. Si lo desea, el usuario puede cambiar el nombre. Ahora bien, el usuario puede dar de alta nuevos almacenes y relacionar los productos del catálogo que manejará cada almacén. 3. Oprima aquí para dar de alta un nuevo almacén 2. Presione el tabulador Almacenes 4. Teclee el nombre y la ubicación del nuevo almacén 1. Seleccione la opción Catálogos Auxiliares en el módulo Catálogos 5. Indique los folios con que iniciarán los movimientos al almacén y las órdenes de compra

52 46 Lección 3 Multialmacenes ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES Una vez creados los diferentes almacenes será necesario asignar o relacionar los productos del Catálogo de Productos que manejará cada almacén. Los productos que maneja cada almacén estarán siempre relacionados con el Catálogo de Productos. Es por eso que se crea un solo Catálogo de Productos, lo que evita la necesidad de teclear nuevamente los productos en cada uno de los almacenes. 1. Seleccione el almacén al que desea asignar productos 3. Oprima aquí para asignar productos del Catálogo al almacén seleccionado 2. En esta ventana se muestran los productos que ya se encuentran asignados al almacén seleccionado 4. Oprima aquí si desea eliminar productos del almacén seleccionado Al presionar el botón para asignar productos a un almacén, se abre una nueva ventana que permite simplemente ir marcando los productos del Catálogo de Productos que quedarán asignados o relacionados con el nuevo almacén.

53 Lección 3 Multialmacenes Presione aquí para marcar todos. 5. Para marcar o desmarcar en forma individual, simplemente haga click aquí con el apuntador del mouse. 9. Al aceptar, todos los productos marcados quedan asignados al almacén. 8. Una vez seleccionados varios productos, puede presionar aquí para marcarlos 7. La selección de varios productos puede realizarse de la misma forma que lo hace Windows, utilizando la tecla Shift en combinación con el mouse. Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el manejo de cada almacén se hará en forma independiente, es decir, cada uno de ellos tendrá sus propios movimientos de entrada y salida, reportará sus existencias, registrará sus máximos y mínimos, manejará su propio Kardex y en cualquier momento se podrá conocer el monto de la inversión para cada uno y en forma consolidada (todos los almacenes). Al activar la opción Multialmacenes, se genera automáticamente un combo en la Barra de Herramientas de las diferentes opciones del Menú Principal para que el usuario seleccione en cada caso el almacén correspondiente. Seleccione de este combo el almacén con el que desea trabajar

54 48 Lección 3 Multialmacenes

55 LECCION 4 - INVENTARIO Lección 4 Inventario Movimientos al almacén Movimiento de Inventario inicial Movimiento de Entrada Movimiento de Salida Movimiento por inventario físico Existencias y valuación Comparar contra otro método de costeo Kardex Máximos, mínimos y localización Importe máximo, óptimo y mínimo Modificación avanzada Cierre anual Historial de Movimientos Historial de Movimientos en el período Historial de Movimientos en períodos anteriores

56 50 Lección 4 Inventario MOVIMIENTOS AL ALMACEN La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o de salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento. Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida de uno o varios productos. 1. Seleccione el módulo de Inventario 2. Seleccione la opción Movimientos al Almacén 4. Seleccione el tipo de movimiento que desea consultar (entrada o salida) 3. Seleccione el Almacén (ver Multialmacenes) 5. Seleccione el documento que desea consultar 6. La ventana muestra el documento seleccionado con la lista de productos que entraron o salieron del almacén

57 Lección 4 Inventario 51 Movimiento de Inventario inicial El Movimiento de Inventario Inicial es el documento que contiene la información correspondiente al inicio del almacén. De hecho es un movimiento de entrada para establecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos con los cuales dará inicio el Inventario. Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deberá establecer las cantidades y costos iniciales utilizando el botón Editar Inventario Inicial y una vez registrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos, podrá generar el documento correspondiente presionando el botón Generar Documento Inicial. 2. Oprima aquí para iniciar la edición del Inventario Inicial. 1. Seleccione el Almacén ( si se tiene activada la opción de Multialmacenes, ver Lección 3) Nota. Este botón desaparece después de generar el movimiento inicial. Utilizando las flechas de navegación el usuario puede desplazarse con facilidad en la tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales de todos y cada uno de los productos.

58 52 Lección 4 Inventario 6. Utilice estas herramientas para buscar un producto o establecer algún filtro. 7. Haga clic sobre el encabezado de la columna deseada para ordenar el listado alfabéticamente en forma ascendente o descendente 4. Oprima aquí para guardar la información capturada. En otra sesión podrá continuar registrando cantidades y costos unitarios siempre y cuando no oprima el botón que Genera Documento Inicial. 3. Registre la cantidad y costo unitario de cada producto 5. Una vez capturadas las cantidades y costos unitarios de todos los productos, oprima aquí para generar el Documento Inicial. La edición de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes en diferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la información en una sola sesión, puede guardar la información capturada y continuar en la siguiente sesión. Sólo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado el documento, ya no se podrán realizar cambios. Al presionar el botón Generar Documento Inicial, el botón Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquier modificación posterior deberá hacerse por medio de movimientos de entrada o salida. Si se presiona el botón Generar Documento Inicial y las existencias y costos unitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en el que se pregunta si se desea iniciar el Almacén con saldos en cero. En caso de aceptar este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 no generará ningún documento inicial, por lo que se tendrá que iniciar el Inventario con un movimiento de entrada que quedará registrado en el documento respectivo.

59 Lección 4 Inventario 53 De hecho, mediante movimientos de entrada también es posible registrar cantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma de edición que ofrece la opción Editar Inventario Inicial es mucho más práctica para captura masiva. Por esta razón hacemos especial hincapié en Generar Documento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitarios de todos los productos. Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el método de costeo que va a regir el almacén. Una vez generado el documento inicial, el método de costeo que haya elegido solo se podrá cambiar hasta el momento de efectuar un Cierre. Más adelante en esta lección se explica todo lo concerniente al Cierre. También se podrá indicar al sistema el número del folio correspondiente al documento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompañarán a dicho folio. En los movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automáticamente se irá incrementando el folio en forma consecutiva. 7. Seleccione el método de costeo que se va a utilizar 8. Elija la fecha con que quedará registrado este movimiento 9. Indique el folio de inicio de operaciones, y si lo desea, puede establecer un prefijo y sufijo ligados al número de folio. Por omisión este valor es igual a 1. En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo número de folio a partir del cual el programa generará la numeración consecutiva de los documentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijo alfanumérico ligados al número de folio. Esta opción se lleva a cabo desde la Barra de Menú con la opción Herramientas>Opciones>Módulo de Inventario.

60 54 Lección 4 Inventario 11. Señale el documento y oprima aquí para visualizar los productos, cantidades y costos iniciales con los que inició el inventario. 10. Al generar el movimiento inicial, se crea el primer documento de entrada Movimientos de Entrada Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de documentos de entrada al almacén: 1. Entrada por compra 2. Entrada de fábrica 3. Traspaso de otro almacén 4. Devolución 5. Corrección de documento 6. Ajuste Nota: Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado el movimiento inicial, el botón Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan las herramientas para la edición de los diferentes movimientos de entrada.

61 Lección 4 Inventario Oprima aquí para agregar un documento de entrada 1. Seleccione el tabulador Documentos de Entrada 4. En esta parte de la pantalla el usuario va seleccionando y agregando los productos que entran al almacén, indicando cantidad y costo unitario. 3. Seleccione el tipo del movimiento de entrada y según sea el caso, teclee o seleccione un documento de referencia, proveedor y fecha del documento. Presionando la tecla de función <F2> puede dar de alta un proveedor nuevo en línea sin abandonar la pantalla. El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindando flexibilidad para su operación con mouse o teclado. Por lo general, capturistas avanzados prefieren utilizar sólo teclado y no utilizar el mouse en captura masiva de información, ya que es mucho más rápida la captura de esta forma. Presionando la tecla <Enter> el usuario puede pasar de un campo a otro y moverse con facilidad utilizando las flechas de navegación. Las teclas <Tab> y <Shift> <Tab> permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar, Cancelar o Editar otro documento en forma rápida y sin utilizar el mouse. En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora diversas funciones de edición. Mediante las teclas de función <F2>, <F3>, <F4> y <F8>), el usuario puede agregar un producto en línea, buscar por descripción, borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.