SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE LOGÍSTICA 2011

2 ÍNDICE 1 CAPÍTULO I: OBJETIVOS DEL DOCUMENTO DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA GLOSARIO DE TÉRMINOS CAPÍTULO II INGRESO AL SISTEMA MANTENIMIENTO Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo Requerimientos-Usuarios: Asignación de Requerimientos Asignación de requerimientos Requerimientos Asignados Registrar Certificación Presupuestal a requerimientos de bienes y servicios Orden de Compra/Servicio: Conformidad de Orden de C/S Anulación de Requerimientos: Exporta Requerimientos al SIGA.MEF REPORTES Requerimiento Requerimientos C.Costo Estado -Cuadro de Necesidades Modificaciones-Cuadro de Necesidades Procesos Selección-Convocatorias Contratos de Bienes y Servicios Órdenes de Compra-Servicio

3 1 CAPÍTULO I: 1.1 Objetivos Del Documento El Manual de Usuario del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA.NET), brinda instrucciones básicas para acceder a las funcionalidades del sistema, así como la descripción gráfica de cómo navegar dentro del mismo. 1.2 Descripción General del Sistema El Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA.NET es un aplicativo que tiene la finalidad de conseguir un adecuado nivel de eficiencia operativa y soporte para que los centros y/o usuarios puedan registrar y hacer el seguimiento del estado y la ubicación de sus requerimientos. Además cuenta con alertas de correo electrónico que les llegará a los usuarios correspondientes cuando sus requerimientos cambien de estado. Se han identificado los requerimientos funcionales solicitados para el presente proyecto y se realizarán los desarrollos necesarios tanto a nivel de base de datos como a nivel aplicación. 1.3 Glosario de términos TÉRMINOS DESCRIPCIÓN UM C.Costo Obs Fte.Fto Fec.Asig Sec.Func Clas.Gasto OGA Unidad de medida Centro de costo Observaciones Fuente De Financiamiento Fecha Asignada Secuencia Funcional Clasificador De Gasto Oficina General De Administración P. Unitario Precio Unitario CN Mto. Total Actual/ Mto. Total Agregar Solicitud de Modificación del CN-CC Cuadro de Necesidades Monto Total Actual/ Monto Total Agregar Solicitud de Modificación de Cuadro de Necesidades por Centro de Costo 3

4 2 CAPÍTULO II Funcionalidades del Módulo de Logística 2.1 Ingreso al Sistema Ingrese al url lo que lo llevará a la interfaz de acceso del SIGA.NET. La siguiente interfaz permite al usuario acceder al sistema siguiendo los siguientes pasos: 1. Ingrese su usuario de red. 2. Ingrese su contraseña. 3. Hacer CLICK en Aceptar. Recuerde que sólo podrán acceder al sistema los usuarios que se encuentren debidamente registrados y con los permisos otorgados por el administrador del SIGA.NET. 1. Seleccione el periodo al cual desea acceder. El periodo se refiere al año de ejecución. 2. El sistema mostrará la unidad ejecutora a la cual se está accediendo, además de la sede. Para el caso del Instituto Nacional de Salud 4

5 3. Finalmente, para ingresar al sistema presione ACEPTAR. De lo contrario,clic en CANCELAR Una vez accedido correctamente al SIGA.NET, el sistema mostrará en la parte lateral izquierda el menú principal con múltiples funcionalidades de acuerdo a su perfil de usuario. En la parte superior mostrará el link periodo y Cerrar sesión. Al hacer CLIC en el link periodo, el sistema te redireccionará a la anterior interfaz para cambiar el periodo sin necesidad de cerrar la sesión. 5

6 2.2 Mantenimiento Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo Para ello hacer CLIC en el link Cuadro de Necesidades del Menú Principal, elegir de la lista desplegable el centro de costo, Tipo de Bien (También puede buscar por descripción colocando una palabra clave y por código del bien o servicio. Además de buscar por Sec.Funcional y partida) Dar CLIC en : 6

7 Además tiene las opciones de ordenar sus registros por Código, Descripción y P.Unitario sólo seleccionándolos y de Exportar su Cuadro de Necesidades a Excel Requerimientos-Usuarios: Permite registrar a los usuarios que se le asignarán requerimientos. CLIC en : 7

8 Muestra la siguiente interfaz dar CLIC en para buscar al usuario que desea registrar para la asignación. Luego muestra la interfaz de búsqueda del usuario. En caso visualice con facilidad el usuario a registrar dar doble CLIC para seleccionarlo. De no visualizarlo fácilmente, utilice los criterios de búsqueda como el nombre completo (No es necesario colocar todo el nombre es suficiente con el nombre y/o apellido, en el criterio de código escriba el del usuario para buscarlo). 8

9 Si desea anular al usuario CLIC en y el usuario se muestra en color ROJO. Por último para guardar tu registro CLIC en, de lo contario CLIC en 9

10 2.2.3 Asignación de Requerimientos Asignación de requerimientos Luego de la aprobación del requerimiento por parte del Director de OGA, el director de Logística debe realizar la aprobación y la asignación del mismo a cualquier especialista del área de programación. La asignación tiene la finalidad de que el especialista de programación asuma la responsabilidad de efectuar el estudio de mercado respectivo para ejecutar la adquisición solicitada. Recuerde que la asignación solo se puede realizar cuando ya se aprobó el requerimiento y este se encuentra en estado Aprobado - Pendiente de Estudio de mercado. Nota: La aprobación sólo la puede realizar cuando el estado de requerimiento es PENDIENTE DE APROBACIÓN. Asimismo la desaprobación sólo la podrá efectuar cuando el requerimiento se encuentre en estado Estudio de mercado- Aprobado Para poder realizar estas acciones el Director de logística debe elegir la opción Asignación de Requerimientos como se muestra en el gráfico adjunto. CLIC aprobar requerimiento. 10

11 Y se muestra el siguiente mensaje indicando la aprobación del requerimiento: Nótese que el sistema cambia el estado automáticamente a ESTUDIO DE MERCADO- APROBADO Para desaprobar requerimientos, debe hacer CLIC en desaprobar el requerimiento. Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en el botón para confirmar la desaprobación. 11

12 El sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito y el requerimiento ya no se visualizará en listado del Director de Logística. El requerimiento podrá ser visto por el director de la OGA según el flujo con el estado de ESTUDIO DE MERCADO DESAPROBADO. Para realizar la asignación de requerimientos a los especialistas de programación, debe hacer CLIC en asignar el requerimiento como se muestra en el gráfico: CLIC en Aceptar del cuadro de Usuario Asignado y el sistema muestra un mensaje de confirmación: 12

13 Para Desasignar un requerimiento hacer CLIC en el icono Inmediatamente, el sistema mostrará el mensaje siguiente: 13

14 Y el Requerimiento se queda sin usuario asignado. Si desea asignar o desasignar grupalmente seleccione la opción check y presione el botón que se encuentra en la parte superior de asignar/desasignar que corresponden a la función en grupo. Además presenta las opciones dar vista previa al Formulario de Requerimientos Bienes servicios en formato pdf y la opción si desea anular el registro Requerimientos Asignados Luego de asignado el requerimiento por parte del Director de Logística, los especialistas de programación pueden realizar las siguientes acciones: Recepción del requerimiento, Cotizar y marcar el requerimiento como atendido. Para acceder a esta función debe seleccionar la opción del Menú principal Requerimientos Asignados: 14

15 La recepción del documento físico se puede registrar haciendo CLIC en cómo se muestra en el gráfico adjunto. Muestra mensaje de confirmación y la fecha de recepción en el listado de requerimientos. Para cotizar o registrar el mejor valor obtenido luego de realizar el estudio de mercado el especialista de programación puede hacer CLIC en requerimiento como se muestra en las imágenes adjuntas., esta opción permite visualizar el 15

16 En la parte superior cuenta con la opción de, Cotizar con el mayor valor,y para el caso que no todos los ítems de un requerimiento sean cotizados correctamente el sistema con esta opción permite procesar la cotización de los ítems correctos y los demás los libera para armar un nuevo requerimiento y pase el flujo nuevamente hasta ser cotizado satisfactoriamente. Por último cuenta con la opción y. Además tiene la opción de Modificar el precio cotizado para ello debe hacer CLIC en del listado de ítems contenidos en el requerimiento a modificar. En él podrá registrar el mejor valor cotizado y confirmar la cotización haciendo CLIC en el botón. CLIC en la opción inferior de PENDIENTE DE CERTIFICACIÓN muestra el siguiente mensaje y pasa al estado COTIZADO- 16

17 Finalmente, para que el requerimiento se guarde con la información registrada el especialista de programación debe hacer CLIC en obteniendo el siguiente mensaje. Marcar el requerimiento como atendido significa que el requerimiento que se encontraba en estado Aprobado Pendiente de estudio de mercado pase al estado Cotizado Pendiente de Certificación Presupuestal. Para realizar esta acción debe hacer CLIC en con lo cual el sistema mostrará el siguiente mensaje. O si desea atender grupalmente seleccionar los requerimientos a atender con los CHECK y dar de la opción de la parte superior de la interfaz 17

18 Además puede dar vista previa al formulario de Requerimiento de Bienes-Servicios. La opción permite visualizar, guardar o imprimir la Solicitud De Crédito Presupuestal en formato pdf Registrar Certificación Presupuestal a requerimientos de bienes y servicios Después de realizar el estudio de mercado y el registro de la mejor cotización para cada uno de los ítems que conforman el requerimiento, estos deben de ser certificados por Presupuesto. Dicha certificación sólo se puede dar cuando los requerimientos se encuentren en estado Cotizado Pendiente de Certificación Presupuestal. Para poder realizar esta acción el usuario de presupuesto debe acceder a la opción Certificación Presupuestal como se muestra en la imagen. 18

19 Para ejecutar la certificación presupuestal debe hacer CLIC en adjunta. cómo se muestra en imagen Luego, el requerimiento mostrará la información de los ítems con respectiva secuencia funcional, fuente de financiamiento, especifica de gasto, valor cotizado. Con esta información el especialista de presupuesto procede a asignar la certificación presupuestal. Para ello selecciona el registro y da CLIC DERECHO para asignar certificación presupuestal como se muestra en la imagen. 19

20 Una vez seleccionada la opción de certificación presupuestal se mostrará la información presupuestal, así como, los montos disponibles a nivel de secuencia funcional y especifica de gasto obtenidos a partir del Marco presupuestal. De esta manera se podrá tener el control de la afectación al marco presupuestal por cada uno de los requerimientos. 20

21 Luego de hacer CLIC en adjunta el sistema registra la certificación como se muestra en la imagen Para guardar las acciones realizadas debe hacer CLIC en el botón Guardar lo cual automáticamente genera una numeración única para las certificaciones. Nota: No se olvide de ingresar el N Certificado para continuar con el flujo normalmente. 21

22 Para poder imprimir el reporte de certificación presupuestal se debe hacer CLIC en muestra la imagen adjunta. como lo 22

23 2.2.5 Orden de Compra/Servicio: CLIC en link Orden de Compra/Servicio del menú Principal esta interfaz es de sólo consulta. En la parte superior se encuentra las opciones de búsqueda para las órdenes de compra y Servicio. CLIC en la opción : Muestra los datos de la orden de Compra en modo de sólo lectura por ser de consulta. 23

24 2.2.6 Conformidad de Orden de C/S CLIC en link en Conformidad de Orden de C/S menú Principal. CLIC en Dar Conformidad a la Solicitud de Modificación. Muestra los datos en modo de consulta. CLIC en la opción : 24

25 CLIC en la opción y muestra como se debe hacer: Clic en y por último y muestra el siguiente mensaje: Clic en para anular el registro: 25

26 2.2.7 Anulación de Requerimientos: Esta opción sólo la tiene el área de Logística y sirve para poder anular directamente los requerimientos y poder consultar su historial, opción que otras áreas no tienen habilitado. Para acceder a esta opción CLIC en Anulacion de Requerimientos del Menú Principal. En la parte superior cuenta con la opción de búsqueda de requerimientos. CLIC en de la bandeja principal y muestra la siguiente interfaz, donde permite añadir una observación respecto a la anulación. Este campo a llenar es obligatorio de lo contrario el sistema se lo solicitará y no le permitirá realizar la anulación. 26

27 Muestra el mensaje de confirmación: Luego el requerimiento se muestra de color ROJO 27

28 También cuenta con la opción de ver el Historial de los requerimientos que están eliminados. Para ello debe hacer CLIC en de la bandeja y la opción de vista previa para visualizar el formulario de Requerimientos de Bienes/Servicios en formato pdf esta opción sólo es permitida para requerimientos que aun no estén anulados. 28

29 2.2.8 Exporta Requerimientos al SIGA.MEF Después de realizada la certificación presupuestal el requerimiento está apto para ser registrado en el SIGA.MEF y seguir con la culminación del proceso de adquisición hasta la suscripción del contrato y/o de la emisión de la orden de compra o servicio. Para realizar esta acción el usuario debe acceder a la siguiente opción del sistema. Esta bandeja muestra requerimientos con estado Con Certificación Presupuestal y Con Pedido Generado en SIGA.MEF. Para exportar los Requerimientos al SIGAMEF puede hacerlo individualmente o en grupo marcando los Check en los requerimientos con estado Con Certificación Presupuestal y CLIC en exportar. Muestra el mensaje de confirmación y pasa el/los requerimientos a estado CON PEDIDO GENERADO EN SIGA.MEF 29

30 Luego que hace la exportación al SIGA.MEF el requerimiento pasa al estado CON PEDIDO GENERADO EN SIGA.MEF Para visualizar el formulario de Requerimientos CLIC en en formato pdf. para la vista previa del mismo Además como las demás interfaces cuentan con la opción de búsqueda para este caso por fecha, Código de requerimiento o Centro de Costo (Seleccionado de la lista desplegable de la parte superior) 2.3 Reportes Requerimiento Requerimientos C.Costo CLIC en Requerimientos- C.Costo muestra la siguiente interfaz. Seleccionar el C.Costo y el estado de los requerimientos y CLIC en para ver el reporte en formato pdf. También se puede emitir un reporte sólo por centro de costo seleccionando e inclusive por estado de requerimiento. Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. 30

31 CLIC en la opción por el SIGANET. en caso desee exportar a Excel el reporte generado 31

32 Estado -Cuadro de Necesidades CLIC en la opción Estado-Cuadro de Necesidades del Menú Principal. Cuenta con la opción de generar reportes por Partida, C.Costo, Secuencia Funcional (Meta) y tiene la opción de seleccionar el primer Check en caso desee visualizar a detalle el reporte y el segundo check para visualizar Cuadro comparativo por Item. 32

33 Genera el siguiente reporte: También puede generar su reporte de las siguientes maneras: 33

34 Al dar Open: Además cuenta con la opción de descargar el Reporte en de la parte superior de la interfaz. Excel con la opción Modificaciones-Cuadro de Necesidades CLIC en Modificaciones-Cuadro de Necesidades.Seleccionar el Centro de Costo y CLIC en.muestra la siguiente interfaz: 34

35 Al dar CLIC en open muestra el siguiente reporte en pdf: CLICK en para exportar el reporte en formato Excel. 35

36 2.3.2 Procesos Selección-Convocatorias CLIC en el link Proceso Selección-Convocatorias del Menú Principal. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en Excel. para visualizarlo en Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte Contratos de Bienes y Servicios CLIC en el link Contrato de Bienes y Servicios de Menú Principal. Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en Excel. para visualizarlo en 36

37 2.3.4 Órdenes de Compra-Servicio CLIC en el link Ordenes de Compra-Servicio del Menú Principal Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en en Excel. para visualizarlo 37