MANAGER ERP. Como Cambiar de Bases de Datos Incorporando bases de datos a la lista y especificar bases de partida... 2

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1 Indice MANAGER ERP Página Como Cambiar de Bases de Datos... 2 Incorporando bases de datos a la lista y especificar bases de partida... 2 Como Ingresar Cuentas al Plan de Cuentas... 3 Cómo Ingresar una Cuenta... 4 Validación de una cuenta... 4 Cómo Modificar una Cuenta... 5 Cómo Borrar una Cuenta... 5 Comprobantes de Traspaso y Registro de Factura Descripción de General Ventana Comprobantes Registro de Encabezado de un Comprobantes de Traspaso Registro de Facturas de Compra... 7 Saldo de una Cuenta... 9 Pago Ocupando la opción Contabilizar Pagos... 9 Asociación de Notas de Crédito a Facturas RECURSOS HUMANOS El procedimiento general para la operación del módulo Seguro De Cesantia Mini Instructivo de Formulario

2 Como Cambiar de Bases de Datos La opción Bases de Datos del menú Archivo permite Cambiar de datos; por ejemplo, de una empresa a otra, o leer los datos de un respaldo, etc. Las bases de datos en ERP son carpetas con muchos archivos. Al seleccionar esta opción Manager Gestión Financiera responde abriendo la ventana donde se muestra el listado de las bases de datos abiertas recientemente: Para cambiarse de una base de datos a otra simplemente haga clic en la lista sobre la base de datos que desea abrir y apriete OK. Incorporando bases de datos a la lista y especificar bases de partida Para agregar una base de Datos de partida apriete el botón con flecha roja, que abre la siguiente pantalla, ahí haga clic en Ingresar y busque la carpeta que contiene la base. Para especificar la base con que inicia la sesión marque la base que desea y apriete el botón de configurar como base de Arranque. Página 2

3 Como Ingresar Cuentas al Plan de Cuentas Para ingresar, modificar o consultar el Plan de Cuentas, seleccione del Manager, Finanzas, Menú de Finanzas y Plan de Cuentas luego desplegará la siguiente ventana: Alternativamente, también se pude acceder al plan de cuentas desde el menú de Manager, luego Tablas y Plan de Cuentas Campos de la Ventana Plan de Cuentas Código Código o número de cuenta. Este código es el que se utilizará para indicar una cuenta. A continuación se detalla el significado de los campos de la ventana Plan de cuentas El número debe respetar la estructura Tipo, Grupo, Subgrupo, Cuenta. Tipo Grupo Subgrupo Cuenta La primera posición indica el TIPO. La segunda posición indica el GRUPO dentro de ese tipo. Página 3

4 La tercera y cuarta posición indican el SUBGRUPO dentro del grupo. La quinta y sexta posición indican la CUENTA dentro del subgrupo. Nombre Nombre del tipo, grupo, subgrupo o cuenta. Tipo de Cuenta Las cuentas contables pueden ser de tres tipos: Cuentas Contables: Son todas las cuentas de Manager Gestión Financiera, salvo las cuentas bancarias y las cuentas de retención de impuesto. Cuentas Bancarias: corresponde a las cuentas contables asociadas a una cuenta corriente bancaria. Cuentas de Retención de Impuesto. Las cuentas de retención de impuesto (típicamente las cuentas IVA Crédito, IVA Débito, Retención Impuesto a Profesionales) deben ser marcadas como tales; de lo contrario, en la cuenta corriente del cliente, proveedor o prestador de servicios aparecerán sus retenciones o el I.V.A, situación que obviamente es errónea. Cómo Ingresar una Cuenta El ingreso de las cuentas contables se debe hacer respetando la estructura Tipo - Grupo - Subgrupo - Cuenta. Sin embargo, no es necesario que éstos sean correlativos; por el contrario, resulta conveniente saltar de diez en diez para poder intercalar cuentas a futuro, para mantener ordenado el plan de cuentas Para ingresar una cuenta, haga clic en el botón ingresar Ingrese en el campo código el número de la cuenta. Seleccione el cuadro imputable si la cuenta es de ese tipo sino no lo marque Presione la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo. Ingrese el nombre. El 2do. Nombre déjelo en blanco Seleccione uno de los botones radiales, indicando el tipo de cuenta: Cuenta Contable, Bancaria o de Retención de Impuestos (para las cuentas IVA Crédito, Débito o Retenciones de Impuestos a Profesionales). Haga clic en el botón OK para terminar. Si el ingreso fue correcto, Manager Gestión Financiera responde con el mensaje: Cuenta Contable ingresada desea ingresar otra Validación de una cuenta Una cuenta contable debe ser validada esto es, indicar que campos se debe ingresar en ella. Página 4

5 Apriete el botón validar y aparece el siguiente cuadro. Para que un campo sea exigido, debe estar marcado como obligatorio. La validación mínima de una cuenta es marca Debe o Haber y Glosa Movimiento con el botón obligatorio tanto en la columna de Traspasos como de Ingreso y Egresos Cómo Modificar una Cuenta Consulte los datos de la Cuenta Contable de acuerdo al procedimiento de consulta. Haga clic en el botón Modificar. Modifique el nombre y/o tipo de cuenta. Haga clic en el botón OK para terminar. Cómo Borrar una Cuenta Consulte los datos de la cuenta contable de acuerdo al procedimiento de consulta. Haga clic en el botón Borrar. Manager Gestión Financiera responde con la pregunta: Está seguro que desea borrar esta Cuenta? Haga clic en el botón Yes para borrar la cuenta. Nota: Antes de borrar un grupo, Manager Gestión Financiera controla que no tenga subgrupos vigentes; antes de borrar un subgrupo, que no tenga cuentas vigentes y antes de borrar una cuenta, que no tenga movimiento; en cualquiera de los casos anteriores, Manager Gestión Financiera rechaza la eliminación. Una cuenta se puede borrar utilizando el botón Borrar sin Validar; sin embargo, esta opción debe utilizarse sólo por indicación expresa de Manager Software S.A. Página 5

6 Comprobantes de Traspaso y Registro de Factura 1.- Descripción de General Ventana Comprobantes Al seleccionar la opción Menú de Finanzas y Comprobantes del, Manager abre la siguiente ventana: Los Comprobantes se dividen en dos secciones: el Encabezado que contiene el número, el tipo, la fecha y la glosa; y los Movimientos Contables, que contienen los asientos contables: el debe, el haber y el centro de costos entre otros datos. 2.- Registro de Encabezado de un Comprobantes de Traspaso Para ingresar un comprobante, seleccione Menú de Finanzas y Comprobantes y proceda de la siguiente forma: Seleccione y haga clic en el botón Ingresar. Ingrese el tipo de comprobante tipo: T Despliega automáticamente la fecha del comprobante, la puede modificar. Esta no debe estar dentro de la fecha permitida en los Parámetros. Ingrese la glosa del encabezado. Al posicionarse sobre la glosa del encabezado Manager desplegará automáticamente el número de comprobante, él que corresponderá al número posterior del último comprobante ingresado (el que podrá ser modificado, pero no repetido). Haga clic en OK, para terminar el ingreso del encabezamiento. Pasará a la ventana de Movimientos del comprobante que le permitirá hacer los asientos contables. Página 6

7 3.- Registro de Facturas de Compra Al ingresar a la ventana de movimientos Manager mostrará: El ingreso de una compra o una venta requiere de 3 asientos contables, con los Documentos y las cuentas asociadas facilita el trabajo y puede rescatar la información. Ingrese tipo de Documento (Normalmente: FAV para factura de venta y FAC para compras). No olvide desplazarse con la tecla TAB, para no saltarse campos obligatorios. Ingrese la fecha de emisión de la factura Y luego la fecha de vencimiento de la misma (se recomienda poner la fecha real de vencimiento para obtener la información correcta). Ingrese número de la factura Incorpore el correlativo interno de registro además ponga la fecha de vencimiento luego de digitar el monto NETO de la factura de compra y por último digitar el RUT del proveedor sin puntos y con guión. Si no existe desplegará la siguiente pantalla: haga clic sobre Si para ingresar y mostrará la pantalla de ingreso: Desplácese con TAB para llenar el registro del cliente o proveedor. Para terminar haga clic sobre OK Página 7

8 Ingrese la glosa del movimiento y apriete el botón OK Otro Con eso se genera 2 líneas de asiento. La primera correspondiente a la cuenta Proveedores nacionales y la siguiente cuenta es la de IVA crédito fiscal. Después de el OK Otro el software queda listo para cerrar el asiento seleccionando la contra cuenta de Gasto. Para completar el asiento, haga clic sobre cuenta contable. Normalmente contra una cuenta de resultado ( Costo o Gasto). Si no conoce el número de la cuenta utilice: para seleccionar la cuenta. Haga el cargo o abono correspondiente Asigne centro de costo (se puede ayudar con la flecha si no recuerda el número) si para esa cuenta es obligatorio Escriba la glosa Para terminar haga clic sobre OK Si desea ingresar otra compra o venta, reinicie el ciclo ingresando el Tipo de Documento Esto le permitirá Modificar o Borrar sobre la línea que esté destacada. Haga clic sobre el botón de la X para volver para al encabezamiento del comprobante Página 8

9 Saldo de una Cuenta 1.- Debe contabilizar los comprobantes, para que aparezcan en los listados de las cuentas. Apretar el cuadrado para que aparezca el visto bueno al lado de Contabilizado. 2.-Marque la cuenta que desea ver y haga clic en el botón Cta. Aparece un cuadro solicitando el período de consulta. 3.- Para ver el saldo del período apriete el botón de suma para conocer el del período. Página 9

10 Pago Ocupando la opción Contabilizar Pagos 1.- Crear un comprobante tipo E (Egreso) Complete con número, fecha y glosa de del comprobante y apriete OK. 2.- En la ventana de detalle (donde se ingresa el Debe y Haber) apretar el botón Contabilizar Pagos 3.- El sistema abre una la siguiente ventana, donde debe seleccionar o escribir el documento con que piensa pagar (Ej: CHI) y el número de cheque con que va ha pagar 4.- Apriete el botón leer pendientes, con lo que aparece una nueva ventana donde puede seleccionar los documentos qué va a pagar (ej: FAC o BOH) y pulse OK. 5.- Seleccionar con un clic (queda en azul), el documento que aparecieron para pagar y pulsar el botón pago total. Repita hasta que haya pagado todos los documentos. Página 10

11 Asociación de Notas de Crédito a Facturas Para abonar una nota de crédito a un factura proceda de la siguiente forma: Cree un comprobante de traspaso, Ingresando el encabezado Abra la ventana de Movimientos. Haga clic en el botón Contabilizar Pagos (esquina inferior izquierda). Abre la siguiente ventana sobre la de movimientos: Haga clic en el botón Leer Pendientes, Manager abre otra ventana para seleccionar solo los Documentos pendientes : Seleccione la opción por RUT, escriba el RUT de la cuenta corriente con que va ha trabajar y luego haga clic en el botón OK, Manager Gestión Financiera cargará los documentos pendientes para ese RUT en la ventana de contabilizar pagos. Seleccione la factura y la nota de crédito con la que se cancelará y luego haga clic en el botón Pago Total Página 11

12 RECURSOS HUMANOS El procedimiento general para la operación del módulo La operación del módulo de remuneraciones consta de los siguientes pasos: 1.- Incorporar los datos del personal a liquidar. Ingrese a Menú de Recursos Humanos ->Fichas del Personal -> Fichas Con el botón ingresar puede incorporar personal nuevo. Para modificar datos de los ya incorporados, debe buscar los con las fechas que indica hacia abajo que se ubica al lado de Nombre. Luego de seleccionar a la persona y apretar el botón modificar para cambiar los datos que sean necesarios, para terminar la modificación pulse el botón OK 2.- Incorpore los datos propios del mes. En menú de Recursos Humanos hay dos alternativas para ingresar los datos del mes una en forma Individual a través de Recursos Humanos -> Ficha de Datos del mes. El otro modo de ingresar es a través de Recursos Humanos -> Planilla de Datos del mes. Los datos del mes que se incorporan son: Días trabajados Días de colación y días de movilización Comisiones de venta En general todos los haberes y descuentos imponibles o no Los anticipos también se pueden incorporar de 2 maneras: Recursos Humanos -> Ficha de Anticipos y préstamos O por Recursos Humanos -> Planilla de Anticipos y préstamos 3.- Realizar el cálculo de las remuneraciones Este cálculo es necesario cada vez que se modifican los datos de una personas se procede de la siguiente manera: Menú de Recursos Humanos -> Procesos -> Calcular sueldos Luego puede imprimir las liquidaciones de sueldo Recursos Humanos -> Informes Mensuales -> Liquidaciones Para imprimir planillas de imposiciones en Recursos Humanos -> Leyes Sociales. 4.- Exportar datos a ERP. Este proceso permite el traspaso de información a ERP en forma de comprobante contable y de ese modo de girar los cheques o exportar datos para banco. Se procede de la siguiente manera: Menú de Recursos Humanos -> Exportar e Importar Archivos -> Exportar -> Centralización Contable Apretar el botón Crear Comprobante lo cual crea un archivo de texto Abre un cuadro donde se debe indicar la fecha del comprobante contable Pide ubicación y nombre que se le dará al archivo. Para Importar abrir ERP y desde Manager -> Finanzas -> Comprobantes, en la ventana comprobantes Menú Comprobantes -> Importar Comprobante Buscar el archivo que guardó en Recursos Humanos y apretar Open Marcar los 2 recuadros: Archivo Exportado desde Omnis, Gestión Financiera y Asignar nueva numeración al comprobante. Apriete botón OK. 5.- Para iniciar un nuevo mes debe cambiarlo Menú de Recursos Humanos -> Procesos -> Cambiar de mes Página 12

13 Ahorro Voluntario PrevisionaL Para implementar este modulo debe seguir los siguientes pasos : 1- Ingresar la institución de ahorro -Debe ir a una nueva tabla llamada "Tabla de Instituciones de Ahorro Previsional" -Ingrese código numérico, nombre, Rut y cuenta contable asociada a esta Institución. Además, debe tener presente: 1- Este dato será centralizado analíticamente a la contabilidad. 2- Con una cuenta contable escogida por el usuario (puede ser la misma de AFP por pagar) 3- Se identifica el Rut de la institución en la cual se depositarán los fondos de este empleado 4- La glosa dice (ahorro previsional voluntario) Para Ingresar el calculo al trabajador ud. debe: 1.- Ir a la ficha del trabajador 2- Aparecerá en ficha del personal una opción "AHORRO PREVISIONAL VOLUNTARIO", donde se ingresa: 3- Código de AFP o Institución (previamente creada en la tabla) de pago para el ahorro previsional 4- Ingrese monto pactado de ahorro por el empleado (ingrese símbolo $ o UF o %) 5.-Calcule el sueldo En la liquidación de sueldo: 1- Aparece en la columna descuentos 2- Se descuenta para efectos de renta afecta a impuesto único 3- Aparece en la ventana informes mensuales / planilla de remuneraciones 4- Aparece en los informes resumen mensual, detalle de haberes y descuentos y total haberes y descuentos A través de la opción "Leyes sociales" ud. puede: 1.-Imprimir carátula Cotización Voluntaria 2.-Imprimir carátula Anexo de Cotización Voluntaria Recomendaciones: Antes de realizar un cambio de versión, de cualquier software en general y de Manager en particular, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: El cambio de versión suele producir trastornos en la operación, mientras más usuarios involucrados mayor es el trastorno. Mientras menos experiencia en computación tienen los usuarios más problemas habrá en el proceso de cambio. Por estas razones, antes de cambiar una versión es necesario: Evaluar si los beneficios que obtendrá justifican realizar el cambio. Elegir un momento oportuno, vale decir cuando la presión sobre los usuarios no sea demasiado alta. Antes de hacer el cambio debe respaldar sus datos y el programa que está usando, de modo que pueda volver a la versión anterior si es necesario. Página 13

14 IMPORTANTE : Luego de instalar la nueva versión, recuerde actualizar la base de datos con "Utilities" dentro del menú "Archivo".- En virtud de todo lo expuesto, solicitamos vuestra comprensión y apoyo para solucionar los eventuales inconvenientes que el cambio de versión pudiera ocasionar, remitir en caso de requerir ayuda telefónica personalmente. Seguro De Cesantia Para implementar este modulo debe seguir los siguientes pasos: 1)-Ingresar a menú recursos humanos / parámetros / parámetros generales, y digitar dentro del recuadro Seguro de desempleo 0.60% como de recargo de parte del trabajador y 2,40% por parte del empleador. 2)- Ingrese a menú recursos humanos / Tablas / AFP e INP. Ubique la o las AFP que deben ser las entidades que manejan el seguro de cesantía. Marque el botón Parámetros para AFC, digite el Rut de la AFC y la cuenta contable de pasivo necesaria para que el sistema pueda centralizar a contabilidad los montos por imposiciones asociados a seguro de cesantía 3)- Ingresar a menú recursos humanos / ficha del personal / fichas y marcar la opción "Fdo. Cesantía " Al hacer lo anterior, se activará una sección en la parte inferior de la pantalla. En ésta se publicará la AFP del empleado y quedará (a la derecha) una ventana para seleccionar la categoría de contrato del empleado. Si se elige "Fijo", no habrá descuento para el trabajador, por lo tanto el 3% (2,4 más 0,6) será de cargo del empleador. Si se eligió "Indefinido", el trabajador tendrá un descuento de un 0,6% del sueldo imponible con un tope de 90 UF. Informes: La actual carátula de AFC (que contiene los datos de la antigua carátula de AFP) se imprime accediendo al menú Recursos humanos /leyes sociales / carátulas AFC y/o AFP. Además, se podrá imprimir el anexo correspondiente a las AFP y/o AFC ( uno a uno o todos de una vez). En el anexo existen dos grandes grupos de información: Fondos de Pensiones y Seguro de Cesantía. En la columna 8 se informará el equivalente al 0,6% de aporte del trabajador. En la columna 9, se mostrará el equivalente al 2,4% de aporte del empleador (para casos de trabajadores con contrato indefinido) o el 3% de aporte del empleador (para casos de trabajadores con contratos a plazo fijo). Si en estas columnas(8 y 9) se produce alguna inconsistencia de datos (Ej. trabajadores a plazo fijo sin el 3% correspondiente en la columna 8, bastará ir a la ficha de ese trabajador, modificarla el botón de cesantía (activar o desactivar según corresponda) y volver a grabar según la situación definitiva. Página 14

15 Mini Instructivo de Formulario 29 Llenado de Formulario 29 Línea 1 Recuadro UTM del mes en que paga (no del mes que declara) 6 78 remanente del mes anterior en UTM numero facturas emitidas de ventas 108 IVA ventas del (débitos) mes de declaración número de facturas recibidas (compras) 109 IVA de las compras en pesos (créditos) Remanente de crédito fiscal (en pesos) Total créditos (suma recuadro ) 114 suma total de Rec En caso de crédito>débito se pone diferencia en $ 75 Remanente en UTM (Valor recuadro 77 / UTM línea 1) 89 Si dedito > Crédito se pone la diferencia en $ Ret. Impto. Único trabajadores % de boletas de Honorarios Tasa % PPM 62 Tasa % PPM * Venta Neta Suma de las líneas 23 a 45 menos líneas 46, 47, 48 y Se traslada resultado recuadro Completar Completar Página 15