METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES. Versión Preliminar 3.0

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1 METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Propuestas en recuadros Notas Importantes: Versión Preliminar 3.0 Por favor diligencie todas las secciones y responda todas las preguntas tal como son formuladas en este documento de metodología. En el caso que una pregunta no aplique a su proyecto, favor especificar las razones. Trate de ser lo más sucinto y claro posible al diligenciar este formato, en cualquier caso no exceda un máximo de 450 palabras para cada una de sus respuestas. Para diligenciar las tablas requeridas a lo largo de este documento, lea primero las guías que aparecen en la parte inferior de cada tabla o pregunta y que definen la información solicitada. Las definiciones aclaratorias siempre comienzan por un doble asterisco **. 1. Aspectos Generales del Proyecto. (*) Nombre del proyecto. Debe corresponder al nombre del proyecto registrado en el Banco de proyectos - BPIN Debe incluir Código BPIN (*) Nombre de la entidad. Nombre de la entidad que presenta el proyecto de inversión. (*) Dependencia. Dependencia al interior de la entidad que presenta el proyecto de inversión. (*) Antecedentes del proyecto (nuevo) Si el proyecto viene de vigencias anteriores, especificar como ha sido su ejecución e incluir un cuadro con los principales resultados obtenidos acorde con los indicadores definidos dentro del proyecto, en cada una de las vigencias, así como el presupuesto apropiado y el ejecutado Página 1 de 10

2 (*) Necesidad que justifica el proyecto. Por qué es útil para la entidad desarrollar el proyecto? Cuáles son los problemas que impiden el cumplimiento de la estrategia y/o las políticas de la organización? Cuál ha sido la evolución de los problemas en los años recientes? Cuál es la articulación con la planeacion institucional y el plan estratégico de TIC de la entidad y del sector? ** Se debe demostrar que el proyecto esta enmarcado dentro del desarrollo institucional y sectorial correspondiendo al plan estratégico informático de la entidad y del sector, el cual debe estar alineado con un plan y una política sectorial. Si es un proyecto que viene de vigencias anteriores se deberá incluir, en el marco de la justificación general del proyecto, la justificación para la vigencia respectiva, especificando si hay cambios con respecto a la propuesta inicial. Si el proyecto de inversión tiene más de 10 años de esta siendo ejecutado, se deberá justificar su continuación. Objetivos. Cuál es el objetivo general del proyecto?. Cuáles son los objetivos Misionales y Operativos que persigue el proyecto? identifique cada uno por separado en la medida en que sea posible- Qué es lo que se pretende alcanzar con el proyecto tanto a nivel misional como operativo-? **Enunciar tanto objetivos generales como específicos. **Categoría Misional: se refiere a los temas directamente asociados al negocio de la entidad, o a los que son considerados de orden estratégico por ser críticos para la competitividad de la organización. **Categoría Operativa: se refiere a los temas administrativos y de soporte de la entidad pero que aunque son de importancia para el manejo de la organización no son las tecnologías con las cuales se espera alcanzar las metas estratégicas. Se incluyen herramientas y soluciones de trabajo tipo ERP y administrativas en general. Si hay cambio en objetivos respecto a la vigencia anterior se debe especificar En el caso de ERP, se deberán consultar las directrices del COINFO, contenidas en la página web del DNP. Alcance. Página 2 de 10

3 Qué impacto tanto misional como operativo genera el proyecto en la entidad? Cuál es el grupo objetivo cliente- al que apunta el proyecto? Cómo se verá beneficiado el cliente del proyecto? Cuál es el impacto sobre los contratos vigentes en la entidad? Cuál es el impacto sobre los contratos nuevos en la entidad? Hasta donde llega el proyecto global y hasta donde el alcance de lo que ejecutará en la vigencia Análisis de Alternativas. Para cada alternativa (incluyendo la presentada para evaluación), diligencie este cuadro: Plataforma básica Costos (soportados en estudios de mercado, que deberán estar disponibles a solicitud) Tiempo Argumentos a favor Argumentos en contra *Todas las casillas de la matriz deberán ser debidamente sustentadas (para la sección de costos, se requiere estudios de mercado como documentos soporte). **Plataforma básica: Corresponde a los requerimientos de Software de base y hardware necesarios para que la alternativa planteada opere adecuadamente. **Costo: Corresponde al valor de los recursos económicos que requiere la entidad para desarrollar la alternativa. **Tiempo: Corresponde al tiempo estimado para que la alternativa entre en operación ** Argumentos a favor: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa es conveniente para la entidad ** Argumentos en Contra: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa no es favorable para la entidad. Página 3 de 10

4 Se deberán tener en cuanta alternativas de outsourcing y el acceso a servicios ofrecidos por Agenda de Conectividad El análisis deberá incluir el análisis de sostenibilidad para determinar los recursos que se requieren en la operación y mantenimiento Así mismo, se deberá determinar la necesidad de vigencias futuras si el proyecto o gasto cubre más de una vigencia Indicadores. De impacto (misional y/o operativo) De ejecución del proyecto **Para la definición de Misional y Operativo por favor remítase a la sección 1.5 Diligencie la matriz que se encuentra a continuación: Descripción Tipo Unidad de Medida Periodicidad Forma de Calcularlo **Descripción: Breve descripción del indicador y su alcance. **Tipo: Alguno de los siguientes: Impacto Misional: mide el impacto sobre la estrategia de la organización. Impacto Operativo: mide el impacto sobre los servicios no misionales que presta la entidad o sobre el desempeño operativo de algún área de ésta. Ejecución: se refiere al progreso del proyecto en sus etapas de desarrollo e implantación. **Unidad de Medida: Tiempo o Dinero. **Periodicidad: Frecuencia con que va a ser medido el indicador. **Forma de Calcularlo: Fórmula para obtener el indicador. El cuadro deberá incluir la línea base y la meta que se logrará con recursos de la vigencia. Si se requieren recursos de vigencias futuras se deberá especificar la meta de los años respectivos. Si el proyecto ya tiene vigencias futuras aprobadas se deberá incluir la información respectiva de las metas a lograr en la vigencia Página 4 de 10

5 Equipo de Trabajo. Diligencie el siguiente cuadro: Líder o gerente de proyecto: (Persona que lleva acabo la planeación y coordinación de actividades y recursos de toda naturaleza para la ejecución y puesta en marcha del proyecto). Detalle el cargo que ocupa en la organización. Nivel del cargo dentro de la organización (1,2,3,4 etc.) Cuáles son las dependencias de la entidad que participan en el proyecto? En el siguiente cuadro describa el recurso humano que estará involucrado en las actividades del proyecto: Actividades Diseño Desarrollo/Construcción Interventoría Soporte Otros (especifique) Personal involucrado en el proyecto Recursos propios Recursos de terceros Directivos Operativos Directivos Operativos Especificar los costos del equipo de trabajo cuando no sean funcionarios de planta tanto en la etapa de ejecución de proyecto como en la de operación (*) Fuentes de Financiación. Cuáles son las fuentes de financiación? Cuáles son los montos previstos? Si la alternativa seleccionada requiere de inversiones que excedan la vigencia fiscal para la cual se presenta el proyecto, favor detallar los recursos que se requieren para cada vigencia adicional, lo cual implicará el trámite de vigencias futuras Página 5 de 10

6 **Para los casos de préstamos y/o donaciones se deberá anexar documentos de soporte que respalden la intención de financiación de la organización patrocinadora. En un cuadro discriminar las fuentes de financiación y las actividades Plan de trabajo. Establecer en un diagrama de Gantt o cronograma, las etapas y/o actividades a desarrollar a lo largo del proyecto, delimitadas en un periodo de tiempo. Riesgos. Cuáles son los riesgos misionales y/o operativos- de desarrollar el proyecto? Cuáles son los riesgos misionales y/o operativos- de no desarrollar el proyecto? Cuáles riesgos existen durante el periodo de ejecución del proyecto? **Para la definición de Misional y Operativo por favor remítase a la sección 1.5. Para cada una de las categorías solicitadas, diligencie la matriz que se encuentra a continuación, describiendo los riesgos más relevantes utilizando la metodología expuesta a continuación: Descripción del Riesgo Probabilidad (1 a 5) Impacto (1 a 5) Exposición (1 a 25) Alertas Planes de Mitigación Planes de Contingencia **Descripción del Riesgo: Breve descripción del posible suceso que pueda ser considerado un riesgo para el proyecto. **Probabilidad: Asigne una probabilidad a que ocurra el riesgo, siendo 1 lo menos probable y 5 lo más probable. **Impacto: Asigne una calificación sobre el impacto del riesgo sobre la entidad si este llega a ocurrir, siendo 1 el impacto más bajo y 5 el impacto más alto. **Exposición: Para cada riesgo multiplique Probabilidad x Impacto y coloque este resultado en la casilla Exposición. Organice los riesgos por Exposición de mayor a menor. **Alertas: Describa los eventos o indicadores que señalen que el riesgo esta cercano a ocurrir. **Planes de Mitigación: Describa los planes que haya considerado para prevenir que el riesgo ocurra, o para que el impacto sea menor en caso de que ocurra. Página 6 de 10

7 **Planes de Contingencia: Describa los planes que se haya considerado cuando el riesgo ya haya ocurrido. Sostenibilidad. Cuáles son las exigencias y mecanismos previsibles de operación, mantenimiento y actualización de los recursos previstos? **Tenga en cuenta que la sostenibilidad debe evaluarse desde 4 aspectos: 1. Administrativo: Recursos humanos y físicos necesarios. 2. Técnico: Mantenimientos, actualizaciones, soporte técnico. 3. Financiero: Fuentes de financiación. 4. Jurídico: normatividad aplicable y base de las competencias de la entidad para desarrollar el proyecto. Especificar los costos estimados para la sostenibilidad, por ejemplo, mano de obra, mantenimiento, licenciamientos; y como la entidad los financiará ( a través del mismo proyecto, recursos de funcionamiento) 2. Capítulo para proyectos con componentes de sistemas de información. Procesos. Descripción general de los procesos que apoyan el sistema de información previsto. Flujos de Información Internos y Externos. Describir, tanto a nivel interno como externo las interacciones del sistema propuesto. Con quién interopera el sistema (internamente y externamente)? Cómo interopera el sistema (mecanismos de intercambio de información)? **Anexar diagrama de flujos de información. Para el levantamiento de esta información se recomienda la utilización de la metodología PENDES desarrollada por el DANE Datos Básicos acerca del Sistema de Información. Qué tipo de software se espera adquirir o desarrollar? (Aplicativos misionales, Herramientas ERP, otros). Qué metodologías de desarrollo y operación de la solución se van a implementar? Incluir descripción corta. Qué estándares de procesos, interoperabilidad, seguridad y control de calidad se van a implementar? Cuál va a ser la estrategia de migración de datos a implementar? Si aplica- Descripción corta de los productos finales que entrega el sistema. Página 7 de 10

8 3. (*) Capítulo de Infraestructura. Arquitectura actual. Cuál es la infraestructura de hardware y software actual con que cuenta la entidad y/o dependencia? **Incluir diagrama explicativo. Arquitectura propuesta. De qué consta la infraestructura que se piensa adquirir? **Incluir diagrama explicativo. Componentes de Hardware. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de hardware de su proyecto. Tipo Especificaciones Marca/Proveedor (si aplica) Cantidad Costo Unitario Costo Total TOTALES **Tipo: Servidores, Portátiles, Computadores de Escritorio, Scanners, Impresoras, Equipos de Red y Comunicaciones, Periféricos de Entrada/Salida, Otros. **Especificaciones: Detalles técnicos del hardware, por ejemplo: procesador, memoria, velocidad, resolución, número de puertos, etc. **Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso del hardware especializado, producido o distribuido por una sola compañía. **Cantidad: Número de unidades a adquirir. **Costo Unitario: Incluido IVA. **Costo Total: Incluido IVA. Componentes de Software. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de software de su proyecto. Tipo Descripción Marca/Proveedor (si aplica) Cantidad Costo Unitario Costo Total TOTALES Página 8 de 10

9 **Tipo: Herramientas de Oficina, Software de Seguridad, Antivirus, Software de Comunicaciones, Bases de Datos, Sistemas Operativos, Herramientas Web, Otros. **Descripción: Detalles acerca del software, incluyendo la versión y el modo de licenciamiento si aplica. **Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso de software especializado, producido o distribuido por un solo proveedor. **Cantidad: Número de licencias a adquirir. **Costo Unitario: Incluido IVA. **Costo Total: Incluido IVA. Servicios. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los servicios de soporte, mantenimiento, capacitación, etc. requeridos por su proyecto. Tipo Descripción Tiempo Estimado (Meses) TOTAL Costo Mensual Costo Total **Tipo: Soporte Técnico, Capacitación, Consultoría (pre y post-implementación), Arriendo de Equipos. **Descripción: Detalles acerca del tipo de servicio. **Tiempo Estimado: Período durante el cual es requerido el servicio, expresado en meses. **Costo Total: Incluido IVA. Conectividad. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los contratos de conectividad que pretende contratar o renovar. Características TOTALES Costo Mensual **Características: Incluya las especificaciones del contrato entre otros: Ancho de Banda, Re-uso, Tipo de Medio (fibra, coaxial, satélite, etc.), Disponibilidad, etc. **Costo Mensual: Incluido IVA. Página 9 de 10

10 **Costo Total: Incluido IVA. Si tiene contrato vigente especificar el horizonte de tiempo y por cuanto sería el nuevo contrato Evaluar la alternativa de acceder a servicios de la Agenda de Conectividad Página 10 de 10

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