INSTRUCCIÓN Nº 1/2009, DE 5 DE NOVIEMBRE, DE LA SECRETARIA COORDINADORA PROVINCIAL

Transcripción

1 Secretario Coordinador Provincial Soria INSTRUCCIÓN Nº 1/2009, DE 5 DE NOVIEMBRE, DE LA SECRETARIA COORDINADORA PROVINCIAL DE SORIA, RELATIVA A LA ORDENACION DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTION DE SORIA, ALMAZAN Y EL BURGO DE OSMA PRIMERA.- INTRODUCCIÓN La presente Instrucción general y de servicio se dicta en virtud de lo dispuesto en el Art. 467,1 de la Ley Orgánica el Poder Judicial (LOPJ) y en el Art. 18 a), del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales (ROCSJ), aprobado por Real Decreto 1608/2005, de 30 de Diciembre. Esta regulación, en ningún momento, supone una intromisión en el ejercicio de la fe pública, función en la que los Secretarios Judiciales son autónomos e independientes, de conformidad con lo regulado en el Art. 452, 1 LOPJ y Art.3, 3 ROCSJ. Tampoco se pretende impartir una instrucción particular relativa a asuntos concretos. Lo que se persigue con esta normativa es, bajo el principio de unidad de actuación y dependencia jerárquica, Art. 3, 3 ROCSJ, dar unas pautas mínimas de actuación a los Secretarios Judiciales de este ámbito territorial para llevar a cabo el traslado de los fondos documentales depositados en los Archivos Judiciales de Gestión de los órganos judiciales a otros archivos, así como el trámite a seguir para la consulta, préstamo de la documentación depositada y devolución de los expedientes judiciales prestados. SEGUNDA.-NORMATIVA El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, estableció la necesidad de fijar un sistema de gestión y custodia de la documentación judicial por el que se descongestionaran los diferentes juzgados y tribunales, pues una oficina judicial saturada de expedientes difíciles de ubicar o archivar, con la consiguiente dificultad para encontrarlos, produce en el sociedad una imagen de justicia lenta e ineficaz, reñida con los principios en los que se sustenta la nueva oficina judicial 1

2 basada en criterios de agilidad, eficiencia, eficacia y racionalización del trabajo. Se pretendió regular, de forma unitaria, la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales y el procedimiento para el expurgo de la documentación judicial y garantizar el acceso a la documentación por quien tuviera interés en ello con las garantías y limitaciones legalmente exigibles. La Orden JUS/ 1926/2006, de 15 de junio, aprobó los modelos uniformes y obligatorios que debían utilizarse para la remisión de documentación jurídica entre los distintos Archivos Judiciales y la Junta de Expurgo y las normas básicas que deben regular dichas remisiones. Para dar cumplimiento al Real Decreto antes citado antes aludido, en lo relativo a la elaboración de las relaciones documentales para enviar a la Junta de Expurgo se dictó la Instrucción de 28 de julio de 2006, del Subdirector General de Medios Personales al Servicio de la Administración de Justicia, en funciones de Secretario General, sobre cumplimiento del Real Decreto El Art. 458, 1 y 2 y el Art. 11 ROCSJ, establecen que los Secretarios Judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que estuvieren en poder del Juez o del Magistrado ponente u otros Magistrados integrantes del Tribunal. Por Real Decreto se establecerán las normas reguladoras de la ordenación y archivo de autos y expedientes que no estuviesen pendientes de actuación alguna, así como del expurgo de los archivos judiciales. TERCERA.- SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTIÓN El Palacio de los Condes de Gomara, tiene habilitada la torre del edificio para albergar la documentación generada por los órganos judiciales de Soria (salvo la del Juzgado de 1ª Instancia e Instrucción Nº 3 que se encuentra depositada en una sala del mismo edificio en el que se encuentra el órgano judicial). Los procedimientos llegan a ese depósito documental cuando su tramitación ya ha finalizado y cuando su consulta, salvo ocasiones puntales, no resulta necesaria. La antigüedad de los documentos depositados es diferente, dependiendo de la vida del órgano, de la disposición de espacio en el propio juzgado y de las transferencias realizadas al Archivo Histórico Provincial de Soria. 2

3 Antes de que los expedientes lleguen a la torre permanecen en las dependencias del propio órgano judicial que los crea, bien en estanterías y armarios colocados en el interior de las oficinas ocupadas por personal del juzgado o bien en estanterías colocadas en los pasillos de algunos juzgados, con la dificultad que esta situación entraña para la custodia y el consiguiente riesgo que ello conlleva al estar la documentación judicial al alcance de cualquier persona que acceda a esas dependencias El Archivo Histórico Provincial que, durante años, ha colaborado con la Administración de Justicia recogiendo toda la documentación generada por los órganos judiciales de Soria y Almazán, actualmente está al límite de su capacidad y únicamente recogerá alguna serie documental para igualar los años de los fondos documentales transferidos. La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, constituida formalmente el 20 de enero de 2006, no se ha pronunciado sobre las relaciones documentales enviadas, en su día, por alguno de los Secretarios Judiciales de este ámbito territorial, en cumplimiento de lo dispuesto en la Instrucción de 28 de julio de 2006 antes mencionada. Tampoco se ha creado el Archivo Judicial Territorial, previsto en el Art. 8 del R.D 937/2003. La preocupante situación descrita fue participada, el pasado 28 de abril, al Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y al Gerente Territorial de Justicia de Castilla y León en Burgos, mediante informe elaborado por esta Coordinadora. El pasado día 27 de octubre de 2009, la Junta de Contratación del Mº de Justicia adjudicó a la Empresa ADOCAT, S.A el contrato de un servicio de custodia, archivo y gestión administrativa de los fondos documentales generados por los órganos judiciales adscritos a la Gerencia Territorial de Burgos, concretamente para Burgos y Soria (BOE núm 143, de fecha 3 de noviembre de 2009). Según comunicación remitida por el Gerente Territorial los fondos documentales quedarán depositados en las instalaciones que la citada empresa tiene en Burgos, Urbanización Parque Empresarial INVISA, Carretera de Madrid-Irún. 3

4 CUARTA.- NORMAS CONCRETAS DE ACTUACIÓN I.- AMBITO DE APLICACIÓN 1.- De conformidad con lo establecido en el Art. 2 RD 937/2003, de 18 de julio, las disposiciones contenidas en esta Instrucción serán de aplicación a: Los documentos judiciales existentes en los órganos judiciales que sean consecuencia de la actividad judicial, entendiendo por tales, tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos (incluidos los DVD, CD, VHS). Los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos. Quedan excluidos del ámbito de aplicación: Los libros de sentencias Los libros de registro Otros libros de llevanza obligatoria. Expedientes del Registro Civil 2º.- Esta instrucción se dirige a todos los Secretarios Judiciales de Soria, Almazán y el Burgo de Osma. 3º.- El objeto de esta regulación es establecer unas pautas de trabajo en los órganos judiciales, regulando criterios homogéneos para llevar a cabo las remisiones documentales de los Archivos Judiciales de Gestión a las instalaciones de la empresa antes indicada. Con este trasvase se pretende dejar espacio libre en los archivos de gestión. La decisión de remitir los documentos judiciales a la empresa encargada del servicio de custodia, archivo y gestión administrativa de los fondos documentales generados por los órganos judiciales de Soria corresponde al Secretario Judicial responsable del Archivo Judicial de Gestión donde se hallasen los documentos judiciales. Como norma general, se procurará que permanezcan en el Archivo de Gestión los expedientes de los cinco últimos años. Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio disponible aconsejara que el periodo de permanencia en aquel fuera menor. 4

5 La remisión de los documentos que se encuentren en el Archivo Judicial de Gestión de cada órgano judicial a las instalaciones de la empresa ADOCAT, S.A se formalizará periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cada archivo y deberá ir debidamente clasificada y ordenada. Para ello, será necesario que conste en el lomo cada una de las cajas de archivo los siguientes datos: la identificación del órgano judicial, el año, materia, serie, número de expedientes que contiene y el número de caja concreto. Cada órgano judicial deberá enumerar las cajas de forma correlativa desde la primera a la última. Se deben rotular y etiquetar todas las cajas. (Insistir en este doble control, pues las etiquetas se pueden despegar y caer con el paso del tiempo) Siempre que sea posible se remitirá la documentación correspondiente a los procedimientos/expedientes judiciales de un año y una serie (Ej:Año 2001, Serie: J. Faltas). Las series (clases de asuntos) estarán agrupadas por años ordenados correlativamente, desde el más antiguo al más moderno (Ej: año 2001 J. Faltas; Año 2003 J. Faltas). Dentro de cada año y de cada serie, se reflejara el número del procedimiento de menor a mayor (EJ: Año 2001: J. Faltas 1; J. Faltas 2; J. Faltas 3.). Así mismo, se enviarán los procedimientos de años anteriores cuando no estén pendientes de actuación procesal alguna. A la empresa adjudicataria se entregará la documentación ordenada, clasificada e introducida en cajas de archivo debidamente rotuladas y etiquetadas, como se ha descrito anteriormente, acompañada del modelo de inventario general uniforme y obligatorio (Modelo 1) que se expedirá por duplicado. Una vez que se reciba la documentación se procederá por la empresa al cotejo con la relación de entrega y se devolverá a la Oficina Judicial la copia firmada que quedará archivada en el órgano judicial. Además, en cada órgano judicial se describirá la documentación que se trasvasa, cumplimentando el modelo de remisión de documentación judicial (simplificado de la Orden Jus 1926/2006, de 15 de junio) (Modelo 2). Para unificar el modo de trabajar en los distintos órganos judiciales se instalará el programa informático Access. El funcionario designado por el Secretario Judicial efectuará las relaciones de entregas. Estas relaciones serán firmadas y selladas por el Secretario Judicial correspondiente y se unirán al Modelo 1, como complemento de la documentación enviada. 5

6 Los calendarios para efectuar las remisiones documentales se elaboraran conjuntamente por los Secretarios Judiciales de los distintos órganos judiciales y por la Secretaria Coordinadora Provincial. II.- PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES A) DOCUMENTACION DEPOSITADA EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTION De conformidad con lo dispuesto en el Art. 235 LOPJ y Art. 7 del Real Decreto de modernización de Archivos Judiciales, quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo, podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos Judiciales de Gestión mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente previstas, salvo cuando tengan carácter reservado. Corresponde al Secretario Judicial del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a la documentación judicial que conste en sus archivos o procedan de estos, en la forma y con los requisitos establecido en el Art.1 al 6 del Reglamento 1/2005, de Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales. B) DOCUMENTACION DEPOSITADA EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA ADOCAT La documentación depositada en las instalaciones de la Empresa ADOCAT, S.A, Urbanización Parque Empresarial INVISA, Carretera de Madrid-Irún, estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud del Secretario Judicial, podrá requerir a la empresa Adocat que le sea facilitado su original o una copia. Las peticiones se podrán efectuar todos los días hábiles de 9 a 14 horas, a través de la dirección de correo electrónico: serveis@adocat.com (excepcionalmente, en caso de no funcionar aquel, las peticiones se efectuarán por fax cuyo número se facilitará oportunamente) Las solicitudes de préstamo o de consulta se realizarán de forma obligatoria a través de un modelo normalizado (modelo 3). A tal efecto se asignará un código de acceso para el Secretario Judicial de cada oficina judicial y para el funcionario que aquel designe. 6

7 Cuando se necesite un expediente judicial de forma urgente, se pedirá por el mismo conducto y de la misma forma, pero se entregará al órgano judicial en el plazo máximo de 24 horas. Si se necesitara en un plazo más perentorio podrá solicitarse que se escanee y se envié la documentación solicitada por fax o por correo electrónico órgano judicial solicitante. La entrega y devolución de la documentación judicial se efectuara en la oficina judicial que la hubiera solicitado los martes y jueves. El funcionario que reciba y/ o devuelva el préstamo deberá cumplimentar la documentación de control (modelo 3). Este modelo se generará por duplicado para quedarse una copia el órgano judicial peticionario y la otra, la empresa prestataria. QUINTA.- MECANISMOS DE CONTROL El Secretario Judicial de cada órgano judicial será responsable del control y registro de los expedientes solicitados a la empresa ya reseñada, de los efectivamente prestados y de los devueltos. Se llevará un control en cada órgano judicial de los préstamos y devoluciones, así como las fechas en las que se ha producido cada trámite. Igualmente, será responsable del archivo de las relaciones documentales depositadas en las instalaciones de la Empresa adocat, S.A, listados que progresivamente se irán actualizando. Se creará una herramienta informática a disposición de los responsables de los archivos judiciales, que permitirá un control en todo momento de los documentos depositados y de los prestados SEXTA.- TRASLADO, NOTIFICACIÓN Y EFECTOS La presente Instrucción será comunicada oficialmente, con remisión de copia y antes de su entrada en vigor, al Ilmo. Sr. Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León, con sede en Burgos a los efectos reglamentariamente previstos. Así mismo, será remitida, por correo electrónico, a los Secretarios Judiciales de este ámbito territorial quienes se atendrán, en lo sucesivo, a lo dispuesto en la presente Instrucción, en virtud de lo establecido en el Art. 83, 7

8 1 c) y 2 ROCSJ y Art. 21, 2 Ley 30/92, de 26 de noviembre de Procedimiento Administrativo Común SEPTIMA.- ENTRADA EN VIGOR La presente instrucción entrará en vigor el día diez de noviembre de dos mil nueve. En Soria a cinco de noviembre de dos mil nueve. LA SECRETARIA COODINADORA PROVINCIAL Fdo. Mª del Carmen Fernández Corredera ILTRES. SRAS/ES SECRETARIOS JUDICIALES DE SORIA, ALMAZAN Y EL BURGO DE OSMA 8