Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos

Transcripción

1 Plan Anual de Desarrollo Archivístico

2 Índice Pagina I.- Introducción....3 II.- Objetivo General. 4 III.- Archivo de Trámite 5 a) Objetivos...5 b) Actividades...5 c) Calendario...7 d) Indicadores.11 IV.- Archivo de Concentración...12 a) Objetivos.12 b) Actividades.13 c) Calendario.. 15 d) Indicadores.19 2

3 I.- Introducción En cumplimiento a las fracciones I y VI del artículo 12 de la Ley Federal de Archivos, se presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2014 desarrolla las estrategias encaminadas a la adecuada organización y conservación de los archivos en el Instituto; asimismo, generar en los Servidores Públicos la conciencia de que un archivo bien organizado es garantía de transparencia y rendición de cuentas. 3

4 II.- Objetivo General Contar con un Sistema Red de Archivos Institucional coherente a las necesidades de las Unidades de Archivo, que establezca los objetivos, actividades y metas correspondientes para la guarda y custodia de la información resguardada en los Archivos de Trámite y Concentración, bajo criterios uniformes que permitan la localización expedita, disponibilidad, resguardo e integridad de los expedientes. Continuar con la coordinación y seguimiento respecto de las acciones desarrolladas en materia del Sistema Red de Archivos Institucional en cada una de las 122 Unidades de Archivo. 4

5 III.- Archivo de Trámite a) Objetivos Verificar que las Unidades de Archivo cumplan con lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos y demás normatividad y Criterios aplicables en la materia. Otorgar los elementos normativos y técnicos a las unidades del Instituto necesarios para el resguardo y custodia de los documentos Institucionales de acuerdo a la normatividad correspondientes y criterios aplicables. Actualización de los Instrumentos de Consulta del Instituto. Seguimiento de las Unidades de Archivo que han sido capacitadas, asesoradas o supervisadas. Programa Anual de Trabajo en materia de archivos por Unidad de Archivo (Archivo de Trámite y Archivo de Concentración). b) Actividades Realizar 5 supervisiones a diferentes Unidades Administrativas Desconcentradas del Instituto, considerando para su selección aquellas Unidades que tienen un mayor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos Institucional. Supervisar 4 Unidades de Archivo de las Unidades Administrativas Centrales que de acuerdo a los Registros de la Coordinación de Archivos tengan un mayor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos Institucional. Proporcionar asesoría telefónica a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto. Proporcionar asesoría vía correo electrónico a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto. Proporcionar asesoría personalizada a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto que así lo soliciten. 5

6 Actualizar en la página Web del Instituto en el Link de la Dirección de Administración lo correspondiente a la Guía Simple de Archivos 2014, así como el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2014, y los informes remitidos al Comité de Información. Realizar 10 Mesas de Trabajo con el personal responsable de la administración de archivos para atender temas específicos sobre la aplicación de los instrumentos de consulta y el resguardo de la información. Realizar 5 videoconferencias, cada una con enlace a 2 Unidades Administrativas Desconcentradas del Instituto, con lo cual se atenderá un total de 10; considerando para su selección aquellas unidades que tienen un menor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos. Solicitar a las 122 unidades de Archivo del Instituto la actualización de los Instrumentos de Consulta 2015 (Cuadro General de Clasificación Archivística. Guía Simple de Archivos, Catálogo de Disposición Documental e Inventario General por Expediente) de conformidad a Ley Federal de Archivos. Enviar al Archivo General de la Nación la actualización del Catálogo de Disposición Documental Institucional Seguimiento a los acuerdos establecidos en las mesas de trabajo y seguimiento a las observaciones realizadas a las unidades supervisadas. Recibir de las 122 unidades de archivo el Programa Anual de Trabajo por Unidad de Archivo 2014 en el que se establezcan las metas para dar seguimiento a los trabajos desarrollados del Sistema Red de Archivos. Requerir a las 122 unidades de archivo un Programa de Trabajo por Unidad de Archivo 2015 en el que se establezcan las metas para dar seguimiento a los trabajos desarrollados del Sistema Red de Archivos. Requerir a las 122 unidades de archivo reportes trimestrales sobre los logros y avances alcanzados en la operación de las actividades programadas para

7 c) Calendario No. 1 OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR Verificar que las Unidades de Archivo cumplan con lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos y demás normatividad y Criterios aplicables en la materia. Realizar 5 supervisiones a diferentes Unidades Administrativas Total Desconcentradas del Instituto, considerando para su selección aquellas Unidades que tienen un mayor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos Institucional. de Supervisiones realizadas/ Total de Supervisiones Programadas *100 E F M A M J J A S O N D METAS 5 Unidades de Archivo desconcentradas supervisadas. Supervisar 4 Unidades de Archivo de las Unidades Administrativas Centrales que de acuerdo a los Registros de la tengan un mayor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos Institucional Total de Supervisiones realizadas/ Total de Supervisiones Programadas *100-4 Unidades de Archivo Centrales supervisadas. 2 Otorgar los elementos normativos y técnicos a las unidades del Instituto necesarios para el resguardo y custodia de los documentos Institucionales de acuerdo a la normatividad correspondientes y criterios aplicables. Proporcionar asesoría telefónica a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto. Total de solicitudes de asesoría telefónica atendidas / Total de solicitudes recibidas *100 Atención al 100% de solicitudes recibidas. Con Actividad Sin Actividad 7

8 No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS Proporcionar asesoría vía correo electrónico a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto. Total de solicitudes de asesoría vía correo electrónico atendidas / Total de solicitudes recibidas *100 Atención al 100% de 50 solicitudes recibidas Proporcionar asesoría personalizada a las diferentes Unidades de Archivo del Instituto. Total de solicitudes de asesoría personalizada atendidas / Total de solicitudes recibidas *100 Atención al 100% de 50 solicitudes recibidas Actualizar en la página Web del Instituto en el Link de la Dirección de Administración Coordinación de Archivos lo correspondiente a la Guía Simple de Archivos 2014, así como el Programa de Trabajo 2014, y los informes remitidos al Comité de Información. Actualizar link de la Coordinación de Archivos Tener publicada la siguiente información en la página Web Institucional: Guía Simple de Archivos 2014, Programa de Trabajo 2014, así como los reportes remitidos al Comité de Información. Realizar 10 Mesas de Trabajo con el personal responsable de la administración de archivos para atender temas específicos sobre la aplicación de los instrumentos de consulta y el resguardo de la información. Mesas de Trabajo realizadas / Mesas de Trabajo programadas * Mesas de Trabajo 8

9 No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS Realizar 5 videoconferencias, cada una con enlace a 2 Unidades Administrativas Desconcentradas del Instituto, con lo cual se atenderá un total de 10; considerando para su selección aquellas unidades que tienen un menor desarrollo en la implementación del Sistema Red de Archivos. Total de videoconferencias realizadas / Total de videoconferencias programadas *100 Atención a 10 Unidades Administrativas Desconcentradas del Instituto vía Videoconferencia. Contar con los tres Instrumentos de consulta actualizados para el ejercicio fiscal 2015: 3 Actualización de los Instrumentos de Consulta del Instituto. Solicitar a las 122 unidades de Archivo del Instituto la actualización de los Instrumentos de Consulta 2015 (Cuadro General de Clasificación Archivística. Guía Simple de Archivos, Catálogo de Disposición Documental e Inventario General por Expediente) de conformidad a Ley Federal de Archivos. Total de Instrumentos de consulta actualizados / Total de actualizaciones realizadas *100 -Cuadro General de Clasificación Archivística. (CGCA). -Guía Simple de Archivos (GSA). - Catálogo de Disposición Documental (CDD). - Inventario General por Expediente (IGE). Enviar al Archivo General de la Nación la actualización del Catálogo de Disposición Documental Institucional 2014 Actualización del Catálogo de Disposición Documental Contar con la actualización del Catálogo de Disposición Documental Institucional Seguimiento de las Unidades de Archivo que han sido capacitadas, asesoradas o supervisadas. Seguimiento a los acuerdos establecidos en las mesas de trabajo y seguimiento a las observaciones realizadas a las unidades supervisadas. Total de acuerdos supervisados/ Total de acuerdos concluidos. Verificar que los acuerdos y observaciones realizadas a las diferentes unidades de archivo sean atendidos. 9

10 No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS 5 Programa Anual de Trabajo en materia de archivos por Unidad de Archivo (Archivo de Trámite y Archivo de Concentración). Recibir de las 122 unidades de archivo el Programa Anual de Trabajo por Unidad de Archivo 2014 en el que se establezcan las metas para dar seguimiento a los trabajos desarrollados del Sistema Red de Archivos. Total de programas de trabajo recibidos / Total de programas de trabajo programados 122 programas de trabajo específicos con metas trimestrales Requerir a las 122 unidades de archivo un Programa de Trabajo por Unidad de Archivo 2015 en el que se establezcan las metas para dar seguimiento a los trabajos desarrollados del Sistema Red de Archivos. Total de programas de trabajo recibidos / Total de programas de trabajo programados Solicitud de 122 programas de trabajo específicos con metas trimestrales Requerir a las 122 unidades de archivo reportes trimestrales sobre los logros y avances alcanzados en la operación de las actividades programadas para Total de Informes recibidos / Total de Informes programados Conocer las actividades desarrolladas por las unidades de archivo para dar continuidad a los trabajos desarrollados en los años anteriores. En el mes de enero de 2015 las unidades enviarán el último informe correspondiente al presente ejercicio. Con Actividad Sin Actividad 10

11 d) Indicadores Total de Supervisiones realizadas/ Total de Supervisiones Programadas *100. Total de Supervisiones realizadas/ Total de Supervisiones Programadas *100. Total de solicitudes de asesoría telefónica atendidas / Total de solicitudes recibidas *100. Total de solicitudes de asesoría vía correo electrónico atendidas / Total de solicitudes recibidas *100. Total de solicitudes de asesoría personalizada atendidas / Total de solicitudes recibidas *100. Actualizar link para la. Mesas de Trabajo realizadas / Mesas de Trabajo programadas *100. Total de videoconferencias realizadas / Total de videoconferencias programadas *100. Total de Instrumentos de Consulta actualizados / Total de actualizaciones realizadas *100. Actualización del Catálogo de Disposición Documental Total de acuerdos supervisados/ Total de acuerdos concluidos*100. Total de programas de trabajo recibidos / Total de programas de trabajo programados*100. Total de Informes recibidos / Total de Informes programados*

12 IV.- Archivo de Concentración a) Objetivos Dar cumplimiento a lo establecido en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, respecto a los procesos establecidos para la transferencia de documentación en su etapa primaria (guarda precautoria) y secundaria (baja documental y/o archivo con posible valor histórico) de los expedientes que generan las distintas unidades administrativas del Instituto. Fortalecer la operación del Archivo de Concentración de las Unidades Centrales del Instituto. Dar seguimiento a las acciones emprendidas y a los resultados obtenidos por las unidades administrativas centrales y desconcentradas en la integración y operación de los archivos de concentración respectivos. Promover la implementación de reuniones de difusión interna en cada unidad administrativa desconcentrada que así lo requiera, como factor multiplicador para difundir la cultura archivística, inculcar al personal la importancia de esta labor, evitar la resistencia al cambio y lograr la integración total del Sistema Red de Archivos en el ISSSTE. 12

13 b) Actividades Atender las solicitudes de recepción de documentos gestionados por los responsables de los Archivos de Tramite de las Unidades Administrativas Centrales del Instituto, respecto de los expedientes que hayan concluido sus valores primarios. Recibir los expedientes para su custodia, verificando que se encuentren debidamente ordenados, depurados, organizados, y etiquetados en fólder tamaño oficio, los cuales deberán entregarse acomodados en cajas tipo AG-12 y cotejando que coincidan los datos con el Inventario de la Transferencia Primaria. Atender las solicitudes de consulta y préstamo de expedientes resguardados en el Archivo de Concentración presentados, que la unidad administrativa generadoras de los mismos. Vigilar los tiempos de guarda y custodia de los expedientes radicados en el Archivo de Concentración, a fin de notificarles en tiempo y forma aquellos expedientes que hayan cumplido con su vigencia de guarda precaucional, con el propósito de dar inicio al trámite de baja, o en su caso, a la ampliación de vigencia requerida. Gestionar las bajas documentales ante el Archivo General de la Nación o la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con base en las solicitudes de las diferentes Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto. 13

14 Detectar, Organizar y Clasificar la documentación con potencial histórico. Concluir con el proceso de reorganización de los expedientes radicados en el Archivo de Concentración de las Unidades Administrativas Centrales del Instituto, a efecto de optimizar el uso del espacio asignado. Informar trimestralmente a la y al Comité de Información del Instituto, sobre los avances y logros obtenidos en la aplicación del Programa de Trabajo en materia de Archivo de Concentración Gestionar recursos financieros que permitan el desarrollo del Programa de visitas de supervisión operativa a aquellas unidades administrativas desconcentradas que presentan menor avance. Programar y realizar reuniones de trabajo en la materia para cumplir lo establecido. 14

15 c) Calendario No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS 1. Dar cumplimiento a lo establecido en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal respecto a los procesos establecidos para la transferencia de documentación en su etapa primaria (guarda precautoria) y secundaria (baja documental y/o archivo con posible valor histórico) de los expedientes que generan las distintas unidades administrativas del Instituto. Atender las solicitudes de recepción de documentos, enviadas y validadas por el responsable del Archivo de Tramite de las Unidades Administrativas Centrales, respecto de los expedientes que hayan concluido sus valores primarios. Recibir los expedientes en custodia de las Unidades Administrativas Centrales, debidamente ordenados, depurados, organizados, y etiquetados en fólder tamaño oficio los cuales deberán entregarse acomodados en cajas tipo AG-12; asimismo verificará y cotejará que coincidan los datos con la relación de la transferencia primaria. Número de solicitudes recibidas/númer o solicitudes atendidas. Número de solicitudes recibidas/númer o solicitudes atendidas. Resguardar la documentación, que las Unidades Administrativas del Área Central del Instituto, envíen al Archivo de Concentración, para su custodia, de acuerdo con los lineamientos ya establecidos para su guarda. Resguardar la documentación, que las Unidades Administrativas del Área Central del Instituto, envíen al Archivo de Concentración, para su custodia, de acuerdo con los lineamientos ya establecidos para su guarda. Con Actividad Sin Actividad 15

16 No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS 1 Atender las solicitudes de consulta y préstamo de expedientes resguardados en el Archivo de Concentración, que por parte de la Unidades Responsables se generen. Elaborar y actualizar reportes de las transferencias primarias por Unidad Administrativa, a fin de notificarles en tiempo y forma, de aquellos expedientes que hayan cumplido con su vigencia de guarda precaucional, para dar inicio al trámite de baja, o en su caso, a la ampliación de vigencia requerida. Gestionar las bajas documentales ante el Archivo General de la Nación y la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con base en las solicitudes de las diferentes Unidades Administrativas Centrales y Desconcentradas del Instituto. Atención al 100% de las solicitudes de consulta. Atención al 100% de los reportes de las transferencias primarias Gestión al 100% de las baja solicitadas. Otorgar el préstamo de expedientes resguardados en el Archivo de Concentración, previa solicitud oficial, realizada por las Unidades Administrativas generadoras de la información; los cuales quedarán registrados en el formato correspondiente. Realizar los trámites correspondientes de los documentos generados por las diferentes Unidades Administrativas del Instituto, en coordinación con las mismas. Realizar los trámites correspondientes de los documentos generados por las diferentes Unidades Administrativas del Instituto, en coordinación con las mismas. Con Actividad Sin Actividad 16

17 No. OBJETIVO ACTIVIDADES INDICADOR E F M A M J J A S O N D METAS 2. Fortalecer la operación del Archivo de Concentración de las Unidades Centrales del Instituto. Organizar y clasificar la documentación con potencial histórico. Reorganizar la ubicación de los expedientes para baja al anexo del Archivo de Concentración del Área Central del Instituto. Acervo documental probable histórico. con valor Informe mensual del 100% de cajas reubicadas Catalogar 65 expedientes con probable potencial histórico. Reubicación de 2,900 cajas Dar seguimiento a las acciones emprendidas y a los resultados obtenidos por las unidades administrativas centrales y desconcentradas en la integración y operación de los archivos de concentración respectivos. Promover la implementación de reuniones de difusión interna en cada unidad administrativa desconcentrada que así lo requiera, como factor multiplicador para difundir la cultura archivística, inculcar al personal la importancia de esta labor, evitar la resistencia al cambio y lograr la integración total del Sistema Red de Archivos en el ISSSTE. Informar trimestralmente a la y al Comité de Información, sobre los avances y logros obtenidos en la aplicación del Programa Anual de Trabajo en materia de Archivo de Concentración Gestionar recursos financieros que permitan el desarrollo del Programa de visitas de supervisión operativa a aquellas unidades administrativas desconcentradas que presentan menor avance. Programar y realizar reuniones de trabajo en la materia para cumplir lo establecido Informe trimestral a la Coordinación de Archivos y al Comité de Información 4 Informes al año con avances y logros de las unidades administrativas centrales y desconcentradas del instituto. 15 visitas Realizar cuando menos 15 visitas a Delegaciones Estatales 4 Reuniones de trabajo Solicitar y realizar reuniones de trabajo en la materia Con Actividad Sin Actividad 17

18 d) Indicadores Número de solicitudes recibidas/número de solicitudes atendidas Número de solicitudes recibidas/número de solicitudes atendidas Atención al 100% de las solicitudes de consulta. Atención al 100% de las solicitudes de consulta. Atención al 100% de los reportes de las transferencias primarias. Gestión al 100% de las baja solicitadas. Acervo documental con probable valor histórico. Informe mensual del 100% de cajas reubicadas Informe trimestral a la y al Comité de Información 15 visitas 4 Reuniones de Trabajo 18