Manual de Usuario. TOYOTA Sistema de administración de gastos de viaje. Manual de Usuario. Versión 2

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1 Manual de Usuario TOYOTA Sistema de administración de gastos de viaje Manual de Usuario Versión 2 Página 1 de 105

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN OBJETIVOS DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA OPERACIÓN REQUISITOS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO BÁSICOS AUTENTIFICARSE EN EL SISTEMA SISTEMA DE ESCRITORIO Menú Principal Interfaz de múltiples documentos Barra de herramientas FLUJO DE TRABAJO BÁSICOS FLUJO DE VIAJES FLUJO DE GASTOS LOCALES FLUJOS DE ADMINISTRACIÓN OPERACIÓN DEL ASOCIADO - VIAJES Solicitar viaje Respuesta de la solicitud de viaje Manejo de plantillas Capturar Gastos Captura de gastos Locales Manejo de gastos rechazados viaje / locales Flujos Misceláneos de Usuario OPERACIÓN DEL AUTORIZADOR Aprobación / rechazo de solicitudes Comprobación de gastos viaje / locales Delegar responsabilidad de autorización de viajes OPERACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Administrar Destinos Administrar Hoteles Administrar Aerolíneas OPERACIÓN CONTABLE Manejo de anticipos Revisión, aprobación y rechazo de gastos Generación de interfaz PEOPLESOFT Conciliación de gastos vs estado de cuenta de American Express TAREAS DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA Y DATOS Catálogo de conceptos de gastos Catálogo de Centros de costos Catálogo de Justificaciones Catálogo Tipo de pago Catálogo de Ruta de Aprobación Catálogo de Moneda OPERACIÓN DEL ADMINISTRADOR Página 2 de 105

3 4.9.1 Configuración de usuarios Configuración de asociados Bitácora ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTOS Carga y consulta de presupuestos GENERACIÓN DE REPORTES Reportes Página 3 de 105

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Definición El sistema Toyota Travel Costs es un sistema diseñado y desarrollado por Praxis para la administración de los viajes que se llevan a cabo en la empresa Toyota Objetivos El propósito del sistema Toyota Travel Costs es reducir el tiempo y el número de errores que se inyectan al momento de administrar un viaje de los asociados de Toyota. El sistema tiene la capacidad de poder actualizar el ERP constitucional. Con este sistema se lograrán objetivos claros y definidos, como la reducción de los tiempos de autorización y trámite de los viajes, la generación de evidencias e información histórica y la reducción general en el reprocesado y pérdidas económicas por errores y malos tiempos de respuesta. Una interfaz de usuario que cubra el flujo de solicitud, autorización de viajes y la captura de recibos por parte de los asociados, esperando reducir los tiempos generales en estos procesos y la generación de información de soporte correspondiente. Interfaz que permita al asociado con toda claridad determinar el paso en el que se encuentra su viaje en el flujo y le permita tomar acciones inmediatas en caso de excepciones. Interfaz para la Contraloría, que en una sola vista le permita designar y estimar los costos de anticipos de viaje y reembolsos, así como verificar estos contra montos pendientes de viajes anteriores. Una interfaz de parámetros general que permita configurar todos los parámetros sin necesidad de intervención del equipo de desarrollo, como por ejemplo: catálogo de monedas, tipos de cambio, motivos de viaje, etc. Una interfaz que permitirá de manera automática, actualizar al sistema ERP corporativo, por medio de un archivo de salida batch. Generación de reportes que permitirán el claro control y explotación de la información. Página 4 de 105

5 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA OPERACIÓN Los asociados de la empresa Toyota realizan viajes, el proceso de un viaje requiere de comunicación entre varias personas o entidades externas a éste. El sistema Toyota Travel Costs facilita dicha comunicación y la administración de los viajes que se ejecutan Requisitos de operación Para el adecuado funcionamiento se recomienda operar el sistema considerando los siguientes aspectos técnicos: El sistema Toyota Travel Costs requiere tener instalado en la computadora desde la que se va a acceder a él, los siguientes requerimientos: Hardware Cantidad RAM Mínimo 120 MB Disco Duro Mínimo 20 MB de espacio libre Red de trabajo TCP/IP protocol con acceso al pueto 8080 del servidor Software Versión MS Windows 2000, XP, Vista JVM 6 update 11 Internet Explorer 6.0 Service Pack 2, 7.0 NOTA: Estos requerimientos son independientes de los recursos que ya hayan sido destinados para el sistema operativo, software de oficina, otras aplicaciones. Página 5 de 105

6 3. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO BÁSICOS Para acceder al sistema Toyota Travel Costs, los operadores deberán contar tanto con la clave y contraseña de usuario proporcionados por el administrador del sistema. Para acceder al sistema, tendrá que obtener la dirección URL del sistema Autentificarse en el sistema. Abrir cualquiera de los navegadores de Internet y escriba la dirección URL dada por el administrador del sistema. La siguiente ventana de conexión aparecerá: Página 6 de 105

7 La vigencia de una contraseña es de 90 días, por lo que el sistema mandará la sugerencia de su cambio 10 días antes de su expiración: En el caso de que la contraseña ya haya expirado, el sistema remite directamente a la siguiente pantalla: En ambos casos la pantalla para cambiar la contraseña es la siguiente: Página 7 de 105

8 En la pantalla se indica el formato que debe tener la nueva contraseña. Finalmente si el proceso fue satisfactorio, el sistema indica que la contraseña fue cambiada correctamente: La instalación de Java Runtime Environment es necesaria. Si recibe el mensaje "No se encontro la Java Runtime", por favor, póngase en contacto con el administrador del sistema. Página 8 de 105

9 3.2. Sistema de Escritorio Menú Principal. La primera pantalla después de autentificarse es el escritorio principal de trabajo. El menú principal, la barra de herramientas y el área de trabajo Interfaz de múltiples documentos. El sistema utiliza la interfaz de navegación de documentos múltiples. Seleccionando las opciones en el menú principal se abrirán los documentos en el interior del área de trabajo. Varios documentos se pueden abrir al mismo tiempo y el usuario puede navegar libremente a través de ellos. Los documentos internos pueden moverse arrastrándolos desde la parte superior título. Los documentos internos tienen 3 botones en la esquina superior derecha, para gestionar la apariencia de los documentos en la pantalla. Página 9 de 105

10 3.2.3 Barra de herramientas Ordenar y filtrar contenido. Para ordenar una consulta. 1. Hacer clic en el botón Orden. 2. Seleccionar la columna y hacer clic en add. 3. Hacer clic en OK Para filtrar una consulta. 1. Hacer clic en el botón Filtro. 2. Introduce los criterios para la consulta. 3. Hacer clic en OK. Para añadir varios criterios en una sola fila separados con una coma. Ejemplo del campo Status: NEW, APROBADO. Página 10 de 105

11 Ejemplo de sintaxis: Fecha: Status: new, aprobado Anticipo: pend Página 11 de 105

12 Eliminar los criterios del filtro. 1. Hacer clic en el botón de Filtro 2. Hacer clic en el botón Reset Configurar Impresora. Para cambiar el valor por defecto la configuración de la impresora. 1. Menú principal Inicio, seleccionar Ajustes de Impresora. 2. El sistema muestra la pantalla de herramienta de configuración de la impresora, seleccione la configuración de la impresora que desee y haga clic en Aceptar Ajustes de Página. 1. Menu principal Inicio, seleccionar Ajustes de Página. 2. El sistema muestra la pantalla de herramienta de Configuración de Página, seleccione la página de configuración deseada, y haga clic en Aceptar. Página 12 de 105

13 4. FLUJO DE TRABAJO BÁSICOS 4.1. Flujo de viajes 1 Asociado Solicita Viaje / Cancela viaje 2 Aprobador Aprueba / Rechaza Viaje Delegar Aprovacion 3 Contable Asigna Adelanto / Cancela viaje Usar Plantilla Capturar 4 Asociado Gastos Enviar Gastos a revision 5 Aprobador Aprueba / Rechaza Gastos 6 Contable Verifica Recibos Cierra reembolso Cierra Viaje rechazo revisado 7 Asociado Verifica Recibos Página 13 de 105

14 4.2. Flujo de gastos locales Capturar 1 Asociado Gastos Enviar Gastos a revision 2 Aprobador Aprueba / Rechaza Gastos 3 Contable Verifica Recibos Cierra reembolso Cierra Viaje rechazo revisado 4 Asociado Verifica Recibos Página 14 de 105

15 4.3. Flujos de administración Administrar Destinos 7 Recursos Humanos Administrar Hoteles Administrar Aerolineas Página 15 de 105

16 4.4. Operación del asociado - Viajes 1 Asociado Solicita Viaje Cancela Viaje El asociado es la persona que realizará el viaje. Si el asociado no tiene un usuario dentro del sistema sus viajes deberán ser registrados por una persona que tenga acceso al sistema. En la siguiente figura se representa la participación del asociado dentro del sistema Solicitar viaje Este flujo se utiliza para crear una solicitud de viaje Captura general del viaje. 1. En el menú principal Inicio seleccionar Solicitar Viaje. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de viaje. 3. Capturar la información del viaje. 4. Hacer clic en Aceptar. Véase la siguiente figura. Página 16 de 105

17 La fecha se salida deberá ser igual o mayor a la fecha en que se realiza la solicitud de viaje. En caso contrario el sistema enviará un mensaje de advertencia. Opción INTERNACIONAL / NACIONAL Notar que los flujos de negocio varían, dependiendo de la selección del tipo de viaje. 1) Recuerde siempre definir el tipo de viaje, pues no lo podrá cambiar después de aplicar. Página 17 de 105

18 2) Si selecciona un viaje internacional se requerirán dos niveles de aprobación. 3) Si selecciona viaje nacional no podrá solicitar anticipos en moneda extranjera. 4) Si selecciona un viaje nacional no podrá capturar gastos en moneda extranjera. 5) Si selecciona un viaje nacional no podrá definir destinos fuera del país Capturar Destinos. 1 Abrir la pestaña Destinos y hacer clic en Nuevo. 2 Si se requiere avión y hotel se debe hacer clic en Requiere Avión y Requiere Hotel respectivamente para habilitar los catálogos. 3 Si es un viaje redondo hacer clic en Viaje Redondo. Véase la siguiente figura. Página 18 de 105

19 Capturar Anticipos. 1. Abrir pestaña Anticipos. 2. Capturar el anticipo. 3. Hacer clic en Aceptar. 4. Solo se permite solicitar un anticipo por viaje, ya sea nacional o internacional. En caso de intentarlo el sistema manda una notificación que no es posible la operación. 5. Los montos de anticipos no deberán superar los límites preestablecidos para cada tipo de moneda. Página 19 de 105

20 Los montos pre-establecidos para cada tipo de moneda se encuentran en el menú de configuración de monedas (Configuración -> Configuración contabilidad -> Monedas) Capturar Comentarios. 1. Abrir pestaña Comentarios. 2. Capturar los comentarios del viaje. 3. Hacer clic en Aceptar. Terminadas las capturas de Destinos, Anticipos y Comentarios hacer clic en Aceptar de la pantalla del detalle de viaje Enviar solicitud. 1. Hacer clic en Enviar solicitud. Página 20 de 105

21 Antes de enviar la solicitud de viaje, el sistema verifica si se solicitaron anticipos. En caso de no encontrarlos, el sistema siguiere si desea solicitar un anticipo antes de enviar la solicitud a aprovación. El sistema enviará un correo electrónico a los autorizadores para notificar la solicitud de viaje que se debe autorizar. La solicitud de viaje que se envió cambia a status: AUT_PEND, como muestra la siguiente figura. Página 21 de 105

22 Cancelar una solicitud. El asociado puede cancelar una solicitud que se encuentra en el status AUT_PEND o APROBADO mediante el botón que se muestra en la siguiente figura: La cancelación en ambos casos procede bajo las siguientes consideraciones: Si el sistema detecta una solicitud de gastos, la solicitud de viaje no podrá ser cancelada. Página 22 de 105

23 Si el sistema detecta una solicitud de anticipo, el asociado no podrá cancelar directamente la solicitud, solo podrá realizar una solicitud de cancelación al área de contabilidad. El flujo se muestra en las siguientes figuras: En caso de aceptar, se solicita un comentario referente al motivo de la cancelación: Al finalizar la captura del comentario, el sistema envía la solicitud de cancelación al area de contabilidad y la solicitud cambia a estatus CAN_PEND. Página 23 de 105

24 Si el sistema no detecta gastos ni anticipos, el asociado puede cancelar directamente la solicitud. Si se decide aceptar, se solicita un comentario referente al motivo de la cancelación. El flujo de los estatus es el siguiente: El flujo completo del la cancelación de la solicitud de viaje se muestra en la siguiente figura: Página 24 de 105

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26 4.4.2 Respuesta de la solicitud de viaje. Dependiendo del tipo de viaje Nacional o Internacional, se requerirá que se apruebe el viaje por uno o mas autorizadores. Una vez que revisen la solicitud de viaje puede tener los siguientes estados: Solicitud Aprobada Revisar Solicitud Solicitud Cancelada Solicitud rechazada: Revisar Solicitud El estado del viaje cambia a REVISAR. Esto ocurre cuando nuestra solicitud de viaje tiene algún error que el autorizador encontró y nos la regresa para poderla corregir y volver a solicitar la aprobación. Para saber la causa de la revisión entrar al detalle del viaje y abrir la pestaña Comentarios. 1. Menú Inicio seleccionar Viajes Activos. 2. Seleccionar el viaje que tiene status REVISAR. 3. Hacer clic en Edita de la barra de herramientas. 4. Abrir pestaña de Comentarios y consultar el error. 5. Corregir el error. 6. Hacer clic en Aceptar. 7. Hacer clic en Enviar Solicitud. Página 26 de 105

27 Edición de comentarios Solicitud Cancelada. El estado del viaje cambia a CANCEL. En el caso de que nuestra solicitud de viaje este cancelada solo podremos consultar el motivo por el que fue cancelada. 1. Menú Inicio seleccionar Ver Todos los Viajes. 2. Seleccionar el viaje que tiene status CANCEL. 3. Hacer clic en Edita de la barra de herramientas. 4. Abrir pestaña de Comentarios y consultar el motivo de cancelación Solicitud Aprobada El estado del viaje cambia a APROBADO. Una vez que el autorizador aprueba la solicitud el asociado podrá capturar sus gastos. Página 27 de 105

28 4.4.3 Manejo de plantillas. Cuando un asociado tiene varios viajes del mismo tipo y al mismo destino con frecuencia es deseable tener guardada la informacion de estos viejes recurrentes para poder solicitarlo de una manera más rápida y cómoda. En la pantalla Edita Solicitud de Viaje se proporciona esta opción Crear plantilla Una plantilla se genera en base a un viaje existente. Si usted tiene un viaje que se repite periodicamente y no quiere capturar todo cada vez, use una plantilla. 1. En la pantalla de inicio, seleccione el menu Inicio 2. En el menu inicio, seleccione Ver Plantillas Viajes 3. Aparecerá la lista de plantillas. Para crear una plantilla seleccione Nuevo 4. Aparecera la lista de viajes, seleccione el viaje que desea usar como plantilla y seleccione Seleccionar 5. El viaje se guardará como plantilla y aparecerá en la lista de plantillas. Página 28 de 105

29 Aplicar Plantilla Para aplicar una plantilla, y antes de enviar un viaje a aprobación de gastos, debe seleccionar la plantilla y automaticamente se capturaran en base a la plantilla: 1) Datos generales del viaje, concepto, fechas, tipo nacional o internacional etc. 2) Gastos, pero se borraran los montos y se reseteará el status a registrado 3) Dstinos, se copiará la lista de destinos. Note que algunos gastos estan enlazados a un destino. Si borra un destino se podrian borrar gastos. Para usar una plantilla vea la seccion: Solicitud de viaje y despues siga los pasos siguientes: 1. Desde la pantalla de solicitud de gastos de viaje ( ver Solicituid de viaje ) 2. Seleccione Copiar Plantilla 3. Aparecera la lista de platillas, seleccione la plantilla que desea y pulse Seleccionar Página 29 de 105

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31 4.4.3 Capturar Gastos. Dependiendo del Concepto de gasto se seleccione se habilitarán o deshabilitarán los campos que apliquen Captura Gastos 1. Menú Inicio seleccionar Viajes Activos. 2. Seleccionamos el viaje y hacer clic en el botón Edita. 3. Abrir la pestaña de gastos y hacer clic en NUEVO. 4. Capturar el gasto. La siguiente figura muestra la pantalla de captura de gastos. En la versión 2 del sistema, además de los campos descritos en la figura anterior, se agregó la posibilidad de seleccionar la ciudad en donde se originó el gasto: Página 31 de 105

32 Tipo de pago Notar que es muy importante su tipo de pago, para poder procesar su reembolso o credito de manera correcta. Pueden haber varias opciones, pero por defecto: 1) Reembolso - se le reembolsara en efectivo 2) Tarjeta AMEX, se esperará encontrar el cargo en su tarjeta corporativa 3) IAVE - Pago de casetas con tarjeta IAVE corporativa Campos básicos de captura Página 32 de 105

33 1. Fecha: Fecha del documento 2. Recibo# Numero del documento 3. Tipo de pago: es muy importante su tipo de pago, para poder procesar su reembolso o crédito de manera correcta. 4. Moneda del gasto 5. Concepto: El concepto define el tipo de gasto y, según la selecciona, se habilitarán o deshabilitarán diferentes campos y opciones. Ver cuadro abajo. 6. Importe: Costo. Notar que, en caso de hotel que incluye la comida, aquí solo deberá poner el costo del hospedaje y el costo de la comida en el cuadro que sigue. Esto debido a que tienen diferente manejo y deducibilidad. 7. Alimentos Hotel: En caso de hospedaje, ponga aquí el costo de alimentos. 8. IVA en caso de IVA se mostrará aquí. 9. % IVA: En ciertas zonas el IVA no es de 15%, en ese caso ajústelo aquí. 10. Propina: Si dejo propina y no esta en el documento, anótela aquí. 11. Otros impuestos y manual: En caso de avión y otros tipos de gastos, aquí anote los impuestos aeropuertarios y demás. Si el valor autocalculado no es correcto, seleccione la casilla manual y anote el monto correcto. 12. TOTAL: Se muestra el total del gasto según las opciones Tipo / Concepto de gastos Dependiendo del tipo de gasto seleccionado, aplicarán diferentes campos. La lista puede variar con el tiempo debido a cambios en las leyes vigentes y políticas de Toyota, pero, en general: Página 33 de 105

34 Tipos de gastos capturables TIPO_GASTO_DESCRIPCION hospedaje, activa noches Propina Observaciones Aplica IVA IVA 15 default Mínimo de dias Auto - Estacionamiento N N N Y 15 0 N N N Y N Conexión Internet N N N Y 15 0 N N N N Lavandería N N N Y 15 3 N N N N Otros Gastos N N Y Y 15 0 N N N N Transporte - Autobus N N N Y 0 0 N N N N Transporte - Taxi N N N Y 0 0 N N N N Auto - Casetas-IAVE N N N N 0 0 N N N N Aplica campo de Invitado Aplicar otros impuestos Aplica Kilometros Monto por kilometro Maximo Domestico Maximo Internacional Deducible en porcentaje? Max deducible domestico Max deducible internacional Aplica Avion Servicio de Autos Asignados N N N Y 15 0 N N N N Llamadas Telefónicas N N N Y 0 0 N N N N Hospedaje Y Y N Y 15 0 N Y N N N Auto - Kilometraje N N N N 0 0 N N Y N Comida de Negocios N Y Y Y 15 0 Y N N Y N Auto -Casetas N N N Y 15 0 N N N N 0 0 N Boleto de Avion N N N Y 15 0 N Y N Y Y Alimentos N Y N Y 15 0 N N N Y N Boleto de Avion N N N Y 15 0 N Y N Y Y Alimentos N Y N Y 15 0 N N N Y N Alimentos N Y N Y 15 0 N N N Y N Alimentos N Y N Y 15 0 N N N N N Transporte - Taxi N Y N Y 0 0 N N N N 0 0 N Auto-Casetas N N N Y 15 0 N N N N 0 0 N PROPINAS N N N N 0 0 N N N Y 0 0 N Comidas deducibles N Y N Y 15 0 Y N N Y N Tabla de tipos de gastos incluida en el sistema original Gasto excedido. Página 34 de 105

35 Cuando un viaje se captura con importes que sobrepasan los impuestos por las políticas se marcan como excedidos. En este caso el sistema solicita una justificación del gasto. Al guardarlo se guarda como Excedido y se marca en color amarillo la columna del detalle de gasto excedido. Justificando un recibo excedido Página 35 de 105

36 Se pueden capturar varios gastos en la misma pantalla. Para capturar cada gasto se utilizan las flechas de la parte superior derecha de la pantalla. Página 36 de 105

37 Finalizar captura de gastos Una vez que se da clic en el botón Aceptar de la captura de gastos se despliega la pantalla de solicitud de viaje. En la pantalla se muestran los gastos que fueron capturados con estado REGISTRADO Generar reporte de gastos del viaje. 1. Menú Inicio seleccionar Viajes Activos. 2. Seleccionamos el viaje y hacer clic en el botón Edita. 3. Hacer clic en botón Reporte Gastos. El sistema manda a la impresora el reporte. El reporte que se imprime se muestra a continuación. Página 37 de 105

38 Una vez que el asociado revisa sus gastos y esta seguro de haberlos registrado de manera correcta los envía a revisión con el botón Enviar Gastos Enviar gastos a revisión y aprobación Una vez que tenemos capturados todos los gastos y con status REGISTRADO. 1. Hacer clic en Enviar Gastos en la pantalla de editar Solicitud de Viaje. 2. El sistema manda un al jefe inmediato del asociado que esta solicitando la revisión de gastos. El mail contiene la misma información tiene el Reporte de Gastos que imprimió el asociado para su revisión. Página 38 de 105

39 4.4.4 Captura de gastos Locales Captura general de gastos locales 1. Menú Inicio seleccionar Gastos Locales. 2. Hacer click en el botón de la barra "Nuevo" 3. Capturar datos generales del gasto Pantalla general de gastos locales Página 39 de 105

40 Dependiendo del Concepto de gasto se seleccione se habilitarán o deshabilitarán los campos que apliquen Captura Gastos Locales 1. En la pantalla general de gastos, en el tab gastos, hacer click en "Nuevo" 2. Capturar el gasto. La siguiente figura muestra la pantalla de captura de gastos. Detalle de captura de gasto local Página 40 de 105

41 Tipo de pago Notar que es muy importante su tipo de pago, para poder procesar su reembolso o credito de manera correcta. Pueden haber varias opciones, pero por defecto: 1) Reembolso - se le reembolsara en efectivo 2) Tarjeta AMEX, se esperará encontrar el cargo en su tarjeta corporativa 3) IAVE pago de casetas con tarjeta corporativa IAVE Campos básicos de captura 13. Fecha: Fecha del documento 14. Recibo# Numero del documento 15. Tipo de pago: es muy importante su tipo de pago, para poder procesar su reembolso o crédito de manera correcta. 16. Moneda del gasto 17. Concepto: El concepto define el tipo de gasto y, según la selecciona, se habilitarán o deshabilitarán diferentes campos y opciones. Ver cuadro abajo. 18. Importe: Costo. 19. IVA en caso de IVA se mostrará aquí. 20. % IVA: En ciertas zonas el IVA no es de 15%, en ese caso ajústelo aquí. 21. Propina: Si dejo propina y no esta en el documento, anótela aquí. 22. Otros impuestos y manual: En caso de avión y otros tipos de gastos, aquí anote los impuestos aeropuertarios y demás. Si el valor autocalculado no es correcto, seleccione la casilla manual y anote el monto correcto. 23. TOTAL: Se muestra el total del gasto según las opciones Página 41 de 105

42 Tipo / Concepto de gastos Dependiendo del tipo de gasto seleccionado, aplicarán diferentes campos. La lista puede variar con el tiempo debido a cambios en las leyes vigentes y políticas de Toyota, pero, en general: Gasto excedido. Cuando se captura con importes que sobrepasan los impuestos por las políticas se marcan como excedidos. En este caso el sistema solicita una justificación del gasto. Al guardarlo se guarda como Excedido y se marca en color amarillo la columna del detalle de gasto excedido. Justificando un recibo excedido Página 42 de 105

43 Se pueden capturar varios gastos en la misma pantalla. Para capturar cada gasto se utilizan las flechas de la parte superior derecha de la pantalla. Página 43 de 105

44 Finalizar captura de gastos Una vez que se da clic en el botón Aceptar de la captura de gastos se despliega la pantalla general de gastos. En la pantalla se muestran los gastos que fueron capturados con estado REGISTRADO Generar reporte de gastos. 4. Menú Inicio seleccionar Gastos Locales 5. Seleccionamos el viaje y hacer clic en el botón Edita. 6. Hacer clic en botón Reporte Gastos. El sistema manda a la impresora el reporte. Una vez que el asociado revisa sus gastos y esta seguro de haberlos registrado de manera correcta los envía a revisión con el botón Enviar Gastos Enviar gastos a revisión y aprobación Una vez que tenemos capturados todos los gastos y con status REGISTRADO. 3. Hacer clic en Enviar Gastos en la pantalla general de gastos ( ver abajo ). 4. El sistema manda un al jefe inmediato del asociado que esta solicitando la revisión de gastos. El mail contiene la misma información tiene el Reporte de Gastos que imprimió el asociado para su revisión. Página 44 de 105

45 4.4.5 Manejo de gastos rechazados viaje / locales Si la persona aprobadora rechazara algunos gastos recibirá un mail indicándolo. Usted deberá abrir el viaje o gasto local correspondiente, revisar los comentarios, corregir y reenviar Revisar gastos de viaje rechazados 1. Menú Inicio seleccionar Viajes Activos. 2. Seleccionamos el viaje REVISAR y hacer clic en el botón Edita. 3. Abrir la pestaña de gastos y hacer clic comentarios : Página 45 de 105

46 Revisar comentarios 4. En el tab "comentarios" hacer" click en Nuevo para agregar un comentario de respuesta. 5. Corregir gastos, si aplica. 6. Reenviar reporte Página 46 de 105

47 Revisar gastos locales rechazados 1. Menú Inicio seleccionar Gastos Locales. 2. Seleccionamos el gasto marcado REVISAR y hacer clic en el botón Edita. 3. Hacer click en el tab comentarios 4. Agregar comentarios 5. Re enviar los gastos: Página 47 de 105

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49 4.4.6 Flujos Misceláneos de Usuario Cambio de contraseña Si el asociado desea cambiar su contraseña para acceder al sistema puede hacerlo con los siguientes pasos. 1. En el menú principal Inicio y seleccionar Cambio Contraseña. 2. Aparecerá la siguiente pantalla. 3. El usuario captura su contraseña actual y la nueva contraseña para realizar el cambio. 4. El sistema confirma el cambio de contraseña. Página 49 de 105

50 Expiración de contraseña 1. La vigencia de la contraseña es de 90 días. 2. Cuando la contraseña este entre 1 y 10 días de expirar, el sistema envía un recordatorio para cambiar la contraseña: 3. Si la contraseña ha expirado, el sistema requiere el cambio de contraseña para poder entrar al sistema, por lo que envía directamente la pantalla de cambio de contraseña. En caso de cancelar o cerrar la ventana, el sistema envía la siguiente pantalla: Página 50 de 105

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52 4.5. Operación del autorizador Aprobación / rechazo de solicitudes El autorizador es el responsable de revisar y validar las solicitudes de viajes de los asociados. El autorizador recibe correos electrónicos de las solicitudes de viaje que tiene pendientes de autorizar. En la siguiente figura se representa la participación del autorizador dentro del sistema Aprobar solicitud de viaje. Cuando el autorizador aprueba la solicitud significa que esta de acuerdo con el viaje que se realizará. 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Ver Pendientes de Autorización. Se mostrara la lista de viajes pendientes de su autorización. Página 52 de 105

53 2. Hacer clic sobre el viaje que se va a revisar. 3. Revisar el detalle del viaje. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic en Aprueba. 6. Confirmar la aprobación. El sistema envía un mail al asociado que solicito el viaje indicando que el viaje fue aprobado. Vista de Presupuestos Note que, en el borde de debajo de su pantalla de autorización, se mostraran los datos de presupuestos actuales. Primero, el mes que corresponde, el presupuesto cargado, gastos de viaje del mes y, finalmente, la diferencia de gasto real contra presupuestado. Esta pantalla le podrá auxiliar en su planeación de costos Regresar solicitud de viaje a revisión de asociado Cuando el autorizador revisa la solicitud y encuentra un error, lo escribe para que el asociado pueda corregirlo y volver a enviar su solicitud de viaje. 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Ver Pendientes de Autorización. 2. Hacer clic sobre el viaje que se va a revisar. 3. Revisar el detalle del viaje. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic en Revisar. 6. Introducir comentarios de porque se solicita revisar el viaje. 7. El sistema envía un mail al asociado que solicito el viaje indicando que el viaje fue mandado a revisar por errores. Página 53 de 105

54 Revisión de comentarios de solicitud Si una solicitud es rechazada, el asociado revisará y agregará comentarios. ( Ver sección de comentarios de viaje en la parte de asociado ) Para ver estos comentarios y decidir: 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Ver Pendientes de Autorización. 2. Hacer clic sobre el viaje que se va a revisar. 3. Seleccionar el tab comentarios 4. Revisar comentarios y agregar en caso de ser necesarios 5. Continuar el flujo de aprobación, regreso a revisión, o cancelación Cancelar solicitud de viaje. Cuando el autorizador revisa el viaje solicitado y encuentra que no puede realizarse. En este caso cancela la solicitud de viaje y escribe sus comentarios. 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Ver Pendientes de Autorización. 2. Hacer clic sobre el viaje que se va a revisar. 3. Revisar el detalle del viaje. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. Hacer clic en Cancela. 6. Introducir comentarios de porque se cancela el viaje. El sistema envía un mail al asociado que solicito el viaje indicando que el viaje fue cancelado. Página 54 de 105

55 4.5.2 Comprobación de gastos viaje / locales El autorizador es el responsable de revisar y validar los gastos de los asociados. El autorizador recibe correos electrónicos de los gastos pendientes de autorizar. En la siguiente figura se representa la participación del autorizador dentro del sistema Aprobar gastos. 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Comprobación de gastos de viaje pendientes / Comprobación de gastos locales pendientes Se mostrara la lista de viajes pendientes de su autorización. Página 55 de 105

56 Pantalla de gastos pendientes de comprobar 2. Hacer clic sobre el viaje que se va a revisar. 3. Revisar el detalle del viaje. 4. Hacer clic en Aprueba / Revisar. 5. Entrar comentarios si se selecciona revisar 6. Confirmar la aprobación. El sistema envía un mail al asociado que solicito el viaje indicando que el viaje fue aprobado. Vista de Presupuestos Note que, en el borde de debajo de su pantalla de autorización, se mostraran los datos de presupuestos actuales. Primero, el mes que corresponde, el presupuesto cargado, gastos de viaje del mes y, finalmente, la diferencia de gasto real contra presupuestado. Esta pantalla le podrá auxiliar en su planeación de costos. Página 56 de 105

57 Revisión de comentarios Si una solicitud es rechazada, el asociado revisará y agregará comentarios. ( Ver sección de comentarios de viaje en la parte de asociado ) Para ver estos comentarios y decidir: 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Comprobación de gastos de viaje pendientes / Comprobación de gastos locales pendientes Se mostrara la lista de viajes pendientes de su autorización. 2. Hacer clic sobre la solicitud que se va a revisar. 3. Seleccionar el tab comentarios 4. Revisar comentarios y agregar en caso de ser necesarios 5. Continuar el flujo de aprobación, regreso a revisión, o cancelación Cancelar solicitud de viaje o gastos Cuando el autorizador revisa y encuentra que no proceden los gastos de ninguna manera, cancela la y escribe sus comentarios. 1. Abrir el menú principal Autorizaciones y seleccionar Comprobación de gastos de viaje pendientes / Comprobación de gastos locales pendientes. Se mostrara la lista de viajes pendientes de su autorización. 2. Hacer clic en Cancela. 3. Introducir comentarios de porque se cancela el viaje. El sistema envía un mail al asociado que solicito el viaje indicando que el viaje fue cancelado. Página 57 de 105

58 4.5.3 Delegar responsabilidad de autorización de viajes En caso de ser necesario, podrá delegar la autorización de viajes a otro asociado Activar delegación de responsabilidad de autorización 1. En la pantalla principal, seleccione Inicio 2. En el menú Inicio, seleccione Perfil Asociado 3. Seleccione la casilla de delegar viaje 4. Seleccione el asociado que desea asignar Solo se puede delegar una autorización a un asociado con permisos de autorización. Página 58 de 105

59 4.6. Operación de recursos humanos Administrar Destinos 7 Recursos Humanos Administrar Hoteles Administrar Aerolineas El usuario de recursos humanos deberá administrar los destinos, aerolíneas y hoteles Administrar Destinos Consultar los destinos. 1. Menú Configuración, seleccionar Configuración RH y abrir los Destinos. 2. El sistema despliega los destinos. Página 59 de 105

60 Nuevo destino. 1. Hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Capturar los datos del destino. 3. Hacer clic en Aplicar Editar destino. 1. Hacer clic en el destino a editar. 2. Hacer clic en el botón Edita de la barra de herramientas. 3. Hacer la modificación al destino. 4. Hacer clic en Aplicar Borrar destino. 1. Hacer clic en el destino a eliminar. 2. Hacer clic en el botón Borra de la barra de herramientas. 3. Confirmar que desea borrar el destino Administrar Hoteles Consultar Hoteles. 1. Menú Configuración, seleccionar Configuración RH y abrir los Hoteles. 2. El sistema despliega los hoteles Nuevo hotel. 1. Hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Capturar los datos del hotel. 3. Hacer clic en Aplicar Editar hotel. 1. Hacer clic en el hotel a editar. 2. Hacer clic en el botón Edita de la barra de herramientas. 3. Hacer la modificación al hotel. 4. Hacer clic en Aplicar Borrar hotel. 1. Hacer clic en el hotel a eliminar. 2. Hacer clic en el botón Borra de la barra de herramientas. 3. Confirmar que desea borrar el hotel. Página 60 de 105

61 4.6.3 Administrar Aerolíneas Consultar Aerolíneas. 1. Menú Configuración, seleccionar Configuración RH y abrir las Aerolíneas. 2. El sistema despliega los Aerolíneas Nuevo Aerolíneas. 1. Hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Capturar los datos de la aerolínea. 3. Hacer clic en Aplicar Editar Aerolíneas. 1. Hacer clic en la aerolínea a editar. 2. Hacer clic en el botón Edita de la barra de herramientas. 3. Hacer la modificación a la aerolínea. 4. Hacer clic en Aplicar Borrar Aerolíneas. 1. Hacer clic en la aerolínea a eliminar. 2. Hacer clic en el botón Borra de la barra de herramientas. 3. Confirmar que desea borrar la aerolínea. Si un registro, tanto de destinos, hoteles o aerolíneas esta siendo utilizado en algún viaje no podrá ser eliminado. Página 61 de 105

62 4.7. Operación Contable Manejo de anticipos En la siguiente figura se representa la participación del usuario de contaduría dentro del sistema Asignar anticipos. El usuario contable debe asignar los anticipos solicitados para el viaje. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Asigna Anticipo. 2. El sistema muestra los anticipos por asignar. 3. Hacer clic en la columna Select de los anticipos que se asignarán. 4. Hacer clic en Asignar. Véase la siguiente figura. Página 62 de 105

63 Cerrar anticipos. Una vez terminados los viajes, se debe cerrar el anticipo para indicar que todo reembolso pendiente se ha saldado. De no cerrar los anticipos no se podrá cerrar el viaje. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Cerrar Anticipo. 2. Hacer clic en la columna Select de los anticipos que serán cerrados. 3. Hacer clic en Cerrar. 4. Confirmar que desea cerrar los anticipos seleccionados. Página 63 de 105

64 4.7.2 Revisión, aprobación y rechazo de gastos Las responsabilidades del rol de contabilidad incluyen la revisión y correspondiente autorización o rechazo de gastos capturados. En base a esta captura el sistema procesará los reembolsos y la interfaz a peoplesoft Aprobación de Gastos 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Ver Pendientes de Revisión. 2. Hacer clic en el viaje que se va a revisar. 3. Hacer clic en botón Edita de la barra de herramientas. 4. Revisar los gastos registrados por el asociado. 5. Para aprobar el o los gastos seleccionar los gastos con la columna Select y hacer clic en Aprueba. Véase la siguiente figura. Página 64 de 105

65 6. El estado de los gastos cambia a Aprobado Flujo de revisión de Gastos Rechazados 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Ver Pendientes de Revisión. 2. Hacer clic en el viaje que se va a revisar. 3. Hacer clic en botón Edita de la barra de herramientas. 4. Revisar los gastos registrados por el asociado. 5. Para rechazar el o los gastos seleccionar los gastos con la columna Select y hacer clic en Rechaza. Véase la siguiente figura. Página 65 de 105

66 6. El estado de los gastos cambia a Rechazado. 7. El asociado tendrá la oportunidad de revisar los datos y ajustar los datos y agregar comentarios. 8. Cuando el asociado este listo re - enviara el viaje y se recibirá un mail, donde se reiniciara este flujo Revisión de comentarios sobre gastos rechazados 9. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Ver Pendientes de Revisión. 10. Hacer clic en el viaje que se va a revisar. 11. Hacer clic en botón Edita de la barra de herramientas. 12. Seleccionar un gasto rechazado y analizar comentarios 13. Dependiendo de los comentarios usted podrá aprobar el gasto, entrar otro comentarios y continuar el ciclo o cerrar el viaje de manera definitiva donde todo gasto rechazado no será reembolsado. Página 66 de 105

67 Cerrar viaje. Cuando contabilidad valida todos los gastos del viaje se puede cerrar. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Ver Pendientes de Revisión. 2. Hacer clic en el viaje que se va a cerrar. 3. Hacer clic en botón Edita de la barra de herramientas. 4. Hacer clic en el botón Cerrar. 5. Confirmar que se desea cerrar el viaje. No se podrá cerrar un viaje si no se han marcado como aprobados o cancelados TODOS los gastos. No se podrá cerrar un viaje si no se han cerrado TODOS los anticipos Página 67 de 105

68 4.7.3 Generación de interfaz PEOPLESOFT La interfaz con peoplesoft funciona por medio de un archivo que contiene desgloses de gastos para aplicar al sistema contable corporativo. En el momento en que se cierra un viaje el sistema genera el desglose del mismo Consultar desgloses de gastos. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Desglose gastos. 2. El sistema muestra el desglose de gastos. Véase la siguiente figura. Página 68 de 105

69 Consultar desgloses de gastos por Periodo. 1. Seleccionar una fecha inicial. 2. Seleccionar una fecha final. 3. Hacer clic en la flecha que esta debajo de la fecha final Crear o editar un registro del desglose de gastos por Periodo. 1. Para agregar un nuevo registro en el desglose es necesario dar doble clic sobre el registro que contiene la información base para el nuevo. 2. El sistema envía la siguiente pantalla: 3. El usuario solo podrá modificar la información de proyecto, importe y concepto. 4. Si se desea crear un nuevo registro es necesario pulsar el botón Guardar Nuevo. Página 69 de 105

70 5. Si solo se desea editar el registro actual, es necesario pulsar sobre el botón Guardar Eliminar un registro del desglose. El usuario puede eliminar un registro del desglose si y solo si fue agregado manualmente de la forma descrita en el punto anterior. En caso de querer eliminar un registro original del desglose, el sistema manda la siguiente advertencia: Página 70 de 105

71 El desglose de gastos solo muestra los gastos aprobados y de viajes cerrados Generar Archivo para People Soft (ERP) Para actualizar el ERP de people soft es necesario generar un archivo. 1. Hacer clic en el botón Archivo de la consulta Desglose gastos. 2. El sistema abre una ventana para seleccionar la ubicación donde se guardará el archivo generado. 3. En caso de ser necesario, se abrirá una pantalla para que actualice el tipo de cambio de los gastos generados en moneda extranjera. 4. El sistema genera el archivo con los datos que se tienen en la consulta de Desglose gastos. Página 71 de 105

72 Una vez que se genera el archivo los gastos exportados son marcados para que no se muestren en la consulta. Si se desean ver los registros exportados hacer clic en Ver Todo. Re redactar, no e que no se muestren en la consulta, es que no se re exporten Página 72 de 105

73 4.7.4 Conciliación de gastos vs estado de cuenta de American Express Este flujo ayudara al departamento de contabilidad a verificar los datos capturados contra los estados de cuenta Carga de archivo de movimientos Para alimentar el sistema con los datos de American Express se presenta la herramienta de carga masiva. Esta herramienta cargará todos los datos del estado de cuenta desde un arhivo plano de texto, según la configuración que se explica más adelante. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Carga AMEX. 2. Hacer clic en el botón Archivo. 3. El sistema abrirá una ventana para cargar el archivo. Véase la siguiente figura. Página 73 de 105

74 4. Seleccionar el archivo a cargar y hacer clic en Abrir. 5. El sistema muestra el estado de la carga. Véase la siguiente figura Conciliación automática La conciliación es el proceso de comparar el archivo cargado de AMEX con los gastos que están registrados con tipo de pago AMEX y asegurar que no haya registros de amex sin su correspondiente gasto. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Conciliación. 2. Seleccionar una fecha inicial. 3. Seleccionar una fecha final. 4. Analizar los gastos y verificar que estén completos 5. Presionar CONCILIAR 6. Se eliminaran todos los gastos conciliados y aparecerán los gastos sin empatar. De lado izquierdo los datos amex si gasto, y de lado derecho los gastos sin cargo amex. Página 74 de 105

75 Ajuste de cargos amex En caso de que la conciliacion automática no pueda coincidir algunos cargos o entradas american express, deberá proceder a entrar un ajuste. Los ajustes generarán un registro de desglose para la interfaz de peoplesoft. 1. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Conciliación. 2. Seleccionar NUEVO 3. Entrar los datos del ajuste y seleccione el registro que desea ajustar de la lista en el cuadro de edición Conciliacion de gastos manualmente 1. Seleccione el registro AMEX que desa coincidir y, mientras preciona CTRL, seleccione el gasto que usted desea. 2. Presione el boton de conciliar manualmente: Página 75 de 105

76 3. Los registros conciliados desapareceran Ver todos los registros conciliados Si despues de conciliar los gastos y estos desaparecen desea revisar los datos conciliados presione VER TODO. Los gastos conciliados aparecerán sin marcas. 4. Menú Revisión de Gastos, seleccionar Conciliación. 5. Seleccionar VER TODO Atención a una solicitud de cancelación de viaje Ver las solicitudes de cancelación. La solicitudes que cancelación podrán ser visualizadas en el menú Opciones de Contabilidad -> Ver Solicitudes Pendientes de Cancelación. Página 76 de 105

77 El responsable decidirá si procede la cancelación de la solicitud de viaje. Página 77 de 105

78 4.8. Tareas de administracion del sistema y datos Catálogo de conceptos de gastos Consultar conceptos de gastos 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Conceptos. 2. El sistema despliega la lista de conceptos. Página 78 de 105

79 Crear nuevo concepto. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo Conceptos, hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de conceptos. 3. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar. Descripción de campos 1. Montos máximos: Estos son los máximos que al sobrepasarse requerirán justificación 2. Descripción: Nombre del concepto 3. Fecha efectiva: Fecha donde se activa el nuevo tipo de gasto o la actualización del gasto. 4. IVA: Si deberá habilitarse el campo de IVA 5. Otros impuestos: Si deberá habilitarse el campo de Otros impuestos 6. Propina: Si deberá habilitarse el campo de Propina, ajustar cuenta contable a utilizar para desgloze 7. Otros Gastos, gastos incluidos en la factura de hotel no contabilizados en hotel, ajustar cuenta contable a utilizar para desgloze 8. Kilómetros: Si deberá habilitarse el campo de Kilómetros 9. Hotel: Si deberá habilitarse el campo de días de estancia 10. Aerolínea: Si deberá habilitarse el campo de días de Aerolínea Página 79 de 105

80 11. Invitado: Si deberá habilitarse el campo de días de Invitado 12. Justificación: Indica si se solicitará justificación todo el tiempo 13. Monto x Km: Costo por KM para el cálculo automático 14. Deducibilidad: Montos máximos a deducir de impuestos según la ley 15. Cuanta contable: La cuenta a la que se asignará el cargo en PPSOFT 16. Aplicar a tipo de gasto para especificar si el gasto se mostrará al capturar gastos locales, viajes o ambos Actualizar concepto. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo Conceptos, hacer clic para seleccionar el concepto que se desea editar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de concepto con los datos que pueden ser editados. 4. Editar los campos necesarios. 5. Hacer clic en el botón Aceptar. En la parte inferior de la pantalla de Editar concepto se muestra el histórico del concepto. Página 80 de 105

81 Borrar Concepto. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo Conceptos, hacer clic para seleccionar el concepto que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar el concepto. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra el concepto. Página 81 de 105

82 4.8.2 Catálogo de Centros de costos Consultar. 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Centro Costos. 2. El sistema despliega la lista de centros de costos Crear nuevo centro de costos. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo centro de costos, hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de centro de costos. 3. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar Editar centro de costos. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo Centro de costos, hacer clic para seleccionar el centro de costos que se desea editar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de centro de costos con los datos que pueden ser editados. Página 82 de 105

83 4. Editar los campos necesarios. 5. Hacer clic en el botón Aceptar Borrar Centro de costos. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo Centro de costos, hacer clic para seleccionar el centro de costos que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar el centro de costos. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra el centro de costos Catálogo de Justificaciones Consultar. 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Justificaciones. 2. El sistema despliega la lista de justificaciones. Página 83 de 105

84 Crear nueva justificación. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo justificaciones, hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de justificaciones. 3. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar Editar justificación. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo justificaciones, hacer clic para seleccionar justificación que se desea editar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de justificación con los datos que pueden ser editados. 4. Editar los campos necesarios. 5. Hacer clic en el botón Aceptar. Página 84 de 105

85 Borrar Justificación. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo justificaciones, hacer clic para seleccionar la justificación que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar la justificación. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra la justificación Catálogo Tipo de pago Consultar. 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Tipo pago. 2. El sistema despliega la lista de tipos de pago Crear nuevo tipo pago. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo tipo pago, hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de tipo pago. Página 85 de 105

86 3. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar Editar tipo pago. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo tipo pago, hacer clic para seleccionar tipo pago que se desea editar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de tipo pago con los datos que pueden ser editados. 4. Editar los campos necesarios. 5. Hacer clic en el botón Aceptar Borrar tipo pago. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo tipo pago, hacer clic para seleccionar el tipo pago que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar el tipo pago. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra el tipo pago Catálogo de Ruta de Aprobación Consultar. 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Ruta Aprobación. 2. El sistema despliega la lista de rutas de aprobación. Página 86 de 105

87 Crear nueva ruta de aprobación. Se definen a los autorizadores de los viajes nacional e internacional. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo ruta aprobación, hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 2. El sistema despliega la pantalla de captura de ruta de aprobación. Página 87 de 105

88 3. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar. Si selecciona "aprueba si no avión", los viajes NACIONALES SIN AVION, no necesitarán autorizaron y se autorizarán automáticamente., Editar ruta aprobación. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo ruta aprobación, hacer clic para seleccionar la ruta de aprobación que se desea editar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de ruta de aprobación con los datos que pueden ser editados. 4. Editar los campos necesarios. 5. Hacer clic en el botón Aceptar Borrar ruta aprobación. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo ruta aprobación, hacer clic para seleccionar la ruta aprobación que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. Página 88 de 105

89 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar la ruta de aprobación. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra la ruta de aprobación Catálogo de Moneda Consultar. 1. Menú Configuración, seleccionar Contabilidad y en el submenú Moneda. 2. El sistema despliega la lista de monedas. Página 89 de 105

90 3. Hacer clic en alguna moneda del árbol del lado izquierdo de la pantalla para ver el histórico. Véase la siguiente figura Crear nueva moneda. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo moneda, seleccionar una moneda del árbol del lado izquierdo de la pantalla. 2. Hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas. 3. El sistema despliega la pantalla de captura de moneda. Página 90 de 105

91 4. Una vez terminado el llenado de los campos dar clic en el botón Aceptar Editar moneda. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo moneda, seleccionar una moneda del árbol del lado izquierdo de la pantalla. 2. Hacer clic para seleccionar la moneda que se desea editar. 3. En la barra de herramientas dar clic en Edita. 4. El sistema despliega la pantalla de captura de moneda con los datos que pueden ser editados. 5. Editar los campos necesarios. 6. Hacer clic en el botón Aceptar Borrar moneda. 1. Una vez que ejecutas el flujo Consultar del catálogo moneda, hacer clic para seleccionar la moneda que se desea borrar. 2. En la barra de herramientas dar clic en Borra. 3. El sistema solicitará la confirmación de eliminar la moneda. 4. Hacer clic en Aceptar. 5. El sistema borra la moneda. Página 91 de 105

92 4.9. Operación del Administrador El administrador del sistema es el encargado de configurar y darle mantenimiento al sistema. En la siguiente figura se representa la participación del administrador dentro del sistema Configuración de usuarios Crear usuario. 1. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar Usuarios. 2. Hacer clic en botón Nuevo de la barra de herramientas. 3. Capturar la información del usuario. 4. Seleccionar el asociado que corresponde al usuario con Set Asociados. 5. En caso de que este usuario vaya a capturar viajes para otros asociados, incluirlos en la lista Asociados y Hacer clic en botón de Agregar para relacionar a los asociados con el usuario. 6. Hacer clic en Aceptar para terminar la creación de usuario. Página 92 de 105

93 Editar usuario. 1. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar Usuarios. 2. Hacer clic en el usuario que se desea editar. 3. Hacer clic en el botón Edita de la barra de herramientas. 4. Modificar los datos del usuario. 5. Hacer clic en Aceptar Eliminar usuario. 1. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar Usuarios. 2. Hacer clic en el usuario que se desea borrar. 3. Hacer clic en el botón Borra de la barra de herramientas. 4. Confirmar que se desea borrar el usuario Identificar una tarjeta AMEX como AMEX PRESENT EXPRESS. El sistema puede clasificar el tipo de tarjeta AMEX como AMEX PRESENT EXPRESS mediante la pantalla de administración de asociados: Esta opción solo se habilita cuando el asociado tiene registrada una tarjeta AMEX. Página 93 de 105

94 Asignar a un usuario la funcionalidad de Tesorería. Se puede habilitar la funcionalidad de Tesorería a un usuario mediante el administrador de usuarios: Asignar esta funcionalidad a un usuario implica recibir notificaciones de autorizaciones de solicitudes de viajes y notificaciones de cancelaciones de solicitudes autorizadas. Página 94 de 105

95 4.9.2 Configuración de asociados Crear asociados. 1. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar Asociados. 2. Hacer clic en botón Nuevo de la barra de herramientas. 3. Capturar la información del usuario. 4. La opción de ruta de aprobación manual le permitirá seleccionar los aprobadores para este usuario de manera manual. 5. Finalmente, abajo, no olvide seleccionar los centros de costos a los que los viajes de este asociado aplican. 6. Hacer clic en Aceptar para terminar la creación de usuario. Página 95 de 105

96 En la versión 2 del sistema, es posible elegir una ciudad la cual será considerada como lugar de residencia del asociado: Editar asociados. 6. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar asociados. 7. Hacer clic en el usuario que se desea editar. 8. Hacer clic en el botón Edita de la barra de herramientas. 9. Modificar los datos del usuario. 10. Hacer clic en Aceptar Eliminar asociados. 5. Menú Configuración Administrador, seleccionar Configurar Asociados. 6. Hacer clic en el usuario que se desea borrar. 7. Hacer clic en el botón Borra de la barra de herramientas. 8. Confirmar que se desea borrar el usuario Bitácora. La bitácora guarda las operaciones que se realizan en el sistema para tener un historial del uso del sistema. Cabe mencionar que solo se registran las acciones mas importantes del sistema para no afectar en el performace del aplicativo. Consultar bitácora. Página 96 de 105

97 1. Menú Configuración, seleccionar bitácora. 2. El sistema despliega la bitácora de operaciones realizadas por los usuarios. Página 97 de 105

98 4.10. Administración de Presupuestos El usuario de finanzas tiene la tarea de generar y cargar los archivos de presupuestos en el sistema. En la siguiente figura se representa la participación de usuario de finanzas dentro del sistema Carga y consulta de presupuestos Carga de presupuestos. 1. Menú Presupuestos, seleccionar Carga. 2. Hacer clic en botón Archivo. 3. El sistema abre una ventana para cargar el archivo. Véase la siguiente figura. Detalle de configuración de layout 4. Seleccionar el archivo y hacer clic en Abrir. 5. El sistema carga la información contenida en el archivo y muetra el estado de la carga. Véase la siguiente figura. 6. El sistema muestra los elementos cargados. Véase la siguiente figura. Página 98 de 105

99 Si el archivo tiene errores en la estructura no se cargarán parte o toda la información Consulta de presupuestos. 1. Menú Presupuestos, seleccionar Consulta. 2. El sistema muestra los presupuestos cargados en el sistema. Página 99 de 105

100 4.11. Generación de Reportes Reportes Reporte de gastos por viaje. Contiene la lista de los gastos de un viaje. El total es la suma de todos los gastos en pesos mexicanos y restando los anticipos del viaje. El anticipo debe estar en status ASIGNADO para poder restarse del total. 1. Menú Reportes, seleccionar Reporte Gastos. 2. El sistema muestra los gastos por viaje. 3. Hacer clic sobre el viaje. 4. Hacer clic en Imprimir Reporte. El sistema manda a la impresora el reporte Reporte de anticipos. El reporte de anticipos es para todos los anticipos que se tengan con viajes aprobados y el estado del anticipo sea ASIGNADO. Despliega la diferencia de días trascurridos a partir de la fecha de solicitud del viaje con el día actual. Página 100 de 105

101 1. Menú Reportes, seleccionar Reporte Anticipos. 2. El sistema muestra los anticipos pendientes. 3. Hacer clic en Imprimir Reporte. El sistema manda a la impresora el reporte Reporte de gastos por centro de costos. Contiene los gastos agrupados por concepto. Muestra el total de gasto realizados de un asociado por su centro de costos. 1. Menú Reportes, seleccionar Reporte Gastos Centro de Costos. 2. El sistema muestra los gastos por centro de costos. 3. Hacer clic sobre el centro de costos. Página 101 de 105

102 4. Hacer clic en Imprimir Reporte. El sistema manda a la impresora el reporte. En la sección periodo de la pantalla se pueden realizar consultas por rango de fechas Reporte de gastos anual. Contiene la información de los gastos realizados por los asociados en todo el año. El reporte muestra el total acumulado del año consultado. 1. Menú Reportes, seleccionar Reporte Gastos Anual. 2. El sistema muestra los gastos anuales. 3. Hacer clic en el año. Página 102 de 105