MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS ALCALDIA DE ABREGO 1. Objetivo

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1 MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS ALCALDIA DE ABREGO 1. Objetivo Examinar el Mapa de Riesgos de cada uno de los Procesos del Sistema de Gestión y control mediante el análisis de los riesgos detectados y las acciones a implementar para evitarlos, eliminarlos, prevenirlos, asumirlos, o compartirlos según sea el caso. 2. Alcance Inicia con la selección de aquellos Procesos que tienen establecido el Mapa de Riesgos y finaliza con la evaluación del tratamiento de los riesgos detectados. 3. Responsable Jefe Oficina Oficina de Control 4. Definiciones 4.1 Riesgo Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. 4.2 Mapa de Riesgos Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de éstos y las posibles consecuencias y las acciones para su tratamiento dependiendo su valoración y análisis. 4.3 Administración del Riesgo Una rama de administración que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos (2) etapas: 1. El diagnóstico o valoración, mediante Identificación, Análisis y Determinación del Nivel. 2. El manejo o la administración propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace Fecha: 1 de junio de 2012 Fecha: Página 1 de 5

2 seguimiento al Plan de manejo que contiene las Técnicas de Administración del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la Alta Dirección. 4.4 Análisis de Riesgos Permite establecer la Probabilidad de ocurrencia de los elementos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias. Dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación, hasta técnicas colaborativas. 4.5 Valoración del Riesgo Primera fase en la administración del riesgo, diagnóstico que consta de la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo. Es el resultado de confrontar la evaluación del Riesgo con los controles existentes. 4.6 Políticas de Administración del Riesgo Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo, a su vez transmiten la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad. 5. Contenido 5.1 Elaboración del plan de monitoreo De acuerdo al Mapa de Riesgos establecido por cada Proceso del Sistema de Gestión y control elaborar el plan de monitoreo a implementar. Se siguen los lineamientos establecidos en la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) al realizar el monitoreo. 5.2 Elaboración del cronograma de Ejecución de la Evaluación de Riesgos Responsable: Jefe de Oficina de Control Fecha: 1 de junio de 2012 Fecha: Página 2 de 5

3 Determinar el objetivo y alcance de la Evaluación de Riesgos. Programar las visitas previas con el líder y asesores de cada Proceso. Incorporar toda la información en el Cronograma de Ejecución de la Administración del riego. 5.3 Aprobación del Cronograma de ejecución de la Evaluación de Riesgos El Jefe de la Oficina de Control revisará el Cronograma de ejecución de la Administración del Riesgo para las modificaciones que se consideren pertinentes y posteriormente dar su aprobación. Una vez aprobado el documento, el responsable registrará su firma correspondiente para la aprobación del documento. 5.4 Reunión con el líder y equipo de trabajo del proceso Programar una visita previa al Líder de cada Proceso con la participación de sus asesores para verificar la documentación de los controles y así poder valorar los Riesgos detectados. Dichos riesgos se han consignado en el Formato Mapa de Riesgos. 5.5 Ejecución del Monitoreo del Mapa de Riesgos de cada Proceso Monitorear el Mapa de Riesgos junto al Líder y asesores del Proceso, analizando la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los riesgos, la Matriz de Valoración de Riesgos y las Políticas a aplicar. La primera contempla la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad). Tomando las siguientes categorías: insignificante, menor, moderado, mayor y catastrófico; y raro, improbable, posible, probable, casi seguro con relación a la probabilidad. La segunda contempla el confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados Fecha: 1 de junio de 2012 Fecha: Página 3 de 5

4 5.6 Elaboración del acta de reunión Elaborar el Acta de Visita del Mapa de Riesgos, la cual firmarán como constancia el líder del proceso y el jefe de control interno. 5.7 Elaboración del informe Para la elaboración del Informe se diligenciará el Formato Informe de Monitoreo y Seguimiento al Mapa de Riesgos por Proceso. Allí se consignará las observaciones que se tienen del monitoreo de administración del riesgo efectuado al mapa de riesgos de cada uno de los Procesos de la alcaldía. Luego el Jefe de la Oficina de Control lo presentará ante el Alcalde del municipio de Abrego a fin de que lo revise y si es el caso solicite ajustes. Si no hay ajustes procede a aprobarlo. Luego de la aprobación el Jefe de la Oficina de Control lo presenta ante el Comité de Control. El Jefe de la Oficina de Control envía copias a cada responsable a fin de que elaboren Acciones de Mejoramiento para evitar la materialización de dichos riesgos y subsanar la presencia de estos. 5.8 Seguimiento a las acciones de mejoramiento de los riesgos Realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento planteadas por cada líder y aprobadas por el alcalde del municipio de Abrego. 6. Documentos de referencia Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004. Modelo Estándar de Control - MECI 1000:2005. Cronograma de Ejecución de la Evaluación de Riesgos Fecha: 1 de junio de 2012 Fecha: Página 4 de 5

5 Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos -Documento DAFP Matriz Valoración de Riesgos -Documento DAFP Acta Visita evaluación Mapa de Riesgos. Informe de Monitoreo y Seguimiento al Mapa de Riesgos F- Fecha: 1 de junio de 2012 Fecha: Página 5 de 5