PROCESO: GESTIÓN DE DIRECCIÓN PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001: Representante de la Dirección

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1 Página 1 de 10 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001: Responsable del proceso Rector Responsable del procedimiento Directora Administrativa Auditores internos Versión Vigente desde: 02 Septiembre 2007 Elaborado por: Revisado por: Rector Firma representante Firma Rector Control de cambios en el documento Causa del cambio: Estipular en el Procedimiento la capacitación de los auditores internos. Cambio realizado: Se determinó un ciclo de Auditoría Interna de mínimo 10 horas. Autorizado por: (firma) Firma

2 Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO. ALCANCE.. DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA.. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Descripción del procedimiento... INDICADORES.. SERVICIO NO CONFORME... ACCIÓNES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Acción Preventiva... Acción Correctiva ANEXOS. ANEXO 1: -R01 CRONOGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA ANEXO 2 : -R02 PLAN DE ANEXO 3 : -R03 LISTA DE VERIFICACIÓN ANEXO 4 : -R04 LISTA DE ASISTENTES AUDITORÍA INTERNA ANEXO 5 : -R05 INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA INTERNA ANEXO : -R0 EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS ANEXO 7: CRITERIOS DE AUDITORÍA ANEXO 8 : METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ANEXO 9 : COMPETENCIAS NECESARIAS DE LOS AUDITORES ANEXO 10 : MODELO PARA REUNIÓN DE APERTURA ANEXO 11 : REUNIÓN DE CIERRE ANEXO 12 : PGD-08-R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

3 Página 3 de OBJETIVO Establecer las pautas para planear y ejecutar las auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la ejecución, control y seguimiento a las auditorías internas de calidad en el Colegio. 3. DOCUMENTOS DE APOYO Norma NTC-ISO 9001:2000 Norma NTC-ISO 19011: TERMINOLOGÍA Auditoría de Calidad: Examen sistemático e independiente, que tiene como fin determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y si éstas se han implementado efectivamente y son adecuadas para el logro de los objetivos propuestos. No Conformidad: Incumplimiento de los requisitos.

4 Página 4 de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Inicio Elaborar el cronograma anual de auditorías. -RO1 Cronograma de Auditorías Internas Seleccionar el equipo de auditores internos Elaborar el Plan de Auditorías Internas -R02 PLAN DE AUDITORÍAS Realizar reunión previa con el equipo de auditores internos. -R03 LISTA DE VERIFICACIÓN -R04 LISTA DE ASISTENTES -R03 LISTA DE VERIFICACIÓN Ejecutar la auditoría teniendo en cuenta el plan establecido. Se presentan No conformidades? NO SÍ Presentar la evidencia al auditado y diligenciar el reporte de no conformidad. DILIGENCIAR EL PGD- 08-R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS NO Terminó la auditoría? SÍ -R04 LISTA DE ASISTENTES Realizar reunión de cierre Realizar informe final de Auditoría Interna y evaluar el desempeño de los auditores. Fin -R05 INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA. -RO EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

5 Página 5 de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento No Actividad Resp. Detalles de la actividad 01 Elaborar el cronograma anual de Auditorías Internas El responsable de coordinar las Auditorías Internas de Calidad de la Institución es el. Se programan de forma oficial dos auditorias internas a todo el SGC, por año. Las auditorías extemporáneas a los procesos pueden ser programadas por el y/o Comisión de Calidad Diligenciar el -R01 CRONOGRAMA DE. 02 Seleccionar el equipo de Auditores Internos. Comisión de Calidad Los(as) auditores(as) se seleccionan de acuerdo con los criterios contenidos en el capítulo 9, Anexos 7 y Elaborar el Plan de Auditorías Internas El plan se elabora por cada ciclo de auditorías. Se define el alcance, los procesos y procedimientos a auditar, los(as) auditores(as), las fechas y horas en que se desarrollarán las auditorias y los nombres de las personas a auditar. Se diligencia el -R02 PLAN DE. EI asigna los(as) auditores(as) teniendo presente que deben auditar procesos en los que no tienen responsabilidad directa. El presenta el Plan de Auditorías a la Comisión de Calidad para su aprobación. Después de aprobado se difunde a los auditores y auditados. 04 Realizar reunión previa con el equipo de auditores internos Auditores Internos El equipo auditor debe hacer una revisión previa de la documentación del Sistema de Calidad y del procedimiento a auditar para construir o revisar las Listas de Verificación siguiendo el modelo establecido: -R03 LISTA DE VERIFICACIÓN. En esta reunión se aclaran dudas y se valida nuevamente el alcance de la Auditoría Interna. Las Listas de Verificación se deben revisar y actualizar con cada ciclo de Auditoría. Se archivan con el -R05 INFORME FINAL DE AUDITORÍAS. 05 Ejecutar la auditoría y tener en cuenta el plan establecido Auditor Auditados Realizar la reunión de apertura de acuerdo con el modelo definido en el Capítulo 9, Anexo 4. Verificar los asistentes y diligenciar el - R04 LISTA DE ASISTENTES. EI auditor hace una revisión previa (auditoría documental) del sistema de calidad aplicable. 0 Presentar la evidencia de las no conformidades al auditado y diligenciar el reporte de no conformidades Auditor Cuando se detectan no conformidades se presenta la evidencia al auditado y se le explica en qué consiste el incumplimiento. El/La auditor(a) describe la no conformidad en la parte correspondiente del registro PGD-08- R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS y hace firmar al auditado. Este registro pertenece al PGD-08 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS. 07 Realizar la reunión de cierre Dirección Auditores Auditados En el cierre de la Auditoría se confirman las no conformidades y se entrega el reporte de las no conformidades al funcionario del Área responsable para que realice el análisis de causas respectivo y aplique las acciones pertinentes. Verificar los asistentes y diligenciar el -R04 LISTA DE ASISTENTES. Para el análisis de causas se utiliza el diagrama de causa efecto combinado con la técnica de los 5 por qué. Los responsables del proceso diligencian el PGD-08-R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS en los espacios destinados para el análisis de causas, Acción Correctiva y seguimiento. 08 Realizar el informe de la AI y evaluar el desempeño de los auditores Equipo auditor Se diligencia el -R05 INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA. EI(a) evalúa desempeño de los Auditores(as) Internos(as). Se registra en el -R0 EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS. El informe final de la Auditoría Interna se presenta a la Comisión de Calidad para su análisis.

6 Página de 10 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frecuencia Técnica Estadística Responsable Efectividad de las auditorías internas Nivel de Promedio de las Cada semestre Gráficos de cumplimiento en evaluaciones de barras el cierre de las la efectividad en no la auditoría conformidades 7. SERVICIO NO CONFORME No aplica 8. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 8.1 Acción Preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados. 8.2 Acción Correctiva Se aplica sobre las no conformidades. 9. ANEXOS -R01 CRONOGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA -R02 PLAN DE -R03 LISTAS DE VERIFICACIÓN -R04 LISTA DE ASISTENTES AUDITORÍA INTERNA -R05 INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA INTERNA -R0 EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS CRITERIOS DE AUDITORÍA METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA COMPETENCIAS NECESARIAS DE LOS AUDITORES MODELO PARA REUNIÓN DE APERTURA REUNIÓN DE CIERRE PGD-08-R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

7 - ANEXOS Página 7 de 10 ANEXO 1 CRONOGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA -R01 Ciclo auditoría no. planeada term. planeada Alcance auditoría ANEXO 2 PLAN DE -R02 Ciclo auditoría no. de inicio Objetivo Alcance Criterio Proceso Procedimiento Responsable Auditor(es) auditoría Hora auditoría Observaciones ANEXO 3 LISTA DE VERIFICACIÓN -R03 Proceso Procedimiento Responsable Auditor/a Qué auditar Aplicado Evidencias Cumple No cumple Firma de Auditores

8 - ANEXOS Página 8 de 10 ANEXO 4 LISTA DE ASISTENTES AUDITORÍA INTERNA -R04 Ciclo auditoría no. apertura Cierre Nombre Cargo Firma apertura Firma cierre ANEXO 5 INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA INTERNA -R05 Ciclo auditoría no. Alcance Auditores internos Descripción detallada de los hallazgos Requisito de la norma Proceso Detalle del hallazgo Elaborado por Aprobado por ANEXO EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS -R0 Ciclo auditoría no. Auditor a evaluar Preguntas Sí No Analizó de manera previa la documentación del proceso a auditar? Aplicó el Plan de Auditoría tal cual fue definido? Evidenció y registró de forma adecuada los hallazgos? El auditor fue puntual con el desarrollo de la auditoría (fechas y horarios, asistencia a reuniones y entrega de informes)? Justificó correctamente a la luz de la norma la evidencia de los hallazgos? Mostró dominio en el desarrollo de las entrevistas? El auditor mostró habilidades para comunicarse en forma oral y escrita? (fue claro, coherente y respetuoso para expresar sus ideas)? Identificó oportunidades de mejora durante el desarrollo de la auditoría? Utilizó en forma correcta los recursos disponibles para garantizar el desarrollo de la Auditoria Interna? Elaborado por Revisado por

9 - ANEXOS Página 9 de Anexo 7: Criterios de Auditoría Se han establecido los siguientes criterios para desarrollar las auditorías: Sólo se desempeñarán como auditores(as) las personas que cumplan los requisitos establecidos por la Institución. Se desarrollarán las auditorías de acuerdo con el cronograma establecido. Los auditores no deben auditar su propio proceso y/o procedimientos, para garantizar objetividad e imparcialidad de las auditorías Se hará énfasis en los procesos que mayor grado de desviación presentaron en auditorías anteriores, así como en los que presenten niveles altos de insatisfacción de beneficiarios internos y externos. Los(as) encargados(as) de hacer seguimiento a las acciones implementadas serán el responsable del proceso y el. Todos los hallazgos deben relacionarse en el Informe Final. 9.8 Anexo 8: Metodología para la Ejecución de la Auditoría Los(as) auditores(as) deben conocer los procesos y procedimientos a auditar antes de realizar la auditoría. Los(as) auditores(as) deben realizar la auditoría apoyados en las listas de verificación aprobadas por la Comisión de Calidad. Las Listas de Verificación deben ser diligenciadas completamente por los(as) auditores(as) y sirven para evidenciar el grado de implementación del sistema. Los(as) auditores(as) deben conocer el resultado de las auditorías anteriores del proceso a auditar. La auditoría se desarrolla siguiendo las pautas de tiempo establecidas en el plan de auditorías y lo establecido en este procedimiento. 9.9 Anexo 9: Competencias necesarias de los auditores/as Las competencias para ser auditor están definidas en el MDC-02 Manual de descripción de cargos: Educación: Formación: Habilidades: Experiencia: Normalistas, licenciados, tecnólogos, técnicos y/o profesionales en cualquier área. Conocer la filosofía e identificación con su proyecto educativo. Conocer y entender la norma NTC-ISO 9001:2000. Haber recibido y aprobado el curso para Auditores Internos de Calidad. Actitudes intelectuales, actitudes comportamentales, efectividad laboral. Ser observador(a). Tener capacidad para expresarse en forma oral y escrita. Un ciclo de auditoría interna mínimo de 10 horas. Mínimo seis () meses de vinculación a la Institución. Tener conocimiento del proceso a auditar adquirido por el estudio de los procedimientos que lo oportan y el conocimiento de la Institución. Los mecanismos de verificación de las competencias de los auditores son: Educación: Formación: Habilidades: Experiencia: Certificados de estudio Certificado de aprobación y asistencia Evaluación de desempeño Una (1) auditoría.

10 - ANEXOS Página 10 de Anexo 10: Modelo para la reunión de apertura El debe presentar al personal que será auditado el Plan de Auditorías para confirmar las horas y fechas de las entrevistas. Explicar el alcance y los objetivos de la auditoría motivando a los empleados a cooperar para su realización. Proporcionar un breve resumen de los métodos y procedimientos que van a ser utilizados para la realización de la auditoría. Repaso de los resultados de la auditoría anterior. Logística requerida. Restricciones y limitaciones de la auditoría. Comentarios generales. Fin de la reunión Anexo 11: Reunión de cierre Temas tratados en la reunión final. Agradecimientos. Objetivos y alcance de la auditoría. Sistema de evaluación y reporte. Limitaciones. Reporte de las no conformidades. Aclaraciones. Cuando se presente la no aceptación de la no conformidad por parte del equipo auditado, la autoridad para dirimir la situación es el y/o en última instancia la Comisión de Calidad Anexo 12: PGD-08-R01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Este registro pertenece al PGD-08 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

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