ANEXO I ORGANIGRAMAS, COMPETENCIAS Y FUNCIONES PERSONAL DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS

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1 ANEXO I ORGANIGRAMAS, S Y FUNCIONES PERSONAL DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS DENOMINACION DEL PUESTO: JEFE DE SERVICIO INTERVALO II; GRUPO A S Y RESPONSABILIDADES RELACIONADA FUNCIÓN A EJECUTAR TAREAS ORIENTACIÓN AL CLIENTE TRABAJO EN EQUIPO/ Asegurar la correcta atención a los clientes internos y/o externos, la búsqueda de información sobre sus problemas, las alternativas para solucionarlos y su asesoramiento. Diseñar y mantener una estrategia de comunicación que permita al equipo de trabajo identificar claramente los objetivos del servicio bajo su dirección. Animar y motivar al equipo de trabajo que conforma el servicio bajo su dirección. Dirigir la elaboración de forma participativa de los Objetivos del Servicio y la Memoria Anual de Gestión de las unidades que tenga encomendadas, bajo las directrices de la Gerencia. Dirigir, planificar, programar y coordinar las actuaciones del personal, de tal forma que sus efectivos dispongan de objetivos definidos para la realización de su trabajo. Ejecutar con eficacia las directrices superiores para la consecución de objetivos DESARROLLO DEL EQUIPO PLANIFICACIÓN/ ORGANIZACIÓN LIDERAZGO MEJORA CONTINUA Desarrollar el equipo de personas a su cargo, por el valor estratégico que aportan a la gestión general de la organización y a los objetivos del Servicio/Área/Unidad. Anticipar puntos críticos de una situación o problemas, estableciendo controles y mecanismos de coordinación y buscando información externa para asegurar la calidad de los procesos. Orientar la acción del equipo de personas teniendo una cuenta los valores y objetivos de la organización, convirtiéndolos en objetivos del Servicio/Área/Unidad y logrando la adhesión de los miembros del equipo e integrando sus opiniones. Actuar de forma eficaz y eficiente. Establecer sistemas para mejorar la gestión y los resultados del Servicio/Área/Unidad, diseñando métodos de trabajo que garanticen la máxima eficacia y eficiencia. Facilitar y colaborar en la formación del personal a su cargo para el desempeño de sus funciones Elaborar, bajo las directrices de su superior funcional y de acuerdo con la Gerencia, la Propuesta de Presupuesto en materias relacionadas con sus competencias, así como de su liquidación. Elaborar y supervisar los documentos contables de propuestas de gastos. Elaborar normas internas e instrucciones de funcionamiento sobre materias competencia del Servicio Supervisar a todo el personal así como el mantenimiento y mejora de los medios técnicos de su Servicio. Elaborar informes, estudios, memorias, propuestas de normas generales, estadísticas sobre temas del Servicio Ejecutar y llevar el seguimiento de cuantas decisiones sean adoptadas por los Órganos Colegiados de la Universidad, por el Rector, Vicerrectores, Gerente, Secretario General..., o por Comisiones que se creen al efecto en materias de la competencia del Servicio. Instruir los expedientes administrativos que por su trascendencia o complejidad excedan de la responsabilidad o capacidad de los Jefes bajo su dirección. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. Mantener informado al personal las disposiciones legales y normas actualizadas relacionadas con las materias de su servicio. Colaborar con el personal en la realización de trabajos de especial dificultad o urgencia 11

2 DENOMINACIÓN DEL PUESTO: JEFE DE AREA INTERVALO III; GRUPO A/B S Y RESPONSABILIDADES RELACIONADA FUNCIÓN A EJECUTAR TAREAS TRABAJO EN EQUIPO/ Asegurar la correcta atención y asesoramiento a los clientes internos y/o externos.. Mantener una estrategia de comunicación que permita al equipo de trabajo identificar claramente los objetivos del área bajo su dirección. Motivar al equipo de trabajo que conforma el área bajo su dirección. Colaborar en la planificación, programación y coordinación de las actuaciones del personal bajo su dependencia, procurando que éstos dispongan de objetivos definidos para la realización de su trabajo. Dirigir los medios humanos y técnicos de que dispone para la consecución de los objetivos fijados Participar activamente en la elaboración los Objetivos del Servicio y de la Memoria Anual de Gestión de las unidades que tenga encomendadas Programar las actividades, establecer los procesos de trabajo, coordinar, medir y supervisar las actuaciones del personal a su cargo. Coordinación de varias unidades DESARROLLO DEL EQUIPO PLANIFICACIÓN/ ORGANIZACIÓN HABILIDAD ANALÍTICA (Análisis de Problemas) MEJORA CONTINUA Desarrollar el equipo de personas, con conocimiento de aquellas herramientas que le permitan una mejor gestión de los objetivos del Área.. Establecer objetivos y plazos para la realización de tareas, definiendo prioridades a corto plazo y controlando la calidad del trabajo y verificando que se ejecutan las acciones previstas. Realizar análisis lógicos, identificar problemas, reconocer información significativa, buscar y coordinar datos relevantes. Responder con rapidez, de forma clara y simple, ante los problemas y situaciones, visualizando los cambios como oportunidades de mejora en los procesos. Actuar de forma eficaz y eficiente, incorporando nuevos esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno Facilitar y colaborar en la formación del personal a su cargo para el desempeño de sus funciones En ausencia de Jefe de Servicio elaborar y supervisar los documentos contables de propuestas de gastos. Instrucción de expedientes administrativos de dificultad media. Ejecutar y llevar el seguimiento de cuantas decisiones sean adoptadas por los Órganos de Gobierno de la Universidad, o por Comisiones delegadas en materias de la competencia del Área Elaborar informes, estudios, memorias, estadísticas sobre temas de su Área. Asumir, por delegación o ausencia, las competencias del Jefe de Servicio. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. Velar por el mantenimiento y mejora de los medios técnicos de su Área. Mantener informado al personal dependiente de las disposiciones legales y normas actualizadas relacionadas con las materias de su área. Colaborar en la Propuesta de Presupuesto de las materias relacionadas con sus competencias, así como de su liquidación Colaborar con el personal en la realización de trabajos de especial dificultad o urgencia 12

3 DENOMINACION DEL PUESTO: JEFE DE UNIDAD INTERVALO IV; GRUPO B/C S Y RESPONSABILIDADES RELACIONADA FUNCIÓN A EJECUTAR TAREAS ORIENTACIÓN AL CLIENTE Asegurar la correcta atención y asesoramiento a los clientes internos y/o externos.. Mantener una estrategia de comunicación que permita al equipo de trabajo identificar claramente los objetivos del área bajo su dirección. Supervisar el trabajo del equipo e instruirlo en técnicas y procesos responsabilidad de la unidad bajo su dirección Colaborar en la planificación, programación y coordinación de las actuaciones del personal bajo su dependencia, procurando que éstos dispongan de objetivos definidos para la realización de su trabajo. Dirigir los medios humanos y técnicos de que dispone para la consecución de los objetivos fijados Participar activamente en la elaboración los Objetivos del Servicio y de la Memoria Anual de Gestión de las unidades que tenga encomendadas Programar las actividades, establecer los procesos de trabajo, coordinar, medir y supervisar las actuaciones del personal a su cargo. PLANIFICACIÓN/ ORGANIZACIÓN FLEXIBILIDAD MEJORA CONTINUA Establecer objetivos y plazos para la realización de tareas, definiendo prioridades a corto plazo y controlando la calidad del trabajo y verificando que se ejecutan las acciones previstas. Modificar los objetivos o acciones para responder con rapidez a los cambios de la organización o de prioridad de las tareas, realizando los cambios oportunos en los procesos ante los nuevos retos o necesidades. Responder con rapidez, de forma clara y simple, ante los problemas y situaciones, visualizando los cambios como oportunidades de mejora en los procesos. Actuar de forma eficaz y eficiente en los procesos, identificando los problemas y proponiendo soluciones de mejora. Facilitar y colaborar en la formación del personal a su cargo para el desempeño de sus funciones En ausencia de Jefe de Servicio, o, en su caso Área, elaborar y supervisar los documentos contables de propuestas de gastos. Instrucción de expedientes administrativos de dificultad media. Ejecutar y llevar el seguimiento de cuantas decisiones sean adoptadas por los Órganos de Gobierno de la Universidad, o por Comisiones delegadas en materias de la competencia de la Unidad. Elaborar informes, estudios, memorias, estadísticas sobre temas de su Unidad. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. Velar por el mantenimiento y mejora de los medios técnicos de su Unidad Mantener informado al personal de las disposiciones legales y normas, debidamente actualizadas, relacionadas con las materias de su Unidad. Colaborar en la Propuesta de Presupuesto de las materias relacionadas con sus competencias, así como de su liquidación Colaborar con el personal en la realización de trabajos de especial dificultad o urgencia. 13

4 DENOMINACION DEL PUESTO: JEFE DE NEGOCIADO INTERVALO V; GRUPO B/C S Y RESPONSABILIDADES Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Mantener y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo Participar en la elaboración de los objetivos, procesos de evaluación y proyectos de mejora del Servicio, Área o Unidad, al que estén adscritos. Colaborar en la capacitación del personal dependiente para el desempeño de sus funciones Organizar y supervisar el trabajo del personal que preste servicio al Negociado, responsabilizándose de su eficacia y calidad. Supervisar el trabajo del equipo e instruirlo en técnicas y procesos responsabilidad del personal bajo su dirección PLANIFICACION/ ORGANIZACION Organizar el trabajo y administrar adecuadamente los tiempos. Resolver con rapidez complicaciones cotidianas en los procesos, proponiendo mejoras dentro de su área de trabajo y realizando adecuadamente los cambios propuestos por la organización. Instruir los expedientes administrativos habituales de competencia del Negociado Responsabilidad sobre organización de ficheros y archivos de la documentación relativa al Negociado. Responsabilidad sobre la práctica de las notificaciones. Realizar las funciones de gestión personal que le sean delegadas Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia y, en su caso, asumir las de éste por delegación o ausencia. BUSQUEDA DE INFORMACION Poner en marcha sistemas o prácticas que permiten recoger información de forma habitual, haciendo, además, que otras personas recojan información habitualmente y se la proporcionen. Actuar de forma eficaz y eficiente, incorporando nuevos esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. 14

5 DENOMINACION DEL PUESTO: ADMINISTRATIVO. P. BASE NIVEL 17; GRUPO C S Y RESPONSABILIDADES RELACIONADA FUNCIÓN A EJECUTAR Atender e informar a los clientes internos y/o externos sobre procesos gestionados por el servicio, área o unidad Participar en la comunicación de los miembros del equipo de trabajo. Colaborar y cooperar con los miembros del equipo de trabajo Participar en la programación de objetivos, evaluaciones y proyectos de mejora de mejora de la dependencia donde estén destinados. Colaborará en la preparación del auxiliar. Participar en los trámites administrativos competencia de la dependencia, impulsando el procedimiento. Colaborar con sus superiores y compañeros de trabajo Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. IDENTIDAD COLECTIVA Ejecutar rápidamente las acciones necesarias para resolver pequeñas dificultades o problemas cotidianos, proponiendo mejoras aunque no exista un problema concreto que se deba solucionar esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Adaptarse e integrarse en la organización, asimilando la visión y la misión. Redactar y realizar materialmente cualquier documento con los medios técnicos adecuados.. Realizará las tareas con la calidad y responsabilidad exigible a su nivel de preparación. Clasificar, registrar y archivar documentos. Preparar la documentación y recabar información necesaria de los asuntos competencia de la dependencia donde esté adscrito Realizar trabajos de cálculo y contabilidad, utilizando los medios necesarios. Realizar tareas de grabación y consulta en el sistema informático así como utilizar el software existente. Despachar la correspondencia con sus superiores Atender e informar personalmente o por cualquier medio sobre los temas competencia de la dependencia o sobre el estado de tramitación del procedimiento en el que sea parte interesada. 15

6 DENOMINACION DEL PUESTO: AUXILIAR. PUESTO BASE INTERVALO VIII; GRUPO D S Y RESPONSABILIDADES Atender e informar a los clientes internos y/o externos sobre procesos gestionados por el servicio, área o unidad Participar en la comunicación de los miembros del equipo de trabajo Colaborar y cooperar con los miembros del equipo de trabajo Participar en la programación de objetivos, evaluaciones y proyectos de mejora de la dependencia donde estén destinados Participar en los trámites administrativos competencia de la dependencia, impulsando el procedimiento. Colaborar con sus superiores y compañeros de trabajo Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. Auxiliar en su caso al administrativo. IDENTIDAD COLECTIVA Ejecutar rápidamente las acciones necesarias para resolver pequeñas dificultades o problemas cotidianos, proponiendo mejoras aunque no exista un problema concreto que se deba solucionar esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Adaptarse e integrarse en la organización, asimilando la visión y la misión. Realizar materialmente cualquier documento escrito, con los medios técnicos oportunos. Clasificar, registrar y archivar documentos. Preparar la documentación y recabar información necesaria de los asuntos competencia de la dependencia donde esté adscrito Realizar trabajos de cálculo y contabilidad, utilizando los medios necesarios. Realizar tareas de grabación y consulta en el sistema informático así como utilizar el software existente. Atender e informar personalmente o por cualquier medio sobre los temas competencia de la dependencia o sobre el estado de tramitación del procedimiento en el que sea parte interesada. 16

7 PUESTO SINGULARIZADO DE DEPARTAMENTO INTERVALO VI; C 18 S Y RESPONSABILIDADES ORIENTACIÓN AL CLIENTE Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Participar en la comunicación con servicios centrales y Secciones de los Centros Participar en la elaboración de los objetivos, procesos de evaluación y proyectos de mejora de la administración del Departamento Trabajar coordinadamente con las restantes Unidades Administrativas en los distintos asuntos concernientes al Departamento Organizar la gestión administrativa y económica IDENTIDAD COLECTIVA Ejecutar rápidamente las acciones necesarias para resolver pequeñas dificultades o problemas cotidianos, proponiendo mejoras aunque no exista un problema concreto que se deba solucionar esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Adaptarse e integrarse en la organización, asimilando la visión y la misión. Mantenimiento, uso y explotación de las aplicaciones informáticas encomendadas en materia de su competencia Gestión de documentación de estudios de Posgrado conducentes al título de Doctor o similar. Gestión y ejecución de los presupuestos del Departamento. Tramitación administrativa de la gestión académica y de personal concerniente al Departamento Apoyo administrativo y gestión económica de proyectos, grupos y trabajos de investigación Atender y facilitar información a cuantas personas la soliciten presencialmente o por medios telemáticos en materia de su competencia. Desarrollar y mantener la información actualizada que sea necesaria para la gestión del departamento. Cumplimentar, distribuir, tramitar, publicar (en su caso) y archivar la correspondencia y documentación propia de la Unidad, preparando la documentación necesaria, que deberá mantener actualizada, de los asuntos de su competencia. Cualesquiera otras tareas que se le encomienden en materia de su competencia. 17

8 DENOMINACIÓN DEL PUESTO: SECRETARÍA CARGOS INTERVALO V; GRUPO B/C ORGANIGRAMA RECTOR VICERRECTOR GERENTE VICEGERENTE JEFE SECRETARIA RECTOR SECRETARIA DE CARGO 18

9 SECRETARÍA DE CARGO S Y RESPONSABILIDADES Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Participar en la comunicación con servicios centrales y Secciones de los Centros Gestionar las relaciones publicas y protocolarias del Cargo superior de gobierno de la Universidad Gestión económica de fondos asignados a las gestiones del Cargo citado Participar en los medios de mejora de la gestión administrativa. RESPONSABILIDADES ESPEÍFICAS IDENTIDAD COLECTIVA Ejecutar rápidamente las acciones necesarias para resolver pequeñas dificultades o problemas cotidianos, proponiendo mejoras aunque no exista un problema concreto que se deba solucionar. esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Adaptarse e integrarse en la organización, asimilando la visión y la misión. Organizar y mantener actualizada la agenda de trabajo del cargo correspondiente Clasificar, archivar y registrar la correspondencia y documentación. Presentar la correspondencia y la documentación dirigida o recibida. Elaborar documentos con los medios técnicos oportunos. Preparar la documentación necesaria de los asuntos competencia de la Unidad. Tramitar comisiones de servicios Colaborar y coordinarse con el resto de secretarías Colaborar con las unidades relacionadas Cuidar las comunicaciones telefónicas o telemáticas del cargo Garantizar la actualización de la Página Web del Cargo correspondiente. Citar, identificar y atender las visitas. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. 19

10 PUESTO BASE INFORMÁTICA GRUPO B; NIVEL 20 S Y RESPONSABILIDADES Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Colaborar en el diseño, desarrollo e implantación de soluciones informáticas propias o contratadas con entidades externas. Mantener y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo Supervisar el trabajo del equipo e instruirlo en técnicas y procesos responsabilidad del personal bajo su dirección Asesorar y llevar el soporte técnico de programación. Atención al usuario. PLANIFICACION/ ORGANIZACION Organizar el trabajo y administrar adecuadamente los tiempos. Llevar el desarrollo y puesta a punto de programas y del sistema de comunicaciones. Elaborar la documentación de cada programa. BUSQUEDA DE INFORMACION Resolver con rapidez complicaciones cotidianas en los procesos, proponiendo mejoras dentro de su área de trabajo y realizando adecuadamente los cambios propuestos por la organización. Poner en marcha sistemas o prácticas que permiten recoger información de forma habitual, haciendo, además, que otras personas recojan información habitualmente y se la proporcionen. esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Llevar el mantenimiento de programas de aplicaciones y del sistema. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia 20

11 OPERADOR GRUPO C; NIVEL 18 S Y RESPONSABILIDADES Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Mantener y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo Supervisar el trabajo del equipo e instruirlo en técnicas y procesos responsabilidad del personal bajo su dirección Desarrollar las instrucciones recibidas para la correcta explotación de las aplicaciones. Llevar el primer nivel de soporte a los problemas de utilización de aplicaciones por parte de los usuarios. Asesoramiento y mantenimiento de aulas de informática. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competen PLANIFICACION/ ORGANIZACION BUSQUEDA DE INFORMACION Organizar el trabajo y administrar adecuadamente los tiempos. Resolver con rapidez complicaciones cotidianas en los procesos, proponiendo mejoras dentro de su área de trabajo y realizando adecuadamente los cambios propuestos por la organización. Poner en marcha sistemas o prácticas que permiten recoger información de forma habitual, haciendo, además, que otras personas recojan información habitualmente y se la proporcionen. esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Manejar los dispositivos del ordenador. Llevar el control del proceso y de la salida de trabajos. Realizar la operación de aplicaciones especiales (sistema central y microinformática). Llevar la operación de los equipos de comunicaciones. Tener la responsabilidad del arranque y parada de los sistemas informáticos. 21

12 PUESTO BASE DE BIBLIOTECA GRUPO A/B; NIVEL S Y RESPONSABILIDADES Atender y solucionar problemas y reclamaciones de los clientes internos y/o externos, garantizando una respuesta ágil y adecuada Realizar las tareas técnicas bibliotecarias correspondientes: adquisición, control, catalogación, clasificación de los fondos, acceso a la información y al documento, etc. Mantener y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo Información y formación acerca de los recursos de la Biblioteca Supervisar el trabajo del equipo e instruirlo en técnicas y procesos responsabilidad del personal bajo su dirección PLANIFICACION/ ORGANIZACION BUSQUEDA DE INFORMACION Organizar el trabajo y administrar adecuadamente los tiempos. Resolver con rapidez complicaciones cotidianas en los procesos, proponiendo mejoras dentro de su área de trabajo y realizando adecuadamente los cambios propuestos por la organización. Poner en marcha sistemas o prácticas que permiten recoger información de forma habitual, haciendo, además, que otras personas recojan información habitualmente y se la proporcionen. esquemas o modelos y nuevas formas de interpretar la realidad y el entorno. Atender a las visitas organizadas para conocer los fondos, servicios y funcionamiento de la biblioteca. Proponer iniciativas a sus superiores así como prestar asesoramiento técnico. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su competencia. 22

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