POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. Proceso: GESTION DOCUMENTAL

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2 POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Proceso: GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA MUNICIPAL DE SARAVENA DICIEMBRE 2014 APROBADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO ACTA No. 6 de 2014

3 CONTENIDO 1 OBJETIVO 4 2 ALCANCE 4 3 DEFINICIONES 4 4 CONTENIDO Y DESARROLLO ACCESO AL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO ADMINISTRACION DE CUENTAS DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL SIDOGEN MANEJO DEL DOCUMENTO FISICO MANEJO DE LA CUENTA POR PARTE DEL USUARIO FINAL PROCESOS ASOCIADOS AL MANEJO DEL SISTEMA DOCUMENTAL SOPORTE TECNICO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GENERAL MANEJO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DOCUMENTAL GENERAL SIDOGEN MANEJO DE PQR DEPURACION DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS 10 5 MARCO DE REFERENCIA. 11

4 POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 1. OBJETIVO Es el propósito de este documento definir la política de operación del Sistema de Gestión Documental en el sistema de información general del municipio SIDOGEN y proveer una guía respecto al uso responsable de este aplicativo en la Administración Municipal de Saravena. 2. ALCANCE Las políticas definidas en el presente documento aplican a todos los servidores públicos de la Administración Municipal de Saravena, los cuales se denominaran USUARIOS INTERNOS, que hagan uso de los diferentes módulos del sistema de información SIDOGEN o bases de datos. 3. DEFINICIONES APLICACIÓN: Es un tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de trabajos. Esto lo diferencia principalmente de otros tipos de programas como los sistemas operativos (que hacen funcionar al ordenador), las utilidades (que realizan tareas de mantenimiento o de uso general), y los lenguajes de programación (con el cual se crean los programas informáticos). ARCHIVOS BASURA: son aquellos documento que se cargan pal sistema de información para permitir la generación del radicado, los cuales son desechados al momento de cargar el documento digitalizado debidamente firmado. AUTOMATIZADO: Realizar procedimientos de manera automática a través de aplicaciones informáticas. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONTRASEÑA: Código secreto que se introduce en una máquina para poder accionar un mecanismo o para acceder a ciertas funciones informáticas. DIGITALIZADO: Es el proceso mediante el cual se realiza la transformación de documentos físicos a imágenes electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. para su visualización instantánea RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.: Es el procedimiento por medio del cual la entidad asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

5 RADICADOS: es el proceso por medio del cual le es asignado un número de registro a un documento a fin de realizar su respectivo control y seguimiento al mismo. RESOLUCION: Es un acto administrativo utilizado para resolver situaciones administrativas de carácter interno. SIDOGEN: aplicación informática adoptada por la administración municipal para el manejo, registro y control de los documentos radicados y administrados por la Alcaldía Municipal. Cualquier otro término utilizado en el presente documento puede ser consultado en el banco terminológico del archivo general de la nación alojado en la siguiente dirección web 4. CONTENIDO Y DESARROLLO La Administración del Municipio de Saravena, ha implementado una aplicación automatizada que le permita administrar de manera eficaz el flujo de comunicaciones oficiales recibidas que ingresan como radicados por parte de los ciudadanos y grupos de interés; y controlar las comunicaciones oficiales enviadas como respuesta a dichos radicados y la comunicaciones internas que se distribuyen entre dependencias en el ejercicio de sus funciones. Así mismo el sistema documental general permite la radicación de actos administrativo como decretos, resoluciones, circulares, proyectos de acuerdo, PQR, radicado de minutas y generación del procesos contractuales, entre otros. El sistema Documental General SIDOGEN es una herramienta colaborativa que facilita a los usuarios la organización, gestión, radicación y priorización de sus actividades diarias facilitando el cumplimiento oportuno de su responsabilidades, optimizando los recursos y fomentando la cultura del Autocontrol. Así mismo las directrices de las políticas enmarcadas en el presente documento garantizan la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Este documento es complementario de las políticas de manejo y control de los sistemas de información de la Administración, en especial del SIDOGEN donado por el servidor público de sistemas, administrado y mejorado constantemente por la oficina de sistemas, de manera específica con el fin establecer un modelo claro de utilización y aplicación del sistema Documental General SIDOGEN, adoptado mediante resolución No 1984 de 2010 y modificado por la resolución No de 2014.

6 4.1. ACCESO AL SISTEMA DOCUMENTAL GENERAL SIDOGEN Todo Servidor Público adscrito a la Alcaldía Municipal de Saravena, en cualquiera de sus dependencias, que proyecte, revise comunicaciones oficiales, debe tener un usuario en el SIDOGEN y responderá por su correcta administración, autocontrol documental, custodia de contraseña y consulta diaria. Los contratistas por Prestación de Servicios de apoyo a la gestión, podrán tener usuario en el SIDOGEN ADMINISTRACION DE CUENTAS DE USUARIO DEL SISTEMA DOCUMENTAL GENERAL a) La creación de usuarios, corresponde al Administrador del SIDOGEN que es la persona encargada del área de sistemas, es importante tener en cuenta que para dicho procedimiento se debe informar desde el área de talento humano del nuevo servidor público e informar los datos solicitados por el formulario de registro de usuario. b) La modificación de los datos de usuario puede ser realizada por los usuarios y está bajo su responsabilidad. c) El acceso a la bandeja de usuarios ausentes de manera temporal o por fuerza mayor debe ser autorizado por el propietario de la cuenta y en casos excepcionales por el jefe de la dependencia. Para lo cual se establece el formato preestablecido en el sistema documental general SIDOGEN. d) Antes de la liquidación de un funcionario, o de la prestación de servicio, el tesorero, jefe inmediato o supervisor debe exigir paz y salvo documental físico y electrónico. e) Se debe realizar el bloqueo de las cuentas de funcionarios en los siguientes casos: Al finalizar el contrato de Prestación de Servicios. Cuando el Servidor Público entre en período de vacaciones, licencias e incapacidades prolongadas. Por orden directa del Secretario o jefe de la Dependencia. Para lo cual se informara administrador del SIDOGEN por comunicación interna por el sistema de información.

7 4.3. MANEJO DEL DOCUMENTO FISICO Todo trámite de radicación del documento debe realizarse a través del SIDOGEN y realizar el respectivo cargue del documento digitalizado con sus respectivas firmas. Todo funcionario debe ser responsable de cargar el documento firmado y entregarlo a la unidad de correspondencia para que el encargado le cambie el estado a (histórico) al documento radicado en el SIDOGEN. Una vez entregado el archivo físico a la unidad de correspondencia la cual será la encargada de marcar como histórico dicho documento, no sin antes se haya verificando el contenido en el sistema de información SIDOGEN con la documentación física entregada a la unidad de correspondencia. EJEMPLO modulo resoluciones, opción encabezado, debe coincidir con el impreso en el documento. Las comunicaciones internas a través del SIDOGEN no requieren ser impresas, se adjuntarán en formato PDF con sus correspondientes anexos, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, de Cero Papel. Se pueden notificar por correo electrónico a través del aplicativo. (LEY 1437 DE (Enero 18), Capítulo IV "Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo") Toda comunicación interna que referencie y describa adecuadamente los anexos que soportan dicha comunicación oficial podrá obviar la impresión de los mismos siempre que sean adjuntados al radicado por la opción de correspondencia interna y obedezcan estrictamente a lo enunciado MANEJO DE LA CUENTA POR PARTE DEL USUARIO FINAL a) Todo usuario es responsable de los eventos que se ocasionen desde su cuenta y deberá velar por la seguridad de su contraseña y/o accesos no autorizados que se den sobre ella. b) El manejo de la cuenta del sistema es personal e intransferible, si se da la eventualidad debe reposar el formato de su autorización de uso con la debida justificación. c) Todo funcionario o servidor público es responsable de la radicación y los documentos que se gestionen bajo su cuenta.

8 4.5. PROCESOS ASOCIADOS AL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL a) En alguna eventualidad que no haya servicio de SIDOGEN por cualquier circunstancia el proceso de trámite y respuesta debe continuar de manera manual. Enviando el documento a la unidad de correspondencia no sin antes se realice el perfeccionamiento del mismo. b) En adelante se incluirá en el proceso de inducción y reinducción de nuevos funcionarios, la socialización de todo el manejo del Sistema Documental SIDOGEN, y Los jefes de dependencia deberán verificar que se realice la lectura de los respectivos manuales de cada módulos que se encuentran alojados en el menú opciones ayuda. Dejando previa constancia por el jefe inmediato y administrador del sidogen. Ver formato anexo de certificación. c) En adelante todas las notificaciones de la supervisión de contratos suscritos por la alcaldía municipal de Saravena se harán solo de forma electrónica al supervisor y oficina de control interno en la aplicación dispuesta para tal fin en el sistema de información documental general SIDOGEN SOPORTE TECNICO DEL SISTEMA DOCUMENTAL GENERAL El soporte técnico del sistema de información está a cargo de la oficina de sistemas de la administración municipal. Así mismo en la aplicación se encuentran los menús de ayuda con el fin de dar apoyo a los usuarios MANEJO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DOCUMENTAL GENERAL SIDOGEN a) En el Sistema Documental SIDOGEN se radicará toda la documentación que ingrese y salga de la administración municipal a través de la unidad de correspondencia. b) Todos Usuarios deben Revisar diariamente el SIDOGEN el cual les permitirá ver el documento, sin que sea entregado el físico por la unidad de correspondencia. Lo anterior con el fin de darle celeridad a los procesos. c) Una comunicación interna, se responde a través de una comunicación interna nueva, a la cual se le Asocia el radicado (también interno). d) Una vez un documento ha sido radicado, este no puede ser borrado o eliminado del Sistema de Documental General SIDOGEN, en este caso el procedimiento es informar al despacho con el fin de anular los radicados entregando la debida justificación de los motivos por los cuales se desiste de dicho radicado, para que

9 se genere un acto administrativo anulándolos para ser notificado a la unidad de correspondencia. e) Un documento solo puede ser modificado o editado por el usuario que lo radico o por su jefe inmediato en casos especiales de fuerza mayor, antes de que se le haya cambiado su estado a histórico. Si el Documento ya fue cambiado sólo podrá ser modificado por la unidad de correspondencia con debida justificación. f) Cuando un radicado no sea de competencia del funcionario al que fue asignado, se debe transferir al competente natural o en su defecto, ante el desconocimiento, devolverlo al origen, con la debida observación aclaratoria máximo al día hábil siguiente de su recepción, superado este término su reasignación debe estar acompañada por una comunicación interna. g) Cuando llegan requerimientos vía fax o a través de los correos institucionales del Sr. Alcalde, Secretarios de Despacho o Servidores Públicos, estos deben ser ingresados al sistema de información SIDOGEN por la unidad de correspondencia anexando una impresión PDF del mensaje de datos original para que quede registrada la trazabilidad o novedades de la solicitud. h) Todas las radicaciones internas de tipo Solicitud deben ser respondidas con una nueva radicación interna referenciando el número radicado de la inicial. El radicado del solicitante interno no se podrá archivar sin su respectiva respuesta. 4.8 MANEJO DE PQRs a) En el Sistema Documental General SIDOGEN se radicará todas las peticiones, quejas y reclamos recibidos por cualquiera de los medios dispuestos (buzones físicos, electrónicos, o recibidos por la unidad de correspondencia. b) Todo funcionario debe ser responsable de dar oportuna respuesta a las peticiones, quejas o reclamos asignados por la unidad de correspondencia, en caso de que por cual cualquier razón no sea de su competencia debe ser transferido a la dependencia competente o a la unidad de correspondencia. c) La Respuesta entregada a la petición, quejas o reclamos debe ser radicada y relacionada la respuesta en el Sistema Documental General SIDOGEN. d) La notificación del traslado o envió de la petición, queja o reclamo debe realizarse a través del Sistema Documental General SIDOGEN (detalles de PQR opción imprimir) f) El Sistema Documental General SIDOGEN permitirá realizar el Informe Consolidado de las peticiones quejas o reclamos, para lo cual la oficina de control interno podrá requerir a los funcionarios a fin de que se suministre las respuestas entregadas a los usuarios. De igual forma verificara que se haya notificado dicha respuesta al ciudadano o al servidor público. g) El reporte realizado del informe consolidado servirá como insumo para el informe realizado por la oficina de control interno en cumplimiento a la ley 1474 del 2011

10 4.9 DEPURACION DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Para la depuración de documentos electrónicos: solo quedaran cargados al sistema de información documental general los documentos validos en el estado histórico, operación realizada por la unidad de correspondencia. Lo cual garantizara la reducción de uso de espacio en disco duro de archivos basura 5. MARCO DE REFERENCIA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.. LEY 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. LEY 527 del 18/08/1.999 Por medio de la cual se definen y reglamentan el acceso y su de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 011 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Decreto Nacional N 1599 del 20/05/2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Resolución No de 2010, por medio de la cual se adopto el sistema documental general SIDOGEN para la administración Municipal de Saravena. Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control de la gestión pública Decreto 2906 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

11 Resolución No de Por el cual se adopta la versión 2 del sistema de información documental general SIDOGEN para la administración municipal de Saravena y se dictan otras disposiciones. Decreto No de 2014 por el cual se actualiza el modelo estándar de control interno - MECI MARIA DEL SOCORRO AGUDELO HENAO Alcaldesa Municipal Encargada Resolución 3149 del 17/12/2014

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