INSTRUCTIVO DE LA PROVIDENCIA QUE REGULA LA LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO-FINANCIERO

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1 INSTRUCTIVO DE LA PROVIDENCIA QUE REGULA LA LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO-FINANCIERO 2014 Aplicable a los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro de fecha 06 de octubre de de 39

2 CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE INSTRUCTIVO ANEXOS 2 de 39

3 OBJETIVO Exponer sistemáticamente aquellas instrucciones complementarias, gráficos, cronogramas, y demás elementos informativos que, a juicio de las s Nacionales rectoras del proceso de liquidación y cierre del ejercicio económicofinanciero 2014, contengan y desarrollen el espíritu y razón de ser del articulado de la providencia que lo regula, teniendo como propósito servir de recurso de información y guía a los usuarios de la Administración Financiera del Sector Público y brinde, además, significado en aquellos aspectos donde éstos requieran apoyo en forma precisa y oportuna para la ejecución de las tareas originadas de la aplicación de la providencia. ALCANCE El presente instructivo aplica al proceso de liquidación y cierre del ejercicio económico-financiero 2014, regulado en la providencia administrativa publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 06 de octubre de 2014, orientada a los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. 3 de 39

4 CAPÍTULO II DE LOS ÓRGANOS DE LA REPÚBLICA 3 Nivel de ejecución de créditos y modificaciones presupuestarias Las máximas autoridades de los órganos de la República evaluarán el nivel de ejecución de los créditos presupuestarios asignados al 31 de octubre de 2014, e informarán de sus resultados hasta el 14 de noviembre de 2014 a la Nacional de Presupuesto, para que el Ejecutivo Nacional realice las modificaciones presupuestarias que estime pertinentes. Nacional de Presupuesto La información se presentará de acuerdo al instructivo Nro. 6, Solicitud de Información de la Ejecución Físico Financiera del Presupuesto de Gasto de los Órganos del Poder Nacional. Instrucciones referentes al Sigecof Los expedientes de registros de Modificaciones Presupuestarias que se encuentren en proceso serán cerrados con estatus anulado el 31/12/ Fecha límite para la remisión de las órdenes de pago con cargo a los fondos Los órganos de la República emitirán, a través del Sistema de Información Automatizado, las órdenes de pago correspondientes a la reposición de los fondos en avance y en anticipo hasta el 12 de diciembre de Nacional del Tesoro Instrucciones referentes al Sigecof A efectos de dar cumplimiento a lo estipulado en este artículo, se incluyen los siguientes parámetros en Sigecof: - Resumen de Nómina: el proceso es cerrado a partir del 13/12. 4 de 39

5 - Resumen de Pagos (fondos en anticipo): a partir del 13/12 la rendición de los fondos en anticipo no generará pasivo. - Solicitud de Servicio Exterior: a partir del 13/12 el proceso es cerrado. - Solicitud de Fondo para Gastos de Seguridad y Defensa: a partir del 13/12 el proceso es cerrado. 5 Oportunidad de enterar al Tesoro Nacional Los órganos de la República enterarán al Tesoro Nacional hasta el último día hábil bancario del ejercicio económico financiero 2014, el monto reflejado en las planillas de liquidación de los fondos pendientes de reintegro o devolución a esa fecha. Nacional del Tesoro Los administradores de los fondos en avance y anticipo de los órganos de la República, enterarán al Tesoro Nacional, el monto reflejado en las planillas de liquidación de los fondos pendientes de reintegro o devolución al 30 de diciembre de Para ello, la Unidad Administradora deberá proceder a emitir cheque de gerencia a favor del Tesoro Nacional y presentar la planilla de liquidación (emitida por el SIGECOF), conjuntamente con el cheque por ante una Institución Financiera Pública o Privada, que se 5 de 39

6 encuentre enmarcada dentro del Convenio Bancario correspondiente suscrito por la República. 6 Registro del compromiso y gasto causado Los órganos de la República, registrarán el compromiso y el gasto causado en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre de 2014, para lo cual la Nacional de Presupuesto autorizará las reprogramaciones de las cuotas de compromiso hasta el último día hábil bancario del presente ejercicio económico financiero. Nacional de Presupuesto Para poder registrar el gasto causado, es importante contar con la cuota de compromisos oportunamente, antes del 31/12/14. Instrucciones referentes al Sigecof A efectos de dar cumplimiento a lo estipulado en este artículo, se incluyen los siguientes parámetros en Sigecof: - Las aplicaciones Registro del Compromiso y Registro del Causado, serán cerradas posterior al 31/12, sin excepción. - Los expedientes de registros de compromisos que se encuentren en proceso al 31/12/2014, serán anulados y cerrados automáticamente en SIGECOF, devolviendo la disponibilidad presupuestaria a la imputación correspondiente. 6 de 39

7 - Los expedientes de registros de causados que se encuentren en proceso al 31/12/2014, serán aprobados y cerrados automáticamente en SIGECOF, generando el respectivo pasivo para su posterior aprobación o regularización. 7 Recursos provenientes de las operaciones de crédito público Los órganos de la República informarán a la Nacional de Crédito Público hasta el 12 de diciembre de 2014, sobre los recursos provenientes de las operaciones de crédito público relacionados con proyectos por endeudamiento que se estime ejecutar así como, los de sus entes adscritos o tutelados, desde el 15 hasta el 31 de diciembre de Nacional de Crédito Público La Nacional de Crédito Público (ONCP) enviará a la Dirección de Planificación y Presupuesto de cada organismo, una comunicación mediante la cual se solicitará los desembolsos estimados desde el 15 hasta el 31 de diciembre de Cada organismo deberá enviar, hasta el 12 de diciembre de 2014, un oficio suscrito por el Director de planificación y presupuesto dirigido a la jefa de la ONCP, mediante el cual detallen los desembolsos estimados, anexando el formulario N 4 (estará disponible en formato excel en la página web de la ONCP: 7 de 39

8 9 Certificación de recursos por la Nacional del Tesoro La Nacional del Tesoro certificará hasta el último día hábil bancario del ejercicio económico financiero 2014 los recursos correspondientes para el trámite de los pagos relacionadas con proyectos por endeudamiento, previa notificación de la Nacional de Crédito Público. Nacional de Crédito Público Los desembolsos que se realicen entre el 15 y el 31 de diciembre de 2014, serán certificados por la Nacional del Tesoro, previa notificación de la Nacional de Crédito Público, para ello es obligatorio el cumplimiento del artículo 7 de la presente providencia. 10 Registro del causado de las transferencias legales o potestativas y los aportes financieros Los órganos de la República, registrarán en el Sistema de Información Automatizado como gasto causado hasta el 31 de diciembre de 2014, los gastos comprometidos que a la fecha no se hayan registrado, del monto de las transferencias legales o potestativas y los aportes financieros aprobados por el Ejecutivo Nacional, derivados de la ejecución del presupuesto de gastos y sus modificaciones. Nacional de Presupuesto Al 31/12/14 debe estar registrado como causado, todos los compromisos asociados a este tipo de gasto. 8 de 39

9 11 Compromisos de causación obligatoria Los órganos de la República deberán registrar los gastos en el Sistema de Información Automatizado, como comprometido y causado al 31 de diciembre de 2014, de acuerdo a los siguientes criterios: 1. Partidas 4.01 Gastos de personal, 4.10 Servicio de la Deuda Pública y 4.11 Disminución de Pasivos : debido a que los actos de disposición que originaron el registro de los compromisos, por la naturaleza del gasto, serán registrados por el órgano como causados al final del ejercicio económico financiero Partida 4.02 Materiales, suministros y mercancías : los compromisos respecto a los cuales sólo se tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales, el órgano podrá afectar los créditos del ejercicio 2015 por la cuota parte restante de dichos gastos, a tales efectos realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras. Nacional de Presupuesto Instrucciones referentes al Sigecof Para dar cumplimiento al presente artículo las aplicaciones: registro de compromiso, registro de causado, regularización de causado y regularización de compromiso se mantendrán activas hasta el 31/12/2014. En lo que respecta a la conciliación que deba realizarse en virtud de la causación total de la disponibilidad presupuestaria de las obligaciones de tracto sucesivo, de ejecución continua, servicios básicos y de condominio, la aplicación regularización de causado estará disponible, a efectos de materializar dicho ajuste dentro de los diez (10) días hábiles del mes de enero del de 39

10 3. Partida 4.03 Servicios no Personales : los compromisos respecto a los cuales sólo se tengan registrados como causados el anticipo y/o servicios prestados parcialmente, excepto los de ejecución continua, el órgano podrá afectar los créditos del ejercicio 2015 por la cuota parte restante de dichos gastos; a tales efectos, realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras. Los gastos por servicios básicos, de condominio y demás obligaciones de tracto sucesivo o de ejecución continua, el órgano deberá comprometer y causar la disponibilidad presupuestaria del ejercicio económico financiero 2014 al 31 de diciembre de dicho ejercicio y, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de enero de 2015, realizará la conciliación y al conocerse el resultado efectuará los ajustes pertinentes. 4. Partida 4.04 Activos Reales : los compromisos respecto a los cuales sólo se tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales o valuaciones, se podrá registrar con cargo al año 2015 la cuota parte restante de 10 de 39

11 dichos gastos, a tales efectos realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras. 5. Partida 4.05 Activos Financieros : los actos de disposición que originaron el registro de los compromisos en el año 2014, corresponden a los aportes asignados a los entes descentralizados funcionalmente y organismos internacionales en la Ley de Presupuesto y modificaciones presupuestarias del año 2014; se registrarán como causados al final de dicho ejercicio económico financiero. 6. Partida 4.06 Gastos de defensa y seguridad del Estado : por ser de uso global, para afectarlos se deberán revisar los compromisos no causados al final del ejercicio económico financiero 2014, teniendo en cuenta los criterios establecidos para cada una de las partidas ya señaladas. 7. Partida 4.07 Transferencias y Donaciones : debido a que los actos de disposición que originaron el registro de los compromisos en el año 2014, corresponden a los aportes 11 de 39

12 asignados a los entes descentralizados funcionalmente y organismos internacionales en la Ley de Presupuesto y modificaciones presupuestarias del año Igualmente, ocurrirá con lo correspondiente a las pensiones y jubilaciones, así como las subvenciones socioeconómicas. 8. Partida 4.09 Asignaciones no distribuidas : en caso de existir disponibilidades en esta partida, las mismas se registrarán por el órgano como comprometidas y causadas al final del ejercicio económico financiero En cuanto a las obligaciones de tracto sucesivo o de ejecución continua, el órgano deberá comprometer y causar la disponibilidad presupuestaria del ejercicio económico financiero 2014 al 31 de diciembre de dicho ejercicio y, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de enero de 2015, realizará la conciliación, y al conocerse el resultado efectuará los ajustes pertinentes. 12 de 39

13 12 Órdenes de pago de los gastos causados y no pagados Los órganos de la República, emitirán a través del Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de enero de 2015, las órdenes de pago correspondientes al monto de los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de Nacional del Tesoro Los administradores de las Unidades Administradoras de los órganos de la República, emitirán a través del SIGECOF, las órdenes de pago correspondientes a los montos de los gastos causados y no pagados al , para lo cual, tendrán hasta el A partir del 01 de febrero de 2015, no se podrá emitir órdenes de pago con cargo a la disponibilidad financiera del ejercicio económico financiero Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero Los órganos de la República reintegrarán al Tesoro Nacional, los recursos no utilizados al 31 de diciembre de 2014 de los fondos en avance y/o en anticipo, correspondientes al monto de los créditos presupuestarios no comprometidos y de los compromisos no causados, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero 2015, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente a través del Sistema de Información Automatizado el primer día hábil de dicho ejercicio. Nacional del Tesoro Los administradores de las Unidades Administradoras de los órganos de la República, deberán reintegrar al Tesoro Nacional, a más tardar el 15 de enero de 2015, el monto del remanente de los fondos en avance y/o anticipo de los gastos que no fueron comprometidos o comprometidos y no causados al La planilla de liquidación a la cual se hace mención contendrá el remanente de los fondos no utilizados para el pago de gastos causados, esto es, saldo del fondo menos pagos pendientes. 13 de 39

14 Instrucciones referentes al Sigecof Las planillas de liquidación serán generadas automáticamente con cargo al cuentadante que se encuentre activo al cierre del ejercicio económico financiero 2014, siendo este el responsable de enterar el monto que refleje la misma. La planilla de liquidación a la cual se hace mención contendrá el remanente de los fondos no utilizados para el pago de gastos causados, esto es, saldo del fondo menos pagos pendientes. 14 Reintegro del remanente de los fondos no utilizados al 31 de enero 2015 Los órganos de la República reintegrarán al Tesoro Nacional, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de febrero del ejercicio económico financiero 2015, los remanentes de los fondos en avance y/o en anticipo correspondientes a gastos causados y no pagados al 31 de enero de 2015, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente a través del Nacional del Tesoro Los administradores de las Unidades Administradoras de los órganos de la República, deberán reintegrar al Tesoro Nacional, a más tardar el 13 de febrero de 2015 el monto del remanente de los fondos en avance y/o anticipo de los gastos causados al 31/12/2014 y no pagados al 31/01/2015. Instrucciones referentes al Sigecof Las planillas de liquidación serán generadas 14 de 39

15 Sistema de Información Automatizado, el primer día hábil del mes de febrero de automáticamente con cargo al cuentadante que se encuentre activo al cierre del ejercicio económico financiero 2014, siendo este el responsable de enterar el monto que refleje la misma. La planilla de liquidación a la cual se hace mención contendrá el remanente de los fondos, esto es, aquellos registros de gastos causados que sean tipo de pago por fondos, y no hayan sido autorizado su pago. 15 Cierre de las cuentas bancarias de los fondos Los responsables de administrar fondos en avance y/o en anticipo de los órganos de la República, procederán a reintegrar al Tesoro Nacional, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de mayo de 2015, los fondos disponibles en las cuentas bancarias correspondientes a los cheques no presentados al cobro. Vencido este lapso, deberán solicitar a las instituciones bancarias, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al reintegro de dichos fondos, el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero Nacional del Tesoro Los administradores de los fondos en avance y anticipo de los órganos de la República, deberán proceder a reintegrar al Tesoro Nacional, hasta el quince (15) de mayo de 2015, los fondos disponibles al 30 de abril de 2015 en las cuentas dispuestas para éstos y que provengan del ejercicio económico financiero Una vez realizado el reintegro de los fondos, tendrán cinco (5) días hábiles para proceder a solicitar a la Institución Financiera correspondiente, el cierre de 15 de 39

16 Los responsables de administrar fondos en avance y/o en anticipo de los órganos de la República, establecerán los mecanismos necesarios a fin de agilizar el cobro de los cheques en tránsito, antes del cierre de las cuentas. En aquellos casos, en los cuales los beneficiarios de dichos cheques no pudieran realizar el cobro respectivo, se pagarán las deudas correspondientes con cargo al presupuesto vigente, previo cumplimiento del procedimiento establecido para el pago de las obligaciones pendientes de ejercicios anteriores. En caso de incumplimiento de la obligación establecida en este artículo, la Nacional del Tesoro solicitará a las instituciones bancarias, la transferencia de los saldos disponibles no reintegrados, así como el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero dichas cuentas bancarias. En caso de incumplimiento, la Nacional del Tesoro solicitará a las Instituciones Financieras la transferencia de dichos fondos y el posterior cierre de las cuentas bancarias. 16 de 39

17 16 Reclasificación de los gastos causados y no pagados Los gastos causados de los fondos en anticipo al 31 de diciembre de 2014 y no pagados con cargo a la disponibilidad financiera al 31 de enero de 2015, serán reclasificados automáticamente por la Nacional de Contabilidad Pública, a través del Sistema de Información Automatizado como pago directo al Tesoro Nacional a partir del primer (1 ) día hábil del mes de febrero de 2015, para ello los órganos de la República deberán garantizar que los beneficiarios de los causados tengan al menos una cuenta bancaria asociada. A tales efectos, una vez reclasificados la Nacional del Tesoro recibirá las órdenes de pago a través del Sistema de Información Automatizado hasta el 13 de febrero de Nacional del Tesoro Instrucciones referentes al Sigecof Para la ejecución satisfactoria de la conversión del tipo de pago Anticipo a Directo, primeramente, se deberá asociar la cuenta bancaria al registro del causado correspondiente, antes del 31 de enero del 2015, a través de la aplicación Regularización del Causado, teniendo especial cuidado en no restar el monto del causado, esto es, no afectar su monto a negativo (en caso que aplique). Una vez realizado el paso anterior, se ejecutará el proceso de conversión del tipo de pago el primer día hábil del mes de febrero del 2015 en forma automática. Asimismo, para garantizar el cumplimiento de este artículo, estará a disposición de los usuarios del Sigecof la aplicación Autorización de Pagos hasta el 13 de febrero 2015, fecha tope impuesta por la Nacional del Tesoro para recibir las Ordenes de Pago. Asimismo, aquellos gastos que no vayan a ser cancelados podrán ser 17 de 39

18 regularizados por medio de la aplicación Regularización de Causado que estará abierta bajo idéntico lapso. 17 Solicitud y lapso de las operaciones de ajustes contables La máxima autoridad de los órganos de la República solicitará a la Nacional de Contabilidad Pública, posterior a la fecha de cierre del ejercicio económico financiero 2014 y hasta el 31 de enero de 2015, la realización de los ajustes contables de los hechos que afecten el cierre del referido ejercicio económico financiero. A tales efectos, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Oficio de solicitud suscrito por la máxima autoridad. 2. Acto motivado suscrito por la máxima autoridad y el cuentadante de la unidad administradora responsable del hecho. 3. Expediente administrativo del hecho objeto de ajuste, foliado y certificado por la autoridad delegada para la certificación de documentos. Nacional de Contabilidad Pública La solicitud del ajuste debe identificar el nombre, apellido y números telefónicos del cuentadante de la unidad administradora responsable del hecho. La Nacional de Contabilidad Pública, revisará y analizará las solicitudes de ajustes recibidas que cumplan con los requisitos dentro del lapso establecido, a fin de determinar o no la procedencia del ajuste contable, toda vez que sólo se procesarán aquellas solicitudes que correspondan a compromisos válidamente adquiridos, que hayan sido objeto de errores u omisiones en los registros correspondientes al causado y pago en el Sigecof al 31 de diciembre de Es importante señalar que, la realización del ajuste contable por parte del órgano, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa que pueda acarrear, en caso de su 18 de 39

19 determinación por parte de los órganos de control fiscal. En ese sentido, se insta a los órganos de la República, a cumplir con el registro oportuno de sus operaciones económicas financieras en el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF). CAPÍTULO III DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE 18 Remisión de la ejecución de créditos presupuestarios Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, remitirán al órgano de adscripción o de tutela la ejecución de los créditos presupuestarios asignados hasta el 31 de octubre de 2014, para su posterior envío a la Nacional de Presupuesto por parte de la máxima autoridad del órgano de adscripción o tutela, antes del 14 de noviembre de Nacional de Presupuesto Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán utilizar el Formulario 001 denominado Resultados del Nivel de Ejecución de los Créditos Presupuestarios al 31 de octubre 2014, establecido por la Nacional de Presupuesto el cual estará disponible en la página web de la ONAPRE: Links: publicaciones/instructivos y manuales 2014 Este formulario presenta información sobre el monto 19 de 39

20 del presupuesto aprobado más las modificaciones autorizadas por la instancia correspondiente, el monto de los compromisos válidamente adquiridos, el causado, pagado y la disponibilidad presupuestaria afectada por el compromiso y el causado, por cada categoría presupuestaria (proyecto/acción centralizada) al El referido formulario, deberá llevar la firma del Jefe de la Unidad Administradora y de la Máxima Autoridad del Ente o Delegado, en señal de certificación de la información suministrada. 19 Información sobre las operaciones de crédito público Los entes descentralizados funcionalmente de la República, cuyos presupuestos se encuentren financiados total o parcialmente con recursos provenientes de operaciones de crédito público, informarán al órgano de adscripción los ingresos que estimen percibir desde el 15 hasta el 31 de diciembre de Nacional de Crédito Público Enviar la información al órgano de adscripción para su validación, a fin de que este último la remita a la Nacional de Crédito Público de acuerdo a lo establecido en el artículo de 39

21 20 Información sobre los ingresos recaudados y los gastos comprometidos, causados y pagados de los entes Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deben remitir a su órgano de adscripción o tutela, la información concerniente al monto y las fuentes financieras de los ingresos recaudados, el presupuesto modificado, así como el monto comprometido, causado y pagado de los gastos realizados durante el ejercicio económico financiero 2014, el cual la enviará a la Nacional de Presupuesto, hasta el 27 de febrero de Nacional de Presupuesto Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán utilizar el Formulario 002 denominado Relación de Ingresos Recaudados y Fuentes de Financiamientos. Este formulario presenta información acerca del monto de los ingresos recaudados por el Ente, de acuerdo a sus fuentes de financiamiento al término del ejercicio económico financiero El referido formulario, deberá llevar la firma del Jefe de la Unidad Administradora y de la Máxima Autoridad del Ente o Delegado, en señal de certificación de la información suministrada. Asimismo, los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán utilizar los siguientes formularios: Formulario 003 denominado Relación de Gastos Comprometidos, Causados y Pagados al 31/12/ de 39

22 Este formulario presenta información por cada partida presupuestaria, acerca del monto del presupuesto aprobado, más las modificaciones autorizadas por la instancia correspondiente; así como el monto de los gastos comprometidos, causados y de los pagos realizados en el ejercicio económico financiero Es importante señalar que la referida información, debe estar elaborada de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos aplicable al ejercicio El mismo deberá llevar la firma del Jefe de la Unidad Administradora y de la Máxima Autoridad del Ente o Delegado, en señal de certificación de la información suministrada. Formulario 003-A denominado Relación de Gastos Comprometidos, Causados y Pagados al 31/12/2014. Este formulario presenta información por categoría presupuestaria, acerca del monto del presupuesto 22 de 39

23 aprobado, más las modificaciones autorizadas por la instancia correspondiente; así como el monto de los gastos comprometidos, causados y de los pagos realizados en el ejercicio económico financiero El mismo deberá llevar la firma del Jefe de la Unidad Administradora y de la Máxima Autoridad del Ente o Delegado, en señal de certificación de la información suministrada. Los formularios (002, 003 y 003-A) son establecidos por la Nacional de Presupuesto; los cuales estarán disponible en la página web: Links: publicaciones/instructivos y manuales Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero Los responsables de administrar fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la Nacional del Tesoro Los responsables de administrar los fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán reintegrar a la dependencia interna que corresponda, 23 de 39

24 República, reintegrarán a la dependencia interna que corresponda, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero 2015, el remanente de dichos fondos que no prevean utilizar para el pago de los gastos causados al 31 de diciembre del a más tardar dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero 2015, el monto del remanente de los fondos en anticipo de los gastos que no fueron causados al , y cuyo pago se preveía realizar a través de este fondo. 22 Reintegro de los fondos no utilizados al 31 de enero de 2015 Los responsables de administrar fondos en anticipo en los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, reintegrarán a la dependencia interna que corresponda, el monto remanente de dichos fondos causados al 31 de diciembre de 2014 y no pagados al 31 de enero de 2015, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de febrero de Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deben remitir a su órgano de Nacional del Tesoro Nacional de Presupuesto Los responsables de administrar los fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán reintegrar a la dependencia interna que corresponda, a más tardar dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de febrero de 2015, el monto del remanente de los fondos en anticipo de los gastos causados al 31 de diciembre de 2014 y no pagados al 31 de enero de Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán utilizar el Formulario 004 denominado Cuenta Ahorro/Inversión/Financiamiento, establecido por la 24 de 39

25 adscripción o tutela, la información de cierre al 31 de diciembre de 2014, relativa a la Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento, el cual la enviará a la Nacional de Presupuesto, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero Dicha información deberá presentarse conforme a los formatos establecidos por la referida Nacional. Nacional de Presupuesto el cual estará disponible en la página web: Links: publicaciones/instructivos y manuales 2014 Este formulario presenta información de la Cuenta Ahorro/Inversión/Financiamiento ejecutada, con los respectivos análisis de las variaciones en relación con la presupuestada, según los resultados operativos, económicos y financieros, y los análisis de los mismos al cierre del ejercicio económico financiero correspondiente. Es importante señalar que la referida información, debe estar elaborada de acuerdo al Clasificador Económico de Recursos y Egresos de la ONAPRE, aplicable al ejercicio Actualización de información sobre el personal Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deben remitir a su órgano de Nacional de Presupuesto Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, deberán utilizar los formularios: - N : 005 denominado Clasificación del Personal 25 de 39

26 adscripción o tutela, la información de cierre al 31 de diciembre de 2014, relativa a la Clasificación del Personal por Tipo de Cargo y del Personal Jubilado y Pensionado, el cual la enviará a la Nacional de Presupuesto, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero Dicha información deberá presentarse conforme a los formatos establecidos por la referida Nacional. por Tipo de Cargo al 31/12/2014. Este formulario presenta información en relación al número de recursos humanos que prestan servicios en el Ente, por tipo de personal, comparando lo ocupado real y lo programado al cierre del ejercicio económico financiero 2014, y - N 006 denominado Personal Jubilado y Pensionado Este formulario presenta información en relación al número de personas jubiladas y pensionadas del Ente, realizando la comparación entre lo ocupado real y lo programado al cierre del ejercicio económico financiero Ambos formularios (005 y 006) son establecidos por la Nacional de Presupuesto; los cuales estarán disponible en la página web: Links: publicaciones/instructivos y manuales 2014 Los mismos deberán llevar la firma del Jefe de la 26 de 39

27 Unidad Administradora y de la Máxima Autoridad del Ente o Delegado, en señal de certificación de la información suministrada. 25 Remisión de los estados financieros Los entes descentralizados funcionalmente con y sin fines empresariales de la República, remitirán a la Nacional de Contabilidad Pública dentro del primer trimestre de 2015, los estados financieros correspondientes al ejercicio económico financiero 2014, elaborados de conformidad con la Norma Técnica de Contabilidad sobre la Presentación de Estados Financieros dictada por dicha Nacional. Nacional de Contabilidad Pública La Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP), en su carácter de órgano rector del sistema de contabilidad pública, y de acuerdo con las competencias establecidas en los artículos 127 y 128 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, requiere de los entes descentralizados funcionalmente, información contable al cierre del ejercicio económico - financiero, a los efectos de actualizar el saldo de las inversiones financieras en acciones y participaciones de capital realizadas por la República en el sector público. Al constituir esta disposición, una norma técnica contable, los servicios autónomos sin personalidad jurídica y los servicios desconcentrados no deben remitir los estados financieros, por carecer de personalidad 27 de 39

28 jurídica. La remisión de la información a la Nacional de Contabilidad Pública, debe ser hecha mediante oficio firmado por la máxima autoridad del ente descentralizado funcionalmente, dentro del primer trimestre de En caso de incumplimiento, se informará del mismo a la Contraloría General de la República, con copia al órgano de adscripción o tutela del respectivo ente. Así mismo, se requiere que los estados financieros estén expresados en valores históricos y certificados por sus máximas autoridades. En ese sentido, se requiere de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, los siguientes estados financieros (definitivos) al 31 de diciembre de 2014: - Estado de Situación Financiera, - Estado de Rendimiento Financiero, 28 de 39

29 - Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, - Estado de Flujos de Efectivo, y - Notas Explicativas Es importante señalar que la referida información, debe estar elaborada de conformidad con el Plan de Cuentas Patrimoniales aplicable al ejercicio 2014 y con las Normas Técnicas de Contabilidad, dictados por la ONCOP, mediante Gaceta Oficial N y N de fechas 13 de enero de 2014 y 21 de enero de 2011, respectivamente. A continuación, se citan las mencionadas Normas Técnicas, las cuales están disponibles con sus respectivos instructivos en la página - Norma técnica de contabilidad sobre la presentación de los estados financieros de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. 29 de 39

30 - Norma técnica de contabilidad sobre la elaboración y presentación del estado de flujos de efectivo de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. - Norma técnica sobre las políticas contables, los cambios en las estimaciones contables y la corrección de errores de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Así mismo, se requiere de los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales de la República, los siguientes estados financieros (definitivos) al 31 de diciembre de 2014: - Estado de Situación Financiera, - Estado de Rendimiento Financiero, - Estado de Movimiento de las Cuentas de 30 de 39

31 Patrimonio, - Estado de Flujos de Efectivo, - Cuadro que refleje el porcentaje de participación accionaria de la República, igual o mayor al 50% del capital social. CAPÍTULO IV DISPOSICIONES COMUNES 26 Fecha límite para comprometer Los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, se abstendrán de comprometer o asumir obligaciones financieras con posterioridad al 28 de noviembre de 2014, cuando sea imposible su causación al 31 de diciembre de Nacional de Presupuesto De igual manera, la aplicación Registro de Compromiso estará disponible, para los órganos de la República, hasta el 31 de diciembre de 2014, sin embargo, los usuarios deberán tomar en cuenta la disposición del presente artículo, a fin de evitar registros de compromiso de imposible causación. 31 de 39

32 27 Fondos de caja chica Los responsables de administrar fondos de caja chica de los órganos de la República y los de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, deberán rendir la ejecución y reintegrar el remanente de los referidos fondos que resultaren disponibles hasta el 19 de diciembre de 2014, al responsable de administrar el fondo en anticipo. Nacional del Tesoro El reintegro de los fondos de caja chica, a que se hace mención en este artículo, que deberán realizar los responsables de administrar dichos fondos, es necesaria a los fines de garantizar la rendición oportuna de los respectivos fondos en anticipo. 28 Cargo a los fondos de los gastos causados y no pagados Los responsables de administrar fondos en avance y/o anticipo de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, pagarán hasta el 31 de enero de 2015, con cargo a la disponibilidad financiera de los respectivos fondos, los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de Con posterioridad al 31 de enero de 2015, no podrá registrarse ningún pago contra dicha disponibilidad. Nacional del Tesoro Los administradores de las Unidades Administradoras de los órganos de la República, responsables de administrar los fondos en avance y/o anticipo, podrán realizar pagos de los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de 2014, con la disponibilidad financiera de dichos fondos hasta el 31 de enero de 2015, con posterioridad a esta fecha el proceso de Autorización de Pagos de Fondos será cerrado. Los responsables de administrar fondos en anticipo 32 de 39

33 de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, no podrán realizar pagos de los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de 2014, con la disponibilidad financiera de dicho fondo posterior al 31 de enero de Nivel de ejecución de los créditos presupuestarios provenientes de operaciones de crédito público Las máximas autoridades de los órganos de la República y las de sus entes adscritos o tutelados, evaluarán el nivel de ejecución de los créditos presupuestarios correspondientes a los gastos comprometidos con cargo a la Ley Especial de Endeudamiento Anual 2014 al 1 de octubre de 2014, e informarán los resultados a la Nacional de Crédito Público hasta el 24 de octubre de 2014, para que el Ejecutivo Nacional de existir disponibilidad presupuestaria, pueda reasignarla mediante las modificaciones que estime pertinentes. Nacional de Crédito Público La Nacional de Crédito Público (ONCP) enviará a la Dirección de Planificación y Presupuesto de cada organismo, una comunicación mediante la cual se solicitará el resultado de la evaluación al 01 de octubre de 2014, de la ejecución de los desembolsos autorizados a los diferentes proyectos en la LEEA Cada organismo deberá enviar el resultado de la referida evaluación hasta el 24 de octubre de 2014, mediante un oficio suscrito por el Director de planificación y presupuesto dirigido a la jefa de la ONCP. 33 de 39

34 Los órganos de la República remitirán a la Nacional de Crédito Público hasta el 7 de noviembre de 2014, las solicitudes de reprogramación con cargo a la Ley Especial de Endeudamiento Anual Se deberá anexar al mencionado oficio tres (03) formularios los cuales serán aplicados a cada proyecto que tenga desembolso autorizado en la LEEA (estos estarán disponibles en formato excel en la página web de la ONCP: Formulario N 1 Desembolsos por ejecutar (desde el 02 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2014): En este formulario deberán detallar cada uno de los desembolsos que se estiman realizar por cada contrato de préstamo que financie el proyecto. Formulario N 2 Ejecución del cupo de desembolso asignado en la LEEA 2014: En este formulario se evaluará la cuota de desembolso autorizada de Aporte Externo, el monto ejecutado hasta el 01 de octubre de 2014 y el monto pendiente por ejecutar desde el 02 de octubre hasta el 31 de diciembre de 34 de 39

35 2014 (total del formulario N 1). Una vez realizada la evaluación anterior, podrán determinar si existe déficit en la cuota de desembolso asignada o un monto del desembolso que no será ejecutado. Formulario N 3 Solicitud de Reprogramación: En este formulario se indicarán los proyectos cadentes y/o receptores de acuerdo a la evaluación realizada en el formulario N 2. Solicitud de Reprogramación: La máxima autoridad de cada Organismo enviará un oficio dirigido al Ministro del Poder Popular de Economía, Finanzas y Banca Pública en atención a la Nacional de Crédito Público solicitando la Reprogramación de la LEEA Se debe anexar al referido oficio una exposición de motivos donde se justifique por cada proyecto la reasignación de recursos. 35 de 39

36 ANEXOS 36 de 39

37 Proceso de Liquidación y Cierre 2014 Enero a Diciembre Enero Febrero Mayo Comprometer Reintegro de fondos no utilizados Reintegro remanente de fondos Causar Si Autorización de Pago No Tipo de Fondo Pago Pago Directo Fin - No Comprometido - Comprometido y No Causado (al 31/12/14) 1era Planilla de Liquidación (Automática) - Causados no pagados al 31/01/15 2da Planilla de Liquidación (Automática) ONT solicitará a las Entidades Bancarias el reintegro de fondos y cierre de cuentas bancarias si hubiere incumplimiento de la obligación establecida 15 Fin No Ejercicio 2014 Si Pagar Pago Directo/Fondo Fin Autorización de Pago No Mes de Enero Si Pagar Reclasificación de Tipo de Pago a Pago Directo Autorización de Pago Pagar Pago Directo Cierre de cuentas bancarias - Dentro de los siguientes 5 días hábiles al reintegro Reintegro de fondos disponibles al Tesoro Nacional - Dentro de los primeros 10 días hábiles. Pago Directo Fondo Fin Fin Cheque Cobrado Enero/Febrero Marzo/Abril Si No Registro de Planilla de Liquidación (Manual) Reintegro de fondos (Cheques no presentados al cobro) Fin 37 de 39

38 Cronograma: Proceso de Liquidación y Cierre 2014 Reposiciones Fondo en Avance y en Anticipo, hasta el 12/dic. 4 Enterar al Tesoro Nacional, fondos pendientes de reintegro o devolución. Hasta el último día hábil bancario del Reintegro de fondos no utilizados -No Comprometido - Comprometido y No Causado (al 31/12/14) 1era Planilla de Liquidación (Automática) Reintegro remanente de fondos - Causados no pagados al 31/01/15 2da Planilla de Liquidación (Automática) Órganos deberán reintegrar al Órganos deberán reintegrar al Tesoro Nacional los fondos no Tesoro Nacional dentro de los utilizados dentro de los primeros primeros 10 días hábiles de Fecha límite para Fecha límite 10 días hábiles del febrero, remanente del fondo en Comprometer para Causar 13 anticipo y avance. 28/11/14 31/12/ En el caso de los EDFSE de la Repú- Gastos imposibles de causar Fecha límite blica deberán reintegrar remanente En el caso de los EDFSE de la Re- antes del 31/12/14 Reprogramaciones de Cuotas (F/Anticipo) a la dependencia interna pública, reintegrar a la dependencia 26 de Compromiso hasta el último que corresponda, dentro de los interna que corresponda, dentro de día hábil bancario del primeros 10 días hábiles de los primeros 10 días de febrero Registro de Planilla de Liquidación (Manual) Reintegro de fondos (Cheques no presentados al cobro) Cierre del Noviembre Diciembre Enero Febrero Mayo Ejercicio Etapas del Gasto Comprometer Causar Pagar Recursos 2013 Comprometer Causar Reintegro de fondos disponibles al Tesoro Nacional - Dentro de los primeros 10 días hábiles. Hasta el 31/dic para C/C/P gastos provenientes de Operaciones de Crédito Público 8 Registro como causado de las transferencias legales y potestativas hasta el 31/12/14 10 Responsables de administrar Caja Chica deberán rendir y reintegrar remanentes de fondos al 19/dic. 27 Tipo de Pago Hasta el 31/Enero Primer día hábil Fondo en Avance Reclasificación automática y Anticipo a Pago Directo Gastos Causados y No Pagados al 31/12/14 Registro de Ordenes de Pago hasta el 13/02/15 Pago Directo 12 Órganos registrarán en Sigecof hasta el 31/01/15, las Ordenes de Pago correspondientes a causados y no pagados al 31/12/14. Cierre de cuentas bancarias - Dentro de los siguientes 5 días hábiles al reintegro ONT solicitará a las Entidades Bancarias el reintegro de fondos y cierre de cuentas bancarias si hubiere incumplimiento de la obligación establecida de 39

39 Cronograma: Información a reportar sobre el proceso de Liquidación y Cierre 2014 Nivel de Ejecución y Modificaciones Presupuestarias Hasta el 14/nov presentarán a ONAPRE resultados sobre el nivel de ejecución al 31 de octubre de EDFSE de la República remitirán al Órgano de adscripción, la ejecución de los créditos presupuestarios asignados al 31/Oct, para su remisión a la ONAPRE antes del 14/Nov. 18 Cuenta Ahorro - Inversión - Financiamiento Los EDFSE de la República deberán remitir al Órgano de adscripción dicha información, quien la enviará a la ONAPRE dentro de los primeros 25 días hábiles del Actualización de información sobre el Personal Los EDFSE de la República deberá remitir al Órgano de adscripción dicha información, quien la enviará a la ONAPRE dentro de los primeros 25 días hábiles del Remisión de Estados Financieros a la ONCOP durante el primer trimestre Oct. Noviembre Diciembre Cierre del Ejercicio Enero Febrero Marzo Órganos y EDFSE de la República evaluarán nivel de ejecución presupuestaria con cargo a la LEEA al 01/Oct, e informarán a la ONCP hasta el 24/Oct. 29 Hasta el 07/Nov presentarán a ONCP solicitudes de reprogramación de la LEEA. Órganos informarán a ONCP hasta el 12/Dic, recursos que estimen percibir entre el 15 y 31/Dic, provenientes de Operación de Crédito Público. 7 EDFSFE de la República informarán al Órgano de adscripción para cumplir con el Art 7. Solicitud de ajustes contables Serán solicitados por la máxima autoridad de los Órganos a la ONCOP, posterior a la fecha de cierre y hasta el 31/01/ Información sobre: Ingresos recaudados y los gastos comprometidos, causados y pagados de los entes Los EDFFE de la República remitirán al Órgano de adscripción dicha información, quien la remitirá a ONAPRE hasta el 27/02/ de 39

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