MANUAL DE REFERENCIA (VERSIÓN 1.1)

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1 MANUAL DE REFERENCIA (VERSIÓN 1.1)

2 Índice 1.Presentación Acceso al programa Clientes Citas Proveedores Presupuestos Crear presupuestos Buscar presupuestos Productos Facturas y Albaranes Mantenimientos Búsquedas Devoluciones Almacén Albarán de entrada Consultar albaranes de entrada Consultar almacén Margen de beneficios Informes Informe de facturas y albaranes Informe de Productos Evolución de la facturación Clientes pendiente de pagos Exportar informes Página 2

3 13. Apariencia de la aplicación Establecer divisa Establecer logotipo Configuración gráfica de los formularios Graduaciones Configurar varios ordenadores Gestión de cuentas de usuarios Otras cuestiones Página 3

4 1.Presentación S.G. Óptica V1.0 ST es un software gratuito de gestión de ópticas que permite la gestión de clientes, proveedores, productos, facturas, almacenes, control de graduaciones, control de stock, informes de todo tipo etc. Es un programa muy fácil de manejar e intuitivo que con unos clics podemos, desde imprimir una factura hasta saber que productos están a punto de agotarse. Es un software completamente gratuito, sin limitaciones de uso y listo para poder gestionar su óptica. Requisitos mínimos: Pentium 3 o superior 100MB de disco duro Sistema operativo: Windows Página 4

5 2.Acceso al programa Cuando arrancamos la aplicación no aparece el siguiente formulario En este formulario nos aparece directamente el usuario ADMIN, Tán solo hay pulsar el botón Aceptar 3.Clientes Para dar de alta un cliente existen varias posibilidades, se puede intentar buscarlo en base de datos(1) y en caso de que no exista el programa nos invita a darlo de alta o también podemos darlo de alta desde el botón de mantenimiento de clientes(2) Página 5

6 . De una forma o de otra aparecerá el siguiente formulario Para dar de alta al nuevo cliente, debemos de pulsar el botón ALTA, rellenar todos los datos y pulsar ACEPTAR, desde este formulario también podemos buscar clientes, para ello tan solo hay pulsar el botón BUSCAR, se habilitarán las cajas de texto correspondientes al DNI, Nombre y 1er apellido, para poder buscar por estos campos, es importante reseñar que el tipo de búsqueda es acumulativa es decir: si escribo parte del dni (123) y parte del primer apellido(garcía) buscará clientes que cumplan las dos condiciones, buscará clientes cuyo dni empiece por 123 y 1er apellido sea garcía. Cuando tenemos claros los criterios de búsqueda pulsamos el botón ACEPTAR o la tecla Intro aparecerá un listado de trabajadores que cumplen con el criterio de búsqueda, hacemos doble clicks sobre el cliente deseado o bien pulsamos Página 6

7 intro y se rellenarán las cajas de texto. Para modificar los datos de un cliente, primero lo cargamos mediante una búsqueda, pulsamos le botón modificar para habilitar las cajas de texto y cambiar lo que sea oportuno y para guardar los cambios pulsamos ACEPTAR y por último, para borrar un cliente lo buscamos y pulsamos BORRAR. 4. Citas Desde el menú principal podemos acceder al formulario de citas, tenemos que pulsar Clientes Citas se nos mostrará el siguiente formulario Con este modulo podemos organizar todos los eventos que tenemos pendientes a modo de agenda, la cita consta de 4 campos, la fecha, la hora, el tipo de cita y un campo descripción para poder explicar los detalles de la cita, cuando los hemos rellenados tan solo tenemos pulsar el botón Añadir para que se almacene la cita, desde este formulario podemos también imprimir las citas que tenemos pendiente un determinado día, para ello pulsamos el botón Imprimir cita Página 7

8 5. Proveedores El mantenimiento de los proveedores es exactamente igual que el de los clientes, pero con lo campos característicos de un proveedor, para acceder al formulario de proveedores hay varias posibilidades las más usual es con el botón PROVEEDORES (1) Nos aparecerá el siguiente formulario: Para dar de alta nuevo proveedor, debemos de pulsar el botón ALTA, rellenar todos los datos y pulsar ACEPTAR, desde este formulario también podemos buscar un proveedor, para ello tan solo hay pulsar el botón BUSCAR, se habilitarán las cajas de texto correspondientes al ID, CIF y nombre del proveedor, el tipo de búsqueda como en el caso de los clientes es acumulativa es decir: si escribo parte del CIF (123) y parte del nombre ( cristales ) buscará proveedores que cumplan las dos condiciones, buscará proveedores cuyo CIF empiece por 123 y el nombre contenga la palabra cristales. Cuando tenemos claros los criterios de búsqueda pulsamos el botón ACEPTAR o la tecla Intro aparecerá un listado de proveedores que cumplen con los requisitos, hacemos doble clicks sobre el proveedor deseado o bien pulsamos intro y Página 8

9 se rellenarán las cajas de texto. Para modificar los datos de un proveedor, primero lo cargamos mediante una búsqueda, pulsamos le botón modificar para habilitar las cajas de texto y modificar lo que sea oportuno, pulsamos ACEPTAR para guardar los cambios y por último, para borrar un proveedor lo buscamos y pulsamos BORRAR. 6. Presupuestos 6.1 Crear presupuestos Con S. G. Óptica podemos confeccionar presupuestos de una forma muy rápida y fácil, para abrir el formulario de presupuestos seleccionamos el menú Ventas Presupuesto Nuevo presupuesto y aparecerá el siguiente formulario: En la parte superior del formulario (1) podemos poner el nombre del cliente que nos solicita el presupuesto, no es un campo obligatorio por lo que podemos dejarlo en blanco. Página 9

10 En la parte inmediatamente posterior nos aparece dos cajas de texto para poder buscar los productos para el presupuesto (2) podemos buscar productos por su código de barras, por el nombre del producto o por la suma de ambos campos, una vez tenemos relleno estos datos pulsamos intro, y aparecerá un listado de productos que cumplen con el criterio de búsqueda, hacemos doble click o pulsamos intro para seleccionar el producto. Si solo hay un producto que cumple con esos criterios de búsqueda como por ejemplo al buscar por el código de barras, el producto se seleccionará automáticamente y se rellenará la información complementaria (3). Una vez seleccionado el producto se cargaran los datos referidos al precio (4) (PV, IVA, P.V.P. ETC). Comprobamos que todos los datos son correctos y pulsamos añadir, repetimos la operación para cada uno de los productos del presupuesto. Cuando tengamos el listado de productos completos, pulsamos guardar y el programa nos preguntará si deseamos imprimir el presupuesto, le indicamos que sí y ya tenemos listo nuestro presupuesto. 6.2 Buscar presupuestos Si necesitáramos recuperar un presupuesto antiguo de la base de datos, podemos buscarlo e imprimirlo nuevamente desde el siguiente formulario para poder abrirlo pulsamos el menú Ventas Presupuesto Buscar presupuesto, la parte superior del formulario es para buscar el presupuesto deseado, podemos buscar por fecha, por cliente o por número de presupuesto, si buscamos por el cliente, tenemos que tener mucho cuidado con las tildes, espacios en blanco, etc. Página 10

11 Si hacemos doble click sobre cualquier de las líneas de presupuesto, se cargará el presupuesto en pantalla, si pulsamos imprimir pues podemos volver a sacar el documento físico. 7. Productos El mantenimiento de productos es similar a los anteriores, la forma más rápida de acceso a dicho mantenimiento sería pulsando el siguiente botón Aparecerá este formulario Para dar de alta nuevo producto, debemos pulsar el botón ALTA, rellenar todos los datos y pulsar ACEPTAR, desde este formulario también podemos buscar un producto, para ello tan solo hay pulsar el botón BUSCAR, se habilitarán las cajas de texto correspondientes al Código de barras, Familia, proveedor, producto y modelo, el tipo de búsqueda como en el caso de los clientes también es acumulativa. Cuando tenemos claros los criterios de búsqueda pulsamos el botón ACEPTAR o la tecla Intro aparecerá un listado de productos que cumplen con el criterio, hacemos doble clics sobre el producto deseado o bien pulsamos Intro y se rellenarán las cajas de texto. Para modificar los datos de un producto, primero lo cargamos mediante una búsqueda, pulsamos el botón modificar para habilitar las cajas de texto y modificar lo que sea oportuno, pulsamos ACEPTAR para guardar los cambios y por último, para borrar un producto lo buscamos y pulsamos BORRAR. Página 11

12 8. Facturas y Albaranes 8.1 Mantenimientos Para realizar una factura primero tenemos que identificar al cliente al cual vamos a realizar la venta, una vez está cargado en el formulario principal, aparecerá un histórico de facturas de dicho cliente así como de graduaciones, ahora pulsamos el botón venta del formulario principal y aparecerá el siguiente formulario En la parte superior del formulario(1) aparecen los datos del cliente seleccionado (DNI, nombre y apellidos) seguidamente nos aparece dos cajas de texto para poder buscar los productos para la venta (2) podemos buscar productos por su código de barras, por el nombre del producto o por la suma de ambos campos, una vez tenemos relleno estos datos pulsamos intro, y aparecerá un listado de productos que cumplen con el criterio de búsqueda, hacemos doble click o pulsamos intro para seleccionar el producto. Si solo hay un producto que cumple con esos criterios de búsqueda como por ejemplo al buscar por el código de barras, el producto se seleccionará automáticamente y se rellenará la información complementaria (3). Una vez seleccionado el producto se cargaran los datos referidos al precio(4) (PV, IVA, P.V.P. ETC) para en el caso que haya que realizar un cambio, cuando esta información esté correcta pulsamos intro o pulsamos el botón añadir y el producto se agregará a la Página 12

13 lista de productos, se puede modificar cualquier dato del producto directamente en la lista de productos, repetimos esta operación con cada producto de la factura, conforme vamos añadiendo productos el precio total de la factura se va modificando(7), cuando hayamos completado la lista de productos se selecciona la forma de pago(6), hay que indicar si es una factura o un albarán, pulsamos guardar, ya estaría la factura almacenada, el programa invitará a imprimir la factura, si desea modificar el formato de la factura, el logotipo o cualquier otro elemento del programa no dude en solicitarlo en 8.2 Búsquedas Para realizar búsquedas y filtrados tanto de facturas como de albaranes Hay que pulsar el siguiente botón Aparecerá el formulario de búsqueda de facturas: Página 13

14 En este formulario en la parte superior derecha (1) se puede especificar si lo que vamos a buscar es una factura o un albarán, en la parte inmediatamente inferior (2), se le pueden indicar mas detalles de filtrado, el número de la factura o del albarán, la fecha de emisión y el cliente ya sea a través del DNI o bien por el primer apellido. Si hacemos doble click sobre una factura o albarán aparecerá el formulario de ventas cumplimentado, también permite la posibilidad de imprimir directamente desde este formulario pulsando el botón imprimir, en ese caso se imprimirá la factura. 9. Devoluciones Para realizar una devolución de una factura tenemos que acceder al menú Ventas Devolución se abrirá el siguiente formulario, desde el cual podemos realizar la devolución. Página 14

15 La parte superior del formulario es para buscar la factura correcta, podemos buscar por el número de factura, por la fecha o por los datos del cliente, las búsquedas son similares a las de los demás formularios, se acumulan las condiciones de búsqueda, acortan los resultados, etc. Una vez hemos encontrado la factura seleccionamos la línea que contiene el producto que se va a devolver y pulsamos añadir, por defecto se devolverá toda la cantidad del producto, podemos variar ese dato en caso que se devuelva menos de lo que se vendió, por ultimo guardamos la devolución y la imprimimos. La devoluciones al ser facturas en negativo pueden alterar los resultados en el formulario de margen de beneficios (VER MARGEN DE BENEFICIOS). 10. Almacén 10.1 Albarán de entrada Para acceder al formulario de creación de albaranes de entrada hay que pulsar en el menú Almacén y después pulsar en Albarán de entrada aparecerá el siguiente formulario Página 15

16 En la parte superior hay que especificar el proveedor y el producto o bien directamente el producto, el sistema de búsqueda es similar al de factura, simplemente escribiendo en las cajas de texto y pulsando intro aparecerá un formulario con un listado ya sea de proveedores o de productos que cumplen con los criterios de búsqueda para que seleccionemos uno con la tecla intro o haciendo doble click, también podemos crear un nuevo producto o un dar de alta un nuevo proveedor con los botones Nuevo, una vez seleccionado el producto, se rellenarán las cajas de textos con información adicional, tan solo quedaría especificar la cantidad y pulsar añadir, repetiremos esta operación para cada producto, el stock se incrementará cuando pulsemos guardar Consultar albaranes de entrada La opción de consultar los albaranes de entrada está en este botón: Aparecerá el siguiente formulario: Página 16

17 En la parte superior nos aparecen 4 cajas de texto desde la cuales se puede realizar un filtrado, por número para buscar un albarán en concreto, por fecha o por proveedor, por proveedor a su vez se divide en buscar el CIF o por el nombre del proveedor, si hacemos doble click sobre el albarán, se cargará el formulario de alta de albaranes de entrada con los datos rellenos Consultar almacén Para consultar el estado de almacén, dentro del menú Almacén elegiremos Consultar almacén tal y como muestra la imagen Aparecerá el siguiente formulario con el listado de productos que tenemos dados de alta actualmente. En la parte superior del formulario tenemos 3 opciones por las que se puede filtrar Familia, Proveedor y Marca, como en todos los filtrados la búsqueda es acumulativa entre mas opciones de filtrado se añadan mas exacta será la búsqueda y menos productos saldrán, Página 17

18 11. Margen de beneficios Desde este formulario podemos ver de una forma rápida como va nuestro negocio, antes de mostrar el formulario voy a explicar como realiza los cálculos para saber cuando ganamos en cada línea de factura, a groso modo el programa S. G. Óptica, hace una comparativa al guardar la factura, de la cantidad de productos que tenemos en el almacén, busca los albaranes de entrada desde el mas moderno al mas antiguo de ese producto hasta llegar al stock actual y sabemos cuando nos costó ese articulo cuando nosotros lo compramos, al saber cuando nos costo, lo comparamos con el precio de venta y tenemos el beneficio, este sistema es mucho más real que el calculo de beneficio de la mayoría de los programas que únicamente utilizan el último precio, sin tener en cuenta que puede ser que el precio del producto haya variado a lo largo del tiempo. Para acceder al formulario pulsamos el menú Informes Margen de beneficios se nos mostrará el siguiente formulario. En la parte superior (1) tenemos las opciones de filtrado y de agrupación, en la parte izquierda podemos especificar el rango de fechas que tendremos en cuenta para Página 18

19 realizar los cálculos y en la parte derecha sobre que agrupación nos interesan las estadísticas. Justo después de estas opciones aparecen los resultados numéricos (2) de la selección superior si pulsamos sobre cualquiera de las líneas, en la parte derecha (3) aparecen las facturas y/o albaranes que contienen dicho producto/familia/etc que hemos marcado en la rejilla de la izquierda(2), si hacemos doble click sobre la factura o albarán este se mostrará en la pantalla. En la parte inferior del formulario aparece un gráfico en forma de queso(4) con los resultados de la rejilla superior, si pulsamos sobre el botón ampliar gráfico podemos ver el mismo gráfico pero de una forma mucho más amplia y clara. 12. Informes 12.1 Informe de facturas y albaranes A través del menú Informes Informe de facturas aparece un formulario previo de selección donde podemos especificar criterios de filtrados En la parte superior izquierda se especifica si queremos albaranes o facturas, podemos indicar un rango de fechas, para ello hay que seleccionar el check(el cuadrado blando dentro de Rango de fechas ) y posteriormente especificar el rango, Página 19

20 se puede indicar el tipo de pago de dicho albarán o factura y también el cliente para listar los albaranes y/o facturas de un determinado cliente, por ultimo tenemos la posibilidad de elegir por que campo queremos ordenar, cuando tenemos claro el informe deseado tan solo hay que pulsar Sacar Listado Informe de Productos Para sacar el informe de productos hay que pulsar en el menú Informes Productos Genérico nos aparecerá el siguiente formulario, si desea habilitar las otras opciones, puede ponerse en contacto con los administradores en : Tan solo hay que rellenar los campos por los cuales nos interese filtrar y pulsar el botón Sacar Listado, para filtrar por proveedor podemos realizar una búsqueda de proveedores bien por CIF o por el nombre, no hace falta escribir el CIF completo podemos escribir el comienzo y al pulsar intro aparecerán todos los proveedores que empiecen por ese CIF 12.3 Evolución de la facturación Página 20

21 Desde este formulario se puede ver la evolución que ha tenido la facturación a lo largo de un rango de tiempo determinado, dicho rango de tiempo se determina en la parte superior del formulario, línea roja sería el precio de coste y la línea azul el PVP de la factura, si posicionamos el ratón sobre los puntos nos aporta información sobre las cuantías, si pulsamos con el botón derecho sobre el grafico nos aparece muchas opciones, también podemos ampliar un rango del dibujo realizando un rectángulo con el ratón encima de la parte que queremos ampliar, en el caso que de necesitase cualquier otro tipo de grafico no dude en solicitarlo en nuestra dirección de correo electronico Clientes pendiente de pagos Para acceder a este informe tan solo hay que pulsar sobre el menú informes y después en el submenú clientes pendientes de pago, este informe no tiene formulario de selección previo y al marcarlo nos aparecerán todos lo clientes con facturas pendientes, si desea más información sobre que facturas están pendientes podemos buscarlos y en el formulario principal de la aplicación, en la parte inferior donde aparece el histórico de facturas, las facturas que no se ha pagado aparecen resaltadas en rojo Exportar informes Los informes se pueden exportar a distintos formatos. Una vez que tenemos el informe en la pantalla, si quisiéramos exportarlo a otro formato como pdf, excel etc debemos pulsar el siguiente botón, está en la parte superior derecha del formulario de informes Página 21

22 Aparecerá el siguiente formulario para especificar donde se guardará el archivo, con que nombre y con que formato, el cuadro remarcado se pueden ver los tipos de formatos permitidos para la exportación. 13. Apariencia de la aplicación 13.1 Establecer divisa Para establecer la divisa que vamos a usar en las facturas, albaranes, etc. Accedemos al menú Configuración Divisa, en caso que necesite otra divisa que no aparezca en el listado puede solicitarnos mediante un correo a la divisa de su país para que nosotros se la agreguemos Establecer logotipo El logotipo que aparece por defecto en los informes del programa S.G. Óptica es configurable, podemos especificar que en todos los documentos aparezca el logotipo de nuestro negocio, para ello accedemos al menú Configuración Establecer logotipo y aparece el siguiente formulario Página 22

23 En este formulario aparecen 2 imágenes la que está en la parte superior es la que corresponde con la esquina izquierda de todos los documentos que aparecen en el programa, y la que aparece en la parte inferior es la que corresponde con los pie de página de los documentos. Para modificar dichas imágenes pulsamos sobre el botón cambiar y nos aparecerá un cuadro de dialogo para que seleccionemos una imagen, la imagen que seleccionemos será la que aparecerá en los documentos Configuración gráfica de los formularios Algunos de los elementos que componen la estética de los formularios podemos elegirlo de forma manual para personalizar la aplicación, para ello podemos acceder al menú Configuración Configuración gráfica y se nos mostrará el siguiente formulario. Página 23

24 En la parte izquierda están las diferentes opciones de configuración, cada opción de configuración consta de dos filas con 3 cajas de texto cada una y una muestra del color resultante, la fila superior es para especificar un color concreto, los colores se componen de la suma de los 3 colores primarios (Rojo, Verde y Azul).La fila inferior de cajas de texto es el color actual. Cuando tengamos una configuración que nos guste, pulsamos guardar configuración y nos solicitará un nombre, escribimos un nombre cualquiera, posteriormente podemos especificarle que sea la configuración por defecto, así siempre que arranquemos, nos aparecerá dicha configuración. En la parte superior derecha aparece el listado de configuraciones con el botón derecho aparece un menú con las opciones borrar y establecer por defecto, podremos borrar cualquier configuración que hayamos creado pero no podremos borrar la configuración original, por motivos de seguridad. Página 24

25 14. Graduaciones Para poder introducir una graduación de un cliente, lo primero que hay que hacer es seleccionar al cliente en cuestión para seleccionar el cliente igual que si fuéramos a realizar una factura, una vez hemos realizado la búsqueda del cliente podemos ver las la fecha de las graduaciones anteriores (2) si pulsamos sobre la fecha se cargarán los parámetros de esa graduación (1) En el caso que queramos guardar una nueva graduación debemos pulsar sobre el botón Graduacion cuando se pulse este botón se abrirá el siguiente formulario. Página 25

26 Tan solo hay que rellenarlo y pulsar guardar, una vez este guardado se puede imprimir un ejemplar para el cliente. 15. Configurar varios ordenadores Para utilizar varios equipos con una base de datos común lo primero que tenemos que hacer es publicar la base de datos en un lugar de la red accesible a todos los ordenadores que vayamos utilizar. Para publicar la base de datos utilizamos el ordenador principal o con la base de datos que queremos que sea la que utilicen los demás y pulsamos el menú Base de datos y a continuación la opción Publicar base de datos en la red, nos aparecerá un formulario donde indicaremos la carpeta en la red donde vamos a publicar la base de datos. Lo siguiente que tenemos que hacer es especificarle a los distintos equipos donde se encuentra la base de datos, este proceso tendremos que hacerlo también con el equipo desde el cual hemos publicado la base de datos, para ello desde la pantalla de inicio del programa pulsamos el botón Localizar BD y aparecerá un formulario donde debemos especificar la carpeta que seleccionamos en el paso anterior o lo que es lo mismo la carpeta donde se encuentra ubicada la base de datos. Este paso tendremos que hacerlo con todos los ordenadores que vayamos a trabajar con el programa de forma simultanea. Página 26

27 16. Gestión de cuentas de usuarios Con S.G. Ópticas Multipuesto podemos configurar distintas cuentas de usuario con distintos permisos cada uno, crear/modificar o borrar usuarios accedemos al formulario de usuarios pulsando el botón usuarios Aparecerá el siguiente formulario En la parte superior del formulario aparece un listado desplegable con todos los usuarios para añadir un nuevo usuario tan solo hay que completar las cajas de texto Nombre, Usuario y Contraseña, marcar los permisos o privilegios que va tener el usuario y pulsar el botón alta. Página 27

28 Para modificar un usuario primero lo seleccionamos en el lista desplegable de la parte superior, cambiamos lo que sea necesario ya sea el nombre, la contraseña, los permisos etc y se pulsa el botón modificar. Para borrar un usuario, tras seleccionarlo en la parte superior se pulsa el botón borrar. 17. Otras cuestiones El software S.G. Óptica realiza una comprobación de actualización antes de arrancar, el equipo de desarrollo estaremos constantemente actualizando el programa con nuevas funcionalidades y corrección de errores, para ello solicitamos tu colaboración cualquier mejora, fallo, etc. nos lo puedes comunicar y nosotros trataremos de solucionarlo, de tal forma que cuando actualices el programa, el error estará subsanado de forma automática, por este motivo es muy importante que actualices siempre que la aplicación informe de una nueva versión. Este software es totalmente gratuito y de prueba, si consideras que algún módulo o alguna funcionalidad se pueden mejorar o simplemente necesitas alguna ampliación para cubrir las necesidades de tu negocio no dudes igualmente en ponerte en contacto con el grupo de programación a través de nuestro correo. MUCHAS GRACIAS POR CONFIAR EN S.G. ÓPTICA Página 28

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