HABILIDADES NECESARIAS PARA UN INGENIERO DE PROYECTOS

Transcripción

1 Indice 1. Introducción 2. Responsabilidades y funciones que realiza un Ingeniero de Proyecto 3. Habilidades 3.1 Comunicación. 3.2 Trabajo en equipo. 3.3 Gestión del conocimiento. 3.4 Técnicas de Negociación Comercial.

2 1. INTRODUCCION Hay cierto convencimiento de que por un lado está la satisfacción de vivir la experiencia universitaria cuando se estudia una carrera, y por otro, la percepción de que la Universidad no prepara adecuadamente a sus alumnos para la vida profesional. En el entorno empresarial se denuncia con frecuencia el divorcio que existe entre el mundo de la empresa y la Universidad.

3 CARENCIAS MAS MARCADAS Forma de comunicar Expresarse públicamente Redacción de informes Relación con los demás Desconocimiento del mundo comercial Técnicas de negociación

4 2. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES DE UN JEFE DE PROYECTO Recopilar toda la información técnico-comercial del contrato con el cliente. Planificar y organizar los recursos, así como las actividades de gestión y supervisión Emitir documento NDP que informa a los diferentes departamentos de las características del trabajo a desarrollar, adjuntando planning y plan de cobros. Elaborar y asumir hoja de presupuesto del contrato.

5 Distribuir a los diferentes departamentos (O. Ingenieria, Aprovisionamientos, Programación, Administración, etc.) la documentación integra del pedido (Planos, especificaciones, etc.) Canalizar toda la correspondencia con el cliente y hacer la distribución interna que proceda. Dar conformidad a las Peticiones de Compra, en cuanto a fechas, plazo, precios y calidad.

6 Conformar todos los pedidos de compras antes de la emisión al exterior. Asegurarse del cumplimiento de los plazos de entrega establecidos en cada actividad e implantar medidas correctoras en caso de desviaciones En caso de desviaciones imputables al cliente, documentar y gestionar la correspondiente ampliación y modificación del pedido. Asegurarse que al final del pedido el suministro se ha hecho en su totalidad incluyendo la documentación exigida (planos as built, certificados de calidad, protocolos de pruebas, etc.) de tal forma que no exista ningún impedimento para proceder a la facturación final y cierre de la obra.

7 Una vez concluida la obra, que sea recepcionada y aceptada por el cliente consiguiendo de éste el certificado correspondiente Conseguir del cliente la carta que certifica que la obra fue desarrollada a su satisfacción en calidad y plazo. Hacer la hoja de cierre de obra con el resultado final. Dejar al cliente satisfecho y procurar que siga siendo cliente del Grupo TSK.

8 3. HABILIDADES Se necesitan ciertas habilidades complementarias a las que se suponen se tienen desde el punto de vista técnico entre ellas : Comunicar bien, Saber trabajar en equipo, Preparación de negociaciones.

9 3.1 LA COMUNICACIÓN En su acepción más clásica, pero aun vigente, la comunicación consiste en el intercambio de informaciones entre varios individuos que establecen una relación reciproca, especifica y libremente consentida. De esta forma, la información transmitida por el emisor y entendida por el receptor forma o transforma las cosas que éste creía ó modifica su comportamiento.

10 La comunicación como factor fundamental de relación y de integración de los equipos humanos, se convierte en una variable estratégica de primer orden en la empresa, en cuanto que afecta necesariamente a la productividad y en consecuencia a la rentabilidad.

11 LAS HABILIDADES PARA COMUNICAR BIEN SON : SABER ESCUCHAR SABER PREGUNTAR SABER EXPRESARSE CON CORRECCION SABER REDACTAR UN ESCRITO

12 PARA ESCUCHAR CORRECTAMENTE SE REQUIERE: Establecer un clima agradable Estar dispuestos a oír a la persona en sus propios términos Estar preparado acerca del tema en cuestión Ser comprensivo Evitar distracciones Resumir las ideas básicas de vez en cuando Repetir en esencia lo que ha dicho el interlocutor Escuchar como si se fuera a redactar un informe Preguntar, tomar notas y sobre todo dominar los sentimientos

13 PARA PREGUNTAR CORRECTAMENTE DEBEMOS TENER PRESENTE LO SIGUIENTE: Las preguntas no deben ofender Las preguntas no deben ser cerradas Utilizarlas para dirigir una conversación Utilizarlas para superar una interrupción Deben de provocar atención Conseguir información Proporcionar información Originar pensamiento Inducir a una conclusión

14 Un sistema de comunicación, lo componen tres elementos : EL EMISOR LAS ONDAS EL RECEPTOR. EL EMISOR podríamos ser cualquiera de nosotros, EL RECEPTOR cualquiera de nuestros clientes y/ó proveedores y LAS ONDAS el entorno en el que nos comuniquemos, puede ser el teléfono, un correo, un agente comercial nuestro, etc.

15 3.2 TRABAJO EN EQUIPO QUE ES UN EQUIPO Conjunto de personas con conocimientos y habilidades complementarias, donde la suma conjunta de esfuerzos es mayor que la suma individual de cada uno por separado. EL DESAFIO ES SIEMPRE LOGRAR QUE: UN EQUIPO DE TRABAJO TRABAJE EN EQUIPO

16 EL ESPIRITU DE EQUIPO (Sin palabras)

17 VENTAJAS DEL EQUIPO PARA LAS ORGANIZACIONES Aumento de la productividad Mejora de la calidad Fortalecimiento del bienestar de los empleados Reducción de gastos generales

18 VENTAJAS DE LOS EQUIPOS PARA LAS PERSONAS El trabajo resulta menos estresante La responsabilidad es compartida El trabajo resulta más gratificante Se comparten los premios y reconocimientos Los miembros del equipo tienen capacidad de influir mas en otros Todos los miembros del equipo experimentan la sensación del trabajo bien hecho

19 3.3 GESTION DEL CONOCIMIENTO El conocimiento es un recurso que existe desde que existe la sociedad Suele residir en las personas y se mueve con ellas. El conocimiento ha sido necesario en las distintas etapas económicas con distinta intensidad. Los artesanos transmitían el conocimiento oralmente en el trabajo diario, no existían soportes para el almacenamiento de la información. En la economía de la revolución industrial, el uso de las maquinas genero una nueva forma de organizar la producción, se incrementó la información y fue necesario almacenarla.

20 Hoy día las tecnologías de la información y la comunicación nos permiten integrar todo y podemos manejar de forma conjunta Entradas/Salidas/ Memoria/ y Procesadores. Hay dos tipos de conocimiento el tácito y el explicito El tácito reside en las personas y el explicito es generado por las personas pero se representa y se transmite. En las empresas se crea conocimiento a tres niveles INDIVIDUAL, EN GRUPO Y, CORPORATIVO

21 En cuanto a nuestro ámbito podríamos clasificar las matrices del conocimiento en tres LA MATRIZ COMERCIAL LA MATRIZ TECNICA LA MATRIZ PRODUCTIVA

22 RESPECTO AL AREA DEL PRODUCTO DEBERIA DE: Conocer la relación completa de productos y/o servicios. Conocer, su entorno y su aplicación. Conocer normas y aplicaciones técnicas. Conocer los problemas de instalación y utilización. Conocer tecnólogos y tecnologías de primer nivel.

23 RESPECTO AL MERCADO Conocer la estructura del sector x de un país determinado. Conocer la competencia y sus redes de comercialización (productos y servicios, comparaciones técnicas, económicas y de riesgos) Conocer el organigrama del cliente y los puntos de decisión para la compra. Detectar penetración de la competencia, puntos fuertes y débiles. Detectar productos emergentes y nuevas tecnologías. Desarrollar la sensibilidad para detectar posibles servicios o negocios para ofrecer a los clientes.

24 RESPECTO A LA PROPIA EMPRESA o GRUPO EMPRESARIAL Conocer el organigrama Conocer y saber presentar nuestra organización y estilo de funcionamiento. Saber presentar el Grupo TSK, sus productos y servicios, así como sus aplicaciones. Saber realizar una visita a las instalaciones. Saber realizar visitas turísticas a la zona, si procediera, por tipo de cliente Conocer argumentaciones para la venta de los productos y servicios. Conocer técnicas de negociación. (Veremos más adelante) Conocer técnicas para evaluar el riesgo del cliente, riesgo país o riesgo en general y como minimizarlos asegurando las operaciones.

25 RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE VENTAS Conocer y realizar diferentes tipos de venta. Manejar programas informáticos al efecto. Manejar programas de estadística. Conocer sistemas informáticos básicos. Conocer sistemas administrativos de control de pedidos, facturación, etc. (Expertis ó Dynamics)

26 IDIOMAS Inglés, francés, alemán..., determinar niveles según necesidad.

27 La adquisición de esos conocimientos implica el desarrollo por parte de la empresa de herramientas soporte de las mismas. Se debe de analizar la información interna, y estructurarla para que sea accesible. Hay que determinar responsables de su mantenimiento y lugar físico de ubicación, que perfectamente puede ser la intranet que tenemos Determinar un sistema informático que permita su actualización y rápido acceso.

28 A las personas que acudan a cursos, seminarios, foros, etc., se les debe de exigir que la información recibida se difunda a través de la intranet en el archivo o carpeta que correspondiera, si hubiera espacio físico al efecto, y si no fuera así, habría que habilitarlo. A través de la propia intranet se debería de anunciar la disponibilidad de la información, para que los interesados pudieran acceder a ella.

29 3.4 TECNICAS DE NEGOCIACION COMERCIAL La negociación es un hábito de la conducta humana, cada vez que las personas intercambian ideas con la intención de modificar sus relaciones, cada vez que llegan a un acuerdo, están negociando. La negociación forma parte de nuestras vidas. En el mundo de la empresa es un elemento cotidiano, muy frecuente, no solo para vendedores y compradores, sino también para las personas con responsabilidad ejecutiva.

30 Cualquier método de negociación debe de ser evaluado por tres criterios a) Debe de conducir a un acuerdo inteligente, siempre que el acuerdo sea posible. b) Debe de ser eficiente. c) Debe mejorar o al menos no dañar las relaciones entre las partes

31 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA NEGOCIACION. (DECALOGO) 1. Si no tenemos necesidad de negociar no negociemos (No hacer tratos con quien no suele hacer buenos tratos) 2. Si tenemos que negociar, estemos preparados para ello (Jamás se debe de alardear del éxito obtenido. Que sea la otra parte la que parezca que ha ganado) 3. Que sea la otra parte la que haga el trabajo. (Las personas se sienten más satisfechas con aquellas cosas que le han costado esfuerzo. Démosle a la otra parte la satisfacción). 4. Utilicemos nuestras fuerzas al principio con suavidad. (El monopolio resulta bueno si lo utilizamos nosotros y malo si lo ejerce el otro.) 5. Que compitan ellos (Perder la calma no sirve de nada) 6. Dejar cierto margen de maniobra. (Haz que al final la otra parte quede un poco mejor de lo que esperaba.) 7. Mantener la integridad. (si la otra parte está en un hondo agujero échales una escalera.) 8. Escuchemos en vez de hablar. (más útil el papel de juez, que de abogado) 9. Mantengamos el contacto con sus expectativas. ( No te creas lo que oigas por casualidad) 10. Que se familiaricen con nuestras grandes ideas. (No bajemos el listón de nuestras aspiraciones con demasiada facilidad.)

32 FASES DE UNA NEGOCIACION Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V Fase VI Fase VII PREPARACION DISCUSION LAS SEÑALES PROPUESTA PAQUETE INTERCAMBIO CIERRE Y ACUERDO

33 LA PREPARACION Objetivos (Que prioridades tenemos, son realistas? Que objetivos tendrá la otra parte. Intereses propios, identificar intereses del oponente.) Información (Equilibrio de poder. Personalidades. Intereses. Hechos, supuestos ) Concesiones (Que valor tienen, que contrapartidas obtenemos) Estrategia (Nuestra táctica debe de ser sencilla y flexible) Tarea (En el supuesto de que vaya más de uno, se deben de repartir las tareas, una la del dirigente, otra la del observador, otra la del sintetizador etc.)

34 LA DISCUSION Que hay que evitar (Interrumpir, atacar, acusar, marcar goles, dominar a gritos, los sarcasmos, las amenazas, hablar excesivamente. ) Que hay que procurar (escuchar, pedir aclaraciones, resumir los temas neutralmente, no comprometerse con suposiciones, contrastar la firmeza de las suposiciones)

35 LAS SEÑALES El lenguaje oculto de las señales. El uso de las señales Algunos ejemplos del lenguaje oculto de las señales: (Nos resultaría extraordinariamente difícil cumplir ese plazo ENTONCES ES QUE NO ES IMPOSIBLE) (No estoy autorizado para negociar ese precio ENTONCES HABLE CON EL JEFE) (Podemos discutir ese punto ENTONCES ES NEGOCIABLE) (No estamos dispuestos en este momento a discutir ese punto ENTONCES PUEDE SER MAÑANA) (Estas son nuestras condiciones normales de contratación ENTONCES PUEDEN SER NEGOCIABLES) SI NO HUBIERA CAMBIO DE POSICIONES: (Evitemos hacer concesiones con la esperanza de una respuesta reciproca esto premiaría la intransigencia) MAXIMAS A RECORDAR La ceguera prolonga la discusión Escuchar mas, hablar menos Responder en reciprocidad

36 LA PROPUESTA Evitar frases que nos lleven a peores tratos (No usar un lenguaje débil - esperamos, nos gustaría, preferiríamos, ) Es mejor la firmeza con corrección ( necesitamos, tenemos que ) EL PAQUETE No negociemos partes, negociemos el paquete (Quien obtiene algo Qué? Cuánto? Cuándo? Hagamos que las concesiones sirvan a nuestros objetivos. Analicemos nuestras concesiones según las condiciones de la otra parte.)

37 INTERCAMBIO Todo ha de ser condicional. Nunca demos algo por nada (Señalemos lo que es posible si, y solo si, la otra parte acepta nuestras condiciones. Presentemos primero nuestras condiciones. Mantener los temas enlazados. Decidamos lo que vamos a exigir a cambio de nuestras concesiones.) CIERRE Y ACUERDO Decidir el momento de no hacer más concesiones. Hacer lista detallada de los acuerdos con aclaraciones. Si el acuerdo es oral, enviar lo más pronto posible una nota escrita a nuestro interlocutor con lo que creemos que se ha acordado, etc.

38 Finalmente como recordatorio de lo importantísimo que son los clientes para cualquier negocio a modo de reflexión : TODO TRABAJO TIENE QUE IR ORIENTADO A SATISFACER AL CLIENTE. PORQUE NO EXISTEN NEGOCIOS SIN CLIENTES. PODEMOS SER UNOS INGENIEROS MUY CAPACES, PERO SI LO QUE SE DESARROLLA NO SE VENDE, NO SERVIRA DE NADA

39 Un buen servicio al cliente se evalúa como actitud de cooperación cuando hay: RESPUESTA LENGUAJE CORPORAL POSITIVO AMABILIDAD RESPETO FLEXIBILIDAD

40 Sin embargo actitudes que provocan insatisfacción están ligadas a: APATIA EXCUSAS FRIALDAD CONDESCENDENCIA ROBOTISMO APLICACIÓN TAJANTE DE REGLAS LOS RODEOS.

41 Muchas gracias por vuestra atención Jose Maria Gonzalez Fernandez Presidente de INGEMAS S.A. GRUPO TSK

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