POLÍTICA de OpenLine de Airbus Group

Transcripción

1 POLÍTICA de OpenLine de Airbus Group Oficina de Ética y Cumplimiento, Airbus Group Versión 6 27 Octubre de / Introducción Airbus Group está comprometido con el pleno cumplimento de las leyes y altos estándares éticos de conducta empresarial, tal como se refleja en los Estándares de Conducta Empresarial del Grupo, Nuestros Principios de Integridad, y en las políticas relacionadas con el mismo. Ética y Cumplimiento son responsabilidad de cada persona dentro de la empresa y se manifiesta no sólo en cómo nos relacionamos entre nosotros, sino también con nuestros clientes, proveedores, accionistas, y otros grupos de interés. Airbus Group está también comprometido a desarrollar una cultura de hablar sin miedo donde todos los empleados se sientan a gusto compartiendo visiones, haciendo preguntas, señalando anomalías, expresando preocupaciones o reportando lo que sea percibido como una violación a nuestras normas, procesos, leyes, Estándares de Conducta Empresarial o Nuestros Principios de Integridad. Existen diferentes canales para que los empleados pueda hablar sin miedo: sus jefes inmediatos, el personal de Ética y Cumplimiento, los representantes de Recursos Humanos, los miembros de la Asesoría Jurídica, o los representantes de la Alta Dirección,... Airbus Group motiva a los empleados a hablar sin miedo, y prohíbe cualquier tipo de represalia. Por ello, Airbus Group ha puesto a disposición de los empleados un canal seguro y confidencial llamado OpenLine, para todos aquellos empleados que todavía pudieran temer alguna represalia en caso de hablar sin miedo. OpenLine es completamente opcional y voluntario y no habrá consecuencias para los empleados que no lo utilicen. El objetivo de esta Política es explicar cómo funciona OpenLine en Airbus Group, y definir el ámbito del sistema y las garantías previstas para proteger a los usuarios y los datos personales transmitidos en el proceso 2/ Características clave de OpenLine Airbus Group Para asegurar la confidencialidad del sistema, Airbus Group ha decidido externalizar su gestión. Airbus Group ha escogido a un proveedor externo especializado en este tipo de servicios, Deloitte, situado fuera de la Unión Europea, en Sudáfrica. Las alertas serán Traducción realizada, para información, a partir del texto original inglés, siendo este último el único válido a efectos legales 1 / 6

2 tratadas en un entorno seguro, por un número restringido de empleados del proveedor de servicios, que habrán recibido una adecuada formación profesional. La información proporcionada por los empleados de Airbus Group a través de OpenLine, incluidos los datos personales, se capturará localmente y se almacenará únicamente en Francia, en los servidores informáticos de Deloitte France. Los empleados que usen el sistema entran directamente en contacto con el proveedor de servicios, bien por teléfono o a través de la página web. 3/ Actuando de buena fe Los usuarios del OpenLine deben actuar de buena fe y no deben hacer deliberadamente acusaciones falsas al presentar sus inquietudes (el empleado no puede inventar un informe o realizar cualquier falsificación). La buena fe consiste en dar información sin malicia, sin considerar el beneficio personal y pensando de manera razonable que la información comunicada es veraz. Cualquier empleado que deliberadamente haga declaraciones falsas o engañosas o revelaciones que no sean de buena fe podrá ser objeto de acciones disciplinarias, de conformidad con las legislaciones aplicables. Ningún empleado que haga declaraciones o revelaciones de buena fe será objeto de acciones disciplinarias, incluso si dichas declaraciones o revelaciones resultan ser inexactas. 4/ Definición de una alerta Una alerta es una inquietud comunicada de buena fe por un empleado identificado, quién actúa usando OpenLine. 5/ Responsabilidad El Group Ethics and Compliance Officer es responsable de la actualización de esta Política y de la supervisión de la gestión de las alertas significativas efectuadas según esta Política. También él es responsable de contactar con todas las partes involucradas en cada alerta y de comunicar sin demora el resultado al empleado que efectuó la alerta. 6/ Confidencialidad A los usuarios del sistema de alerta se les requerirá identificarse al proveedor del servicio. El proveedor del servicio reenviará el correspondiente reporte sin revelar la identidad de la persona que ha comunicado la alerta. Sin embargo, los usuarios pueden solicitar que su identidad sea comunicada a Airbus Group. 2 / 6

3 Si así fuera el caso, Airbus Group hará todo lo que sea posible para proteger la identidad de la persona que ha creado la alerta. Todos los informes se guardarán confidencialmente, en la medida de lo posible, atendiendo a la necesidad de realizar una investigación exhaustiva y efectiva, y a las exigencias de la ley y de los procedimientos judiciales. 7/ Ámbito de OpenLine En este punto, el ámbito de OpenLine se limita a asuntos relacionados con la contabilidad, finanzas, corrupción, prácticas anticompetitivas, divulgación de información confidencial, conflictos de interés, seguridad del producto, calidad y acoso. El uso de OpenLine está limitado a los empleados de todas las empresas controladas por Airbus Group y situadas en Francia, Alemania, España, Reino Unido, Australia, Brasil, Canadá, China, México y Arabia Saudí 1. 8/ Protección frente a represalias No serán toleradas las represalias directas o indirectas por parte de cualquier empleado de la compañía, y/o por la propia compañía, contra la persona que de buena fe haya presentado una alerta o facilitado asistencia a las personas responsables de la investigación de la misma. El acoso, o la adopción de medidas perjudiciales hacia cualquier empleado, por el hecho de haber efectuado de buena fe una alerta tampoco serán tolerados. 9/ Registro de alertas e informes Los usuarios del sistema pueden crear alertas de dos formas: 1. Pueden llamar al número de teléfono dedicado para este propósito, 2. Pueden introducirlas a través del sitio web dedicado a este efecto. Las alertas serán recibidas por el proveedor externo y los reportes serán comunicados al Group Ethics and Compliance Officer. Los informes incluirán la información recabada objetivamente que esté en relación directa con el ámbito de la investigación y sea estrictamente necesaria para la verificación de los hechos alegados. Todo reporte transmitido al Group Ethics and Compliance Officer no contendrá cualquier elemento que permita identificar al empleado. Sin embargo, la identidad del empleado se facilitará al Group Ethics and Compliance Officer si se cumple alguna de las condiciones siguientes: (1) El empleado ha dado previamente su consentimiento verbal o escrito al proveedor externo de comunicar su identidad a Airbus Group. 1 India incluido desde el 1 de Junio / 6

4 (2) Airbus Group suministra al proveedor externo evidencia escrita de la existencia de procesos judiciales que requieren la comunicación de la identidad del empleado. (3) Airbus Group acredita al proveedor externo que las alegaciones son maliciosas. 10/ Procedimiento de investigación Todas las alertas son enviadas por Deloitte a la Group Ethics and Compliance Office, a excepción de aquellas relacionadas con acoso. Esta son enviadas al Group Ethics and Compliance Advisor de la función de Recursos Humanos, quien gestiona dichas alertas en coordinación con las oficinas locales de Recursos Humanos. Si resulta coherente, el informe es dado a la División y/o al Functional Head of Ethics and Compliance. Ellos llevarán a cabo una primera revisión y evaluación del informe, y decidirán quién necesita conocer el informe, así como la respuesta adecuada que, en el plazo oportuno, deba darse. Una vez revisada la coherencia/gravedad de la inquietud, se decide si ésta se va, o no, a investigar. Las Divisiones o los Functional Heads of Ethics and Compliance informarán de nuevo al Group Ethics and Compliance Officer. El Head of Compliance Allegations gestionará los informes que no se hayan asignado a una división/departamento, o que se hayan asignado a varios, o cuando sea solicitado. Si se lanza una investigación, se crea un equipo de investigación limitado. En algunos casos se puede solicitar a Corporate Audit y Forensic que realicen las investigaciones. Si se requieren recomendaciones o acciones correctivas, éstas serán decididas por el nivel de gestión apropiado. El Group Ethics and Compliance Office es también responsables de la supervisión de cualquiera de las acciones correctivas, que pueden incluir procedimientos disciplinarios, de acuerdo con las regulaciones nacionales. 11/ Presunción de inocencia Se considerará inocente cualquier empleado que esté implicado en una alerta mientras no se hayan demostrado las alegaciones dirigidas contra él. 12/ Comunicación e información En cuanto se haya tomado la decisión de investigar una alerta, el Group Ethics and Compliance Office o el equipo de ética y cumplimiento la notificará a toda persona implicada en la alerta, con el fin de permitirle sin demora ejercer sus derechos, incluyendo su derecho de defensa. 4 / 6

5 Sin embargo, el Group Ethics and Compliance Office tiene derecho a adoptar medidas cautelares, por ejemplo, las medidas necesarias para evitar la destrucción de pruebas en relación con la alerta, antes de notificarla a la persona implicada. El equipo de investigación puede responder y comunicar con la persona que hizo la alerta a través del proveedor externo. El Group Ethics and Compliance Office comunicará sin demora al empleado que hizo la alerta los resultados de la investigación a través del proveedor del servicio externo. El proveedor externo pedirá a su vez al empleado su reacción respecto de la información comunicada por él. 13 / Gestión de registro y derechos de acceso La información comunicada en relación con una alerta que sea considerada ajena al ámbito del sistema, infundada o de poca entidad se destruirá inmediatamente. En cambio, la información que se haya considerado de entidad se conservará por un periodo que no podrá exceder los dos meses después de la fecha de finalización de los procedimientos de investigación. Una vez transcurrido este periodo, la información se archivará. Eso no se aplica a los casos en los que se hayan iniciado procedimientos disciplinarios y/o judiciales contra la persona implicada, la persona que hizo la alerta o un tercero. De acuerdo con las leyes nacionales, la persona implicada tiene derecho a acceder a los datos que la conciernan y a solicitar que esos datos sean corregidos o borrados, si es el caso. Una persona implicada no podrá obtener información sobre terceros, tal como la identidad de la persona que hizo la alerta, sobre la base de estos derechos de acceso. 14/ Datos de contacto Los empleados de Airbus Group pueden ponerse en contacto con OpenLine: - Conectándose a la página web OpenLine de Airbus Group: - Llamando a los siguientes números 5 / 6

6 País Número gratuito Número con cargo fijo Todo el mundo +27 (0) (0) Francia, Alemania, España, Reino Unido Australia Brasil Canadá China México Arabia Saudita Openline es operada en inglés 24 horas, los 7 días de la semana. Hay un operador disponible en francés, alemán, español y portugués de 07:00 a 16:00 (CET) 2, y un sistema automático de mensajes de voz fuera de las horas de trabajo. Llamadas en mandarín son recibidas en horarios de oficina china: 08:00 a 17:00 (UTC +8) 3 con opción inglés 24 horas, 7 días a la semana. Empleados en Arabia Saudita pueden dejar su mensaje en árabe a través del sistema automático de mensajes de voz o utilizar la línea en inglés 24/7. Las solicitudes de información adicional se deben remitir al Group Ethics and Compliance Officer: Pedro Montoya Group Ethics and Compliance Officer Airbus Group 4, rue du Groupe d'or Blagnac Cedex France 15/ Información específica por país Antes de utilizar OpenLine, los empleados de Airbus Group situados en Francia o en Australia deben leer también el Anuncio de Información nacional, de acuerdo con la legislación nacional. 2 Hora Central Europea 3 Hora Universal Coordinada 6 / 6