Directrices para la investigación: Oficina de Cumplimiento de los Estándares Sociales y Ambientales

Transcripción

1 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Oficina de Auditoría e Investigaciones Directrices para la investigación: Oficina de Cumplimiento de los Estándares Sociales y Ambientales 3 de diciembre de 2014

2 Índice 1. Objetivo Fundamento de la política La misión de la SECU y la naturaleza de sus investigaciones Responsabilidades Transparencia Independencia Normas de investigación Denuncias Procedimiento del examen de una denuncia -- Admisibilidad y términos de referencia Determinación de la admisibilidad de una denuncia Evaluación de la admisibilidad Consulta al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves y a los Querellantes Elaboración de los términos de referencia para el examen del cumplimiento Protección contra actos de represalia o castigo Investigación Informe preliminar sobre el examen del cumplimiento Presentación del informe final La decisión del Administrador Cumplimiento Seguimiento Notas de orientación Medidas temporales y preventivas Informe anual Responsabilidad de actualización de las directrices ANEXO I Definiciones ANEXO II Referencias Política de Divulgación Pública de la SECU Recepción de denuncias y evaluación de la admisibilidad Directrices para entrevistas

3 1. Objetivo Las Directrices para la investigación (Directrices) de la Oficina de Cumplimiento de los Estándares Sociales y Ambientales (SECU) tienen como objetivo: Informar al personal del PNUD, a las organizaciones que cuentan con el respaldo del PNUD y a aquellas que se vean afectadas por proyectos que apoya el PNUD acerca de los procedimientos que sigue la SECU, Brindar orientación a la SECU para garantizar que las investigaciones de presuntas contravenciones de la política social y ambiental del PNUD se realicen en forma transparente, objetiva y eficaz. Después de la puesta en marcha de la Oficina de Cumplimiento Social y Económico (SECU) de la OAI el 31 de diciembre de 2014, se aceptarán denuncias por parte de personas afectadas para todos los proyectos aprobados después de esa fecha que cuentan con el respaldo del PNUD. En relación con los proyectos aprobados antes del 31 de diciembre de 2014, la SECU aceptará tales denuncias en caso que el PNUD se haya comprometido a ofrecer un proceso de examen del cumplimiento de los compromisos sociales y ambientales en el contexto de ese proyecto o programa de financiación específico. Para otros proyectos aprobados antes de esa fecha, existen dos posibles recursos: 1) la SECU puede comprobar si se cumplen los criterios para una Nota de orientación y si ese es el caso, informar a los solicitantes sobre la disponibilidad de esta opción y explicarles que la Nota podría ser de utilidad para que la Dirección del PNUD mejore el cumplimiento de las políticas en el proyecto, y 2) el Mecanismo de Respuesta para Actores Claves (SRM) puede prestar asistencia al Querellante. Si ambas opciones se encuentran disponibles, el Querellante puede elegir cuál de ellas utilizará. A fin de fomentar la consistencia de los procedimientos, el examen del cumplimiento se investiga ajustándose en la medida de lo posible a estas Directrices; sin embargo, las circunstancias de una investigación en particular podrían afectar la aplicación de las Directrices para velar por la entrega de un proceso justo a los querellantes. Además, las mejores prácticas aprendidas de experiencias concretas pueden haber servido de base para modificar ciertos procedimientos. Las Directrices explican el proceso que la SECU utilizará para investigar la denuncia de presuntas violaciones de los compromisos sociales y ambientales del PNUD. Si en el procedimiento para examinar el cumplimiento indicado en las Directrices se detecta alguna infracción, la SECU formulará recomendaciones para armonizar el proyecto con las disposiciones y, si corresponde, mitigar cualquier perjuicio causado por la contravención de los compromisos sociales y ambientales de la institución. La SECU podría también derivar la denuncia al Administrador para que tome otras medidas conforme a la sección 10 de las Directrices. La SECU no tiene semejanza alguna con un tribunal de justicia y ningún hallazgo o resultado cambia la inmunidad, obligación o responsabilidad jurídica subyacente del PNUD. No se interpretará parte alguna del proceso de rendición de cuentas como una renuncia, ya sea expresa o implícita, a los privilegios e inmunidades de la institución. La plantilla del Acuerdo modelo de asistencia básica (SBAA) del PNUD, que constituye el contexto jurídico y queda incorporado en cada documento del proyecto, reconoce los privilegios e inmunidades y la indemnización de parte del Gobierno que corresponden al PNUD. El Gobierno asume todos los riesgos de las operaciones que surgen de este Acuerdo Fundamento de la política El objetivo del examen del cumplimiento es investigar presuntas o potenciales violaciones de los Estándares Sociales y Ambientales (SES) del PNUD, del Procedimiento de Diagnóstico Social y Ambiental (SESP) y de los compromisos sociales y ambientales asumidos por la institución en el contexto de un proyecto o programa 3

4 de financiación específico. Para proyectos anteriores a 2015 para los cuales el PNUD ha previsto el examen del cumplimiento, el proceso respectivo aplicará los compromisos reflejados en el documento del proyecto, mientras que en proyectos relacionados con el Fondo Cooperativo para el Carbono de los Bosques (FCPF), utilizará el Enfoque Común para el Uso de Salvaguardias Sociales y Ambientales en el caso de participación de múltiples asociados en la ejecución. Las siguientes denuncias se excluirán del proceso de examen del cumplimiento del PNUD: 1) Cualquier denuncia que se haya presentado con fines dolosos o malintencionados. Cabe observar que la SECU podrá seguir investigando por iniciativa propia una denuncia hecha de manera malintencionada, pero que por lo demás sí amerita una investigación; 2) Las denuncias relacionadas con problemas de fraude, corrupción o anomalías en el proceso de adquisición no serán procesadas por la SECU, sino serán derivadas a las oficinas de la OAI que correspondan; 3) Denuncias que no impliquen implícita ni explícitamente un posible incumplimiento de compromisos sociales y ambientales del PNUD en un proyecto o programa específico; 4) Denuncias relacionadas con proyectos o programas que no cuenten con el respaldo del PNUD o en los cuales el apoyo del PNUD haya finalizado y donde ya no es razonable suponer que su rol pueda haber causado el problema planteado en la denuncia. Cabe observar, sin embargo, que cuando el apoyo del PNUD haya terminado, pero sus impactos puedan imputarse de manera justa y razonable a su participación, la SECU aceptará investigar las denuncias que pudieran significar un aprendizaje institucional, servir para prevenir errores y abusos en el futuro o para resolver inquietudes de las comunidades; 5) Denuncias de un querellante que ya planteó a la SECU el mismo problema en relación con el mismo proyecto, a menos que se disponga de nueva información de importancia o las circunstancias hayan cambiado sustancialmente; 6) Denuncias anónimas. El procedimiento en que se examina el cumplimiento debe ser coherente con la Carta Constitutiva de la Oficina de Auditoría e Investigaciones 1. La definición de una investigación del cumplimiento es la siguiente. Un proceso sistemático y documentado para obtener y evaluar con objetividad las pruebas disponibles a fin de determinar si las actividades apoyadas por el PNUD se ajustan plenamente a los compromisos sociales y ambientales asumidos por la institución. Las investigaciones de la SECU son procesos administrativos de constatación de hechos. Al evaluar hechos pertinentes a temas relacionados con el cumplimiento social y ambiental, la SECU utiliza la regla del predominio de las pruebas, la que sobre la base de la información que la Oficina está evaluando estima si un hecho tiene mayor probabilidad de ser cierto que falso. 2. La misión de la SECU y la naturaleza de sus investigaciones La SECU proporciona al PNUD y a las personas afectadas por proyectos del PNUD un sistema eficaz para investigar, de manera independiente y objetiva, denuncias de violaciones de los compromisos sociales y ambientales de la institución. La SECU busca proteger a las comunidades locales afectadas y, en especial, a los grupos desfavorecidos y vulnerables, y garantizar la participación de actores locales claves. A través de un diálogo permanente, la SECU intenta garantizar que los actores claves externos conozcan y sepan cómo tener acceso a ella. Además, busca aumentar la sensibilidad al interior del PNUD con respecto a temas que podrían llegar a ser motivo de incumplimiento de las políticas y procedimientos del PNUD. 1 Carta Constitutiva de la Oficina de Auditoría e Investigaciones (diciembre de 2012). 4

5 3. Responsabilidades La SECU se involucrará en las siguientes actividades para velar por el cumplimiento de los compromisos sociales y ambientales: Recibir denuncias y determinar la admisibilidad de las solicitudes de examen del cumplimiento; Asegurar que los Querellantes sean informados sobre su opción de utilizar la SECU o el Mecanismo de Respuesta para Actores Claves (SRM) cuando ambos procesos estén a su disposición; Cuando las denuncias sean admisibles y se haya elegido el proceso de examen del cumplimiento, revisar directa y objetivamente el cumplimiento de las políticas mediante inspecciones en el mismo país, entrevistas a personas afectadas por proyectos que cuentan con el apoyo del PNUD y la recopilación de información integral para determinar los hechos concretos en torno a los problemas planteados; Emitir públicamente informes con las conclusiones sobre el cumplimiento de las políticas y aceptar comentarios del público al respecto; Emitir un borrador con recomendaciones sobre la forma en que los directores de proyectos pueden velar por el cumplimientos de los compromisos sociales y ambientales del PNUD en un proyecto; Recibir comentarios y, según corresponda, consultar a quienes presuntamente han infringido los estándares, a personal del PNUD, organizaciones no gubernamentales, inversionistas privados y gobiernos afiliados a proyectos respaldados por el PNUD; Emitir informes finales para el Administrador del PNUD con conclusiones y recomendaciones; Vigilar la implementación de las decisiones del Administrador del PNUD sobre el cumplimiento y poner a disposición del Querellante y el público en general los planes e informes de seguimiento disponibles; Informar al menos una vez al año al Administrador del PNUD sobre las funciones, operaciones y resultados del proceso de examen del cumplimiento y poner estos informes a disposición del público y de otros actores claves; Emitir informes al Administrador que ofrezcan asesoría sistémica sobre la base de las experiencias adquiridas en casos anteriores, y Explicar el proceso de la SECU a personas que posiblemente se han visto afectadas, a través de diferentes medios y colaboraciones, incluso a través de mecanismos de reparación de agravios y en colaboración con el Mecanismo de Respuesta para Actores Claves. Estas actividades se describen con mayor detalle en las Secciones 7 a 11 más adelante. 4. Transparencia El principio de transparencia exige la participación y el compromiso del público en las operaciones de la SECU. Para este fin, publica las Directrices en su sitio web y las pone a disposición inmediata de todo aquel que las solicite. Además, la Oficina publica sus términos de referencia, conclusiones fácticas e informes preliminares y finales. Asimismo, la SECU da a conocer al público general el mecanismo de cumplimiento social y ambiental, en particular en zonas donde se implementan proyectos del PNUD. La divulgación pública de los datos de cada investigación es indispensable para asegurar la transparencia y eficacia de la SECU. En este sentido, la Oficina publicará en su sitio Web todos los hallazgos y conclusiones fácticas de las investigaciones del cumplimiento. Para fomentar la divulgación, la SECU administra un sitio web que contiene información acerca de los siguientes temas: Los procedimientos del examen del cumplimiento; 5

6 El Mecanismo de Respuesta para Actores Claves; Instrucciones sobre cómo presentar una denuncia y/o reclamación con el Mecanismo de Respuesta para Actores Claves; Un vínculo a una página externa para presentar una denuncia; Un registro de denuncias con información sobre la denuncia específica y su estado; Términos de referencia e informes sobre la investigación de cada denuncia; Otro tipo de información relacionada con la Política de Divulgación de la SECU; Informes anuales que describen las actividades de la SECU. 5. Independencia La SECU funciona dentro de la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI), que es independiente de todas las otras oficinas y direcciones del PNUD. Esta independencia se refuerza adicionalmente a través de varios mecanismos estructurales: La OAI rinde cuentas al Administrador y opera con independencia de otros proyectos y programas del PNUD; El Director de la OAI es nombrado por un período acotado de cinco años, con la posibilidad de extender su cargo por otro período más; El personal de la SECU y los consultores son contratados por la OAI; El Oficial Principal de Cumplimiento no debe haber trabajado para el PNUD en los tres años previos a su nombramiento en el cargo y no puede trabajar para la institución una vez finalizado su servicio. 6. Normas de investigación Los principios generales establecidos en los Principios y Directrices Uniformes para las Investigaciones, aprobados en la Décima Conferencia de Investigadores Internacionales, se aplican a todas las investigaciones de cumplimiento 2. Estos principios incluyen lo siguiente: La oficina a cargo de la investigación mantendrá la objetividad, imparcialidad y legitimidad durante todo el proceso de investigación y realizará sus actividades en forma competente y con los mayores niveles de integridad; La SECU ejecutará sus deberes en forma independiente de quienes estén a cargo o involucrados en las actividades operacionales y de los funcionarios que puedan estar relacionados con una investigación; Las investigaciones de la SECU estarán libres de influencias inadecuadas y temor a represalias; Los consultores y el personal de la SECU comunicarán oportunamente a un supervisor cualquier conflicto de interés real o posible; Se aplicarán procedimientos adecuados para investigar denuncias de conducta indebida por parte de cualquier funcionario de la SECU; La SECU tomará medidas razonables para proteger la confidencialidad de cualquier información que no sea de conocimiento público asociada con una investigación (vea el Procedimiento Operativo Estándar (SOP) sobre Divulgación Pública); Las conclusiones de la investigación se basarán en hechos y sus análisis relacionados, que pueden incluir inferencias razonables; Las recomendaciones que los consultores e investigadores expertos de la SECU hagan al Oficial Principal de Cumplimiento y al Oficial de Cumplimiento se derivarán de las conclusiones de la investigación; Todas las investigaciones realizadas por la SECU son de carácter administrativo. 2 Principios y Directrices Uniformes para las Investigaciones, Décima Conferencia de Investigadores Internacionales (2009). 6

7 7. Denuncias Cualquier persona, grupo o representante de una persona o grupo que posiblemente haya sido afectado por un proyecto respaldado por el PNUD puede presentar una denuncia a través del correo postal, correo electrónico, teléfono, facsímil y el formulario de presentación en línea de la SECU específico para este fin. No se aceptarán denuncias anónimas. Sin embargo, si el Querellante lo solicita, su nombre se mantendrá en estricta reserva. Cabe recordar que una vez recibida la denuncia inicial, los Querellantes están facultados a modificarla, entregar información o pruebas adicionales o denunciar nuevas contravenciones. Si estas nuevas contravenciones de las políticas se presentan una vez iniciado el proceso, es posible que sea necesario reiniciarlo. La SECU también puede activar una investigación por iniciativa propia a través del Oficial Principal de Cumplimiento o a solicitud del Administrador del PNUD. Cuando esto suceda, la divulgación de los documentos se producirá de un modo similar al que se usa en los casos de querellas presentadas por la comunidad. El PNUD toma en serio y evalúa todos los informes de presuntas denuncias de contravenciones de los compromisos sociales y ambientales a fin de determinar si amerita una investigación. Los canales para presentar informes sobre el objeto de un litigio a la SECU son los siguientes: Por correo electrónico (directamente a la SECU): secuhotline@undp.org A través de un formulario en línea al que se puede tener acceso desde el sitio web de la SECU: A través del sistema de respuesta telefónica directa del PNUD (gratuito): o En todo el mundo: 001 (646) o En Estados Unidos: +1 (646) Por facsímil: Por correo postal a la siguiente dirección: Social and Environmental Compliance Unit, 220 East 42nd Street, Rm., 2300 Nueva York, NY 10017, EE.UU. Los informes deben ser lo más específicos posible y describir los impactos adversos actuales o futuros que tengan un vínculo causal verosímil con una actividad apoyada por el PNUD y, si es posible, los compromisos sociales y ambientales del PNUD que se estima han sido contravenidos. 8. Procedimiento del examen de una denuncia Admisibilidad y términos de referencia Las denuncias que no se excluyen automáticamente (vea la sección 1.1 anterior, Fundamento de la política) serán registradas por la SECU dentro del plazo de cinco días desde su recepción, aunque cualquier denuncia enviada a una oficina equivocada debe ser reencaminada, no registrada. Junto con su registro, la SECU enviará un acuse de recibo al Querellante. Si la SECU determina en forma inmediata que la denuncia es inadmisible, se lo informará por escrito al Querellante. El registro de la denuncia estará a disposición del público a través del sitio web de la SECU. Esta además se lo comunicará al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves y le entregará una copia de la denuncia. Cuando el Querellante solicite mantener su nombre en reserva, tanto este como los detalles que lo identifiquen se eliminarán de los documentos publicados en el sitio web de la SECU y de los documentos entregados al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves Determinación de la admisibilidad de una denuncia Dentro del plazo de 20 días hábiles desde el registro de la denuncia, la SECU deberá decidir sobre su admisibilidad, procurará la aprobación del Director de la OAI y comunicará la decisión al Querellante. La OAI interpretará la admisibilidad en un sentido amplio para garantizar que el mecanismo esté disponible para todos los actores claves que puedan verse afectados por un proyecto respaldado por el PNUD y velará asimismo porque exista una relación de causalidad verosímil entre el involucramiento del PNUD y el presunto perjuicio. Si el Querellante no plantea algún incumplimiento específico, la SECU evaluará la 7

8 denuncia por su cuenta para determinar si apunta a posibles incumplimientos de los compromisos sociales y ambientales del PNUD. Durante la fase de admisibilidad, la SECU puede consultar al Querellante, a personal del PNUD y a los patrocinadores del proyecto y revisar los documentos que sean pertinentes. Cuando se determina que una denuncia es inadmisible, la SECU entrega al Querellante y al público en general una explicación clara y detallada de las razones de esa determinación. Si se concluye que la denuncia es admisible, se avanzará a la etapa de investigación (vea la sección 9) Evaluación de la admisibilidad El Oficial Principal de Cumplimiento deberá pronunciarse sobre la admisibilidad de la investigación de la denuncia y buscará la aprobación del Director de la OAI, ya sea para cerrar el caso o bien para proceder con su investigación. Esta determinación se toma sobre la base de la probabilidad de que el proyecto apoyado por el PNUD no se ajuste a los compromisos sociales y ambientales de la institución. El Oficial Principal de Cumplimiento procederá ya sea a: Cerrar el caso porque no cumple con los criterios de admisibilidad o la denuncia es de algún tipo incluido en la Lista de Exclusiones; o Preparar un plan de investigación, con términos de referencia y plazo, para establecer los pasos a seguir para evaluar la base fáctica de la o las acusaciones. Para que sea admisible, la denuncia debe: o o Relacionarse con un proyecto o programa respaldado por el PNUD y Plantear problemas reales o potenciales relacionados con el cumplimiento de los compromisos sociales y ambientales del PNUD Consulta al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves y a los Querellantes Al determinar la admisibilidad de la denuncia para el examen del cumplimiento, la SECU consultará al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves que opera en la Sede del PNUD para conocer sus propias evaluaciones de la denuncia. Si ambos procesos son factibles de aplicar, se informará de ello al Querellante, quien tendrá la opción de proceder con un examen del cumplimiento, una respuesta de los actores claves o con ambos. Las oficinas pueden entregar esta información en forma conjunta al Querellante. Aun cuando la denuncia se considere inadmisible para el examen del cumplimiento, podría ser admisible para un proceso similar al de la mediación y ser derivado al Mecanismo de Respuesta para Actores Claves Elaboración de los términos de referencia para el examen del cumplimiento Dentro del plazo de 20 días hábiles de haber determinado que una denuncia es admisible, la SECU elaborará y publicará los términos de referencia y plazo de investigación preliminares. El personal del PNUD, los Querellantes y otras partes interesadas tendrán 10 días hábiles para presentar sus comentarios sobre el plan de investigación. A continuación, la SECU dispondrá de un plazo de 10 día hábiles para considerar dichos comentarios y emitir el plan de investigación definitivo. Este se puede modificar en cualquier momento después de otorgar una oportunidad similar a los Querellantes y al público en general de comentarlo a su vez Protección contra actos de represalia o castigo En el caso de que algún titular de una asignación/contrato del PNUD (es decir, funcionarios, pasantes, Voluntarios de las Naciones Unidas y contratistas) tema sufrir represalias por cooperar en una investigación debidamente autorizada, puede comunicar este hecho al Director de la Oficina de Ética a la siguiente dirección de correo electrónico: ethicsoffice@undp.org. En estos casos, se aplica la Política del PNUD de Protección contra Represalias. En coordinación con la Oficina de Ética, la Oficina de Apoyo Jurídico u otras oficinas del PNUD, la SECU asesorará sobre otras medidas disponibles cuando las circunstancias estén fuera del ámbito de aplicación de la Política de Protección contra Represalias. 8

9 9. Investigación Tras determinar que una denuncia es admisible, la SECU iniciará el proceso de investigación lo más pronto posible, el que incluirá los siguientes pasos: Notificar a los Querellantes y a otras personas potencialmente afectadas sobre el inicio del proceso de investigación; Entrevistar a las personas que dispongan de información pertinente, las que incluyen, por ejemplo, tanto a los Querellantes como al Director del Proyecto en cuestión; Recabar documentos y otras pruebas relacionadas; Evaluar la información y las pruebas; Realizar visitas a terreno Informe preliminar sobre el examen del cumplimiento Después de finalizar su investigación, sacar conclusiones y proponer recomendaciones, la SECU emitirá un informe preliminar sobre el examen del cumplimiento para que el Director de la OAI lo revise. Dicha revisión deberá estar lista dentro del plazo de 10 días. A continuación, el informe se dará a conocer al personal del PNUD, los Querellantes y el público general. Durante 20 días hábiles, el PNUD, los Querellantes, otras personas afectadas o cualquier otra persona interesada pueden formular sus comentarios. El informe preliminar del examen del cumplimiento incluirá: Un análisis de los procedimientos que se han seguido para abordar la denuncia; Todas las conclusiones fácticas, incluidos hallazgos de incumplimiento; Recomendaciones para que el PNUD logre ajustar el cumplimiento a los compromisos sociales y ambientales o mitigue el perjuicio causado a los Querellantes; y Un plan propuesto para el seguimiento de la implementación de cualquier acción recomendada que el PNUD decida realizar en respuesta a la denuncia Presentación del informe final Dentro del plazo de veinticinco días hábiles desde la recepción de los comentarios sobre el informe preliminar, la SECU emitirá al Director de la OAI un informe de cumplimiento final con conclusiones, recomendaciones y aportes de los Querellantes y otros actores claves. Además, informará dicha acción al público general. El Director de la OAI revisará, aprobará y someterá el informe al visto bueno del Administrador del PNUD dentro de un plazo de 10 días hábiles y enviará una copia al Querellante (o a la oficina que solicitó el examen del cumplimiento en casos iniciados al interior del PNUD) y pondrá la información a disposición del público. Este proceso podría verse retardado por circunstancias o razones que lo ameriten La decisión del Administrador Después de recibir el informe final sobre el examen del cumplimiento, el Administrador del PNUD decidirá en forma expedita y definitiva sobre los pasos que seguirá el PNUD, en caso de ser necesario, para ajustar el proyecto o programa a los estándares sociales y ambientales y/o para mitigar cualquier perjuicio causado a los Querellantes u a otras personas, según corresponda. Los documentos legales básicos, incluidas las disposiciones generales del Acuerdo sobre el Proyecto, deben establecer claramente que las violaciones de los compromisos sociales y ambientales del PNUD constituyen un incumplimiento sustancial y asegurar que el Administrador o el Comité Directivo tengan la facultad de ordenar la suspensión permanente de cualquier desembolso financiero en caso de que el proyecto no logre ajustarse a los compromisos sociales y ambientales del PNUD. La decisión del Administrador del PNUD será enviada a los Querellantes, se pondrá a disposición del público y se publicará en el sitio web de la SECU. 9

10 10. Cumplimiento Existen numerosas alternativas para incentivar el cumplimiento de los compromisos sociales y ambientales del PNUD. Estas incluyen: Recomendaciones específicas para cada caso y a nivel del PNUD en general para mejorar la implementación; Correcciones al proyecto; Medidas adoptadas por el Administrador, cuando el perjuicio a las personas afectadas sea inminente, para detener los desembolsos financieros u otro tipo de apoyo del PNUD a un proyecto en espera del resultado que arroje el examen del cumplimiento que realiza la SECU; Suspensión permanente de cualquier desembolso financiero por parte del Administrador del PNUD bajo el supuesto de que el proyecto es incapaz de cumplir con los compromisos sociales y ambientales del PNUD; La decisión por parte del Administrador del PNUD de mitigar cualquier perjuicio causado por un proyecto y restaurar el entorno de los querellantes al estado en que se encontraba antes de sufrir el perjuicio. Esto se hará en colaboración con el asociado en la implementación cuando lo permitan las circunstancias y los recursos financieros; Condicionar la futura participación del PNUD en un proyecto o programa al cumplimiento de las políticas del PNUD; Incluir disposiciones en los documentos legales básicos que indiquen que la violación de las políticas sociales y ambientales constituyen un incumplimiento sustancial de los acuerdos del proyecto. En todos los casos, el Administrador del PNUD tiene la autoridad suprema para pronunciarse sobre la forma de reparación. La función del examen del cumplimiento no es la de servir de tribunal de justicia y, por ende, no crea ninguna inmunidad ni responsabilidad exigible jurídicamente para el PNUD o sus organizaciones afiliadas. 11. Seguimiento Como parte de su informe sobre el examen del cumplimiento, la SECU preparará el plan que propone para hacer el seguimiento a la implementación de cualquier decisión que se haya tomado como resultado de una investigación del cumplimiento. Como mínimo, publicará una vez al año un informe de seguimiento sobre el estado en que se encuentra la implementación hasta el momento en que hayan finalizado las acciones identificadas por el Administrador. Como parte del plan de seguimiento, la SECU hará consultas a los Querellantes. Todos los planes e informes estarán a disposición de los Querellantes y del público en general en su sitio web. 12. Notas de orientación Por iniciativa propia, la SECU puede entregar Notas de orientación al Administrador del PNUD sobre cuestiones sistémicas, a nivel de toda la institución, o normativas que considere necesario abordar en función de las experiencias adquiridas en la investigación de casos específicos de incumplimiento social y ambiental. El Administrador del PNUD también puede solicitar una Nota de orientación a la SECU sobre problemáticas sociales y ambientales. Estas Notas quedarán a disposición del público en el sitio web de la SECU, a menos que el Director de la OAI determine que su divulgación podría comprometer los resultados efectivos. La SECU publicará una Nota de orientación preliminar y solicitará comentarios del público y de otros actores claves, a menos que dicha acción limite la eficacia de las Notas, es decir, que se requiera la adopción inmediata de medidas en respuesta a la Nota de orientación. 13. Medidas temporales y preventivas 10

11 Pese a los procedimientos mencionados anteriormente, si el Oficial Principal de Cumplimiento en algún momento después de recibir una denuncia cree que hay un riesgo inminente de causar perjuicios irreversibles y considerables a los Querellantes u otras personas afectadas, estará facultado para recomendar al Administrador que el PNUD tome medidas provisionales a la espera de la finalización del examen del cumplimiento. El Oficial Principal de Cumplimiento puede emplear expertos externos para recabar pruebas que respalden tal recomendación. Dichas medidas provisionales incluyen la suspensión de desembolsos financieros o la adopción de otras medidas para ajustar al PNUD al cumplimiento de sus compromisos sociales y ambientales o para hacer frente al perjuicio inminente. El Oficial Principal de Cumplimiento procurará consultar estas medidas a las personas que puedan verse afectadas, según el tiempo disponible y otras limitaciones. 14. Informe anual La SECU informará al menos una vez al año al Administrador del PNUD sobre las funciones, operaciones y resultados del proceso de examen del cumplimiento. Estos informes anuales también estarán a disposición del público en general y de otros actores claves. 15. Responsabilidad de actualización de las directrices El Director de la OAI ha aprobado las Directrices y el Oficial Principal de Cumplimiento es responsable de mantener las directrices actualizadas. En el año 2016, luego de un año de su implementación, se realizará una revisión que incluirá un proceso de consultas internas y externas. Las Directrices se modificarán de acuerdo a los resultados de estas consultas. El presente procedimiento operativo estándar (SOP) entra en vigencia de inmediato. Helge S. Osttveiten Director, OAI 11

12 ANEXO I Definiciones Marco de rendición de cuentas El actual Marco de rendición de cuentas del PNUD que se aplica en todos los niveles del PNUD a través de la Dirección Estratégica y de Planificación, Políticas y Programas, Resultados y Desempeño y Gestión de Asociaciones. Mecanismo de rendición de cuentas Este término se suele usar para describir tanto el examen del cumplimiento como el procedimiento de presentación de reclamaciones en las instituciones financieras internacionales y las agencias bilaterales de financiación. Personas afectadas Individuos o grupos que pueden resultar afectados por un proyecto o programa del PNUD, según se define en los SES. Evaluación La evaluación de una acusación que realiza la SECU para determinar su credibilidad, importancia y verificabilidad. Se evalúan todas las acusaciones para determinar si existe una base legítima que justifique proceder con una investigación 3. Examen del cumplimiento El proceso de aceptar y abordar, de una manera independiente, transparente, justa, accesible y eficaz, denuncias de un supuesto incumplimiento de algún aspecto social y ambiental de las políticas y procedimientos del PNUD. La SECU debe adherir a estos principios al momento de investigar denuncias. Querellante La persona que presenta la denuncia. Deber de cooperación La obligación que tienen todos los funcionarios y otro personal de ayudar en la investigación cuando les sea solicitado. Pruebas Cualquier tipo de pruebas tendiente a establecer o refutar un hecho importante para el caso. Incluye, aunque no se limita a ellos, testimonios orales de testigos, incluidos expertos en asuntos técnicos, documentos, registros electrónicos, de audio o de vídeo y fotografías. Investigación Consulta y examen exhaustivo de pruebas para determinar de manera objetiva los hechos luego de la recepción de una acusación. Al término de una investigación, se adjunta un dossier de pruebas que constituye la base de las conclusiones y recomendaciones para el Administrador. Investigador Persona empleada o contratada por la SECU como investigador. Director del Proyecto Funcionario u otra persona que ostenta la función de control de un proyecto del PNUD. Personal Funcionarios del PNUD, titulares de un contrato de servicios, contratistas individuales, pasantes y voluntarios de Naciones Unidas (VNU) 4. Funcionarios Cualquier persona que sea titular de una Carta de Nombramiento del PNUD emitida en conformidad con las Reglas y Regulaciones para el Personal de Naciones Unidas 5. 3 Párrafo 30, Principios y Directrices Uniformes para las Investigaciones, aprobado en la Décima Conferencia de Investigadores Internacionales (junio de 2009). 4 Definición de personal de la Política Antifraudes del PNUD. 5 Definición de Funcionarios de la sección sobre acoso y abuso de autoridad en el lugar de trabajo de la Guía del Usuario de RH. 12

13 ANEXO II Referencias Procedimiento de diagnóstico social y ambiental (SESP) Estándares sociales y ambientales (SES) Carta Constitutiva de la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI) (diciembre de 2012) Marco Jurídico del PNUD para Casos de Incumplimiento de las Normas de Conducta de las Naciones Unidas (enero de 2010) Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas del PNUD (POPP del PNUD) Principios y Directrices Uniformes para las Investigaciones, adoptados por la Décima Conferencia de Investigadores Internacionales (junio de 2009) 13

14 Título Política de Divulgación Pública de la SECU Fecha de publicación original Mayo de 2013 Actualizado en Noviembre de 2014 Introducción 1. El enfoque de la SECU respecto de la transparencia y el compromiso público adhiere a la política de transparencia del PNUD 6. Es así que la SECU pondrá a disposición del público todos los documentos públicos 7 que correspondan mediante su divulgación 8 en el sitio web de la SECU y también a solicitud. 2. Este SOP describe la metodología que utilizará la SECU para divulgar información relacionada con cuestiones sociales/ambientales que le competen, además de los resultados de sus investigaciones. Fundamentos 3. El involucramiento del público en general es fundamental para la labor de la SECU. Es por este motivo que la SECU brindará acceso a información y fortalecerá la participación pública en la toma de decisiones con el fin de: a. Mejorar la calidad y el impacto de las decisiones del PNUD; b. Contribuir a la sensibilización de la población en asuntos sociales y ambientales, y c. Brindar al público, y en especial a las partes afectadas por un proyecto, la oportunidad de expresar sus inquietudes sobre proyectos de desarrollo del PNUD 9. Documentos públicos 4. Los documentos públicos incluyen: a. Denuncias, publicadas después de la determinación de Admisibilidad (sujeto a las Restricciones para la Divulgación Pública a continuación); b. Informes preliminares y finales; c. Notificaciones de cierre entregadas a los querellantes; d. Términos de referencia; e. La decisión del Administrador; f. Informe de seguimiento; g. Informe de asesoramiento; h. Informe anual, y i. Materiales escritos, imágenes, grabaciones y otro tipo de información reunida para los fines de una investigación, salvo lo que se menciona en el párrafo 9 a continuación. Transparencia e involucramiento del público 5. La transparencia y la divulgación pública de información son fundamentales para la SECU. 6. La SECU publicará y divulgará un informe anual que detalle y resuma los resultados de sus investigaciones y los documentos normativos relacionados. 6 Vea la Política de Divulgación del PNUD: 7 Vea el párrafo 4 sobre definición de documentos públicos. 8 Vea el párrafo 5 sobre definición de divulgación pública. 9 Este SOP se basa en Aarhus, Convention on Access to Information, Public Participation in Decision-Making and Access to Justice in Environmental Matters (Convención sobre Acceso a la Información, Participación del Público en la Toma de Decisiones y Acceso a la Justicia en Asuntos Ambientales), 25 de junio de

15 7. La SECU reconoce que la participación significativa del público general en sus actividades es fundamental para mejorar el cumplimiento social y ambiental. Por este motivo, incentiva al público para que dé a conocer cualquier posible reclamación que tenga en relación con el cumplimiento social y ambiental utilizando los diversos métodos de comunicación disponibles (correo postal, correo electrónico, teléfono, facsímil y formularios de cumplimiento en línea). 8. La SECU hará un esfuerzo concertado para dar a conocer su labor, en particular en áreas en las que el PNUD está involucrado en proyectos de desarrollo, con el fin de mejorar la sensibilización de la población en general con respecto a sus actividades. Restricciones para la divulgación pública 9. La divulgación pública está sujeta a restricciones. Se mantendrá la confidencialidad de los documentos en el caso de ocurrir una o más de las siguientes circunstancias: a. La divulgación puede poner en riesgo la seguridad de un querellante, un testigo, el personal de la SECU y el personal del PNUD; b. La divulgación puede socavar la labor de la SECU al comprometer, destruir o manipular pruebas, entre otros; c. La divulgación puede menoscabar la confidencialidad de una investigación penal o delictual paralela que involucre a partes similares, y d. La divulgación puede comprometer los derechos de un individuo a contar con el debido proceso. 10. Cuando sea necesario mantener en reserva el nombre de una persona debido a las razones mencionadas en el párrafo 9 o cuando el individuo solicite confidencialidad en virtud del SOP 001, la SECU eliminará tal información de los documentos según corresponda; sin embargo, quedará a disposición del público el resto de la información siempre y cuando eso no comprometa la seguridad de un individuo o la investigación. 11. La SECU debe justificar la no divulgación o eliminación de esa información de los documentos a través de un memorando que se hará público una vez que la información ya no implique ninguno de los problemas que se mencionan en el párrafo 9. Información actualizada y accesible 12. La SECU velará por la actualización oportuna de toda la información importante relacionada con investigaciones sobre el cumplimiento social y ambiental y esta información estará disponible en su sitio web. Este SOP entra en vigencia de inmediato. Helge S. Osttveiten Director, OAI 15

16 Título Recepción de denuncias y evaluación de la admisibilidad Fecha de publicación Mayo de 2013 original Actualizado en Noviembre de 2014 Este Procedimiento Operativo Estándar ofrece orientación al personal de la Oficina de Cumplimiento de los Estándares Sociales y Ambientales (SECU) acerca de cómo: Documentar todas las denuncias que recibe la SECU; Evaluar y priorizar estas denuncias, y Velar porque se emprendan oportunamente pasos adecuados y organizados para revisar las acusaciones. Recepción de denuncias 1. En la actualidad, la SECU acepta denuncias en cualquier idioma sin son enviadas a través de correo electrónico o en inglés cuando se hacen a través del teléfono. A partir de enero de 2015, la SECU mantendrá una Línea de atención telefónica directa para presentar denuncias (gestionada por un proveedor de servicios independiente). Este servicio incluye la presentación de informes a través de la web en múltiples idiomas y líneas telefónicas gratuitas a las que se puede tener acceso desde cualquier país del mundo, además de las opciones tradicionales de correo electrónico, fax y correo postal. Se aceptarán denuncias en cualquier idioma. Recuerde que los documentos que se preparen posteriormente en respuesta a la denuncia se traducirán a los idiomas correspondientes cuando sea necesario. Si la traducción involucra trabajar en un idioma local distintivo que no es utilizado con frecuencia por el PNUD, podría resultar necesario revisar los plazos para la emisión de los documentos. 2. El Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento filtra las denuncias recibidas y registra aquellas no excluidas (vea la sección 1.1, anterior) en el Sistema de Gestión de Causas. a. El Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento asigna un número a la causa y se crea el expediente de la causa en el disco duro compartido de la SECU. b. Todos los documentos relacionados con esta causa se almacenan en el disco duro usando la convención de denominación estándar. c. Se abre una carpeta verde para reunir y archivar todos los documentos originales/impresos pertinentes a la causa. d. La denuncia se incluye en un expediente accesible al público a través del sitio web de la SECU. e. La SECU informará también a la Oficina de Respuesta para Actores Claves y le entregará una copia de la denuncia en que se habrá eliminado cualquier información confidencial de acuerdo con las Directrices para la investigación. 3. El Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento acusará recibo de la denuncia al Querellante dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. Determinación de la admisibilidad de una denuncia 4. Después de registrar una denuncia en el sistema, el Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento evaluará la causa. El objetivo principal del examen de la admisibilidad es determinar: 16

17 Si la denuncia cumple con los criterios de admisibilidad y se debe continuar con el proceso o bien si la denuncia no cumple con los criterios de admisibilidad y debe cerrarse sin más evaluación; Si la denuncia pertenece a algunos de los tipos mencionados en la Lista de Exclusiones, en cuyo caso se cerrará sin más evaluación; Si el Querellante solicita una investigación del examen del cumplimiento o un proceso de respuesta para actores claves o ambos, asumiendo que ambos procesos sean aplicables a la denuncia; Si la denuncia se debe derivar a otra unidad. 5. El Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento finaliza la Evaluación a modo de resumen directamente en el Sistema de Gestión de Causas y/o el disco duro compartido de la SECU, según corresponda. La Evaluación detalla información con respecto del origen, la fecha, las acusaciones y el estado de la causa y todas las medidas adoptadas durante la etapa de evaluación de la admisibilidad. Resultados de la evaluación de la admisibilidad (A) Cierre o derivación 6. En el plazo de 20 días hábiles a contar del registro de la denuncia o la derivación de una solicitud desde la Oficina de Respuesta para Actores Claves, el Oficial Principal de Cumplimiento tomará una primera determinación con respecto a la admisibilidad, buscará la aprobación de esta determinación por parte del Director de la OAI y notificará a las partes sobre el resultado. 7. Si la denuncia no cumple con los criterios de admisibilidad, el Oficial Principal de Cumplimiento preparará una nota de cierre en la que recomendará el cierre de la causa sin más evaluación. La SECU proporcionará al Querellante y al público en general una explicación clara y exhaustiva sobre las razones que hubo para determinar la inadmisibilidad. (B) Investigación 8. En el caso de existir motivos suficientes para justificar una investigación formal, el Oficial Principal de Cumplimiento o el Oficial de Cumplimiento prepararán el expediente de la causa para su posible asignación a un investigador y consultor social o ambiental sobre la base de la ubicación geográfica, la especialización/competencias, el idioma y la carga de trabajo. Dentro del plazo de 20 días de haber determinado que una denuncia es admisible para ser investigada, la SECU emitirá los términos de referencia preliminares. El personal del PNUD, los Querellantes y otras partes interesadas tendrán 10 días hábiles para presentar sus comentarios sobre los términos de referencia. Este SOP entra en vigencia de inmediato. Helge S. Osttveiten Director, OAI 17

18 Título Directrices para entrevistas Fecha de publicación original Mayo de 2013 Actualizado en Noviembre de Este Procedimiento Operativo Estándar describe la forma en que la SECU conducirá las entrevistas y reunirá las pruebas testimoniales. Objetivo de las entrevistas 2. El objetivo de las entrevistas es obtener pruebas testimoniales, término que se refiere a la recopilación de pruebas de parte de personas que tengan conocimientos o sean peritos en un asunto o acontecimiento que se está investigando. Confidencialidad 3. El proceso de la entrevista consta en los expedientes. Solo en instancias justificables, según se indica en la política de divulgación de la SECU, una entrevista se tratará como confidencial en los registros e informes de la SECU. Requisitos básicos 4. Todas las entrevistas se realizarán en un entorno adecuado, en un momento razonable y tendrán una duración razonable con los descansos que sean necesarios. 5. Las personas afectadas serán notificadas anticipadamente y se les brindará toda la información antes de la entrevista. 6. Antes de entrevistar a personal del PNUD, los investigadores informarán al entrevistado sobre: La identidad y función de el o los individuos que realizan la entrevista; El proceso y los objetivos de una investigación; Las reglas de la SECU en relación con la forma de realizar una entrevista, y En el caso del personal del PNUD, el deber de todos de cooperar. 7. Al término de cada entrevista, el entrevistado tendrá la oportunidad de hacer otros comentarios o entregar la información que sea pertinente. 8. Al término de la entrevista (o cuando las notas sobre la entrevista estén listas), se debe pedir al entrevistado que revise el registro de su entrevista preparado por la SECU para velar por su precisión. 9. Los investigadores no se involucrarán en ninguna grabación encubierta de los entrevistados ni solicitarán a terceros que lo hagan. Testigos 10. Un testigo es cualquier individuo cuyas declaraciones sean trascritas o registradas por la SECU y se utilicen como prueba. 11. Cualquier individuo que tenga conocimientos directos o indirectos o especialización en materias pertinentes a la investigación puede ser testigo. Los tipos de testigos incluyen (pero no se limitan a): Individuos que presentan una acusación; 18

19 Víctimas del acto presunto y sus representantes; Expertos. 12. Se preparará un registro por escrito de todas las entrevistas a testigos, sin importar si además se realiza una grabación de audio o vídeo. Estas grabaciones se limitarán a casos excepcionales, después de consultar al Oficial Principal de Cumplimiento (por ejemplo, cuando hay plazos acotados y los temas cubiertos son altamente especializados o complejos y por ende podría ser útil escuchar nuevamente la grabación) o cuando lo solicitan personas afectadas. 13. Un testigo estará autorizado a modificar o corregir su testimonio después de revisar el registro por escrito preparado por los investigadores. En los casos en los que un testigo se retracte o modifique una declaración anterior por razones conocidas, los investigadores pueden a su discreción conservar el registro original de la entrevista e incorporar las correcciones y modificaciones del testigo en un apéndice separado firmado por el testigo. Intérpretes 14. Antes de la entrevista, se notificará al entrevistado que tiene el derecho de disponer de un intérprete si el idioma en el que los investigadores realizarán la entrevista no es su idioma nativo. El intérprete será proporcionado por la SECU o, si el entrevistado es empleado del PNUD, por el Jefe de la Oficina para la cual trabaja. El entrevistado no debe procurarse un intérprete por cuenta propia. Observadores 15. Los Oficiales de Cumplimiento o los investigadores pueden invitar a un observador para que asista a la entrevista cuando, tras considerar el contexto cultural de la entrevista, concluyan que la presencia del observador sería la mejor opción para la investigación. Sin embargo, las personas afectadas pueden rechazar al observador que ha propuesto la SECU, en cuyo caso se entrevistará a la persona afectada sin la presencia de un observador. Este SOP entra en vigencia de inmediato. Helge S. Osttveiten Director, OAI 19