FORUS PLAN DE FORMACIÓN DE USUARIOS DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA

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1 FORUS PLAN DE FORMACIÓN DE USUARIOS DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Febrero de 2005

2 FORUS: PLAN DE FORMACIÓN DE USUARIOS 1. - Introducción: La formación de usuarios constituye un aspecto fundamental de la misión de la Biblioteca Universitaria de Málaga, consistente en ayudar a sus usuarios a transformar la información en conocimiento, facilitando y agilizando los procesos de aprendizaje en la Universidad. Para ello se fomentará el uso de los recursos de información y los servicios que la Biblioteca ofrece. Como resultado del proceso de evaluación iniciado en 2003, una de las conclusiones que se han obtenido y que aparece reflejada en el Informe Final, en su Plan de Mejora, es la necesidad de dotar a la Biblioteca universitaria de un Plan de Formación de usuarios, que aborde tanto los aspectos internos como externos de la misma. Para alcanzar este objetivo, el plan de formación forma parte del plan estratégico de la Biblioteca Universitaria de Málaga, como un objetivo estratégico de los servicios a usuarios, incluida en el área de resultados. La elaboración del Plan se pone en marcha con un llamamiento para la constitución de un grupo de trabajo en el mes de julio de 2004, sobre la base del Plan COLABORA, consiguiéndose una buena respuesta al cubrirse la dotación prevista. Los integrantes son: Gregorio García Reche Fuensanta López Pérez Mª Ángeles Morales Cáceres M. Carmen García Martín Esther Mª Moreno Sánchez Mª Ángeles Otero Martínez Concepción Sánchez López Maribel Enríquez Borja

3 2. - Directrices o principios que deben regir el Plan de Formación de usuarios de la UMA La formación de usuarios es un servicio clave de la Biblioteca. La formación de usuarios es importante y necesaria. 2. La formación de usuarios es responsabilidad de todo el personal de la Biblioteca, conforme al puesto de trabajo y las funciones correspondientes Debe organizarse en el ámbito de la Biblioteca Universitaria, ser flexible y en constante evolución Debe estar integrado en el contexto de los Planes de estudios y de las líneas de investigación de la Universidad de Málaga Debe realizarse en colaboración con todos los estamentos universitarios 5. - Debe sostenerse en una base teórica pero ser fundamentalmente práctico, para ser de utilidad a los planes de estudio y a la actividad investigadora Debe tener en cuenta la distintas tipologías de usuarios: alumnos (1º y 2º ciclo, de postgrado, etc.), profesores, PAS y usuarios externos 7. - Debe comenzar en el primer ciclo académico y ha de aplicarse hasta el último ciclo Debe concebirse y ha de diseñarse globalmente, pero con actuaciones locales, contando para ello con los medios y recursos adecuados. 9.- La estrategia de formación, para tener éxito, ha de basarse en un buen nivel de conocimiento, contacto, comunicación y apoyo de los sectores del entorno académico, a través de los cuales se vincula la oferta de servicios Para aprovechar mejor este campo de actuación que constituye la Formación, se le debe conceder la necesaria prioridad en la planificación de sus actividades, movilizando medios y recursos Exige un personal implicado y preparado para enseñar con eficacia. 12. La formación de usuarios se desarrollará con las máximas garantías de calidad, para lo que todas las actuaciones englobadas en la misma estarán sometidas a la correspondiente evaluación en el contexto del Plan de Mejora de la Biblioteca Objetivos estratégicos del plan de formación Acercar y dar a conocer al usuario (especialmente PAS, PDI, alumnos), los materiales, servicios, personal y espacio disponibles en la Biblioteca con el fin de aumentar la satisfacción de usuarios y responder a sus demandas, además de rentabilizar las inversiones realizadas en ella. Acercar y dar a conocer la utilidad del servicio de formación de usuarios.

4 Ser de utilidad a los planes de estudios y a la programación docente. Debe pensarse bajo el criterio de qué es lo que interesa aprender a sus destinatarios. Ser eminentemente práctica, se trata de enseñar habilidades y destrezas para el paso de la información a conocimiento Implicar a los sectores clave del entorno académico, pues son los que estructuran el mercado Orientar la formación a los contenidos científicos que se imparten en la UMA y no simplemente técnicas formales de tratamiento y recuperación de la información 3.bis. Acciones estratégicas Desarrollo de un Programa de formación reglado, con sus diferentes módulos o sesiones de formación para cada curso académico. Prestar atención a la Formación personalizada, adaptada a las necesidades particulares o coyunturales de los usuarios Formación virtual (e-learning), como un objetivo a medio plazo. El bibliotecario formador se especializará en su área temática y dominará la literatura, documentación y fuentes de sus disciplinas. Tendrá también una formación general para obtener una visión global de todos los recursos. Prestar atención a la formación de formadores. Debe ser una dirección de trabajo prioritaria y a varios niveles: Autoformación Organización de actividades específicas de formación del personal en la UMA. Conocimiento e intercambio de experiencias con otras bibliotecas universitarias Asistencia a cursos, jornadas, seminarios, etc, relacionados con este tema Acreditación por la asistencia a las sesiones o módulos formativos. Transformación de los módulos o sesiones formativas de la biblioteca en actividades con valor académico, a través de la figura de los créditos de libre configuración. Esto debe ser un horizonte de referencia para el futuro, en la medida que la formación avance y se consolide. Llevar la formación a colectivos externos a la biblioteca estableciendo un coste por el servicio Destinatarios del Plan de Formación Alumnos de Primer curso Alumnos de cursos superiores (primer y segundo ciclo)

5 Alumnos de Postgrado Profesores e investigadores PAS Usuarios externos 5. - Programa de Formación Planificación del programa de formación La formación se planificará y organizará en ciclos anuales basados en un curso académico Se establecerá un calendario para cada curso académico en el que se incluirá toda la oferta formativa, que se dará a conocer a primero de octubre y que se difundirá por distintos medios a la comunidad universitaria y a la sociedad en general. El módulo o sesión de formación es el elemento básico de la actividad formativa de la biblioteca. Con carácter general se trata de una sesión monográfica sobre un tema o asunto concreto, para ser impartida a un grupo reducido de usuarios (entre 12 y 20) y en un tiempo que oscile entre la media y las dos horas. Los módulos formativos o sesiones de formación se deberán planificar en función de las necesidades de los usuarios. No se trata tanto de difundir lo que la biblioteca tiene como de enseñar a los usuarios lo que les interesa, para lo cual se debe conocer bien la actividad académica. El módulo o sesión formativa se definirá prioritariamente por el grupo de usuarios para el que está pensado o por el tema, generalmente una materia o especialidad científica. Debe tener un enunciado y unos contenidos coherentes, así como significativos y relevantes para los usuarios potenciales. Los módulos o sesiones de carácter general deben recomendarse para todos los tipos de usuarios. La formación reglada se convocará a calendario cerrado, con fechas y horas fijas. Además de a la formación reglada se prestará atención especial a la formación personalizada. La formación personalizada se basará en el esquema de cita previa, en la concertación entre el usuario y la Biblioteca, en función de los intereses respectivos, intentando dar las mayores posibilidades a los usuarios. La Biblioteca debe controlar sus disponibilidades de dedicación de tiempo y

6 personal para atender las peticiones con las mínimas restricciones o imposiciones de horarios. Los módulos o sesiones formativas se podrán repetir o modificar en función de la experiencia del año anterior y de las posibilidades que se prevean para el siguiente. Para la celebración de las sesiones formativas se habrá de contar con aulas de formación, recursos en red y cualquier otro material necesario. Cada módulo o sesión formativa deberá ser evaluada por el usuario, para lo cual se tendrá que elaborar un cuestionario Los módulos o sesiones formativas se podrán repetir o modificar en función de la experiencia del año anterior y de las posibilidades que se prevean para el siguiente Contenidos del Programa de formación Sesión o módulo : Bienvenidos a la Biblioteca de la Universidad de Málaga Sesiones de formación introductorias dirigidas especialmente a los alumnos de nuevo ingreso. Se complementará con una visita guiada a la Biblioteca donde se esté realizando el curso. Poner al alcance de los nuevos estudiantes la información básica necesaria y al personal para facilitarles su integración en el mundo universitario. (Estructura de la Biblioteca universitaria, horarios de apertura de las Bibliotecas, normativa, etc.) Mostrar recursos y favorecer el acceso Enseñar a valorar la biblioteca como un espacio público compartido Descubrir la biblioteca como un entorno atractivo (visita guiada a la biblioteca del centro donde se esté realizando el curso) Descubrir los principales servicios y actividades de la Biblioteca Conocer la necesidad de organizar materiales. (Ideas básicas de clasificación). Enseñar recursos básicos de búsqueda (señales, rótulos, carteles, paneles informativos, folletos, catálogo, página web de la biblioteca, página web de la Universidad de Málaga). Visitas guiadas: Las Bibliotecas de la Universidad de Málaga organizarán visitas para dar a conocer su funcionamiento sus fondos y los

7 servicios de que dispone. (distribución del edificio, organización de los fondos, utilización de servicios, horarios, etc.) Para concertar una cita se podrá hacer desde la página web, por teléfono o directamente en el centro. Ofertar la Visita a la Biblioteca universitaria a cualquier persona o grupo interesado, aunque no pertenezca a la Comunidad Universitaria, especialmente a colegios e institutos para los alumnos de sus últimos cursos. Sesiones de formación generales Sesiones dirigidas a todos los usuarios, tienen como finalidad dar a conocer los principales servicios de la Biblioteca y los instrumentos generales de búsqueda de información. Se realizarán dos veces al año Introducción a los servicios de la Biblioteca (incluida web de la Universidad de Málaga y web de la biblioteca) Consulta al catálogo: presentación de la información, consultas por índices, búsqueda avanzada, localizaciones, búsquedas por distintos materiales, bibliografía recomendada, novedades en el catálogo, registros de usuario, reservas, renovaciones, libros a adquirir, sugerencias, búsquedas en z39.50 Introducción a Internet. Acceso a recursos de información bibliográfica: catálogos, recursos por temas, bibliotecas virtuales. Servidores, buscadores, etc. Introducción al acceso a las publicaciones electrónicas y a las bases de datos. Revistas electrónicas, libros electrónicos y bases de datos en la UMA. Sesiones de formación especializadas Sesiones de formación en publicaciones electrónicas y bases de datos. Dos veces al año se ofertarán sesiones sobre las bases de datos y recursos electrónicos que posee la Biblioteca universitaria de Málaga, dirigidas principalmente a los profesores, investigadores, y alumnos de primer, segundo y tercer ciclo y PAS (consultas a las bases de datos en CD- Rom y en línea, lenguaje de consulta, búsqueda de artículos y acceso al texto completo de revistas electrónicas) Sesiones temáticas

8 Presentaciones de recursos de información en una determinada área temática (búsqueda bibliográfica en el catálogo, bases de datos, revistas y sumarios electrónicos, recursos de Internet). Dirigidas principalmente a profesores, investigadores y alumnos de postgrado. Sesiones de formación a la carta Las bibliotecas en la medida de sus posibilidades deberán dar formación personalizada a sus usuarios. Para ello el método recomendado es el de cita previa. Estas sesiones deben enmarcarse dentro de un horario concreto, con el objeto de que se pueda facilitar toda la información desde cualquier punto de atención al usuario. Se podrán solicitar sesiones de formación no programadas por la biblioteca sobre un tema o recurso no previsto o sesiones generales en horario distinto al programado. Para las sesiones generales en horario distinto al programado, será necesario formar un grupo de al menos cuatro personas y solicitarlo a la Sección de Información y Referencia, incluyendo propuestas de día y horario, con una antelación mínima de una semana. La Sección de Información y Referencia se pondrá en contacto con los interesados para la celebración de la sesión. Formación virtual e-learning Se pondrán en marcha las siguientes acciones: A corto plazo: o Actualización de Guías de servicios electrónicos. o Documentos de ayuda al estudio (los que se indican más adelante) o Consultas con respuesta en pocos días (2 como máximo) sobre cualquier duda sobre el catálogo, base de datos, los cursos de formación En la página web estará el formulario que deben rellenar. o Sección de preguntas frecuentes en la Web, dividido por servicios o actividades de la biblioteca. A medio plazo: o Consultas para respuesta inmediata a través de servicio de Chat.

9 o Videos en la web con simulaciones de búsquedas en bases de datos o Sesiones o módulos virtuales o Etc. Como primer paso para llevar a cabo la formación virtual se podrían poner en la web tutoriales de las sesiones de formación para el autoaprendizaje de los propios alumnos junto con los documentos que ya existen como las guías de las bases de datos, en un apartado que se podría denominar autoformación. También sería de utilidad para los usuarios elaborar documentos para ayuda al estudio y a la investigación, pueden servir de ejemplo los siguientes: elaboración de referencias bibliográficas para documentos impresos; elaboración de referencias bibliográficas para documentos electrónicos; como buscar información en Internet etc. El aprendizaje electrónico debe ser una prioridad de primer orden. Formación básica o Cartelería: fijar qué carteles debería haber como mínimo y elaborar uno estándar con la información mínima o Carta de servicios: el usuario verá en todas las bibliotecas un cartel similar con todos los servicios disponibles y el compromiso de prestación de los mismos por parte de la Biblioteca o Orientación en los puntos de atención al público: se contará con un protocolo o manual de procedimiento con las cuestiones básicas que han de informarse adicionalmente, según el tipo de usuario y actividades que se estén llevando a cabo en el momento. o Tener en el mostrador de préstamo o en buzones las diferentes guías impresas que se vayan elaborando: guía de la biblioteca, de servicios, de bases de datos, de uso del catálogo, para que se las lleven a casa Difusión de la oferta de formación. Desde la Coordinación de la Biblioteca Universitaria de Málaga se procurará la siguiente difusión: Guías/carteles/folletos para el público en las diferentes bibliotecas servidor Web de la Biblioteca, con el contenido actualizado de la oferta para el curso Enlace desde el OPAC a la oferta de formación

10 Tutoriales y formularios electrónicos en la Web de la Biblioteca Publicación de la oferta formativa anual en medios de comunicación hacia el mes de octubre. Desde cada una de las Bibliotecas de la Biblioteca Universitaria de Málaga, se procurará su difusión mediante: Presentación de los módulos o sesiones formativas a los Decanos y autoridades académicas a principio del curso Envío de oferta formativa a Delegaciones de Alumnos a comienzo del curso. Sección de información estática (tablón de anuncios) con los carteles tipo, carta de servicios, etc. Sería recomendable una difusión más específica teniendo en cuenta la segmentación del mercado: o Alumnos 1er curso Destinatarios en especial de los módulos Bienvenidos a la Biblioteca de la Universidad de Málaga y de las sesiones generales. La sesión de Bienvenidos a la Biblioteca de la Universidad de Málaga deberá programarse como muy tarde para finales de octubre o principios de noviembre. La convocatoria de esta sesión deberá concretarse y difundirse en el mes de octubre Coordinación con los Decanos y Directores de Centros. Coordinación de la convocatoria con profesores de primer curso. Hojas especiales informativas sobre este módulo en el proceso de matriculación. Inserción de la actividad en la Planificación académica de los Centros. Envío de hojas informativas y/o entrevistas con Delegaciones de alumnos de los Centros. o Alumnos de cursos superiores (primer y segundo ciclo). Son destinatarios de los módulos generales y especializados. Los medios específicos de convocatoria pueden ser: Información en el proceso de matriculación de los Centros Profesores de asignaturas que puedan actuar como embajadores de la propuesta. Delegados de alumnos de cada titulación o curso. o Alumnos de postgrado Destinatarios de los módulos especializados principalmente. También se les puede considerar alumnos nuevos y pueden estar

11 interesados en toda la oferta formativa, empezando por las sesiones generales. Los medios de convocatoria pueden ser: La Secretaría de Doctorado durante el período de matriculación. Las Secretarias de los departamentos?, en el proceso de matriculación Los directores de los programas de doctorado, master, experto, etc. Profesores de asignaturas que puedan actuar de embajadores de la propuesta. o Profesores e investigadores Por su vinculación más estable con la Universidad es un grupo menos sujeto a condiciones temporales para la programación y difusión. Lo recomendable sería un acercamiento más individualizado. Los medios para mantenerlos informados podrían ser: Envío del programa anual a los departamentos (directores, secretarías) Envío personalizado del programa anual al profesorado, una vez al año. Envío personalizado del programa anual a los becarios de investigación, una vez al año Invitación personal a los nuevos profesores incorporados Invitación personal a los nuevos becarios incorporados Envío con información breve a la lista de distribución del profesorado y becarios de investigación unos días antes del inicio de las actividades. PAS Como ocurre con el profesorado, el PAS por su vinculación más estable con la Universidad, no está sujeto a condiciones temporales para la programación y difusión. Sería también recomendable una difusión más personalizada. Estas acciones serán coordinadas junto con el Servicio de Formación de la UMA: Los medios serían. o Envío de la oferta formativa anual a los distintos servicios (jefes de servicio) o Envío de la oferta formativa anual a todos los miembros del PAS, una vez al año. o Invitación personal al nuevo personal incorporado. o Envío con información breve a la lista de distribución del PAS unos días antes del inicio de las actividades.

12 Usuarios externos Se contactará con las instituciones que tienen actualmente convenio de colaboración con la UMA para concretar el tipo de formación que requieren y que se le pueda ofertar. Para aquellas otras que no tengan vinculación, se acordará las formas de llevarla a cabo. Se realizará una campaña activa con los colegios e institutos para fomentar las visitas guiadas e informativas dirigidas a los alumnos del último curso de bachillerato Recomendaciones de niveles de calidad para los formadores La planificación y organización de las sesiones o módulos exige una preparación previa: elaboración de esquemas, guiones y la compilación del material de apoyo necesario, casos prácticos, etc. Facilitar a los asistentes documentación escrita sobre los contenidos de la explicación, los conceptos y datos fundamentales que al usuario le puedan venir bien en el futuro. Usar siempre que se pueda herramientas de presentación como Power point o similares. Dedicar los primeros minutos de la sesión a recordar o reseñar aspectos que se juzguen relevantes o novedosos del servicio de Biblioteca, en función del auditorio, aprovechando siempre las ocasiones para simplificar y facilitar la relación del usuario con la Biblioteca Evaluación Datos: Número de sesiones por tipos Número de asistentes Número de visitas guiadas Número de guías disponibles Indicadores: Encuesta de satisfacción Porcentaje de usuarios que participan en las acciones de formación por cada sesión en un curso académico respecto al curso académico anterior Número de asistentes reales / número de asistentes máximos potenciales por sesión

13 Encuesta de satisfacción Porcentaje de usuarios que participan en las acciones de formación por cada sesión en un curso académico respecto al curso académico anterior Número de asistentes reales / número de asistentes máximos potenciales por sesión. 9. Revisión del Plan de Formación Al menos cada dos años se revisará el plan de formación, una vez analizados los elementos descritos en el punto anterior, escuchada la Junta Técnica y otras sugerencias aportadas por los usuarios o autoridades académicas. El encargado de llevarla a cabo será el Grupo de Trabajo para el Plan de Formación.

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