CONTABILIDAD ANALÍTICA EN LAS UNIVERSIDADES Una solución integral

Transcripción

1 ESPAÑA BRASIL COLOMBIA CHILE ECUADOR NICARAGUA PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA VENEZUELA CONTABILIDAD ANALÍTICA EN LAS UNIVERSIDADES Una solución integral Inmaculada Martí Forés y Raúl Fernández Fernández 23 de noviembre de

2 Agenda 2

3 Presentación general del proyecto de implantación de Contabilidad Analítica en universidades, Inmaculada Martí Forés: Alcance de la propuesta de implantación ofrecida por OCU Criterios básicos del software de Contabilidad Analítica de UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO Propuesta de implantación de Contabilidad Analítica Demo del componente Contabilidad Analítica de UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO, Raúl Fernández Fernández 3

4 Orígenes 4

5 Es el momento adecuado para implantar costes (I) Las circunstancias han ido cambiando: Las universidades disponen ya de eficientes sistemas de gestión en funcionamiento La voluntad política se decanta claramente, por convicción y por necesidad Se desea y se necesita un sistema de control interno Los poderes públicos han tomado la iniciativa desde el Ministerio de Educación y quieren un sistema de conocimiento de costes homogéneo para todas las universidades Las universidades han participado en la redacción del documento básico del Ministerio 5

6 Resultados 6

7 Es el momento adecuado para implantar costes (II) OCU formó conjuntamente con la Universidad de Málaga un grupo de expertos, que ha aportado sus conocimientos funcionales y experiencia para el desarrollo y adaptación del modelo en cada universidad con los siguientes resultados: Libro Blanco de los costes en las universidades UNIVERSITAS XXI CONTABILIDAD ANALÍTICA 7

8 Guía práctica y recomendaciones 8

9 Criterios generales (I) La implantación de un sistema de costes es un proyecto hacia la transparencia, el conocimiento, el control y la visibilidad de lo que hace la universidad hacia dentro y hacia fuera Es imprescindible llevar a cabo un análisis previo de viabilidad Contar con el respaldo político máximo de las autoridades universitarias: es un proyecto institucional Contar con un equipo humano preparado y competente 9

10 Criterios generales (II) Asignar los recursos personales, técnicos y económicos que consumirá la implantación del sistema Socializar adecuadamente el proyecto y priorizarlo Revisar los sistemas de gestión para analizar qué pueden darnos y qué no, en relación con los costes Enfocarse a los sistemas para automatizar la información. 10

11 Transformando la teoría en resultados 11

12 Costes como parte de la estrategia La información de costes entrará a formar parte de la inteligencia institucional de las universidades Informes generales Informes personalizados Seguimiento del plan estratégico Cuadro de mando Indicadores 12

13 Objetivos Ofrecer una solución integral conjugando: La personalización del modelo contable con la aplicación informática Que considere los problemas de la Universidad y ofrezca soluciones Que sea posibilista y escalable Que se mantenga vivo en el tiempo 13

14 Qué se le exige a un sistema de costes Un sistema de costes tiene una fuerte dependencia de otros sistemas de información. Requisitos: Flexibilidad: suficientemente abierto como para permitir su uso aun cuando no se conocieran los sistemas origen Independencia de otros sistemas: debe ser operativo, desde un punto de vista técnico, por sí mismo Integración automatizada: entre él mismo y los sistemas orígenes de la información Análisis de información: grandes capacidades de consulta sobre todos los datos que en él residan, desde lo más general hasta el más mínimo detalle 14

15 Nuestra solución 15

16 Proceso de implantación Personalización Implantación de UNIVERSITAS XXI CONTABILIDAD ANALÍTICA: Instalación Carga de datos: Estructuras de coste Estructuras de información origen Mapa de proceso y criterios de reparto Equivalencias Generación de documentos de coste e ingreso Proceso de cálculo y reparto Verificación y análisis Puesta en explotación: Automatización cargas Usuarios y permisos Apoyo in situ 16

17 El componente y sus relaciones GESTIÓN Módulo de costes ECONÓMICA GESTIÓN RECURSOS HUMANOS GESTIÓN ACADÉMICA GESTIÓN INVESTIGACIÓN OTROS INTERFAZ PARA SISTEMAS EXTERNOS (XML Y/O EXTRACCIÓN AUTOMÁTICA) ESTRUCTRAS DE COSTES Y EQUIVALENCIAS CÁLCULO Y REPARTO DE COSTES SALIDAS DE INFORMACIÓN 17

18 Fases a ejecutar para la obtención de costes 1. Definición de las entidades origen 2. Obtención de los datos de los sistemas origen Actualización periódica 3. Definición del modelo de costes 4. Validación iterativa del modelo construido + los datos obtenidos 5. Carga de datos + modelo en el sistema de costes 6. Realizar el proceso de reparto 7. Obtención de informes por fases 8. Cuadro de mando Sistema de costes 18

19 Definición de las entidades de origen Distribución del volumen de entidades origen necesarias: 19

20 Carga de datos en el sistema de costes (I) REQUERIMIENTOS Elementos de coste Centros de coste Actividades de coste Elementos de ingreso Mapas de proceso Criterios de reparto / Criterios de reparto indicadores de gestión y valores asociados por fase SISTEMAS DE GESTIÓN Recursos Humanos Académico Económico Investigación Otros Colectivos Unidades Subunidades Departamentos Secciones departamentales Cargos Gastos personal.. Act. Económicas Centros Asignaturas Planes estudio Act. Docentes Dedicaciones Ingresos de Gestión Académica.. Orgánicas Funcionales Económicas Conceptos Proyectos Ejec. Financiera. Dependencias organizativas.. Departamentos Conc. gasto Conc. ingreso Proyectos Gastos Ingresos Dedicaciones.. Centros externos Actividades externas Elementos de coste externos Documentos de gasto / ingreso externo ENTIDADES DE DATOS ORIGEN 20

21 Carga de datos en el sistema de costes (II) OCU ha optado por utilizar la tecnología data warehouse en el sistema de costes. Ventajas: Los sistemas fuente no tienen que preocuparse de entregar la información según las estructuras de costes Después de los procesos de reparto, se construyen estrellas de información para el análisis e informes Sistemas fuente Costes (Reparto) Costes (analisis) DISCOVERER Sistema Fuente ETL de Aprovisio namiento Repartidor Modelo de repartos ETL de Análisis Modelo de Discoverer E / R E / R E / R E / R E / R: Modelo de datos estructurado ETL: Proceso de Extracción transformación y carga 21

22 Ventajas del sistema de OCU frente otras soluciones Funcionalmente: basado en el Libro Blanco de los Costes en las universidades y adaptado a la normativa del Ministerio de Educación Técnicamente, la arquitectura tecnológica planteada para su desarrollo ha hecho posible un mínimo nivel de intrusismo en los sistemas origen y una flexibilidad e integración máxima No es una herramienta genérica de mercado sino un sistema completo Ya está construido, disponible y en implantación Evolución, soporte, tiempos de respuesta e integración con otros módulos de UNIVERSITAS XXI y resto de sistemas externos 22

23 Consideraciones tecnológicas BASE DE DATOS: SERVIDOR DE APLICACIONES: HERRAMIENTA DE EXTRACCIÓN: EXPLOTACIÓN DE INFORMACIÓN: FRAME-WORK DESARROLLO: ORACLE 11gR2 ORACLE IAS 10gR2 ORACLE W.H. BUILDER 11gR2 ORACLE DISCOVERER 10gR2 ORACLE ADF - STRUTS 10gR2 En 2013 migración a OBIEE y OAS11g 23

24 Contabilidad analítica en las universidades 24

25 Universidades usuarias UNIVERSITAS XXI CONTABILIDAD ANALÍTICA ADAPTADO A LOS REQUERIMIENTOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN 18 UNIVERSIDADES HAN APOSTADO POR NUESTRA SOLUCIÓN: Universidad Nacional de Universidad Pública de Navarra Educación a Distancia Universidad de La Laguna Universidad de Alcalá Universidad de Extremadura Universidad de Valladolid Universidade da Coruña Universidad Carlos III de Madrid Universidad de Castilla La Mancha Universidad Autónoma de Madrid Universidad de León Universidad Rey Juan Carlos Universidad de Oviedo Universidad de Cantabria Universidad de Jaén Universidad de Granada Universidad de Salamanca Universidad del País Vasco 25

26 Cronograma de implantación orientativo 26

27 Implantación FASE MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12 MES 13 MES 14 MES 15 Arranque del proyecto y planificación Identificación servicios Catalogación centros Análisis actividades Estudio elementos coste Equivalencias y fijación de criterios de reparto Estudio elementos ingreso Definición outputs Validación del modelo Configuración del entorno tecnológico Carga del modelo en la aplicación Aprovisionamiento, incorporación y proceso de reparto Definición de salidas de información Formación Apoyo in situ y parametrización actualizaciones Seguimiento de la implantación PERSONALIZACIÓN DEL MODELO DE COSTES IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA 27

28 Conclusión 28

29 Costes es una pieza del sistema Que no puede avanzar sola Que completa el ERP universitario Que va a generar valor añadido a la información Que requiere un esfuerzo tecnológico previo OCU dispone de un modelo integrado que minimiza el esfuerzo para alcanzar el objetivo 29

30 ESPAÑA BRASIL COLOMBIA CHILE ECUADOR NICARAGUA PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA VENEZUELA Gracias por su atención Oficina de Cooperación Universitaria c/ Arequipa, 1, bloque 1, planta Madrid. 30