Acceso a la aplicación de solicitud de subvenciones (Planes de Formación 2014)

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1 Acceso a la aplicación de solicitud de subvenciones (Planes de Formación 2014) Pantalla general de acceso Desde ella se accede a las diferentes convocatorias para poder completar y enviar las solicitudes. Para ello, se debe realizar la elección del año de la Convocatoria (2014) y una vez seleccionado éste, el desplegable muestra las convocatorias en vigor sobre las que crear y gestionar las solicitudes de ayuda. Asimismo, permite acceder a los módulos de Entidad y Usuarios y de Planes de Referencia. Entidad y usuarios Antes de generar una solicitud, es preciso dar de alta a la entidad solicitante y a los usuarios autorizados por ésta para su gestión y consulta, siendo el encargado de ello el Representante Legal de la entidad que esté en posesión del certificado digital de persona jurídica. Al entrar en el módulo de Entidad y usuarios, el sistema automáticamente muestra los certificados que tiene instalados el usuario: 1/17

2 Una vez dentro del módulo, se puede gestionar la información de la entidad (altas y modificaciones), administrar los usuarios y consultar la mensajería. La primera entrada en el sistema, debe hacerse con un certificado digital de persona jurídica; la aplicación solicita registrarse o darse de alta, y posteriormente permite realizar las acciones que a continuación se especifican. (SÓLO PARA CENTROS DE FORMACIÓN, que actúen como entidad solicitante): En caso de no disponer del certificado digital de persona jurídica es necesario comunicar a la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, a través del buzón electrónico la siguiente información: C.I.F y Razón social de la entidad solicitante. Domicilio social de la entidad (nombre y tipo de vía, código postal, población y provincia) N.I.F., nombre y apellidos de un administrador que represente a la entidad. Teléfono, fax y mail de contacto del administrador que represente a la entidad. Con estos datos (de los que es imprescindible asegurar la aportación de información sin errores) los servicios técnicos de la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo realizarán el alta del usuario-administrador para que dicha persona acceda, con su certificado digital de persona física, al módulo de Entidad y usuarios. Sólo los representantes legales y los usuarios con perfil administrador pueden acceder al módulo de entidades y usuarios. 2/17

3 Gestión de entidad El apartado "Gestión de Entidad" ofrece los datos del certificado digital con el que dicha entidad se ha dado de alta en la aplicación. Los campos sombreados no se pueden modificar, ya que son los incluidos en el certificado. El resto de datos se pueden actualizar a efectos de notificaciones futuras. Si los datos introducidos son correctos, se pulsará aceptar para grabar las modificaciones oportunas. El campo de Estado indica la valoración relativa a la validez de la entidad como solicitante del plan presentado; constará pendiente hasta la comprobación por los servicios técnicos de la Fundación Tripartita de los estatutos y/o documentación que pueda ser requerida, a presentar por la entidad. Administración de usuarios En el desplegable "Administración de usuarios" se muestran todos los usuarios dados de alta por la Entidad. En los casos en que no se disponga de certificado de persona jurídica, cuando el representante del plan acceda por primera vez al módulo de usuarios, dicha persona aparecerá registrada como usuario-administrador con los datos que fueron facilitados a la Fundación Tripartita. El resto de datos que solicita la aplicación han de ser completados por este usuario, que además puede añadir como autorizados para acceder al sistema a las personas que considere oportunas, teniendo en cuenta la existencia de los siguientes permisos: Administrador: Permiso con capacidad para crear, gestionar planes de formación y dar de alta a los distintos usuarios del sistema. Gestor: Permiso con capacidad para gestionar y modificar los distintos datos de los planes de formación. Consultor: Permiso con acceso a la consulta de los datos consignados en los planes de formación. Administrador beneficiaria: Permiso asociado a las entidades beneficiarias. Se muestran sombreados los datos del Representante Legal y del propio usuario que accede en ese momento, que no podrán ser eliminados, aunque sí modificados (exceptuando los perfiles). 3/17

4 Se pueden ordenar los usuarios por cualquiera de las categorías identificadas en la cabecera, pinchando sobre la que sea objeto de interés (por ejemplo, por Nombre). Esta acción se puede realizar en todos los listados existentes en la aplicación, ordenando por el término de la columna pulsada. El campo de Estado indica la valoración relativa a la validez de la acreditación del representante legal indicado para el plan de formación; constará pendiente hasta la comprobación por los servicios técnicos de la Fundación Tripartita de los poderes notariales y/o documentación que pueda ser requerida, a presentar por la entidad. En cada usuario, pulsando el icono de detalle, se pueden modificar los datos personales, y perfil (salvo la información relativa al Representante Legal, o a usuarios que puedan estar accediendo al sistema en ese momento). Una vez dado de alta el NIF no se puede modificar, ya que es la clave por la que se accede con el certificado digital de persona física. Para grabar un nuevo usuario, a través del botón de añadir, se introduce su NIF (debe ser válido, ya que sino la aplicación no deja continuar) y si ya estuviera dado de alta en la base de datos, se ofrecen cumplimentados los campos, los cuales pueden variarse si se detectan errores. En el caso de ser usuario nuevo, se introducen sus datos y se asigna el perfil deseado. Si se precisa eliminar algún usuario del sistema, se marca en el listado y se pulsa el botón "Sí" de eliminar usuarios seleccionados. La aplicación nos pide confirmar esta acción para poder eliminar los usuarios asignados. 4/17

5 Confeccionar solicitud Alta de Planes de formación Una vez incorporada la información de la entidad, y los permisos correspondientes para el acceso a la aplicación, puede comenzarse a generar una solicitud accediendo a la convocatoria Planes La pantalla principal de acceso se puede dividir en dos partes bien diferenciadas: la cabecera, con los datos principales del solicitante (CIF y Razón Social de la entidad), el nombre de la convocatoria a la que se ha accedido, así como la fecha y los iconos para salir de la aplicación, el icono de ayuda y el de acceso al servicio de mensajería, como podemos ver en la imagen siguiente: La segunda parte de la pantalla, ofrece en primer lugar los campos de filtrado por si se diera el caso de tener varias solicitudes ya creadas, para lo que facilita un modo de encontrarlas de una forma más cómoda y rápida. A continuación se puede ver un listado como ejemplo de los planes dados de alta por un administrador en una convocatoria ficticia. La primera vez que se accede, se muestra ese listado sin contenido; el proceso de confección de la solicitud se inicia con el botón Añadir. Al pincharlo, se observa una pantalla con un bloque denominado PLAN DE FORMACIÓN, genérico de momento, donde se debe seleccionar el tipo de plan que se desea dar de alta. La tabla de tipología de planes (Intersectorial, Intersectorial de autónomos, Intersectorial de economía social, Sectorial o Vinculado a Certificados de profesionalidad), sólo va a ofrecer los que se ajusten según el tipo de entidad informado en el módulo de Gestión de entidad de la página 3 de este documento. 5/17

6 Para conocer el funcionamiento y pasos a seguir en la aplicación, se muestra a partir de ahora como ejemplo una solicitud de prueba, de un plan de formación del tipo Intersectorial, aunque también se va a incidir en el funcionamiento específico de esta herramienta para planes compuestos por acciones vinculadas a certificados de profesionalidad, dispuestos en el artículo 10.e) de la convocatoria. Tras seleccionar el tipo de plan, pulsamos el botón de ACEPTAR situado a la derecha del campo; después es preciso pinchar de nuevo el botón de ACEPTAR del extremo inferior de la pantalla para que acepte los cambios. Una vez identificado el tipo de plan, se genera un código numérico para la solicitud, y se han creado distintas pestañas dentro del apartado PLAN DE FORMACIÓN, en las que se debe entrar para ir completando los datos solicitados por la aplicación. En la parte superior de la pantalla se muestran los cuatro bloques en los que está estructurada la solicitud de un plan de formación, son: Plan de Formación, Entidades, Acciones Formativas, y Confirmación. Cada uno de estos bloques contiene a su vez diferentes pestañas. 6/17

7 El bloque Plan de formación recoge todos los datos relativos al tipo de plan de formación seleccionado por la entidad, (tipo y ámbito), sector/es al/a los que se dirige si es de tipo sectorial, datos del domicilio a efectos de notificación y los documentos que han de presentar junto a la solicitud. También existe una pestaña destinada a recoger datos para facilitar el acceso a la formación de oferta a todos los usuarios del sistema, y otra que solicita información a considerar en la valoración técnica del plan formativo. En todos los apartados, se pueden consultar ayudas con mayor información sobre los campos a rellenar, pulsando el icono de interrogación situado en la parte superior derecha de la herramienta telemática: El bloque Entidades solicita la información de las entidades beneficiarias, asociadas a la entidad solicitante, o agrupadas si la solicitud la presenta una agrupación de centros o de entidades de formación. En estos casos, conviene revisar en el botón anterior de Plan de formación, la relación de documentos que pueda ser necesario presentar en cada situación. En el caso de tratarse de un plan de formación compuesto por acciones formativas vinculadas a la obtención de certificados de profesionalidad, del tipo correspondiente al artículo 10.e) de la convocatoria, este bloque de información solicita los datos correspondientes al/a los centro/s acreditado/s para impartir la formación. Dado que estos centros deben estar acreditados para desarrollar las acciones solicitadas en el momento de publicación de la convocatoria, se facilita la inclusión de sus datos en la aplicación 7/17

8 telemática mediante su localización en el registro de centros acreditados (incorporado en dicha aplicación), identificando el CIF correspondiente. Para ello, debe pincharse previamente el botón Añadir centro registrado Se incluye el CIF y se solicita la búsqueda en la base de datos: Una vez recuperado, se precisa la selección del centro implicado en el desarrollo de la formación (es decir, la ubicación de la instalación acreditada para las acciones concretas a impartir) en el botón izquierdo, y confirmación pinchando aceptar. Si hay varias ubicaciones o establecimientos de ese Código de Identificación Fiscal acreditadas para las acciones a solicitar, y se prevé su ejecución, se han de realizar los pasos siguientes con cada una de ellas. Se ofrecen los datos de las distintas ubicaciones de ese CIF recogidas en el registro de centros acreditados para impartir formación vinculada a certificados de profesionalidad 8/17

9 De este modo se identifica el compromiso de ejecución previsto para ese centro (y ubicación del mismo), sobre el conjunto de la solicitud de financiación. En ese momento, queda recogida la participación del centro en la solicitud, con el porcentaje a ejecutar indicado en la pantalla anterior. Pudiera ocurrir que un centro acreditado para la impartición de las acciones a solicitar, no se encontrara entre los recuperados desde la aplicación telemática, por tratarse de una acreditación reciente u otros motivos que expliquen la falta de actualización en el registro general de centros acreditados. En ese caso, se darían de alta desde el botón Añadir nuevo centro 9/17

10 Tal y como exige la convocatoria en su artículo 14.2.i), se adjuntaría entre los documentos del bloque PLAN DE FORMACIÓN, la resolución de aprobación del organismo correspondiente, que acredita a ese centro y sus instalaciones para impartir las acciones formativas vinculadas a la obtención de certificados de profesionalidad que se encuentran en la solicitud. Continuando con la elaboración de la solicitud, en el siguiente bloque de Acciones formativas, se solicita toda la información relativa a las acciones formativas que contiene el plan de formación. Para incorporarlas, seleccionamos el botón añadir y comenzamos por señalar los datos numéricos de las acciones en la pestaña Descripción y costes. Para ello, indicamos el número de acción formativa y el tipo. Si se trata de acciones vinculadas a la obtención de certificados de profesionalidad, la aplicación muestra un buscador que permite seleccionar la acción deseada entre la oferta de certificados (y sus módulos formativos) existente. En el caso de planes de tipo 10.e), dicha oferta además se puede limitar a la que, según los datos existentes en el registro de centros acreditados para impartir esta formación, tienen acreditada los centros que se dieron de alta anteriormente en la aplicación telemática como responsables de la ejecución de las acciones formativas. Por tanto, si está activada la tecla Certificados Centros Registrados, sólo se observarán las acciones correspondientes a certificados acreditados para los centros e instalaciones sobre los que se ha declarado ejecución en el bloque CENTROS, bien sea para seleccionar esos certificados completos o para seleccionar alguno de los módulos formativos que los componen. Y respetando además las opciones de filtro que hayan sido señaladas de forma añadida con carácter previo al uso del buscador. 10/17

11 De no localizarse la acción deseada, pinchando la tecla Todos los Certificados la aplicación muestra la oferta formativa completa. Una vez seleccionada la acción a incorporar a la solicitud, se abren los campos necesarios para señalar la información de participantes a formar, costes y otros datos. También para estos planes de tipo 10.e), en esta pestaña se tiene/n que seleccionar el/los centro/s que va/n a impartir la formación, de entre los que han sido dados de alta en la solicitud desde el bloque de información de CENTROS. 11/17

12 En caso contrario, al pulsar la tecla aceptar para que guarde el resto de los datos, la aplicación muestra una validación que impide continuar. Cuando pulsamos el botón de Añadir en la pantalla anterior, se observan todos los centros grabados para ejecutar el plan. De ellos, debemos seleccionar los que van a impartir esta acción formativa concreta, y después pinchar el botón de Aceptar. En ese momento, se muestran los centros seleccionados en la caja de datos de Descripción y costes de la acción formativa. 12/17

13 Si toda la información restante está incorporada, pulsando el botón Aceptar queda definitivamente creada la acción formativa. Se precisa continuar completando el resto de apartados de la acción, contemplado en las pestañas añadidas (difieren según el tipo de plan): Descripción, Formadores, Instalaciones, En todas ellas hay que pulsar el botón de Aceptar para guardar la información. 13/17

14 Accediendo de nuevo a la vista de inicio de ACCIONES FORMATIVAS, se continúan dando de alta el resto de acciones hasta completar la solicitud. Además de disponer de un control de los errores que puede contener la solicitud, la aplicación facilita un icono de verificación en cada bloque de datos, que muestra los apartados que conviene revisar para proceder al último de los pasos: la confirmación de la solicitud, que la deja lista para su firma por el Representante Legal de la entidad y el envío telemático de la misma a la Fundación Tripartita. El bloque Confirmación comprueba si la solicitud contiene errores o no. Si la solicitud no contiene errores se observa un mensaje informativo como el de la pantalla que se muestra a continuación, momento en que se debe seleccionar el botón confirmar: 14/17

15 Si la solicitud contiene errores, la aplicación efectúa una serie de validaciones cuyo resultado se muestra en forma de alertas, que describen el error y redirigen a la pestaña en la que están localizadas para solventarlo cuando nos posicionamos sobre ellas. Las alertas aparecen diferenciadas por colores: las de color rojo impiden que se pueda confirmar la solicitud, las de color amarillo son informativas y avisan de que dicho campo no se ha cumplimentado, pero no impiden el poder confirmar la solicitud. Edición de solicitudes y expedientes Una vez creado algún plan de formación, en la pantalla inicial de acceso se dispone, además de las opciones de añadir y eliminar, de otras que pasamos a detallar. En la vista de datos, figuran todas las solicitudes dadas de alta para entidades que cumplan requisitos para presentar diferentes planes de formación. Se observan las columnas que identifican el número de solicitud (asignado por el sistema al introducir una solicitud nueva); el 15/17

16 número de expediente (a asignar por el sistema cuando el Representante Legal firma y envía el plan al registro electrónico legal de la Fundación Tripartita); el tipo de plan asociado a cada solicitud; la situación de gestión general en que se encuentra el expediente en el momento de ser consultado, y el estado y permiso de la persona que está realizando las operaciones (en el ejemplo, borrador o pendiente de firma, y administrador, respectivamente). Si se pulsa el icono de detalle entramos en la pantalla de datos del plan de formación: Si se pincha el icono de usuarios asignados que se encuentra junto al de detalle de la solicitud, se obtiene un listado con los usuarios dados de alta en el sistema y sus permisos. Consta el administrador dado de alta automáticamente por el sistema (representante legal de la entidad, que no puede ser eliminado), y un usuario añadido por él desde el módulo de Entidades y Usuarios, también con permiso de administrador, en este caso. Se pueden asignar más usuarios a una solicitud si existen registrados en el módulo de Entidades y Usuarios: pulsando el botón AÑADIR, se ofrece el listado con todos los usuarios dados de alta por la entidad. 16/17

17 Pulsando el botón de detalle podremos cambiar sus permisos. Se puede apreciar que los datos principales están sombreados, ya que los cambios sólo pueden efectuarse desde Entidades y Usuarios. Confirmación, firma y envío de la solicitud Una vez se haya cumplimentado la solicitud, y solventados los errores si los hubiera, desde el bloque Confirmación, sobre el botón confirmar, se procede a realizar este paso. Esto implica que una vez confirmadas la solicitud, no se podrán realizar cambios, sólo podrá consultarse o firmar dicha solicitud si se dispone de certificado de persona jurídica. En el momento que se ejecuta esta confirmación, la aplicación ofrece un mensaje informativo indicando que la solicitud no ha sido firmada, y simultáneamente se generan tres ficheros en formato PDF: el pliego de condiciones, la solicitud del plan de formación, y el resumen de acciones formativas. Por último, la persona que dispone del certificado digital de persona jurídica (es decir, el representante legal de la entidad solicitante de la subvención), es la que ha de firmar el plan de formación y enviar dicha solicitud a la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, momento en el que se genera un registro telemático que asigna un número de expediente a la solicitud enviada, y que es informado a la entidad a través del documento Recibo envío solicitud, acreditativo de que la transmisión ha sido correcta. 17/17

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