PREMIOS TIC EN LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE EMPLEO 2014

Transcripción

1 PREMIOS TIC EN LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE EMPLEO Aplicaciones de Análisis, previsión, planificación y seguimiento SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN Y ACREDITACIÓN DE CASTILLA-LA MANCHA La formación profesional para el empleo se gestiona en Castilla-La Mancha a través del Sistema Integrado de Formación y Cualificación, accesible por los usuarios desde internet que, desde una perspectiva unificada, cubre las solicitudes de participación en las acciones formativas, la gestión de las acciones formativas, la justificación económica, la gestión de la calidad, así como el registro de formadores, el de certificados de profesionalidad y el procedimiento de acreditación de competencias adquiridas por experiencia laboral. El Sistema integrado permite la necesaria trazabilidad de los fondos públicos, pues incluye el seguimiento cada acción formativa en todas sus fases, hasta la propia liquidación económica de la subvención. También nos permite consultar la cuenta de formación de cada trabajador, posibilitando el establecimiento de itinerarios formativos individualizados. El sistema nos permite asimismo la realización de los procedimientos de acreditación de competencias adquiridas por experiencia laboral en todas sus fases, registrando todos los pasos necesarios para conseguir un resultado objetivo y

2 fiable. Otro apartado importante a tener en cuenta es el tratamiento serio y riguroso al elaborar las estadísticas de la formación profesional para el empleo, así como el cumplimiento de las obligaciones que la administración se impone en relación con la administración electrónica permitiendo a los interesados interactuar con el mismo pudiendo comprobar en todo momento en qué tramite se encuentra su solicitud. 1.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El sistema incluye diversas aplicaciones como son FOCO, P@SA, ACREDITA, CATÁLOGO DE CUALIFICACIONES, REGISTRO DE CERTIFICADOS DE PROFESIONALIDAD, REGISTRO DE FORMADORES, i3, etc. FOCO es una aplicación informática que permite trabajar con información compartida y actualizada en el ámbito de la gestión de la formación profesional para el empleo en un entorno amigable, intuitivo, de fácil manejo y lógico en su utilización, mejorando la calidad en la tramitación administrativa y optimizando el entorno de trabajo de los técnicos de formación, con un sistema de información que comparte de forma eficiente los datos relacionados con las entidades colaboradoras. La aplicación dispone de un complejo sistema de controles y avisos que certifica una correcta gestión de la oferta formativa, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente. La realización de ciertas acciones comunes a todos los módulos de la aplicación: envíos, validaciones (en el año 2013 se realizaron validaciones), reformulaciones, rechazos y respuestas, siempre van acompañadas del intercambio de correos de notificación y/o acuse entre los diferentes usuarios/as de la aplicación implicados en dichas acciones. A fecha de hoy existen entidades dadas de alta en la aplicación y un total de usuarios con diferentes roles que acceden a la aplicación con usuario y contraseña. El sistema se encarga de gestionar las solicitudes de subvención de cualquier Modalidad de Formación Profesional para el Empleo desde su solicitud hasta su liquidación económica. Los principales Módulos que integran la aplicación FOCO son: Gestión de centros: Permite el alta, la modificación o la baja de la acreditación /inscripción de los centros de formación en el Registro de Centros y Entidades de Formación de Castilla-La Mancha. La mayor parte de la tramitación de los expedientes de Registro de Centros, se realizan en esta aplicación, desde la solicitud de la persona interesada hasta la resolución. Se generan las actas de visita incluyendo, en el caso de certificados de profesionalidad, las instalaciones y las dotaciones necesarias; los

3 informes técnicos, las propuestas de resoluciones y las resoluciones. En el año 2013 se tramitaron 977 expedientes y se dieron de alta especialidades formativas. Gestión de solicitudes de acciones formativas: Gestiona las solicitudes de subvención por parte de las entidades de cualquier modalidad de Formación Profesional para el Empleo (FPpE). Las solicitudes se registran electrónicamente realizando una anotación en el Registro Único de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en este módulo se valoran, se reformulan en su caso, se priorizan y se aprueban o no. Durante el año 2013 se tramitaron solicitudes. En el momento en que se aprueba un curso se publica directamente en la página web de la Consejería de Empleo y Economía para su difusión. Gestión de Grupos Formativos: En este módulo se gestionan los cursos una vez aprobados desde el inicio hasta la comunicación de finalización. Se recibe toda la información referente a los grupos formativos: horarios del grupo, cronograma, alumnos/as en el grupo, formadores/as del grupo, acta de evaluación etc. Gracias a toda esta información se puede hacer el seguimiento y control del curso desde que se inicia hasta que finaliza, así como generar una serie de documentos asociados al mismo. Existen cursos dados de alta en la aplicación. Gestión de Incidencias: Las incidencias que se pueden producir durante la gestión del curso están catalogadas y deben de ser validadas por el técnico de formación. Las más habituales son: modificación de cronograma del curso, cambio de formadores/as, cambio de estado de alumno, etc. Gestión de alumnos: La mayoría de los alumnos/as realiza las solicitudes de inscripción a los cursos de formación a través de internet, desde la Oficina Virtual de la Consejería de Empleo y Economía. Estas solicitudes se envían, se registran electrónicamente realizando una anotación en el Registro Único de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y se incorporan de forma automática a la aplicación Foco. Durante todo el proceso de preselección y selección se va informado a los alumnos/as del estado de sus solicitudes de inscripción. Esto se realiza mediante el envío de mails y también mediante el envío de SMS. Durante el último año se han registrado en la aplicación solicitudes. Para los alumnos/as que son incorporados a los cursos, siempre que nos hayan autorizado previamente, se lleva a cabo una comprobación y verificación automática de su situación laboral; también se puede realizar la comprobación y verificación de los datos académicos, de identidad, de residencia, y de seguridad social (vida laboral). La aplicación lleva a cabo un registro electrónico de los diplomas y certificados parciales que son entregados a los alumnos que realizan la formación. A fecha de hoy existen alumnos dados de alta en la aplicación.

4 Se realizan diferentes controles referidos a los horarios y solapamientos de alumnos/as incluidos en más de un curso, examinando el máximo de horas permitidas. También controla las horas y porcentajes que se deben cumplir para considerar que un alumno/a ha finalizado un curso o pueda ser considerado baja. Gestión de prácticas profesionales: Se dan de alta los convenios con las empresas colaboradoras y en su caso las solicitudes de subvención. Se incluyen dentro de cada convenio los alumnos/as que van a realizar prácticas, grabándose el periodo de prácticas, el horario, los días, las horas totales y una vez finalizadas, se anota la evaluación de las mismas. Gestión de becas y ayudas a la asistencia: Se gestiona el control mensual de asistencias y el pago de ayudas y becas para los alumnos/as que cumplen los requisitos establecidos. Evaluación de Grupos: En este módulo se recoge la gestión de las visitas que se realizan y las encuestas y evaluaciones que los/las técnicos correspondientes han realizado a los alumnos/as, a los formadores/as y a los gestores/as de la FPpE, tanto en la evaluación de las acciones formativas como en las prácticas profesionales. Tras grabar el resultado de las visitas y de los cuestionarios en la aplicación, se emite automáticamente un informe de resultados que puede ser favorable o, si se detecta algún problema, se dispone de una Gestión de Incidencias (con un catalogo de incidencias) para recoger los inconvenientes encontrados. Si las entidades solventan los problemas, las incidencias pueden ser subsanadas. Sistema de calidad de centros: El objetivo de este sistema es promover y garantizar la excelencia de la Formación Profesional para el Empleo impartida en Castilla-La Mancha, mediante actuaciones específicas de evaluación, definición de propuestas, compromisos de mejora de la organización, así como de los resultados de las acciones formativas impartidas. Para ello se ha creado un Sistema de Calidad propio de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha denominado Qclm, que incluye siete ámbitos de evaluación, 24 niveles aceptables de calidad y 48 niveles de mejora. El seguimiento de este sistema se realiza a través del módulo de evaluación en Foco. Liquidación Económica: En este módulo se gestionan las liquidaciones de las acciones formativas y de los Planes de formación. El módulo de liquidación y justificación económica, es uno de los más importantes desde el punto de vista de las entidades colaboradoras, ya que en él se graban todos los gastos ocasionados por el curso y su imputación; sirviendo también como herramienta de control y seguimiento de los costes, que cada una de las entidades va incurriendo en la ejecución de la formación, junto con los correspondientes informes contables y financieros. Algunos de los controles que se realizan son: que en la imputación de gastos de tipo personal, docente y prácticas sólo puedan incluir aquellas persona que realmente hayan intervenido, el límite en el total de gastos imputados en docencia, límite en las

5 liquidaciones económicas para no superar los porcentajes establecidos, ajustes en los informes de liquidación para que éstas se adecúen a los porcentajes establecidos. Se generan todos los informes y resoluciones en función de los anticipos recibidos y la subvención que le corresponde. Registro de especialidades formativas de Certificado de Profesionalidad y de Fichero Maestro: Se registran todas las especialidades con sus módulos formativos y unidades formativas, en su caso, las horas de impartición (presenciales, teleformación, tutorías presenciales, evaluación final), el nivel de cualificación, las instalaciones y equipamientos necesarios para su impartición. Gestión de módulos económicos: Esta funcionalidad permite modificar de forma masiva los módulos económicos aplicables a las especialidades formativas que hay grabadas en la aplicación. Noticias: Desde este módulo se permite dar de alta noticias de especial interés, para los diferentes usuarios de la aplicación (entidades de formación, gestores de cursos, etc.). FAQ: Este apartado permite a las entidades de Formación realizar preguntas a través de la aplicación. Una vez que se reciben, se clasifican automáticamente por modalidades de formación. Las entidades podrán consultar la respuesta en el mismo apartado. Tablón de anuncios: El tablón permite a los usuarios de Foco consultar las noticias que se han dado de alta y las FAQ que han sido publicadas. Tareas Pendientes: La aplicación cuenta con una funcionalidad de aviso a los distintos usuarios de Foco de las tareas que tiene pendientes, respecto a expedientes de Registro de Centros, Solicitudes de acciones formativas, Grupos y Liquidación. Además de que el usuario pueda verlo en la aplicación, ésta envía por correo electrónico la notificación de la tarea. Consultas: Con este módulo se completa la explotación de la información que el sistema almacena, desde la realización de la solicitud, los grupos formativos que la componen, las evaluaciones realizadas a los mismos y su liquidación económica. Aunque no entran dentro de los módulos principales de la aplicación, los siguientes módulos poseen cierta importancia durante la gestión: Manuales: Los usuarios de la aplicación podrán consultar los manuales que hay colgados en la misma, eligiendo diferentes criterios de búsqueda: modalidad de formación, módulos de la aplicación, apartado y perfiles. Gestión de Firmas: Desde este módulo tantos las entidades de formación como los gestores de formación, mantienen actualizados los datos de las personas que firman en cada uno de los documentos que se generan en la aplicación.

6 Plantillas de documentos: Los documentos más novedosos que hasta el momento no se hayan implantado en la aplicación, se cuelgan en este módulo para que las entidades de formación puedan descárgalos y cumplimentarlos. El CATALOGO DE CUALIFICACIONES PROFESIONALES, contiene toda la información de las más de 600 cualificaciones publicadas y es la base común para la gestión de los registros de certificados de profesionalidad, de formadores, acredita etc. El Catálogo nutre también de información al Portal de Orientación Profesional. En esta aplicación se cargan los ficheros XML proporcionados por el INCUAL que incluyen denominación, familia profesional, nivel profesional, ámbito profesional, competencia general, sector productivo, así como todas las unidades de competencia de la cualificación y los módulos formativos asociados. Cada Unidad de competencia se vuelca con sus realizaciones profesionales y criterios de realización y se asocia con el correspondiente módulo formativo con las capacidades y los criterios de evaluación. En cuanto a la acreditación de competencias profesionales adquiridas mediante experiencia ACREDITA, se gestionan las distintas fases del procedimiento: solicitudes, listados, asesoramiento, evaluación y acreditación. Los asesores y evaluadores ven facilitada la gestión del procedimiento en la aplicación informática puesto que está preparada para validar las pruebas de evidencia aportadas por el interesado en relación con las realizaciones profesionales de la cualificación de referencia, ayudando en todo momento a los profesionales en la toma de decisiones en el procedimiento. En ACREDITA se pueden gestionar los siguientes procesos: Solicitudes: Solicitud on line de los interesados Grabación de las solicitudes presentadas en papel. Comprobación de los documentos presentados: Control de la documentación presentada y subsanación. Evaluación de las solicitudes: Control del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden de convocatoria. Baremación de las solicitudes: Las solicitudes se bareman en función de la experiencia profesional y la formación no formal aportada por los interesados. Gestión de listados: La aplicación genera de manera automática los listados provisionales y definitivos tanto de candidatos admitidos y excluidos y de seleccionados.

7 Fase de asesoramiento: En esta fase, los asesores se valen de la aplicación para generar el Historial Profesional y Formativo, la captura de evidencias, el test de autoevaluación y el informe para la Comisión de evaluación. Fase de evaluación: En esta fase, los evaluadores reciben toda la información de la fase anterior y evalúan, con el apoyo de la Guía de Evidencias de cada UC las evidencias aportadas, planificando las pruebas de evaluación y generando las actas de evaluación para la siguiente fase. Registro de acreditaciones parciales acumulables: Una vez evaluadas las unidades de competencia, aquellas evaluadas de manera positiva se inscriben en el Registro de Certificados de Profesionalidad y Acreditaciones parciales acumulables. Gestión de asesores y evaluadores: La aplicación permite la carga y gestión de los asesores, evaluadores y que participan en cada procedimiento, la asignación de candidatos y el seguimiento de la labor de los asesores y evaluadores Guías de evidencia: El sistema tiene cargadas las guías de evidencia de las convocatorias que se realizan de modo que sea posible la gestión ágil de las fases de asesoramiento y evaluación El REGISTRO DE FORMADORES gestiona el control de los requisitos formadores para la impartición de los módulos de los certificados de profesionalidad poniendo esta información a disposición de los centros de formación. En el registro de formadores se comprueba el cumplimiento de los requisitos exigidos a estos para poder impartir los módulos formativos de los certificados de profesionalidad. Se comprueba que estos tienen la competencia docente, la acreditación y la experiencia profesional requerida. Actualmente hay en el registro más de formadores. Toda la información de los interesados, tanto formativa, como de acreditación de competencias, se vuelca en el REGISTRO DE CERTIFICADOS DE PROFESIONALIDAD y acreditaciones parciales acumulables para la expedición de las correspondientes unidades de competencia o certificados de profesionalidad. Las solicitudes de expedición se gestionan desde la presentación de solicitud hasta la recogida por la persona interesada del Certificado de Profesionalidad. La solicitud y la

8 documentación aportada (o la autorización para su consulta) se registra para proceder a su evaluación. El sistema genera automáticamente los documentos asociados. Si la evaluación es positiva, se inscribe el certificado de profesionalidad en el Registro, incluyendo la fecha de registro, la forma de obtención, el servicio que instruye el expediente, etc. La inscripción muestra también los posibles itinerarios formativos a seguir por los interesados dado que las unidades de competencia que se encuentran en un certificado pueden ser transversales y estar en otros certificados. Esta información también es accesible para los ciudadanos. Durante 2013 se han tramitado en el registro de Certificados de profesionalidad y acreditaciones parciales acumulables certificados de profesionalidad y unidades de competencia. P@SA es el Portal de aplicaciones de la Consejería de Empleo y Economía, tiene por objetivo ofrecer al trabajador de la Consejería de Empleo y Economía y de sus entidades colaboradoras el catálogo de aplicaciones que tiene a su disposición. En él se incluye TRAMITA, dónde se gestionan las solicitudes, los requerimientos de documentación, los acuses de recibo, la emisión de resoluciones y en general todos los trámites que conlleva un expediente administrativo. Otra parte del sistema integrado es el INDICADOR INTEGRADO DE INFORMACIÓN (i3) que tiene por misión recopilar toda la información de las aplicaciones anteriores, permitiendo su análisis estadístico, con el fin de facilitar la toma de decisiones en los niveles táctico y estratégico. i3 permite obtener estadísticas fiables desagregadas por sexo, nivel de estudios, edad, provincia, municipio, fecha, trámite, etc, de una manera sencilla e intuitiva. El sistema asimismo está conectado con otras bases de datos de modo que se facilita la gestión de determinados trámites: verificación de identidad de la Dirección General de la Policía, registro de títulos del Ministerio de Educación, sistema Contrat@, SISPE (información de la demanda), y el portal de orientación profesional que relaciona las ocupaciones con el Catálogo Nacional de las Cualificaciones, el repertorio de Certificados de Profesionalidad y el catálogo de Títulos de Formación Profesional. Todas estas aplicaciones pueden ser consultadas por los técnicos de las oficinas de empleo o de los servicios periféricos para la atención de los usuarios de una manera más eficaz. El Sistema integrado, alimenta de manera automática a su vez al PORTAL DE ORIENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN PROFESIONAL (POP), herramienta de orientación relacionada con la formación profesional. Relaciona las cualificaciones profesionales con las ocupaciones del CNO, los centros de formación profesional y la oferta formativa de fp, tanto del ámbito de empleo como del de educación. El portal se nutre de las diversas aplicaciones que componen el Sistema Integrado de gestión de la formación profesional para el empleo y la acreditación de competencias.

9 POP se estructura en los siguientes apartados: Elige tu profesión: Se pretende mostrar información que pueda ayudar a elegir una profesión o a progresar en la que ya se tiene. Se trata de un motor de búsqueda en el que se selecciona una ocupación mediante las opciones Búsqueda y Búsqueda Avanzada (abre un desplegable para seleccionar una familia profesional). Fórmate para trabajar: Se pretende ofrecer información sencilla sobre la formación profesional del sistema educativo y de la formación profesional para el empleo con distintos niveles de profundidad donde el usuario pueda tener una visión global e integral de toda la oferta de formación profesional en Castilla La Mancha y dar a conocer las convalidaciones entre los diferentes tipos de formación y la relación entre los títulos de formación profesional y los certificados de profesionalidad. Se ofrece un formulario de búsqueda de la oferta de Formación Profesional en Castilla-La Mancha en el que se podrá ir seleccionado por familia profesional, pon nivel de de formación y por localización (provincia y municipio). Acredita lo que sabes hacer: Este apartado incluye información sencilla sobre las cualificaciones y las competencias profesionales con el marco del SNCP mediante un sistema de preguntas-respuestas, información de las vías existentes para acreditar las competencias profesionales, sobre el registro de certificados de profesionalidad. Asimismo, en este apartado se muestra la información sobre las convocatorias de acreditación de competencias adquiridas por experiencia laboral. 2- REPERCUSIÓN PARA LOS TRABAJADORES Y PARA LAS EMPRESAS Tiene una repercusión directa en la sociedad en su conjunto, sus principales virtudes son la transparencia, la calidad y la fiabilidad de la información que se maneja facilitando, no solo la gestión de la formación Profesional para el Empleo y la acreditación de competencias, sino también la incidencia en el mercado laboral. 3- EQUIPO DE DESARROLLO Y PROVEEDORES La aplicación informática FOCO se desarrolla a través de la empresa Indra y el resto de aplicaciones asociadas se desarrolla con medios propios.

10 El trabajo colaborativo público-privado entre la Dirección General de Formación y el proveedor de servicios (Indra) permite conjugar el conocimiento en materia de empleo, formación y acreditación que aporta la Dirección General de Formación con la experiencia en desarrollo informático de la empresa proveedora de servicios lo que, a su vez, permite presentar el siguiente cuadro que recoge los principales roles asignados: RR.HH DG Formación Colaborador Total Externo (proveedor de servicios) Director del 1 1 Proyecto Jefe de Proyecto Analista 1 1 Programador Técnico de 2 2 sistemas Responsable de 1 1 Calidad Total VALORACIÓN ECONÓMICA El grueso del trabajo se realiza con recursos propios, es decir con la participación y el control directo de los Recursos Humanos asignados al proyecto por lo que el coste global teórico se minoriza mucho. Sin embargo la relación con el proveedor externo de todo el sistema, la empresa Indra, se mantiene de forma constante con el fin de evitar cualquier fallo del sistema, realizar un seguimiento continuo que permita introducir las mejoras necesarias que se produzcan en un sistema evolutivo y dinámico. Esta relación contractual supone anualmente una cuantía de ,00.