MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES QUE INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre de 2015 MATERIA PRIMA COMESTIBLE

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1 MP COMESTIBLE E INSUMOS H2O POT ANEO II: MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES QUE INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre de 2015 MATERIA PRIMA COMESTIBLE Los proveedores que cuenten con las siguientes certificaciones certificaciones : BPM- HACCP ISO ISO 9001 Estándares reconocidos que hacen parte GFSI (Global Food Safety Initiative) FSSC (Food Safety System Certification) BRC (Global Standard For Food Safety) IFS (International Food Standard) SQF (Safe Quality Food) Canada GAP Global GAP DEBEN ENVIAR COPIA SCANEADA CON EL CERTIFICADO VIGENTE Según vigencia de la certificación Los proveedores que cuenten con certificaciones en los sistemas Ambiental ISO deben enviar copia del certificado vigente. Los proveedores que cuenten con certificaciones en los sistemas de Seguridad BASC-C-TPAT y OEA deben enviar copia del certificado vigente. Concepto sanitario favorable emitido por el INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de medicamentos y alimentos) del Decreto 3075 o Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social ó Carta solicitando la visita de inspección sanitaria. SI EL CONCEPTO ES FAVORABLE CON OBSERVACIONES SE DEBE ADJUNTAR EL PLAN DE ACCION DERIVADO DEL HALLAZGO. Acta de la última visita no Mayor a 2 años Certificación de cumplimiento de las Condiciones Sanitarias o cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (GMP) o de las regulaciones dadas en el Codex Alimentarius realizados por la autoridad competente del país o Carta de Garantía que divulgue que la empresa está en proceso de implementación con fecha de compromiso Carta de declaración que la materia prima suministrada es un alergénico potencial aplicable para los proveedores de las siguientes materias primas o que en su elaboración estén contenidos los siguientes alimentos: Cereales que contengan gluten (trigo,centeno, cebada, avena, espelta, kumat o sus variedadeshíbridas)yproductos derivados. Crustáceos y productos a base de crustáceos. Huevos y productos a base de huevo. Pescado y productos a base de pescado. Cacahuates y productos a base de cacahuates. Soya y productos a base de soya. Leche y sus derivados Frutos de cáscara, es decir, almendras (Amigdalus communis L.), avellanas (Corylus avellana), nueces de nogal(juglans regia), anacardos(anacardium occidentale), pacanas (carya illinoieses (wangenh) k kock)), nueces del Brasil (Bertoletia excelsa), pistachos (pistacia vera), nueces macadamia y nueces de Australia (Macadamia ternifolia) y productos derivados. Apio y productos derivados. Altramuces y productos a base de altramuces Moluscos y productos a base de moluscos. Mostaza y productos derivados Semillas de sésamo y productos a base de semillas de sésamo. Anhídrido sulfuroso y sulfitos en concentraciones superiores a 10 mg/kg o 10 mg/litro expresados como SO2. Incluir en esta las recomendaciones de su manejo al interior de la organización. Certificados de contaminantes ( resultados de laboratorio) de acuerdo a lo establecido en la resolución 4506 de 2013 Niveles maximos de contaminantes para las siguientes materias primas: Cumplimiento con la Resolución 4506 de Certificado de perfil de sacáridos para proveedores que suministren Glucosa de 40 ED y 60 ED. Certificado de análisis Fisicoquimico y microbiológico y organoleptico por cada lote de materia prima suministrado por el proveedor. Cada Lote Certificado de análisis Fisicoquimico y microbiológicos para la materia prima Agua. Semestral Certificado de calidad fisicoquímico de las materias primas utilizadas en el tratamiento de agua potable tales como Hipoclorito de sodio, sulfato de aluminio líquido. (No aplica para Colcauca) Cada Lote Para la Planta de Helados el certificado de calidad debe incluir los resultados de laboratorio de análisis fisicoquimico y microbiológico por cada lote de materia prima suministrado por el proveedor. (La información reportada en los certificados debe contener los mismos parámetros y especificaciones relacionadas en la ficha técnica). Para el caso en el que el proveedor maneje un plan de muestreo para parámetros especificos, debe adjuntar los resultados en la primera entrega y renovarlos según su frecuencia. Cada Lote vía mail Por cada entrega del insumo se recbiran máximo 2 lotes con una vida útil no inferior al 75% declarado. x x Cada lote Carta de garantía de control de materiales extraños (vidrio, partículas metálicas, madera, plástico, hilos, cauchos, cuero, grasa etc ) en el almacenamiento, proceso productivo, distribución y transporte de la materia prima suministrada, excepto el trigo por su naturaleza. Página 1

2 MP COMESTIBLE E INSUMOS H2O POT ANEO II: MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES QUE INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre de 2015 MATERIA PRIMA COMESTIBLE Resultados de laboratorio de metales pesados (Cobre, Plomo, Mercurio, Zinc, Estaño, Arsénico, etc.) de cada una de las materias primas suministradas según lo establecido por la regulación que lo controle o lo definido en el Codex Alimentarius. Carta de garantía de cumplimiento del decreto 1609 del 31 de Julio de 2002, para manejo de transporte de mercancías peligrosas por carretera para los proveedores que suministren Materia Prima como: Esencias, colorantes, combustibles, aceites lubricantes, Sustancias químicas tóxicas, inflamables y radioactivas. NOTA: El cumplimiento de este requisito en algunas empresas inicialmente es de responsabilidad del proveedor del material, pero luego pasa a ser responsabilidad de la transportadora, en caso de que el proceso de transporte sea tercerizado, y facilmente la exigencia de este decreto puede ser violada. Si el proveedor es responsable del transporte de la Materia Prima suministrada a Colombina, debe cumplir lo especificado por la Ley 1383 del 2010, que reforma el código nacional de tránsito. Carta de declaración del compromiso ambiental, donde cada proveedor debe informar como su empresa está comprometida con el cuidado del medio ambiente. Y mencionar que progranmas ambientales tiene implementados (uso eficiente de agua, manejo de residuos solidos y liquidos,consumo eficiente de energia, emisiones atmosfericas, entre otros) Licencia ambiental de funcionamiento o Plan de Manejo Ambiental o Concepto de la autoridad ambiental que aplique para su funcionamiento. Cada vez que se modifique Para la Planta de Helados los vehículos deben presentar el certificado de fumigación que garantice que tiene un control establecido con vigencia no mayor a seis meses Semestral Para la Planta de Helados Informe de inspección avalado por ente certificador reconocido de mercancia importada que certifique el cumplimiento de especificaciones negociadas en la ficha técnica y hoja de Seguridad cada cambio de especificación este docuemnto debe estar en español. Cada Entrega Certificación OEA "Operación Económico Autorizado"/BASC O C-TPAT. Para aquellos proveedores que no cuenten con estas certificacion deben enviar el procedimiento donde se pueda evidenciar el manejo interno y externo de la seguridad Física de la Empresa. Declaración de fechas de producción y fechas de vencimiento por cada materia prima suministrada a Colombina S.A. Carta de garantía del proveedor donde informe el cumplimiento con la Resolución 5109 de Rotulado. Para el caso de aditivos se debe cumplir con la Resolución 1506 de Cada Lote. Carta cada que se modifique la normatividad. Para materias primas huevo, albumina, se debe enviar el certificado donde se demuestre que no existe presencia de INHIBIDORES como antibióticos, residuos drogas - medicamentos. Para materias primas como leche y sus derivados se debe enviar el certificado y resultados de laboratorio donde se demuestre que no existe presencia de INHIBIDORES como antibióticos, residuos drogas - medicamentos ni alteradores como melamina. Decreto 616 reglamento en lácteos. Cada Lote Carta de garantía con el cumplimiento de la documentación exigida en el Decreto 539 de 2014 Capítulo 3. Importados x Carta de garantia del Proveedor donde informe que cumple con la Resolución 2906 deben cumplir con los requisitos de plaguicidas establecidos, acompañado de reporte de analisis de Laboratorio para las materias primas (Cereales derivados del trigo, Avena y Maiz,Ajonjoli, leche y sus derivados, Pasta de Mani, pasta de Avellana, aceites, frutos secos(almendras, maní, pistacho, macadamia, nuez, entre otros), arroz, café, cacao, cerezas, salsas, jarabes de fruta y uvas pasas. Para los importados debe cumplir con los residuos de plaguicidas en los alimentos según CODE ALIMENTARIUS. x x Fichas técnicas con la siguente información: carácterísticas microbiológicas, químicas y físicas, composición de los ingredientes formulados incluyendo aditivos y adyuvantes del proceso, origen, metodo de producción, métodos de empaque y entrega, condiciones de almacenamiento, vida de anaquel, preparación y/o manipulación antes de su uso o procesamiento, criterios de aceptación relacionados a la seguridad alimentaria o especificaciones de los materiales e ingredientes aprobados y declaración de uso intensionado Una vez ó cada que se generen cambios en alguna de las espcificaciones relacionadas Los Proveedores internacionales Tipo A deben presentar la documentación que demuestre el cumplimiento legal Ambiental para su funcionamiento u operación en su País de Origen, o en su defecto y en caso de que lo tengan, deben presentar Reporte de sostenibilidad ambiental.sugerimos que se limite a los proveedores Tipo A, dado el concepto de Materialidad que se maneja Ambientalmente (Mayor volumen = Mayor Impacto Ambiental) De acuerdo a su vencimiento Carta de compromiso que especifique el cumplimiento del Decreto 1443 del 31 de Julio 2014 y su plan de mejoramiento. Cada vez que se modifique Hojas de seguridad para las materias primas con caracteristicas de peligrosidad cumpliendo con la normatividad legal vigente y etiquetado según normatividad aplicable para cada unidad de empaque. Cada Entrega y Hoja de Seguridad cada cambio de especificación Entrega de contra muestras minimo 200 gramos para el caso de salsas y jarabes con la debida identificación Cada Lote Certificación Kosher para todos aquellos proveedores cuyas materias primas hagan parte de la formulación en Productos comercializados como Kosher (KAPAREVE), dichos certificado debe ser avalados por OKL ORGANIZED KASHRUS LABORATORIES) NOTA: Es necesario el envío de planes de acción dentro del mes en el cual se reporta el aviso de calidad para el caso de incumplimientos con la entrega de los documentos requeridos anteriormente. Página 2

3 MP ENV ENVA EMP Y ETIQ ANEO II: MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES QUE INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre de 2015 ENVOLTURA / ENVASE Y EMPAQUES Los proveedores que cuenten con las siguientes certificaciones certificaciones : BPM- HACCP ISO ISO 9001 Estándares reconocidos que hacen parte GFSI (Global Food Safety Initiative) FSSC (Food Safety System Certification) BRC (Global Standard For Food Safety) IFS (International Food Standard) SQF (Safe Quality Food) Canada GAP Global GAP Según vigencia de la certificación DEBEN ENVIAR COPIA SCANEADA CON EL CERTIFICADO VIGENTE Los proveedores que cuenten con certificaciones en los sistemas Ambiental ISO deben enviar copia del cerrtificado vigente. Los proveedores que cuenten con certificaciones en los sistemas de Seguridad BASC-C-TPAT y OEA deben enviar copia del certificado vigente. Certificación que especifique que las resinas, estabilizantes, tintas, películas, adhesivos, barnices y demás aditivos necesarios para la fabricación de materiales de envoltura y envase son aptos para estar en contacto con alimentos. Dicho documento puede ser emitido interna o externamente. Concepto sanitario favorable emitido por el INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de medicamentos y alimentos) ó Carta de Garantía que divulgue que la empresa está en proceso de implementación con fecha de compromiso. Cumplimiento con Resolución 683 de 2012 (adicional la declaración impresa en el embalaje: Producto para contacto directo con alimentos) Acta de la ultima visita no Mayor a 2 años Certificación de cumplimiento de las Condiciones Sanitarias o cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (GMP) o de las regulaciones dadas en el Codex Alimentarius realizados por la autoridad competente del país o Carta de Garantía que divulgue que la empresa está en proceso de implementación con fecha de compromiso. Certificación de cumplimiento por parte del Laboratorio de análisis de Resolución de 2014 (Límites de migración total y específica reglamentados por las resoluciones 4142 y 4143 de Una vez y cada que cambie la normatividad Certificado de metales pesados (Cobre, Plomo, Mercurio, Zinc, Estaño, Arsénico, etc.) de cada una de las materias primas suministradas con sus respectivos resultados de laboratorio. Certificado de análisis Microbiológico a empaques primarios para proveedores que entreguen las mp en Colcauca la frecuencia es trimestral. Trimestral Certificado de análisis Microbiológico a empaques primarios para proveedores que entreguen las mp en La Paila y Constancia la frecuencia es semestral. Semestral Certificado de Calidad donde se incluyan los resultados de laboratorio de análisis dimensionales (por cada lote) y microbiológico (trimestral) de material suministrado por el proveedor. (La información reportada en los certificados debe contener las mismas especificaciones y parámetros relacionados en la ficha técnica). Para el caso en el que el proveedor maneje un plan de muestreo para parámetros especificos, debe adjuntar los resultados en la primera entrega y renovarlos según su frecuencia. Certificados vía mail según lo establecido Certificado de análisis Fisicoquimico por cada lote suministrado por el proveedor. Cada Lote Entrega de máximo 2 lotes de materias primas y con una vida útil no inferior al 75%. x x Cada lote Si el proveedor es responsable del transporte de la Materia Prima suministrada a Colombina, debe cumplir lo especificado por la Ley 1383 del 2010, que reforma el código nacional de tránsito. Los Vehículos deben presentar el certificado de fumigación que garantice que tiene un control establecido con vigencia no mayor a seis meses Semestral Carta de declaración del compromiso ambiental, donde cada proveedor debe informar como su empresa está comprometida con el cuidado del medio ambiente. Y mencionar que progranmas ambientales tiene implementados (uso eficiente de agua, manejo de residuos solidos y liquidos,consumo eficiente de energia, emisiones atmosfericas, entre otros) Licencia ambiental de funcionamiento o Plan de Manejo Ambiental o Concepto de la autoridad ambiental que aplique para su funcionamiento. Cada vez que se modifique Certificación OEA "Operación Económico Autorizado"/BASC O C-TPAT. Para aquellos proveedores que no cuenten con estas certificacion deben enviar el procedimiento donde se pueda evidenciar el manejo interno y externo de la seguridad Física de la Empresa. Declaración de fechas de producción y fechas de vencimiento por cada materia prima suministrada a Colombina S.A. Carta de garantía del proveedor donde informe el cumplimiento con la Resolución 5109 de Rotulado. Para el caso de aditivos se debe cumplir con la Resolución 1506 de Cada Lote. Carta cada que se modifique la normatividad. Juguetes: Certificados y /o resultados de laboratorio que cumplan con lo establecido en la Resolución 3388 de 2008 y NTC 71-2,3, 4,5 Y 6. NTC Una vez y cada que cambie la normatividad Envío de Cartas de color ó Envases a las áreas de calidad de las plantas Helados con los artes aprobados por parte del área de Mercadeo Cada referencia Fichas técnicas con la siguente información: carácterísticas microbiológicas y dimensionales con los rango o especificaciones, composición de los ingredientes o insumos incluyendo aditivos, origen de los insumos o ingredientes, metodo de producción, métodos de empaque y entrega, condiciones de almacenamiento, vida de anaquel, manipulación antes de su uso o procesamiento. Una vez ó cada que se generen cambios en alguna de las espcificaciones relacionadas Los Proveedores internacionales Tipo A deben presentar la documentación que demuestre el cumplimiento legal Ambiental para su funcionamiento u operación en su País de Origen, o en su defecto y en caso de que lo tengan, deben presentar Reporte de sostenibilidad ambiental.sugerimos que se limite a los proveedores Tipo A, dado el concepto de Materialidad De acuerdo a su vencimiento Palos de Madera: certificado de procedencia de la madera x Cada lote Carta de compromiso que especifique el cumplimiento del Decreto 1443 del 31 de Julio 2014 y su plan de mejoramiento. Cada vez que se modifique Carta de garantía de Control de materiales extraños el proceso productivo, almacenamiento y transporte (Vidrio, madera,partículas metalicas, piedras, hilos, plástico, caucho, grasa entre otros). Carta de declaración de que lel material suminsitrado no contiene trazas de Bisfenol A (BPA), aplicable para los proveedores de las siguientes materias primas: Envolturas, envases, materiales plásticos y revestimientos de latas. ACLARACIÓN: El compuesto en cuestión (Bisfenol A) es un componente de la resina plástica que interviene en la misma polimerizado con otro componente. Ejemplo de estas resinas, es el policarbonato con el que se fabrican utensillos de uso doméstico, botellas y los cuerpos de los biberones. También se usa como componente de algunos barnices de recubrimiento interno de envases metálicos para contener alimentos en el artículo 207 del Código Alimentario Argentino figura el Bisfenol A con su Límite de Migración Específica. Las resinas plásticas que contienen este componente deben cumplir con lo estipulado en la norma y este valor se controla con carácter previo a la autorización de cualquier material que lo contenga. NOTA: Es necesario el envío de planes de acción dentro del mes en el cual se reporta el aviso de calidad para el caso de incumplimientos con la entrega de los documentos requeridos anteriormente. Página 3

4 MADERA_ ACEITES _ COMBUSTIBLES_ ANEO II: MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES QUE INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre de 2015 EQUIPOS (ESTIBAS DE MADERA) MADERA, ACEITES Y COMBUSTIBLES Si el proveedor es responsable del transporte de la Materia Prima suministrada a Colombina, debe cumplir lo especificado por la Ley 1383 del 2010, que reforma el código nacional de tránsito. Carta de garantía, de cumplimiento del decreto 1609 del 31 de Julio de 2002, para manejo de transporte de mercancías peligrosas por carretera para los proveedores que suministren Materia Prima como: MADERA, ACEITES MINERALES Y COMBUSTIBLES Carta de declaración del compromiso ambiental, donde cada proveedor debe informar como su empresa está comprometida con el cuidado del medio ambiente. Certificación OEA "Operación Económico Autorizado"/BASC O C-TPAT. Para aquellos proveedores que no cuenten con estas certificacion deben enviar el procedimiento donde se pueda evidenciar el manejo interno y externo de la seguridad Física de la Empresa. Para el proveedor de la madera se debe de tener certificado del cumplimiento del regimen de aprovechamiento forestal, Decreto 1791 de ( Si se compra la madera o si un equipo viene con estibas de madera se debe de solicitar certificado de la persona que la explota y salvo conducto de la autoridad legal) Ficha técnica, hojas de seguridad para las sustancias con caracteristicas de peligrosidad y etiquetado según normatividad aplicable para cada unidad de empaque y aprobación de la FDA para los aceites y grasas grado alimenticio. Para el caso de representados el proveedor debe entregar una carta de autorización de distribución de los productos suministrados. Cada lote Carta de compromiso que especifique el cumplimiento del Decreto 1443 del 31 de Julio 2014 y su plan de mejoramiento. Cada vez que se modifique Si el proveedor suministra un combustible derivado de la explotación de un recurso natural no renovable, debe tener permiso de explotación minera, como es el caso del carbón y la cal. Página 4

5 ANEO II: MATRIZ DE REQUISITOS PARA PR INCIDEN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN / Octubre 15 PL SUSTANCIAS QUÍMICAS (tintas, solventes y de REQUISITO NACIONAL Si el proveedor es responsable del transporte de las sustancias químicas suministradas a Colombina, debe cumplir lo especificado por la Ley 1383 del 2010, que reforma el código nacional de tránsito. Carta de garantía, de cumplimiento del decreto 1609 del 31 de Julio de 2002, para manejo de transporte de mercancías peligrosas por carretera. Carta de declaración del compromiso ambiental, donde cada proveedor debe informar como su empresa está comprometida con el cuidado del medio ambiente o certificación ambiental. Certificación OEA "Operación Económico Autorizado"/BASC O C-TPAT. Para aquellos proveedores que no cuenten con estas certificacion deben enviar el procedimiento donde se pueda evidenciar el manejo interno y externo de la seguridad Física de la Empresa. Ficha técnica, hojas de seguridad para las sustancias con caracteristicas de peligrosidad y etiquetado según normatividad aplicable para cada unidad de empaque y aprobación de la FDA para los aceites y grasas grado alimenticio. Para el caso de representados el proveedor debe entregar una carta de autorización de distribución de los productos suministrados.idioma español. Carta de compromiso que especifique el cumplimiento del Decreto 1443 del 31 de Julio 2014 y su plan de mejoramiento. Certificado de carencia o de registro según Resolución 001 de 2015 para Sustancias Controladas

6 PROVEEDORES QUE PLANTAS HELADOS demás) IMPORTACIÓ N FRECUENCIA Cada vez que se modifique o cada que cambie la normatividad o cantidad autorizada