POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INGRESOS

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1 POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INGRESOS Código: M-DGF-CGDF-03 Fecha de emisión: Enero 2010 Revisión: 01 Redactó C.P. Elsy del C. Mezo Palma Desarrollo de Proyectos de la CGDF TÍTULO Revisó C.P. Mercedes Cárdenas Ruiz Coordinara General de C.P. Desarrollo Mercedes Financiero Cárdenas Ruiz Coordinadora General de Desarrollo Financiero Aprobó C.P. Aureliano Martínez Castillo Director General de Finanzas Página 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA REVISIÓN DE LA POLÍTICA DOCUMENTOS NORMATIVOS POLÍTICA LISTA DE DISTRIBUCIÓN. 9 ANEXOS UNO: FORMATO F-DGF-CGDF-38 RECIBO DE INGRESOS DOS: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF TRES: EJEMPLO DEL FORMATO F-DGF-CGDF CUATRO: FORMATO F-DGF-CGDF-39 RECIBO DE CAJA. 13 CINCO: FORMATO F-DGF-CGDF- 94 NOTA DE VENTA.. 14 SEIS: EJEMPLO DEL FORMATO F-DGF-CGDF SIETE: FORMATO F-DGF-CGDF-95 RECIBO INTER UADY 15 OCHO: EJEMPLO DEL FORMATO F-DGF-CGDF NUEVE: FORMATO F-DGF-CGDF-96 PRESUPUESTO POR PROYECTO GENERADOR DE INGRESOS PROPIOS. 17 DIEZ: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF ONCE: FORMATO F-DGF-CGDF-97 PRESUPUESTO PARA DETERMINAR INGRESOS ACADÉMICOS.. 22 DOCE: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF

2 1. OBJETIVO: Establecer las directrices de administración, registro y control de los ingresos de la institución. 2. ALCANCE: Aplicable a todos los ingresos que obtenga la Institución 3. DEFINICIONES: INGRESOS: Se consideran ingresos los importes por conceptos de subsidios federales y estatales que recibe la Institución; los que tengan como contraparte la prestación de un servicio educativo; los que se deriven indirectamente de la realización de alguna actividad educativa; los que se generen por el otorgamiento de servicios de apoyo técnico a organizaciones o entidades externas; los derivados de la realización de proyectos y convenios financiados por entidades públicas; los provenientes de aportaciones de entidades privadas por concepto de proyectos y contratos; los generados por inversiones en instituciones financieras; la utilidad que se genere por la fluctuación cambiaria y cualquier otro que se origine por conceptos análogos. RECIBO DE INGRESOS: Documento que respalda los ingresos de las dependencias, se emite a solicitud de los usuarios para la comprobación de gastos fiscalmente deducibles. NOTA DE VENTA: Documento que respalda los ingresos de las dependencias y se emiten cuando los clientes o usuarios no solicitan un documento fiscalmente deducible, o por los ingresos menores por servicios a estudiantes como fotocopias. RECIBO DE CAJA: Documentos que respaldan las entradas de efectivo, cheques o fichas de depósito en la Caja general de la DGF. INGRESOS POR SERVICIOS DE ENSEÑANZA: Son los que se derivan directamente de la prestación de un servicio o actividad educativa (inscripciones en cualquiera de los niveles educativos; cuotas de cursos de educación contínua, diplomados, maestrías, doctorados) y forman parte de los programas educativos de la dependencia. Los ingresos por estos conceptos están exentos de IVA. INGRESOS NO ACADÉMICOS: Son todos aquellos que se derivan indirectamente de actividades educativas o funcionales de la dependencia (otorgamiento de servicios de apoyo técnico a organizaciones o entidades externas, cursos de capacitación específicos a instituciones públicas y privadas, la realización de proyectos financiados por entidades públicas, venta de productos derivados de las actividades propias de la dependencia, fotocopias, etc.) Estos servicios están gravados por la Ley del Impuesto al Valor Agregado. SUBSIDIOS: Recursos que recibe la institución que provienen de la Federación, del Estado o Municipio según los convenios establecidos, destinados a la operación para el logro de sus fines. INGRESOS PROPIOS: Son los recursos que generan las Dependencias por la prestación de servicios o venta de productos afines a sus áreas académicas y los que obtengan por cualquier otro concepto. Son administrados por la propia dependencia generadora desde su recepción hasta su aplicación, a excepción de las dependencias de la administración central, donde cualquier ingreso es administrado por la DGF. 2

3 CONTRATO/CONVENIO: Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes. Doctrinariamente, ha sido definido como un negocio jurídico bilateral o multilateral que tiene por finalidad crear derechos y obligaciones. También se denomina contrato el documento que recoge las condiciones de dicho acto jurídico. PROYECTO: Es un trabajo planificado que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un tiempo previamente definidos. 4. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA: El responsable de revisar y actualizar ésta política es el Jefe(a) del Departamento de Tesorería. La responsabilidad de la edición es del (la) Coordinador(a) General de Desarrollo Financiero y la difusión será competencia del Director General de Finanzas. 5. REVISIÓN DE LA POLITICA: Esta política deberá revisarse anualmente, en el mes de noviembre o antes, si se cambia o mejora significativamente el sistema administrativo u operativo de la DGF. La edición y difusión de las modificaciones deberán realizarse a más tardar en el mes de enero siguiente. 6. DOCUMENTOS NORMATIVOS: UNO: Ley Orgánica de la UADY DOS: M-DGF-CGDF-03 Manual de Políticas administrativo - Financieras de aplicación general TRES: Convenios de Asignación de recursos Federales y Estatales CUATRO: Contratos de prestación de servicios. CINCO: Leyes Fiscales y sus reglamentos: Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR); Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA); Código Fiscal de la Federación (CFF); Reglamento al Código Fiscal de la Federación (RCFF) SEIS: Los formatos señalados en los anexos 7. POLÍTICA 7.1 EN GENERAL Los ingresos que perciba la institución deberán ser identificados y reflejados en los Estados Financieros de acuerdo con su origen Los ingresos sin importar su monto, deberán registrarse en la fecha en que se devenguen, expidiéndose los comprobantes en forma correlativa y cronológica, cumpliendo los requisitos señalados en las leyes fiscales respectivas y en los puntos específicos señalados de este manual Las dependencias universitarias que generen o perciban ingresos, deberán tener una caja receptora para un adecuado manejo y control de los mismos. 3

4 Las dependencias académicas deberán elaborar un plan de negocios que les permita percibir ingresos para el desarrollo de su operación interna Los ingresos académicos se deberán depositar a las cuentas bancarias autorizadas por la DGF Los ingresos por actividades propias de la dependencia deberán ser depositados a la cuenta bancaria perteneciente a la misma más tardar el día siguiente hábil de su obtención Los ingresos por proyectos provenientes de fuentes de financiamiento externas, deberán ser reportados a la Coordinación General de la DGF enviando el convenio El precio de los servicios deberá ser establecido y autorizado por escrito por los directores de las dependencias, deberá ser actualizado cuando menos una vez al año o cuando el costo de los insumos se incrementen Los descuentos parciales o totales otorgados al público en general en venta de bienes o prestación de servicios, sólo podrán aplicarse a los que generen ingresos propios, con sustento en políticas internas formalmente autorizadas en la dependencia correspondiente Los descuentos o exenciones por servicios académicos (Inscripciones a bachillerato y licenciatura, diplomados, especialidades, maestrías, doctorados) serán aplicados únicamente a los empleados de la UADY de acuerdo a lo establecidos en los Contratos Colectivos de Trabajo Toda devolución deberá ser autorizada por la autoridad correspondiente y registrada contablemente con la documentación comprobatoria. No procederá la devolución de ingresos recibidos por concepto de exámenes de selección PARA PUNTOS ESPECÍFICOS De los documentos y de la planeación Los convenios que amparan los ingresos por proyectos de las dependencias, deberán proporcionarse en copia a las áreas que tienen la responsabilidad de la recepción, depósito, control y registro Los servicios que se presten a Instituciones Públicas o Privadas que generen ingresos propios a las dependencias, deberán formalizarse mediante la firma de contratos o convenios, previamente autorizados por la oficina del Abogado General Para cada proyecto de los mencionados en el punto anterior se deberá elaborar un presupuesto de acuerdo con el formato F-DGF-CGDF-96 PRESUPUESTO POR PROYECTO GENERADOR DE INGRESOS PROPIOS. 4

5 Las dependencias para la planeación de las actividades que generen ingresos, deberán considerar lo siguiente: a) El concepto de la actividad de la cual se pretenden obtener los ingresos. b) Costos estimados para el desarrollo del mismo, incluyendo el monto del impuesto al valor agregado. Cuando se trate de ingresos por actividades académicas, deberán llenar el formato F-DGF-CGDF-97 PRESUPUESTO PARA DETERMINAR INGRESOS ACADÉMICOS. c) Establecer el precio de venta (por programa, proyecto, servicio, asignatura período, unidad, etc. dependiendo del tipo de actividad a realizar). d) Cuando las actividades que generan ingresos en las dependencias sean rutinarias se procederá a la actualización de los costos y de los precios de venta anualmente; cuando se inicie nuevamente el programa, proyecto o servicio ya existente o cuando existan fluctuaciones significativas en los costos que así lo determinen. e) En caso de que no hayan cambios a los precios establecidos, ratificarlos por escrito anualmente. f) Establecer las políticas de cobro: contado y crédito (cuando se otorguen plazos de crédito apegarse a las disposiciones establecidas en el apartado de cuentas por cobrar de este mismo documento). g) Establecer las condiciones que permitan la devolución del ingreso. h) Establecer los porcentajes de descuento aplicables a la venta de productos o servicios no académicos. i) Firma de los responsables de la actividad a realizar y visto bueno del director Las cuotas por concepto de exámenes de selección y los incluidos en el catálogo de derechos de la UADY serán los aprobados por el H. Consejo Universitario El otorgamiento del uso de espacios a terceros deberá estar respaldado por una CONCESIÓN, cuando el periodo a otorgar sea igual o mayor a un mes; un permiso o autorización cuando sea para actividades específicas eventuales. La documentación soporte de la concesión será la autorizada por la Oficina del Abogado General En las dependencias, una vez concluida la planeación y autorización de las actividades que generan ingresos, deberán proporcionarse en copia a la Secretaría Administrativa y a las áreas que tengan la responsabilidad de la recepción, el depósito, el registro y el control de los mismos De la recepción y la documentación comprobatoria Las dependencias que generen ingresos deberán tener una caja receptora para un adecuado manejo y control de los mismos. En el caso de que existan cajas alternas, éstas deberán liquidar a la caja general los ingresos recibidos a más tardar al día siguiente hábil. 5

6 Las dependencias de la administración central que generen ingresos deberán tener una caja receptora la cual deberá liquidar en efectivo o con ficha de depósito dichos ingresos a la caja general del departamento de tesorería de la DGF a más tardar al día hábil siguiente a su obtención, anexando un oficio donde se describa el concepto que se está liquidando Las cajas establecidas en las dependencias deberán emitir de manera cronológica y consecutiva todos los recibos que comprueben los ingresos percibidos Las dependencias para respaldar sus ingresos deberán emitir, según corresponda, los documentos oficiales siguientes: F-DGF-CGDF-94, notas de venta y F-DGF-CGDF-38, recibos de ingresos, los cuales deberán contener los requisitos fiscales establecidos para cada caso en los artículos 29-A del CFF y Art. 37 frac I y 38 del RCFF Para amparar las entradas de efectivo, cheques o fichas de depósito en la Caja general de la DGF (devoluciones en efectivo, entero de impuestos, ventas de librería), se deberá utilizar el formato F-DGF-CGDF-39, recibo de caja Las transferencias de recursos entre dependencias deberán documentarse con recibos inter uady F-DGF-CGDF-95 por los servicios prestados La utilización de los recibos de ingresos y las notas de venta, será bajo las siguientes condiciones: a).- La emisión de un recibo de ingresos será a solicitud del cliente. Se podrá realizar el cambio de una nota de venta por un recibo de ingresos, cuando se solicite el mismo día en que se emitió la nota de venta y contra entrega del original de la misma, registrando en el recibo el número de la nota. b).- Cuando el cliente no solicite la emisión de un recibo, el ingreso se documentará mediante una nota de venta. c).-por los ingresos a crédito se deberán utilizar recibos, solicitando al cliente que firme en un pagaré la aceptación de la deuda. d).- Las notas de venta deberán emitirse en tantas series como en número de cajas existan en la dependencia En el Departamento de Tesorería de la DGF se emitirán los recibos de ingresos para documentarlos por concepto de inscripciones, exámenes de selección, reexpedición de credenciales y venta de derechos, así como cualquier otro ingreso Para el control de ingresos derivados de exámenes extraordinarios, la dependencia deberá presentar a la caja del Departamento de Tesorería oficio de liquidación, especificando el número de derechos, los folios que se están liquidando, la fecha de la ficha o fichas y el importe que ampare dicha liquidación. 6

7 Las dependencias deberán expedir recibos de ingresos por los recursos recibidos y ejercidos internamente provenientes de instituciones públicas y privadas Los descuentos y exenciones aplicados a los ingresos académicos deberán expresarse en el documento que los ampare (recibo o nota de venta, etc.) restados del ingreso, independientemente del monto que se trate Para realizar la devolución de los ingresos recibidos, se deberá solicitar la entrega del documento original que lo comprueba (recibo o nota de venta). El pago de dicha devolución podrá ser en efectivo cuando sea menor a 10 SMG. Las devoluciones a partir de 10 SMG deberán realizarse mediante cheque nominativo de la cuenta bancaria donde se depositó el ingreso, anexándole a la póliza el comprobante original del mismo conteniendo la firma del jefe inmediato como autorización Los comprobantes de los ingresos por ningún motivo deben ser alterados, enmendados o destruidos; en caso de ser cancelados se conservarán anexando el original y copias en el consecutivo de folios De registro Para el registro de las operaciones que generen ingresos en las dependencias de la Institución deberán utilizarse los catálogos e instructivos establecidos Los descuentos, exenciones y devoluciones aplicados a los ingresos deberán registrarse utilizando las cuentas contables establecidas en el catálogo Todas las pólizas de ingresos y los cortes de caja deben estar firmadas por el responsable de su elaboración y autorizadas por el contador de la dependencia De los depósitos Los ingresos recibidos en las dependencias deben ser depositados a las cuentas bancarias correspondientes a las mismas. Los ingresos de las dependencias de la administración Central se depositarán a las cuentas del Departamento de Tesorería de la DGF, debiendo liquidar en efectivo o con ficha de depósito a la caja general de dicho departamento Los ingresos propios de las dependencias derivados de cursos de idiomas, cursos de opción a titulación, diplomados, especializaciones y maestrías entre otros, que correspondan a inscripciones y colegiaturas, deberán seguir el mismo procedimiento que las inscripciones a licenciatura, debiendo utilizar fichas RAP o equivalente, aun cuando la cuenta bancaria a la cual se deposite sea de los ingresos propios de la dependencia. 7

8 Los ingresos por exámenes de selección, inscripciones a los niveles superior y media superior y cuotas por credencial, se deben depositar individualmente por alumno a la cuenta bancaria referenciada, autorizada por la DGF, mediante el procedimiento establecido por dicha Dirección Los ingresos por concepto de exámenes extraordinarios se deben recibir en cada dependencia, integrarse y depositarse a la cuenta bancaria referenciada, autorizada por la DGF al día siguiente hábil. Se deberá presentar a la Caja General de la Dirección General de Finanzas, la ficha de depósito y un oficio de liquidación, especificando el número de derechos, los folios y el importe que se está liquidando a mas tardar a los cinco días hábiles posteriores de haberse efectuado Cuando las dependencias efectúen depósitos a la Caja General del Departamento de Tesorería de la DGF o a alguna cuenta bancaria autorizada por la misma Dirección, por conceptos diferentes a los ingresos, deberán presentar a dicha caja un oficio de liquidación, especificando el concepto y el monto por el cual se realiza el depósito; para el caso de los depósitos bancarios se anexará la ficha de depósito y deberá presentarse la liquidación dentro de los cinco días hábiles posteriores a la realización del depósito Los depósitos registrados en las cuentas bancarias centrales cuyo origen no esté identificado, se contabilizarán al cierre anual del ejercicio como ingreso de la DGF De control Al término del período de cobro de cada actividad académica (incluyendo inscripciones y examen de selección) que genere ingresos, el área de contabilidad de la dependencia deberá emitir un listado de los alumnos que realizaron su pago, éste deberá ser cotejado con un listado oficial de participantes emitido por el área de control escolar o por la coordinación del programa o responsable del mismo en el caso de que este sea extracurricular En el caso de las dependencias que otorgan servicios derivados de actividades educativas deberán instituir reportes o controles que permitan cotejar los ingresos recibidos con los servicios prestados Diariamente se deberán realizar los cortes de caja. En el caso de existir diferencias de efectivo con los ingresos del día se aplicarán las sanciones correspondientes a quien resulte responsable Las dependencias deberán establecer los mecanismos de control que eviten la duplicidad de los folios en los recibos de uso interno cuya expedición no es automática En el caso de los ingresos por examen de selección e inscripciones, las dependencias deberán verificar que los importes asignados presupuestalmente son los correctos, conciliando el número de fichas de depósitos de alumnos 8

9 inscritos con los listados de control escolar y los oficios de exención. En caso de haber diferencias deberán hacer las gestiones necesarias ante la DGF para su corrección dentro del mes siguiente a la asignación Se deberá implementar un sistema de control de inventarios de los productos terminados así como de los insumos utilizados para la producción de bienes que serán comercializados. 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN A todas las dependencias pertenecientes a la UADY cuya relación se encuentra en la presentación del Manual. 9

10 ANEXO UNO FORMATO F-DGF-CGDF-38 RECIBO DE INGRESOS U UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN CÉDULA DE IDENTIFICACIÓN FISCAL FACULTAD: (1) DIRECCION: (2) TELÉFONO: (3) R.F.C. UAY S1 RECIBO DE INGRESOS (4)-0001 NOMBRE: (5) DIRECCIÓN: (6) R.F.C. (7) FECHA: (8) CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO IMPORTE (9) (10) (11) (12) OBSERVACIONES SUBTOTAL (13) (16) I.V.A (14) TOTAL (15) ByeEfe IMPORTE EN LETRAS: (17) EFECTOS FISCALES AL COBRO F-DGF-CGDF-38/REV.01 10

11 ANEXO DOS INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF-38 RECIBO DE INGRESOS 1. Nombre del centro o dependencia que llevará a cabo el proyecto 2. Dirección donde se ubica el centro o dependencia 3. Número telefónico para atención general 4. Clave del centro o dependencia (es la tiene asignada en el SII) 5. Nombre del receptor del bien o servicio prestado (cliente) 6. Domicilio fiscal del receptor del bien o servicio 7. Número del Registro Federal de Contribuyentes del receptor del bien o servicio 8. Fecha de emisión del recibo 9. Número de bienes o servicios otorgados 10. Descripción del bien o servicio otorgado. Puede agregarse la clave en caso de tenerla 11. Precio de cada bien o servicio otorgado. 12. Importe correspondiente al precio del servicio o bien (11) por el número de bienes o servicios otorgados del tipo de bien descrito (9) 13. Suma de todos los importes registrados en la columna (12) 14. Importe del Impuesto al Valor Agregado sobre los bienes o servicios otorgados, si éstos se encuentran gravados de acuerdo a la ley 15. Suma de los puntos 13 y 14 que representa el monto total a cobrar por los bienes o servicios otorgados. 16. Información que se considere relevante para el registro y control de los ingresos, la venta de los bienes o la prestación del servicio 17. Descripción en letras del total registrado en el punto 15 11

12 ANEXO TRES EJEMPLO DEL FORMATO F-DGF-CGDF-38 RECIBO DE INGRESOS UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN FACULTAD DE DERECHO CÉDULA DE IDENTIFICACIÓN FISCAL AV. RAFAEL MATOS ESCOBEDO POR CIRCUITO COLONIAS S/N FRAC. DEL PARQUE C.P , MÉRIDA YUCATÁN TELÉFONO: ; R.F.C. UAY S1 RECIBO DE INGRESOS NOMBRE: Manuel Rojas DIRECCIÓN: Calle 42 x 17 y 19 Col. México R.F.C. FECHA: 30 de enero de 2009 CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO IMPORTE 1 Inscripción al curso de actualización en fiscal prontuarios fiscales OBSERVACIONES SUBTOTAL Son: Setecientos Pesos s/c M.N. I.V.A TOTAL IMPORTE EN LETRAS: Son setecientos pesos 00/100 M.N. EFECTOS FISCALES AL COBRO F-DGF-CGDF-38/REV.01 12

13 ANEXO CUATRO FORMATO F-DGF-CGDF-39 RECIBO DE CAJA FECHA RECIBO DE CAJA No. n0no. FONDO DE OPERACIÓN GENÉRICO RECIBIMOS DE: LA CANTIDAD DE: RECIBIDO EN: Efectivo: $ Cheque(s): POR CONCEPTO DE: Ficha(s): Total: D E S C R I P C I O N IMPORTE No. Cheque importe Observaciones NOTA: Los cheque solo se aceptan salvo buen cobro. El recibo, para ser válido, debe tener la firma del cajero CAJERO GENERAL F-DGF-CGDF-39/REV.01 13

14 ANEXO CINCO FORMATO F-DGF-CGDF-94 NOTA DE VENTA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN FACULTAD: NOTA DE VENTA 001 DIRECCION: Teléfono: R.F.C. UAY S1 Fecha: CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO IMPORTE TOTAL CON LETRA TOTAL F-DGF-CGDF-94/REV.00 ANEXO SEIS EJEMPLO DEL FORMATO F-DGF-CGDF-94 NOTA DE VENTA FACULTAD DE DERECHO NOTA DE VENTA 001 Av. Rafael Matos Escobedo por Circuito Colonias S/N Fracc. del Parque C.P Mérida, Yucatán Teléfono ; R.F.C. UAY S1 Fecha: 12 de mayo de 2009 CANTIDA CONCEPTO PRECIO IMPORTE D UNITARIO 10 copias fotostáticas Guía de examen TOTAL CON LETRA Ciento cinco pesos s/c m.n. TOTAL F-DGF-CGDF-94/REV.00 14

15 ANEXO SIETE FORMATO F-DGF-CGDF-95 RECIBO INTER UADY UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Recibo INTER UADY FACULTAD DE: FECHA: FOLIO: CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO IMPORTE TOTAL CON CARGO A: DEPENDENCIA: ABONAR A: AUTORIZA F-DGF-CGDF-95/REV.00 15

16 ANEXO OCHO EJEMPLO DE FORMATO F-DGF-CGDF-95 RECIBO INTER UADY UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Recibo INTER UADY FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN FECHA: 23 de mayo de 2008 FOLIO: CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO IMPORTE 3 Inscripciones al Diplomado en Impuestos , CON CARGO A: PRESUPUESTO ORDINARIO DEPENDENCIA: FACULTAD DE DERECHO ABONAR A: INGRESOS ACADÉMICOS AUTORIZA TOTAL 1, F-DGF-CGDF-95/REV.00 16

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18 ANEXO NUEVE FORMATO F-DGF-CGDF-96 PRESUPUESTO POR PROYECTO GENERADOR DE INGRESOS PROPIOS 18

19 UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Facultad de (1) PRESUPUESTO POR PROYECTO GENERADOR DE INGRESOS PROPIOS Nombre del proyecto (2) Contratante (3) Coordinador (4) Duración del Proyecto (5) Fecha (6) COSTOS ESTIMADOS SUBTOTAL MONTO TOTAL Costos de Operación Directos (7) - Honorarios (8) - Becas a Estudiantes (9) - Equipo (10) - Viáticos (11) - Servicios (12) - Materiales (13) - Otros (14) Costos Indirectos Asociados al Proyecto (15) - Sueldo y Prestaciones del Personal Interno (16) - Equipo (17) - Materiales (18) - Servicios (19) - Otros (20) Costo del proyecto antes de Hon. al Personal Int. (21) Ingreso Estimado del proyecto (Remanente) (22) Honorarios al Personal Interno (23) Determinación del precio del Proyecto (24) Coordinador Jefe de UPI o Secretario Académico (25) (25) Nombre y firma Nombre y firma Director (25) Anexar las hojas de cálculo detallado de los costos asignados a cada uno de los conceptos Enviar copia a: 1.-Oficina del Abogado General 2.- Dirección General de Finanzas 19

20 F-DGF-CGDF-96 /REV:00 ANEXO DIEZ INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF-96 PRESUPUESTO POR PROYECTO GENERADOR DE INGRESOS PROPIOS 1. Nombre del centro o dependencia que llevará a cabo el proyecto 2. Nombre con que se designó al proyecto 3. Nombre de la entidad a la que se le proporcionará el servicio 4. Nombre del responsable de coordinar el proyecto 5. Tiempo estimado de duración del proyecto 6. Fecha de elaboración del presupuesto 7. Suma de los costos de realizar el proyecto por los conceptos señalados en los puntos 8, 9, 10,11, 12, 13 y Monto total del importe asignado al personal a contratar para la ejecución del proyecto. 9. Monto total del importe asignado para el pago de estudiantes que colaboran en la ejecución del proyecto, de acuerdo al tabulador institucional 10. Monto del importe asignado a la adquisición de mobiliario y equipo necesario en la ejecución del proyecto 11. Monto del importe asignado a los gastos derivados de pasajes, alimentación, estancia, etc., por trabajos identificables con el proyecto 12. Monto total del importe asignado para servicios a requerir en la ejecución del proyecto 13. Monto total del importe asignado a los materiales a requerir para la ejecución del proyecto 14. Monto total del importe asignado por cualquier requerimiento que no esté comprendido en los conceptos anteriores 15. Suma de los costos asociados al proyecto por los conceptos señalados en los puntos 16, 17, 18, 19 y Estimación del monto total del costo por sueldo y prestaciones del personal de la dependencia asignado a la ejecución del proyecto 17. Estimación del costo total de utilización de los espacios y equipos de la dependencia 18. Estimación del costo total de materiales a requerir proporcionados por la dependencia 19. Estimación del costo total por los servicios que preste la dependencia 20. Estimación del costo total por cualquier otro requerimiento que proporcione la dependencia no comprendido dentro de los conceptos señalados en los puntos 16, 17, 18 y Sumatoria de los puntos 7 y Estimación del Ingreso esperado por la ejecución del proyecto 23. Monto total asignado al pago de honorarios del personal que es empleado de la Institución 20

21 24. Sumatoria de los puntos 22 y Nombre y firma de cada uno de los funcionarios requeridos CONCEPTOS: COSTOS DE OPERACIÓN DIRECTOS.- Son todos aquellos que pueden identificarse con la ejecución del proyecto y se asocian naturalmente con éste ya que se invierte en mano de obra, servicios, materiales, etc. para realizar las actividades que permitan la consecución del proyecto. Dentro de estos se incluyen: - Honorarios.- Pago por servicios profesionales independientes a personal externo para realizar actividades identificadas con el proyecto. La suma del monto asignado a honorarios de externos y del personal interno no deberá ser mayor al 20% de los recursos asignados al proyecto total. - Becas a Estudiantes.- Apoyo económico que se les proporciona a estudiantes del área para realizar actividades directamente relacionadas con el proyecto. Deberán estar ajustados al tabulador institucional - Equipo.- Gastos por la adquisición con recursos del propio proyecto de mobiliario y de equipos menores (cámaras, herramientas, mesas, etc.) necesarios en la ejecución del mismo. Deberán pasar a formar parte del Patrimonio de la Institución de acuerdo a la política establecida para adquirir, registrar, controlar y desechar los bienes muebles. - Viáticos.- Gastos por concepto de pasajes, alimentación, estancia, etc., de personal relacionado con el proyecto por actividades realizadas fuera de la ciudad donde se encuentra la dependencia ejecutora y que se acordaron considerar a cargo del costo del proyecto. - Servicios.- Gastos en rentas de equipo, vehículos, maquinaria, espacios físicos, etc., derivados de la ejecución del proyecto. - Materiales.- Bienes menores que se requieren para la elaboración de un producto o ejecución del servicio contratado, objeto del proyecto. - Otros.- Cualquier gasto identificado con el proyecto que no se relaciones con los conceptos anteriores. COSTOS INDIRECTOS ASOCIADOS AL PROYECTO.- Agrupa aquellos requerimientos que no representan una salida de efectivo inmediato pues forman parte total de gastos e inversiones absorbidos en la operación de la dependencia y que aumentan debido a las actividades que se realizan en la ejecución del proyecto o representan un desgaste en el equipo por su utilización. Se estiman para el proyecto determinado porque son comunes a varios proyectos o a la operación normal de la dependencia. Se utilizan técnicas para asignar el costo incurrido. Se deberán asignar para obtener el costo más aproximado a la realidad y para la determinación del precio del proyecto que genere remanentes que no contenga costos ocultos en perjuicio de la Institución. Deberá considerarse al menos un 20% del ingreso. Dentro de estos se incluyen: - Sueldo y Prestaciones del Personal Interno.- Representa el costo del personal de la institución asignado al proyecto. Está compuesto por el sueldo base del 21

22 trabajador en proporción al tiempo dedicado al proyecto más el 150% de ese sueldo y se refiere a las prestaciones. Ejemplo: Profesor Investigador Asoc. Juan Pérez de 80 hrs quincenales con un sueldo base de 25,000 quincenales se le comisiona para trabajar 30 horas quincenales, dentro de su jornada normal, al proyecto X que tiene una duración de 3 meses. Monto del rubro de Sueldo y Prestaciones del Personal Interno es igual a: 1) Obtener la proporción del tiempo que le va a dedicar al proyecto: 30/80=.375 2) Aplicar el factor al sueldo base: 25, x.375= 9, ) Obtener el costo de las prestaciones: 9,375 x 150%= 14,062.50= 14, ) Determinar el costo asociado al proyecto x Juan Pérez: 9, , = $ 23, quincenal 5) Determinar el costo total por el tiempo de duración del proyecto (3 meses o 6 quincenas): 23, x 6= $ 140, Equipo.- Se refieren al uso de maquinaria, vehículos, etc. propiedad de la Institución en la ejecución del proyecto. Costo asociado se estima en base a lo que se pagaría por la renta del mismo o la maquila del servicio. - Materiales.- Cualquier bien menor propiedad de la institución que se utilice en la ejecución del proyecto (papelería, fotocopiado, insumos, etc.). El costo estimado es el valor de reposición. - Servicios.- Son los gastos efectuados por la dependencia por su operación normal en lo que corresponde a energía eléctrica, agua, espacios físicos, teléfono, etc. Se considerará una cantidad equivalente al 5% del ingreso estimado o mayor, hasta alcanzar el 20% de total de los costos indirectos asociados al proyecto. HONORARIOS AL PERSONAL INTERNO.- Pagos por servicios profesionales independientes del personal que labora en la dependencia o cualquier centro de la UADY y que realiza actividades identificadas con el proyecto fuera de su jornada laboral. No deberá exceder del 25% del remanente estimado. 22

23 ANEXO ONCE FORMATO F-DGF-CGDF-97 PRESUPUESTO PARA DETERMINAR INGRESOS ACADÉMICOS 23

24 UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN Facultad de (1) PRESUPUESTO PARA DETERMINAR INGRESOS ACADÉMICOS Tipo y nombre del Curso (2) Generación o Duración del curso (3) Coordinador (4) Periodo del presupuesto (5) Fecha (6) GASTOS ESTIMADOS SUBTOTAL TOTAL Gastos de Operación Directos (7) - Honorarios (8) Personal externo (9) Personal interno (10) - Viáticos (11) Personal externo (9) Personal Interno (10) - Pasajes Personal externo (9) Personal Interno (10) - Servicios (13) Café (14) Gastos por clausura (14) Atenciones al personal (14) Renta de local (14) Publicidad (14) - Materiales (15) Material didáctico (16) Papelería (16) Fotocopiado (16) Engargolado (16) Otros (16) Gastos Indirectos (20% del Ingreso estimado) (17) Gastos totales Estimados (18) Ingreso Estimado (Remanente) (19) Ingreso total del Curso (20) Precio Estimado por Participante* (21) Volumen de alumnos mínimo requerido (22) Forma, plazo e importe de pago (23) * Considerar los precios establecidos en cursos similares de otras instituciones Coordinador Director (24) (24) Nombre y firma Nombre y firma Enviar copia a: 1.- Dirección General de Finanzas (12) F-DGF-CGDF-97 /REV:00 24

25 ANEXO DOCE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F-DGF-CGDF-97 PRESUPUESTO PARA DETERMINAR INGRESOS ACADÉMICOS 1. Facultad de. Nombre del centro o dependencia que llevará a cabo el proyecto 2. Tipo y nombre del curso. Para el tipo de curso se considera: Doctorado, Maestría, Especialidad, Diplomado, Educación Continua, Otro (mencionar) y Nombre del curso a impartir 3. Generación o duración del curso. La generación se considera para los cursos con duración mayor a un año y se determina con el mes y año de inicio y el mes y año de término 4. Coordinador. Nombre del coordinador o responsable del curso 5. Periodo del presupuesto. Para los cursos con una duración inferior a un año se deberá elaborar el presupuesto por el mismo período y para aquellos con duración superior a un año el presupuesto será anual por generación. Ejemplos: Generación sep 2007 jul 2009 presupuesto ene - jul Generación sep 2008 jul 2010 presupuesto ene dic Fecha. La correspondiente a la elaboración del presupuesto 7. Suma de los costos de realizar el proyecto por los conceptos señalados en los puntos 8, 11, 12, 13 y Suma de los montos totales del importe de honorarios asignados al personal externo e interno que impartirá el curso. 9. Monto total del importe asignado al pago de los conceptos específicos expresados al personal externo que impartirá el curso. 10. Monto total del importe asignado al pago de los conceptos específicos expresados al personal interno que impartirá el curso. La suma de las horas que profesor tiene asignadas en la Institución y las estipuladas para impartir cursos en las dependencias, en ningún caso podrá ser mayor a 96 horas quincenales 11. Suma de los montos totales del importe de viáticos asignados al personal externo e interno que impartirá el curso. 12. Suma de los montos totales del importe por pasajes asignados al personal externo e interno que impartirá el curso. 13. Suma de los montos totales de los importes de los conceptos que integran el pago de servicios (señalados con numeración14) a utilizar en las actividades del curso. 14. Monto total del importe asignado para cada uno de los servicios señalados a requerir en la ejecución del curso. 15. Suma de los montos totales de los importes de los conceptos que integran el pago de materiales (señalados con numeración16) a utilizar en las actividades del curso. 16. Monto total del importe asignado a cada uno de los conceptos correspondiente a materiales a requerir para la impartición del curso. 25

26 17. 20% del importe del ingreso estimado. Representa una parte de los costos fijos de la dependencia utilizados en la impartición del curso como son energía eléctrica, mobiliario y equipo, espacios físicos, etc. 18. Suma de los gastos directos e indirectos señalados en los puntos 7 y Estimación del Ingreso esperado por llevar a cabo el curso una vez efectuados todos los gastos. 20. Suma de los puntos 18 y Precio estimado por participante. Estimación del precio a cobrar por participante al curso. Considerar a primera instancia el precio de cursos similares de otras instituciones o en su caso un precio estimado por alumno determinada con base a la experiencia del coordinador y de acuerdo a las condiciones del mercado. 22. Volumen de alumnos mínimos requeridos. Determinación del número de alumnos mínimo costeable. Resulta de la división del monto señalado en el punto 18 (gastos totales) entre la estimación indicada en el punto 21 (precio estimado por participante). La determinación del volumen de alumnos para obtener el remanente estimado resulta de la división del monto señalado en el punto 20 (ingreso total del curso) entre la estimación indicada en el punto 21 (precio estimado por participante). Otra forma de determinar el número de alumnos es estimado de acuerdo a la experiencia del coordinador, a las condiciones del mercado y a las condiciones propias del curso; de ser así el precio a cobrar por participante será el resultado de dividir el punto 20 (ingreso total del curso) entre el número de alumnos estimado. El precio calculado también deberá compararse en su caso con cursos similares de otras instituciones. Después del primer año de impartición del curso el número de alumnos ya está determinado por lo que el precios por alumno será el resultado de dividir el punto 20 (ingreso total del curso) entre el volumen de alumnos ya existente por generación. 23. Forma, plazo e importe del pago. Se determina de acuerdo a las condiciones propias del curso, prorrateando por módulo, asignatura, colegiatura mensual, etc. el precio por alumno de acuerdo al cálculo realizado anualmente o por el tiempo de duración del curso. También deberá considerarse en el prorrateo el pago anticipado por concepto de inscripción en su caso. Ya determinado el precio de acuerdo a las modalidades antes mencionadas se deberá establecer el plazo para realizarlo y la sanción por incumplimiento. Ejemplo: Forma de pago POR MODULO plazo DENTRO DE LOS PRIMEROS QUINCE DIAS DE HABER INICIADO EL MODULO importe $ 7, condición POSTERIOR AL PLAZO ESTABLECIDO SE COBRARA UN 10% MENSUAL DE RECARGOS MAXIMO POR TRES MESES, PASADO ESTE PLAZO SE PROCEDERA A DAR DE BAJA AL ALUMNO. 24. Nombre y firma de cada uno de los funcionarios requeridos 26

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