1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO

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1 PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007 SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res junio 2007 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO Versión 1 INS EV EI Página INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA AL PROCESO FINANCIERO GUÍA Para la Realización de las actividades de auditoría in situ sobre el proceso financiero, información o registros financieros, y sistemas de información que soporten la operación financiera. 1 DESCRIPCIÓN La realización de un programa de auditoría al proceso financiero incluye la realización de la reunión de apertura, la recopilación y verificación de información, la generación de los hallazgos de auditoría, la preparación de las conclusiones de auditoría y la realización de la reunión de cierre. 2 OBJETIVOS Verificar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan la operación financiera en la Procuraduría General de la Nación, a nivel nacional, central o regional, o del Instituto de Estudios del Ministerio Público, determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Tener definido el Plan de Auditoría y contar con los registros correspondientes al INS-EV-EI-040 Guía para la preparación de visita de Auditoría al proceso financiero. 4 OPERACIÓN En relación con las actividades de Realización de las actividades de auditoría in situ se debe considerar lo siguiente: Los pasos de programa considerados como la mejor práctica son:

2 Instructivo, Actividades y pruebas INS-EV-EI-009- Guía Realización de la Reunión de Apertura REG-EV-EI-034- Lista de Chequeo a proceso financiero REG-EV-EI-035- Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios informáticos de almacenamiento de información financiera INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre Descripción Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría Verificación de la actualización, confiabilidad y calidad de registros financieros en la Procuraduría General de la Nación Valoración del soporte que brindan los sistemas de información y otros medios electrónicos de manejo, incluye la valoración de seguridad, soporte, confiabilidad de reportes, comunicación, administración de usuarios, principalmente. En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de reuniones o despacho del jefe de la dependencia visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de auditoría. (Incluye la organización de la documentación,) La información que se obtenga se puede ir registrando en forma progresiva, para ellos considere registrar lo siguiente 1 : Descripción: Corresponde a la descripción de los pasos de programa Papeles de trabajo: En el se vinculan los registros o papeles de trabajo Hallazgos (Linked Findings): Corresponde a los hallazgos que se vayan identificando, sirven para que el auditor vaya precisando la situación encontrada Notas de revisión: Anotaciones que va realizando el auditor Resumen: Generalización de las situaciones que evidencia que en forma concurrente se presentan. Test: Son las pruebas que realiza. Adjuntos: Otras documentación de interés que se constituye en papeles de trabajo del auditor. 4.1 Realización de revisiones comunes 1 En el software se registra en el menú de pasos de programa

3 Solicite una relación de la normatividad general e institucional que regula el funcionamiento, valore si los funcionarios la conocen y están familiarizados con su aplicación. Solicitar el manual de procedimientos e indagar sobre su utilización y actualización Solicite una relación del personal del financiera Solicitar el mapa de riesgos e indagar sobre su actualización y la administración de los riesgos asociados a los procesos Solicite una relación de los informes que se presentan y las fechas en que se deben rendir Verificar el archivo de gestión, determinar que se encuentra actualizado el archivo de documentos y que la recuperación de información es fácil. Solicite copia del POA e infórmese sobre los avances en su ejecución Solicite copia del plan de mejoramiento e infórmese sobre su ejecución Realice una inspección del área y valore la organización de documentación, el orden y aseo de la misma, la existencia de contaminación de algún tipo y la presencia de los símbolos institucionales Solicitar copia de pólizas y seguros 4.2 Realización de la revisión del proceso de Presupuesto Requiera reportes de los sistemas de información sobre: o Apropiación inicial o Modificaciones al Presupuesto o Certificados de disponibilidad expedidos CDP o Certificados de disponibilidad CDP anulados o Certificados de disponibilidad CDP con fecha de expedición y afectación o CDP sin afectación con fecha de expedición o Programación del Programa Anual de Caja mensualizado PAC o Ajustes realizados al PAC durante el último mes o dos meses Determine en forma selectiva que: o Existe documentación soporte de los registros o Existe documentación soporte de las solicitudes de modificación o Existe justificación de las anulaciones o Los saldos de los CDP son liberados o Se utilizan los CDP Establezca el inventario de los informes que se presentan o los procesos de cierre que se corren Determine los procesos de reporte de información a las áreas de contabilidad y tesorería Determine en forma selectiva: o La consistencia de la información reportada o La oportunidad en los procesos de cargue y de reporte

4 o La exactitud de la información reportada (para el efecto solicite soportes y valore) Determine los sistemas de información que se utilizan En forma selectiva, verifique el registro y actualización en el sistema de información - SIAF En forma selectiva, verifique el registro y actualización en el sistema de información - SIIF Concilie la información existente entre el SIAF y el SIIF y determine las principales diferencias y su explicación Determine los requerimientos que haya recibido por parte de otras dependencias o instituciones En forma selectiva, verificar el envío de información al área de contabilidad Realizar una revisión del archivo para determinar su organización Establezca la participación del área en la preparación del anteproyecto de presupuesto, así como la oportuna presentación y la existencia de los soportes en su elaboración Requiera copia de los informes de análisis de la ejecución presupuestal y analícelos conforme la lista de Chequeo Presupuesto Requiera reportes de actividades de programación presupuestal y analícelos Solicite las explicaciones, aclaraciones y justificaciones sobre apropiaciones frente a las cuales no se han generado disponibilidades, certificados sin compromisos, compromisos sin obligaciones y obligaciones sin pagos. De igual manera solicite las explicaciones, aclaraciones y justificaciones sobre modificaciones y fluctuaciones en los conceptos presupuestales significativos Requiera las explicaciones y aclaraciones sobre bajos niveles de ejecución de conceptos presupuestales 4.3 Realización de la revisión del proceso de Tesorería Requiera reportes de los sistemas de información sobre: o Saldos y movimientos en Bancos o Relaciones de beneficiarios o Traslados y giros Determine en forma selectiva que: o Existe documentación soporte de los registros o Existe documentación soporte de las solicitudes de modificación o Existe justificación de las anulaciones o Los saldos Establezca el inventario de los informes que se presentan o los procesos de cierre que se corren Realice el inventario de las declaraciones, informes y reportes que deben ser emitidos con la fecha de presentación oportuna Determine la oportuna presentación de la Declaración Mensual de Retención en la Fuente, IVA e impuesto de Timbre a la Dirección de Impuestos y Aduanas

5 Nacionales DIAN (su fecha de presentación se determina teniendo en cuenta el Calendario Tributario y según el último digito del NIT, que para el caso de la Procuraduría son los días 11 ó 12 de cada mes. Determine la oportuna presentación de la Declaración Bimensual de Retención de Industria y Comercio ICA. Esta se presenta teniendo en cuenta el calendario Distrital en forma bimensual, los días ó 17 de cada mes. Revise los oficios dirigidos a proveedores informándoles sobre situación de recursos a sus cuentas bancarias en forma diaria. Requiera y valore los documentos soporte de la elaboración de Certificados por Descuentos de Retenciones en la Fuente, IVA e ICA a solicitud de los proveedores. Verifique la oportuna presentación del Boletín Diario de Caja y Bancos con destino al Grupo de Contabilidad sobre movimientos diarios de ingresos y pagos. Realice un selectivo sobre el Boletín precitado. Requiera y revise las notificaciones de pagos a funcionarios y exfuncionarios de la entidad. Determine los procesos de reporte de información a las áreas de contabilidad y presupuesto Determine en forma selectiva: o La consistencia de la información reportada o o La oportunidad en los procesos de cargue y de reporte La exactitud de la información reportada (para el efecto solicite soportes y valore) Determine los sistemas de información que se utilizan En forma selectiva, verifique el registro y actualización en el sistema de información - SIAF En forma selectiva, verifique el registro y actualización en el sistema de información - SIIF Concilie la información existente entre el SIAF y el SIIF y determine las principales diferencias y su explicación Determine los requerimientos que haya recibido por parte de otras dependencias o instituciones Establezca que existe adecuada tenencia y custodia de títulos, valores, chequeras, cheques, sellos, claves, los toquen de seguridad de accesos a sistemas, y demás valores a cargo de la dependencia Establezca que se está dando adecuada utilización a la caja fuerte y cajillas de seguridad que existen Determine que se está registrando en las colillas de las chequeras la información respectiva a la transacción que se esta realizando Pida que le abran los archivos o libros de bancos existentes, determine la última fecha de registro realizadas para ver si están al día y pida soportes de las últimas transacciones en forma selectiva para verificar su exactitud.

6 Requiera soportes de las operaciones que están listas para registro en libros de bancos para determinar que están al día en el mismo. Determine la existencia de soportes para la realización de los reintegros de EPS, fondos de pensiones y cesantías 4.4 Realización de la revisión del proceso de Contabilidad Requiera reportes de los sistemas de información sobre: o Estados financieros o Anotaciones y aclaraciones a los estados financieros Realice un análisis a la información financiera contenida en los estados y sus anotaciones Establezca las principales diferencias y su debida explicación En caso de considerarlo necesario requiera que se amplíe la explicación, justificación o aclaración sobre los estados financieros o sus anotaciones Requiera reportes de la información registrada en libro mayor, diario y auxiliares y determine: o Que se encuentra al día o actualizada o Realice selectivos sobre respaldos para comprobar exactitud y registro En caso que se lleven en forma manual determine si: o Los libros están enmendados o con tachones, o o se evidencia algún tipo de alteración en el registro de información Determine la frecuencia y proceso para la conciliación y reconciliación de información, principalmente con: o Almacén, o Tesorería, o Presupuesto, o Las coordinaciones administrativas o El IEMP Determine las diferencias se tienen identificadas en las cuentas y como se están saneando En caso que exista un plan de saneamiento contable controle su avance Establezca el inventario de los informes que se presentan o los procesos de cierre que se corren Realice el inventario de las declaraciones, informes y reportes que deben ser emitidos con la fecha de presentación oportuna Determine si: o Se han presentado en forma oportuna los estados financieros a las instancias pertinentes o Se deben anexar las Notas a los Estados Financieros o Se han presentado en forma oportuna las declaraciones, informes, reportes o Se han presentado en forma oportuna los informes

7 Pida que le generen un reporte de los libros que se llevan para determinar que los mismos se encuentran al día En forma selectiva requiera soportes de las últimas transacciones realizadas para determinar su existencia y adecuado registro Requiera información y soportes sobre conciliaciones bancarias y la existencia de notas bancarias sin conciliar Emita su concepto sobre el adecuado registro contable de las actividades económicas de la entidad Requiera información sobre el reporte contable de las coordinaciones administrativas, determine su oportunidad y calidad Requiera los soportes documentales de los arqueos realizados a las cajas menores por parte de Contabilidad, determine la existencia de anotaciones sobre su tenencia y las acciones tomadas para atender las recomendaciones que se hayan efectuado en el arqueo Requiera las pólizas de manejo y verifique su vigencia y coberturas 4.5 Gestión Sistema de Información Financiero SIIF y SIAF Revise la Planeación y Organización del Sistema o Determine si está definida la Organización para la operación y el soporte de los procesos de TI o Determine si existen políticas claras en la operación del sistema externas e internas o Establezca si están definidos los perfiles, actividades y competencias de usuarios, administradores y revisores o Determine la manera como se asegura el Cumplimiento de Requerimientos Externos o Determine la identificación y administración de los riesgos asociados o Establezca cuales son los procedimientos de calidad que se aplican sobre la información y valórelos Adquisición e Implementación o Determine la disponibilidad de tecnología para la operación del sistema o Determine la conveniencia del manejo que se hace sobre la administración de cambios y la actualización de versiones Entrega de servicios y Soporte o Defina los Niveles de Servicio y los procesos de servicio y valore su efectividad o Valore la administración de la productividad y capacidad de la Tecnología Informática Asociada al proceso o Determine los controles y protocolos que aseguran un servicio continuo o Determine los esquemas de Seguridad y valórelos o Determine y revise los programas de capacitación y entrenamiento de usuarios

8 o Determine los procesos de apoyo y asistencia técnica o Establezca el esquema para administrar los Problemas e Incidentes o Determine los problemas e incidentes que se han presentado y su nivel de afectación a los procesos o Valore como se realiza la administrar las Instalaciones donde opera TI relacionada con el SIIF Monitoreo o Determine los esquemas de monitoreo del proceso o Evalúe si el control interno es adecuado 4.6 Selección de pruebas a realizar Las pruebas que se consideran las mejores prácticas son: REG-EV-EI-034- Lista de Chequeo a proceso financiero REG-EV-EI-035- Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios informáticos de almacenamiento de información financiera Las dos primeras incluyen la realización de pruebas de cumplimiento y de pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento son las que contrastan la operación con las políticas y normas que la regulan, las pruebas sustantivas son las que imitan la operación o los controles existentes para determinar su exactitud en los resultados y registros Registro de las pruebas realizadas 2 Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores. Para el registro de la información considere incluir: Resultado: Presentación de las conclusiones de la aplicación de la prueba Papeles de trabajo: En el se relacionan los registros o papeles de trabajo 2 En el software se encuentran en el siguiente menú tests.

9 4.7 Técnicas de obtención de evidencias aplicables Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias que son consideradas como las mejores prácticas en relación con el proceso financiero son las siguientes: Análisis de saldos y movimientos Proceso de examen de los registros financieros generales, análisis de saldos y los movimientos que originaron los registros contables y los documentos soportes de los estados financieros. El auditor deberá tener en cuenta lo siguiente: Determinar las cuentas y el periodo a examinar. Clasificar por grupos y subgrupos de las cuentas. Separar el saldo de cada cuenta y verificar con los documentos soportes los registros (débito y crédito) y efectuar el análisis objetivo Comprobación Verificar que los documentos, comprobantes, soportes, elementos y registros que apoyan o sustentan una aplicación o transacción son suficientes para la obtención de evidencias, acordes con las normas y parámetros establecidos. Comprobando que los documentos examinados son: los autorizados, confiables, veraces y ajustados a los procedimientos Conciliación Es la relación resultante de cruzar dos registros independientes, pero relacionados entre sí, para determinar la confiabilidad. La mayor aplicación se presenta en el área financiera donde se tiene en cuenta: Especificar las cuentas bancarias o de ahorro a aplicar la conciliación. Determinar el periodo o la fecha de corte. Obtener los saldos de las cuentas de contabilidad. Comparar entre los extractos bancarios y los libros de contabilidad, para establecer las diferencias si existe Confirmación Remitir comunicaciones independientes a un tercero, para determinar la exactitud, autenticidad y validez de una información o hecho registrado de actividades y operaciones que se quieren confirmar.

10 Para llevar a cabo la confirmación, se deberá. Determinar y relacionar las instituciones y personas a las cuales se van hacer los requerimientos. Solicitar al tercero la información en cifras, tiempo, de lo requerido y cotejar o confrontar. Comparar, analizar y presentar las observaciones, que conduzcan a esclarecer los hechos o los registros Confrontación. Comparación de los resultados, importante como medio de ratificación de la validez de las transacciones Indagación Obtener información oral a preguntas concretas induciendo a los servidores públicos o terceros, a determinar que aspectos posibles afectan los procesos, actividades y funciones financieras Inspección Para su utilización el auditor se debe preguntar qué y para que inspeccionar, a quien asignar, como recolectar y confrontar la información? Consiste en efectuar un examen minucioso para constatar técnicamente: la utilización de los recursos físicos, procesos, lugar o situación, características, componentes, medidas, accesorios, riesgos, seguridades, cantidades, atributos técnicos Observación La aplicación de la técnica, implica que el auditor debe hacer las preguntas de rigor qué, cómo, cuándo, dónde? De lo que se va ha observar, los hechos, procesos, operaciones y los aspectos significativos Revisión analítica Para llevar a cabo una revisión analítica, se hace necesario, separar cada una de las partes, analizar sus propiedades, características y confrontarlas.

11 Se debe tener en cuenta: la fijación de objetivos claros, la recopilación y el orden de la información necesaria, esquematizar, y presentar el compendio, y emitir el concepto El Muestreo Estadístico en Auditoria Según la declaración de normas de auditoria el muestreo de auditoria se define como la aplicación de un procedimiento de cumplimiento o sustantivo a menos del 100% de las transacciones que componen el saldo de una cuenta o clase de transacciones. AI diseñar una muestra de auditoria, el auditor aplica su juicio al considerar Objetivo de la muestra. El muestreo de auditoria. Tamaño de la Población (total de las transacciones). Riesgo de auditoria y significación en la realización de una auditoria. Estratificación Desviación esperada. Porcentaje de error tolerable Los métodos de selección estadística, más utilizados son: Muestreo aleatorio. El auditor escoge la muestra a fin de hacer corresponder los números aleatorios con unas unidades de muestreo. Muestreo sistemático. El auditor selecciona una muestra intervalo entre cada unidad elegida. con el mismo Muestreo al azar. El auditor intenta duplicar una muestra aleatoria sin emplear números aleatorios u otras técnicas comprobadas Análisis de cifras y consolidados de información financiera El análisis de la información financiera busca determinar su razonabilidad y formar un concepto sobre las principales cuentas y su comportamiento, su participación en el total de la operación. Incluye la valoración del seguimiento a políticas estatales o institucionales sobre el comportamiento del gasto. La adecuada explicación de las variaciones significativas en cuentas verifica la razonabilidad de la información financiera.

12 Considerando el período que es objeto de valoración establezca la forma como realizará el análisis horizontal y vertical de cifras, para ello tenga en cuenta que: Solicite los reportes financieros habituales o En Presupuesto: los referidos al registro de apropiaciones, disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos, programaciones o En Tesorería: los referidos a bancos, situados, giros, programaciones, conciliaciones, gestión de pagos, boletines o En contabilidad: los referidos a estados financieros Normalmente se realiza una comparación entre la información de años, semestres, trimestres, meses. La información de períodos anteriores es útil para definir los incrementos o decrementos de cuentas. Considere en todo caso los saldos al inicio del período que es objeto de valoración En el análisis de la información, considere: El análisis horizontal de información financiera o tiene por propósito ver el comportamiento de una o más cuentas o cifras en período o cortes comparables de tiempo (dos por lo menos) o permite señalar la variación en una o más cuentas en términos porcentuales o permite llamar la atención sobre las fluctuaciones significativas o genera una explicación sobre las fluctuaciones lo que permite determinar si están debidamente justificadas y explicadas por parte del encargado del registro El análisis vertical de información financiera o Su por propósito determinar las cuentas que tienen la mayor participación en los diversos conceptos, cuentas o Indica la composición de un estado financiero o Indica la participación relativa de los diferentes conceptos El análisis horizontal y vertical de información financiera o tiene por propósito determinar las variaciones más significativas en la participación entres diversos conceptos y cuentas o indica los cambios en la composición de los diferentes conceptos o la información de períodos anteriores es útil para definir los incrementos o decrementos en participaciones de cuentas. o llama la atención sobre la mayores fluctuaciones o las que sean más significativas en la participación de los cuentas o determina si la explicación sobre tales variaciones está debidamente justificada y explicada por parte del encargado de su manejo

13 Concluir, si se considera adecuado, proceda a generar una exposición por parte del auditor donde: Indique las principales variaciones en los conceptos y cuentas en forma vertical Llame la atención sobre la participación o composición de los diversos conceptos y cuentas Indique las variaciones significativas en la composición de cuentas y conceptos Señale la suficiente explicación sobre las variaciones antes citadas Indique el comportamiento y tendencia de los diferentes conceptos o agregados En caso de ser necesario alerte sobre comportamientos, tendencias, hechos que se consideren inadecuadas, de igual manera sobre la insuficiencia en las explicaciones. Se imprime el reporte respectivo y se procede a su firma Se incluye documentación en la carpeta de la visita. Permanentes: Ver primer Instructivo de este Capítulo Corrientes: Normas internas de incorporación, asignación y manejo de recursos financieros Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría Formato REG-EV-EI-034 Lista de Chequeo a Proceso Financiero Formato de Registro REG-EV-EI-035 Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios informáticos de almacenamiento de información financiera Información financiera incluida en los Sistema s de Información SIIF y SIAF Reportes de información financiera presentada tales como: balances, consolidados, reportes de apropiaciones, compromisos, disponibilidades, pagos. Informe de la visita anterior e información de seguimiento POA de la dependencia visitada Plan de Mejoramiento de Proceso de la dependencia visitada Otros papeles de trabajo obtenidos en la revisión del proceso disciplinario que cumple una dependencia

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