CONTENIDO. 3. CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? Home de Facturala.com...

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1 MANUAL DE USUARIO 1

2 CONTENIDO 1. LO QUE DEBES CONOCER SOBRE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Qué es la Factura electrónica? Qué es un CFDI? A partir de cuándo será obligatorio usar sólo CFDI? Requirimentos para emitir CFDI s CÓMO PREPARAR UNA CUENTA PARA EMITIR CFDI s? Cómo preparar una cuenta? Cómo ingresar el Certificado Sello Digital? Sucursales Series Folios Cuentas Bancarias Logotipo de la Empresa Así luce una cuenta lista para facturar! CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? Home de Facturala.com USO DEL SISTEMA Generalidades Uso de las Pestañas Uso de Plantillas Campos Obligatorios Uso de Filtros Mensajes de Facturala.com A FACTURAR DE MANERA ELECTRÓNICA! (GENERAR CFDI) Cómo emitir comprobantes Fiscales Digitales por Internet? Facturar desde XML Acciones a relizar con los comprobantes emitidos Facturar con anena comercial Recibir Facturas Visualización de las Facturas Cancelar Facturas Emitidas Cómo generar un informe mensual de folios? Reportes gráficos Políticas de contraseñas

3 1. LO QUE DEBES CONOCER SOBRE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1.1 Qué es la Factura Electrónica? La Factura Electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con validez fiscal, que utiliza los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria SAT (Resolución Miscelánea Fiscal RMF Anexo 20) en cuanto a forma y contenido, garantizando la integridad, autenticidad y no repudio del documento: Integridad: Garantiza que la información contenida en el mensaje queda protegida y no puede ser manipulada o modificada, confirmando la no alteración de los datos de origen. Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). No Repudio: El emisor que selle digitalmente un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) no podrá negar la generación del comprobante. 1.2 Qué es un CFDI? Es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Es la nueva modalidad 2012 que exige el SAT a los que se incorporan este año a la facturación electrónica y la modalidad que tendrán los que actualmente realizan CFDI (por medio de terceros) después del 30 de junio El CFDI también deberá de agregarse el Código Bidimensional y contendrá 2 sellos digitales y la cadena original del timbrado. Fecha de emisión y fecha de timbrado Leyenda que indique que es la representación impresa de un CFDI. 3

4 1.3 A partir de cuándo será obligatorio usar sólo CFDI? El uso obligatorio de la Factura Electrónica fue a partir del 1 de Enero del 2011, de acuerdo con las reformas al Código Fiscal de la Federación. A pesar de ello, hubo un plazo que se vencerá el próximo 1 de Julio de Comenzar a disfrutar de los beneficios de la facturación electrónica es muy sencillo. 1.4 Requerimentos para emitir CFDI s Tener la FIEL (Firma Electrónica): la FIEL se obtiene para cada RFC. Es un trámite que debe realizar en el SAT el representante legal de la empresa. La FIEL está formada por dos archivos.cer y.key y una contraseña. Tiene una vigencia de dos años. Contar con al menos un CSD (Certificado de Sello Digital). Con los CSD s se firman las facturas. Se obtiene a través del sitio Web del SAT (SOLCEDI). Un CSD al igual que la FIEL está formado por archivos.cer y.key y una contraseña. Tiene una vigencia de dos años. Nota: Ahora ya no tiene que tramitar un rango de folios antes el SAT, ya que ha pasado a ser obligación del PAC. Para Facturala.com, un contribuyente está listo para facturar cuando además de lo anterior, el SAT ha publicado en su servicio en línea, la aprobación del CSD y los folios. Lo anterior se debe a que se lee la información publicada por el SAT para comprobar datos al momento de la generación de CFDI s. 4

5 2. CÓMO PREPARAR UNA CUENTA PARA EMITIR CFDI s? Cuando se crea una cuenta en Facturala.com, el dueño de la misma recibe un correo con breves instrucciones para comenzar, así como las credenciales para entrar al sistema. Una vez firmado en Facturala.com el usuario observará la siguiente pantalla: Observe que los seis elementos están marcados como pendiente. Los ítems: Sucursales. Cuentas bancarias y Logotipo de la empresa. Éstos son opcionales y basta con que entre a la opción para que se marque como Listo. 5

6 2.1 Cómo preparar una cuenta? Para comenzar es necesario ingresar los siguientes datos fiscales: Dirección Fiscal Correo Electrónico del responsable de la cuenta Página web de la empresa (opcional) 6

7 2.2 Cómo ingresar el Certificado Sello Digital? Es necesario subir los archivos.cer y.key que conforman su Certificado de Sello Digital (no la FIEL), así como su contraseña. Una vez que esta operación es realizada correctamente, se pasa a la pantalla donde se listan los pasos a realizar y aparece junto a Certificado de Sello Digital el icono verde que indica Listo. De lo contrario, aparece un mensaje de error, indicando la causa. 7

8 2.3 Sucursales Esta opción le permite registrar las sucursales de su empresa. Toda empresa se crea con una entidad denominada FISCALDOM. En caso de que usted no cuente con sucursales, ignore esta pantalla y sólo regrese al inicio. Nota: En cualquier momento usted podrá regresar a esta sección para crear sus sucursales. 8

9 2.4 Series Folios A continuación debe seleccionar alguna serie, en caso de que no esté ninguna disponible; entonces no le será posible facturar. 2.5 Cuentas Bancarias En este apartado usted tendrá acceso a los datos de sus cuentas bancarias donde recibirá los pagos por sus facturas. Esto le servirá para que se impriman en sus facturas como información al cliente. 9

10 2.6 Logotipo de la Empresa En Facturala.com le damos la posibilidad de poner el logotipo de su empresa en su factura, aunque se trate de una función opcional, le recomendamos usarla, ya que le dará un toque personal a sus documentos. Los logotipos deben subirse en formato.jpg y con un ancho de 200 pixeles. 2.7 Así luce una cuenta lista para facturar! Una vez que hayas realizado todos los procesos; aparecerá una pantalla de inicio como ésta, donde tendrás disponibles todas las opciones que necesitas para facturar electrónicamente, como lo es emitir documentos, administrarlos, etc. 10

11 3. CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? Para ingresar al portal administrador de Facturala.com usted sólo requiere: Código de país (Es un dato predefinido) Usuario Contraseña Posteriormente deberá ingresar los datos solicitados, un vez hecho esto, sólo presione la tecla Enter o Ingresar. Nota: El sistema de Facturala.com es sensible a mayúsculas y minúsculas, por lo que no es lo mismo escribir Abc que abc. 11

12 3.1 Home de Facturala.com Esta es la pantalla que le aparecerá cuando inicia sesión en Facturala.com. Aquí tendrá una vista de las opciones principales del sistema, su disponibilidad dependerá de los permisos con los que cuente el usuario en curso. A continuación una breve descripción de las opciones del HOME de Facturala.com: CAMBIAR CONTRASEÑA Le permite cambiar la contraseña del usuario que está firmado en el sistema. Esta opción estará disponible para todos los usuarios siempre y cuando no sea restringida por el administrador principal de la cuenta. ADMINISTRAR CUENTA Permite ingresar datos como el domicilio fiscal, dirección de correo (donde se envía un aviso de cualquier comprobante realizado), CSD (Certificado de Sellos Digital), logotipo (opcional) y los datos de cuentas bancarias (sólo para quien desee que se impriman en la representación gráfica de la factura). Esta es una opción de administración, normalmente sólo está visible para el administrador 12

13 de la cuenta, excepto que haya dado permiso explícitamente a otro usuario de la cuenta. Las opciones de administración propias del usuario administrador son descritas en el Manual del Administrador. ADMINISTRAR USUARIOS Permite capturar los datos generales de cada usuario de la cuenta, los documentos que podrá ver cada usuario, así como sus permisos dentro del sitio. Esta es una opción de administración, normalmente solo está visible para el administrador de la cuenta, excepto que de haya dado permiso explícitamente a otro usuario de la misma. ADMINISTRAR SUCURSALES Permite crear sucursales, capturar sus datos generales y decidir la asignación de folios para cada sucursal. Una empresa siempre tiene como mínimo una sucursal: FISCALDOM, que corresponde a su domicilio fiscal. CONSULTAR COMPROBANTES EMITIDOS Permite ver y administrar los comprobantes emitidos. Contiene opciones de filtrado por fechas, montos, folios, receptores, etc. CONSULTAR COMPROBANTES RECIBIDOS Permite ver y administrar los comprobantes recibidos. FACTURAR Conjunto de formularios para generar comprobantes (CFDI). FACTURAR DESDE XML Opción especial que permite generar facturas directamente desde un archivo XML. Esta opción es útil para empresas que estén en proceso de integración y quieran probar archivos XML generados por su sistema. 13

14 GENERAR INFORME MENSUAL DE FOLIOS Permite generar el Informe Mensual de Folios que debe enviarse al SAT al terminar cada mes. Es importante no cambiar el nombre del archivo que entrega Facturala.com, ya que con ese nombre debe ser enviado al SAT, de lo contrario obtendrá un error al tratar de realizar la operación en el sitio Web del SAT. 4.1 Generalidades 4. USO DEL SISTEMA GENERALIDADES DE USO La funcionalidad es a través de formularios Web, el cliente captura la información que incluirá en las facturas, teniendo en cualquier momento acceso a la vista previa del documento. 14

15 Las facturas pueden incluir tantas líneas de detalle como se necesite, así como todos los datos para cualquier escenario comercial previsto. Por ejemplo: Facturas mostrador. Facturas de exportación. Facturas de productos importados que requieren poner el pedimento aduanal y demás datos relacionados. Comprobantes que requieren retención de impuestos. Comprobantes con impuestos especiales. Comprobantes emitidos desde ubicaciones distintas a la dirección fiscal de una empresa. Bienes entregados en direcciones distintas a la fiscal del receptor, etc. Una vez que se presiona el botón Generar Factura el sistema verifica los datos de la misma, y en caso de encontrar algún error, devuelve un mensaje de error explícito, permitiendo que el cliente corrija los datos en ese momento, sin necesidad de volver a capturar el resto de los mismos. Si todos los datos están correctos, se asignará un folio al documento y creará el Comprobante Fiscal Digital según los requerimientos del SAT. De manera automática se almacena las facturas generadas, las cuales nunca podrán eliminarse del sistema. Facturala.com comprueba siempre antes de firmar el documento, que es válido el Certificado de Sello Digital, y verifica la cantidad de folios fiscales que aún posee el emisor. En caso de estar cerca la vigencia del certificado o que los folios disponibles se estén agotando, se emitirá mensajes de recordatorios para que el emisor tome alguna acción. En caso de vencimientos, el emisor no podrá continuar generando comprobantes. Mediante lo anterior y otros mecanismos implementados, Facturala. com garantiza la no emisión de comprobantes fiscales inválidos. 4.2 Uso de las Pestañas El orden de trabajo con las pestañas es de izquierda a la derecha; dentro de las pestañas se trabaja de arriba hacia abajo. No es necesario llenar datos en todas las pestañas. En caso de omitirse algún dato, se generará un mensaje claro indicando la omisión. 15

16 4.3 Uso de Plantillas PLANTILLAS El sistema permite que se guarden los datos de receptores de facturas y de productos o servicios, de modo que sean capturados una sola vez. Estos datos son almacenados en plantillas. A continuación mostramos los datos de un receptor que serán almacenados como plantilla para su uso posterior. Para crear un elemento en cada plantilla se hará a través de las opciones Guardar en los diferentes formularios. Esta acción creara un registro en la plantilla correspondiente con los valores que han sido especificados. Una vez lleno el formulario y guardado como plantilla, se ingresa nuevamente o damos clic en ELEGIR. Dentro de esta pestaña tenemos diferentes opciones: Nota: Para elegir cualquier plantilla solo damos clic en ELEGIR. 16

17 Podemos ordenar de manera ascendente o descendente todas nuestras plantillas, esto se realiza dando un click en las cabeceras de las columnas (RFC, TAX ID y RAZON SOCIAL). 17

18 ELIMINAR POR COMPLETO UNA PLANTILLA Puede eliminarse una entrada en la colección de plantillas, esto no modificará los datos almacenados en donde haya sido empleada dicha plantilla. Para modificar la información almacenada en una plantilla, seleccione la información almacenada como plantilla (click en ELEGIR), luego cambie los valores que desee y presione Guardar, esto implica que se sobrescribirá la plantilla pero ya con los cambios correspondientes. Aparecerá una ventana de verificación para esta operación. Para las plantillas de productos y servicios se trabaja de forma similar: para capturar un bien o servicio debe hacerse desde la pestaña Adicionar detalle: Al dar click en Adicionar detalle, automáticamente saldrá una ventana en la cual se podrán llenar manualmente los datos. 18

19 Puede guardarse como plantilla presionando Guardar. Para utilizar una plantilla de producto o servicio debe seleccionar desde la pestaña Elegir y luego presionar en el botón elegir de la fila que interese. 19

20 4.4 Campos Obligatorios Los campos que el SAT marca como obligatorios para la emisión de CFDI están marcados en los formularios con un asterisco (*) al final del mismo. No obstante, si se deja vacío un campo obligatorio, al momento de solicitarse la generación de la factura, se mostrará un mensaje indicando la falta de dicho campo. En dependencia del receptor de la factura (definido por el RFC) puede haber otros campos obligatorios. Por ejemplo, si el receptor de la factura es Tiendas Soriana, deberá llenar el campo Cita, tipo de bulto, etc. que no son obligatorios para el SAT, pero sí para Soriana. Igualmente en ese caso, se encarga de exigir la colocación de un dato válido en dichos campos. Lo anterior hace que el cliente note que en ocasiones se exigen determinados datos, y en otras situaciones no se exigen. Los datos del SAT siempre son comunes para cualquier receptor. 4.5 Uso de Filtros El filtro es para la búsqueda de CFDI emitido o recibido, en inicio damos click en comprobantes emitidos y en la parte superior derecha encontramos filtro (damos un click para mostrar y un click para ocultar). 20

21 Nota: Es importante seleccionar el recuadro de filtro aplicado y darle clic en actualizar, para que podamos visualizar los datos. Puede filtrase por: Sucursal emisora. País, RFC y Razón Social del receptor. Tipo de documento. Serie y folio. Moneda en que se facturó. Fecha de emisión. Monto de la factura. Estado del documento. El conjunto solución que se obtiene puede limitarse a determinadas cantidades y además puede ordenarse por: RFC receptor. Nombre receptor. Folio. Serie. Sucursal. Fecha de emisión. 21

22 Monto (importante, el monto en las tablas, siempre se expresa en moneda nacional, multiplicando el monto de la factura por el valor del tipo de cambio a la venta informado en la factura. 4.6 Mensajes de Facturala.com Cuando no pueden concluirse las solicitudes realizadas se generan mensajes que contienen información sobre las causas que imposibilitaron la conclusión de la solicitud. Estos mensajes se muestran como Notificación de Facturala.com. A continuación se muestran ejemplos de estos mensajes. RFC DEL RECEPTOR INCORRECTO Este es un error muy común. A menudo se cambian ceros por letra o, uno por letra i, cinco por letra s y otro tipo de cambio u omisión. Los RFC solo pueden terminar en números o letra A. Este es un ejemplo del mensaje que se envían para este caso: -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -- ReceiverTaxIdBadFormat RfcDelEmisor 3048 RECEIVER_RFC_BAD_FORMAT -- Detalles Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: MexicanAlgorithm Método: PreValidate Descripción: El RFC del receptor no tiene el formato correcto. Sugerencia: Favor de corregir según las reglas del país de emisión. -- Mensaje -- Receptor=FGHI760402ASB -- Parámetros (Primeros 300 caracteres como ASCII printable) Fin de detalles -- Debe leerse donde dice Descripción. Nótese que indica claramente que el RFC del receptor no tiene el formato correcto. En este caso, el RFC que se ha colocado (que aparece al final del mensaje. Receptor=FGHI760402ASB termina en letra B. Debe leerse también Sugerencia que en este caso indica que se corrija el RFC según las reglas del país de emisión. 22

23 CÓDIGO POSTAL DEL RECEPTOR INCORRECTO Este es un error común cuando se deja en blanco o cuando no tiene las posiciones válidas para el país de emisión. Veamos a continuación un ejemplo real. -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -- RepositorySchemaValidationFailed XmlNoVálidoContraRepositorio 3068 XML_REPOSITORY_VALIDATION_FAILED -- Detalles -- Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.friendlyxml.dll Clase: FriendlyXml Método: Descripción: Falló la validación de XML contra su esquema publicado en el repositorio local del sistema. Sugerencia: Favor de validar su XML contra los esquemas que ostenta o asegurarse que el esquema existe en el repositorio. -- Mensaje -- El elemento no es válido. El valor 516 no es válido según su tipo de datos com.mx/schema/fx:tcodigopostal - Error de restricción de Pattern. -- Parámetros (Primeros 300 caracteres como ASCII printable) -- = E:\fact2\repository\ -- Fin de detalles -- Nótese que en este caso la información para corregir el error viene en la parte Mensaje. En Descripción y Sugerencia sólo dice que al validarse contra el esquema falló el proceso. El usuario, al leer el mensaje El valor 561 (en Código Postal) no es válido, debe darse cuenta de que no cumple con el formato de estos códigos, que para el caso de México es de cinco posiciones numéricas. TRATAR DE CANCELAR UN DOCUMENTO YA CANCELADO Es importante mencionar que la cancelación (anulación de un documento) es irreversible, pues ésta tiene un impacto en el Informe Mensual de Folios al generarse una línea con el documento anulado, indicando su status, de emitido a cancelado. Es por este motivo que una vez que cuando el documento ya haya sido cancelado, es imposible hacerle cualquier tipo de modificación. Cuando el usuario intenta cancelar un documento dentro de nuestra aplicación aparece el siguiente mensaje: 23

24 -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -- DocumentAlreadyCancelled DocumentoYaCancelado 3027 DOCUMENT_ALREADY_CANCELLED -- Detalles Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: IssuedXml Método: Cancel Descripción: El documento solicitado ya fue marcado como cancelado. Sugerencia: No se permite marcar como cancelado el documento que ya tiene esta marca. -- Mensaje -- Fecha de marca de cancelado= t11:37:57 -- Parámetros (Primeros 300 caracteres como ASCII printable) Fin de detalles SOLICITAR UN INFORME MENSUAL DE FOLIOS DE PERIODOS INCORRECTOS Cuando el usuario requiere este tipo de reportes, y el mes en curso aún no ha finalizado o la cuenta en Facturala.com no había sido creada, el mensaje que arroja el sistema es el siguiente: -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -- MonthlyReportForbidden ReporteMensualProhibido3045 MONTHLY_REPORT_FORBIDDEN -- Detalles -- Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: Método: Descripción: No se puede solicitar el informe mensual para un mes anterior al inicio de operaciones, para el mes en curso o para un mes futuro. Sugerencia: -- Mensaje -- Se solicitó el informe para que es el mes en curso o futuro respecto a hoy Parámetros (Primeros 300 carácteres como ASCII printable) -- = c3965-8c68-44e2-a2a5-86c81a2ca07d.. MYSUITE WEB PORTAL.. -- Fin de detalles 24

25 5. A FACTURAR DE MANERA ELECTRÓNICA! (GENERAR CFDI) 5.1 Cómo emitir comprobantes fiscales digitales por Internet? A continuación te explicaremos paso por paso el procedimiento para emitir un CFDI (comúnmente conocido como Facturar) en nuestra aplicación Full Web. Definir el tipo de CFDI a emitir: Actualmente contamos con tres tipos de modelos en los referentes a los CFDI, los modelos son los siguientes: Ingreso - Egreso - Traslado. Es importante mencionar que por convención se sigue imprimiendo las siguientes leyendas: - Factura - Nota de crédito - Nota de cargo - Carta porte - Recibo de honorarios - Recibo de arrendamiento - Recibo de donativos Aún cuando esta información no forma parte del CFDI 25

26 CÓMO DEFINIR AL RECEPTOR? El receptor de CFDI s debe contar con un RFC (Registro Federal de Contribuyentes) el cual puede ser de personas físicas, morales o se puede tratar de un RFC genérico. También se puede tratar de una factura a un público en general (XAXX ) o una factura a extranjeros (XEXX ). Nuestro sistema cuenta con la ventaja de que una vez que los datos hayan sido capturados, éstos puedan quedar grabados en el sistema para evitar su recaptura en el futuro. 26

27 DEFINIR EL PRODUCTO O SERVICIO A FACTURAR La captura de los datos debe realizarse en cada línea o detalle de partida, de modo que todos los campos queden completados, aunque los datos mínimos que requiere el sistema son los siguientes: - Cantidad - Descripción - Precio - Monto 27

28 UN ÚLTIMO VISTAZO! Como en todo acto administrativo, siempre es importante manejar todos los procesos con la precisión y cuidados necesarios para que cumplan la meta que les hemos encomendado, es por eso que nuestro portal full web te brinda la posibilidad de tener una vista previa del documento a emitir (CFDI), esto te permitirá verificar todos los datos antes de hacer el envío definitivo. Esta vista previa no cuenta con número de serie, folios, cadena original y sello digital, por lo que el documento en vista previa aún no puede considerarse como un CFDI. 28

29 GENERAR EL CFDI Una vez que ya hayas hecho una revisión minuciosa de la información a emitir en el CFDI, estarás totalmente listo para comenzar a generar Comprobantes Digitales Fiscales por Internet de una manera rápida y sencilla. Para solicitar la generación del CFDI, es necesario que la información capturada sea validada de manera minuciosa, de modo que obtendremos dos posibles respuestas; ya sea el regreso del CFDI generado o la visualización de un mensaje de error. VERIFICAR EL DOCUMENTO GENERADO Nuestro sistema te permite visualizar una tabla con los últimos CFDI s generados, de modo que podrás llevar un correcto seguimiento y administración de los CFDI s generados, lo que no sólo te dará una perspectiva del último CFDI generado en el presente, sino también con un panorama cronológico del mismo. 29

30 5.2 Facturar desde XML Para los casos en que un usuario cuente con un ERP que genere el archivo XML en formato nativo de facturala-mysuite, podrá realizar sus facturas enviando dicho archivo. Para hacer este proceso debes seguir los siguientes pasos: - Una vez que hayas firmado desde el Home de Facturala.com, debes seleccionar la opción Facturar desde XML. Aquí es donde el usuario podrá adjuntar su documento XML dando click en el botón Examinar. Una vez realizado este procedimiento, se procesará el XML y se enviará un mensaje de aceptación o rechazo del mismo. Aunque el CFDI se realice bajo este esquema, su emisión se mostrará de manera habitual en el apartado de Comprobantes Emitidos. 30

31 5.3 Acciones a realizar con los comprobantes emitidos. En la pantalla de Comprobantes Emitidos podemos seleccionar las siguientes acciones: PDF.- En esta opción podrás descargar la representación gráfica del comprobante en formato PDF. Importante: Es necesario tener instalado y configurado un visualizador de PDF como Acrobat Reader u otro. HTML.- Esta opción nos muestra una representación gráfica del comprobante en formato HTML. A primera vista, el documento en formato PDF y HTML lucen prácticamente iguales, por lo que no es necesaria la instalación de un lector especializado, ya que todos los navegadores web lo pueden mostrar. XML.- Aquí el usuario podrá descargar el documento como tal, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 20 del SAT. Historial.- Esta sección le permite al usuario tener una perspectiva cronológica de información sobre eventos asociados al comprobante, como lo son la creación y la cancelación. Enviar.- Aquí el usuario podrá enviar el comprobante vía correo electrónico, lo podrá hacer a uno o varios destinatarios, lo único que debe hacer es dar click en el botón de Agregar y cundo finalice de introducirlas sólo hacer click en Enviar. Volver a distribuir.- Esta opción sirve para enviar el comprobante en el momento que sea solicitado, de modo que aunque ya lo hayas enviado con anterioridad, aquí podrás enviarlo como si fuese recién generado. Recuerda, si el comprobante inicial se distribuyó con adenda, al redistribuirlo se hará de la misma manera, es decir, con la adenda comercial. 31

32 5.4 Factura con adenda comercial La generación de adendas comerciales es selectiva, por lo que sólo se crean adendas para aquellos receptores que así las requieran así como solamente para los emisores que necesiten generarlas. La validación de datos de las adendas es línea, de la misma manera en que se realiza con la validación del comprobante fiscal. Una de las principales ventajas de Facturala.com es que una vez que se genera la factura electrónica, el sistema se encarga de crear la adenda en forma automática, de modo que ésta será enviada al receptor aún cuando el cliente desconozca la vía para entregar la misma. Esta es una gran ventaja para nuestros clientes, ya que no es necesario que los emisores conozcan la conformación o mecanismos de funcionamiento de las adendas, dado que éstas se estarán generando y llegando al emisor de manera automática y correcta. Cuando facturala.com se encuentra con una adenda que no tiene implementada, planifica su implementación en coordinación con el cliente que la requiere, y a partir del momento de su liberación queda disponible para todos sus clientes. 5.5 Recibir facturas Nuestra aplicación full web está diseñada para recibir CFDI s para cualquier cliente a través de una cuenta de facturación@ mysuitemex.com. El formato de recepción es XML (formato previamente definido por el SAT) Es importante mencionar que no se procesan las facturas en otro formato, tampoco se procesan documentos en formato XML que no sean CFDI s según la definición del SAT. Al recibirse una factura automáticamente se comprueba su validez para el SAT, se envía un mensaje al emisor de la factura, indicando la recepción y el estado de la validación. Las facturas correctas quedan almacenadas automáticamente. 32

33 5.6 Visualización de las facturas Nuestro visualizador funciona en tiempo real, por lo que se mostrarán los últimos CFDI s generados o recibidos, además de realizar búsquedas basándose en determinados criterios a través de la aplicación de filtros. Los filtros disponibles para optimizar la búsqueda de CFDI s son los siguientes: Emisor (Código de País, Nombre o RFC). Sucursal Emisora. Receptor (Código de País, Nombre o RFC). Tipo de Documento (Factura, Nota de Crédito, Nota de Cargo, *Carta de Porte, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, Recibo de Donativos). Serie (Inicia con). Folio (rango de-hasta). Fecha de Emisión (rango desde-hasta). Monto en M.N. (rango desde-hasta). Estado (Pagado, Cancelado, Distribuido). 33

34 5.7 Cancelar facturas emitidas La cancelación de un CFDI de realiza partiendo de la opción: Una vez que se hayan marcado los registros que se desea cancelar seguido por un mensaje de confirmación que deberá responder OK. PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA CANCELACIÓN DE CFDI S Cuándo se debe cancelar un CFDI? Un CFDI sólo se debe cancelar cuando se haya detectado un error (por ejemplo un precio incorrecto) o cuando sea rechazado por el receptor. Qué impacto tiene la cancelación? El CFDI cancelado entra al Informe Mensual de Folios para el SAT con el estatus de cancelado, por lo que nunca se elimina el CFDI. 34

35 Cancelaciones después del cierre del mes Es posible cancelar cualquier CFDI de cualquier mes, pero no es posible deshacer la acción de cancelar. 5.8 Cómo generar un informe mensual de folios? Facturala.com permite generar Informes Mensuales de Folios después de la fecha de corte del mes, que es el día 2 del mes siguiente a las 00:00:00 horas. El usuario puede solicitar el Informe Mensual de Folios en cualquier momento después de corte. Para llevar a cabo esta acción el usuario deberá ingresar a nuestro sitio en Facturala.com y una vez dentro de la aplicación deberá dirigirse a la opción Generar informe mensual. Una vez dentro de la opción debes seleccionar el mes y año del cual quieras obtener el reporte, posteriormente debes dar click en Mostrar y finalmente en Guardar. En cuanto hayas hecho estos pasos, tendrás tu Informe Mensual guardado en un archivo.txr. Para cumplir con lo establecido por el SAT en lo referente a los Informes Mensuales de Folios, el usuario deberá guardar su informe en su PC, para posteriormente subirlo al sitio del SAT. 35

36 Importante: Al guardar el IMF, el usuario debe de respetar el nombre de archivo generado, ya que el SAT sólo aceptará los archivos con estos nombres. INFORME MENSUAL DE NO EMISIÓN DE FOLIOS Cuando durante el transcurso de todo un mes el usuario no ha enviado ningún CFDI y éste intenta generar el informe correspondiente a ese mes, el sistema le generará un error y enviará una advertencia indicando que el usuario deberá subir al SAT un informe de NO EMISIÓN de Folios. Para realizar este trámite se debe ingresar a la aplicación SICOFI CFD Link: principiantes/comprobantes_fiscales/66_22619.html En este tipo de casos no es necesario subir ningún tipo de archivos, dado que la aplicación no genera nada. 36

37 5.9 Reportes gráficos Acceder a los reportes gráficos es sumamente sencillo, sólo debe ingresar a Facturala.com y seleccionar Acciones/Reportes gráficos. En esta gráfica se le muestra al cliente el reporte de su facturación en un periodo seleccionado (por defecto se muestra el año en curso) El reporte se divide en Facturado y Cobrado. Existen varias opciones para filtrar la información y obtener distintos gráficos, por ejemplo el filtro por RFC y persona a la cual se facturó. 37

38 El cliente puede seleccionar el tipo de gráfico que más le agrade (barras, líneas, etc ) 38

39 5.10 Políticas de contraseñas Las disposiciones del SAT indica que la Facturación Electrónica debe usarse de manera obligatoria en este 2012, entre estos informes y disposiciones se encuentra la referente al tema de las contraseñas. Para ello les compartimos la siguiente nota: CAMBIOS EN LA POLITICA DE CONTRASEÑAS Formato de las contraseñas Las contraseñas de usuario deberán ser de al menos 8 caracteres, y deben tener al menos un dígito, una letra minúscula, una letra mayúscula y un carácter especial (. _$ % & =!? + * ). No se permiten caracteres repetidos si no tiene al menos un carácter diferente de separación entre ellos. Al cambiar una contraseña, no se admite volver a utilizar una contraseña que haya sido empleada anteriormente (el sistema guarda una memoria de las tres últimas contraseñas utilizadas). El sistema pedirá al usuario el cambio de contraseña a los 30 días de uso de la misma. Aún así, el usuario puede hacer cambios de contraseña cuando lo desee, sólo tomando en cuenta que al cambiarse una contraseña, deben transcurrir 24 horas para que pueda volver a cambiarla. Bloqueo de cuentas Si se hacen tres intentos fallidos consecutivos de acceso a una cuenta, se bloqueará el usuario por un período de 30 minutos. Sólo se bloquea al usuario, no la cuenta, que puede seguir emitiendo y recibiendo facturas. El usuario se desbloquea automáticamente a los 30 minutos del último intento fallido. Si un usuario se encuentra bloqueado y se realiza otro intento de firmarse, los 30 minutos comenzarán a correr a partir de ese instante. Olvido de contraseña. Para los casos en que se olvide la contraseña, se implementó un sistema de preguntas y respuestas secretas. Las preguntas son 39

40 comunes para todos los usuarios y fueron seleccionadas de forma tal que las respuestas posibles sean difíciles de adivinar. Cada usuario tendrá su respuesta privada. Al momento en que se seleccione la opción Olvidó su contraseña?, debe llenar RFC y nombre de usuario y el sistema le presentará la pregunta secreta seleccionada por el usuario para que éste complete la respuesta a la misma. En caso de éxito, se enviará una nueva contraseña al correo registrado para ese usuario. En caso negativo, el usuario tendrá que ponerse en contacto con soporte técnico para iniciar un proceso de autenticación del usuario. Sabemos de las dificultades y molestias que puede ocasionar una práctica como la que se ha expuesto, pero por la categoría que ostentamos ante el SAT y para garantizar la seguridad en el resguardo de la información de nuestros clientes, debemos cumplir con estos requerimientos. 40