La factura, firma electrónica y digitalización certificada. Martes, 5 de Abril

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1 La factura, firma electrónica y digitalización certificada Martes, 5 de Abril

2 La Firma electrónica El mundo de la firma electrónica. Ventajas de su uso y principales aplicaciones. Aspectos más destacados de los certificados La Factura electrónica Obligaciones legales. En qué consiste la factura electrónica. Ventajas de su uso. Como implantar la factura electrónica Digitalización certificada Que es la digitalización certificada. Normativa para la destrucción de documentos Ventajas de su uso.

3 La firma electrónica Dos soluciones técnicas combinadas con un modelo de servicio para otorgar seguridad jurídica a los procesos y soportes digitales

4 Validez jurídica : Integridad e identidad A lo largo de la historia de la humanidad, se han empleado diversos métodos y adoptado convencionalismos, para poder acreditar la integridad y autoría o aceptación, de aquellos documentos que reflejaban derechos y obligaciones adquiridos

5 Firma electrónica : Integridad? = El objetivo de confianza jurídica a través de la cualidad de integridad de un documento, es aportado por una solución matemática, denominada hash (digestión) que consiste en calcular un valor en base a la estructura interna de 0 y 1 de cualquier documento.

6 Firma electrónica = Identidad La segunda tecnología, denominada de doble clave, permite acreditar la identidad del firmante. Como ejemplo puede pensarse en una pintura exclusiva que sólo puede ser vista con unas gafas que llevan el nombre del propietario de la pintura.

7 Firma electrónica = Prestador del Servicio Para que este sistema sea confiable se requiere que una entidad asuma la responsabilidad de entregar los recursos de firma a los solicitantes cuando se acredite la identidad e informar a terceros de cuando una firma no debe ser aceptada

8 Proceso de emisión de certificados Identificación Acreditación Formalización Entrega Tipo certificado Cumplimentar datos Generación

9 Principales usos de los certificados eadministración Firma de documentos Digitalización certificada Transacciones electrónicas

10 eadministración Los servicios de eadministración son ya una realidad basada en el uso de certificados digitales, llegando, al extremo, a eliminar la alternativa presencial

11 Firma electrónica de documentos La firma electrónica de un documento se inicia con el cálculo del hash y la aplicación de un algoritmo de cálculo empleando la clave privada del firmante (pintura), este proceso puede estar tutelado por la entidad emisora del certificado

12 Verificación de documentos firmados El receptor de un documento firmado deberá disponer de una solución de verificación que acredite la integridad del documento y la validez del certificado en el momento en que se realizó la firma

13 Confiabilidad Firma electrónica no verificada en origen X? X Una de las resistencias para la generalización de la firma electrónica es que la solución convencional obliga al receptor a verificar manualmente las firmas recibidas y no garantiza la posibilidad de validarlas una vez caducado el certificado

14 Confiabilidad Firma electrónica verificada en origen Está situación se resuelve empleando la firma electrónica de larga duración verificada en origen. Durante el proceso de firma se obtiene de la AC emisora la acreditación de vigencia del certificado y sello de tiempo para automatizar la validación en destino.

15 Factura telemática Claves reales de la facturación telemática como instrumento de ahorro para las empresas

16 efactura : Ventajas Emisión 1,5 Euros Recepción 1,8 Euros La entidad emisora elimina los costes de impresión, manipulado y envío la entidad receptora elimina los costes de procesado, manipulado durante la validación del documento y archivo físico de las facturas

17 efactura : Obligaciones PDF XML PDF XML? X El emisor el receptor debe preparar debe verificar el fichero la firma digital electrónica con los datos de cada de la factura, la generar vigencia la del firma con certificado un certificado empleado reconocido por el o emisor, mediante conservar el servicio las de facturas un tercero con sus y acordar firmas y con el el resultado de cliente la verificación la supresión y disponer del envío de un de sistema la factura de en archivo papel estructurado

18 La clave del éxito en el objetivo de la desmaterialización Debemos entender que la facturación telemática es un recurso de ahorro que afecta a dos o más entidades como todo recurso compartido, la clave del éxito reside en buscar la solución más eficaz y valiosa para el otro. En otras palabras ser egoístamente generoso

19 Preguntas clave para ahorrar con la e.factura Si quiero ahorrar emitiendo e.factura qué modalidad de firma electrónica necesita mi cliente? qué forma de factura le ofrece más ventajas? Si quiero ahorrar recibiendo e.factura qué pueden hacer mis proveedores con su tecnología? cómo puedo darle validez a un envío convencional? cómo puedo automatizar el tratamiento de datos?

20 Interoperabilidad PDF X HTML X XML Aunque la mayoría de aplicaciones de gestión permiten guardar las facturas en formatos digitales como PDF, HTML, Word, éstos no plantean un formato estándar que pueda ser procesado por la aplicación de gestión del receptor de la factura.

21 Visualización Interoperabilidad Tradicionalmente el diseño de las facturas se ha orientado a la visualización por parte del operador humano. En el caso del XML se trata de un formato en el que cada dato se identifica para ser procesado por el sistema receptor del documento

22 Interoperabilidad en la AAPP XML Factura.e En el ámbito de la Administración Pública, la estrategia de e.factura priorizada ha sido imponer un formato estándar al emisor, de forma que la entidad receptora vea facilitado el proceso de recuperación de datos y tratamiento de facturas recibidas

23 Interoperabilidad en el ámbito privado Una segunda estrategia de interoperabilidad, más realista en la actualidad, consiste en emplear soluciones que sean capaces de recuperar los datos contenidos en facturas emitidas en formato PDF, debido a la popularidad y facilidad de uso del mismo.

24 Factura Telemática Aplicación práctica de estos principios en los escenarios de emisión y recepción

25 Emisión Emisión pensando en el cliente PDF? XML PDF? XML PDF? XML La mejor opción para gestionar la aceptación de los clientes consiste en iniciar la emisión de e.factura manteniendo el papel. De este modo, los receptores pueden evaluar de forma práctica el sistema y definir el formato más adecuado en su caso

26 Emisión Solución universal de emisión PDF XML Para emitir e.factura en base a los principios de e.factura orientada al cliente, sólo se requiere actualizar la aplicación de gestión con la versión que incorpore prestaciones de e.factura o, si no es posible, emplear una impresora virtual de e.factura

27 Cada factura que se recibe en papel genera un coste mínimo de 1,8 euros Manipulado inicial de los sobres y facturas Validación interna de la factura Introducción de datos en el sistema contable Proceso de archivo y costes de conservación Facturas/mes Recepción Tabla de costes por volumen de facturas Coste/año , , ,00

28 Cómo consigo eliminar los costes de las facturas en papel?

29 Combinación de estrategias PDF /XML con firma PDF OCR /DDR PDF Para conseguir la máxima eficacia se combinan tres estrategias; promover la e.factura entre proveedores, ofrecer una solución gratuita, partiendo de PDF a aquellos que no dispongan de solución y aplicando la digitalización automatizada a las recibidas en papel

30 Digitalización certificada Digitalización de facturas recibidas en papel con aplicaciones homologadas por AEAT

31 Digitalización certificada de facturas Al digitalizar una factura el sistema identifica el scanner origen y firma cada imagen Para las facturas validadas la firma generada originalmente se convierte en una firma de larga duración El operador verifica las facturas y de forma manual o mediante OCR genera el registro Mensual o trimestralmente se firma el registro de facturas digitalizadas, pudiendo activar el entorno de inspección La norma EHA/962/2007 permite a las empresas digitalizar las facturas recibidas en Para papel las empleando empresas una que solución reciben acreditada facturas regularmente para generar y firma desean electrónica eliminar los reconocida costes de de cada procesado factura. manual Deben de vincularse datos, dedicación a una base en de el datos proceso y firmar de archivo la relación y recursos de facturas de en base a los periodos archivo fiscales aplicables a la empresa

32 Digitalización certificada de facturas : Inspección En el caso de que se produzca una solicitud de inspección el propio usuario puede solicitar al sistema generar el volumen de documentos que deben resultar accesibles. La solicitud se certifica mediante acta. El inspector recibe un documento Excel con los datos identificativos de cada factura y en enlace al repositorio externo temporal

33 Digitalización certificada a nivel legal La norma dictada por Hacienda tiene validez para el ámbito tributario, por tanto, si Para deseamos las empresas realizar la que digitalización reciben facturas certificada regularmente de documentos y desean a nivel eliminar legal, los deberemos costes de atender procesado a otro manual referencia, de datos, la ley dedicación de enjuiciamiento en el proceso civil en de lo archivo relativo y al recursos uso de copias de en litigios y la gestión del derecho archivo de impugnación que ésta establece.

34 Digitalización certificada a nivel legal Para La solución las empresas viene dada que por reciben la combinación facturas regularmente de firma electrónica y desean eliminar reconocida los costes con sello de de tiempo procesado y un manual protocolo de establecido datos, dedicación con la en otra el proceso parte afectada de archivo por el y recursos documento de que variará si la entidad que digitaliza es archivo la emisora o la receptora del documento

35 La factura, firma electrónica y digitalización certificada Martes, 5 de Abril

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