9 de mayo. Facturación Electrónica

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1 Facturación Electrónica 9 de mayo 2011 Administración Manual de Facturación del Sistema Electrónica de Inmediata Facturación Electrónica

2 Facturación Electrónica Facturación al finalizar la captura de información en el Sistema SIEM 1. Al terminar la captura de información del agremiado en el sistema SIEM, le mostrará una alerta si desea realizar la Facturación Electrónica por Internet. 2. La información capturada aparecerá automáticamente en el formato de su Factura Electrónica.

3 3. Una vez creada la Factura Electrónica, tendrá la posibilidad de: a) Enviar por correo electrónico el XML y el PDF al agremiado. b) Imprimir el archivo PDF para su entrega física si es necesario. c) Crear automáticamente la Factura Electrónica de afiliación. d) Regresar al portal del sistema SIEM.

4 Facturación Electrónica 9 de mayo 2011 Administración del Sistema de Facturación Electrónica

5 Administración de facturas digitales y seguimiento de folios 1. Acceso al sistema de facturación electrónica: en el menú de navegación del sistema SIEM del lado izquierdo se encontrará la liga Facturación electrónica para accesar al panel de configuración. Dicha liga se encontrará debajo de Cartas de promoción. 2. Una vez que se dio clic a la liga, se abrirá en panel de administración del sistema de facturación electrónica en el lado derecho.

6 3. Página Principal. Una vez ingresado en el sistema de Facturación Electrónica por Internet se ingresará a la página principal, la cual se compone por: mensajes y alertas, información general, navegación por el sitio y menú de opciones. Navegación por el sitio: en este apartado se realizará un historial de navegación por el sistema. Alertas y Mensajes: Se generarán de forma manual por medio de Súper Administrador para realizar comunicados a sus Usuarios o por medio del personal de Creapix para mensajes masivos a todos sus Súper Usuarios y Usuarios. Información general: Apartado donde se verá la información de cada sección dependiendo del Súper Usuario o Usuario. Menú de opciones: Ligas con las diferentes opciones que el sistema Creapix cuenta.

7 a. Alertas y Mensajes. Sistema de información personal utilizada por el Super Usuario o Administradores de Creapix. Su función principal es el mantener informado al Cliente de forma directa sobre políticas, ayuda, navegación, mantenimiento, etc. b. Información general. Espacio destinado para desplegar la información del sitio. c. Navegación por el sitio. Ligas de ayuda para la navegación del sitio o árbol del sistema. Dependiendo del servicio del sistema donde se encuentre situado el cliente éste te indicará como regresar a una ventana anterior. d. Menú de opciones. Está dividido en tres títulos principales: Panel de Administración, Servicios e Información del Usuario. Panel de Administración: Contiene información sobre ayuda del sistema de facturación digital por internet como FAC s, anuncios, Atención a clientes. Etc. Servicios: Acceso a los diferentes servicios que cuenta Creapix y que pueden ser adquiridos posteriormente por el Cliente Información General: Información sobre la cuenta de Súper Usuario o Usuario que se encuentra actualmente logeado en el sistema.

8 4. Mi Cuenta. En ésta sección se podrá editar y/o agregar nueva información del usuario como Redes Sociales, teléfonos, etc. La información puede cambiar dependiendo de los permisos que el Súper Usuario otorgue al Usuario. Es relevante tener actualizada periódicamente toda la información aquí contenida.

9 5. Servicio CFDI (Cedula fiscal digital por Internet). Liga situada en la parte de Servicios en el Menú de Opciones. En ésta sección se encuentra toda la infraestructura para realizar el proceso de la facturación digital por internet.

10 Una vez en el apartado de Servicio de CFDI se enlistarán del número de empresas que dicho Súper Usuario o Usuario tienen acceso o dados de alta. Cada empresa tendrá en éste listado la configuración de los servicios contratados. La navegación es de forma intuitiva; donde se puede agregar nuevas empresas, ver el estatus de la empresa y los servicios básicos que son: Clientes, Usuarios, Localidades, Conceptos, Folios, Tarjetas y CFDI.

11 Servicios básicos para la CFDI 6. Información de la Empresa. La información una vez proporcionada en el sistema ya no se podrá editar, ni dar de baja. Para el cambio de información debe de ser autorizada previamente por el equipo de Creapix a través de su extenso sistema de comunicaciones. 7. Clientes. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar, editar y revisar el historial de comprobantes fiscales creados a los clientes con los cuales se llevará a cabo la Facturación Electrónica por Internet. d) IMPORTAR: proceso para realizar la importación masiva de clientes por medio de un archivo de MS Excel e) AGREGAR: Pagina por la cual se agrega a los clientes de forma individual.

12 c) BUSCAR: busca algún cliente en específico por RFC o Razón Social. f) Consulta de CFDI s: resumen de CFDI s creados hacia ese cliente. g) EDITAR: Actualizar la información del cliente. a) ELIMINAR: Elimina definitivamente al cliente seleccionado. h) LISTA DE CLIENTES: Lista de clientes que la empresa seleccionada tiene registrados. b) ESTATUS: Estatus del cliente para realizar el CFDI, si se encuentra desactivado no se podrá usar para crear CFDI s a. Eliminar. Al darle clic a esta instrucción aparecerá un recuadro pidiendo la autorización para la eliminación del Cliente. En caso de ser afirmativa, éste se eliminará y que quitará de la lista de clientes. b. Estatus. El estatus nos servirá para dar de baja temporalmente a un cliente. Si su estatus es Deshabilitado no se podrá realizar CFDI s a su nombre. c. Buscar. Busca algún cliente dependiendo del RFC o Razón Social introducido en los campos solicitados. d. Importar. Ingresa de forma masiva a los clientes por medio de una plantilla en MS Excel.

13 En la plantilla de MS Excel se muestra los campos que son obligatorios, si el campo no está debidamente llenado, el sistema lo omitirá y seguirá con su tarea.

14 e. Agregar. Ingresa de forma individual a los clientes. Toda la información requerida debe de ser OBLIGATORIA para poder ingresarlos. f. Consulta de CFDI s. Resumen de todas los CFDI s realizados hacia algún cliente. Se puede descargar tanto el XML o el PDF o enviarlos por correo electrónico.

15 g. Editar. Actualiza la información necesaria de cada usuario.

16 8. Usuarios. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar, editar y revisar el historial de cada Usuario. d) ADMINISTAR FOLIOS: proceso para la adjudicación de folios. e) AGREGAR: Pagina por la cual se agrega a los usuarios. f) ESTATUS. Activado o Desactivado. a) PERMISOS: Configuración de los permisos de cada usuario. g) EDITAR: Actualizar la información del usuario. c) BITACORA: Historial de cada usuario. b) RESUMEN DE FOLIOS. Lista de folios adjudicados de cada usuario. a. Permisos. Administración de los permisos de cada usuario, se podrá denegar el acceso a ciertos apartados del sistema, al igual si lo pueden editar, agregar, deshabilitar, eliminar, etc. De forma automática todos los permisos son denegados hasta que el Súper Usuario los modifique.

17 b. Resumen de Folios. Estatus de cada folio adjudicado a cierto usuario. c. Bitácora. Historial de cada usuario, incluyendo consultas, acciones, modificaciones, etc. La bitácora es muy útil para saber cuándo y qué está haciendo cada usuario.

18 Cada bitácora cuenta con su descripción de acciones realizadas en cada servicio.

19 d. Administrar Folios. La administración de folios es una parte muy importante dentro de los roles de cada usuario, ya que con dichos folios el usuario va a poder generar los CDFI s. La relación es un folio por usuario, no se puede adjudicar el mismo folio a dos distintos usuarios, esto se realiza para mantener la integridad de la información. Nada más se le puede adjudicar folios a usuario que estén actualmente Activos.

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21 e. Agregar. Ingresa de forma individual a los usuarios. Toda la información requerida debe de ser OBLIGATORIA para poder ingresarlos. La información delicada como correo electrónico es verificada en la base de datos para que no existan duplicidades y la contraseña debe de cumplir con los requerimientos del manual MCFDI-11-M02 f. Estatus. El estatus nos servirá para dar de baja temporalmente al usuario. Si su estatus es Deshabilitado no se podrá ingresar el sistema. g. Editar. Apartado para editar la información relevante de cada usuario como correo electrónico, cambio de contraseña y el nombre.

22 9. Conceptos. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar y editar la información de cada concepto. c) AGREGAR: Pagina por la cual se agrega. a) ELIMINAR: Elimina definitivamente. b) ESTATUS: Estatus de la conceptos para realizar el CFDI, si se encuentra desactivado no se podrá usar para crear CFDI s d) EDITAR: Actualizar la información del concepto. e) LISTA DE CONCEPTOS: Lista de conceptos que la empresa seleccionada tiene registrados. a. Eliminar. Al darle clic a esta instrucción aparecerá un recuadro pidiendo la autorización para la eliminación del concepto. En caso de ser afirmativa, éste se eliminará y que quitará de la lista de conceptos.

23 b. Estatus. El estatus nos servirá para dar de baja temporalmente un concepto. Si su estatus es Deshabilitado no se podrá realizar CFDI s con dicho concepto. c. Agregar. Ingresa los conceptos de forma individual. Toda la información requerida debe de ser OBLIGATORIA para poder ingresarlos.

24 d. Editar. Actualiza la información necesaria de cada concepto.

25 10. Localidades. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar y editar la información de cada localidad. c) AGREGAR: Pagina por la cual se agrega a las localidades. a) ELIMINAR: Elimina definitivamente la localidad seleccionada. b) ESTATUS: Estatus de la localidad para realizar el CFDI, si se encuentra desactivado no se podrá usar para crear CFDI s d) EDITAR: Actualizar la información de la localidad. e) LISTA DE LOCALIDADES: Lista de localidades que la empresa seleccionada tiene registrados. a. Eliminar. Al darle clic a esta instrucción aparecerá un recuadro pidiendo la autorización para la eliminación de la localidad. En caso de ser afirmativa, éste se eliminará y que quitará de la lista de localidades. b. Estatus. El estatus nos servirá para dar de baja temporalmente a una localidad. Si su estatus es Deshabilitado no se podrá realizar CFDI s en dicha localidad.

26 c. Agregar. Ingresa a las localidades de forma individual. Toda la información requerida debe de ser OBLIGATORIA para poder ingresarlos.

27 d. Editar. Actualiza la información necesaria de cada localidad.

28 11. Tarjetas Bancarias. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar y editar la información de cada Tarjeta Bancaria. c) AGREGAR: Pagina por la cual se agrega a las tarjetas bancarias. a) ELIMINAR: Elimina definitivamente la tarjeta bancaria seleccionada. b) ESTATUS: Estatus de la localidad para realizar el CFDI, si se encuentra desactivado no se podrá realizar los pagos. d) EDITAR: Actualizar la información de la tarjeta bancaria. e) LISTA DE TARJETAS BANCARIAS: Lista de tarjetas bancarias que la empresa seleccionada tiene registrados. a. Eliminar. Al darle clic a esta instrucción aparecerá un recuadro pidiendo la autorización para la eliminación de la tarjeta bancaria. En caso de ser afirmativa, éste se eliminará y que quitará de la lista de Tarjetas bancarias. b. Estatus. El estatus nos servirá para dar de baja temporalmente a una tarjeta bancaria. Si su estatus es Deshabilitado no se podrá realizar pagos en línea. c. Agregar. Ingresa a las tarjetas bancarias de forma individual. Toda la información requerida debe de ser OBLIGATORIA para poder ingresarlos.

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30 d. Editar. Actualiza la información necesaria de cada tarjeta bancaria.

31 12. Tarjetas Bancarias. Apartado donde se podrá dar de alta, importar, activar o desactivar, eliminar y editar la información de cada Tarjeta Bancaria. b) AGREGAR: Página por la cual se agregan los folios autorizados por el SAT. a) ADMNIISTRACION DE FOLIOS. Adjudicar folios a usuarios. e) CONCENTRADO DE FOLIOS: Estatus de cada folio y su posible descarga. d) FOLIOS REPARTIDOS A USUARIOS. Resumen de los folios adjudicados a cada usuario. c) DETALLES. Detalle de la información de la información del paquete de folios. a. Administrar Folios. La administración de folios es una parte muy importante dentro de los roles de cada usuario, ya que con dichos folios el usuario va a poder generar los CDFI s. La relación es un folio por usuario, no se puede adjudicar el mismo folio a dos distintos usuarios, esto se realiza para mantener la integridad de la información. Nada más se le puede adjudicar folios a usuario que estén actualmente Activos.

32 b. Agregar. Se debe de ingresar la información proporcionada por el SAT cuando se pide la autorización de nuevos folios, al momento de agregar la información es validada por el sistema para revisar la integridad de la información.

33 c. Detalles. Resumen de la información ingresada en el sistema.

34 d. Folios Repartidos a Usuarios: Concentrado de folios para su revisión, en dicha página se podrá descargar, o quitar los folios adjudicados con anterioridad.

35 e. Concentrado de folios. Resumen general de todo el paquete de folios creado con anterioridad, se puede realizar búsquedas o descargar individualmente o masivamente.

36 13. Creación de CFDI. Una vez llenada toda la información en los apartados anteriores se puede generar el CFDI. a) ADMNIISTRACION DE IMPUESTOS. Altas y bajas del pago de impuestos. b) INFORMACIÓN DE LA EMPRESA CON LA QUE SE VA A CREAR EL CFDI. c) SELECCIONAR CLIENTE. Cliente en la base de datos y activo. d) SELECCIONAR LOCALIDAD. Localidad en la base de datos y activa. e) CLAVE DEL CONCEPTO. Concepto en la base de datos y activo. f) AGREGAR IVA. Desglose de IVA en el CFDI g) AGREGAR IMPUESTOS RETENIDOS. Desglose de IVA en el CFDI h) AGREGAR DESCUENTO. Desglose de descuentos en el CFDI i) TOTAL. Total del documento.

37 Si usted tiene alguna duda o está interesado en contratar este servicio favor de comunicarse a los teléfonos: Ciudad de México: 01 (55) ext. 101 ó 107 Lada sin Costo: 01 (800) ext. 101 ó 107

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