INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS

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1 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 1 de OBJETIVO. Orientar a los diferentes usuarios de la entidad, acerca de las características que deben reunir los documentos soporte, necesarios para el pago a contratistas y proveedores por parte del proceso, para efectuar el pago de una obligación causada a cargo de la SDIS a través del registro sistematizado interno (Aplicativos de la SDIS) y de la Tesorería Distrital (OPGET) que cumpla con los requerimientos según el compromiso y concepto del pago, con el fin de abonar en cuenta del contratista o proveedor el pago del bien o servicio contratado. Objetivos principales: Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. Exigir: En la medida que la función de la Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación de exigir al Contratista el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin. Colaborar: El Interventor o Supervisor y el Contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El Interventor o Supervisor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al Contratista. Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Supervisión logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa a la ejecución del contrato, en la etapa de planeamiento. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las relaciones en el trabajo. Para ello, la Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los Contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender. Así mismo verificar en el certificado de disponibilidad presupuestal las fuentes de financiación.

2 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS Las demás que se encuentran en el manual de supervisión de la entidad Página: 2 de GLOSARIO Certificado de disponibilidad presupuestal: Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de aprobación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Contiene la fuente de financiación. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Registro Presupuestal: El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la aprobación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. Contraprestación. Obligación que contrae una parte contratante por la prestación recibida. Contratista: Persona natural o jurídica con quien se ha celebrado un contrato, fruto de una convocatoria, concurso o contratación directa. Contrato: Acuerdo de voluntades, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Cuenta corriente: Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, - que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. 2. Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. Cuenta de ahorros. Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. Opget - Herramienta que soporta el trámite de cuentas en la Tesorería Distrital PAC.- Instrumento financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual de pagos en lo que respecta a los recursos asignados a la entidad Planilla de pago.- Documento emitido por el sistema OPGET donde se relacionan las ordenes de pago, para firma del responsable de presupuesto y el ordenador del gasto.

3 Página: 3 de 21 Parte interesada.- Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización Radicación en línea.- Firma digital por parte del ordenador del gasto, mediante la que se hace el envío de la planilla en línea a Tesorería Distrital Reprogramar.- Modificar los recursos de pago programados inicialmente, para un mes determinado. Reserva presupuestal.- Corresponde a compromisos legalmente adquiridos a más tardar a 31 de diciembre de cada año, donde no se recibió el bien ni se prestó el servicio; son constituidas al cierre de la vigencia presupuestal por el Ordenador del Gasto y el Jefe del área Financiera Revisión.- Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema para alcanzar unos objetivos establecidos SHD.- Secretaría de Hacienda Distrital Formato de Certificación para pago. MC-14.- Documento mediante el cual el Supervisor autoriza el pago del contratista ó proveedor, donde se describe No. De contrato, Documento de identidad, No. De pago, valor en números y letras, proyecto, fuente, cuenta bancaria, y relaciona también de ser el caso el endoso o cesión de derechos económicos, dando fe de que el contratista ó proveedor realizó los aportes parafiscales por seguridad social. Formato Radicación Cuentas PAC. Documento mediante el cual el Supervisor relaciona las cuentas a radicar en el grupo de cuentas para el respectivo tramite de pago. Tercero.- Beneficiario del pago o abono en cuenta 3. Desarrollo: Con el fin de vigilar que el contrato se desarrolle conforme a lo pactado y con las condiciones técnicas y económicas señaladas en el pliego de condiciones, anexo técnico, la oferta y evaluación de la misma, es necesario que el supervisor conozca y consulte de manera permanente los siguientes documentos: DOCUMENTO Manual de Contratación de la SDIS Plan de Supervisión Estudios Previos Propuesta y/o carta de aceptación o intención ÁREA RESPONSABLE Subdirección responsable del proyecto Subdirección responsable del proyecto Subdirección responsable del proyecto Subdirección responsable del proyecto

4 Página: 4 de 21 Pliego de condiciones, y/o anexo Subdirección responsable del proyecto técnico Evaluación de la propuesta Subdirección responsable del proyecto Copia del contrato y sus Subdirección de Contratación modificaciones Certificados de disponibilidad Subdirección responsable del proyecto presupuestal y registro presupuestal El proceso de pago, previo a la radicación en Asesoría Financiera- ventanilla de cuentas, siempre deberá incluir, sin excepción alguna, la presentación de los documentos que se relacionan a continuación ante el área de Gestión Documental. Informes de supervisión y de ejecución, Soportes del pago de salud, pensión y/o aportes parafiscales, Originales del acta de inicio y oficio de designación de supervisión (para el primer pago). Estos documentos serán recibidos por los encargados en el área de Gestión Documental, quienes los incluirán en los archivos de Gestión contractual. Evidencia de ello será su firma de recibido en el Certificado de Supervisión (Formato certificación para pagomc-14). Es importante resaltar que para el primer pago, además del original del acta de inicio del contrato que fue radicada en gestión documental con destino al expediente contractual, al formato MC - 14 se le debe anexar la copia del acta de inicio, las cual deberá ser radicada en la Asesoría Financiera-ventanilla del grupo de cuentas posterior (después) al trámite de entrega de los documentos mencionados en el área de gestión Documental. El trámite de pagos que realice la Secretaría de Integración Social a Proveedores, contratistas y demás, independientemente de su concepto o valor, serán realizados por la Subdirección Administrativa y Financiera y la Asesoría Financiera Grupo de cuentas, previo a la revisión y trámite por parte de las y los supervisores y responsables del PAC de las diferentes dependencias. El grupo de Cuentas, recibirá las Solicitudes de Pago para radicación de lunes a viernes, de 8:00 A.M a 4:00 P.M, las cuales deberán relacionarse en el FORMATO DE RADICACIÓN CUENTAS PAC. No obstante, las solicitudes que no reúnan los requisitos exigidos y si la información contenida en los Formatos CERTIFICACIÓN PARA PAGO MC-14 y en el formato DE RADICACIÓN CUENTAS PAC está mal diligenciada, serán devueltas a la dependencia solicitante para que sea subsanada la no conformidad. El FORMATO DE RADICACIÓN CUENTAS PAC a proveedores y contratistas u otros pagos lo debe hacer el área responsable de la supervisión, y radicar en la Ventanilla de Cuentas éste, junto con los documentos soporte según Lista de chequeo de documentos

5 Página: 5 de 21 exigidos para el pago. En ningún caso lo hará el proveedor o contratista, sino el supervisor del contrato. Debido al cierre mensual, y con el fin de dar cumplimiento a la programación de pagos dada por la Dirección Distrital de Tesorería, mediante Circular que emite anualmente y según el horario señalado, las solicitudes de pago correspondientes al mes que finaliza, se recibirán hasta un plazo máximo de dos días antes del cierre de Tesorería Distrital. Las personas que ejercen la supervisión y el visado PAC, son quienes tienen la atribución para firmar el formato certificación para pago MC-14. Teniendo en cuenta que los supervisores de los contratos actúan en representación de la Administración y son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos, la ley ha previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función de supervisión, responsabilidad que puede predicarse del supervisor: Responsabilidad civil, responsabilidad penal, responsabilidad fiscal y responsabilidad disciplinaria, las cuales pueden encontrar en el manual de contratación de la Secretaría Distrital de integración Social y en las normas que cita el mismo. Todas las demás responsabilidades inherentes a la supervisión de los contratos, se pueden encontrar en la Intranet, en el Link Sistema Integrado de gestión. Así mismo, La Subdirección Administrativa y Financiera, La Asesoría de Recursos Financieros y la coordinación de cuentas solo es responsable del trámite oportuno para el pago de la cuenta que el supervisor o supervisora del contrato haya revisado, tramitado y radicado en la mencionada dependencia. PUNTOS CLAVE A TENER EN CUENTA PARA EVITAR LA DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS RADICADOS PARA TRÁMITE DE PAGO: Verificación del contenido de la certificación con los documentos soporte, previa a su radicación. Verificación de los documentos presupuestales, fecha de disponibilidad y registro: Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. Es decir, que el perfeccionamiento de los contratos estatales se produce con el registro presupuestal de los mismos y aprobación de pólizas cuando sea el caso, luego de que las partes hayan

6 Página: 6 de 21 expresado, por escrito, su consentimiento acerca del objeto y respectivas contraprestaciones. Los pagos se llevarán a cabo por medio de transferencias electrónicas, motivo por el cual los proveedores, deberán autorizar a la Secretaría de Integración Social, Subdirección de Contratación en el momento de suscribir el contrato, el banco, clase y número de cuenta donde se realizarán los abonos, que a su vez deberán ser certificadas por el supervisor en el formato certificación para pago MC-14. SOPORTES QUE DEBEN ANEXARSE AL FORMATO CERTIFICACIÓN PARA PAGO MC-14 SERVICIOS PÚBLICOS Certificado para pago MC-14 Registro presupuestal Factura Oficio remisorio PAGO A PROVEEDORES (Primer Pago) Formato de radicación cuentas PAC Certificado para pago MC-14 Registros presupuestales Disponibilidades presupuestales Factura o documento equivalente Certificación bancaria Acta de inicio Copia del contrato Copia Registro Único Tributario - RUT CESIÓN (Contratistas Personas Naturales) Fotocopia de la cédula del cesionario Copia de la certificación bancaria Copia de la cesión Copia Registro Único Tributario -RUT CAJAS MENORES (Primer giro) Certificado para pago MC-14 Resolución de creación

7 PROCESO: ADQUISICIONES Página: 7 de 21 Oficio por medio de la cual se designa responsable de la caja menor Póliza de manejo Certificación bancaria ACTAS DE LIQUIDACIÓN Acta de liquidación Cuenta bancaria actualizada Factura o documento equivalente según el régimen tributario-rut Si corresponde a una cesión, copia de la cesión PAGO A CONTRATISTAS (primer pago) Formato de radicación cuentas PAC Certificado para pago MC-14 Registros presupuestales Certificación bancaria Acta de inicio Copia Registro Único Tributario-RUT A PARTIR DEL SEGUNDO PAGO: PROVEEDORES Certificado para pago MC-14 Factura o documento equivalente según el régimen tributario al que corresponda. CONTRATISTAS Certificado para pago MC-14 Factura (Si el contratista pertenece al régimen común) Cuando se autoricen ENDOSOS o Cesión de derechos económicos, debe estar claramente especificado en el formato de certificación para pago MC 14 y anexar a cada pago, los documentos correspondientes al endoso o cesión de derechos económicos. Para tener en cuenta antes de la radicación: Verificar previamente a la elaboración de la certificación, el saldo de los registros presupuestales Verificar el proyecto y la fuente que se debe afectar

8 PROCESO: ADQUISICIONES Página: 8 de 21 Contar previamente con el PAC aprobado Atender las fechas de cierre No anexar soportes de salud y pensión, de su cumplimiento da fe el supervisor, quien debe verificar el pago del contratista, según el periodo a cancelar todo conforme a las leyes correspondientes RADICACIÓN EN VENTANILLA - CUENTAS ASESORÍA DE RECURSOS FINANCIEROS Es importante resaltar que todas las cuentas que se radiquen en la ventanilla de la coordinación de cuentas de la Asesoría de Recursos Financieros deben tener en su formato MC-14 las firmas autorizadas de: Supervisor del contrato Técnico o profesional encargado del PAC de la dirección o dependencia que hace constar a través de su visado, que las áreas han programado recursos para el pago de la cuenta Responsable de la recepción de: informes de supervisión y ejecución, Soportes de salud, pensión y/o aportes parafiscales, Originales y copias del acta de inicio (Para el primer pago.) a cargo del área de gestión documental. Así como las cuentas deben venir relacionadas en el FORMATO DE RADICACIÓN CUENTAS PAC. De no contar con alguna de las firmas y/o documentos anteriores, la cuenta será devuelta para el trámite respectivo según el presente instructivo Las solicitudes de pago y documentos soporte que deban ser subsanados, serán devueltos a la Subsecretaría, Dirección, Subdirección o Dependencia correspondiente, para ser corregidos con el fin de registrar correctamente cada cuenta en el sistema de información (Fox y Opget). Cuando se efectúe dicha devolución, el grupo de cuentas deberá diligenciar el siguiente formato:

9 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS FORMATO DE DEVOLUCION 2013 Página: 9 de 21 A LCALD ÍA MAYO R DE BO G OTÁ D.C. Secretaría Integración Social FORMATO DE DEVOLUCION DE CUENTAS FECHA DE NOMBRE: DEPENDENCIA: D M CONTRATO: PROYECTO: VALOR: $ CAUSAL DE DEVOLUCION: FORMA DE NOTIFICACION: TELEFONICA CORREO PERSONAL CONSECUTIVO QUIEN RECIBE LA DEVOLUCION Ext: QUIEN HACE LA DEVOLUCION Las cuentas a excepción de los anticipos deben estar respaldadas por una factura o documento equivalente que debe estar expresamente a nombre de la SECRETARIA DE INTEGRACION SOCIAL (NIT: ), no debe presentar enmendaduras y debe cumplir con los requisitos exigidos por la ley, entre otros, los que a continuación se describen: CONCEPTO No DE FEBRERO 24 DE 1998 El artículo 615 del E.T. establece la obligación de expedir factura o documento equivalente a todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, están obligados a expedir factura o documento equivalente. Por otra parte el artículo del E.T., artículo 2 del D.R de 1996 y el D.R de 1997 señalan los eventos en los cuales no es necesario la expedición de factura o personas no obligadas a facturar, dentro de las cuales no se encuentran las entidades sin ánimo de lucro. Situación diferente se presenta cuando las entidades sin ánimo de lucro reciben dinero producto de una donación de personas naturales o jurídicas, privadas o públicas; caso en el cual no están obligados a expedir factura o documento equivalente.

10 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 10 de 21 CONCEPTO No DE FEBRERO 20 DE 2001 Por otra parte, la obligación de expedir factura, o documento equivalente, está concebida como independiente de la calidad de ser o no ser contribuyente o responsable de los impuestos administrados por la DIAN: Artículo 615 del Estatuto Tributario. Así pues, también las entidades del régimen tributario especial deben cumplir la obligación de expedir factura por sus operaciones, sujetándose para tal efecto a las disposiciones que regulan esta obligación fiscal. CASOS EN LOS CUÁLES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURA Art E.T. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Art. 616 E.T. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. D.R de 1997 Art. 17.-Otros documentos equivalentes a la factura. Constituyen documentos equivalentes a la factura, los expedidos por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos: 1. Nombre o razón social y NIT. 2. Numeración consecutiva. 3. Descripción específica o genérica de bienes o servicios. 4. Fecha. 5. Valor.

11 Página: 11 de 21 Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. ASPECTOS OPERATIVOS PARA LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DENTRO DEL SISTEMA OPGET Y GESTIÓN DE TESORERÍA De acuerdo con los Decretos Distritales y normas concordantes, para poder registrar los pagos en el sistema OPGET, es necesario que el Representante Legal de la Entidad envíe un oficio dirigido a la Dirección Distrital de Tesorería, Subdirección de Operación Financiera, adjuntando el formato diligenciado de solicitud de roles y claves, el cual especifica las actividades de cada usuario a realizar. Con el mismo oficio se debe realizar el registro de firmas y para tal efecto se deben adjuntar los siguientes documentos: 1. Fotocopia del decreto o resolución de nombramiento 2. Fotocopia del acta de posesión 3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía 4. Tarjeta de control de firmas totalmente diligenciada

12 Página: 12 de 21 En la solicitud del certificado para firma digital por parte del ordenador del gasto y del responsable de presupuesto se deben seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar a la página WEB : 2. Acceder a la guía PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL PROYECTO OPGET, y consultar periódicamente las circulares y demás disposiciones publicadas en la página de la Secretaría de Hacienda. Las planillas para realizar los pagos de las obligaciones contraídas por la Secretaría de Integración Social, deben estar firmadas por el responsable del presupuesto y el ordenador del gasto e impresas por el sistema. Con la finalidad de garantizar la seguridad, confiabilidad y oportunidad en el manejo de los recursos del Distrito Capital, se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 390 del 13 de noviembre de 2008, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, parágrafo primero y segundo del art.3, mediante los cuales se establece la obligatoriedad de la suscripción de las firmas de los ordenadores del gasto y responsables de presupuesto, para la firma de los documentos relacionados con el giro de los recursos, en la oficina de Operación Bancaria de la Dirección Distrital de Tesorería. Igualmente deben ir firmados por el ordenador del gasto y el responsable de presupuesto, los oficios de solicitud de reenvíos, en caso de existir rechazos. Las planillas debidamente aprobadas y que no se radiquen de acuerdo con el cronograma y Circulares enviadas por la Tesorería Distrital, deberán ser anuladas con oficio por el (la) responsable de presupuesto y el (la) ordenador(a) del gasto. Las órdenes de pago radicadas en Tesorería Distrital y que presenten inconsistencias o errores y que no puedan tramitarse efectivamente, son anuladas con oficio por la Tesorería Distrital mediante Acta, por consiguiente con solicitud suscrita por el ordenador del gasto y el responsable del presupuesto de la SDIS, se reenvía la nueva solicitud para el respectivo giro de la orden anulada. TRÁMITE ANTE LA COORDINACIÓN DE CUENTAS DE LA ASESORÍA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. En la ventanilla de cuentas de la Asesoría Financiera, el funcionario asignado verifica el número de documentos conforme a la lista de chequeo, si cumple, continúa con el ingreso de los datos de la cuenta al sistema FOX. En caso contrario devuelve inmediatamente a la persona que está presentando la cuenta. LISTA DE CHEQUEO VENTANILLA PARA LA VERIFICACIÓN CERTIFICACIÓN (MC-14) SOPORTES ADJUNTOS A LA

13 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 13 de 21 SERVICIOS PUBLICOS Formato certificado para pago MC-14 Registro presupuestal Disponibilidad presupuestal Factura Oficio remisorio La Asesoría de Apoyo Logístico es la encargada de radicar oportunamente las facturas de Servicios Públicos, con el fin de ser canceladas dentro de las fechas establecidas por las empresas prestadoras de servicios públicos. El trámite de los servicios públicos debe ser realizado de manera inmediata por las áreas involucradas en el proceso ante el área de cuentas, quien a su vez, efectuará el trámite teniendo siempre prelación con respecto a los demás pagos. El pago de una cuenta de servicios públicos, generalmente se realiza con cheque. Con este fin el grupo de cuentas tramita previamente ante la Tesorería Distrital con oficio, la solicitud de sobreflex para asignarlos a los pagos de cuentas que requieran este tipo de pago. Se debe revisar la certificación de supervisión, para saber si el pago es abono en cuenta o con cheque. Cuando el pago es con cheque, se elaboran dos sobreflex que tienen el mismo número consecutivo, uno para la Asesoría de Apoyo Logístico y el otro para la Tesorería Distrital. Se relacionan mediante oficio dirigido a la Asesoría de Apoyo Logístico y al Pagador de la Tesorería Distrital, donde se indica: número de sobreflex, factura, orden de pago y número de planilla. PAGO A PROVEEDORES Primer Pago Formato de radicación cuentas PAC. Formato certificado para pago MC-14 Registros presupuestales Disponibilidades presupuestales Factura o documento equivalente Certificación bancaria Acta de inicio Copia del contrato Copia de póliza

14 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 14 de 21 CESIÓN (Contratistas Personas Naturales) Formato certificado para pago MC-14 Fotocopia de la cédula del cesionario Copia de la certificación bancaria Copia de la cesión Copia del Registro Único Tributario-RUT CAJAS MENORES (Primer giro) Resolución de creación Formato certificado para pago MC-14 Oficio por medio de la cual se designa responsable de la caja menor Copia póliza de manejo Certificación bancaria ACTAS DE LIQUIDACION Acta de liquidación Cuenta bancaria actualizada Factura o documento equivalente según el régimen tributario Si corresponde a una cesión, copia de la cesión PAGO A CONTRATISTAS (Primer Pago) Formato de radicación cuentas PAC Formato certificado para pago MC-14 Registros presupuestales Factura (Cuando el contratista pertenezca al régimen común) Certificación bancaria Acta de inicio Copia de Registro Único Tributario-RUT

15 PASIVOS INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 15 de 21 Resolución pago de pasivos Registros presupuestales Factura o documento equivalente según régimen tributario-rut Certificación bancaria Formato MC-13 (Acta de liquidación) A PARTIR DEL SEGUNDO PAGO: PROVEEDORES Formato certificado para pago MC-14 Factura o documento equivalente según el régimen tributario al que corresponda. CONTRATISTA Formato certificado para pago MC-14 Factura (cuando el contratista pertenezca al régimen común) ENDOSOS Y CESIONES DE DERECHOS ECONÓMICOS Cuando las y los supervisores y/o interventores del contrato o la Secretaría Distrital de Integración Social autoricen endosos o cesiones de derechos económicos éstos deberán estar claramente especificados en el Formato certificado para pago MC-14, y además deberán anexar los documentos correspondientes que autoricen el endoso o la cesión de derechos económicos y documentos presupuestales. VERIFICACIÓN DE PAC EN VENTANILLA El funcionario del grupo de cuentas que recibe los documentos para pago en ventanilla, no recibirá la cuenta en caso de no contar con su respectivo PAC, y el cual será verificado directamente en la hoja de cálculo diseñada para este fin. Esta hoja de cálculo, es alimentada mensualmente y actualizada periódicamente según movimientos que se realicen al PAC, por el funcionario asignado para el manejo de PAC en el grupo de Presupuesto teniendo en cuenta el PAC aprobado para el mes y las modificaciones que se efectúen durante el mismo. Existen controles automáticos implementados en el sistema FOX, para evitar que existan dos pagos a un mismo beneficiario en un mismo mes y la clonación de facturas mediante alarma

16 Página: 16 de 21 que indica Al contratista ya se le realizó un pago en este periodo, Favor revise bien el proceso de pagos que está realizando o La factura ya fue radicada, y no permite su radicación. En este caso, el sistema arroja un informe, indicando: fecha, orden de pago y valor ya cancelado. Con base en este reporte, se requiere por escrito al supervisor explicar el motivo de la solicitud. Si existe justificación escrita por parte del Supervisor del contrato, el coordinador del grupo de cuentas autoriza la radicación de la segunda cuenta para el caso de los contratistas. Para los proveedores, se devuelve con oficio, alertando del caso de doble facturación al Supervisor, con copia al Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirección, Dirección, o dependencia correspondiente. PANTALLA DEL APLICATIVO FOX PARA LA RADICACION-VENTANILLA TRÁMITES EN EL AREA CONTABLE Todas las solicitudes de pagos deben ser transferidos de ventanilla al área contable, donde realizan la revisión de la obligatoriedad o no de facturar y del cumplimiento de los requisitos de las facturas o documentos equivalentes según corresponda. Si cumplen los requisitos el contador de la entidad procede a realizar la liquidación de impuestos conforme a las normas tributarias vigentes y codificación contable, teniendo en cuenta el plan general de contabilidad pública. Una vez realizada la liquidación de impuestos, contabilización del hecho económico y revisión de la misma, el grupo de contabilidad imprime hoja de liquidación tributaria de impuestos y codificación contable, para ser firmada por el (la) contador(a) en señal de validación y aprobación de liquidación tributaria para los proveedores diferentes a los contratos para recurso

17 Página: 17 de 21 humano ya que para estos últimos se aplica por parte del contador de la entidad el sello de liquidación tributaria. La hoja de liquidación tributaria se adiciona a la cuenta y se transfiere al grupo de cuentas para la elaboración de la orden de pago. Los segundos pagos que se radiquen en ventanilla para el pago a contratistas, no requerirán pasar por el área de contabilidad, teniendo en cuenta que la liquidación ya fue realizada en el primer pago, y esta se aplicará de igual forma para los siguientes pagos. TRÁMITES POSTERIORES AL GRUPO DE CONTABILIDAD Una vez soportada la cuenta con los parámetros de liquidación de impuestos y descuentos tributarios así como con el código a afectar en la causación y cancelación contable, suministrada por el grupo de contabilidad y aprobada por la o el Contador de la SDIS, el grupo de cuentas procede a elaborar la orden de pago conforme al procedimiento establecido, primero en el aplicativo FOX, cuyo manual se puede consultar en el usuario órdenes de pago, que tienen a disposición en medio digital los servidores del grupo de cuentas, para lo cual la o el servidor público respectivo del grupo de cuentas deberá afectar correctamente el Certificado de Registro Presupuestal que corresponda al contratista al cual se le va a efectuar el pago. PANTALLA DE FOX-PARA EL INCIO DEL PROCESO- GRABACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO EN EL PRIMER APLICATIVO (FOX), POR PARTE DEL DE GRUPO CUENTAS

18 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 18 de 21 Posteriormente se debe diligenciar la orden de pago en el aplicativo OPGET de la Secretaría de Hacienda. Para los contratistas: mediante el cargue masivo con archivo plano Para los proveedores: Se diligencia la orden de pago de manera individual, según procedimiento establecido para el diligenciamiento de órdenes de pago del sistema OPGET de la Secretaría de Hacienda. Se sigue la siguiente ruta: Extranet (SHD), aplicativo OPGET, ayuda, ayuda opget. CONSULTA DE LOS PAGOS REALIZADOS Una vez realizados los pagos, los beneficiarios podrán consultar en la página de la Secretaría de Hacienda, ( el estado en que se encuentra el pago, de la siguiente manera:

19 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS Ruta: ( consulte el estado de pago, 2013 Página: 19 de 21 En identificación: Ingrese el Nit o cédula según corresponda, En fecha inicial: Ingrese la fecha en que la cuenta fue radicada en ventanilla En fecha final: Ingrese la fecha en la cual está realizando la consulta. En la casilla, seleccione su tipo de pago: Se debe marcar, según corresponda: o proveedor o o nómina. Una vez alli, aparece la siguiente pantalla, donde se indica si el pago está aprobado, abonado, la fecha del abono o del rechazo.

20 INSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013 Página: 20 de 21 Si el usuario requiere consultar otros pagos, puede hacerlo, indicando los periodos que requiera. Para cuando exista rechazo de la cuenta bancaria por parte de la Tesorería Distrital, el área de cuentas designó un servidor del área, quien practica una revisión diaria de los reportes de los rechazos de la Tesorería Distrital, siguiendo la siguiente RUTA: Aplicativo OPGET, Egresos, Reportes, Archivo plano OPs rechazadas por entidad.

21 Página: 21 de 21 Una vez identificado el rechazo, se requiere al supervisor presentar al grupo de cuentas, la certificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago que se encuentre vigente y autorizada. El reenvío a la Tesorería Distrital de la cuenta rechazada se hace mediante oficio suscrito por el ordenador del gasto y el responsable de presupuesto. Al finalizar el mes, se presenta informe de rechazos, el cual se envía a los supervisores de los contratos y Subdirección correspondiente, para que tomen los correctivos e implementen los controles necesarios. 4 OBSERVACIONES. En este instructivo no aplica. 5 ADMINISTRACIÓN DEL INSTRUCTIVO: La administración del Instructivo está a cargo de la Directora de Gestión Corporativa. ELABORÓ REVISO APROBO NOMBRE Mary Sol del Pilar Manjarres Nasly Milena Pisciotti Carmen Elena Martinez García Tatiana Piñeros Laverde CARGO Coordinadora de Cuentas Asesoría de Recursos Financieros Gestora de Calidad Asesoría de Recursos Financieros Contadora de la Entidad Asesora de Despacho Recursos Financieros Profesional Subdirección Administrativa y Financiera Subdirectora Administrativa y Financiera Directora de Gestión Corporativa Lideresa del Proceso de Adquisiciones