Guía rápida de inicio de Instalgest 1.0

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1 Fecha 01/01/2008

2 Índice 1.- Configurar una nueva empresa Configuración de los usuarios Configuración de los datos administrativos de nuestra empresa Configuración de los datos para los trabajadores Calendario laboral Categorías de los trabajadores Conceptos de trabajos para los partes Gestión de clientes Presupuestos Obras y órdenes de trabajo Albaranes y facturación Tarifas Gestión de proveedores Albaranes de compra y facturas de compra Pedidos Gestión de trabajadores Contratos Vacaciones Bajas / Permisos Partes Gestión de artículos

3 Guía rápida de inicio de Instalgest 1.0 Una vez finalizada la instalación se nos habrá creado el siguiente acceso directo en el Escritorio es el icono que nos permite acceder a Instalgest 1.0: Para acceder a Instalgest 1.0 por defecto el Usuario es admin. y la Contraseña admin. Por defecto el programa se instala en modo evaluación de 3 meses de prueba una vez concluido este periodo deberá activar el programa para seguir usándolo

4 1.- Configurar una nueva empresa Desde este botón podemos acceder a configurar los datos de nuestra empresa o crear Cambio de idioma de la aplicación Cambiar la contraseña para acceder a este apartado de configuración. Importar una empresa creada anteriormente con Instalgest

5 Para empezar podemos editar la empresa de pruebas o bien crear otra aquí configuraríamos los datos de nuestra empresa, NIF, Datos de contacto i el nombre de la base de datos que tendría la empresa. Aquí también definiremos las imágenes de los documentos y el color de fondo i de letra de la cabecera de los informes. Imágenes de los documentos Datos de nuestra empresa Nombre por defecto de quien realiza presupuestos Nota del Registro mercantil de las facturas al pie de pagina - 5 -

6 2.- Configuración de los usuarios Guía rápida de inicio de Instalgest 1.0 Instalgest permite crear distintos usuarios para acceder al programa y a cada usuario darle los permisos necesarios que necesita para su labor diaria, sólo si es administrador podrá acceder a todas las opciones del programa. Nombre del usuario. Nombre del usuario y contraseña. Datos de correo electrónico para que el usuario pueda enviar documentos por desde el propio Instalgest. Trabajador al que asignamos el usuario. Imprescindible si tiene que entrar partes

7 3.- Configuración de los datos administrativos de nuestra empresa Guía rápida de inicio de Instalgest 1.0 Desde el apartado de Configuración podemos acceder a configurar las opciones principales de cada apartado Clientes, Proveedores, Trabajadores y otros. Cómo las formas de pago, de cobro, classificación de clientes o proveedores, tipos de IVA, Retenciones etc Es importante configurar los datos administrativos, ya que aquí es donde se establecen los márgenes de material y mano de obra, dietas y kilometrage que nos propondrá el programa al hacer presupuestos y facturar. Texto opcional que se mostrará al pie de la factura. Precios de kilometraje que pagamos a los trabajadores y que facturamos a nuestros clientes. Este campo indica el tiempo que tardará en pasar a rechazado un presupuesto no aceptado desde la fecha de creación del mismo - 7 -

8 4.- Configuración de los datos para los trabajadores Guía rápida de inicio de Instalgest Calendario laboral Para que Instalgest calcule automaticamente las vacaciones de cada trabajador es necesario introducir el calendario laboral del año en curso, es decir los festivos del año y el número de horas a trabajar según convenio. De esta forma instalgest calculará los días de vacaciones para cada trabajador según su horario. Año del calendario Días festivos Horas anuales a trabajar según convenio - 8 -

9 4.2.-Categorías de los trabajadores Podemos configurar las categorías para da uno de nuestros trabajadores por ejemplo Ayudante, Oficial de 1ª, Administrativo, Contable, y asignarles su coste por hora y facturación, de este modo cuando creemos un trabajaor con un contrato a este le podemos asignar la categoria y nos rellenará todos sus precios tanto de coste como de facturación. Cantidad que cobra el trabajador Cantidad que cobra el trabajador + Seg. Social Cantidad que se cobra al cliente Añadir una nueva categoría - 9 -

10 4.3.-Conceptos de trabajos para los partes Para poder sacar estadísticas de los trabajos que se realizan debemos crear conceptos de los principales trabajos que se hacen en nuestra empresa. Estos se cargaran al crear un parte de trabajo. De ese modo podremos sacar listados de cómo hemos invertido el tiempo en un trabajo determinado

11 Una vez finalizada la configuración de nuestra empresa procederemos a entrar en el programa. Seguidamente describiremos las partes principales del programa, para empezar a utilizarlo. Gestionar artículos Gestionar partes Gestionar pedidos Gestionar usuarios Gestionar albaranes y facturas Gestionar clientes Gestionar clientes potenciales Gestionar proveedores Gestionar trabajadores Gestionar obras Area de trabajo principal Al hacer doble clic sobre cualquier apartado de la izquierda se nos cargaria su cotenido en esta area

12 5.- Gestión de clientes Para acceder a la gestión de clientes haremos un doble clic sobre Clientes del menú de la izquierda. Nos apararecerá la siguiente pantalla dónde podremos buscar y crear nuevos clientes. Buscar un cliente, busca en el nombre fiscal, nombre comercial y dirección Haciendo un doble clic sobre la línea accederemos a la ficha del cliente Crear un nuevo cliente

13 Una vez dentro de la ficha de cliente visualizaremos sus datos generales y desde aquí podremos crear sus obras, dentro de sus obras los trabajaos correspondientes, presupuestos, facturas, albaranes y tarifas. Debemos tener en cuenta la siguiente jerarquía: Cliente Obras Presupuestos Albaranes Facturas Desde un presupuesto podemos crear obras aceptándolo Desde uno o varios albaranes podemos crear una factura Órdenes de trabajo Capítulos Cuando aceptamos un presupuesto sus capítulos se convierten en órdenes de trabajo

14 5.1.- Presupuestos En la pestaña de presupuestos podremos crear, editar y eliminar presupuestos para el cliente en cuestión. Los presupuestos tienen 6 estados: Pendiente: es el presupuesto que aún no se ha aceptado. Aceptado: presupuesto que tiene todos sus capítulos aceptados. Aceptado parcialmente: presupuesto que tiene algún capítulo aceptado. Acabado: presupuesto que tiene todas sus órdenes de trabajo aceptadas. Rechazado: presupuesto que no han aceptado o que ha superado su caducidad. Cuando se ha superado los meses de caducidad de un presupuesto pasa automáticamente a Rechazado. No válido: presupuesto no válido. Crear un nuevo presupuesto. Seleccionando u presupuesto de la lista y pulsando sobe Copia Presupuesto podemos hacer una copia del presupuesto a este cliente o bien a otro cliente

15 A continuación podemos ver la distribución de un presupuesto. Un presupuesto se numera automáticamente con las tres letras de cliente en este caso PRV el año 09 el mes 01 Y un número correlativo 001, el código resultante seria PRV Cada presupuesto se divide con diversos capítulos donde podemos definir un margen de material y otro de mano de obra para cada capítulo y establecer un precio hora. El precio de los materiales son los artículos o conceptos que creamos en el Contenido del capítulo, y las horas salen del tiempo que asignamos a cada artículo o concepto. Podemos exportar el presupuesto en formato CSV para poder-lo abrir en MS Excel. Márgenes y precio hora del presupuesto Caducidad en meses del presupuesto, al superar este tiempo pasa a estado rechazado automáticamente

16 Al aceptar el Presupuesto crearemos las Órdenes de trabajo correspondientes a cada capítulo que aceptemos, que serán los marcados con la casilla de verificación

17 5.2.- Obras y órdenes de trabajo Para crear obras deberemos acceder a la pestaña de obras y clicar sobre Nueva obra. Las obras tienen 5 estados distintos: Potencial: obra que sabemos que se hará para llevar un seguimiento. Ofertada: obra que hemos presupuestado. En curso: obra que nos han aceptado, para poder crear órdenes de trabajo de be estar en este estado. Acabada: obra que hemos finalizado, la pasar este estado podremos acabar todas las órdenes de trabajo que contiene esta obra. Perdida: obra que no nos han aceptado

18 Accedemos a crear o ver las Órdenes de trabajo de la obra Generar un análisis para detectar desviaciones de la obra Las Órdenes de trabajo se crean con un código que es el del presupuesto dónde proceden seguido de una / i número del capítulo seguido de P si proviene de un presupuesto y un código acabado en A si no proviene de un presupuesto

19 Desde aquí podremos añadir costes adicionales a la Orden de trabajo. Desde aquí se genera un análisis para detectar desviaciones en esta orden de trabajo. Podemos generar albaranes desde las Órdenes de trabajo

20 A continuación veremos como hacer una albaran desde una Orden de trabajo de presupuesto o desde una orden de trabajo que no proviene de presupuesto

21 En la imagen siguiente podemos ver la forma de crear un albaran desde una Orden que no proviene de presupuesto (Tipo A), se listan los partes de trabajo que se han entrado para esa orden y les aplica un descuento de mano de obra o material i se cuenta el precio de facturación de las horas del trabajador. En la imagen siguiente podemos ver como se genera una albarán desde una Orden de trabajo de presupuesto (Tipo P). Se nos mostrarían los capítulos del presupuesto y deberíamos certificar cuantas unidades de cada línea queremos que contenga nuestro albarán

22 5.3.- Albaranes y facturación Guía rápida de inicio de Instalgest 1.0 Para generar albaranes debemos ir a la pestaña de albaranes. Podemos filtrar nuestros albaranes por obra, orden de trabajo, por número, entre fechas o por estado. Los albaranes tienen dos estados: Pendiente: son los albaranes que no están facturados. Facturado: son los albaranes facturados. Para crear albaranes pulsaremos sobre nuevo albarán y veremos la ventana siguiente: Los albaranes se pueden crear desde órdenes de trabajo de administración, desde órdenes de trabajo de presupuesto o bien crear una albaran de entrega de materiales que no estará vinculado a ninguna orden de trabajo

23 A continuación podemos ver la ventana para poder crear o modificar albaranes: Número del albarán Fecha del albarán Pedido de nuestro cliente Obra y orden de trabajo del lb á Origen del albaran: Entrega de materiales, orden de administración o orden de presupuesto Si queremos que los artículos que contiene este albarán los descuente del stock

24 Podemos generar facturas directamente desde los albaranes simplemente debemos marcar los albaranes que deseemos facturar y pulsar sobre Factura Albaranes, como vemos en la imagen inferior. El programa nos propondrá la forma de pago que tenga el cliente con los vencimientos y días de pago por defecto que hayamos definido previamente en los datos generales del cliente. Una vez cumplimentados los datos requeridos se generará una factura con los albaranes seleccionados

25 Para poder ver las facturas del cliente en cuestión debemos ir a la pestaña de facturas. Desde aquí podemos consultar las facturas por importe, por fecha, por forma de cobro o por estado. Las facturas tienen 5 estados distintos: Pendiente de Cobro: factura pendiente de cobrar. Efecto en cartera: Factura que nos han emitido un efecto para su cobro. Anticipada: factura que hemos anticipado en un banco. Cobrada: factura que hemos cobrado. Insolvente: factura que no cobraremos

26 A continuación podemos ver la ventana para poder crear o modificar facturas: Número de factura Fechas de la factura Forma de pago Obra i orden de trabajo del albarán Datos para el flujo de caja si corresponde a un pago periódico Nota: Para poder consultar todos los albaranes o facturas de todos los clientes podemos ir al menú principal opción Facturación, y Consultar los albaranes de venta y facturas de venta

27 5.4.- Tarifas Para acceder al apartado de tarifas del cliente iremos a la pestaña Tarifas. Instalgest permite gestionar tarifas de venta para cada cliente asignando descuentos por familias de artículos o bien para artículos en concreto. Para crear descuentos pulsaremos sobre Nuevo Descuento y allí podremos escoger la familia de artículos y el descuento que queremos aplicar para ese cliente. Para definir las familias de artículos iremos a la opción Artículos del menú principal como vemos a continuación

28 6.- Gestión de proveedores Para acceder a la gestión de proveedores haremos un doble clic sobre Proveedores del menú de la izquierda. Nos apararecerá la siguiente pantalla dónde podremos buscar y crear nuevos proveedores. En Instalgest classificamos los proveedores en dos grupos Proveedorees y Acreedores. Los Proveedores són aquellas empresas a las que compramos material o servicios para revenderlos a posteriori, y los Acreedores son aquellas empresas a las que compramos para cubrir las necesidades de nuestra empresa, así como servicios de telecomunicaciones, material de oficina, seguros, etc. Buscar un proveedor, busca en el nombre fiscal, nombre comercial y dirección Haciendo un doble clic sobre la línea accederemos a la ficha del proveedor Crear un nuevo proveedor

29 6.1.- Albaranes de compra y facturas de compra Para entrar albaranes debemos ir a la pestaña de Albaranes de compra. Podemos filtrar nuestros albaranes por obra, orden de trabajo, por número, entre fechas o por estado. Los albaranes tienen dos estados: Pendiente: son los albaranes que no están punteados con una factura de proveedor. Punteado: son los albaranes punteados que forman parte de una factura de proveedor. Para crear albaranes pulsaremos sobre nuevo albarán y veremos la ventana siguiente:

30 Número del albarán Fecha del albarán Código de nuestro pedido Vale de compra si el material de este albarán se ha comprado con un vale de un trabajador nuestro

31 Podemos puntear las facturas de proveedores directamente desde los albaranes simplemente debemos marcar los albaranes que deseemos puntear y pulsar sobre Puntea Albaranes, como vemos en la imagen inferior. El programa nos propondrá la forma de pago que tenga el proveedor con los vencimientos y días de pago por defecto que hayamos definido previamente en los datos generales del proveedor. Una vez cumplimentados los datos requeridos se generará una factura con los albaranes seleccionados

32 Para poder ver las facturas del proveedor en cuestión debemos ir a la pestaña de facturas de compra. Desde aquí podemos consultar las facturas por importe, por fecha, por forma de pago o por estado. Las facturas tienen 3 estados distintos: Pendiente de pago: factura pendiente de pagar. Pagaré emitido: Factura que nos han emitido un efecto para su cobro. Pagada: factura que hemos pagado

33 Número de factura Fechas de la factura Forma de pago Estado de la factura Datos para el flujo de caja si corresponde a un pago periódico

34 6.2.- Pedidos Para poder ver os pedidos del proveedor en cuestión debemos ir a la pestaña de Pedidos. Desde aquí podemos consultar os pedidos por código, por fecha o por estado. Los pedidos tienen 5 estados distintos: Pendiente: pedido pendiente de enviar. Enviado: pendido enviado al proveedor. Recibido parcialmente: pedido que hemos recibido parte de él. Cerrado: pedido completado, ya hemos recibido todo el material. Anulado: pedido no válido

35 Para poder generar pedidos lo debemos hacer desde el menú principal como vemos a continuación. Desde aquí también podremos consultar los pedidos que hemos generado para todos los proveedores, emitir vales de compra, un vale de compra es un documento interno donde se acredita a un trabajador para que compre material a un proveedor. Podemos generar un pedido de varias formas: Desde un pedido de cliente Si hemos generado un pedido con una referencia de nuestro cliente, podemos aprovechar este para pedir este material a un proveedor. Desde una orden de trabajo Aprovechando que ya hemos presupuestado previamente un material y se ha aceptado tal presupuesto y se ha convertido en una orden de trabajo, este material se puede pedir a un proveedor sin necesidad de volverlo a entrar. Para cubrir stocks Podemos generar un pedido de material entrando cada artículo o bien si tenemos definido en cada artículo el stock mínimo y máximo podemos generar un pedido para cubrir el stock máximo o mínimo dependiendo del stock actual. Los pedidos siempre se generan a partir de propuestas de pedido que una vez completadas se generan pedidos a uno o varios proveedores

36 Proveedor para asignar los artículos a pedir se asignará este proveedor a los artículos marcados Listado artículos pedir de a Proveedor donde pedirá artículo se el Generar pedido para el proveedor seleccionado de la lista superior

37 Una vez hayamos pulsado sobre generar Pedido nos generará un pedido para el proveedor seleccionada como vemos en la siguiente imagen. Desde aquí podemos mandarla por o imprimirla. Solo se marcará como enviada automáticamente si la enviamos por desde Instalgest, sino se deberá marcar manualmente. Los otros estados cambiaran automáticamente ya que al entrar los albaranes de compra que asociemos a este pedido se irán punteando las unidades que llegan

38 7.- Gestión de trabajadores Para acceder a la gestión de trabajadores haremos un doble clic sobre Trabajadores del menú de la izquierda. Nos apararecerá la siguiente pantalla dónde podremos buscar y crear nuevos trabajadores. En Instalgest classificamos los trabajadores en dos grupos Activos y Inactivos. Los Activos són aquellos que tienen un contrato en vigor con nuestra empresa, y los Inactivos son aquellos que ya no trabajan en nuestra empresa. Buscar un trabajador, busca en el nombre, apellidos y dirección Haciendo un doble clic sobre la línea accederemos a la ficha del trabajador Crear un nuevo trabajador

39 Una vez dentro de la ficha del trabajador visualizaremos sus datos generales y desde aquí podremos crear sus contratos, dentro de sus contratos su horario, bajas, vacaciones y partes. Ver el horario actual del trabajador Añadir la foto del trabajador Crear un nuevo trabajador

40 7.1.- Contratos En la pestaña de contratos podremos crear, editar y eliminar contratos para el trabajador en cuestión. Cada contrato tiene sus horarios, para cada contrato podemos definir múltiples horarios y definir-los para cada día. Es importante definir los horarios ya que si queremos llevar un control de los partes de trabajo y las horas extras de los trabajadores el programa debe tener esta información para saber cuantas horas realiza el trabajador al día, y de este modo saber cuantas horas extras ha hecho. Listado de los contratos del trabajador Crear un nuevo contrato para el trabajador

41 A continuación veremos la ventana para crear o editar los datos de un contrato. Ver o crear horarios para el contrato Precio al que pagamos las horas al trabajador Precio al que pagamos las horas al trabajador + Seguridad Social Precio al que cobramos al cliente las horas del trabajador Fecha de vigencia de los precios a arriba. Al cambiar la fecha se actualizaran todos los partes que su fecha sea más grande o igual que esta. Estos precios se graban en cada parte para calcular su coste

42 7.2.- Vacaciones En la pestaña de Vacaciones podemos gestionar las vacaciones del trabajador es imprescindible tener configurado el Calendario laboral del año en cursos para que Instalgest calcule las vacaciones del trabajador, para hacerlo debemos ir al menú principal Configuración / Trabajadores / Calendario Laboral. Allí tendremos que introducir las horas según convenio y los puentes y los festivos del año. Instalgest puede calcular las vacaciones por horas o por días. Para introducir nuevas vacaciones del trabajador pulsaremos sobre Nuevo Periodo y introduciremos la fecha de inicio y la fecha fin y el año al que pertenecen estas vacaciones

43 7.3.- Bajas / Permisos En la pestaña de Bajas/Permisos podemos gestionar las bajas o permisos del trabajador es imprescindible tener configurado el Calendario laboral del año en cursos para que Instalgest calcule las bajas o permisos del trabajador, para hacerlo debemos ir al menú principal Configuración / Trabajadores / Calendario Laboral. Allí tendremos que introducir las horas según convenio y los puentes y los festivos del año. Instalgest puede calcular las bajas por horas o por días. Para introducir nuevas bajas del trabajador pulsaremos sobre Nuevo Periodo y introduciremos la fecha de inicio y la fecha y el motivo de la baja

44 7.4.- Partes Para ver los parte del trabajador iremos a la pestaña de partes i desde allí podremos consultar, crear, editar o eliminar partes del trabajador. Podremos filtrarlos por fecha o código de la orden de trabajo. O bien por obra. Para una gestión global de todos los partes iremos al icono de Listado de partes y veremos la siguiente ventana:

45 Lista de los trabajadores, debemos seleccionar de cual queremos ver los partes Filtro por Cliente, Obra u Orden de trabajo Listados de los partes filtrados Horas totales de los partes filtrados Al pulsar sobre Nuevo Parte o Edita parte veremos la ventana siguiente:

46 Fecha del parte Orden de trabajo a la que se carga el parte Descripción de la orden de trabajo Resumen de horas del parte Nuevo concepto para el parte Materiales o Conceptos que se han utilizado Concepto para el parte Gestionar o añadir conceptos Horario del concepto Kiómetros del concepto Dietas del concepto Si son con coche propio del trabajador y debemos pagarle estos kilometros

47 8.- Gestión de artículos Para acceder a la gestión de artículos pulsaremos sobre el icono Artículos de la barra principal. En Instalgest tenemos 2 tablas de artículos, la de Catálogo PVP donde importaremos todas nuestras referencias hayamos utilizado o no y la de Artículos, donde estarán los artículos que hayamos comprado alguna vez, es decir que en Catálogo PVP estarán TODOS los artículos (incluyendo los que están en artículos). Para acceder a todas las opciones de los artículos accederemos al menú principal en la opción Artículos. En la gestión de artículos podremos consulta, crear, modificar i eliminar los artículos, también actualizar los precios, cambiar su clasificación, sacar listados i exportarlos en formato CSV para poderlos abrir en Excel. Instalgest también nos permite importar artículos a partir de un archivo CSV separado por punto y coma (Icono de la barra principal Importar). En Excel Archivo / Guardar como Guardar como tipo: CSV (delimitado por comas)(*csv)

48 Si pulsamos sobre Nuevo o Modifica nos aparecerá la siguiente pantalla donde veremos todos los campos de un artículo: Fabricante del artículo Clasificación del artículo Stock del artículo Acceder al Stock de cada uno de los almacenes Unidades de los artículos y factor de conversión. En este ejemplo el artículo se compraría en CAJAS de 10 unidades Precios del artículo Fecha de descatalogación del artículo Descuento obtenido en la última compra Descuento pactado con el proveedor Movimientos del artículo en los Albaranes de compra, venta, partes y albaranes de regularización Proveedores donde hemos comprado el artículo ordenado por preferencia Los artículos tienen cuatro precios distintos: PVP: Precio Venta Público del artículo precio del catálogo sobre el cual se negociarán los descuentos. PMP: Precio Medio Ponderado, es la media de todas las compras del artículo a todos los proveedores. PUC: Precio Última Compra, es el precio de la última compra que hemos hecho del artículo. Precio Tarifa: Precio al que venderemos el artículo, en caso de no especificar este precio aplicaremos el margen de material del cliente al precio más alto de los tres anteriores

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