Informe de Práctica Profesional. de 4to Año. Ingeniería Informática

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1 Informe de Práctica Profesional de 4to Año Ingeniería Informática Título: Automatización de los procesos de negocio: Evaluación Sistemática y Baja de estudiantes en el CITI, mediante la BPMS Bonita Open Solution Autora: Sunny León Expósito Grupo: IF-41 Tutor: Ing. Yuliet Espinosa Cruz La Habana, Cuba 2012

2 Resumen Hoy en día muchas organizaciones buscan aumentar la eficiencia en la gestión de sus procesos de negocio en aras de alcanzar una mayor ventaja competitiva en el mercado. Mediante la Gestión por Procesos se logra aprovechar el máximo rendimiento de las actividades que habitualmente se realizan en una organización. El Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI) pretende seguir esta línea con un diseño organizacional orientado a procesos y junto a este enfoque, indagar sobre tecnologías BPM (Business Process Management) que permitan gestionar los procesos de la institución. Como fase del ciclo BPM, la modelación, la integración, la ejecución y la monitorización de procesos de negocio forman parte indispensable a la hora de implantar una solución real de BPM. La realización de este trabajo tiene como objetivo principal obtener una solución BPM que de soporte a la informatización de los procesos de negocio baja estudiantil y evaluación sistemática a los estudiantes que colaboran con el centro mediante la BPMS Bonita Open Solution. Es importante el desarrollo exitoso de este proyecto porque una vez integrada la solución propuesta se evidenciarán en la organización la disminución de tiempo y recursos empleados normalmente en la ejecución de estas actividades.

3 Índice Introducción... 1 Capítulo 1: Tecnologías y herramientas empleadas en la solución Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Procesos de Negocio Fases del ciclo de vida de BPM Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) Bonita Open Solution BPMS Bonita Studio... 6 Bonita Form Builder... 7 Bonita User Experience (User XP)... 7 Bonita Execution Engine Beneficios de la utilización de tecnologías BPM Integración de BPMS con otras aplicaciones Arquitectura Orientada a servicios (SOA) El papel de los Servicios Web dentro de una SOA Ventajas de los Servicios Web Integración de SOA y BPM Capítulo 2: Análisis y Diseño de Procesos de Negocio Diagnóstico del negocio Diseño de los procesos de negocio Descripción de los procesos de negocio Modelación del proceso Reglas del negocio Participantes de los procesos de negocio Modelo de objetos del negocio Descripción de los objetos de negocio Relaciones entre los objetos de negocio... 16

4 2.2.5 Interfaces de usuarios Funcionalidades necesarias (Servicios Web necesarios) Capítulo 3: Descripción de la solución propuesta Arquitectura de la solución propuesta Modelo de despliegue de la solución propuesta Validación de la solución propuesta Asignación de roles y usuarios Ejecución de los procesos de negocio Monitorización y optimización de los procesos de negocio Análisis de factibilidad de la solución propuesta Conclusiones Recomendaciones Glosario de Términos Referencias Bibliográficas... 33

5 Introducción Business Process Management (BPM) es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con diferentes metodologías por esta razón se ha convertido en la tendencia de gestión empresarial y tecnológica más popular de la década. En el mercado mundial existen numerosas herramientas que dan soporte a soluciones BPM tales como BizAgi, Oracle BPM Suite, Intalio, Tibco, Polymita, Ultimus, Bonita entre otras. Después de haber hecho un análisis comparativo entre todas las herramientas teniendo en cuenta los estándares que soporta, Licencia, integración SOA, integración con el Directorio Activo, capacidad de simulación, plataformas soportadas, entorno de desarrollo, si posee o no motor de reglas de negocio y SGBD soportados se decidió trabajar con Bonita Open Solution porque la organización está valorando soluciones alternativas con BPMS libre de costo y por las bondades que ofrece la herramienta que asegura una solución potente para el desarrollo de programas de BPM. Bonita Open Solution (BOS) es una suite BPM diseñada para la gestión de procesos de negocio. Es código abierto y propone seguir todo el ciclo de vida de un proceso mediante tres módulos principales: Bonita Studio que nos permite modelar el proceso, es decir definir las tareas, definir el flujo del proceso, eventos siguiendo el estándar de modelación BPMN, también se puede definir grupos de usuarios, el look & feel del proceso y asignar conectores de tipo de mensajería, conectores propios de Bonita, bases de datos, LDAP, servicios web entre otros. Bonita Form Builder, forma parte del Bonita Studio, permite al usuario diseñar gráficamente el formulario web que será mostrado al usuario final para interactuar con el proceso. Además, el Bonita Studio permite al usuario comenzar con procesos diseñados con otros estándares y tecnologías tales como XPDL o jbpm. Bonita BPM Engine, el motor BPM es una API de Java que permite al usuario interactuar programáticamente con el proceso o los procesos. Bonita User Experience, es un portal web que permite a cada usuario final gestionar en una interfaz similar a la del correo web todas las tareas y procesos en las cuales él o ella están involucrados. El portal también permite al propietario de un proceso administrarlo y obtener informes sobre el proceso. Hoy en día en el CITI no hay una herramienta, un medio que permita tener la información de los estudiantes de forma centralizada, organizada y actualizada, es por esto que el objetivo general que persigue este trabajo es informatizar los procesos de Baja y Evaluación sistemática de estudiantes en el CITI, a partir de las facilidades que brinda BOS Objetivos específicos: Modelar los procesos de negocio: Baja y Evaluación sistemática de estudiantes en el CITI. Identificar los servicios que son necesarios para lograr el funcionamiento de estos procesos a través de la integración con otras herramientas existentes en la organización. Desarrollar las funcionalidades y formularios necesarios para el despliegue de estos procesos. 1

6 Identificar los mecanismos que garanticen el control y monitorización de estos procesos a través de reportes. Tareas: Realizar un estudio acerca de los fundamentos teóricos necesarios para la realización del trabajo. Investigar y asimilar las bondades que brinda BOS Analizar el funcionamiento de los procesos de Baja y Evaluación sistemática de estudiantes en el CITI. Identificar las necesidades de integración de los procesos de Baja y Evaluación sistemática de estudiantes, con otras herramientas de la institución que brindan soporte a estos. Realizar pruebas al funcionamiento de los procesos a partir de la herramienta. Identificar reportes de utilidad para los miembros de la institución que interactúan con estos procesos. Es de vital importancia la realización de este proyecto pues con la puesta en práctica de la solución propuesta se resolverá la problemática planteada y se asegurará una reducción de tiempo, costo y recursos empleados en la institución ya que se contará con los servicios web del sistema externo Teamsoft y la herramienta que mantenga los datos de los estudiantes centralizados, organizados y actualizados. 2

7 Capítulo 1: Tecnologías y herramientas empleadas en la solución 1.1. Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Procesos de Negocio La esencia de la Administración de Procesos de Negocio (BPM), radica en los procesos. Los Procesos de Negocio son el elemento principal e intangible que está presente en todas las organizaciones, pero que todavía muchas empresas tienen dificultades en su gestión. Un proceso de negocio es un grupo de actividades ordenadas de manera lógica, donde se establecen políticas para ejecutar tareas con el fin de obtener un resultado que se traduce en productos o servicios para clientes o mercados específicos. La competitividad es el concepto que dirige las acciones empresariales en la actualidad. Lograr condiciones que permitan competir con mayores oportunidades exige que las empresas desarrollen ventajas competitivas en su forma de operar. La fuente de estas ventajas está en las actividades que desempeña, por lo que la eficiencia y eficacia en los procesos de negocio representa un foco de acción para todas las organizaciones. Por esta razón es que las empresas están orientando sus labores a un enfoque de Gestión por Procesos, donde se trata de romper la clásica visión vertical, posición de organizar las tareas según la especialidad y el nivel jerárquico, y evolucionar hacia una visión horizontal en torno al proceso, donde especialistas de las áreas funcionales colaboren en la resolución del proceso con el fin de lograr la Fases del ciclo de vida de BPM. Las Suite BPM proporcionan un grupo de herramientas para satisfacer todo el ciclo de vida de un proceso de negocio, el cual se compone de las siguientes etapas: Modelación: En esta etapa, mediante un Modelador Gráfico se diseñan los procesos de negocio empleando generalmente el estándar (BPMN - Business Process Modeling Notation). También se definen mejoras o cambios en los procesos para optimizarlos. Implementación e Integración: En esta fase se integran los elementos necesarios para implementar el proceso a través de un ambiente de integración y desarrollo. Ejecución. La ejecución corresponde a la explotación del proceso desarrollado previamente y es donde se recolecta la información para el control y el seguimiento. Para ello, mediante un Motor de Procesos de Negocio (Business Process Engine), se ejecutan los flujos de instancias de procesos. Los principales involucrados en la ejecución de procesos son las personas y sistemas que interactúan con el proceso. Control y Gestión: Es donde se le da seguimiento, mediante herramientas de Monitorización de Actividades de Negocio (BAM - Business Activity Monitor), a los procesos y es donde se analiza la información de su ejecución en tiempo real. 3

8 Fig. 1 Ciclo de vida de un Proceso de Negocio Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS). BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno, es decir su paquete completo. Un BPMS puede definirse como sigue: Un completo conjunto de software que facilita todos los aspectos de la gestión de procesos de negocio como diseño de procesos, flujo de trabajo, integración y supervisión de la actividad para entornos centrados tanto en los sistemas como en el ser humano. [Garimella Kiran, 2008] Permite realizar el flujo de información (documentos digitalizados, datos, etc.) mediante la interacción entre todos los entes involucrados en un proceso, sean sistemas o personas, que provee una serie de beneficios como la mejora de niveles de servicio, eficiencia, transparencia, entre otros. [Colectivo de Autores, 2008]. Ofrece una solución para la gestión de una organización, ya que facilita la orquestación tanto en las tareas humanas como de sistemas en un mismo proceso a la vez que permiten usar aplicaciones legadas en la organización. Proporciona un entorno de trabajo intuitivo mediante el uso de un portal de tareas que combina capacidades de monitorización de actividades de negocio (BAM). Se adapta a las necesidades del mercado, manejo de excepciones modificando tanto las reglas de negocio como los procesos en tiempo real. Identifican cuellos de botella mediante la combinación de simulación, y capacidades analíticas que monitorizan los procesos a través del ciclo de vida completo de los mismos. Logra definir que tarea le corresponde a quien, que actividades están retrasadas, el tiempo de retraso así como las completadas. 4

9 Los BPMS persiguen el objetivo de extraer los procesos de las diferentes aplicaciones de software y almacenarlos en un repositorio de procesos, las aplicaciones que apoyen estos procesos deberán acceder a este repositorio para consultarlos y trabajar sobre ellos, integrando la información de la organización a un nivel mucho más elevado. Constituyen aplicaciones de software que se configuran con base en parámetros, no en desarrollo, y por tanto requieren una participación marginal de un experto en tecnología, dejando el mayor por ciento de la puesta en marcha a los expertos en procesos. Los BPMS deben reunir tres requerimientos obligatorios Flexibilidad, Fiabilidad y Seguridad, poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y calidad de servicio y desde que esta tecnología ha pasado la frontera de la empresa deben también ofrecer niveles avanzados de seguridad. Los componentes principales de la arquitectura tecnológica de BPM son: El espacio de trabajo unificado: interfaces de usuario, supervisión y paneles, y bandejas de entrada de tareas. El entorno de ejecución: el motor de reglas de negocio, el motor de procesos y el motor de análisis. El motor de simulación. La caja de herramientas de diseño de los procesos: creación de modelos de procesos, definición de reglas, definición de indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators), desarrollo de procesos y diseño de interfaces de usuario. El repositorio de metadatos: el contenedor de las descripciones, relaciones y políticas de los activos de los procesos. Adaptadores de servicios web y nuevo entorno de desarrollo de servicios: proporciona conexiones con las funciones y herramientas existentes para la creación de nuevos servicios. Fig. 2 Arquitectura tecnológica de BPM 5

10 Un BPMS debe poseer los elementos claves que se relacionan a continuación: Modelamiento de procesos de negocio. Entornos de desarrollo de aplicaciones para la colaboración entre procesos de negocio. Generación, actualización y publicación de documentación de procesos. Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. Automatización de procesos. Despliegue de las aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no requieran mayor conocimiento y experiencia de un usuario final. Análisis del proceso y comportamiento de la operación Bonita Open Solution BPMS. Bonita Open Solution es una herramienta para la gestión de procesos BPM. Ha sido creada por BonitaSoft una de las empresas líderes en este mercado. Esta BPMS se destaca por un diseño intuitivo de los diferentes elementos que lo componen y por el bajo coste de su implantación, al no requerir ninguna inversión más que el tiempo de aprendizaje. Características principales de esta herramienta: Open Source. Es ligera. Compatibilidad con BPMN 2.0. Interfaz Intuitiva. Potente. Fácil importación de procesos desde otras herramientas (Tibco, Lombardi, entre otras). Personalización de las herramientas. Integración de los procesos con reglas de negocio. Conectores propios (realizados por la comunidad de BonitaSoft) Integración en Talend MDM Enterprise Edition Bonita Open Solution está compuesto por varios módulos: Bonita Studio Bonita Form Builder Bonita Execution Engine Bonita User Experience Bonita Studio Es la aplicación gráfica cuya función es diseñar los procesos BPM usando la notación BPMN (Business Process Management Notation) sobre un área de diseño (pizarra) de forma muy intuitiva basada en "arrastrar" los elementos y en su configuración específica mediante una o varias pestañas habilitadas para ello. El Bonita Studio permite al usuario comenzar con procesos diseñados con otros estándares y tecnologías tales como XPDL o jbpm. 6

11 Bonita Form Builder Forma parte del Bonita Studio, permite al usuario diseñar gráficamente el formulario web que será mostrado al usuario final para interactuar con el proceso. Bonita User Experience (User XP) Es un portal web que permite a cada usuario final gestionar en una interfaz similar a la del correo web todas las tareas y procesos en las cuales él o ella está involucrado. El portal también permite al propietario de un proceso desplegado administrarlo y obtener informes sobre el proceso. Bonita Execution Engine Es el motor de BPM de Bonita y se encarga de la conexión de los procesos que existen en el sistema así como el despliegue y ejecución de los procesos. El módulo de Bonita Studio está conectado directamente a este otro módulo para funcionar. Este motor es genérico y extensible por lo que siempre seremos capaces de añadir con mayor o menor dificultad nuevos estándares o bien servicios que puedan aparecer en el mundo de BPM con posterioridad. Fig. 3 Ciclo de vida BPM a través de los componentes de la BPS BOS Beneficios de la utilización de tecnologías BPM. De manera general el uso de tecnologías BPM permite dirigir los esfuerzos de la empresa de forma organizada, planeada y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Específicamente las BPMS aportan una serie de bondades a tener muy en cuenta, pues se convierten fundamentalmente en ahorro de tiempo y dinero, a continuación se exponen algunas de estas ventajas: 7

12 Rapidez y agilidad en el trabajo. El empleo de tecnologías BPM incrementa el número de actividades que una misma persona ejecuta en paralelo, o sea sin tener que esperar a que culmine alguno para iniciar otro. Mejor distribución del trabajo. Mediante la asignación de roles y usuarios se asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso. Mejor atención al cliente. Los procesos de negocio van encaminados, fundamentalmente, hacia la obtención de un producto o servicio para un cliente. Alcanzando mayor rapidez en los procesos de negocio se beneficia directamente al cliente porque se obtienen resultados en menos tiempo. Visibilidad en los procesos. Mediante la modelación de los procesos se pueden hacer mejoras eliminando redundancias y pasos innecesarios. También, gracias a las BPMS, los supervisores pueden observar en qué parte se encuentra el proceso, si está detenido, a quién le corresponde ejecutar qué actividad, etc. Mayor flexibilidad para adaptación al cambio. Un BPMS separa el proceso de negocio de la gestión del software, permitiendo una reconfiguración rápida del proceso y reduciendo costos futuros de mantenimiento. Integración con otros sistemas. Las BPMS permiten integrar la información del negocio dispersa en diferentes sistemas. Disminuye el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un elemento de trabajo. Simplificación de salidas automáticas. Documentos Word, correos electrónicos, mensajes cortos a móviles, etc. Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos. Optimización y eliminación de tareas innecesarias. Simplemente modelando los procesos, las organizaciones pueden frecuentemente encontrar oportunidades y eliminar trabajo innecesario Integración de BPMS con otras aplicaciones. La gestión de procesos de negocio propone la alineación de personas, sistemas y procesos, por lo que se necesitan soluciones que tengan un alto grado de integración. Dentro de la tecnología BPM, específicamente los motores de flujo de trabajo son los que requieren la invocación de diferentes aplicaciones durante la ejecución de una instancia del proceso. No solamente es necesaria la integración de las aplicaciones internas a una organización, sino que debido a la forma en la que han evolucionado los mercados, gracias al establecimiento masivo de Internet en las organizaciones, se ha convertido en muy importante la integración de las aplicaciones de una organización con las de otras entidades. En este contexto toman mucha fuerza los Servicios Web, concepto muy importante para la integración de aplicaciones tanto fuera como dentro de las organizaciones. 1.2 Arquitectura Orientada a servicios (SOA). A partir de una penetrante globalización y el incremento de mercados cada vez más competitivos, los retos de negocio de las organizaciones se han incrementado notablemente. Para lograr éxito las empresas deben responder rápidamente a los cambios en el mercado, por lo que se requiere de un trabajo ágil que permita resolver los problemas. La Arquitectura Orientada a Servicios (SOA Service Oriented Architecture) revolucionará la forma en que se desarrolla el software, permitiendo crear infraestructuras flexibles que se adapten fácilmente a las nuevas necesidades de negocio. Es un cambio importante en la forma de pensar y hacer las cosas que obligará a que las TI estén más alineadas con el negocio y viceversa. Para el manejo de complejos procesos empresariales las tecnologías BPM requieren del intercambio constante de información con otros sistemas. Esta comunicación es posible gracias a 8

13 SOA. Según se observa en la actualidad, las herramientas BPM son y serán el principal motivo por el cual las aplicaciones evolucionen a arquitecturas orientadas a servicios El papel de los Servicios Web dentro de una SOA. En la actualidad es inusual concebir aplicaciones separadas que no puedan establecer una comunicación entre ellas. Por esta razón se decidió buscar una solución estándar que logre realmente la integración, y apoyada conjuntamente por las empresas y organizaciones más importantes en el desarrollo de tecnologías informáticas nacen los servicios Web basados en estándares XML. Un servicio Web recibe una petición externa y retorna una respuesta manteniendo invisibles los mecanismos que se emplearon para generarla Fig. 4 Comportamiento de un Servicio Web. Según The World Wide Web Consortium: Un servicio Web es un sistema de software diseñado para soportar la interacción interoperable entre ordenadores en una red. Otros sistemas interactúan con el servicio Web según fue establecido en su descripción, utilizando mensajes SOAP y típicamente transportados usando HTTP con serialización XML en conjunción con otros estándares Web. Los tres principales estándares XML que dan soporte a un servicio se describen a continuación: WSDL (Web Services Description Language, traducido como Lenguaje de Descripción de Servicios Web) representa una interfaz que le es ofrecida a los clientes, en la cual, se describe al servicio indicando los métodos que se pueden invocar, los parámetros de entrada de estos métodos, los tipos de datos que se utilizan, el protocolo de transporte y la manera de acceder al servicio. SOAP (Simple Object Access Protocol, en español Protocolo Simple de Acceso a Objetos) es el estándar más empleado para hacer peticiones y dar respuestas a métodos de servicios a través de mensajes codificados. Los mensajes SOAP son independientes de los sistemas operativos y pueden ser transportados usando una gran variedad de protocolos de Internet como el HTTP. El estándar UDDI (Universal Description, Discovery and Integration, o Descripción, Descubierta e Integración Universal) funciona como un directorio de servicios Web que permite a los proveedores dar a conocer sus servicios, lo que ofrecen y sus interfaces (WSDL) para que los clientes puedan consultarlos e invocarlos. 9

14 1.2.2 Ventajas de los Servicios Web. Aportan interoperabilidad entre aplicaciones de software independientemente de sus propiedades ó de las plataformas sobre las que se instalen. Los servicios Web fomentan los estándares y protocolos basados en texto, que hacen más fácil acceder a su contenido y entender su funcionamiento. Permiten que servicios y software de diferentes compañías ubicadas en diferentes lugares geográficos puedan ser combinados fácilmente para proveer servicios integrados Abren la puerta a nuevas oportunidades de negocio: Los servicios web facilitan la interacción con socios de negocios, al poder compartir servicios internos con un alto grado de integración. Disminuyen el tiempo de desarrollo de las aplicaciones: Pues gracias a la filosofía de orientación a objetos utilizada, el desarrollo se convierte más bien en una labor de composición. 1.3 Integración de SOA y BPM. BPM y SOA prestan la perfecta combinación para las soluciones empresariales, donde el papel de BPM se desempeña en un nivel alto de abstracción donde se definen los procesos de negocio y SOA abastece las funcionalidades que requieren estos procesos. BPM es la estrategia para gestionar y optimizar el rendimiento del negocio a través de la optimización continua de los procesos en un ciclo de modelación, ejecución y medición. Mientras tanto SOA permite definir y gestionar cómo BPM interactúa con los sistemas existentes, aislando a los procesos de las complejidades técnicas de los sistemas. 10

15 Capítulo 2: Análisis y Diseño de Procesos de Negocio 2.1. Diagnóstico del negocio El CITI surge a partir de la coordinación entre el Ministerio del Interior (MININT) y el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE),tiene como visión ser una organización creativa, innovadora, de referencia en la gestión del capital humano y en la aplicabilidad de los resultados que obtenga en el desarrollo de sistemas, tecnologías y aplicaciones integradas novedosas con impacto en la seguridad y el orden interior, para lo cual sustentará el trabajo en la integración de profesionales altamente calificados con estudiantes de talento. [CITI, 2009] La particularidad de esta institución es que la mayor parte de la fuerza de trabajo está conformada por estudiantes universitarios que llevan en paralelo la docencia junto con el trabajo del PI, por estas razones es de extrema importancia informatizar a través de una BPMS el Tratamiento Estudiantil sobre todo los PN de Evaluación sistemática y Baja estudiantil para poder registrar los diferentes motivos de baja de los estudiantes con el fin de realizar predicciones y estadísticas y garantizar que se queden trabajando los estudiantes más responsables y capacitados en el centro Diseño de los procesos de negocio Descripción de los procesos de negocio Proceso Evaluación Sistemática de Estudiantes Objetivo Evaluar de forma sistemática los estudiantes de un PI para ver el cumplimiento de las tareas asignadas por el Jefe de Proyecto Clasificación Proceso de negocio Inicio Inicia cuando un Jefe de Proyecto decide realizar la evaluación sistemática de los estudiantes que tiene a su cargo de acuerdo al cumplimiento de las tareas asignadas Fin El proceso termina con el registro de las evaluaciones de los estudiantes Entradas Salidas Consumir los SW necesarios del Teamsoft para obtener los datos del estudiante, las evaluaciones anteriores y las tareas planificadas para este periodo. Guardar en un SW las evaluaciones actuales de los estudiantes 11

16 Proceso Baja Estudiantil Objetivo Dar baja a los estudiantes de un PI, cuyo desempeño no haya sido satisfactorio o por comportamiento inadecuado Clasificación Proceso de negocio Inicio Inicia cuando un Jefe de Proyecto después de haber realizado la evaluación sistemática de sus estudiantes decide dar baja a un estudiante por malos resultados Fin El proceso termina con las bajas procesadas de todos los estudiantes y la notificación de la culminación del proceso al Jefe de Proyecto. Entradas Salidas Registrar en un SW la información de la baja estudiantil Modelación del proceso Fig. 5 Modelación BPMN del PN "Evaluación Sistemática de Estudiantes 12

17 2.2.3 Reglas del negocio Fig. 6 Modelación BPMN del PN "Baja Estudiantil" El proceso de evaluación sistemática de los estudiantes se realiza por el Jefe de Proyecto cada 15 días. El estudiante debe obtener una evaluación satisfactoria al concluir cada semestre y curso escolar para poder continuar en la entidad. El Jefe de Proyecto cuando realice la evaluación sistemática de cada estudiante, después debe verificar si al estudiante hay que realizarle el proceso de baja por malas evaluaciones anteriores ó porque el estudiante lo haya solicitado, en caso de que el estudiante no sea baja él notifica el resultado y guarda la evaluación. Si la baja de un estudiante es aprobada por el Jefe de Programa, éste debe notificar el resultado y guardarlo. Si la baja de un estudiante no es aprobada por el Jefe de Programa, debe notificar al Jefe de Proyecto las causas del rechazo. Si la causa de baja es: violación del código de ética de la entidad o es evaluado de incumplidor en la evaluación general, el estudiante no puede ingresar en otro proyecto. NOTA: Las Reglas del Negocio se obtuvieron a partir de conocer los estatutos que rigen la organización y entrevistas realizadas con los clientes. 13

18 2.2.4 Participantes de los procesos de negocio. Participante Jefe de Programa Jefe de Proyecto Responsabilidades La persona que desempeña este cargo es la encargada de realizar la solicitud y selección de los estudiantes, comprobar que se realice correctamente la evaluación sistemática y general de estos y además es quien aprueba la baja de un estudiante, se encarga de notificar el resultado de dicho proceso y registrarlo en el TeamSoft.En caso de que el estudiante no sea baja le avisa al Jefe de Proyecto del estudiante las causas del rechazo de la baja. Persona responsable de los estudiantes que le son asignados dentro del PI al que pertenece. Encargado de asignar y chequear las tareas, evaluar sistemáticamente y de forma general a los estudiantes que atiende, notifica por correo electrónico el resultado,, guarda la evaluación y verifica si al estudiante hay que realizarle el proceso de baja estudiantil Modelo de objetos del negocio Descripción de los objetos de negocio No.1 Persona Persona es una clase genérica Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Ci String Carnet de identidad Nombre String Nombre Apellidos String Apellidos No.2 Jefe de proyecto Jefe de Proyecto hereda de la clase persona Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Cargo String Cargo Estudiantes List<Estudiante> Lista de tipo estudiante No.3 Estudiantes Esta clase hereda los atributos de la clase Persona Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Anno String Año escolar Carrera String Carrera Programa String Programa Proyecto String PI al que está vinculado Periodo Actual Periodo Periodo de evaluación actual Periodos List<Periodo> Evaluaciones de los periodos anteriores 14

19 No.4 Período Periodo a evaluar Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Fecha Inicio Date Fecha en que comienza el periodo de evaluación Fecha Fin Date Fecha en que finaliza el periodo de evaluación Tareas List<Tarea> Tareas asignadas al estudiante Evaluación Evaluación Evaluación No.5 Evaluación Los estudiantes pueden ser evaluados de Excelente, Bien, Regular, Mal Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Observaciones String Observaciones hechas por el Jefe de Proyecto al estudiante Evaluación String Evaluación del estudiante Baja boolean El estudiante causa baja o no No.6 Tarea Tareas asignadas al estudiantes Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Nombre String Nombre Descripción String Descripcion de las tareas a realizar No.7 Motivo de Baja Esta clase es para nombrar los posibles motivos de las bajas estudiantiles Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Nombre String Nombre No.8 Baja Estudiantil Esta clase es para conocer los datos de las bajas estudiantiles Atributos Denominación Tipo de dato Descripción Aprobada boolean Si está o no aprobada la baja Causas del rechazo String Causas del rechazo de una baja Fecha Date Fecha de la baja Correo Jefe de Proyecto String Correo Jefe de Programa String Nombre Jefe de Proyecto String Nombre Jefe de Prog String Nombre Jefe de Programa Otros motivos de baja String Motivos de Baja List<MB> Lista de Motivos de Baja Estudiante Estudiante Una baja estudiantil no puede existir sin el estudiante 15

20 Relaciones entre los objetos de negocio Fig. 7 Diagrama de objetos de negocio 16

21 2.2.5 Interfaces de usuarios No.1 Evaluación Sistemática Es donde se registra la información relacionada con la evaluación sistemática Actividades asociadas Realizar evaluación sistemática Prototipo 17

22 No. 2 Dar Baja Es donde se registra la información relacionada con la baja estudiantil Actividades asociadas Dar Baja Prototipo 18

23 No.3 Aprobar baja Es la información que se guarda cuando una baja es aprobada Actividades asociadas Aprobar baja Prototipo 19

24 2.2.6 Funcionalidades necesarias (Servicios Web necesarios) No.1 Obtener datos del estudiante Dado el Ci de un estudiante se puede obtener los datos personales del mismo como por ejemplo: nombre, apellidos, edad, carrera, año escolar entre otros Actividades Realizar evaluación sistemática Entidades relacionadas Estudiante, Evaluación Parámetros de entrada Denominación Tipo Descripción Ci String Carnet de identidad del estudiante Parámetros de salida Denominación Tipo Descripción Nombre String Nombre Apellidos String Apellidos Carrera String Carrera Año Escolar String Año Escolar No.2 Obtener Evaluaciones anteriores Obtener las evaluaciones anteriores de un estudiante Actividades Realizar evaluación sistemática Entidades relacionadas Estudiante, evaluación, periodo, tarea Parámetros de entrada Denominación Tipo Descripción Ci String Carnet de identidad Parámetros de salida Denominación Tipo Descripción Tarea List<periodo> Evaluaciones anteriores No3 Obtener tareas planificadas Obtener las tareas asignadas al estudiante Actividades Realizar evaluación sistemática Entidades relacionadas <Estudiante, evaluación, periodo, tarea Parámetros de entrada Denominación Tipo Descripción Ci String Carnet de identidad Parámetros de salida Denominación Tipo Descripción Tareas List<Tarea> Tareas planificadas 20

25 No.4 Guardar evaluación Guardar evaluación del estudiante Actividades Realizar evaluación sistemática Entidades relacionadas <Estudiante, evaluación Parámetros de entrada Denominación Tipo Descripción Ci String Carnet de identidad Parámetros de salida Denominación Tipo Descripción Id Integer Retorna el identificador No.5 Registrar Baja Registrar Baja Actividades Aprobar Baja Entidades relacionadas Estudiante, baja estudiantil Parámetros de entrada Denominación Tipo Descripción Ci String Carnet de identidad Parámetros de salida Denominación Tipo Descripción Id Integer Retorna el identificador 21

26 Capítulo 3: Descripción de la solución propuesta 3.1. Arquitectura de la solución propuesta La arquitectura es la suma de los módulos, procesos e información del sistema, su estructura y la relación que se establece entre ellos, cómo son y cómo se espera que sean desarrollados y modificados, y de cuáles tecnologías dependen. De esto se puede deducir las capacidades y flexibilidades exactas del sistema y de cuáles de ellos se puede crear un plan para la implementación o modificación del sistema. [Hohmann, 2003] Las SOA son muy útiles en ambientes BPM porque abre una alternativa para el desarrollo de aplicaciones y procesos de negocio haciendo honor a las palabras reutilización, flexibilidad e integración. Analizando las condiciones del CITI, la solución del presente trabajo está basada en este paradigma para dar soporte a los PN Evaluación Sistemática y Baja estudiantil. Fig. 8 Arquitectura de la solución propuesta 22

27 3.2. Modelo de despliegue de la solución propuesta. Fig. 9 Modelo de despliegue Nodo Cliente: Este nodo es para desplegar el portal de la solución BPM, lo único que necesita es un browser para poder ejecutar el proceso. Nodo Servidor: Este nodo es donde se encuentra instalado la BPMS BOS y la máquina virtual de Java 3.3 Validación de la solución propuesta Asignación de roles y usuarios En la BPMS BOS se puede integrar la solución del PN con el directorio activo de la organización mediante un conector que funciona como un Wizard para su configuración pidiendo el host del LDAP, el protocolo,el puerto, el filtro entre otros datos,también se pueden asignar usuarios individuales y grupos de usuarios con sus respectivos roles a través de un conector propio de la herramienta que te permite listar los usuarios y en portal,el administrador del proceso asigna las credenciales para el acceso al User XP. 23

28 Fig. 10 Asignación de roles y usuarios en el User XP 24

29 3.3.2 Ejecución de los procesos de negocio. 25

30 3.3.3 Monitorización y optimización de los procesos de negocio. En Bonita Open Solution el control de procesos de negocio se puede hacer desde el rol de usuario final y desde el de administrador; donde se muestra la información pertinente a cada uno de estos roles. Rol: Usuario Final. Bonita Open Solution facilita al usuario asociado a este rol, consultar su carga de trabajo. Mediante los gráficos que se describen a continuación se puede observar una serie de indicadores sobre los procesos, casos y pasos en que interviene los usuarios asociados a este rol. En el gráfico en forma de pastel de la figura 8, representan los pasos de un proceso, asociados a un usuario final, en espera de ejecución. Se distribuyen de acuerdo a su prioridad (Normal, Alta y Urgente) que tenga cada paso, la cual es definida como una propiedad del paso en el modelo del proceso asociado. Fig. 11 Pasos por prioridad El gráfico de la figura siguiente representa los pasos abiertos asociados al usuario del proceso divididos en tres categorías: Pasos at risk, on track y overdue. Esta clasificación viene asociada al tiempo en que se deben ejecutar estos pasos, es decir, en qué estado se encuentran de acuerdo al límite de tiempo asociado a cada paso. Fig. 12 Pasos abiertos El gráfico siguiente representa la carga de trabajo entre pasos realizados y por ejecutar divididos en por su prioridad. El eje vertical representa un estimado de cantidad de pasos en total, esto va cambiando a medida que se está ejecutando la(s) instancia(s) de procesos. El eje horizontal está dividido en las secciones High (Alta), Normal y Urgent (Urgente), en cada una de éstas hay espacio para dos columnas, la gris representa la cantidad de pasos que se han ejecutado y la roja, los pasos en espera de ejecución. 26

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