CLÁUSULA 1. OBJETO DEL CONTRATO

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1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS A LAS QUE SE AJUSTARÁ LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN Y VIDEO CORRECCIÓN DEL SERVICIO DE INFORMÁTICA TRIBUTARIA DE LA SUBDIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES EXTERNAS Y COORDINACIÓN. CLÁUSULA 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto de contrato es la prestación de un servicio completo de digitalización y video corrección de documentación tributaria notificaciones, prescripciones, etc. del Servicio de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria Madrid. CLÁUSULA 2. PERÍODO DE EJECUCIÓN La prestación del servicio se realizará entre el día 16 de octubre de 2009 y el 31 de diciembre de 2010 y de acuerdo con las siguientes especificaciones técnicas. CLÁUSULA 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN. Se realizará con la digitalizadora Image Trac II de la Agencia Tributaria Madrid sita en la C/ Sacramento 1, digitalizándose, anverso y reverso de cada uno de los documentos a imagen completa en color y compresión ajustable por parámetros a nivel de documento en formato JPEG. La digitalización del anverso y reverso deberá efectuarse de forma simultánea para permitir que las imágenes sean identificadas y referenciadas con los datos correspondientes al código de sujeto y número de abonaré que figuran en cada una de las caras de los documentos. 3.2 CONTROL INICIAL DEL TRABAJO La primera tarea a realizar es comprobar que las cajas conteniendo los documentos a digitalizar, se corresponden con los tipos de lotes que los clasifican, en sus diferentes modalidades. 1

2 3.3 RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES (OCR) Una vez digitalizada la documentación correspondiente, se ejecutará el proceso que permite el reconocimiento óptico de los datos de código de sujeto y número de abonaré, que serán la etiqueta de las imágenes(del anverso y reverso) de cada uno de los documentos. 3.4 ARREGLO DE INCIDENCIAS EN RECONOCIMIENTO ÓPTICO Se revisarán uno a uno los errores contenidos en los ficheros generados mediante el reconocimiento óptico de caracteres, solucionando con una pistola de lectura láser de códigos de barra, o manualmente cuando esta lectura no sea posible, las posibles incongruencias existentes entre el número del código de sujeto y el número del abonaré. 3.5 CARGA EN BASE DE DATOS DE IMÁGENES Y FICHERO AS / 400 Una vez filtrados y solucionados todos los errores detectados, se vuelcan a la Base de Datos Alchemy las imágenes generadas en el proceso de digitalización y se genera el fichero que actualizará la base de datos de expedientes en AS/400, para su posterior tratamiento en procesos Batch. 3.6 CONTROL DE DOCUMENTOS ESCANEADOS. Se actualizarán en hoja de control, las tareas realizadas a la documentación entregada para su digitalización, disponiendo en todo momento de la situación del flujo de trabajo, en cuanto a la entrada, proceso y salida de cajas 3.7 DEVOLUCION DEL TRABAJO La documentación digitalizada será puesta a disposición del servicio de archivos en perfectas condiciones para su manipulación y almacenamiento. 2

3 La organización y las prioridades en la ejecución de los trabajos serán establecidas por los técnicos de la Agencia tributaria Madrid. Dado el volumen de documentación a tratar y el plazo de ejecución contemplado en el pliego, el adjudicatario deberá dimensionar adecuadamente los recursos humanos necesarios, al objeto de garantizar la correcta ejecución de los trabajos y el cumplimiento de los plazos previstos. El adjudicatario consultará con los técnicos de la Agencia tributaria Madrid las incidencias que puedan surgir durante la prestación del servicio, con el fin que conjuntamente se determine la solución a adoptar. CLÁUSULA 4. MEDIOS La infraestructura necesaria para realizar la prestación será puesta a disposición del adjudicatario por parte de la Administración, quien aportará los siguientes medios materiales: Locales dotados de las correspondientes instalaciones. Hardware y Software necesario para prestación de Servicio. CLÁUSULA 5. VOLUMEN DE TRABAJO El volumen estimado y tipología de trabajo es el siguiente: Los documentos básicos a digitalizar, que constituyen el objeto de la prestación del servicio serán los siguientes: Acuses de Recibo (Tarjetas rosas - 13,5 cm. x 10,1 aprox. ) Sobres devueltos (22,5 cm. x 11,5 cm. Aprox. Y de diferentes grosores) 3

4 Justificantes de Notificaciones Personales (20,3 cm. x 29 cm. aprox.) Acuerdos de notificaciones En cuanto al volumen, cabe significar lo siguiente: Nº DOC NOTIFICACIONES aprox. Nº DOC CONTROLES aprox. Nº DOC TRABAJOS aprox. Nº DOC ACUERDOS NOTIFICACONES aprox. A modo orientatívo, el número de operadores estimado para la realización de los trabajos es de dos, con una estimación de 35 horas a la semana por operador. CLÁUSULA 6. DIRECCIÓN DE LOS TRABAJOS El Servicio de Informática Tributaria designará la persona encargada de resolver todas las incidencias que se produzcan a lo largo del contrato, así como los responsables de impartir instrucciones y de introducir las modificaciones a que dé lugar la ejecución del contrato. CLÁUSULA 7. OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO 7.1 Disponer del personal idóneo y necesario para la debida prestación del servicio expuesto anteriormente no pudiéndose producir la interrupción del mismo por ninguna causa. La vinculación contractual de dicho personal será exclusivamente con la empresa adjudicataria, a la que corresponderán todas las obligaciones que dimanen de dicha relación contractual, así como el cumplimiento de las obligaciones que se deriven de la legislación aplicable. El personal deberá disponer de experiencia en escáneres de alta producción y en concreto en Image Trac II o similar. 4

5 7.2 Desarrollar los trabajos en la sede de la Oficina de Recaudación, sita en la calle Sacramento 1 de Madrid y durante la jornada laboral de dicha Oficina. 7.3 Sustituir al personal que preste el servicio si es requerido para ello por la Agencia Tributaria Madrid, como consecuencia de carecer del nivel de formación suficiente y de la debida aptitud a juicio del mencionado organismo. 7.4 Guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso por razón de la prestación del servicio, sin que la empresa adjudicataria pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente. 7.5 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Se tendrá en cuenta lo siguiente: A) CONFIDENCIALIDAD El adjudicatario, deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información de la Agencia Tributaria Madrid para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Asimismo, el adjudicatario deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD), en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. Dado que durante la realización de los servicios los empleados tendrán acceso a la información de la Agencia Tributaria Madrid en sus locales y sistemas de información, la empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a 5

6 las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. Reservándose Agencia Tributaria Madrid el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones incluidas en la presente cláusula, el adjudicatario será responsable del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta a Agencia Tributaria Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra Agencia Tributaria Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art LOPD). B) PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 1 Normativa de aplicación La empresa adjudicataria declara expresamente que conoce quedar obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y, expresamente, en lo indicado en su artículo 10, en cuanto al deber de secreto, así como lo dispuesto en la Ley 8/2001 de la Comunidad de Madrid y, especialmente, lo indicado en su artículo 12. La empresa adjudicataria se compromete explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, respondiendo la empresa adjudicataria personalmente de las infracciones legales en que por incumplimiento de sus empleados se pudiera incurrir. Igualmente, serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y especialmente aquellas normas contempladas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE del 19 de enero de 2008). 6

7 Agencia Tributaria Madrid, deberá facilitar a la empresa adjudicataria información sobre los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros utilizados y sobre las especificaciones e instrucciones de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas, a fin de que formen a sus empleados en dichas materias. 2. Medidas de seguridad de carácter mínimo No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE del 19 de enero de 2008) respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. Se establecerá un registro de accesos a los sistemas de información (trazabilidad) que traten datos de carácter personal y el cifrado de las comunicaciones. El acceso a las bases de datos de Agencia Tributaria Madrid necesarias para la prestación del servicio se autorizarán al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende asimismo al producto de dichas tareas. El contratista se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias. El personal prestador del servicio objeto del contrato tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 3. Cesión o comunicación de datos a terceros e incumplimiento de la finalidad del acceso y tratamiento de los datos Los datos de carácter personal o documentos a los que se tenga acceso no podrán ser comunicados a un 7

8 tercero bajo ningún concepto sin el consentimiento del titular del dato y el conocimiento de Agencia Tributaria Madrid, aunque sea para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario. El contratista tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del correspondiente servicio, que no los aplicará o utilizará con un fin distinto al que figure en el objeto del contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas (art.12.2 LOPD). Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal utilizados deberán ser devueltos a Agencia Tributaria Madrid, al igual que cualquier soporte o documentos utilizados. En el caso de que el contratista destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado como único responsable, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta a Agencia Tributaria Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufran Agencia Tributaria Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art LOPD). CLÁUSULA 8. PRESUPUESTO El presupuesto máximo determinado total del contrato para el periodo de 16 de octubre de 2009 a 31 de diciembre de 2010 se establece en IVA incluido, ,10 IVA excluido como presupuesto base de licitación, al que corresponde un importe de IVA de 9.798,90 con la siguiente distribución por anualidades: Anualidad del contrato % IMPUTACION Presupuesto base de licitación (Importe sin IVA) Importe del IVA Importe total (IVA incluido) ,24% , , , ,76% , , ,38 TOTAL 100,0000% , , ,00 8

9 La consignación presupuestaria de la anualidad corriente se realizará a la partida 506/025/611.03/ Estudios y Trabajos Técnicos del Programa de Gestión Tributaria de Agencia Tributaria Madrid. Al preverse la prórroga del contrato el valor estimado se establece en ,21 IVA excluido. CLÁUSULA 9. FORMA DE PAGO En el periodo de ejecución se podrán tramitar pagos parciales con periodicidad mensual previa supervisión y conformidad del Director de los Trabajos designado al efecto por la Agencia Tributaria Madrid. CLÁUSULA 10. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO La vigencia del contrato será desde el 16 de octubre de 2009 hasta el 31 de diciembre de CLÁUSULA 11. PERÍODO DE GARANTÍA El período de garantía establecido para este contrato es de tres meses. Madrid, 25 de mayo de 2009 El Subdirector General de Relaciones Externas y Coordinación Marcelino-Jesús Ferro Parga 9

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