UNIDAD 6 SOLUCIONARIO

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1 Actividades propuestas 1. Por qué es necesario que las empresas guarden determinados documentos? Las empresas producen y reciben gran cantidad de documentos al día que pueden ser necesarios para el funcionamiento actual y futuro de la compañía. Una correcta ordenación, clasificación y posterior archivo y conservación de los mismos es esencial para el buen funcionamiento de la empresa. La gestión adecuada y el análisis de los documentos puede reportar ventajas comparativas y beneficios empresariales, provocando un incremento de la productividad, del rendimiento, de la eficacia y de la competitividad de la empresa. Es aconsejable guardar aquella documentación que realmente se considere útil. Guardarlo todo ocasiona problemas posteriores en la localización posterior. Un archivo en el que se guarden todos y cada uno de los documentos surgidos de la actividad empresarial es poco operativo, ya que contendrá multitud de documentos que carecen de valor. Es necesario ser selectivos en esta labor, diferenciando lo útil de lo poco relevante, y evitar acumulaciones. 2. Busca en Internet y pon algún ejemplo de decisión empresarial en la que la información contenida en su archivo pueda ser de gran ayuda. Respuesta abierta. Una adecuada gestión del archivo de clientes puede servir de base para estudiar las causas del posible enfriamiento de determinadas relaciones comerciales, desarrollando planes comerciales posteriores que ayuden a relanzarlas. 3. Qué beneficios obtiene una empresa que archive siempre de la misma manera y aplique las mismas reglas y procedimientos para todos sus documentos? Si el trabajo de archivo es sistemático y la documentación es clasificada, ordenada y guardada siempre de la misma forma, hay más posibilidades de tener depositados en lugares correctos determinados documentos, y así los encontraremos fácilmente. 4. La forma en la que guardas los apuntes y anotaciones de clase, cumple con las 10 reglas básicas del archivo? Cuáles cumples y cuáles no? Respuesta libre., según la experiencia del alumnado. 5. Qué sistema de gestión de archivo es adecuado para empresas que desean un rápido acceso a la documentación? Y para aquellas que desean controlar al máximo sus archivos? Por qué? Razona tu respuesta. Gestión descentralizada del archivo para un acceso rápido. Gestión centralizada del archivo para controlar al máximo. 1-18

2 6. Busca información acerca de algún servicio de almacenamiento de información online específico para empresas y explica a tus compañeros sus características principales. Respuesta libre en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. 7. Ordena alfabéticamente los siguientes expedientes de trabajadores de una empresa: Marcos López del Álamo Carlos Rodríguez Cañete Martín Rodríguez Muñoz Raquel Rosa Martínez Ana Pérez-Montaut Díez Juan Carlos Benítez Marín Luisa del Val Ruiz Mattias Von Krüger Klaur Van Halen Sebastián Ruz Arias Benítez Marín, Juan Carlos López del Álamo, Marcos Pérez-Montaut Díez, Ana Rodríguez Cañete, Carlos Rodríguez Muñoz, Martín Rosa Martínez, Raquel Ruz Arias, Sebastián Val (del) Ruiz, Luisa Van Halen, Klaus Von Krüger, Mattias 8. Mediante qué sistema se suelen ordenar los expedientes relativos a clientes y proveedores? Cuáles son las ventajas e inconvenientes de dicho método? Mediante el sistema numérico, muy útil para archivar documentos que contienen una identificación numérica con importancia en el documento. Si hay que utilizar un índice auxiliar, se dificultan y se complican las posteriores búsquedas. Las principales ventajas del sistema numérico es que se evitan duplicidades, se puede archivar sin ningún tipo de problemas un número ilimitado de documentos y, si un documento se extravía, es fácil localizar su falta. Como principales inconvenientes, el sistema de ordenación numérica dificulta intercalar documentos y, en algunos casos, obliga a crear listados auxiliares sobre los cuales basar la localización de documentos. 9. Ordena las siguientes facturas según el método que creas más conveniente: Factura nº 2341 de 600 a nombre de José María Benítez. Factura nº 2354 de 350 a nombre de Eloísa Martín Marín. 2-18

3 Factura nº 2380 de 700 a nombre de Calzados Alfonso. Factura nº 2346 de 350 a nombre de Carlos Benítez. Factura nº 2319 de 625 a nombre de José Luis Castro. Las facturas conviene ordenarlas siguiendo un sistema numérico: Factura nº 2319 de 625 a nombre de José Luis Castro. Factura nº 2341 de 600 a nombre de José María Benítez. Factura nº 2346 de 350 a nombre de Carlos Benítez. Factura nº 2354 de 350 a nombre de Eloísa Martín Marín. Factura nº 2380 de 700 a nombre de Calzados Alfonso. 10. En qué casos es aconsejable utilizar el sistema de clasificación geográfico? Explica brevemente sus normas básicas de funcionamiento y cita dos ejemplos. Este sistema es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en múltiples zonas o regiones, como empresas multinacionales o de transporte de mercancías. Al establecer un sistema de clasificación geográfico se suele utilizar un sistema de clasificación descendente, en el cual los documentos van siendo clasificados y subclasificados en países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc. Este método se suele combinar con otros sistemas de clasificación, como el alfabético. Entre las ventajas de este sistema se encuentra su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones, aunque no es recomendable para archivos con mucha documentación. El alumno citará dos ejemplos basados, por ejemplo, en una búsqueda en Internet. 11. Ordena los siguientes códigos de expedientes según el sistema de clasificación que consideres oportuno, explicando por qué lo realizas así: C/1342; H/4202; D/0764; A/2349; B/2310; S/3421; F/2317; C/1092; H/4213; V/0134; F/3217; V/1231; A/6532; B/2312; S/3215; D/0012 Al ser códigos formados por cifras y letras, se utilizaría un sistema de clasificación alfanumérico: A/2349 A/6532 B/2310 B/2312 C/1092 C/1342 D/0012 D/0764 F/2317 F/3217 H/4202 H/4213 S/3215 S/3421 V/0134 V/ Investiga qué sistema o sistemas de ordenación se suelen utilizar en las bibliotecas para el archivo de los siguientes documentos y explica por qué crees que se hace así: a) Libros de lectura. b) Fichas de datos de usuarios. c) Prensa y revistas especializadas. 3-18

4 Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. 13. Qué tipo de protección es necesario tomar cuando se saca algún documento o expediente de un archivo? Por qué es tan importante esa protección? Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y salidas. Así, si cualquier usuario reclama el uso de un determinado documento, siempre se tendrá constancia de su localización. Cuando se vaya a utilizar un documento, es recomendable sacar del archivo el expediente completo. En caso de tener que extraer solo un documento, se recomienda dejar testigo de la posición del documento en el expediente para conservar la organización del mismo. 14. Busca en Internet información de alguna empresa dedicada a la destrucción de documentos y enumera los principales servicios que ofrece. Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. 15. Qué ventajas presenta el archivo informático de documentos frente al archivo tradicional en formato papel? Justifica tu respuesta con un ejemplo. El archivo informático de información tiene una serie de ventajas frente al uso del papel: Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda muy poderosos, que facilitan la localización de información de una forma más rápida que en los archivos tradicionales. El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel de documentos escritos, ahorrando también en costes y recursos para la empresa. El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo para consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a Internet, el archivo informático permite la consulta de información en cualquier momento y lugar. 16. Es lo mismo una base de datos que un sistema de gestión de bases de datos? Qué relación existe entre ambos? Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos, agrupados y organizados siguiendo una forma lógica. Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en una base de datos. Mientras que una base de datos es un archivo donde se almacenan datos informáticos, un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático que sirve para sacar información de una base de datos, gestionando los datos en ella contenidos. 4-18

5 17. Enumera los posibles ficheros, campos y registros que podrían formar parte de una base de datos dedicada a gestionar la información referente al alumnado de un centro educativo. Ficheros: datos personales, asignaturas de cada nivel educativo, etc. Campos: nombre, apellidos, calle, número, población, provincia, código postal, curso, fecha de nacimiento, teléfono de contacto, móvil, nombre del tutor/a, asignatura, calificaciones, curso académico, etc. Registros: cada uno de los datos de cada alumno/a recogido en cada campo de cada fichero. 18. Qué documentación crees que es necesario guardar en armarios de seguridad? Cita algún ejemplo. Los armarios de seguridad se suelen utilizar para la protección de documentación especialmente sensible debido a sus sistemas de protección especiales, como, por ejemplo, las escrituras de propiedad de inmuebles o de acciones. 19. Busca información adicional sobre los distintos soportes de almacenamiento de datos informáticos vistos en la unidad. En qué se diferencian? Conoces alguno más? Qué características presentan? Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. 20. Crees que es necesario tener más cuidado con la protección de datos electrónicos que con los datos soportados en papel? Por qué? Razona tu respuesta. Sí, porque son más fácilmente copiables, reproducibles y modificables. Dichos cambios pueden provocar efectos muy importantes en terceras personas. 21. Enumera las medidas de seguridad a implantar con la siguiente documentación: a) Las fichas de clientes de una empresa constructora. b) Los expedientes de sanciones urbanísticas de un ayuntamiento. c) Los historiales clínicos de los pacientes de un hospital. d) Las direcciones y números de teléfono de los alumnos de una autoescuela. a) Las fichas de clientes de una empresa constructora: para documentos con datos identificativos de personas o empresas se suelen utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado. b) Expedientes de sanciones urbanísticas de un ayuntamiento: se nombra un responsable de seguridad, el cual desarrolla una auditoría de seguridad con periodicidad no superior a dos años. 5-18

6 c) Los historiales clínicos de los pacientes de un hospital: se establece, además de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo por personal autorizado y controles en la reproducción y destrucción de documentos. d) Las direcciones y números de teléfono de los alumnos de una autoescuela: se suelen utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado. 22. Define el objetivo y ámbito de aplicación de la LOPD buscando información en Internet sobre la misma. Es aplicable a los ficheros de clientes que una empresa española de telecomunicaciones tiene en Brasil? Explica por qué. Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. La LOPD es aplicable o no en este caso en función de si los archivos están o no en España, independientemente de si la empresa o los clientes son nacionales o extranjeros. 23. Elabora un esquema en el que queden reflejadas las medidas que debe implementar una empresa dedicada a la comercialización de ADSL con el fin de cumplir con la Ley de Protección de Datos. 1. Notificar a la AEPD los ficheros de datos personales que tenga o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. Utilizará el sistema telemático NOTA: finalidad y estructura del fichero, tipos de datos, ubicación y procedimiento para su recogida. 2. Redactar un documento de seguridad. Reflejar políticas, normas y procedimientos aplicables. Medidas para proteger la confidencialidad de los datos personales, aplicándose a cualquier documento que contenga información sensible. 3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales. Compromiso de no utilizar dichos datos para un fin distinto al del encargo. 4. Informar a los titulares de los datos que se está cumpliendo con la normativa de protección de datos. 6-18

7 Test de repaso 1. c) 2. a) 3. b) 4. a) 5. a) 6. c) 7. b) 8. b) 9. c) 10. b) 11. b) 12. a) 13. c) 14. b) 15. c) 7-18

8 Actividades finales 1. Qué es un archivo? Por qué es importante para la empresa guardar cierta documentación? Cuando utilizamos la palabra archivo, podemos referirnos a los siguientes conceptos: - Al conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas. - Al lugar donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés para una persona, empresa o institución. - A la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado. Una correcta ordenación, clasificación y posterior archivo y conservación de los mismos es esencial para el buen funcionamiento de la empresa. La gestión adecuada y el análisis de los documentos puede reportar ventajas comparativas y beneficios empresariales, provocando un incremento de la productividad, del rendimiento, de la eficacia y de la competitividad de la empresa. 2. Explica brevemente los objetivos perseguidos por la labor de archivo desarrollada en la empresa. Los documentos deben ser guardados y conservados correctamente. Con ello se debe evitar que se pierda o extravíe la información contenida en ellos. Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de cualquier documento guardado. Mediante la labor de archivo, la empresa puede controlar la información que entra y sale de la misma. La gestión de la información que se desarrolla en una empresa influye en la toma de decisiones. Por ello, la empresa no debe permitir que determinados documentos sensibles puedan perderse o extraviarse. 3. Indica si estas frases son verdaderas o falsas: a) La gestión del archivo no influye en el logro final de los objetivos empresariales, es un simple trámite. b) Si la documentación no es ordenada correctamente, es más complicado localizarla posteriormente. c) De la documentación conservada en un archivo se puede extraer información para la toma de decisiones. a) Falsa. b) Verdadera. c) Verdadera. 8-18

9 4. Completa estas afirmaciones en tu cuaderno sobre las reglas básicas para desarrollar la función de archivo: a) Es necesario cualquier o de documentación en un registro auxiliar. b) La de documentos en facilita la localización de los documentos. c) Señales visuales como, o facilitan la de documentación. a) Es necesario registrar cualquier entrada o salida de documentación en un registro auxiliar. b) La agrupación de documentos en expedientes facilita la localización de los documentos. c) Señales visuales como etiquetas de colores, separadores o adhesivos en los lomos facilitan la localización de documentación. 5. Mediante un ejemplo práctico, explica la diferencia existente entre un archivo activo, inactivo y semiactivo. Archivo activo: en una oficina bancaria, carpeta de recibos pendientes a cargar en cuenta. Archivo semiactivo: archivo de la oficina bancaria con los expedientes de hipotecas. Archivo inactivo: archivo en oficinas centrales de la entidad bancaria. 6. Crees que la gestión centralizada del archivo hace menos operativo el funcionamiento de una empresa? Solo si se establece un sistema demasiado burocratizado y poco ágil. 7. Ordena alfabéticamente las fichas personales de estos trabajadores. Los nombres y apellidos son los siguientes: De las Cuevas Martín, Miguel; Alcaide Montáñez, José Luis; Van Dyck Jurado, Marcos; Alcaide Alcaide, Ana; Martínez de Escobar Jurado, Carlos Alcaide Alcaide, Ana Alcaide Montáñez, José Luis Cuevas (De las) Martín, Miguel Martínez de Escobar Jurado, Carlos Van Dyck Jurado, Marcos 9-18

10 8. DCF S.L. es una empresa de distribución de artículos de decoración cuyos proveedores son: La Martina Decoración S.L.; Disciber S.L.; Mercadecor S.A.; Decoraciones La Roda S.A.; Espejos José Carlos S.L. Cada proveedor tiene un archivo propio dentro de la empresa con sus facturas. a) Ordena alfabéticamente sus expedientes. b) Las facturas de cada uno de los expedientes, qué criterio de ordenación deberían seguir? a) Disciber S.L. Espejos José Carlos S.L. Martina (La) Decoración S.L. Mercadecor S.A. Roda (Decoraciones La) S.A. b) Las facturas se ordenan siguiendo un criterio numérico. 9. Elabora un cuadro resumen en el que reflejes el sistema de ordenación preferible para los principales documentos de gestión empresarial (facturas, nóminas, seguros sociales, etc.) a archivar en una empresa. Sistema alfabético Sistema numérico Sistema cronológico Sistema geográfico Ordenación de la correspondencia, contratos de los trabajadores y fichas de personal. Presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores, faxes recibidos y enviados. Actas, documentos bancarios, recibos, nóminas y seguros sociales. Adecuado para documentación de empresas comerciales que desarrollan su actividad en múltiples zonas o regiones. 10. Explica las fases por las que pasa un expediente desde que se decide archivar hasta que no es necesaria su custodia y se destruye. 1. Confirmar que los documentos no están siendo utilizados en ese momento por ninguna persona o departamento. 2. Clasificar la documentación en dos grupos: Documentos que no necesitan ser conservados. Documentos con valor legal u operativo: pasan a la siguiente fase

11 3. Realizar las copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones que el responsable del archivo considere necesarias. 4. Referenciar los documentos que forman parte del archivo. 5. Se prearchivarán los documentos que vayan a ser archivados. 6. Se procederá al archivo definitivo de los documentos. 7. La documentación debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la empresa, aunque existen unos plazos mínimos legales. 8. Dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento. 9. La destrucción de documentación debe desarrollarse con frecuencia, utilizando métodos que eviten el acceso a la documentación por personal no autorizado que pueda hacer un uso indebido de la misma. 11. Justifica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas: a) Es necesario un excesivo celo al guardar cualquier documento importante, incluso si está siendo utilizado. b) Es interesante hacer copias de seguridad de toda la documentación archivada. c) Para facilitar la operatividad del archivo se recomienda realizar periódicamente procesos de purga y destrucción de documentos. a) Falsa. No hay que priorizar la ordenación de la documentación frente a su uso empresarial. b) Verdadera. c) Verdadera. La purga descarga al archivo de documentación poco útil. 12. Explica la diferencia que existe entre un escáner y un equipo multifunción. Escáner: permite digitalizar documentos escritos. En la mayoría de los modelos, el escaneado se realiza manualmente. Equipo multifunción: aúna muchas funciones, siendo un mismo aparato capaz de enviar o recibir un fax, imprimir un archivo de texto y escanear un documento escrito. Su utilización reduce costes de espacio y dinero, además de simplificar la organización del espacio de trabajo. 13. Qué es el almacenamiento de datos en la nube? Cómo funciona? Qué ventajas tiene? Actualmente utilizas alguno? Cuáles son sus características? Respuesta libre del alumnado en base a su experiencia personal. 14. Explica cómo podrías lograr un adecuado archivo y rápida localización de cada uno de los mensajes almacenados en tu cuenta de correo electrónico

12 Organizándolos en carpetas temáticas y, dentro de ellas, estableciendo un orden cronológico o mediante conversaciones. También se pueden fijar mensajes o conversaciones destacadas. 15. Explica la diferencia que existe entre: a) La información y los datos. b) Los registros y los campos. a) Los datos son la materia prima de la cual se obtiene la información. Los datos tratados y relacionados de forma conjunta dan lugar a la información, que permite una toma de decisiones más adecuada. b) Los campos son la unidad más sencilla de información recopilada en una base de datos. Los registros forman la unidad elemental de archivo. Los registros son cada uno de los proveedores concretos de una empresa y los campos serían el nombre, apellidos, dirección, teléfono o la forma de pago utilizada por cada uno de ellos. 16. Explica las ventajas que tiene para una empresa la implantación de una base de datos que gestione su cartera de clientes y proveedores. El archivo informático de los datos de clientes y proveedores tiene una serie de ventajas: Mediante la utilización de motores de búsqueda se facilita la localización de información de una forma más rápida que en los archivos tradicionales. Esto facilita la obtención de información y la toma de decisiones. El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel de documentos escritos, ahorrando también en costes y recursos para la empresa. Los datos de clientes y proveedores no estarán acumulados en carpetas y papeles, sino en soporte informático. El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo para consultar cualquier información. Gracias a Internet, el archivo informático permite la consulta de clientes y proveedores en cualquier momento y lugar. 17. Dividid la clase en grupos. Cada uno elaborará un listado de actuaciones para implantar las técnicas 3R en el archivo de la documentación que, tanto profesores como alumnos, generan en su trabajo diario. Realizad una exposición en clase con las conclusiones. Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información previamente desarrollado. 18. Elabora un esquema con los distintos tipos de datos personales según su nivel de protección, así como las medidas de seguridad a aplicar con cada uno de ellos. Documentos con datos identificativos de personas o empresas: sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado

13 Documentos con datos sobre ingresos, datos financieros, multas o antecedentes penales: adicionalmente a lo anterior, se nombra un responsable de seguridad del archivo y se desarrolla una auditoría de seguridad con periodicidad no superior a dos años. Documentos con datos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias, salud y orientación sexual: adicionalmente a los dos puntos anteriores, se establece un acceso restringido con llave al archivo por personal autorizado y controles en la reproducción y destrucción de documentos

14 Práctica final En esta práctica realizarás algunas de las actividades propias de un técnico en gestión administrativa que actúa como responsable del archivo y de la conservación y custodia de la documentación empresarial. Tendrás que organizar las medidas de archivo y conservación de documentación, tanto en formato papel como informático. Además, deberás elegir qué sistema de archivo de documentos es más adecuado para cada tipo de documento, implementando medidas de seguridad que permitan una conservación adecuada de los datos, especialmente en el caso de los documentos que contengan datos de carácter personal. Supongamos que trabajas en una empresa que vende y repara equipos informáticos. Se llama CENTRAL-PC, con domicilio en la C/ Geroneses, nº 54, en Villamartínez, CP: Hace unos días, tu jefe te pidió que acudieras a su despacho para comentarte que, desde hace tiempo, está detectando un cierto descontrol en la gestión de la documentación en la empresa, ya que en varias ocasiones había buscado unos expedientes de proveedores y le había sido imposible localizarlos. Por ello y por el buen trabajo que realizas, ha decidido nombrarte responsable de archivo y documentación de la empresa. Tus funciones se centrarán en intentar que la documentación, tanto física como informática, esté siempre ordenada y archivada correctamente. Esto permitirá que los datos contenidos en los citados documentos sean fácilmente localizables y estén, por tanto, a disposición de cualquier trabajador que los necesite. En concreto, entre las instrucciones dadas por tu jefe, tu trabajo debe conseguir que toda la documentación física del archivo esté ordenada y localizable, debes determinar el sistema de archivo de cada tipo de documento y, con el tiempo, debes ir trasladando el sistema de información empresarial a soporte informático. Por último, te indica que el asesor le ha comunicado que la empresa debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, que es algo nuevo para él. Cuando sales de su despacho, regresas a tu puesto de trabajo y le comunicas a tus compañeros lo que te ha dicho el jefe, algunos de ellos ven innecesario el trabajo que vas a desarrollar y lo consideran una pérdida de tiempo y dinero. Actividades: 1. Explica a los compañeros que no entienden tus nuevas responsabilidades por qué es tan importante la conservación de determinada información de la empresa. Las empresas producen y reciben gran cantidad de documentos al día que pueden ser vitales para su futuro, ya que de ellos se puede derivar mucha información, además de responsabilidades frente a terceros. La gestión adecuada y el análisis de los documentos puede reportar ventajas comparativas y beneficios empresariales, provocando un incremento de la productividad, del rendimiento, de la eficacia y de la competitividad de la empresa

15 2. Como responsable de archivo y documentación, diseña las reglas y los procedimientos que aseguren una adecuada gestión de la documentación. Algunas normas de archivo que se podrían desarrollar son: - En el caso de salidas de documentos, dejar algún testigo de la posición ocupada por el documento en el archivo en el momento de retirarlo. - Es necesario archivar y purgar el archivo semanalmente. - Cuando, al clasificar documentación, decidamos abrir un nuevo expediente, es necesario asegurarse de que dicho expediente no ha sido abierto con anterioridad. - Se recomienda utilizar señales visuales al clasificar la documentación, como carpetas y etiquetas de colores, separadores o adhesivos en los lomos. - En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que respondemos. - Se recomienda doblar los documentos de forma que se vea el inicio del mismo, a fin de facilitar su rápida localización. - Previamente al archivo, realizar una digitalización del documento y guardarlo en el servidor de la empresa, correctamente identificado. - Para archivar se seguirán los siguientes sistemas: el sistema alfabético en la ordenación de la correspondencia, contratos de los trabajadores y fichas de personal; el sistema numérico en presupuestos, facturas, faxes y pedidos de clientes y proveedores; por último, el sistema cronológico en actas, documentos bancarios, recibos, nóminas y seguros sociales. 3. Determina qué sistema de ordenación de documentos debe seguirse para el archivo de la siguiente documentación: a) Los recibos pagados en cada una de las cuentas bancarias de la empresa. b) Las fichas de personal. c) Las nóminas de los trabajadores. d) Los seguros sociales de los trabajadores. e) La correspondencia que diariamente se recibe en la empresa. f) Los presupuestos recibidos de proveedores. g) Las facturas emitidas a los clientes por los servicios prestados. a) Sistema cronológico. b) Sistema alfabético. c) Sistema cronológico. d) Sistema cronológico. e) Sistema alfabético. f) Sistema numérico. g) Sistema numérico

16 4. Explica las fases que debe recorrer un recibo bancario del servicio de ADSL, recibido mediante correspondencia, desde que llega a la empresa y es contabilizado hasta que es archivado y destruido tras transcurrir el tiempo legal previsto. 1. Tirar la carta y quedarnos solo con el recibo de pago del banco. 2. Contabilizar el pago en el sistema contable de la empresa. 3. Realizar una copia de seguridad, fotocopia o digitalización del mismo. 5. Se prearchivará junto a los documentos pendientes que vayan a ser archivados. 6. Se procederá al archivo definitivo del documento en la carpeta de bancos. 7. La documentación debe ser conservada un mínimo de seis años. 8. Si se necesita durante esos seis años, se debe dejar constancia de la entrada o salida del mismo. 9. La destrucción del documento debe desarrollarse si se comprueba que han pasado los seis años legales y no es necesaria su conservación. 5. A cuáles de los archivos empresariales podría ser interesante aplicar una gestión informática a través de una base de datos? Intenta enumerar los ficheros, registros y campos necesarios para construir una base de datos sencilla donde se pueda gestionar dicha información. Se podría aplicar una gestión informática a través de una base de datos a los datos de clientes y proveedores, a presupuestos emitidos, a recibos bancarios, etc. - Posibles ficheros: datos de clientes, datos de pedidos, operación bancaria, datos de proveedores, compras, ventas, etc. - Posibles campos: nombre, apellido, teléfono, dirección, , código postal, importe de la compra, importe de la venta, medio de pago utilizado, dirección de entrega, etc. - Posibles registros: cada uno de los datos incluidos en cada campo que forma cada fichero. 6. Enumera las medidas de seguridad a implantar en los ficheros informáticos y en los archivos físicos donde estén contenidos datos personales de clientes y proveedores de la empresa. En los archivos físicos, la empresa deberá tomar las siguientes medidas: Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación. Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible con llaves, cámaras, cajas de seguridad, etc. También podrá crear copias de dicha documentación y guardarlas en lugares distintos. Elaborar un plan de actuación ante accidentes. Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras 16-18

17 personas. Para documentos físicos con datos identificativos de personas o empresas (como puede ser el caso de clientes y proveedores) se suelen utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado. Exigir secreto y confidencialidad a sus propios trabajadores cuando, en el ejercicio de sus funciones, tengan acceso a información sensible. En el caso de documentos electrónicos, la empresa debe establecer medidas de protección adicionales: Deberá realizar copias de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida accidental de información. Establecerá accesos restringidos a los equipos informáticos, según niveles de usuario, mediante contraseñas individuales. También se podrán ocultar ciertos archivos a determinados usuarios. Pueden establecerse archivo de solo lectura para evitar modificaciones indeseadas. Se debe instalar en cada equipo informático un antivirus y un firewall que evite accesos externos al equipo. Para el correo electrónico se pueden establecer programas de cifrado y encriptación que eviten la intrusión y lectura por parte de usuarios externos. 7. Qué medidas debe implementar la empresa para cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos? Toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en territorio español y trabaje con datos personales está obligada a cumplir con una serie de aspectos relativos a la protección de datos: Debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que tenga o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. Para ello utilizará el sistema telemático NOTA. Debe redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, normas y procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales archivados. Este documento recogerá las medidas a desarrollar en la empresa para proteger la confidencialidad de los datos personales, aplicándose a cualquier documento que contenga información sensible. Deberá firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales. En estos contratos, las empresas o profesionales se comprometen a no utilizar dichos datos para un fin distinto al del encargo. Por ejemplo: el servicio dado por asesorías de empresas, las cuales necesitan acceder a datos personales contenidos en archivos propiedad de sus clientes. Debe informar a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa de protección de datos, especialmente en lo relativo a: Recogida de consentimientos en el tratamiento de datos

18 Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos, especialmente en lo relativo a información, consulta, acceso, cancelación, cesión y oposición

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