La convocatoria de la Junta de Propietarios

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1 La convocatoria de la Junta de Propietarios Autor: Luis Guirado Pueyo, cofundador y gerente de Multiges Consultoría. Alumno de ESINE En la mayoría de las ocasiones, el administrador ejerce las funciones de Secretario de la comunidad de propietarios y a su vez éste, por orden del Presidente, redacta y envía las convocatorias de la Junta de Propietarios. Realizar de forma correcta esta convocatoria exige del máximo rigor profesional por varios motivos. Entre ellos, destacan los siguientes: Para no lesionar los derechos de los propietarios, la notificación debe hacerse a todos y cada uno de los propietarios. Incluir en el Orden del Día todos aquellos temas sobre los que se va a adoptar algún acuerdo, pues con ello se evitarán impugnaciones. Detallar claramente los horarios y el lugar de celebración de la Junta de Propietarios, tanto en primera como en segunda convocatoria, lo que facilitará la adopción de acuerdos que no requieran la unanimidad. En muchas ocasiones se obvia el formalismo. Sin embargo, se debe ser muy escrupuloso a la hora de redactar la convocatoria, para que la Junta de Propietarios se reúna de forma válida y sin ulteriores problemas. Cuándo se tiene que convocar la Junta? El artículo 16.1 de la LPH, establece cuándo se debe hacer obligatoriamente. La Junta de Propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el Presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación. inmobiliaria 27

2 Por su parte, la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación, podrán convocar esa Junta. Realmente, esto delimita el poder del Presidente, ya que un grupo de propietarios podrá convocar la Junta, bien porque el Presidente esté ausente o bien porque se niegue a la convocatoria de la misma. Otra fórmula, menos usual, es la recogida en el punto 3 del artículo 16: (...) La Junta podrá reunirse válidamente aun sin la convocatoria del Presidente, siempre que concurran la totalidad de los propietarios y así lo decidan. La notificación de la convocatoria Hay que ser, pues, diligentes con los clientes y hay que planificar el calendario de juntas ordinarias, ya que devienen de un mandato legal. Quién puede convocar la Junta? Nuevamente, el mismo artículo 16, en su punto 2, regula este aspecto: La convocatoria de las juntas la hará el Presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión.... Así, el Presidente tiene por un lado una obligación: convocar anualmente la Junta de Propietarios y, por otro lado, la potestad de convocar esa junta cuando estime que el asunto debe someterse a la misma. Se ha venido indicando que todos y cada uno de los propietarios deben darse por enterados de la celebración de una Junta, lo que implica que deben ponerse todos los medios necesarios para ello. Acudiendo al artículo 16, en su punto 3 dice: La citación para la Junta ordinaria anual se hará, cuando menos, con seis días de antelación, y para las extraordinarias, con la que sea posible para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados. La Junta podrá reunirse válidamente aun sin la convocatoria del Presidente, siempre que concurran la totalidad de los propietarios y así lo decidan. Hay que recalcar que todos los propietarios deben ser notificados. A tal efecto, el artículo 9 letra h de la LPH sobre obligaciones de los propietarios, impone la siguiente obligación al propietario: 28 ESINE

3 Comunicar a quien ejerza las funciones de Secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad. En defecto de esta comunicación se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el piso o local perteneciente a la comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo. Continuando con el siguiente párrafo: Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del Presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales. Primera y segunda convocatoria Resulta de vital importancia resaltar en la notificación, el día y la hora de la primera y segunda convocatoria. El artículo 16.2 párrafo cuarto señala: La Junta se reunirá en segunda convocatoria en el lugar, día y hora indicados en la primera citación, pudiendo celebrarse el mismo día si hubiese transcurrido media hora desde la anterior. En su defecto, será nuevamente convocada, conforme a los requisitos establecidos en este artículo, dentro de los ocho días naturales siguientes a la Junta no celebrada, cursándose en este caso las citaciones con una antelación mínima de tres días. Es de vital importancia porque en primera convocatoria, para comenzar válidamente la reunión, es preciso que concurran la mayoría de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación, y si no se da este hecho, la reunión no puede celebrarse. Hay que recordar que, en segunda convocatoria, no es necesario que exista ese quorum y los acuerdos adoptados son válidos. A tal fin, se recomienda que las Juntas siempre comiencen en segunda convocatoria, pues facilitará la adopción de acuerdos y el recuento de votos será más simple. Propietarios deudores El artículo 15.2 que trata sobre la asistencia a las Juntas señala: Los propietarios que en el momento de iniciarse la Junta no se encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada, podrán participar en sus deliberaciones si bien no tendrán derecho de voto. El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto, cuya persona y cuota de participación en la comunidad no será computada a efectos de alcanzar las mayorías exigidas en esta Ley. inmobiliaria 29

4 Cuestión matizada en la forma de efectuarse en el artículo 16.2: (...) La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente de pago de las deudas vencidas de la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo El Orden del Día Otro de los aspectos importantes de la convocatoria es el Orden del Día. Éste debe contener de forma clara los puntos a tratar y si se van a adoptar acuerdos sobre ellos. Los acuerdos que se adopten sobre temas no incluidos expresamente en el Orden del Día no serán válidos, y a buen seguro serán impugnados. En caso de convocatoria de Junta ordinaria, hay varios puntos que estarán obligatoriamente en él, por imperativo legal: Aprobación de cuentas de los últimos 12 meses. Aprobación del presupuesto para los siguientes 12 meses. Renovación de cargos de la Junta de Gobierno. Este último, en virtud del artículo 13.7 de la LPH: Salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año. Los designados podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria. Parece lógico que los mandatos y períodos a los que se refieren cuentas y presupuestos se hagan coincidir. Queda pendiente una cuestión relevante que suele ser olvidada y que queda reflejada en el artículo 16.2: (...) Cualquier propietario podrá pedir que la Junta de propietarios estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad; a tal efecto dirigirá escrito, en el que se especifiquen claramente los asuntos que pide sean tratados, al Presidente, el cual lo incluirá en el Orden del Día de la siguiente Junta que se celebre. 30 ESINE

5 En resumen, la convocatoria debe contener, al menos, los siguientes aspectos: Fecha de la convocatoria. La fecha de celebración de la reunión y lugar de celebración. Autor de la convocatoria o, en su caso, los propietarios que la promueven. Su carácter ordinario o extraordinario e indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria, con horarios claros. Relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertencia de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en la LPH. El Orden del Día detallado de los asuntos a tratar. Turno de Ruegos y Preguntas. Formulario de otorgamiento de representación. Quién puede asistir a la Junta de propietarios? En este punto, literalmente se seguirá lo establecido en el artículo 15.1: La asistencia a la Junta de propietarios será personal o por representación legal o voluntaria, bastando para acreditar ésta un escrito firmado por el propietario. Si algún piso o local perteneciese pro indiviso a diferentes propietarios, éstos nombrarán un representante para asistir y votar en las Juntas. Si la vivienda o local se hallare en usufructo, la asistencia y el voto corresponderá al nudo propietario, quien, salvo manifestación en contrario, se entenderá representado por el usufructuario, debiendo ser expresa la delegación cuando se trate de los acuerdos a que se refiere la regla primera del artículo 17 o de obras extraordinarias o de mejora. Resultará conveniente adjuntar a la convocatoria un breve formulario de representación, en aras de facilitar a los propietarios su participación en las decisiones. Qué dicen los Tribunales de Justicia? El pasado 15 de junio de 2010, el Tribunal Supremo dictó una sentencia casacional, en la que explícitamente se dice: La convocatoria para la celebración de Juntas de propietarios exige, para la validez de los acuerdos que se adopten, que se fijen en el Orden del Día los asuntos a tratar, para que puedan llegar a conocimiento de los propietarios. Algunos literales del Fallo son: FALLAMOS (...) 2º.- La declaración como doctrina jurisprudencial de que la convocatoria para la celebración de Juntas inmobiliaria 31

6 de propietarios exige, para la validez de los acuerdos que se adopten, que se fijen en el Orden del Día los asuntos a tratar, para que puedan llegar a conocimiento de los copropietarios. 3º.- La revocación de la sentencia dictada por el Juzgado de Primera Instancia número 5 de Torrevieja, en fecha de 22 de marzo de º.- La íntegra estimación de la demanda formulada por la Procuradora de los Tribunales doña xxxxxxxxx, en nombre y representación de doña xxxxxxx, doña xxxxxxx y doña xxxxxxxxxxx y, en su consecuencia, declaramos la nulidad del acuerdo adoptado por la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS DIRECCION000, en la Junta General Extraordinaria de 28 de julio de 2001, recogido en el acta de la Junta en su apartado sexto bajo el epígrafe asuntos ruidos del garaje y acuerdos que procedan, y consecuentemente la nulidad del punto primero de la Junta General Ordinaria de 6 de agosto de 2002 en el que se votó la aprobación del acta anterior, respecto del asunto relativo a los acuerdos aprobados que constan en el apartado sexto del acta de la citada Junta General Extraordinaria de 28 de julio de 2001 y condenamos a la parte demandada a reponer los tubos de ventilación a su lugar originario. 5ª.- Condenamos a la COMUNIDAD DE PRO- PIETARIOS DIRECCION000 al abono de las costas causadas en primera instancia, sin hacer expresa imposición de las ocasionadas en el recurso de casación y en la apelación. (...) Volviendo al inicio del presente artículo, se puede comprobar que se debe ser exigente con la elaboración de la convocatoria de la Junta y con la redacción del Orden del Día, ya que así se evitarán perjuicios innecesarios a los administrados. Anteriormente, otras sentencias habían fallado en el mismo sentido. Así, la sentencia del Tribunal Supremo de 10/11/2004, se pronunciaba en los términos siguientes: La jurisprudencia de esta Sala exige que en el Orden del Día se consignen los asuntos a tratar en la Junta, para que puedan llegar a conocimiento de los interesados, porque de otra forma, siendo la asistencia meramente voluntaria, sería fácil prescindir de la voluntad de determinados propietarios. Por ello, no es admisible con carácter general la adopción de acuerdos que no estén en el Orden del Día, ni tan siquiera bajo el epígrafe de Ruegos y Preguntas, por considerarse sorpresivo para la buena fe de los propietarios (S.s. 16 diciembre 1987 y 26 junio 1995). Con el propósito de generar debate, no se puede obviar otra sentencia del propio Tribunal Supremo que, en su fallo de 18 de marzo de 2010 entiende que no resulta exigible un grado de detalle exhaustivo en el Orden del Día, de tal manera que en la Junta se pueda tratar cualquier cuestión que resulte consecuencia directa de lo expresado en aquél.... La convocatoria y la LOPD Otra cuestión importante es el informe jurídico emitido por la Agencia Española de Protección de 32 ESINE

7 Datos, acerca de la inclusión en la convocatoria de los propietarios deudores. Así, el informe 188/2008, señala expresamente: (...) En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 4.1 de la Ley Orgánica (de Protección de Datos), Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Añadiendo el apartado 2 del mencionado artículo 4 que: Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. Por ello, los datos solo podrán utilizarse por quienes accedan a los mismos con la finalidad de conocer la documentación necesaria para la asistencia a la Junta, y no para ninguna otra. En ese mismo sentido se expresan los informes 417 y 418 de 2008, relativos al desglose de los gastos de personal: (...) Cabe concluir que la Ley de Propiedad Horizontal, permite que cada copropietario o quien debidamente le represente, que asista a la Junta general ordinaria que debe celebrarse una vez al año, pueda pedir en ésta la exhibición de las nóminas del trabajador en cuestión acreditativas de los gastos de personal al servicio de la comunidad, gastos que deben obrar en las cuentas a aprobar y que también puede conocer al recibir la convocatoria con la documentación precisa para dicha Junta (Plan de gastos previsibles). inmobiliaria 33

8 Cabe reproducir respecto a este punto, lo señalado en el artículo 4 apartado 2 de la Ley Orgánica 15/1999 citado anteriormente, en el sentido de que el acceso y conocimiento de los datos salariales en cuestión, sólo pueden utilizarse por el copropietario solicitante, con la finalidad de conocer los datos necesarios para acudir y aprobar los gastos anuales en la Junta general ordinaria, y no para otros fines. Se puede comprobar que es muy conveniente abordar en una Junta de propietarios el alcance del tratamiento de los datos personales de los propietarios y su cesión de uso a la Junta de Gobierno, para cumplir sus funciones acordes con la LPH Referencia normativa En definitiva, las referencias normativas a tener en cuenta en este sentido, son: Propiedad Horizontal: Ley 8/1999, de 6 de abril, de Reforma de la Ley 49/1960, con las modificaciones introducidas por la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil. Artículo 9 - Obligaciones de los propietarios. Artículo 15 - Sobre la asistencia a las Juntas. Artículo 16 - Sobre la celebración y convocatoria de las Juntas. COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: Calle Ejemplo nº1 de MADRID. En Madrid a 20 de diciembre de 2010 Muy Sr./a nuestro/a: De conformidad con lo establecido en el artículo 16.2 de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, y siguiendo instrucciones del Presidente de la Comunidad de Propietarios de la Calle Ejemplo, 1, le convoco a la Junta General Ordinaria, que se celebrará el próximo día 29 de diciembre de 2010 a las horas,en primera convocatoria y de no concurrir el quórum necesario, a las horas en segunda convocatoria, EN EL LOCAL DE JUNTAS DE QUE DISPONE LA COMU- NIDAD EN EL MISMO EDIFICIO, en el que se tratará el siguiente: ORDEN DEL DÍA MODELO DE CONVOCATORIA 1) Examen y aprobación de las cuentas del ejercicio comprendido entre y ) Liquidación y reclamación de saldos de impagados. Acciones judiciales a tomar. 3) Examen y aprobación del presupuesto ordinario para el ejercicio a Dotación de fondo de reserva legal. 34 ESINE

9 4) Elección de nueva junta directiva. Facultades de la junta directiva referentes a la LOPD y modo de disposición de fondos de la comunidad. 5) Obras de reparación de la piscina. Aprobación de presupuesto y derrama necesaria. 6) Ruegos y preguntas. NOTA: Por la importancia de los temas a tratar, le rogamos su asistencia personal, en caso contrario le agradeceremos delegue su representación en tercera persona. Esperando poderle/a saludar personalmente, atentamente. Por la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS EL SECRETARIO. PROPIETARIOS QUE NO SE ENCUENTRAN AL CORRIENTE EN EL PAGO DE LAS DEUDAS VENCIDAS CON LA COMUNIDAD A 3O DE NOVIEMBRE DE 2010 A los efectos que se disponen en los arts y 16.2 de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, a la fecha de esta convocatoria no se encuentran al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad los Propietarios que se relacionan en las cuentas anexas y que forman parte de esta convocatoria. De no haber acreditado suficientemente estos Propietarios, al inicio de esta Junta, el abono de las cantidades indicadas, la impugnación de las mismas, o procedido a la consignación Judicial o Notarial de la suma adeudada, se advierte que podrán participar en las deliberaciones si bien no tendrán derecho a voto, según establece el art de la vigente Ley de Propiedad Horizontal. Don/ña., Propietario del Piso de la Comunidad de Propietarios sita en Calle Ejemplo, 1, delego mi representación en Don/ña. para que en mi nombre asista a la Junta General Ordinaria de Comunidad, que se celebrará el día 29 de diciembre de 2010, a las horas. Madrid a de de 2010 inmobiliaria 35

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