Este material constituye un aporte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social MTEySS a la capacitación del responsable directo de la

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2 Este material constituye un aporte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social MTEySS a la capacitación del responsable directo de la implementación de las acciones de formación continua. Los contenidos de esta publicación fueron desarrollados por los autores, con la asistencia técnica de los consultores de la Dirección de Fortalecimiento Institucional DFI, en el marco de la creación del Sistema Nacional de Certificación de Competencias y Formación Continua.

3 Dr. Juan Manuel Urtubey Gobernador de la Provincia de Salta Dr. Ernesto Samson Secretario General de la Gobernación CPN Carlos Parodi Ministro de Economía, Infraestructura y Servicios Públicos. Dr. Roberto Robino Director Escuela de Administración Pública Diseño y Colaboración: Equipo Técnico de la Coordinación del y docentes en general. Año: INFORMES Juramento Salta - Capital - Tel

4 PRESENTACIÓN Bienvenidos al curso de Informática Aplicada; propuesta que el Gobierno de la Provincia de Salta ofrece a la comunidad en general en forma gratuita, para la capacitación y formación de Jóvenes y Adultos en el uso de herramientas informáticas. Hoy resulta indispensable el uso de las aplicaciones informáticas en el ámbito ocupacional y de inserción laboral, ya que el desarrollo tecnológico ha realizado profundos cambios en la Sociedad de la Información. Una preocupación del Gobierno Provincial por la cual dispone la creación del que tiene como objetivo principal acercar la capacitación tecnológica a todo el territorio provincial; a través de Centros Tecnológicos Comunitarios. El presente Plan permitirá a los Jóvenes y Adultos mayores de toda la provincia, participar desde distintos Centros Tecnológicos conformados con las diversas instituciones Gubernamentales y No-gubernamentales de nuestra sociedad donde desarrollarán competencias necesarias para una optima utilización de las herramientas informáticas, brindando así la posibilidad de que cada uno pueda administrar sus tiempos de estudio, acceder a información que se encuentra en la red, y hacer uso efectivo de las potencialidades que ofrece. Durante el desarrollo del curso, contarán con el acompañamiento permanente de los capacitadores, que les ofrecerán los medios de comunicación necesarios para realizar consultas y efectuar el seguimiento de las actividades propuestas. Esperamos que la experiencia que adquieran en este curso sea muy útil. Les pedimos también sus comentarios y sugerencias, lo que nos permitirá mejorar la calidad de nuestra propuesta. Suerte! Dr. Roberto Robino Director

5 Modulo I Microsoft Office Outlook 2010

6 Microsoft Office Outlook 2010 Modulo I Microsoft Office Outlook 2010 Clase 1 Temas: Microsoft Office Outlook Configuración de una cuenta de Hotmail. Microsoft Outlook Microsoft Office Outlook es una aplicación de gestión de correo electrónico, calendario y agenda personal que permite comunicarnos con miles de personas alrededor del mundo. Para acceder a Outlook hay que hacer clic en el botón inicio, se selecciona Todos los programas, Microsoft Office y por ultimo Microsoft Office Outlook El entorno de trabajo de Outlook se presenta se la siguiente manera: Configuración de una cuenta de Hotmail. Se pueden configurar varias cuentas de correo en Outlook. Se mostrara como se puede configurar una cuenta de correo de Hotmail. Para configurar una cuenta de Hotmail es necesario buscar en internet un pequeño programa llamado Microsoft Outlook Conector. Este programa configura la cuenta en forma automática y solo nos solicita que coloquemos el nombre de usuario, contraseña y el nombre para mostrar. Una vez hecho esto, Outlook estará listo para permitirnos leer nuestro correo, mandar correos electrónicos, crear una agenda de contactos, etc. Para empezar hay que ingresar a nuestra cuenta de correo electrónico. Una vez en ella hay que hacer un clic en donde dice Windows LIve y luego seleccionar Descárgatelo ahora. Una vez que se cargue la pagina seleccionamos la opción Descargar y luego hay que hacer un clic en ejecutar. 6

7 Microsoft Office Outlook 2010 Hay que asegurarse de que este tildada la opción que dice Microsoft Outlook Conector. Las demás opciones nos permiten instalar otras aplicaciones pero estas quedan a consideración del usuario. Cuando finalice la descarga, el instalador se iniciara en forma automática. Por último se nos pedirá en forma automática que ingresemos nuestro nombre de usuario, contraseña y un nombre para que aparezca en la bandeja de entrada. Si esto no ocurre al abrir Outlook, hay que ir a la opción Outlook conector en el programa Outlook y seleccionar la opción Agregar cuenta nueva.... Una vez terminado esto, Outlook sincroniza los mensajes en tu cuenta de Hotmail y los que se encuentran almacenados en la PC. Una de las ventajas de este programa es se puede escribir correo electrónico sin estar conectado a internet y estos se envían una vez que se establezca la conexión. Sin estar conectado se puede también leer los correos electrónicos ya descargados en la computadora. Para ver un correo electrónico hacemos clic sobre el correo en el cuerpo principal para ver su contenido en el panel de lectura o doble clic para que nos muestre el contenido en pantalla completa. Para escribir un correo electrónico hay que hacer clic en la opción Nuevo de la barra de herramientas. Actividad N 1 Actividades Clase N 1 Consigna: Configurar tu propia cuenta de Hotmail en Outlook. Actividad N 2 Consigna: Enviar un correo electrónico a alguno de tus compañeros y responder los correos que te enviaron utilizando Outlook. Actividad N 3 Consigna: Escribir correo electrónico estando desconectado de internet. Mencione si esto puede llegar a tener alguna ventaja. 7

8 Temas: Contactos, Agendas y Tareas. Microsoft Office Outlook 2010 Clase 2 clic en la opción Nuevo en pestaña Inicio de la cinta de opciones y me muestra una pantalla como la siguiente en donde hay que ingresar los datos del contacto, incluido el correo electrónico. No es necesario rellenar todos los campos. Una vez terminada de agregar la información hay que hacer clic en el botón Guardar y Cerrar. Los contactos son personas físicas o conceptuales tales como un amigo o una facultad. La lista de contactos almacena los datos que nos interesa de ellos como su dirección de correo electrónico o teléfono. Para agregar un contacto, Outlook nos solicita que creemos un grupo. Una lista de contactos se divide en grupos para una mejor organización. Los grupos pueden ser familia, amigos, compañeros de trabajo, alumnos, etc. Para ingresar un nuevo contacto tengo que ir al panel de comandos inmediatos y hacer clic en la opción contactos. Las Tareas y el Calendario están bastante relacionados. Una tarea es un recordatorio de alguna actividad tal como enviar un correo electrónico, llamar a un amigo, entregar un informe, etc. Outlook me permite cargar una tarea y configurar un recordatorio para ella. El Calendario de Outlook es una agenda que me permite escribir cualquier evento como por ejemplo una fecha de cumpleaños, un aniversario, una cita con el doctor, etc. Es decir que me permite una buena organización de nuestro tiempo. Para acceder a las tareas, agenda u el calendario, tengo que ir al panel de comandos rápidos y seleccionar Calendario, Contactos o Tarea. Luego hago clic sobre nuevo grupo en caso de querer crearlo o sobre el nombre del grupo. Una vez realizado esto hago Actividades Clase N 2 Actividad N 1 Consigna: Agregar como contactos a todos tus compañeros del curso en dos grupos. Uno de varones y otro de mujeres. Ingresar las tareas de enviar un correo electrónico a tu capacitador y a tus compañeras mujeres si eres mujer o varones si eres varón. Llenar el calendario con el horario de clases de informática aplicada del mes. 8

9 Modulo II Microsoft Office OneNote 2010

10 Microsoft Office OneNote 2010 Modulo II Microsoft Office OneNote 2010 Clase 1 Temas: Microsoft OneNote Concepto. Explorar entorno de trabajo de OneNote. Herramientas. Microsoft OneNote. Concepto. Office OneNote 2010 es un bloc de notas digital que ofrece un lugar para recopilar diversos tipos de información, una funcionalidad para realizar búsquedas con rapidez, y documentos fáciles de utilizar y compartir para administrar la sobrecarga de información y cooperar con eficacia. Lo primero que OneNote de preguntara al abrirlo por primera vez si desea abrir los blocs de notas en la web. Ventana de OneNote y sus componentes. No podrá encontrar el botón Guardar en la pestaña Inicio de la cinta de opciones porque OneNote guarda automática mente la información. Puede tomarse unos minutos para explorar más OneNote y sus principales características: Recopile recortes de pantalla de productos: Recorte mapas, diagramas, fotografías de automóviles, pronósticos del tiempo, vestidos de novia, etc. Envíe por correo electrónico notas de reuniones, instrucciones, estados, elementos de trabajo, etc. Los destinatarios no necesitan OneNote. Etiquete y encuentre elementos importantes. Deberes, ideas, facturables, solicitudes de clientes, tareas pendientes, etc. Puede personalizar sus propias etiquetas. Recopile artículos de la Web. Noticias, referencias, citas, etc. OneNote conserva el vínculo original. 10

11 Mantenga los documentos del proyecto junto con sus notas. Anote las copias impresas de las diapositivas de una charla. Imprima presentaciones, documentos u otro texto en OneNote para agregar comentarios o anotaciones. Mantenga los correos electrónicos más importantes del proyecto junto con sus notas. Envíe correos electrónicos a OneNote. Vincule tareas y notas de reuniones con Outlook. Proteja la información confidencial. Información de cuentas bancarias, contraseñas para sitios web, un diario personal, etc. La pestaña Dibujar brinda un gran numero de opciones para el ingreso de información. Esta pestaña esta dividida en herramientas, insertar formas, editar y convertir. Microsoft Office OneNote 2010 Tome notas rápidas. Se incluirán en la sección Notas sin archivar. Intercambie ideas sin distracciones. Escriba a mano notas de una reunión o clase en su Tablet PC. Incluso puede hacer búsquedas en el texto manuscrito o convertirlo en texto. Para crear tablas, basta con escribir texto y presionar TAB. Escriba un espacio después de "=" en las expresiones. Por ejemplo: 321*45+876=. Pruebe las plantillas de páginas en el menú desplegable Nueva página. Cree sus propias plantillas para reuniones o proyectos. Grabe audio en una reunión, sincronícelo con sus notas o arrastre audio o vídeos a sus páginas. Se puede ingresar información a mano alzada. Para esta modalidad se puede utilizar un dispositivo de entrada con lápiz óptico. En la actualidad existen equipos informáticos portátiles con pantalla multi táctil que permiten girar la pantalla y utilizar el equipo como una libreta. Las últimas PCs de escritorio también tienen esta característica por lo que se podría escribir sobre la pantalla como si se tratara de un cuaderno. Otra herramienta es que se puede utilizar el resaltador para resaltar aquellas partes que queremos recalcar. 11

12 Microsoft Office OneNote 2010 rodear el o los objetos que se desean seleccionar y el borrador permite el borrado de trazos completos o solo parte de ellos. Entre las herramientas de dibujo se encuentran las de borrado y selección que permiten agilizar los procesos de edición y selección de gráficos y dibujos. La herramienta mano panorámica permite desplazar la pantalla con el mouse, la del lazo permite Actividades Clase N 1 Actividad N 1 Defina que es, o para que sirve una nota, coloque como mínimo 5 motivos para su uso, y 5 momentos en que las utilizaría. Actividad N 2 a) Escriba a Mano Alzada sus datos Personales: Nombre Completo, Domicilio, Teléfono. b) Escriba a Modo de Escritura los Datos del curso: Nombre, Localidad, Fecha, Docente. c) Utilizando solamente el Sector de Pluma, línea, flechas y formas; Escriba su nombre completo. d) Seleccione la Herramienta Lazo, seleccione la Fecha escrita a Modo de Escritura y Suprima. Qué Paso? Qué otra forma puedo borrar parcialmente? Actividad N 3 Cuáles serían los pasos para realizar una ensalada de Frutas?... Piense y luego planifique todos los momentos. 12

13 Microsoft Office OneNote 2010 Clase 2 Temas: Página: Organización de Notas. Mover texto. Agregar Espacio. Crear Nueva Página y Ordenar. Guardar. Organización de Notas. Para crear un nuevo bloc de notas, hay que ir a la pestaña archivo y seleccionar la opción nuevo, tal como lo ilustra la imagen anterior. Seguidamente hay que ponerle un nombre y cliquear la opción Crear bloc de notas. Una vez creado el bloc de notas, se pueden acceder a las opciones del mismo desde la barra de navegación. Desde allí se puede acceder a las propiedades que permiten cambiarle el nombre o el color. También se puede crear nuevas secciones o grupo de secciones. Hay que recordar que muchas de las opciones aparecen haciendo clic con el botón derecho sobre el icono. 13

14 Microsoft Office OneNote 2010 Si sus actividades giran en torno a un proyecto, un tema o una cuadros de opciones. Su uso facilita la navegación y la búsqueda clase, cree una sección para cada uno de estos temas en el bloc de de la información que se requiera. notas. Las secciones son semejantes a las pestañas en los en los Utilizar la sección notas sin archivar cuando dude. Cuando no tenga tiempo de pensar en dónde colocar sus notas, haga clic en la tecla de Windows + N e inmediatamente se iniciará OneNote y se creará una nueva página en la sección Notas sin archivar. No pasa nada si se agranda la sección. Después puede arrastrar las páginas a las demás secciones o simplemente utilizar Búsqueda para buscarlas en esta sección. Cambie el modo de organizar las notas con el paso del tiempo. Cuando utilice OneNote para crear más anotaciones, tal vez le convenga organizar las notas de una manera diferente: Si se descubre a sí mismo creando un gran número de páginas para un tema, pruebe arrastrarlas a una nueva sección. Si se descubre a sí mismo creando muchas secciones en un bloc de notas, considere la posibilidad de incluir algunas de ellas en un bloc de notas distinto. Simplifique el desplazamiento por las notas creando varios blocs de notas de nivel superior, en lugar de incluirlo todo en un solo bloc de notas. Cuando necesite organizar sus notas, puede que considere conveniente expandir la barra de exploración. Recuerde que desde allí se pueden acceder a muchas de las opciones principales del bloc de notas. Puede hacer un clic con el botón secundario del mouse sobre una sección o un bloc de notas para que aparezca un sub menú con todas las opciones. El panel de navegación aparece oculto por defecto, por lo que tiene que expandirlo para poder visualizarlo. En la parte de abajo del panel de navegación se puede ver el icono de las notas sin archivar. 14

15 Mover texto en una página. Siga uno de estos procedimientos: Para Mover Dentro de la misma página: Desplace el puntero sobre el texto. Cuando aparezca el contenedor de notas, haga clic en el borde superior del contenedor de notas, y a continuación, arrástrelo a una nueva ubicación en la página. Para Copiar o mover el texto desde una página a otra: Haga clic con el botón secundario del mouse en la parte superior del contenedor de notas, haga clic en las opciones Copiar o Cortar del menú Microsoft Office OneNote 2010 contextual y, a continuación, pegue las notas en la página que desee. Agregar espacio a una página. Haga clic en Insertar espacio adicional de escritura en la pestaña Dibujar. En la página, haga clic donde desee insertar más espacios y, arrastre el puntero en la dirección indicada por la flecha para agregar el espacio que desee. Arrastre en los bordes de la página o entre líneas de texto. Crear una nueva página. Haga clic en el botón Nueva Página que se encuentra encima de las fichas de página par crear rápidamente una nueva página. Haga clic en la flecha que se encuentra junto al botón Nueva Página y elija una Nueva Página o Nueva Subpágina en un grupo de páginas. En el Cuadro Título de la parte superior de la página, escriba el título para dicha página. El Título que escribe aparece en la ficha de página en el margen de la ventana OneNote. 15

16 Microsoft Office OneNote 2010 Cambiar el orden de las páginas. Para mover una página dentro de una sección, haga clic y arrastre la ficha de página ligeramente hacia la derecha hasta que aparezca una flecha pequeña y, arrastre la ficha de página hacia arriba o hacia abajo para colocarla en una nueva ubicación de la sección actual. Al terminar podrá visualizar el nuevo orden de las páginas. Guardar notas. OneNote guarda el trabajo de forma automática y continúa mientras toma notas, siempre que cambie a otra página o sección, y al cerrar las secciones y blocs de Notas. No es necesario guardar las notas manualmente, incluso una vez terminadas. Sugerencia: Para guardar una copia de una sección de sus notas en una ubicación distinta, puede utilizar el comando Guardar como del Menú Archivo. OneNote guardara automáticamente cualquier cambio realzado en esta sección de notas en la nueva ubicación. Crear o personalizar plantillas de página. En OneNote, puede utilizar plantillas para aplicar una disposición y un diseño de página uniformes para las páginas del bloc de notas. Las plantillas de página pueden mejorar el aspecto de las notas mediante el uso coherente del color, imágenes de fondo y formato de texto. Aplicar una plantilla de página. OneNote proporciona varias plantillas de página que le ayudan a iniciar la tarea; desde fondos decorativos a páginas de notas funcionales como programaciones y listas de tareas pendientes. Estas plantillas no están cargadas en forma predeterminada y hay que ingresar al sitio de Microsoft Office. Haga lo siguiente: En la opción Nueva Página, elija Plantillas de Página y, a continuación, haga clic en Plantillas de Ofiice.com. Crear una nueva plantilla. Además de las plantillas que proporciona OneNote en la página office.com, puede dar formato a una página en el bloc de notas de la forma que desee y guardarla como nueva plantilla. Agregue el contenido que desea que aparezca al crear nuevas páginas basadas en la plantilla personalizada. Por ejemplo, si está creando una plantilla para notas de reuniones, puede agregar una sección de agenda y encabezados para la fecha y la hora de la reunión. En la parte inferior del panel de tareas Configurar página, haga clic en Guardar la página actual como plantilla. En el cuadro de diálogo Guardar como plantilla, escriba un nombre en el cuadro Nombre de la plantilla. Para aplicar esta plantilla a cada página nueva que agregue a la sección actual en el bloc de notas, active la casilla de verificación Establece una plantilla determinada para páginas nuevas en la sección actual. Haga clic en Guardar. Las plantillas de página de OneNote mejoran la apariencia de sus páginas y le ayudan a no tener que volver a escribir la información común a todas las páginas. Puede utilizar cualquiera de los diseños incluidos en office.com o puede crear el suyo propio. Intente utilizar las plantillas cuando las notas tengan reiteradamente la misma estructura y encabezado, como en las notas de reunión, notas de clase, registros de trabajo o diarios, notas de llamadas telefónicas, planes de viajes, recetas, etc. 16

17 Microsoft Office OneNote 2010 Actividades Clase N 2 Actividad N 1 a) Creo un bloc de notas con el nombre Ensaladas. b) Organice las páginas y subpáginas según su Proyecto para realizar una ensalada de frutas (tenga en cuenta todos los momentos, pasos y procedimientos). Actividad N 2 Piense y planifique un proyecto personal (planificar un cumpleaños, planificar un viaje de fin de semana al dique, planificar que hará en vacaciones,..., etc.) 17

18 Microsoft Office OneNote 2010 Clase 3 Temas: Formato. Viñetas. Tablas. Imágenes. Adjuntar Documento. Hipervínculo, Copiar y pegar. Plantilla. Audio-Video. Insertar fecha y hora. Dependiendo de cómo utilice OneNote, a utilizar la fecha y la hora actuales de su equipo en las notas para marcar o realizar el seguimiento de los eventos cronológicos. Siga uno de estos procedimientos: a) Coloque el puntero donde desee agregar una marca de fecha y hora. b) En el Menú Insertar, haga clic en Fecha y Hora o ALT+MAYÚS+F. c) Para insertar: Sólo la Fecha ALT+MAYÚS+D. Sólo la Hora ALT+MÁYUS+T. Sugerencia: OneNote agrega automáticamente una marca de fecha y hora bajo el título de la página siempre que se crea una nueva página. Para cambiar la marca de fecha y hora de una página, haga clic en la fecha u hora y en el icono de calendario o de reloj que aparece. OneNote utilizará la nueva marca de fecha y hora cuando busque notas en la página. Crear una lista con viñetas o numeradas. Crear una lista con Viñetas. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Viñetas. a) Escriba el texto que desee para el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR. Automáticamente, se crea una nueva viñeta para el siguiente elemento de la lista. b) Para finalizar la lista con viñetas y continuar escribiendo un párrafo Normal, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la última viñeta de la lista. Sugerencia: Para iniciar automáticamente una lista con viñetas, escriba * (asterisco) y, a ESPACIADORA o TAB. continuación, presione BARRA lista numerada y continuar escribiendo un párrafo normal, presione ENTRAR dos veces o RETROCESO para eliminar el último número de la lista. Sugerencia: Para iniciar automáticamente una lista numerada. Escriba 1. Y, a continuación, presione BARRA ESPACIADORA o TAB. Crear una tabla. a) Haga clic en la ubicación en la que desea insertar una tabla. b) En la pestaña Insertar, haga clic en Tabla. En el cuadro de diálogo Tabla, introduzca el número de columnas y filas que desee. Sugerencia: Puede crear una tabla más rápidamente dibujándola. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Insertar tabla y arrastre el puntero hacia abajo y hacia la derecha para especificar el número de filas y columnas que desea. También puede utilizar la tecla TAB para crear una tabla y agregar nuevas columnas a una tabla, y puede utilizar la tecla ENTRAR para agregar nuevas filas a una tabla. Crear una lista numerada. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Numeración. Escriba el texto que desee para el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR. Automáticamente, se crea una nueva viñeta para el siguiente elemento de la lista. Para finalizar la Características Beneficios Situaciones Creando tablas con el teclado Puede capturar rápida y fácilmente información en forma de tabla Reuniones, presentación y lluvias de ideas 18

19 Microsoft Office OneNote 2010 Inténtelo ahora. a) Ponga el cursor al final de la palabra Producto. Persona Jesús María b) Presione la tecla TAB y a continuación escriba "Cantidad". c) Presione la tecla TAB y a continuación escriba "Precio". d) Presione ENTRAR. e) Presione la tecla TAB para saltar de una celda a otra y escriba algo en las celdas. f) Presione ENTRAR al final de la fila. g) Intente presionar la tecla TAB después de "Jesús" y de "María". Métodos abreviados útiles: Dinero que les debo ALT + ENTRAR - inserta otra línea dentro de una celda (no lo hace en la última celda de una tabla). CTRL + ENTRAR inserta una fila en debajo. CTRL + ALT + E, R - inserta una columna a la izquierda, derecha. Experimente también con SUPR, RETROCESO, INICIO, FIN y ENTRAR en varios puntos de la tabla. Insertar una imagen. Puede insertar fotografías, gráficos e imágenes prediseñadas en las notas. Para insertar una imagen de un archivo de su equipo, siga este procedimiento: 1. En la pestaña Insertar, haga clic en Imagen. 2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, vaya a la ubicación en la que se encuentra el archivo, haga clic para seleccionarlo y, a continuación, en Insertar. Para insertar una imagen una imagen desde la Web, puede hacer lo siguiente: 1. En el menú Insertar, elija Imágenes y haga clic en Desde archivo. 2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el cuadro Nombre de archivo, escriba o pegue la dirección URL completa del archivo de imagen (por ej., y haga clic en Insertar. Nota: Puede realizar anotaciones en las imágenes que ha insertado en sus notas escribiendo texto encima de las mismas. Por tanto, a diferencia de la mayoría de los demás programas de Microsoft Office, haciendo clic en una imagen insertada en OneNote no se selecciona la imagen. En su lugar, coloca un punto de inserción para escribir texto. Si desea seleccionar una imagen que ha insertado, mueva el puntero encima de la misma. Aparece un borde azul discontinuo alrededor de la imagen y un controlador en forma de cruz azul, junto a la imagen. Haga clic en el borde o en el controlador para seleccionar una imagen. Una vez que esté seleccionada, haga clic en la misma y arrástrela hasta una nueva ubicación de la página. 19

20 También puede recopilar recortes de pantalla. Obtenga capturas de pantalla de lo que ve en el Web o en los programas con los que trabaja. Los recortes de pantalla son especialmente útiles para la buscar en el Web, planear viajes, realizar compras en línea y comparar productos. Microsoft Office OneNote 2010 Inténtelo ahora. Inserte un recorte de pantalla del Web: 1. Presione la tecla de Windows + S desde cualquier programa o explorador. 2. Seleccione un área de la pantalla. Se abrirá una ventana de OneNote independiente con la sección Notas sin archivar en la que se ha insertado el recorte de pantalla. Cuando quiera insertar un recorte de pantalla en la página actual en lugar de en la sección Notas sin archivar, cambie a la ventana de OneNote, sitúe el cursor en el lugar en el que desee colocar el recorte y haga clic en Insertar > Recorte de pantalla o en el botón Recortar de la pestaña Insertar: Puede personalizar las opciones de recortes de pantalla haciendo clic con el botón secundario del mouse en el icono de OneNote en la barra de tareas de Windows. 20

21 Microsoft Office OneNote 2010 Insertar archivos como copias impresas. Inserte copias impresas a todo color con capacidad de Inserte una copia impresa de las diapositivas de la clase y agregue más notas sobre el curso mientras lee el libro de texto. búsqueda de cualquier tipo de archivo que su equipo sea capaz de Dos modos de insertar una copia impresa: imprimir. A continuación, puede escribir con el teclado, dibujar o escribir a mano en la parte superior de la imagen impresa en OneNote. Por ejemplo: Haga clic la pestaña Insertar y luego en Copia impresa de archivo. Inserte una copia impresa de un informe y escriba sus comentarios en la parte superior. Rodee con un círculo las áreas de interés mediante las herramientas de dibujo. Utilice el comando CtrI + P para imprimir en otro programa y seleccione "Enviar a OneNote 2010" como impresora. Adjuntar archivos a las notas. Puede almacenar documentos y otros archivos directamente en una página de OneNote. Esto resulta muy útil si desea guardar archivos y notas de proyectos en un único lugar. Simplemente arrastre y coloque cualquier archivo desde el Explorador de Windows a una página de OneNote o insértelo desde la pestaña Insertar y haciendo clic en la opción Adjuntar archivo. Puede abrir y editar el archivo adjunto haciendo doble clic en el icono de archivo. 21

22 Microsoft Office OneNote 2010 Agregar o modificar un hipervínculo. OneNote crea automáticamente un hipervínculo siempre que escriba o pegue una dirección URL de Internet o World Wide Web en las notas. Agregar un hipervínculo. Siga uno de estos procedimientos: En las notas, escriba o pegue la dirección de Internet a la que deba hacer referencia el hipervínculo. Por ejemplo, para agregar un hipervínculo al sitio Web de Microsoft, escriba En la pestaña Insertar, haga clic en Vinculo, y en el cuadro de diálogo vínculo, especifique la dirección de Internet a la que debería señalar el hipervínculo y, a continuación, especifique el texto para mostrar donde aparece el hipervínculo en sus notas. Sugerencia: Para crear hipervínculos en otras ubicaciones del bloc de notas para que pueda desplazarse más rápidamente, haga clic en la sección del bloc de notas que contiene la página a la que desea vincularse, haga clic con el botón secundario del mouse en su ficha de página en el margen, haga clic en Copiar hipervínculo en este párrafo y pegue el hipervínculo en el punto que desea que aparezca. Modificar un hipervínculo Haga clic con el botón secundario en el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Editar Vinculo en el menú contextual. Además de crear hipervínculos normales que apunten al Web (Insertar Vinculo), puede crear hipervínculos a cualquier parte de sus notas (un bloc de notas, una sección, una página e incluso un párrafo específico). Utilice estos hipervínculos de OneNote para crear:. Una tabla de contenido en una página con vínculos a otras páginas en la sección o con vínculos a otras partes de la misma página Lista de favoritos - una lista de vínculos a páginas y secciones que necesita visitar con frecuencia. Una definición o vínculo de referencia desde un término, nombre o tema a una página para obtener más información en otro lugar de sus notas. Para crear un hipervínculo a una ficha o pagina, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha o nota que desea vínculo a la página. vincular y este siga procedi miento: aga clic en Copiar Haga clic en Pegar para colocar el vínculo en el lugar en el que desea que aparezca. Puede incluso pegar el vínculo fuera de OneNote. Por ejemplo, puede enviar el vínculo a otras personas en un mensaje de correo electrónico, de forma que cuando hagan clic en él tengan acceso a sus notas (si las notas están en un bloc de notas compartido). Resultado: Inténtelo ahora. Cree un vínculo en esta página a la página "Herramientas de dibujo". Nota: Utilice la flecha Atrás para volver a esta página después de copiar el vínculo. Agregar etiquetas de nota a notas importantes. OneNote ofrece varias etiquetas de nota predefinidas como, por ejemplo, Importante o Tareas pendientes, que puede asociar con las notas. También puede crear sus propias etiquetas de nota personalizadas y buscar elementos etiquetados. Se puede acceder a estas opciones desde la pestaña Inicio y en la barra Etiquetas. H 22

23 Microsoft Office OneNote 2010 Agregar una etiqueta de nota. Coloque el puntero en el párrafo que desee etiquetar. En la estaña Inicio, haga clic en la flecha junto al botón Etiquetas y, a continuación, en la etiqueta de nota que desee. Por ejemplo, para adjuntar una casilla de verificación a algún elemento para el que desea realizar un seguimiento, haga clic en Tareas pendientes Después de agregar etiquetas a sus notas, puede buscar entre ellas los elementos etiquetados, así como agruparlos en función de su nombre de etiqueta. Buscar notas etiquetadas. En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto al botón Etiquetas y, a continuación, en Buscar etiquetas. En el panel Resumen de etiquetas de nota, restrinja el ámbito de Buscar, si es necesario, y haga clic en Actualizar resultados. Nota: Puede utilizar la etiqueta de nota Tareas pendientes como casilla de verificación para indicar si ha realizado el seguimiento de un elemento de acción. Active o desactive la casilla en el panel de tareas Resumen de etiquetas de nota o en la página que contiene la etiqueta de nota. Etiquetar notas importantes. Utilice etiquetas para buscar elementos importantes escondidos en sus notas. Para ver las etiquetas de todos los blocs de notas, haga clic en Buscar etiquetas. Etiquete decisiones tomadas en un reunión, ideas, definiciones, puntos clave, horas facturables, preguntas, nombres de personas, libros para leer, etc. Si no dispone de Outlook para administrar las tareas, puede utilizar las etiquetas de casilla de verificación para realizar un seguimiento de las tareas. Inténtelo ahora. Coloque el cursor en la línea siguiente: Decisión importante de una reunión. Seleccione alguna de las opciones de etiqueta en Etiquetas de la pestaña Inicio. En el mismo lugar haga clic en Buscar etiquetas. Vera la anotación etiquetada a demás de todas las demás etiquetas de los demás bloc de notas. Haga clic en cualquiera de las etiquetas para desplazarse por las notas. Sugerencia: si desea limitar el resumen de las etiquetas a parte de sus notas o ver únicamente las notas que haya etiquetado recientemente, elija una configuración de búsqueda diferente en la parte inferior del panel Resumen de etiquetas. Grabación de audio y vídeo. Para capturar los detalles de una reunión, clase, entrevista o conversación telefónica importante, puede crear clips de audio y vídeo y almacenarlos como parte de sus notas. Las notas de audio le permiten concentrarse más en una conversación que en la toma de notas. Las notas de vídeo son excelentes para crear presentaciones durante reuniones empresariales y conferencias. Para grabar clips de audio necesita un micrófono. La mayoría de los portátiles y Tablet PC tienen uno integrado. Para grabar clips de vídeo necesita un dispositivo de vídeo, como una cámara Web. Para empezar a grabar, haga clic en el botón Grabar audio en la pestaña insertar. Mientras graba, aparecerá la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. La grabación está asociada a las notas que tome. Un pequeño icono de audio o vídeo aparecerá junto a las notas asociadas a una grabación. Puede hacer clic en él para saltar al fragmento correspondiente de la grabación. Nota: como en cualquier tipo de grabación, debe pedir siempre permiso antes de grabar las conversaciones. 23

24 Búsqueda de audio. Con la característica Búsqueda de audio habilitada, puede buscar palabras en las grabaciones de audio y vídeo como lo haría en texto escrito en las notas. Por ejemplo: Grabe conversaciones telefónicas con los clientes y busque más adelante palabras clave de temas que haya tratado Grabe una entrevista y, a continuación, busque citas específicas Microsoft Office OneNote 2010 Grabe recordatorios de voz en un Windows Mobile Smartphone o Pocket PC. Una vez sincronizados con OneNote, puede realizar búsquedas en los recordatorios. Importante: las grabaciones deben realizarse con un micrófono o un teléfono de buena calidad situado cerca de la boca del orador. La tecnología de reconocimiento de audio no es precisa y es muy sensible a la calidad de la grabación, al ruido ambiental y a la distancia. Puede habilitar la característica Búsqueda automática en la pestaña Archivo, luego haciendo clic en Opciones y en el cuadro de opciones nuevamente clic en Audio y vídeo. El proceso de reconocimiento de audio e indización sólo se lleva a cabo cuando el equipo permanece inactivo y OneNote está en ejecución. Tardará al menos el doble que una grabación, por lo que tendrá que dejar OneNote indizándose durante un tiempo antes de comenzar la búsqueda. Cuando la Búsqueda de audio está habilitada, utilice el cuadro de búsqueda habitual (encima de las fichas de páginas) para escribir el término de búsqueda y, a continuación, haga clic en Ver lista para ver los resultados de audio en la parte inferior del panel de resultados. 24

25 Por qué sigo obteniendo malos resultados (no ningún resultadoen absoluto)? Es posible que esté buscando un sonido que aparezca en muchas palabras. Por ejemplo, si busca "Asia", es posible que obtenga "afasia", "eutanasia", "idiosincrasia", etc. A continuación se enumeran algunas soluciones que le pueden ayudar: Palabras más largas: Intente recordar una de las palabras más largas que se mencionan en la grabación. Obtendrá mejores resultados con palabras de tres o más sílabas. Ejemplo: imaginación; Microsoft. Más palabras: Si sólo puede pensar en palabras cortas, intente recordar una frase exacta que se haya mencionado. Ejemplo: Frank escribió; Microsoft Office OneNote 2010 Deletree el sonido de palabras poco habituales Si está buscando un acrónimo o una palabra que se deletree de una manera poco habitual, deletree cómo se pronuncia. Ejemplos: eme ese ene (para MSN); equis box (para XBox); código de área cuatro dos cinco (para el código 425). No olvide que puede buscar texto dentro de la imagen impresa del archivo del mismo modo que con las notas normales. Inténtelo ahora. Intente buscar la palabra "Lunes" en la copia impresa siguiente. Presione CTRL + B para pasar al cuadro de búsqueda situado en la esquina superior derecha de la ventana del programa de OneNote. Actividades Clase N 3 Actividad N 1 Utilizar como mínimo 6 herramientas, vistas en la teoría y completar el proyecto iniciado en Consigna 2 de la clase 2. Actividad N 2 Realiza un hipervínculo con dos de los temas que tengas en tu proyecto. Realiza una pequeña grabación. 25

26 Microsoft Office OneNote 2010 Clase 4 Temas: Organizar Notas. Crear, Agrupar, Desagrupar, Mover con Página, Subpágina. Secciones. Crear, Abrir, Mover. Búsqueda de Notas. Organizar notas. OneNote permite organizar información en blocs de notas que contienen páginas y secciones. Se pueden agregar páginas, secciones y blocs de notas adicionales cuando y donde se necesite y con la misma facilidad, se pueden cambiar de nombre, mover o eliminar. Un bloc de notas de OneNote normal está compuesto de una o más secciones de bloc de notas. Dentro de cada sección hay páginas y subpáginas individuales en las que se toman notas. Las fichas de página con etiquetas a lo largo de la ventana de la página, identifican cada página, de modo que se puede visualizar fácilmente las páginas que desee. Con las fichas de página, también es fácil agregar páginas nuevas en cualquier parte del bloc de notas. Agregando subpáginas, puede crear grupos de páginas relacionadas. Cada grupo tendrá una página principal y tantas subpáginas como sea necesario. Es fácil seleccionar el grupo como una unidad para simplificar tareas de página (copiarlas, moverlas, o enviarlas a otro programa o correo electrónico). Agregar o cambiar titulo de una página. Escriba un título directamente en el área de título en la parte superior de cualquier página. Cada título de página también aparece en su ficha de página correspondiente. Si deja en blanco el área del título, la primera línea de las notas se convertirá automáticamente en el título de la página. Para cambiar el nombre de una página, hada clic en su ficha de página y, a continuación, escriba un título diferente en el área de título. Eliminar página o subpágina. Para eliminar una página o una subpágina, haga clic con el botón secundario en la ficha de página correspondiente, aparecerá el menú contextual y haga clic en el comando Eliminar. Seccionar páginas. Para seccionar página, haga clic en la ficha correspondiente para ir a la página, vuelva a hacer clic en la ficha para seleccionar la página. Para seleccionar un grupo de páginas, seleccione la página principal del grupo, haga doble clic en la ficha de página correspondiente. Mover una página o subpágina dentro de una sección. Como sabemos existen diversas formas de realizar un mismo accionar, entre ellos podemos mencionar: Hacer clic en la ficha de la página que desea mover y arrástrela hasta la nueva ubicación. El lugar donde se colocará la página se indicará mediante un triangulito. Para seleccionar más de una página o subpágina, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS mientras hace clic en las fichas de las páginas que desea mover. Si arrastra una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. Mover una página o subpágina a otra sección. Si mueve una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. En el cuadro de diálogo Mover o Copiar Páginas, haga clic en la sección a la que desea mover la página o subpágina, luego clic en Mover. 26

27 Microsoft Office OneNote 2010 Mover una página o subpágina dentro de una sección. Como sabemos existen diversas formas de realizar un mismo accionar, entre ellos podemos mencionar: Hacer clic en la ficha de la página que desea mover y arrástrela hasta la nueva ubicación. El lugar donde se colocará la página se indicará mediante un triangulito. Para seleccionar más de una página o subpágina, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS mientras hace clic en las fichas de las páginas que desea mover. Si arrastra una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. Mover una página o subpágina a otra sección. Si mueve una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. En el cuadro de diálogo Mover o Copiar Páginas, haga clic en la sección a la que desea mover la página o subpágina, luego clic en Mover. Uso de la calculadora. Puede calcular rápidamente números y funciones matemáticas básicas durante una reunión o mientras toma notas. Inténtelo ahora. Sitúe el cursor después del signo = (igual) en cada ejemplo y presione la barra espaciadora: Supongamos que desea calcular el promedio de ventas mensual de un producto del que se venden unidades al año: 670/12= O, quizás, necesita adquirir 14 pilas de material a 39,99 euros la carga: 14*39,99 = A continuación se enumeran más ejemplos de expresiones que puede calcular: SENO(30)= (6+7) / (4*RAIZ(3))= Adjuntar archivos a las notas. Puede almacenar documentos y otros archivos directamente en una página de OneNote. Esto resulta muy útil si desea guardar archivos y notas de proyectos en un único lugar. Simplemente arrastre y coloque cualquier archivo desde el Explorador de Windows a una página de OneNote o insértelo a través de la pestaña Insertar y haciendo clic en la opción Adjuntar archivos. Puede abrir y editar el archivo adjunto haciendo doble clic en el icono de archivo. 27

28 Enviar a Word. OneNote es una aplicación excelente para recopilar sus reflexiones antes de crear un documento final o formal. Recopile sus ideas y desarrolle sus pensamientos utilizando el diseño de Microsoft Office OneNote 2010 página flexible e ilimitada de OneNote. Cuando esté preparado para dar los últimos retoques al documento final, haga clic en la pestaña archivo. Luego haga clic en la opción Guardar como y finalmente en la opción Documento de Word. Integración de Excel y PowerPoint. Se admiten todas las versiones actuales de Microsoft Office Excel y Microsoft Office PowerPoint. Realizar anotaciones en Diapositivas de PowerPoint. Cuando reciba una presentación de PowerPoint (por ejemplo, una presentación realizada por un profesor en una conferencia), puede insertarla en OneNote como una copia impresa de archivo (pestaña Insertar y luego clic en Copia impresa de archivo). Copiar Tablas desde Excel. Copie las selecciones desde Excel cuando necesite incluir datos de informes de producto, previsiones de ventas, calendarios y otra información de tablas con sus notas para un proyecto o cliente. El formato de tabla de OneNote no es tan complejo como el de una cuadrícula de Excel, pero se conservará la estructura de cuadrícula básica. Venta de piezas. Nota: el contenido impreso o importado de Excel no se sincroniza con el archivo original. Actividades Clase N 4 Actividad N 1 Leer nuevamente su proyecto, para poder reorganizar la planificación realizada, agregando un apartado, para planificar que es lo que haría y /o llevaría en caso de algún pequeño accidente o enfermedad. Actividad N 2 Inserte en su proyecto tablas o notas de Word y otra de Excel. 28

29 Microsoft Office OneNote 2010 Clase 5 Temas: Compartir Notas. Enviar . Crear Bloc de Nota Local. Configurar Bloc de Notas Compartido. Enviar notas por correo electrónico, incluso a quienes no tienen OneNote. Puede enviar cualquier página de anotaciones como un mensaje de correo electrónico directamente desde OneNote. Por ejemplo, envíe las notas de la reunión a otros participantes de la reunión. Los destinatarios no necesitan tener OneNote para ver las notas porque éstas se insertan en el cuerpo del mensaje en formato HTML, o bien se agregan como datos adjuntos HTML. Haga clic en el botón Enviar página por correo electrónico de la pestaña Inicio para redactar un mensaje. (Si desea cancelar la redacción de un mensaje, puede volver a hacer clic en el botón Correo electrónico). Nota: esta característica funciona mejor con Outlook También funcionará con otros programas de correo electrónico basados en Windows si son compatibles con la interfaz MAPI. Publicar notas como PDF. Puede publicar páginas seleccionadas o una sección completa. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y finalmente en la opción PDF. De la misma manera puede publicar notas como XPS. Se puede publicar solo una página, una sección o un bloc de notas. Existen múltiples formatos para pasar. Investigar en el Web. OneNote es una herramienta útil para recopilar información desde el Web y desde otras fuentes y conservarla en un mismo lugar. OneNote es muy útil porque: Puede estar seguro de que no perderá esta información incluso si los sitios Web cambian o desaparecen. Puede organizar las páginas como desee Puede crear sus propias notas en las páginas que conserva para recordar, por ejemplo, que son importantes. Puede enviar toda o parte de la información de una página Web a OneNote utilizando el botón Enviar a OneNote en Internet Explorer. Estas notas aparecerán en la sección Notas sin archivar. 29

30 Microsoft Office OneNote 2010 Si solamente desea conservar parte de una página Web, la parte que desea, puesto que a menudo puede que no quiera como un solo párrafo o artículo, asegúrese de seleccionar primero una página entera. Trabajar con Outlook. En Outlook 2010, este botón también está disponible en el menú contextual de un elemento o en la banda de opciones al abrir el elemento. Enviar mensajes de Correo Electrónico a OneNote. En Outlook, seleccione un mensaje de correo electrónico y envíelo a OneNote. De forma predeterminada, el mensaje se envía a la sección Notas sin archivar. Compartir en red o en la Web un bloc de notas de OneNote. Todos lo bloc de notas de OneNote pueden ser compartidos en una red local o en la Web. Esto quiere decir que podrán agregar información todos los usuarios que estén en la red y también podrán ver el contenido del bloc de notas. Para compartir un bloc de notas hay que ir a la pestaña Archivo y seleccionar la opción Compartir en la red o en la Web. Los bloc de notas compartidas se sincronizaran para mostrar el mismo contenido. 30

31 Microsoft Office OneNote 2010 Actividades Clase N 5 Actividad N 1 Por grupos, crear un bloc de notas con impresiones de páginas web tales como Hotmail y Yahoo. Comparta el bloc de notas y que todos los integrantes del grupo agreguen comentarios, sugerencias y más información. 31

32 Modulo III Microsoft Office Access 2010

33 Modulo III Microsoft Access Clase 1 Temas: Microsoft Office Access Conceptos de bases de datos. Diseño de base de datos. Microsoft Office Access. Access es una aplicación que sirve para crear, cargar, consultar y actualizar una base de datos. Se puede acceder a el por medio del menú del botón inicio. Para ello hay que hacer clic Microsoft Office Access 2010 en el botón inicio. Luego seleccionar la opción Todos los programas. Seleccionar Microsoft Office y por ultimo seleccionar Microsoft Office Access La primera pantalla que nos muestra Microsoft Office Access 2010 es la siguiente: Base de Datos. Como se menciono anteriormente Access permite trabajar con bases de datos. Existe un gran número de información con la cual se trabaja continuamente que necesita ser recordada para poder consultarla cuando se requiera o actualizarla si es necesario. Se define a los datos como las partes de la información. Es así que el nombre, apellido, DNI, fecha de nacimiento, gustos musicales, etc. de cada uno de nosotros pueden ser datos y también podría ser que nos interese guardar algunos de esos datos. Los datos que necesitan ser recordados se llaman datos persistentes y estos se pueden almacenar en una tabla para poder leerlos posteriormente. Se puede definir una base de datos como un conjunto de tablas relacionadas entre ellas y que sirven para almacenar datos persistentes de manera que se pueda acceder y actualizar a la información que contienen de forma eficaz y rápida. Tras esta definición puede haber confusión ya que se mencionan las tablas e inmediatamente nos lleva a pensar que se logra guardar datos en tablas a través de Excel. La diferencia es que estas tablas que creamos como una base de datos tienen algunas características que nos permiten guardar, actualizar y consultar los datos de manera eficiente. Otra cualidad es que en una base de datos se pueden guardar datos binarios o de computadora. Esto quiere decir que podríamos guardar imágenes, sonidos o cualquier elemento multimedia en ellas. Una base de datos es un recurso muy utilizado en la actualidad. Las páginas web la usan para guardar la información que contienen (imágenes, sonidos, texto, etc.). La plataforma Moodle utiliza una base de datos. Los bancos, supermercados, surtidores, etc. también utilizan una base de datos para tener una buena organización de los clientes, productos que venden, precios de costo, precios de venta, lista de empleados, etc. 33

34 Diseño de la base de datos. Antes de crear la base de datos en Access hay que diseñarla. Par diseñar una base de datos hay algunas consideraciones a tener en cuenta. Aunque el diseño profesional de base de datos tiene muchas características teóricas y prácticas que cumplir, se pueden Microsoft Office Access 2010 Código Nombre Apellido Ciudad 0001 Juan Pérez Salta 0002 Estaban Sánchez Jujuy 0003 Miriam Hernández Salta 0004 Daniel Toro Jujuy 0005 José Pérez Salta crear bases de datos simples y funcionales teniendo en cuenta algunas reglas para su diseño. Una base de datos en Access reconoce una tabla por el nombre de sus partes. Cada columna recibe el nombre de campo, y cada fila el nombre de registro. Es decir que el campo me indica la naturaleza del dato a guardar en esa columna y las filas son un conjunto de datos que me brindan información. En esta tabla podemos ver los campos Código, Nombre, Apellido y Ciudad. El campo Nombre me indica que en esa columna se almacenan nombres (Juan, Esteban, Miriam, Daniel y José). En el registro que contiene el código 0003 puedo obtener la información de que Miriam se apellida Hernández y que habita en la ciudad de Salta. Clave Primaria o Principal. Todas las tablas deben tener un campo que almacene un dato que sea único e irrepetible para todos los registros que contenga de manera que al hacer referencia a ese campo se identifique un único registro de la tabla. En la tabla del ejemplo anterior si quisiéramos referenciar la persona de apellido Pérez tendríamos el problema de que hay más de una persona con ese apellido. Para solucionar esto la tabla tiene un campo llamado Código, con el cual puedo identificar a cada registro sin el riesgo de que existan dos registro con el mismo código. Para ser mas ejemplificativos vamos a suponer que tenemos una tabla donde se guarda una lista con todos los habitantes de la nación Argentina. La tabla podría contener los campos Nombre, Apellido, DNI, Provincia, Departamento, Edad, Fecha de Nacimiento, etc. Está claro que pude haber más de una persona con el mismo apellido, con el mismo nombre e incluso que habiten la misma provincia y departamento, pero ninguna persona de esta tabla podría tener el mismo DNI, por lo que al hacer referencia al DNI puedo identificar un único registro que me brinde información de una única persona. Este campo particular recibe el nombre de Clave Primaria y si existe un campo que tenga las características de clave primaria como el campo DNI del ejemplo anterior solo se debe referenciar a los registros por ese campo y listo. En el caso de la tabla de Nombre, Apellido y Oficio no tengo un campo que cumpla las características de clave primaria y por ello se agrega el campo Código. Ejemplos prácticos. Pude darse el caso de que se desee guardar la información referida a los datos personales de una persona, su domicilio y las características de su trabajo. En ese caso podría querer almacenar esos datos en tres tablas de manera que no se complique la lectura de la información en una sola tabla. TABLA PERSONA DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad Gustavo Castillo 25 Varón Argentino Juan Pérez 27 Varón Chileno Pedro Sánchez 32 Varón Argentino TABLA TRABAJO Nombre Apellido Organización Puesto Oficio Horario Gustavo Castillo Municipalidad Placero Perito mercantil Turno mañana Juan Pérez Hostería El Paso Cocinero Chef Turno Noche Pedro Sánchez Empresa Constructora Albañil Oficial Albañil Turno Completo 34

35 Existen muchos datos repetidos ya que se guarda la misma información en varias tablas (el nombre y el apellido). Además existe la posibilidad de que más de una persona tenga el mismo nombre y apellido. La forma de solucionar este problema es establecer una relación entre estas tablas de manera que al identificar una persona en la Tabla Personas, por medio de uno de sus campos se pueda inmediatamente identificar el registro que brinda la información de su domicilio en la Tabla Domicilio. Microsoft Office Access 2010 Para lograr esto, todas las tablas tienen que tener una clave primaria y hay que hacer referencia a esa clave primaria en un campo de la tabla con la que guarda relación. El campo contendrá la clave primaria de un registro de otra tabla. Este campo recibe el nombre de clave foránea y una tabla puede tener más de una clave foránea dependiendo de la cantidad de tablas con las que esté relacionada. Veamos cómo nos queda la organización de las tablas de la base dato anterior. TABLA PERSONA DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad Domicilio Trabajo Gustavo Castillo 25 Varón Argentino Juan Pérez 27 Varón Chileno Pedro Sánchez 32 Varón Argentino Código País Provincia Departamento Localidad 001 Argentina Salta Oran Oran 003 Argentina Salta La Caldera Vaqueros 002 Sánchez Jujuy Perico Perico Código Organización Puesto Oficio Horario 0002 Municipalidad Placero Perito mercantil Turno mañana 0003 Hostería El Paso Cocinero Chef Turno Noche 0001 Empresa Constructora Albañil Oficial Albañil Turno Completo Base de datos Relacionales. Este tipo de bases de datos que maneja Access se llaman base de datos relacionales ya que las tablas que la forman están relacionadas entre ellas de manera que se simplifique la búsqueda, la actualización y la organización de la base de datos. Si queremos saber donde trabaja Pero Sánchez de DNI solo tenemos que ir al campo Trabajo y ver la clave foránea que contiene. Luego nos vamos a la tabla Trabajo y buscamos esa clave. Cuando la encontremos, sabremos que el registro que la contiene nos brindara la información buscada. Código Titulo 001 Computador Universitario 002 Licenciado en Análisis de Sistemas 003 Analista de Sistemas Como se puede observar, los registros de la tabla Titulo están referenciados por más de un campo en la tabla anterior. Esto es comúnmente llamado una relación de uno a muchos o de muchos a uno. En una base de datos relacional este tipo de relaciones entre tablas es muy común. El problema surge cuando se da el caso de una relación entre tablas que sea de muchos a muchos. Relaciones permitidas entre tablas. Existe otra regla a tener en cuenta para el buen diseño de una base de datos. En el ejemplo anterior la tabla está relacionada con la otra en una relación de uno a uno. Esto quiere decir que un registro de la referenciado por un único campo en la tabla personas. Esto no ocurre siempre como veremos en el siguiente ejemplo. TABLA CURSOS Código Curso 01 Primero Año 02 Segundo Año 03 Tercer Año 04 Ultimo Año TABLA PROFESORES DNI Nombre Apellido Gustavo Capellán María Rojas Adolfo Giménez Antonio Rivas 35

36 Microsoft Office Access 2010 El problema en relacionar estas dos tablas se nota cuando se trata de razonar sobre el tipo de relación. Si nos ponemos a pensar, queda claro que hay una relación de muchos a muchos ya que un profesor puede tener más de un curso asignado a él pero que también un curso puede tener asignado más de un profesor. Para tener más en claro esto tendría que ponerme a pensar que tengo que tener un campo en donde a un profesor le pueda asignar más de un código de curso a fin de guardar esa información. Un campo no puede tener más de un dato o más de un valor. Cuando esto ocurre hay que eliminar este tipo de relación entre dos tablas. La forma de hacerlo es creando una tabla que haga de intermediaria. TABLA PROFESORES DNI Nombre Apellido Código Cursos Gustavo Capellán María Rojas Adolfo Giménez Antonio Rivas 004 Una forma simple de construir esta tabla intermediaria es teniendo en cuenta que en una base de datos relacional se puede combinar dos campos como una clave primaria. En este caso nos quedaría de la siguiente manera. COD_CURSOS Código Cursos Curso TABLA CURSOS Código Curso 01 Primero Año 02 Segundo Año 03 Tercer Año 04 Ultimo Año Si bien se pude ver que tanto en el campo Profesor como en el campo Curso hay valores repetidos hay que tener en cuenta que la combinación de ambos campos en única ya que no puede ocurrir que se mencione dos veces al mismo profesor en el mismo curso. En la tabla Cod_Curso la clave primaria es la combinación de sus dos campos. Para el diseño de una base de datos relacionales siempre hay que tener en cuenta que los datos que deseo almacenar en ella no tienen que depender de otros o se pueda calcular en base a otros datos almacenados. Por ejemplo, podría ser que me interese guardar la fecha del cumpleaños de una persona. Esto no es correcto ya que todos los años tendría que actualizar esa 36

37 información. Esa información se la puede obtener por medio de su fecha de nacimiento. También puedo obtener la edad de esa persona por ese medio. Una de las grandes ventajas de usar esta forma de diseñar bases de datos es que los datos no están repetidos y solo tengo que actualizar un campo o registro para que se actualice toda la base de datos. Si la base de datos guarda Microsoft Office Access 2010 la información para el pago de haberes y hay un aumento en el básico, solo lo agrego y como los demás datos se sacan en base a los que están almacenados, la actualización es inmediata. No tengo que actualizar los descuentos, ni los porcentajes para la obra social, ni los descuento de jubilación, etc. Actividades Clase N 1 Actividad N 1 Definir base de datos. Brinde ejemplos concretos de las actividades que requieren el uso de una base de datos. Actividad N 2 Supongamos que queremos guardar los datos de los alumnos de este curso de informática. Interesaría almacenar la información referente a los datos personales, el domicilio y el nivel de estudios con el que cuenta. Diseñar una base de datos para almacenar de manera eficiente esta información. Se deben mencionar las relaciones entre las tablas, los campos y las claves principales de cada una de ellas. Actividad N 3 Ahora vamos a suponer que queremos guardar la información referente a todos los cursos de informática aplicada que se están dictando. Sirve la base de datos diseñada en la actividad anterior? Qué información adicional tengo que poder almacenar? 37

38 Temas: El entorno de trabajo de Access. Microsoft Office Access 2010 Clase 2 El entorno de trabajo de Microsoft Office Access Al ingresar a la aplicación lo primero que vemos es la pantalla de inicio. En ella vemos opciones de crear una nueva base de datos, ingresar a las últimas bases de datos creada o crear una base de datos por medio de una plantilla. Si queremos crear una base de datos, en la parte derecha nos aparece el recuadro para introducir el nombre de la base de datos y la ubicación donde se guardara. En la siguiente ventana podemos apreciar el entorno de trabajo de Access. Recordemos que una base de datos está formada por tablas. Las tablas contienen campos y registros. Por defecto Access nos crea una tabla en la base de datos con un campo llamado id. Este campo es por defecto la clave primaria de la tabla. Entre los elementos que formar parte del entorno de trabajo de Access vamos a mencionar los que tienen las funciones específicas de esta aplicación. No está de más recordar que todas las aplicaciones de Office 2010 cuentan con elementos similares, como las opciones de formato de texto. La Barra de herramientas de acceso rápido. En ella están las funciones de uso más común de Access tales como guardar, impresión rápida, deshacer, vista previa, etc. Al hacer clic sobre el botón a la derecha de la barra nos aparecen las opciones de personalización de esta barra. Se puede ver que solo hay que tildar sobre el nombre del botón que queremos que se muestre para que aparezca en esta barra. Si deseamos alguna otra función podemos buscarla y seleccionarla haciendo clic sobre la opción Mas comandos. 38

39 La cinta de opciones. Microsoft Office Access 2010 Contiene todas las opciones que nos brinda Access agrupadas en pestañas. Cada pestaña contiene las opciones relacionadas con su nombre. En inicio encontramos las opciones más comunes para trabajar. En ella se encuentras las opciones de vistas, portapapeles, fuente, texto enriquecido, registros, ordenar y filtrar y buscar. En la pestaña crear tenemos todas los elementos que se pueden crear, como por ejemplo tablas, formularios, informes, asistentes de consulta, etc. La idea de esta barra es brindar en forma visual las opciones por medio de sus iconos. Para accedes a estas opciones desde el teclado hay que presionar la tecla ALT y al lado de las pestañas y opciones aparecerán recuadros diminutos que nos mostraran las teclas o combinación de teclas para acceder a esas opciones o pestañas. La pestaña Archivo. En esta pestaña podemos encontrar las opciones de archivo comunes, como nuevo, abrir, guardar, guardar como, etc. y el acceso a las opciones de Access. Actividades Clase N 2 Actividad N 1 Enumerar las opciones de Access que son comunes a las otras aplicaciones de Microsoft Office y las que son exclusivas de Microsoft Access. Existen características de Access en las otras aplicaciones de Microsoft Office? Por qué? Actividad N 2 En una imagen o dibujo del entorno de trabajo de Access, menciona los elementos más importantes que la componen y su función. 39

40 Microsoft Office Access 2010 Clase 3 Temas: Asignarle nombre a una tabla, crear una tabla, agregar los Campos, definir el tipo de datos. Creación de una base de datos y sus tablas en Access. Para la creación de una base de datos lo primero es el diseño de la misma. Ahora veremos las herramientas que nos brindan Access para la crear la base de datos y las características de la misma. tendrá cada registro. Para crear una tabla hay que acceder a la pestaña crear y hacer clic en el icono tabla. Como asignarle nombre a la tabla. Se puede hacer clic sobre la opción guardar o también hacer un clic con el botón secundario de mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionar la opción guardar. Por último hay que asignarle un nombre y hacer clic en guardar. Empezaremos por ejecutar el programa Microsoft Access Al abrir Access podemos ver varias opciones. La opción de abrir una plantilla nos brinda la posibilidad de ver el diseño de una base de datos. En nuestro caso nuestro interés crear una nueva base datos. Para ello hay que seleccionar la opción Base de datos en blanco. Access nos permite crear consultas, formularios, informes, paginas, módulos y macros. Nuestro interés principal radica en la creación de la base de datos y en establecer las relaciones entre las tablas ya que la consulta y la carga de datos la realizaremos desde otros programas de Microsoft Office. Una vez que creemos una nueva base de datos en Access tenemos que crear las tablas de la misma. Ya se dejo en claro que para llegar a este paso hay que diseñar primero en papel la base de datos con sus relaciones y el tipo de contenido que Como cambiar el nombre de un campo. Para cambiar el nombre de un campo hay que hacer doble clic sobre el nombre del campo y este se habilita para su edición. 40

41 Como eliminar un campo. Para eliminar un campo de la tabla hay que hacer un clic con el botón secundario de mouse sobre el nombre del campo que queremos eliminar y luego seleccionar la opción Eliminar campo. Como indicar la naturaleza de los datos que queremos almacenar. Cuando creamos una base de datos en Access también tenemos que indicarle el tipo o naturaleza de los datos que queremos almacenar en las tablas. No es lo mismo almacenar un número que una palabra. Si quisiéramos almacenar un archivo binario (fotos, música, etc.) tendríamos que indicarle a Access que en ese campo almacenaremos un Microsoft Office Access 2010 Como agregar un campo. Para agregar un campo a la tabla hay que hacer doble clic sobre Agregar un nuevo campo y nos habilita para ponerle nombre al campo. dato de ese tipo. Esto es porque al ser datos de diferente naturaleza no tienen la misma forma de almacenamiento interno (espacio que ocupan en disco, atributos, etc.). Es tanto así que si quisiéramos guardar una imagen en un campo que está preparado para guardar un número, no podríamos hacerlo. Para indicar estos parámetros tenemos que acceder a la vista de diseño de las tablas que estamos creando. Una de las maneras de acceder a la vista de diseño es haciendo clic sobre este icono que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Otra manera es haciendo un clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionar la opción vista de diseño en el menú emergente que aparece. De esta manera accedemos a la siguiente ventana. Establecer el tipo de datos. Para establecer el tipo de datos hacemos clic sobre la celda que aparece a continuación de la celda que contiene el nombre del campo. Luego hacemos clic sobre el botón que aparece a la derecha de la cerda y se nos despliega un menú donde tenemos que seleccionar el tipo de datos. Presionando la tecla F1 de Ayuda visualizaremos los detalles de cada uno de estos tipos de datos. 41

42 Microsoft Office Access 2010 Como definir la Clave Primaria o Principal. Como lo mencionamos anteriormente al crear una tabla, se crea con un único campo llamada ID. Este campo es por defecto la clave primaria de la tabla (todas las tablas tienen que tener una clave primaria o principal). Podemos cambiarle el nombre a ese campo por otro o asignarle otro tipo de datos (por defecto viene un numero que se incrementa automáticamente al agregar un nuevo registro llamado Auto numérico). Como en el caso de la vez anterior, es posible que tiempo y luego haciendo clic sobre el icono de la llave que dice Clave principal. Una vez que se ha terminado de definir los tipos de datos que necesitemos que la combinación de dos campos sea la clave principal de la tabla. Esto se logra seleccionando dos filas al mismo contendrá la tabla. En cualquier caso es probable que seleccionemos otro campo para que sea la clave principal o primaria. En caso de hacer esto tenemos que tener la tabla en Vista de Diseño y hacer un clic sobre la fila correspondiente al campo que queremos que sea la nueva clave de manera que quede seleccionada. El siguiente paso es hacer un clic sobre el icono con el dibujo de la llave que dice Clave Principal. Hacemos clic sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionamos Vista Hoja de Datos o hacemos clic sobre el botón ver. Actividades Clase N 3 Actividad N 1 Crear las tablas correspondientes a los diseños de las bases de datos de las actividades de la clase 1. Actividad N 2 Vamos suponer que tenemos que almacenar la información correspondiente a un pequeño almacén de venta de venta de mercadería. El almacén tiene una libreta donde registra las deudas de sus clientes para poder cobrarlas a cada comienzo de mes. Diseñar una base de datos para almacenar esta información y crearlas en Access con el nombre de Bases de Datos Almacén. 42

43 Microsoft Office Access 2010 Clase 4 Temas: Asignarle nombre a una tabla, crear una tabla, agregar los Campos, definir el tipo de datos. Como establecer o graficar las relaciones entre las tablas. Lo primero es tener el diseño de la base de datos. Una vez creada la base de datos y las tablas podemos establecer las relaciones. Vamos a trabajar con las tres tablas del primer ejemplo. Para establecer las relaciones entre tablas hay que ir a la pestaña Herramientas de Base de Datos y seleccionar la opción que dice Relaciones. Luego nos aparecerá una ventana en la que tenemos que seleccionar las tablas que se mostraran. Hay que seleccionar una por una. Se selecciona la tabla y luego se hace clic en agregar. Luego selecciono la siguiente tabla y luego se hace nuevamente clic en agregar. Una vez agregadas todas las tablas hay que hacer clic en cerrar y tendremos una pantalla como la siguiente: 43

44 Una vez que tengamos las tablas no vamos a la opción Modificar Relaciones en la pestaña diseño. En este caso primero elegimos el nombre de la tabla de la izquierda desplegando el menú con el botón que está a la derecha del cuadro de dialogo. Elegimos la Tabla personas. Luego seleccionamos el campo Trabajo. En la tabla de la derecha tenemos que seleccionar la tabla Trabajo y elegimos el campo código para establecer la relación. Finalmente presionamos el botón Aceptar. Ahora hacemos clic en la opción Crear. Microsoft Office Access 2010 El diagrama de relaciones nos queda como el siguiente: Actividades Clase N 4 Actividad N 1 Establecer las relaciones entre las tablas creadas en las consignas de las actividades dadas en las clases anteriores. Actividad N 2 Vamos a suponer que una empresa de venta de computadoras de escritorio, notebook, impresoras, cámaras digitales, pendrives, reproductores de mp3 y reproductores de mp4; quiere tener un registro de sus empleados, clientes y productos. Dentro de los productos hay comisiones para el empleado que las venda y cada empleado tiene un sueldo fijo más la comisión que acumule por ventas. La empresa cuenta con tres sucursales en distintas ciudades de la misma provincia. De cada producto hay más de un tipo. Los pendrives tienen de diferentes capacidades. Diseñar una base de datos para almacenar esta información y crear las relaciones entre las tablas que la componen. No hay que olvidar que puede interesar guardar una foto de un empleado o cliente. 44

45 Modulo IV Microsoft InfoPath Designer 2010

46 Modulo IV Microsoft InfoPath Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 1 Temas: Introducción. Inicio InfoPath. Entorno de trabajo. Panel de tareas. Tareas del diseño. Introducción a Microsoft Office InfoPath InfoPath es un componente del grupo de aplicaciones Microsoft Office. InfoPath viene a cubrir un área algo descuidada por las aplicaciones conocidas. Está orientado a la generación o creación de formularios enriquecidos y dinámicos con el fin de facilitar la recopilación de información. En Microsoft InfoPath 2010, es más fácil crear aplicaciones avanzadas basadas en formularios con la plataforma SharePoint Server InfoPath 2010 proporciona una integración óptima con otros servidores y programas de Microsoft Office 2010, lo que ayuda a mejorar la forma de recopilar, organizar y administrar los datos. Las nuevas características permiten diseñar formularios eficaces y atractivos para recopilar datos confiables de forma más rápida y sencilla. Al contrario que los métodos existentes de recopilación de información, como los documentos de texto o los formularios Que puede hacer en InfoPath: Diseñar plantillas de Formulario: pueden diseñar y publicar plantillas de formularios interactivas y fáciles de usar en el modo de diseño. Las plantillas de formulario que se diseñan pueden ser plantillas de formulario simples para la recopilación de datos del equipo más Ventajas de InfoPath: Mayor acceso a formularios: Si usa InfoPath y un servidor en el que se ejecuta, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador en InfoPath y permitir que se usen en sitios web internos o externos. De esta manera podrá compartir los formularios con los empleados, clientes, proveedores y socio. Para rellenar una plantilla no es necesario tener instalado InfoPath ni descargar un complemento. Integración Office InfoPath puede exportar o importar datos a otros programas pertenecientes al Office. Datos reutilizables: los datos que especifican los usuarios en un formulario de InfoPath no tienen que permanecer bloqueados siempre en el formulario. Se les puede aplicar un nuevo formato o volver a utilizarse de muchas formas. Web o incluso los formularios en Word, la utilización de InfoPath ahorra tiempo y aporta flexibilidad. InfoPath permite al usuario no sólo dar formato al texto e insertar tablas directamente en los formularios, sino también proporciona al usuario información inmediata sobre los errores cometidos al rellenar un formulario, lo que ayuda a garantizar la calidad de los datos recopilados. InfoPath incluye varias herramientas, como un editor de secuencias de comandos, un modelo de objetos, controles de edición y una utilidad de formato XML para texto sin formato. InfoPath se puede utilizar con otras aplicaciones de Office. Esto permite a los usuarios analizar los datos recopilados en los formularios y trabajar con ellos, así como integrar esos datos con los procesos Empresariales existentes. Por ejemplo, es posible exportar los formularios de InfoPath a Microsoft Office Excel o a una base de datos de Microsoft Access que, a su vez, se puede utilizar para rellenar los campos de un formulario. cercano, pero también formularios más complejos para uso empresarial. Rellenar formularios: los usuarios pueden rellenar los formularios basados en las plantillas de formulario que estén creadas en el modo de diseño. Dependiendo del diseño de la plantilla de formulario, los usuarios también podrán combinar los datos de varios formularios en un único formulario o exportarlos a otros programas. Datos exactos y coherentes: InfoPath incluye un número de características que ayudan a los usuarios a evitar errores al escribir los datos y a rellenar los formularios con más rapidez, por medio de una validación de datos (verificación de datos). Gastos generales reducidos. A diferencia de los formularios de papel que deben volver a imprimirse cuando se realiza un cambio, las plantillas de formulario de InfoPath pueden modificarse fácilmente y a continuación, pueden volver a publicarse. Trabajar sin conexión: los formularios de InfoPath no tienen que rellenarse mientras un usuario está conectado a una red. Los usuarios pueden guardar los formularios en su equipo, trabajar en ellos sin conexión y después enviarlos a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Controles flexibles: además de los controles estándar, como los cuadros de texto y los cuadros de lista, InfoPath incluye una serie de controles, 46

47 tales como tablas extensibles, grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Microsoft InfoPath Designer 2010 Compatibilidad con Tablet Pc: si los usuarios disponen de una Tablet Pc, pueden usar un lápiz de Tablet Pc para escribir directamente en los campos de un formulario, InfoPath toma esta imagen y la convierte en texto. Iniciar InfoPath. Para iniciar InfoPath hay que ir al botón Inicio y luego hacer clic en Todos los programas. Ir a Microsoft Office y hacer clic en Microsoft Office InfoPath Designer Al iniciar InfoPath tenemos varias posibilidades. Una de ellas es la de diseñar un formulario. Para acceder a esta opción tenemos que ir a la pestaña Inicio y hacer clic en la opción Diseñar formulario. Una de las opciones mas recomendadas para el diseño, es la utilización de una plantilla prediseñada. Este tipo de plantillas ya tienen un buen diseño que permite la fácil personalización del formulario. Como podrá apreciar al ver todas las opciones disponibles, InfoPath esta diseñado para trabajar con casi todas las aplicaciones del paquete de Microsoft Office

48 Microsoft InfoPath Designer 2010 Inmediatamente se abrirá el entorno de trabajo de InfoPath. En la pestaña Inicio de la cinta de opciones podrá ver la barra de herramientas Controles y Reglas. Hay que recordar que esta aplicación permite la creación de plantillas de formulario. Un pequeño ejemplo del funcionamiento de esto puede ser el siguiente: supongamos que trabajamos en una empresa de colectivos de larga distancia. Un interés de los dueños podría ser la disponibilidad de los choferes para realizar viajes de lago tiempo. Para esto podrían requerir saber quien de ellos esta casado, tiene hijos o vive solo. Se puede preguntar muchos datos, como el DNI, pero para hacer una estadística es suficiente que todos respondan esas simples preguntas. Hay muchas maneras de hacer esto, pero utilizando InfoPath se puede hacer de una manera simple. Primero se diseña un pequeño formulario con estas preguntas. La idea es que este formulario les llegue a todos los empleados y que sea fácil de llenar. Para diseñar un formulario hay que abrir InfoPath, ir a la pestaña Archivo, seleccionar Nuevo, hacer clic en formulario en blanco y finalmente en el botón Diseñar formulario. Se nos abrirá un entorno de trabajo como el siguiente: Primero hago clic donde dice agregar tablas para insertar una tabla prediseñada. Hay que recordar que siempre que se inserta un objeto, este se insertara donde este el cursor activo en ese momento. Nos vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos la segunda tabla prediseñada. Una vez echo esto, en la columna de la izquierda ponemos las preguntas y en las columnas de la derecha colocamos las opciones de respuesta. Esto se puede hacer des de la pestaña Inicio y seleccionado un control. Para las preguntas simples de si o no, se 48

49 puede elegir un botón de opción. Para el nombre y el apellido se Microsoft InfoPath Designer 2010 puede seleccionar el control de Cuadro de texto. Al agregar el botón de opción me solicita la cantidad (recordar que de un grupo de botones de opciones, solo uno puede estar tildado en un instante determinado). Para escribir el nombre de cada opción solo hago clic a un lado del botón y cuando aparece el curso, solo escribo. Le agrego un titulo que me quedaría de la siguiente manera: Una ves listo el formulario, se envía por correo, se lo carga en un computadora, al que tengan acceso todos los empleados, se los envía a sus teléfonos (ya son populares los teléfonos inteligentes) o alguna de las muchas posibilidades que existen de acceder al formulario. Se completa el formulario con unos cuantos clics y unas palabras tipiadas y se guarda. Lo bueno de esto que se puede configurar para que las respuestas se renvíen directamente por correo y se guarden en una base de datos de Access. Si se quiere ver el resultado del formulario hay que hacer clic en el botón Vista previa de la pestaña inicio. 49

50 Microsoft InfoPath Designer 2010 Actividades Clase N 1 Actividad N 1 Define con tus palabras que es InfoPath, para qué sirve, en que lo podrías usar en ámbito laboral. Actividad N 2 Abre una plantilla prediseñada y observa cómo está distribuido los datos en dicha planilla; realiza un modelo en papel de cómo te gustaría que se vea tu formulario. 50

51 Temas: Empezar a trabajar. Ciclo de vida. Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 2 Empezar a trabajar. Lo que se diseña: la Plantilla de Formulario. Una plantilla de formulario define muchas cosas, y entre ellas: Los controles, las etiquetas y el texto de instrucciones que aparecen en el formulario. La forma de comportarse de los controles cuando los usuarios interactúan con ellos. Si el formulario tiene vistas adicionales o no. Como y donde se almacenan los datos de formulario. Las fuentes los colores y otros elementos de diseño utilizados en el formulario. Si se avisara cuando los usuarios cometan un error en el formulario o cuando se olviden. De rellenar un campo del formulario. Ciclo de vida de una Plantilla de Formulario. A continuación describiremos las distintas fases de creación e implementación de una plantilla de formulario: Fase 1: Planear. El tiempo dedicado a la planeación depende de la complejidad de la plantilla de formulario, de su función en la organización, de los procesos y requisitos de la misma. Antes de comenzar a diseñar la plantilla debe tener en cuenta lo siguiente: Objetivo del usuario: Que necesita realizar con la plantilla de formulario el usuario? Cómo medirá el grado de cumplimiento con los objetivos de los usuarios? Consideraciones de compatibilidad: La plantilla tiene que estar disponible para personas que no permanezcan a la organización? Si algunos usuarios que deben llenar poseen InfoPath O 2007? Desea que los usuarios puedan rellenar la plantilla de formulario cuando no estén? Formularios de usuarios existentes: Utiliza actualmente algún formulario para recopilar datos de sus usuarios? Requisitos de integración: Con que otros productos o tecnologías trabajan las plantillas de formularios? Por ejemplo es posible que se tenga que almacenar los datos de la plantilla de formulario en una base de datos. Requisitos de interfaz de usuario: Debe cumplir con las directrices de la marca corporativas? Qué tipos de controles usara y como los organizara? Requisitos del proceso: Formara parte esta plantilla de un proceso empresarial mayor? Se aprovechara de las características de flujo de trabajo de otras herramientas? Requisitos de almacenamiento de datos: Qué desea hacer con los datos del formulario? Requisitos de seguridad: A tipos de desafíos y vulnerabilidades de seguridad se enfrenta? Desea que los usuarios firmen digitalmente los formularios? Necesita que los usuarios puedan modificar la estructura de los formularios? Conectara directamente el formulario a una base de datos o usara los archivos de conexión de datos de bibliotecas de conexión de datos que normalmente están administradas por un administrador? Requisitos de prueba: Qué proceso utilizara para comprobar el aspecto y el comportamiento de su plantilla de formulario? Necesita crear un plan formal de comprobación? Requisitos de implementación: Cómo piensa compartir la plantilla de formulario con otras personas? Publicara la plantilla de formulario? Cómo comunicara a los usuarios de la disponibilidad de la plantilla de formulario? Requisitos de mantenimiento: Desea archivar plantillas de formulario? Durante cuánto tiempo necesita mantener los datos? Qué tipo de directiva de archivado y de retención de datos se requieren en la organización? 51

52 Microsoft InfoPath Designer 2010 Fase 2: Diseñar. Una vez completada la fase de planeación, puede comenzar el proceso de diseño. Se recomienda seguir el orden que se le indica a continuación al diseñar la plantilla de formulario. Cree plantilla de formulario: cuando cree una plantilla de formulario puede hacerlo como nuevo (en blanco) o bien importando formularios existentes en otros programas. Cree o especifique el origen de datos principal: todas las plantillas de formulario están basados en un origen de datos, que almacena los datos recopilados del formulario. Este origen de datos se puede realizar de dos maneras: a) Dejar que InfoPath cree el origen de datos: si crea una plantilla de formulario en blanco, INFOPATH crea el origen de datos por usted cuando agrega los controles a la plantilla de formulario. b) Usar origen de datos existentes: se basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o servicio Web, INFOPATH establece una conexión de datos principal a dicho origen de datos. Defina diseño: la mayoría de las plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño que es un marco para organizar y disponer el contenido del formulario, incluyendo controles, secciones de un formulario, logotipos y otros tipos de imágenes. Puede encontrar tablas de diseño previamente diseñadas en el panel de tareas de diseño: Agregue controles: los controles permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden usar para mostrar los orígenes de datos existentes, como base de datos. El panel de tareas Controles proporciona acceso a todos los controles disponibles en InfoPath, incluyendo controles personalizados que se hayan agregado al panel de tareas. Puede agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista Insertar controles o arrastrándolos del panel de tareas al área de trabajo de la plantilla de formulario. Dependiendo el tipo de controles que agregue en la plantilla de formulario. Los datos introducidos por el usuario en los controles se almacenan en el origen de datos del formulario. Agregue conexiones de datos: todas las plantillas de formularios tienen un origen de datos principal. 52

53 Agregue validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial: siempre que sea posible, es importante reducir costos y aumentar la eficacia en la empresa. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para evitar los costosos errores de introducción de datos y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Cuando usa funciones de InfoPath tales como validación de datos, formato condicional y reglas, puede definir condiciones y acciones que ejecuten automáticamente tareas basadas en eventos, como abrir o cerrar un formulario o en valores que se introducen en la plantilla de formulario. Cree vistas personalizadas: cada plantilla de formulario de InfoPath tiene una vista predeterminada, que se muestra cuando el usuario abre por primera vez un formulario basado en su plantilla. Cuando diseña una nueva vista, normalmente repite el proceso de diseñar el formulario, de agregarle controles, de agregar validación de datos y otras características. Al crear distintas vistas de la plantilla de formulario, permite a los usuarios ver los datos del formulario de distintas formas. Esto evita que tenga que diseñar varias plantillas de formulario. Las vistas deben ser sencillas y relativamente auto explicativas. Sin embargo si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, es posible que deba crear una ayuda en las vistas. Microsoft InfoPath Designer 2010 Habilite el comportamiento de envió: cuando diseña plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, dichos datos no suelen permanecer en los formularios que rellenan los usuarios. Por el contrario los datos se desplazan del formulario a la siguiente etapa del proceso empresarial. La especificación de adonde se desean enviar los datos en la plantilla puede aumentar la exactitud y eficacia de los procesos empresariales, porque les permite tener más controles sobredichos procesos. Habilite las características de seguridad: debe usar las directivas de seguridad existentes de la organización como base para cualquier opción que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y sus formularios relacionados. Pruebe el aspecto del comportamiento: el plan de prueba puede ser tan sencillo como obtener una vista previa de la plantilla de formulario en la venta de vista previa de InfoPath. Esta ventana permite ver el formulario tal como lo verán los usuarios e introducir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. Fase 3: Implementar. El proceso de implementar una plantilla de formulario implica la publicación de la plantilla, habilitándola para su uso, y poniendo en conocimiento de los usuarios la disponibilidad de la plantilla. Si piensa instalar la plantilla de formulario propia en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también implicar la creación de un archivo de publicación. Si está planeando publicar una plantilla de formulario compatible con Fase 4: Mantener. El mantenimiento de la plantilla de formulario implica la actualización el explorador en un servidor en el que se ejecuta InfoPath, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. de la plantilla cuando sea necesario y la publicación de nuevas versiones. También es recomendable solicitar periódicamente los comentarios de los usuarios sobre la posibilidad de uso del diseño. 53

54 Si tiene que actualizar un elemento de plantilla existente, ábralo, realice los cambios necesarios, guarde el elemento de plantilla y, a continuación redistribúyalos a los diseñadores de formulario. Cuando los diseñadores de formulario han agregado la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas de controles, puede usarlo en sus plantillas de formulario. Fase 5: Archivar. Las organizaciones con frecuencia archivan plantillas de formulario como el último paso del ciclo de vida del diseño de formularios. Si ya no va a necesitar una plantilla de formulario determinada, es posible que desee retirarla de su uso y conservar una copia digital de la plantilla en sus registros. Además, puede desear conservar los datos recopilados en formularios basados en dicha plantilla de formulario. Microsoft InfoPath Designer 2010 Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta InfoPath, puede retirar las plantillas de formulario habilitadas para explorador cuando están obsoletas. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no van a usar y que dispone de una directiva vigente para la auditoria y actualización de plantilla de formularios existentes. En InfoPath, puede archivar un formulario abriéndolo y exportándolo a uno de los formatos siguientes: Portable Document Format (PDF) es un formato electrónico de archivos de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente. XML Paper Specification(XPS) es un formato electrónico de archivos que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente. Actividades Clase N 2 Actividad N 1 Una empresa de gaseosas desea realizar un formulario para recoger información de sus empleados, como por ejemplo: los datos básicos y de la familia. La empresa nos hace saber que no posee otros formularios anteriores, por lo tanto este sería el primero; también nos comunica que este formulario recolectara estos datos para una futura base de datos. Realice la fase 1 del ciclo de vida de un formulario, sin llegar a diseñar todavía. 54

55 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 3 Temas: Controles. Cuadro de texto. Cuadro de lista desplegable. Selector de Fecha. Casilla de verificación. Botón de opción. Tablas extensibles. Controles. Al rellenar formularios, los usuarios introducen información escribiendo en los cuadro de texto, eligiendo los elementos de una lista, etc. Los objetos con los que los usuarios interactúan se llaman controles, toda información que el usuario ingresa en un formulario es almacenada en lo que se denomina origen de datos. Estos controles se encuentran disponibles en la barra de diseño dentro de la pestaña Inicio. Tipos de Controles El panel de tareas Controles incluye diferentes controles que podrá agregar a la plantilla de formulario. Estos controles pueden agruparse en las categorías siguientes: Controles estándar. Controles extensibles y opcionales. Controles de archivo y de imagen. Controles avanzados. Controles personalizados. Controles Estándar. Entre los controles estándar se incluyen los controles que normalmente se asocian a la recopilación y a la presentación de información. Estos controles incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, casillas de verificación y botones. Control. Icono. Descripción. Cuatro de texto. Cuadro te texto enriquecido. Cuadro de lista desplegable. Cuadro combinado. Cuadro de lista. Selector de fecha. Casilla de verificación. Botón de Opciones. Es el tipo de control más utilizado en los formularios. Los usuarios pueden especificar en ellos cualquier tipo de texto sin formato, como frases, nombres, números, fechas u horas. Los cuadros de texto no pueden contener texto con formato. Control que puede contener texto con formato, incluido texto en negrita y cursiva, y gran variedad de fuentes, con sus respectivos tamaños y colores. Además, en un cuadro de texto enriquecido los usuarios pueden insertar imágenes, listas y tablas. Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro. Para seleccionar un elemento de la lista, los usuarios hacen clic en una flecha para abrir la lista de opciones. Las opciones pueden proceder de una lista creada manualmente, de valores existentes en el origen de datos del formulario, o de una base de datos. Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro para que los usuarios seleccionen la apropiada o, si lo prefieren, escriban otra distinta. Las opciones pueden proceder de una lista creada manualmente, de valores existentes en una base de datos. Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro para que los usuarios seleccionen la apropiada. Control que contiene un cuadro donde los usuarios pueden escribir la fecha, y un botón de calendario donde pueden seleccionarla directamente. Control que permite a usuarios establecer varios valores del tipo casado, con hijos, o seleccionar varios temas de interés. Este tipo de control permite tildar más de una opción. Control que permite a los usuarios elegir entre varias opciones que se excluyen entre sí. Cuando se selecciona un botón de opción de un grupo, se cancela la selección de los demás. Un grupo de botones de opción está 55

56 Microsoft InfoPath Designer 2010 enlazado a un mismo campo del origen de datos, y cada uno de ellos guarda en este campo un valor diferente. Botón. Control que puede utilizarse, entre otras cosas, para enviar un formulario o una consulta a una base de datos. También puede asociar a un botón reglas o código personalizado que se ejecuten cuando los usuarios hagan clic en él. Sección. Control que actúa como contenedor de otros controles. Las secciones pueden incluir cualquier control del panel de tareas Controles, incluidas otras secciones. Controles Extensibles y Opcionales. Los controles extensibles y opcionales incluyen controles de lista, tablas extensibles, secciones extensibles y secciones opcionales. Estos controles permiten a los usuarios insertar elementos de lista, filas, conjuntos de registros e información opcional al rellenar el formulario. Control. Icono. Descripción. Sección opcional. Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para incluir información adicional que no deben rellenar todos los usuarios. Al rellenar un formulario que contiene una sección opcional, los usuarios pueden elegir si desean o no incluir la sección opcional en el mismo. Sección extensible. Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para presentar datos basados en registros, como registros de la base de datos de empleados. Al rellenar un formulario que contiene una sección extensible, los usuarios pueden agregar dicha sección extensible varias veces. Tabla extensible. Control que muestra información extensible en una estructura tabular. Cada elemento aparece en una fila diferente de la tabla extensible. Al rellenar el formulario, los usuarios pueden insertar o quitar filas de la tabla extensible, según sea necesario. Las tablas extensibles pueden contener otros controles. Lista con viñetas. Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista con viñetas del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas con viñetas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten. Lista numerada. Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista numerada del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas numeradas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten manteniendo cierto orden. Lista simple. Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas simples constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten, como 56

57 Microsoft InfoPath Designer 2010 podría ser el caso de una lista de nombres de asistentes en una plantilla de formulario de convocatoria de reunión. Cuadro de lista de selección múltiple. Control que presenta las opciones en forma de lista de casillas de verificación desplazables. Los usuarios pueden seleccionar tantas casillas de verificación como necesiten e, incluso, si el diseño de la plantilla de formulario lo permite, incluir entradas personalizadas. Controles de archivo y de imagen. Puede diseñar la plantilla de formulario de forma que, cuando los usuarios rellenen los formularios basados en ella, puedan insertar datos adjuntos o imágenes. Además, los usuarios que rellenan formularios de InfoPath en un Tablet PC pueden beneficiarse de un control de imagen manuscrita que les permite crear y guardar dibujos manuscritos. Control. Icono. Descripción. Datos adjuntos del archivo. Imagen. Imagen manuscrita. Control que permite a los usuarios adjuntar archivos a los formularios. Cada control de datos adjuntos del archivo permite adjuntar un archivo y, si es necesario, se puede restringir el tipo de archivo. Si los usuarios desean adjuntar varios archivos, pueden insertar el control de datos adjuntos del archivo en un control extensible. Control que se puede incluir en una plantilla de formulario como elemento estático, por ejemplo, un título o un fondo, o que puede permitir a los usuarios insertar una imagen como parte del formulario. Los controles de imagen pueden guardar la imagen en el propio formulario, o bien guardar una dirección (URL) que apunte a la ubicación donde se encuentra guardada la imagen. Control que muestra dos o más secciones de opciones en una estructura extensible. Al rellenar un formulario, los usuarios pueden agregar, eliminar o remplazar grupos de opciones extensibles adicionales, según sea necesario. Se pueden visualizar estos controles de dos maneras. Una es por medio de la pestaña Inicio y la barra de herramientas Control. Una opción más cómoda para trabajar es mostrar el panel de tareas Controles en la parte derecha del área de trabajo, con el fin de tener una mejor visualización y comodidad a la hora de trabajar con controles. Para visualizar este panel de tareas hay que hacer un clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas Controles 57

58 he inmediatamente se visualizara. Microsoft InfoPath Designer 2010 Insertar un cuadro de Texto en una Nueva Plantilla de Formulario en Blanco. 1. Si el panel de tareas controles no está visible, haga clic en la parte inferior derecha de la barra de herramientas Controles en la pestaña Inicio. 2. En Insertar controles, haga clic en Cuadro de texto. 3. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de dos puntos. Por ejemplo, si en el cuadro de texto se van a situar los apellidos del usuario, puede escribir Apellidos: Para que aparezca el cuadro de propiedades hay que hacer clic con el botón secundario sobre el control y seleccionar la opción Propiedades del cuadro de texto. Elementos de la Ventana de Propiedades: Es preciso hacer una observación en este ítem: Si Nombre con que identificara el campo. hace clic en la pestaña podrá observar que se Tipo de datos. desplaza una lista, como lo muestra la siguiente figura: De esta lista deberá elegir cuál de los siguientes tipos de datos es el más adecuado para el tipo de dato que quiere ingresar en este cuadro de texto. Valor predefinido: es valor que aparecerá de muestra cuando se presenta el formulario. Cuándo se debe utilizar un Cuadro de Texto. Utilice un cuadro de texto cuando desee: Permitir que los usuarios escriban en un formulario todo el texto sin formato que deseen. Mostrar información, como el resultado de una fórmula o la fecha actual. En la ilustración siguiente, se utilizan cuadros de texto para recopilar información de contacto de los usuarios. De forma predeterminada, cuando se inserta un cuadro de texto en una plantilla de formulario, InfoPath agrega un cuadro de texto de una sola línea. Si desea que el cuadro de texto muestre varias líneas de texto, puede habilitar los saltos de párrafo o el ajuste de texto en el cuadro de texto una vez insertado. Otra opción es utilizar un cuadro de texto enriquecido. 58

59 Microsoft InfoPath Designer 2010 Insertar un cuadro de lista desplegable en una nueva En el panel de tareas Controles, haga clic en Cuadro de lista plantilla de formulario en blanco. desplegable. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas Controles de la pestaña Insertar. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del botón secundario del mouse el control y seleccionar la opción Propiedades de Cuadro de lista control. Para agregar valores a la lista hay que hacer clic con el desplegable. Como ven en la figura es hacer clic en Agregar, para ingresar los valores de la lista. Si ha concluido de cargar los datos haga clic en Aceptar y los cambios quedaran grabados. Mostrar los valores obtenidos de una lista fija, a partir del origen de datos de la plantilla de formulario o a partir de un origen de datos Cuándo se debe utilizar un cuadro de lista desplegable. Utilice un cuadro de lista desplegable cuando desee: Permitir que los usuarios elijan una única opción en una lista de elementos predefinidos. Ocultar las entradas de la lista en el formulario de forma predeterminada. externo, como una base de datos o una lista de Microsoft Windows SharePoint Services. Insertar selector de fecha en una nueva plantilla de formulario en blanco. 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 59

60 Microsoft InfoPath Designer Si el panel de tareas Controles no esta visible, haga clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas Controles de la pestaña 7. En la lista Mostrar la fecha así del cuadro de diálogo Formato de fecha, haga clic en el estilo de presentación que desee. Insertar. 3. En Insertar controles, haga clic en Selector de fecha. 4. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control. 5. Para especificar la forma en que aparece la fecha en el formulario, haga doble clic en el selector de fecha insertado en la plantilla de formulario. 6. Haga clic en la ficha Datos y haga clic en Formato. Propiedades. Mostrar fechas procedentes de un Hacer clic con el botón derecho sobre el selector de fecha. Observara que la ventana que aparece es igual que la del cuadro de texto. Se debe llenar de la misma forma. origen de datos externo, como las fechas de facturación y envío extraídas de una base de datos de pedidos de clientes. Cuándo se debe utilizar un selector de fecha. Insertar Casilla De Verificación En Una Nueva Plantilla De Formulario En Blanco. Cuando insertamos un control de casilla de verificación, este se inserta junto a una etiqueta de texto que refleja el nombre del Utilice un selector de fecha cuando desee: Permitir que los usuarios puedan especificar las fechas que deseen en un formulario, como las fechas de inicio y de finalización de un proyecto concreto. Utilizar las funciones hoy y ahora para mostrar la fecha y hora actuales en un formulario. control. Este texto es independiente al control y se puede eliminar sin afectar el buen funcionamiento de la casilla de verificación adjunta. Propiedades. Es el tipo de datos que utilizará el control para expresar su estado de Verdadero o Falso. Establece cual será el estado por defecto del control. Insertar botón de opción en una nueva plantilla de formulario en blanco. 1. Este tipo de controles permite insertar una serie o grupo de botones de opción que 60

61 trabajan en conjunto pudiéndose activar solo uno de ellos. 2. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 3. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic la esquina inferior derecha de la barra de herramientas de Control de la pestaña I n s e r t a r. 4. En Insertar controles, haga clic en botón de opción y aparecerá la siguiente ventana. 5. Una vez colocada la cantidad de botones hacer clic en Aceptar. Puede modificar los nombres de los campos sin alterar el funcionamiento del botón de opción. Cuándo se debe utilizar un grupo de botones de opción. Utilice un grupo de botones de opción en la plantilla de formulario para presentar a los usuarios un pequeño número de opciones relacionadas pero que se excluyen entre sí. Insertar un Botón. Insertar una tabla extensible en una plantilla de formulario basada en un origen de datos existente. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar En Insertar controles, haga clic en Tabla extensible. Microsoft InfoPath Designer 2010 Propiedades. E n l a p lantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas Controles en la pestaña Insertar. Solo cambiar el nombre del botón. Más adelante se verá las otras opciones. Cuándo se debe utilizar un botón. Los botones son controles versátiles que resultan útiles en muchos escenarios diferentes. Por ejemplo, puede utilizar un botón cuando desee: Enviar datos a uno o varios orígenes de Permitir que los usuarios cambien a otra del formulario. Actualizar datos a partir de un origen de secundario. Borrar cualquier dato consultado del formulario. Calcular datos en el formulario. En el cuadro Número de columnas, especifique el número de columnas que tendrá la tabla. L a t a b la extensible se crea con un cuadro de texto en cada columna. Para convertir un cuadro de texto en un tipo de control diferente, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el control deseado. 61

62 Cuándo se debe utilizar una tabla extensible. Utilice una tabla extensible cuando desee: Permitir que los usuarios especifiquen datos en un formato tabular estructurado. Recopilar elementos de línea, datos numéricos y otros tipos de datos que se ven mejor en una tabla. Microsoft InfoPath Designer 2010 Ahorrar espacio en la plantilla de formulario mostrando únicamente las filas que contienen datos reales. Mostrar o usar registros de una base de datos, servicio Web u otro origen de datos en una tabla en la plantilla de formulario. Insertar un control de imagen. El procedimiento para insertar un control de imagen varía ligeramente en función de si se está diseñando una nueva plantilla de formulario en blanco o si se basa el diseño de la misma en una base de datos u otro origen de datos externo. La ilustración siguiente muestra el aspecto que tiene un control de imagen vacío cuando está seleccionado en modo de diseño. Los controles pueden estar enlazados o no. Cuando un control está enlazado, significa que está conectado a un campo o grupo del origen de datos para que los datos especificados en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o un grupo, por lo que no se guardan los datos escritos en el control. Cuando selecciona un control o pasa el cursor por encima de un control, en la parte superior derecha del mismo aparecerá un icono de enlace y texto. El texto indica el grupo o campo con el que está enlazado el control en el origen de datos. El Origen de datos. Insertar un control de Imagen en una nueva Plantilla de Formulario en blanco. Cuando se diseña una plantilla de formulario desde cero, la casilla de verificación. Crear automáticamente el origen de datos en el panel de tareas Controles está seleccionado de forma predeterminada. Esto permite a InfoPath crear automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que se agregan controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados mediante iconos de carpetas y archivos en el panel de tareas Origen de datos. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en la parte inferior derecha de la barra de herramientas Controles de la pestaña Inicio. En Insertar controles, haga clic en Imagen. En el cuadro de diálogo Insertar control de imagen, siga uno de estos procedimientos: 1. Para guardar los datos de imagen en el formulario del usuario, haga clic en Incluidos en el formulario. Cuando icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando está correctamente enlazado, se muestra un icono verde. Si existe algún problema con el enlace, el icono es de color rojo o azul. El origen de datos, que almacena todos los datos introducidos en un formulario, se compone de campos y grupos que aparecen en una vista jerárquica en el panel de tareas Origen de datos. Los controles de imagen siempre están enlazados a campos. En el ejemplo siguiente, el control de imagen de la plantilla de formulario está enlazado al campo archivo Foto del panel de tareas. se selecciona esta opción, InfoPath utiliza el tipo de datos Imagen o datos adjuntos para el control de imagen. La inclusión de la imagen en el formulario es una buena opción si desea que tanto el formulario como sus datos continúen siendo transferibles. 2. Para mostrar una imagen que está vinculada al formulario del usuario, pero no guardada con él, haga clic en Como vínculo. Cuando se selecciona esta opción, InfoPath utiliza Hipervínculo como tipo de datos para el control de imagen. La vinculación a una imagen es una buena opción si cree que los usuarios necesitarán actualizar la imagen vinculada, o si desea reducir el tamaño de archivo de formulario del usuario. De forma predeterminada, en la plantilla de formulario se inserta un control de imagen con el texto de marcador de posición Haga clic aquí para insertar una imagen. Si optó por incluir los datos de imagen en los formularios de los usuarios en el paso 4, puede especificar una imagen de fondo. Cómo? 62

63 Haga doble clic en el control de imagen en la plantilla de formulario. Haga clic en la ficha Datos. En la opción Enlace de la ficha Datos, haga clic en Especificar la imagen predeterminada y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la imagen que desee. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control. Insertar un Control de Imagen en una Plantilla de Formulario basada en un origen de datos existente. Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo, base de datos o servicio Web existente de lenguaje de marcado extensible (XML), InfoPath obtiene los campos y grupos del panel de tareas Origen de datos de ese origen de datos existente. En este escenario, puede insertar un control de imagen arrastrando un campo desde el panel de tareas Origen de datos hasta la plantilla de formulario o insertando un control de imagen desde el panel de tareas Controles, tal como se describe en el procedimiento siguiente: 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C. 3. En Insertar controles, haga clic en Imagen. 4. En el cuadro de diálogo Insertar control de imagen, siga uno de estos procedimientos: Microsoft InfoPath Designer 2010 Cómo? Para guardar los datos de imagen en el formulario, haga clic en Incluidos en el formulario. Si selecciona esta opción, deberá enlazar el control de imagen a un campo cuyo tipo de datos sea Imagen o datos adjuntos. Para mostrar una imagen que está vinculada al formulario, pero no guardada con él, haga clic en Como vínculo. Si selecciona esta opción, deberá enlazar el control de imagen a un campo cuyo tipo de datos sea Hipervínculo. 5. En el cuadro de diálogo Enlace de Imagen, seleccione el campo en el que desea guardar el control de imagen y haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, en la plantilla de formulario se inserta un control de imagen con el texto de marcador de posición Haga clic aquí para insertar una imagen. Si optó por incluir los datos de imagen en los formularios de los usuarios en el paso 4, puede especificar la imagen predeterminada que aparecerá dentro del control. Haga doble clic en el control de imagen en la plantilla de formulario. Haga clic en la ficha Datos. En la opción Enlace, haga clic en Especificar la imagen predeterminada y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la imagen que desee. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control. Actividades Clase N 3 Actividad N 1 En base a la actividad de la clase n 2, agregue la fase (2) de diseño. Incorpore los controles que sean necesarios para realizar el formulario pedido por la empresa. Tenga en cuenta que no tiene el logo de la empresa por lo tanto deberá dejar el espacio para colocarlo. La empresa (gaseosas) desea que usted tenga en cuenta las distintas áreas de trabajo de la misma, a saber: administrativo, vendedor, repartidor y seguridad; para cada uno deberá hacerle el formulario correspondiente. 63

64 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 4 Temas: Reglas de validación. Notificación sobre errores en las reglas de validación. Agregar, quitar reglas de validación de datos. Qué son las reglas de validación de datos? Las reglas de validación de datos son herramientas que permiten comprobar automáticamente los errores mientras el usuario rellena un formulario. En las reglas de validación de datos se debe tener en cuenta que tipos de datos se está por ingresar. Una de las ventajas de InfoPath, es el uso de datos exactos y coherentes, esto permite que, a través de controles de la plantilla de formulario, pueda asegurarse que los datos recopilados cumplan con ambas cualidades. Por ejemplo, se pueden utilizar reglas de validación de datos para permitir que los usuarios sepan si el importe que se ha especificado para un concepto de gasto es superior al aprobado. Si un formulario contiene errores de validación de datos y está conectado a una base de datos o un servicio Web, los usuarios no podrán enviar el formulario hasta que corrijan dichos errores. Los usuarios, pueden guardar una copia local del formulario y luego, corregir los datos y enviarlos. Agregar reglas de validación de datos. 1. Haga clic en el control al que desea agregar la validación de datos. 2. En el la pestaña Propiedades, haga clic en Agregar regla. 3. En el menú desplegable seleccione el la regla que desea que se cumpla y la acción que desea que pase si se rompe esa regla. 4. En el panel de tares complete las opciones adicionales que se requieran. El ejemplo siguiente muestra cómo crear una condición de validación de datos que asegure que los datos escritos en un cuadro de texto coinciden con un valor específico, en este caso, la palabra Mariana. Inserte un Control de Cuadro de texto. Seleccione el cuatro y haga clic en la pestaña Propiedades y luego en Agregar regla. Elija la opción No es igual que En el cuadro que aparece a continuación hay que escribir la palabra que queremos que sea ingresada. En este caso mariana. Una vez ingresada la palabra hacemos clic en Aceptar. 64

65 Microsoft InfoPath Designer 2010 En el panel de tareas de Reglas se pueden ver los detalles de la regla de validación. Se puede editar el mensaje que se desplegara cuando el valor ingresado no sea el deseado. Nota: Para solicitar a los usuarios que especifiquen datos en el control, en el cuadro de diálogo Propiedades del Control, active la casilla de verificación No puede estar en blanco. Para que se muestre automáticamente un mensaje de cuadros de diálogo cuando un usuario deja en blanco un control, seleccione el cuadro de diálogo Mostrar mensajes de cuadro de diálogo inmediatamente cuando los usuarios escriben datos no válidos. Nota: Dado que los mensajes de cuadros de diálogo no pueden mostrarse automáticamente en un explorador Web, un usuario que rellene el formulario mediante un explorador Web sólo podrá ver la información en pantalla. En el cuadro Información de pantalla, escriba le texto que desea mostrar cuando un usuario seleccione el control o haga clic en él con el botón secundario. En el cuadro Mensaje, escriba el texto que desea que aparezca en el cuadro de diálogo de mensaje ya sea inmediatamente o cuando el usuario solicite más detalles. Nota: La información de pantalla de un error de validación de datos no se mostrará en los controles que también tengan una información de pantalla predeterminada establecida en la ficha Opciones avanzadas del cuadro de diálogo Propiedades del control. Este comportamiento ayuda a garantizar que el nombre del control se transmite con precisión a los usuarios que están utilizando lectores de pantalla. Cambiar una regla. Haga clic en el control cuya regla de ingreso de datos desee modificar. En el panel de tareas Controles haga clic en la condición que esta debajo de Condición. En el cuadro de diálogo Condición cambie los parámetros de la regla. muestre como información en pantalla. Tras ver dicha información, los usuarios tienen la opción de mostrar una alerta detallada indicada. Por ejemplo, si especifica una condición de error que desea que se produzca cuando un usuario escribe su Modos de notificación de errores de validación a los usuarios. En un formulario diseñado para rellenarlo con InfoPath, es posible establecer un mensaje de validación de datos que se 65

66 Microsoft InfoPath Designer 2010 nombre en un cuadro que se utiliza para indicar números de teléfono, puede habilitar una información en pantalla que muestre el mensaje "Escriba un número de teléfono en este campo". Los usuarios podrán mostrar manualmente la alerta proporcionada haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo en InfoPath y, a continuación, hacer clic en la opción para mostrar la alerta. La tabla enumera los controles de Microsoft Office InfoPath 2010 que admiten reglas y si están disponibles o no para plantillas de formulario compatibles con el explorador. Control. Icono. Admite Reglas. Cuatro de texto. Cuadro te texto enriquecido. Cuadro de lista desplegable. Cuadro combinado. Cuadro de lista. Selector de fecha. Casilla de verificación. Botón de Opciones. Botón. Sección. Si No Si No Si Si Si Si Si Si 66

67 Microsoft InfoPath Designer 2010 Actividad N 1 Actividades Clase N 4 La Empresa Aguas de Salta realizara una encuesta a los contribuyentes del Barrio Los Olmos, especificando: Nombre y Apellido. Nº de Catastro. Sugerencias sobre formas de pago para la nueva instalación de red de agua potable. Diseñar una plantilla de formulario para tal fin. 67

68 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 5 Temas: Campos. Crear. Agregar, mover o eliminar un campo o grupo. Conexiones de datos. Diseño de plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft Office Access Campos. Todos los datos que aparecen en un formulario, ya sean datos que un usuario puede seleccionar en un cuadro de lista, en un cuadro desplegable o en un cuadro combinado, o datos que el usuario agrega a un formulario, se almacenan en los campos del formulario. Los Campos están formado por campos y grupos. De la misma forma que las carpetas del disco duro contienen y organizan los archivos, los campos contienen los datos que los usuarios especifican en los formularios basados en la plantilla de formulario y los grupos contienen y organizan dichos campos. El usuario agrega datos a los de un formulario y dichos controles están a los campos. Por ejemplo, imagine que está diseñando una plantilla de formulario para un informe de gastos. Cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla, pueden especificar su nombre, segundo nombre y apellidos en tres controles de cuadro de texto, los cuales están enlazados a un campo de nombre, un campo de segundo nombre y un campo de apellidos, respectivamente. Estos campos se encuentran en un grupo llamado "nombre". Puede ver y trabajar con los campos y grupos de los campos de la plantilla de formulario en el panel de tareas Campos. Crear el origen de datos principal. Al crear la plantilla de formulario, InfoPath crea automáticamente el origen de datos principal. Estos son los campos donde se almacena la información que se cargan en los formularios. Todas las plantillas de formulario de InfoPath contienen un origen de datos principal único. Se pueden agregar campos y grupos al origen de datos principal, en función del tipo de plantilla de formulario que se cree: Plantilla de formulario en blanco: Los campos y grupos se agregan al origen de datos principal mediante el panel de tareas Origen de datos o arrastrando un control desde el panel de tareas Controles a una vista de la plantilla de formulario. Al arrastrar un control a una vista, InfoPath agrega campos y grupos al origen de datos principal según el tipo de control que se agregue. Plantilla de formulario basada en un documento XML InfoPath agrega campos y grupos que se asignan a los elementos definidos en el esquema o a los elementos del documento. Plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft Office Access o Microsoft SQL Server InfoPath agrega campos y grupos al origen de datos principal, en Función de la forma en que los datos se almacenen en la base de datos. Plantilla de formulario basada en un servicio Web InfoPath agrega campos y grupos 68

69 que se asignan al esquema suministrado por el servicio Web. Si el origen de datos (por ejemplo, un servicio Web o una base de datos) no está contenido en la plantilla de formulario, se Microsoft InfoPath Designer 2010 denomina un origen de datos externo. Los formularios de InfoPath se conectan a los orígenes de datos externos mediante una conexión de datos. Conexiones de Datos. Una conexión de datos es un vínculo dinámico entre un formulario de Microsoft Office InfoPath y un origen de datos externo que almacena o proporciona datos de ese formulario. Un origen de datos es una colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario. Los controles están enlazados a los campos y grupos en el origen de datos y muestran los datos a los usuarios. Un formulario puede tener una conexión de datos principal y, opcionalmente, disponer de una o más conexiones de datos secundarias. En función de los objetivos del formulario, una conexión de datos puede consultar o enviar datos del formulario a un origen de datos externo, como una base de datos de Microsoft SQL Server o un servicio Web. Puede crear tres tipos de conexiones de datos a un origen de datos externo: sólo datos de consulta, sólo datos de envío y datos tanto de consulta como de envío. Una conexión de datos de consulta recibe los datos de un origen de datos y los almacena en el formulario. Una conexión de datos de envío envía los datos desde el formulario a un origen de datos, a una aplicación en un servidor Web, a una biblioteca de documentos en un servidor en el que se ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o a un mensaje de correo electrónico. Tanto las conexiones de datos de consulta como de envío reciben y envían datos a un origen de datos. Cuando crea una conexión de datos, especifica el tipo de conexión de datos que desea. Por ejemplo, puede crear una conexión de datos que haga lo siguiente: Consulta datos de una base de datos. Envía los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Envía los datos del formulario a una aplicación de un servidor Web. Envía datos del formulario a una aplicación personalizada que usa el control XmlFormView. Consulta o envía datos mediante código de programación personalizado, como C#, Microsoft Visual Basic.NET o Microsoft JScript. Utiliza la configuración de conexión almacenada en una biblioteca de conexiones de datos en un servidor en el que se ejecuta Microsoft Office SharePoint Server Consulta o envía datos a los Servicios de flujo de trabajo humano en Microsoft BizTalk Server 2004 o BizTalk Server El tipo de conexión que use depende de los objetivos planeados para el formulario y del tipo de origen de datos externo al que desea conectar el formulario. Trabajar con la conexión de datos principal. La conexión de datos principal establece una conexión al origen de datos principal del formulario. Un esquema XML describe la estructura del almacenamiento de los datos en el origen de datos principal del formulario. Puede diseñar el origen de datos mediante el panel de tareas Origen de datos, o puede dejar que InfoPath cree automáticamente el origen de datos mientras agrega controles a la plantilla de formulario. También puede diseñar una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, que a su vez define la estructura del origen de datos principal. Una plantilla de formulario puede tener únicamente una conexión de datos principal. Si la conexión de datos principal se conecta a un origen de datos externo, su forma de trabajar con la conexión de datos principal depende del tipo de origen de datos al que está conectado. Base de datos Cuando diseña una plantilla de formulario basada en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos principal que consulta y opcionalmente envía los datos a dicha base de datos. Si el formulario se va a rellenar sólo usando InfoPath, éste crea automáticamente una conexión de datos de envío y configura la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus formularios. Diseñar la plantilla de formulario. Para diseñar una plantilla de formulario con una conexión de datos de consulta, primero tiene que crear la plantilla de formulario. Cuando se crea una plantilla de formulario que está basada en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal entre la plantilla 69

70 de formulario y la base de datos. Este proceso crea automáticamente la plantilla de formulario del origen de datos principal. Microsoft InfoPath Designer 2010 Después de crear la plantilla de formulario, debe agregar un control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlazar ese control a un campo en el origen de datos principal. Esto permite a los usuarios ver los resultados de la consulta en el formulario. Paso 1: crear la plantilla de formulario. 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo una plantilla de formulario, luego en Bases de datos y por timo en Diseñar formulario. 2. Inmediatamente aparecerá el Asistente para la conexión de datos. 3. En la primera página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en Seleccionar base de datos. 4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos. Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir. 5. A modo de ejemplo vamos a crear una base de datos simple para ejemplificar el uso de InfoPath con una base de datos de Access. El la siguiente tenemos que elegir la tabla que se encuentre en lo más debajo de la relación. En este caso, Persona toma el detalla del domicilio en la tabla Domicilio y esta toma del detalla de la provincia en la tabla Provincia. Por lo tanto tenemos que seleccionar la tabla Provincia, luego Domicilio y finalmente la tabla Personal. Seguidamente hay que seleccionar la tabla Domicilio. Se hace clic en la opción Establecer relación y se seleccionan los campos que están relacionados. En este caso seria el campo id_provincia de la tabla Provincia y el campo provincia de la tabla Domicilio. Hacemos clic en agregar relación y finalmente en aceptar. Con la siguiente tabla realizamos las mismas acciones hasta que hayamos incluido todas las tablas. Finalmente le damos a siguiente. Solo nos faltaría darle nombre a la conexión principal y ya estaremos listos para trabajar con la base de datos de Access desde InfoPath imagen se puede ver el diagrama de relaciones de la base de datos. Hay que seleccionar las tablas una por una y teniendo en cuenta de hacer en modo ascendente. Esto quiere decir que El entorno de trabajo de InfoPath nos quedaría de la siguiente manera. 70

71 Microsoft InfoPath Designer 2010 Paso 2: Enlazar un control al campo. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas de controles. Puede arrastrar los campos desde el panel de tareas al área de trabajo y personalizar los controles después de esto. Hay que diferenciar entre los campos DATAFIELD y QUERYFIELD. El primero se para agregar datos a la base de datos y el segundo es para realizar consulta de datos. Puede diseñar el formato de la plantilla de formulario de la manera que considere, pero a la hora de insertar los Controles tiene que seleccionar el origen de los datos. Al insertar un control aparecerá una sub ventana (llamada Enlace de Cuadro te texto en este caso) que le permitirá elegir el campo al cual esta vinculado el control. Asegúrese de seleccionar el desde el enlace desde el grupo de campos de DATAFIELD. Hay que tener en cuenta que ente paso hay que implementar los conocimientos del diseño de plantillas. Esto quiere decir que en este paso se pueden crear tablas, dar colores, escribir los títulos y gestionar las reglas para la introducción de los datos. El ejemplo anterior queda realizado de la siguiente manera. 71

72 Hay que tener en cuenta que ente paso hay que implementar los conocimientos del diseño de plantillas. Esto quiere decir que en este paso se pueden crear tablas, dar colores, escribir los Microsoft InfoPath Designer 2010 títulos y gestionar las reglas para la introducción de los datos. El ejemplo anterior queda realizado de la siguiente manera. Actividades Clase N 5 Actividad N 1 La entidad RENTAS ha de realizar una inspección del estado de situación de los contribuyentes mono tributistas inscriptos a partir de marzo de 2009 de la localidad de San Lorenzo, provincia de Salta. Realizar pequeña bases de datos de no más de dos tablas, realizar una conexión con InfoPath y diseñar una plantilla de formulario para recolectar esta información. 72

73 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 6 Temas: Vistas. Agregar o eliminar una vista. Cambiar nombre de una vista. Publicar. Publicación de una plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico. Modificar una plantilla de formulario publicada. Al diseñar varias vistas de su plantilla de formulario, puede ofrecer a los usuarios presentaciones diferentes de los datos. Por ejemplo, puede crear una vista especial optimizada para la impresión, o una vista de resumen que prescinda de algunos detalles en una plantilla de formulario compleja. En Microsoft Office InfoPath, se la barra de herramientas Vistas en la pestaña Diseño de pagina. Agregar una vista. Utilice el siguiente procedimiento para agregar vistas adicionales a una plantilla de formulario. Pestaña Diseño de página, haga clic en Nueva vista. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para la vista y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en la barra de herramientas Vistas, seleccione la vista y luego haga clic en Propiedades. En el área de trabajo, diseñe la vista agregando tablas de diseño y controles. Sugerencia: Si desea basar el diseño de una nueva vista en una vista existente, presione CTRL+A para seleccionar toda la vista y presione CTRL+C para copiar la selección en el Portapapeles. En el panel de tareas Vistas, cambie a la nueva vista y presione CTRL+V para pegar la selección en la nueva vista. En este punto, puede eliminar todos los controles o elementos de diseño que no necesite en la nueva vista. 73

74 Eliminar una vista. No puede recuperar ni restaurar una vista después de haberla eliminado. Si elimina la vista predeterminada de una plantilla de formulario que sólo tiene una vista, InfoPath crea automáticamente una nueva vista predeterminada. Si elimina la vista predeterminada de una plantilla de formulario que tiene varias vistas, InfoPath asignará el estado de vista predeterminada a la siguiente vista de la lista de vistas en el panel de tareas Vistas. Para eliminar una vista, haga clic sobre la opción Eliminar de la barra de herramientas de Vistas. Cambiar la vista predeterminada. Cada plantilla de formulario tiene una vista predeterminada, llamada "Vista 1". Los usuarios ven esta vista cuando abren un formulario basado en la plantilla de formulario. Al crear vistas personalizadas para una plantilla de formulario, puede elegir cuál de las vistas disponibles será la predeterminada para los usuarios. Seleccione la vista que dese como predeterminada. Haga clic en la opción Propiedades de la barra de herramientas Vistas. En el cuadro de propiedades tilde la opción Establecer como vista predeterminada. Cambiar el nombre de una vista. Seleccione la vista a la cual le quiere cambiar el nombre. Haga clic sobre la opción propiedades de la barra de herramientas de vistas. En cuadro de propiedades editar el nombre de la vista y luego hacer clic en Aceptar. Publicación. Para publicar una plantilla de formulario, primero debe guardarla y, a continuación, utilizar el Asistente para la publicación para distribuirla a los usuarios. El Asistente para la publicación modifica la plantilla de formulario para la distribución agregando la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, de forma que los usuarios puedan abrir formularios basados en esa plantilla. Las instrucciones de procesamiento permiten que los formularios basados en la plantilla se actualicen automáticamente si se realizan cambios en la plantilla después de publicarla Después de modificar la plantilla de formulario con la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, el asistente guarda la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación que se especifique. Puede publicar una plantilla de formulario en las siguientes ubicaciones: Un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services Un servidor que ejecute InfoPath Forms Services Como parte de un mensaje de correo Microsoft InfoPath Designer 2010 electrónico Puede publicar una plantilla de formulario enviándola a los usuarios en un m e n s a j e d e correo electrónico. Después, los usuarios pueden abrir el mensaje y rellenar el formulario. Una carpeta de red compartida. Como un archivo instalable. Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardarla. Cuando se guarda una plantilla de formulario, se almacena para conservar el trabajo, igual que cuando se guarda un archivo en el equipo. En la siguiente tabla se describen las diferentes opciones para guardar una plantilla de formulario. Nota Debe utilizar el Asistente para la publicación 74

75 siempre que desee distribuir la plantilla de formulario a los usuarios. Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico. En la pestaña Archivo, haga clic en Publicar. Luego en la opción correo electrónico. En el Asistente para la publicación, dele un Microsoft InfoPath Designer 2010 nombre a la plantilla que desea publicar y haga clic en Siguiente. En la siguiente página del asistente, agregue los campos que desea mandar por el correo electrónico y haga clic en siguiente y finalmente en Publicar. Inmediatamente se mostrara una pantalla similar a la de Outlook para el envió de correo electrónico. Agregue las direcciones de correo electrónico que desee y luego haga clic en evitar. Modificar una plantilla de formulario publicada. Antes de modificar una plantilla de formulario publicada, considere el efecto que los cambios pueden tener en los formularios existentes basados en la plantilla. Por ejemplo, si cambia el origen de datos de la plantilla de formulario, los cambios pueden eliminar permanentemente los datos de los formularios existentes basados en esa plantilla. Los siguientes cambios aplicados a una plantilla de formulario pueden provocar la pérdida de datos: Cambiar un campo o grupo extensible para que no sea extensible. Cambiar el tipo de datos de un campo de texto enriquecido. Cambiar el nombre, mover o quitar un campo o un grupo del origen de datos. Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, modifique primero la copia de trabajo de la plantilla de formulario. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicarla en una ubicación de publicación. Si no dispone de una copia de trabajo de la plantilla de formulario y ha publicado la plantilla en una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o en una carpeta de red compartida, puede guardar en el equipo una copia de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación. Esta versión guardada se convierte en la copia de trabajo. A continuación, puede modificar la copia de trabajo y volver a publicarla en la ubicación de publicación original. Al publicar la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación original, la plantilla de formulario publicada originalmente se sobrescribirá con la versión modificada. La publicación de una plantilla de formulario no equivale a guardar la plantilla de formulario. Cuando se publica una plantilla de formulario, el Asistente para publicación agrega la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento a la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir los formularios basados en esa plantilla de formulario. Cuando se guarda una plantilla de formulario, en realidad se está guardando una copia de la misma, igual que cuando se guarda un archivo en un equipo. 75

76 Microsoft InfoPath Designer 2010 El Asistente para publicación siempre debe utilizarse cuando usuarios puedan rellenarla. desee que la plantilla de formulario esté disponible para que los Actividades Clase N 6 Actividad N 1 Una empresa de perfumes quiere lanzar a la venta una línea nueva para mujeres. Tiene dos opciones en cuestión de fragancias: Maderas del Oriente y Popurrí de Rosas. Para ello realizara una encuesta a las mujeres de la empresa sobre gustos personales en lo que se refiere a los aromas y así poder tomar una decisión sobre que aroma lanzará a la venta. 76

77 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 7 Temas: Importar datos de Word a INFOPATH - Importar datos de Excel a INFOPATH Importar Datos Conversión de un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath. Al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, el documento se utiliza como guía para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura básica del documento se vuelve a crear con el mayor parecido posible en la plantilla de formulario. En un documento de Word, un "campo de formulario" es el lugar donde se almacena un tipo de datos en particular, como un nombre o una dirección. Si incluye campos de formulario de Word al convertir el documento, los controles de cuadro de texto, casilla de verificación y lista desplegable se agregan a la plantilla de formulario de InfoPath en una posición que se corresponde con la posición de los campos en el documento de Word. Además, InfoPath detecta automáticamente las partes del documento de Word que pueden funcionar correctamente como tablas extensibles y cuadros de texto enriquecido, y las convierte en los controles correspondientes. Si utiliza el Asistente para importación para convertir InformeDeGastos.doc en una plantilla de formulario, InfoPath crea una plantilla de formulario llamada InformeDeGastos.xsn. En el siguiente ejemplo, la tabla Detalles de gastos del documento de Características y configuración de Word que no se admiten completamente durante la conversión. A continuación se incluye una lista de las características y configuración que no se conservan al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath. En algunos casos, se quita el formato pero se conserva el texto subyacente. Por ejemplo, si tiene columnas de estilo boletín, InfoPath quitará las columnas, pero importará el texto que contienen. Marcadores - Temas - Texto animado - Marcas de Agua - Numeración de línea - Bordes de página - Notas al pie y notas finales - Diseño de columnas de estilo boletín -Datos adjuntos - Objetos de dibujo (incluido autoformas, curvas, líneas y WordArt) - Espaciado de caracteres - Comentarios y marcas de revisión. En la siguiente lista se explican las características y la configuración que se admiten parcialmente al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath: Texto vertical InfoPath conserva el formato de texto vertical de un documento de Word si el texto vertical se encuentra dentro de una celda de tabla. InfoPath quita el formato de texto vertical al convertir un documento de Word si el texto vertical se encuentra Word se ha convertido en una tabla extensible en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. La tabla extensible permite a los usuarios insertar o quitar gastos según sea necesario haciendo clic en los comandos de un menú contextual. fuera de una celda de tabla, en otra parte del documento de Word. Cuadros de texto En los documentos de Word, los cuadros de texto son contenedores de texto que se pueden colocar en una página y cambiar de tamaño. Si el documento de Word contiene un cuadro de texto, el cuadro se convertirá en una celda de tabla en la plantilla de formulario resultante. Texto subrayado Las plantillas de formulario de InfoPath admiten el subrayado. Sin embargo, el subrayado decorativo o doble del documento de Word se convierte en subrayado sencillo en la plantilla de formulario resultante. Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos Todos los hipervínculos se convierten, pero si el hipervínculo utiliza un protocolo distinto de HTTP, HTTPS, FILE, FTP o MAILTO, no funcionará cuando un usuario haga clic en el vínculo en la plantilla de formulario resultante. Estilos de caracteres y efectos de texto Los estilos de formato de superíndice, subíndice y tachado sencillo se conservan durante el proceso de conversión. 77

78 Microsoft InfoPath Designer 2010 Otros efectos y estilos de formato, incluido el texto con Conversión de fuentes Aunque InfoPath formato de contorno, texto oculto y sombreado, se quitan durante el proceso de conversión. importa las fuentes de un documento de Word al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del Formato de encabezado y pie de página El documento no están disponibles en el equipo en el que texto de encabezado y pie de página del documento de se realiza la importación, se seleccionarán Word se convertirá en texto de encabezado y pie en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Puede que se quite determinado formato de caracteres durante el proceso de conversión. automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario. Márgenes de página negativos Los márgenes superior e inferior negativos se importarán como 0. Convertir un documento de Word en una Plantilla de Formulario de InfoPath. 1. En el Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para documentos de Word y, después, en Siguiente. 2. Haga clic en Examinar. 3. Busque y haga clic en el documento de Word que desee convertir y, a continuación, haga clic en Abrir. 4. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee. 5. Haga clic en Finalizar. 6. Si el documento de Word que desea importar está abierto, ciérrelo. 7. En la pestaña Archivo haga clic en nuevo, luego en Convertir formulario existente y finalmente en Diseñar formulario. 78

79 Cambiar una Tabla de Diseño a una Tabla Extensible. 1. Si el documento de Word incluye una tabla, InfoPath puede convertirla en una tabla de diseño o una tabla extensible en la plantilla de formulario resultante. El tipo de tabla elegido depende de las decisiones de diseño tomadas en el documento de Word. Puede usar el siguiente. Para especificar las filas de encabezado de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como encabezado de tabla. La fila de encabezado se utiliza normalmente para los encabezados de columna. Microsoft InfoPath Designer 2010 Para especificar las filas de pie de página de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como pie de página de tabla. Muchas tablas no contienen filas de pie de página. Para especificar el número de filas de datos que se van a utilizar, escriba un valor en el cuadro Número de filas extensibles para incluir al rellenar el formulario. La fila de datos es una fila que se puede "repetir" en el formulario tantas veces como sea necesario. 2. En la pestaña Inicio, haga clic en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas Controles. Inserte los controles que desee en las celdas de la tabla. Cuando se convierte un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, se utiliza el libro como guía para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura de tabla del libro se vuelve a crear como una tabla de diseño en la plantilla de formulario. Si se incluyen celdas que se utilizan para recopilar datos al convertir el libro, se agregan controles de cuadro de texto a la plantilla de formulario en las celdas de la tabla de diseño correspondientes a la ubicación de los campos en el libro. En la plantilla de formulario resultante se presenta el tamaño y la posición de las celdas, bordes de celda y sombreado admitidos, y si las celdas se combinan o dividen. Conversión de un Libro de Excel en una Plantilla de Formulario de InfoPath. Si el libro contiene varias hojas, los datos y el formato de la primera hoja se agrega a la vista predeterminada de la nueva plantilla de formulario y las hojas adicionales se convierten en vistas correspondientes en la plantilla de formulario. Para comprender mejor la relación entre un libro que se convierte mediante el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario resultante, imagine que es un agente de seguros que tiene un libro llamado Reclamaciones.xls que contiene dos hojas. La primera hoja se llama Hogar y la segunda se llama Automóvil. Entre las columnas de cada hoja se encuentran los encabezados Tipo, Descripción, Importe del préstamo y Precio de adquisición. Las columnas Importe del préstamo y Precio de adquisición de cada hoja tienen formato para utilizar un tipo de datos de moneda. Todos los encabezados tienen formato de texto azul en negrita. La hoja Hogar contiene una fórmula para calcular plazos de amortización. Se utiliza una celda, con formato de borde en todos los lados, para especificar el nombre de un cliente. 79

80 Características y configuración que no se admiten completamente durante la conversión. Determinada configuración y formato de los libros de Excel no se admite en InfoPath. Al convertir un libro que contiene dicha configuración, la plantilla de formulario de InfoPath resultante no contendrá dichas características o configuración A continuación se incluye una lista de las características y la configuración que no se conserva al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath: Celdas con formato reducir hasta ajustar - Validación de datos - Imágenes de fondo de celda -Formulas - Macros - Patrones de fondo de celda - Alineación de texto vertical - Degradado de la celda -Formato condicional - Alineación de texto vertical. En la siguiente lista, se explican las características y configuración que se admiten parcialmente al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath: Celdas con formato de datos Los estilos o colores aplicados a celdas con formato de datos no se convierten. Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos Todos los hipervínculos se convierten, pero si se utiliza un protocolo distinto de http, https, ftp o mailto, el hipervínculo no funcionará cuando el usuario haga clic en él. Alineación y formato de encabezados y pies de página Un encabezado o pie de página de un libro de Excel puede contener una sección izquierda, central y derecha. Éstas se concatenan al realizar la importación en InfoPath. Conversión de fuentes Aunque InfoPath importa las fuentes de un libro al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del libro no están disponibles en el equipo en el que se realiza la importación, se seleccionarán automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario. Microsoft InfoPath Designer 2010 Celdas combinadas implícitamente En Excel, si se escribe más texto del que cabe en la celda actual, el texto aparecerá sobre las celdas siguientes como si éstas se hubieran combinado. InfoPath no admite esta característica. Si una celda convertida contiene más texto del que cabe en la celda, el texto se ajustará a la siguiente línea en InfoPath. Para evitarlo, antes de importar el libro, seleccione la celda y las celdas siguientes que sean necesarias para contener el texto, y combínelas para que el texto quepa en la celda combinada. Informes de tabla dinámica Los informes de tabla dinámica se convierten como tablas de diseño. Tablas muy grandes InfoPath admite tablas con un tamaño máximo de 63 columnas de ancho y 999 filas de longitud. Si un libro de Excel sobrepasa estos límites, sólo se convertirán las primeras 63 columnas y 999 filas. Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath. 1. Si el documento de Excel que desea importar está abierto, ciérrelo. 2. En la pestaña Archivo haga clic en nuevo, luego en Convertir formulario existente y finalmente en Diseñar formulario. 3. En el Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para documentos de Excel y, después, en Siguiente. 4. Haga clic en Examinar. 5. Busque y haga clic en el documento de Word que desee convertir y, a continuación, haga clic en Abrir. 6. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Haga clic en Finalizar. Actividades Clase N 7 Actividad N 1 Realice en Word una tabla que esté compuesta de seis filas y cuatro columnas. Dicha tabla tendrá nombre y apellido, dirección, teléfono y mail. Colocar encabezado y pie de página a la hoja, teniendo en cuenta: el nombre de la empresa, dirección y mail (todos estos datos serán colocados por usted). Para rellenar la tabla pida los datos a cinco compañeros, agregue titulo a la tabla e impórtela a INFOPATH. Realice el mismo ejercicio en Excel. 80

81 Microsoft InfoPath Designer 2010 Clase 8 Temas: Imprimir un formulario - Enviar por correo un formulario - Seguridad. Puede imprimir la plantilla de formulario para obtener una visión general del modo que aparecerán los controles y otros objetos en la página impresa o para comprobar la configuración de impresión, tal como la impresión de encabezados o pies de página. 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Imprimir y elija alguna de las opciones. 2. Para ajustar la configuración de impresión, haga clic en la opción en el menú Archivo. Si hace clic en la opción impresión rápida no se mostrar las opciones de configuración de impresión. informático. Sin embargo, los usuarios pueden optar por imprimir una copia de un formulario rellenado por motivos personales o por otras razones, de modo que debe comprobar que el formulario tiene un aspecto adecuado después de imprimirlo. Por ejemplo, debe asegurarse de que los controles se ajustan a los márgenes de la página impresa y de que el texto de la plantilla es legible después dé la impresión. Imprimir una Plantilla de Formulario. Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath 2010 están diseñadas para visualizarse y rellenarse en un equipo Imprimir el Formulario como lo verá el Usuario. Cuando los usuarios imprimen un formulario, InfoPath realiza ajustes en él o quita determinados elementos que no tienen sentido en el contexto de impresión. Por ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada en las tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso. Tampoco aparecerán controles de botones, entradas de cuadros de listas o flechas desplazamiento, ya que estos elementos no tienen sentido en una página impresa. Enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Puede agregar a la plantilla de formulario una conexión de envío de datos secundaria que permita a los usuarios enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Puede usar valores estáticos, valores basados en los datos del formulario o una fórmula para especificar las direcciones de correo electrónico a las que se envía el formulario, la línea de asunto del mensaje y el nombre del formulario. También puede especificar si desea que el formulario aparezca en el cuerpo del mensaje de correo electrónico o como datos adjuntos del mensaje. Si configura la plantilla de formulario para incluir el formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, también puede adjuntar la plantilla de formulario al mensaje. Al incluir el formulario y la plantilla de formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, puede ayudar a asegurarse de que los destinatarios del mensaje pueden abrir el formulario en Microsoft Office InfoPath, incluso si no tienen la plantilla de formulario almacenada en caché en sus equipos. Para que los destinatarios puedan abrir los datos adjuntos, deben tener InfoPath instalado en sus equipos. Cuando los usuarios envían los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico, InfoPath crea un mensaje con los datos del formulario y lo envía a los destinatarios de correo especificados al crear la conexión de datos. Si los usuarios que reciben los formularios completados utilizan Microsoft Office Outlook 2010, pueden agregar una carpeta a su Bandeja de entrada para contener todos los formularios de InfoPath que reciban y configurarla para mostrar los datos de los formularios en columnas en Outlook. Después de agregar la conexión de envío de datos, debe configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los datos del formulario. Como resultado, 81

82 Microsoft InfoPath Designer 2010 cuando los usuarios abren el formulario, InfoPath agrega automáticamente un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo. También se Cambiar el método abreviado de teclado del botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo. pueden personalizar las opciones de envío de la plantilla de formulario de las siguientes maneras. Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen los formularios Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo. Especificar si el formulario debe quedar abierto, se debe cerrar o se debe abrir otro formulario en blanco después de enviarlo. Agregar una conexión de envío de datos. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y luego en Enviar formulario y en el menú desplegable haga clic en Al Correo electrónico en Opciones de envió. Se abrirá el Asistente para la conexión de datos, donde tiene que introducir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios del formulario. También puede modificar el mensaje e ingresar el asunto. 82

83 Microsoft InfoPath Designer 2010 Para enviar los datos del formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar los datos del formulario como datos adjuntos, active la casilla de verificación Adjuntar la plantilla de formulario para asegurar que los usuarios puedan abrir el formulario y, después, escriba un nombre para el formulario en el cuadro Nombre de datos adjuntos. También puede especificar un campo o utilizar una fórmula para asegurarse de que el nombre de cada formulario es único. Tilde la opción Establecer como la conexión de envió predeterminada. De esta manera, la conexión predeterminada para en envió de los formularios por medio del correo electrónico quedaran establecidas. Esto quiere decir que no tendrá que configurarlas después, salvo que quiera hacer cambios en la configuración o crear otra conexión para el envió de los formularios por correo electrónico. Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario Las "consideraciones de seguridad" es un amplio concepto que describe distintas cuestiones. Por ejemplo, el nivel de confianza de una plantilla de formulario, el uso de la tecnología en un servidor Web y la decisión del usuario de agregar un editor de confianza al Centro de confianza son todas ellas consideraciones de seguridad. Prácticas recomendadas para la seguridad del servidor web. Uso de un host de confianza Si su empresa no mantiene el servidor que aloja las plantillas de formulario, asegúrese de que utiliza una compañía de hospedaje Web de confianza. Por ejemplo, si decide utilizar la tecnología SSL, compruebe que la compañía de hospedaje tiene un certificado digital emitido por una entidad acreditadora independiente. Si no puede comprobar la integridad del servicio de hospedaje, no aloje las plantillas de formulario. Instale las revisiones de seguridad y un antivirus Compruebe que el administrador del servidor ha instalado las últimas revisiones y actualizaciones de seguridad en el servidor donde están alojadas las plantillas de formulario. Además, compruebe que el servidor está ejecutando un software antivirus actualizado y que únicamente los usuarios de confianza tienen acceso al servidor. Prácticas recomendadas para usar orígenes de datos. Uso de orígenes de datos aprobados Para asegurarse de que los diseñadores de plantillas de formulario de su empresa utilizan únicamente orígenes de datos autorizados, utilice una biblioteca de conexión de datos, que es una ubicación central para almacenar y compartir conexiones de datos. Al crear una colección de conexiones de datos autorizados y restringir los permisos a la biblioteca en la que están almacenados, ayudará a proteger la seguridad de los orígenes de datos utilizados en su empresa. Sea cauto con las conexiones de bases de datos directas Si los diseñadores de plantillas de formulario de su empresa no pueden utilizar un origen de datos autorizados de una biblioteca de conexión de datos, pueden conectar una plantilla de formulario directamente a un origen de datos. En este caso, asegúrese de que únicamente los usuarios de confianza puedan acceder a los formularios basados en dicha plantilla, ya que un usuario sin escrúpulos podría utilizar la conexión directa con la base de datos para tener acceso a información privada. Prácticas recomendadas para implementar plantillas de formulario. Alcance de la implementación de las plantillas de formularios Cuando se implementa una plantilla de formulario aprobada por el administrador, se agrega a una ubicación central del servidor donde puede activarse a una o varias colecciones de sitios. Una plantilla de formulario aprobada por el administrador es una plantilla de formulario compatible con el explorador que ha cargado un administrador en un servidor que ejecuta InfoPath. Una plantilla de formulario aprobada por el administrador puede incluir código. Si las colecciones de sitios y las plantillas de formulario de su empresa llegan a colectivos muy diferentes, asegúrese de activar únicamente las plantillas de formulario diseñadas para una colección de sitios concreta. Por ejemplo, si su empresa utiliza una colección de sitios para los clientes y otra para los empleados, no active una plantilla de formulario para 83

84 empleados en la colección de sitios del cliente. La activación de plantillas de formulario en una colección de sitios incorrecta puede hacer accesible los datos privados al usuario incorrecto. Por ejemplo, si se hace pública una plantilla de formulario de empleados con la lista de las direcciones de correo electrónico de los empleados puede terminar en correo electrónico no deseado. Prácticas recomendadas para implementar paneles de información del documento. En Microsoft Office InfoPath 2010, los diseñadores de plantillas de formulario pueden implementar una plantilla de formulario como un panel de información del documento. Un panel de información del documento es un formulario de InfoPath alojado dentro de un documento Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint o Microsoft Office Excel, proporcionando una única ubicación para que los usuarios agreguen o cambien metadatos sobre el documento. Cuando está alojado en un documento de Word, el panel de información del documento también admite la posibilidad de editar los datos en el mismo documento. Aunque se aplican las mismas consideraciones de seguridad para usar un panel de información del documento que para usar una plantilla de formulario, es decir, un panel de información de documento puede ejecutarse en la configuración de confianza Plena confianza, Dominio o Restringido dependiendo de las características que agrega un diseñador de formulario, hay también algunos elementos únicos que se deben considerar. Por ejemplo, si hace referencia a un recurso externo de un panel de documentación del documento, debería asegurarse de que los usuarios tengan permiso a dicho recurso cuando abren el Microsoft InfoPath Designer 2010 documento. Por ejemplo, es posible que desee conectar un panel de información del documento de un documento de Word a un servicio Web. Aunque los usuarios tengan permiso para abrir el documento de Word, recibirán un error si no tienen permiso para el servicio Web que se usa en el panel de información del documento. La siguiente lista describe algunas consideraciones adicionales para usar los paneles de información del documento: Implementar un panel de información del documento en una intranet Si implementa un panel de información del documento en una ubicación de la intranet de la compañía, pero el documento asociado al panel de información del documento está ubicado en una extranet, los usuarios internos podrán usar el panel de información del documento, pero no los usuarios externos. Usar conexiones de datos entre dominios en los paneles de información del documento No puede usar conexiones de datos entre dominios en un panel de información del documento a no ser que la plantilla de formulario para el panel de información del documento esté establecida en el nivel de seguridad Plena confianza, o la plantilla de información asociada esté ubicada en un dominio que se incluye en la zona de sitios de confianza de Windows Internet Explorer. Paneles de información del documento en la zona del equipo local En Internet Explorer, las zonas y niveles de seguridad permiten especificar si un sitio Web puede tener acceso a los archivos y a la configuración de su equipo y qué nivel de acceso pueden tener. Prácticas recomendadas para enviar plantillas de formulario como mensajes de correo electrónico. Niveles de confianza para plantillas de formulario de correo electrónico InfoPath proporciona tres niveles de seguridad para las plantillas de formulario: Restringido, Dominio y Plena confianza. Para enviarse con seguridad en un mensaje de correo electrónico, las plantillas de formulario tienen que tener la configuración de confianza restringida. Las plantillas de formulario que se envían en un mensaje de correo electrónico sólo funcionan con los datos contenidos en la plantilla de formulario, al contrario que los orígenes de datos externos, y no pueden contener secuencias de comandos ni código administrado. Evitar el envío de información personal identificable en un mensaje de correo electrónico Puede agregar reglas a una plantilla de formulario que permiten a un usuario enviar datos del formulario a varias ubicaciones cuando presiona un botón del formulario asociado. Por ejemplo, puede configurar un botón para que use reglas para permitir que los datos del formulario se envíen tanto a un servicio Web como en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. Prácticas recomendadas para ayudar a los usuarios a estar protegidos. Recomendar a los usuarios a instalar o abrir formularios únicamente desde orígenes de confianza InfoPath proporciona tres niveles de confianza: Restringido, Dominio y Plena confianza. Los niveles de seguridad determinan si una plantilla de formulario puede tener acceso a datos de otros dominios y a los archivos y la configuración de su equipo. Los formularios de plena confianza tienen un nivel de Plena confianza y pueden tener acceso a archivos y configuraciones en el equipo del usuario. La plantilla de formulario para estos formularios debe estar digitalmente firmada con un certificado raíz de confianza o instalada en un equipo del 84

85 Microsoft InfoPath Designer 2010 usuario. Debería aconsejar a los usuarios a que sólo habilitadas para los exploradores, es recomendable instalen o abran los formularios de plena confianza que reciban de orígenes de confianza. Recomendar a los usuarios que obtengan los exploradores más proporcionarles información sobre cómo descargar revisiones y actualizar los exploradores, para que se aseguren de que están ejecutando la versión más reciente. recientes Si los usuarios van a rellenar plantillas de formulario Actividades Clase N 8 Actividad N 1 Una empresa desea realizar una encuesta para saber si sus productos serán aceptados en el mercado. La empresa se dedica a la producción de dulces caseros. El nombre de la empresa es Dulces De Mamá, Dirección: Juan B. Justo 2100 mail: dulces_mamá@gmail.com, no tenemos el logo de la empresa por lo tanto dejar el espacio, no hay colores recomendados, lo que si la empresa desea que en algún lugar este la bandera de salta. Tener en cuenta que la empresa está dispuesta a realizar un descuento por compras por mayor. Una vez diseñado el formulario, imprima una copia, envié a tres compañeros el formulario por mail y a su capacitador. 85

86 Modulo V Microsoft Office SharePoint Workspace 2010

87 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Modulo III Microsoft SharePoint Workspace 2010 Clase 1 Temas: Conceptos. Microsoft Office SharePoint Microsoft SharePoint Workspace Tipos de áreas de trabajo. Groove. Conceptos a tener en cuenta antes de definir Microsoft Office SharePoint Workspace. El nuevo mundo del trabajo. El entorno del trabajo ya no es lo que era hace 10 años; o incluso hace solamente 5. Si tenemos en cuenta la mayor solidez del software y de los sistemas informáticos, la conectividad inalámbrica y la proliferación de dispositivos móviles, desde equipos portátiles a teléfonos inteligentes, la definición de lugar o equipo de trabajo acorta ahora las distancias entre ubicaciones, organizaciones, zonas horarias y culturas. Una oficina ha dejado de ser una habitación o un edificio. Puede ser cualquier lugar en el que creamos, compartimos y almacenamos información, o donde colaboramos con empleados, partners, clientes y otros en los proyectos y en los procesos de la empresa. En este nuevo mundo del trabajo, los equipos de trabajadores de información que necesitan colaborar dinámicamente tienen a menudo dificultades para hacerlo en sincronía. Como los equipos suelen estar formados por individuos procedentes de varias oficinas y compañías, así como por trabajadores móviles, para colaborar se ven obligados a confiar en un conjunto de herramientas variadas. Esas herramientas pueden incluir correo electrónico, teléfono, correo de voz, recursos compartidos de archivos, sitios Web y aplicaciones de colaboración especializadas. Aunque cada una de ellas sea realmente adecuada para actividades de trabajo determinadas, juntas no proporcionan un entorno de trabajo persistente y contextual que sea accesible a todos los miembros del equipo: en cualquier parte, en cualquier momento y en cualquier red. Además, muchas de estas herramientas se diseñaron exclusivamente para el trabajo interno de la compañía. Los costes de infraestructura y los riesgos de seguridad aumentan cuando se utilizan para trabajos que van más allá de los límites de la organización. Microsoft SharePoint SharePoint 2010 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Tanto si implementa SharePoint 2010 de forma local como si lo hace en servicios hospedados, los recursos integrados, mejorados por las tecnologías de búsqueda, le permitirán responder con rapidez frente a los cambios de las necesidades empresariales. Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración en toda la empresa y con terceros. La consolidación de soluciones mediante SharePoint 2010 permite ahorrar mediante la reducción de los gastos de mantenimiento y formación, y a través del aumento de la productividad del departamento de Tecnologías Informáticas. Todo gracias a una plataforma que ofrece un control total cumpliendo con las normativas. Microsoft SharePoint Workspace Microsoft SharePoint Workspace 2010, el nuevo nombre para Microsoft Office Groove, amplía las fronteras de la colaboración ya que proporciona acceso rápido en cualquier momento y lugar a los sitios de grupo de Microsoft SharePoint. Sincronice bibliotecas de documentos de SharePoint Server 2010 con SharePoint Workspace para que pueda tener acceso a archivos, verlos y editarlos en cualquier momento y lugar desde su equipo. También se admiten listas, como las de discusiones, tareas y las personalizadas. Incluso es posible sincronizar listas de Servicios de conectividad empresarial de forma que el acceso a los sistemas back-end resulte aún más sencillo. SharePoint Workspace 2010 es el preludio de un modo totalmente nuevo de trabajar con los sitios de grupo de SharePoint. 87

88 Realice sincronizaciones con sitios de SharePoint. Mediante solo unos pocos clics, puede sincronizar las bibliotecas y las listas de SharePoint con su equipo. Obtenga acceso a bibliotecas y listas sincronizadas de SharePoint de forma local desde su PC, incluso cuando esté desconectado del servidor de SharePoint. Edite contenido cuando no esté conectado al servidor de SharePoint y almacene sus datos en la memoria caché mientras espera la sincronización. Agregue contenido con el acceso directo a carpetas. Obtenga acceso a las bibliotecas de documentos de SharePoint como si fueran carpetas locales de Windows. Trabaje con archivos desde un sitio de SharePoint, examínelos en las carpetas locales o incluso guarde archivos de otras aplicaciones en esas mismas carpetas. Tenga la seguridad de que los archivos agregados se sincronizarán con el sitio de SharePoint. Busque en todas las áreas de trabajo disponibles. Busque de manera fácil en las copias locales de contenido mediante una eficaz integración de Windows Search. Puede personalizar las consultas de búsqueda para identificar los resultados de manera exacta. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Realice la búsqueda desde la barra de inicio, el área de trabajo o directamente desde el botón Inicio de Windows. Tenga la seguridad de que sus cambios se sincronizarán automáticamente con el servidor cuando vuelva a conectarse. Ahorre tiempo en la carga y descarga de contenido. SharePoint Workspace sincroniza solamente sus cambios, no el documento completo. Permanezca informado. Cuando los archivos experimentan modificaciones en el sitio de SharePoint, SharePoint Workspace muestra la información más reciente. Puede elegir entre dos versiones de área de trabajo de Groove: 2010 (la predeterminada) y 2007 (compatible con Microsoft Office Groove 2007). Cada versión de área de trabajo de Groove le permite agregar una colección de herramientas diferente. Es importante tener en cuenta que las versiones de área de trabajo se excluyen mutuamente y que se aplican las siguientes restricciones: todos los miembros de un área de trabajo 2010 deben ejecutar Microsoft SharePoint Workspace Todos los miembros de un área de trabajo 2007 deben ejecutar Microsoft Office Groove 2007 o Microsoft SharePoint Workspace Use la cinta para proteger o desproteger contenido o para comprobar rápidamente la versión de un archivo. Use la nueva vista Backstage de Microsoft Office para ver la barra de inicio o buscar contenido. Ahora puede personalizar con mayor facilidad la experiencia de SharePoint Workspace 2010, íntegramente desde una ubicación cómoda. Trabaje en equipo de manera más eficaz. Cuando está conectado a SharePoint Server 2010, puede: Usar el control Proteger y Desproteger para restringir el acceso al contenido sobre el que se encuentra trabajando. Revisar el título, las etiquetas y las palabras clave agregados al contenido (mediante las propiedades de SharePoint), lo que facilita la búsqueda del contenido. Ver el historial de versiones e incluso volver a una versión anterior, si es necesario. Crear trabajos de forma conjunta en Word 2010 y PowerPoint Además de áreas de trabajo de SharePoint, puede usar las áreas de trabajo de Groove para colaborar con seguridad avanzada directamente entre miembros del equipo sin SharePoint Server. Las áreas de trabajo de Groove son las áreas de trabajo de colaboración "del mismo nivel" conocidas para los usuarios de Microsoft Office Groove. Como antes, las áreas de trabajo de Groove pueden tener uno o más miembros y ofrecen diversas herramientas de productividad, como Discusión, Calendario y Documentos. Obtenga acceso a la información desde más lugares con Office Mobile SharePoint Workspace Mobile, disponible como parte de Office Mobile en dispositivos de Windows Phone 7, le brinda la capacidad de llevar a cabo sus tareas desde un teléfono con Windows: Consulte bibliotecas de documentos y listas: conéctese rápidamente con el servidor de SharePoint y obtenga acceso a su contenido desde cualquier ubicación. Obtenga acceso a documentos a través de un teléfono: abra documentos mediante Office Mobile directamente desde SharePoint, edítelos y guárdelos nuevamente en el servidor de manera sencilla. Obtenga acceso sin conexión y sincronice los cambios: puede sincronizar un documento con un teléfono para obtener acceso al documento más tarde. Una vez que obtiene acceso al documento, los cambios se guardan nuevamente en SharePoint de manera automática. Manténgase actualizado: conserve un documento sincronizado de forma local para mantenerse siempre al día, incluso si los miembros del equipo lo modifican. 88

89 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Mantenga la sincronización: puede ver todo el contenido, el calendario y los contactos mientras se encuentra en una modalidad móvil. Qué es SharePoint Workspace? Microsoft SharePoint Workspace 2010 permite tener acceso al contenido de SharePoint tanto si está conectado al servidor de SharePoint como si no, o si trabaja sin conexión. Cuando está conectado al servidor de SharePoint, se sincronizan automáticamente todas las actualizaciones de contenido en el servidor y en el área de trabajo. Cuando no está conectado, los cambios que realice en el área de trabajo se almacenan en la memoria caché localmente. La próxima vez que se conecte al servidor de SharePoint, todos los cambios se sincronizarán automáticamente. Las áreas de trabajo de SharePoint permiten navegar fácilmente para tener acceso y trabajar con su contenido de SharePoint. Si está familiarizado con el uso de un sitio de SharePoint, sabrá inmediatamente cómo usar un área de trabajo de SharePoint. de área de trabajo: áreas de trabajo de SharePoint, áreas de trabajo de Groove y carpetas compartidas. Las áreas de trabajo de SharePoint, novedad de esta versión, permiten crear una copia de un sitio de SharePoint en el equipo que se sincroniza automáticamente con el servidor. Este tipo de área de trabajo sólo puede incluir un miembro, el autor del área de trabajo. Las áreas de trabajo de Groove le resultarán familiares a cualquier usuario que haya usado una versión anterior de este software, como Office Groove Este tipo de área de trabajo normalmente contiene una serie de herramientas de productividad, agregadas según sean necesarias, y suele contener dos o más miembros que se unen a través de invitación. Una carpeta compartida es un tipo especial de área de trabajo de Groove que permite compartir el contenido de una carpeta en el sistema de archivos de Windows. Para obtener más información acerca de este tipo de área de trabajo, vea el tema acerca de las carpetas compartidas. Tipos de áreas de trabajo en SharePoint Workspace. SharePoint Workspace ofrece tres tipos Partes de un área de trabajo de SharePoint. Bibliotecas de documentos de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo. Listas de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo. Listas o bibliotecas no admitidas en un área de trabajo de SharePoint. Se proporciona un vínculo web para desplazarse a este contenido en el sitio de SharePoint. Contenido de la biblioteca de documentos seleccionada. En este documento se describe cómo crear un área de trabajo de SharePoint a partir de un sitio de SharePoint. Partes de un área de trabajo de Groove. Con las áreas de trabajo de Groove, los grupos u organizaciones con objetivos y metas comunes pueden compartir ideas y colaborar. El área de trabajo de Groove suele contener dos o más "miembros", es decir, personas que se unen al área de trabajo mediante una invitación. El contenido del área de trabajo 89

90 es muy dinámico. Todos los miembros que están en línea pueden ver instantáneamente las actualizaciones realizadas por ellos mismos o por otros miembros. Usted y los demás miembros pueden enviar y recibir actualizaciones cada vez que se conecten. Las áreas de trabajo de Groove permiten que los miembros trabajen con varias herramientas de aplicaciones especializadas. Por ejemplo, suponga que debe realizar una reunión semanal para analizar diferentes materiales de marketing. Las actividades pueden ser establecer plazos, asignar tareas y revisar el trabajo completado. Para simplificar esta reunión, los miembros del área Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 de trabajo pueden publicar archivos en una herramienta de documentos, debatir los problemas en una herramienta de discusión y colaborar en las agendas de reuniones con la herramienta Calendario. Todos los miembros que se encuentren en línea al mismo tiempo en el área de trabajo podrán interactuar mediante chat en tiempo real. Herramientas de esta área de trabajo. Miembros de esta área de trabajo. Contenido de la herramienta del área de trabajo seleccionada actualmente. Elemento que contiene contenido nuevo o no leído. Invite a nuevos miembros a esta área de trabajo en el cuadro Invitar al área de trabajo. Transcripción del chat del área de trabajo. Crear un área de trabajo de Groove. Puede crear una nueva área de trabajo de Groove en la barra de inicio. 1. En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Área de trabajo de Groove. 2. Escriba un nombre para el área de trabajo. 3. Haga clic en Crear. SharePoint Workspace crea el área de trabajo de Groove y le muestra como miembro inicial con el rol de Administrador. Ahora puede agregar o actualizar herramientas de área de trabajo e invitar a usuarios a que se unan como miembros. Invitar a usuarios a un área de trabajo de Groove. Para invitar a algún usuario al área de trabajo de Groove, siga el método siguiente: 1. Abra el área de trabajo. 2. En el panel Miembros, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro Invitar al área d e t r a b a j o y, 90

91 a continuación, haga clic en Ir. Nota Si la persona que desea invitar ya es miembro de otras áreas de trabajo de Groove o está en la lista de contactos, puede encontrarla rápidamente escribiendo las primeras letras de su nombre de pantalla en el cuadro. 3. En el cuadro Enviar invitación, haga clic en Invitar. Al enviar la invitación, el destinatario debe abrirla y aceptarla. A continuación, aparecerá el mensaje "Confirmar aceptación". Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Una vez confirmada la aceptación, el área de trabajo se envía al equipo del nuevo miembro. El nuevo miembro se agrega a la lista de miembros del área de trabajo. Para obtener información detallada acerca de cómo enviar invitaciones, vea el tema sobre cómo invitar a alguien a un área de trabajo de Groove. Actividades Clase N 1 Actividad N 1 Miguel Pérez es un director de producto y diseñador de Tambo Argentino S.A.., una empresa industrial con presencia internacional. Tambo Argentino S.A. se asocia con ingenieros y proveedores de toda Latinoamérica para llevar sus productos al mercado. Para ayudar a garantizar la entrega oportuna de sus productos en el mercado, Tambo Argentino S.A. y sus socios colaboran estrechamente en los planes del producto y se comunican con regularidad acerca del estado del inventario y los cambios del mercado. Explica como Microsoft SharePoint Workspace puede ayudar a colaborar al equipo geográficamente disperso de Tambo Argentino S.A., garantizando un tiempo de comercialización más rápido y permitiendo reducir el costo total de producción. Actividad N 2 Miguel decide preparar un área de trabajo de Groove para su equipo después de que sus partners de diseño de Brasil se quejaran de no haber podido trabajar con sentido de la colaboración con los jefes de producto con los directores de producto de Tambo Argentino S.A... Miguel no se siente cómodo al enviar por correo electrónico proyectos confidenciales del producto, pero por la diferencia de las zonas horarias normalmente no puede conectar con sus partners por teléfono o conferencia en Web. En consecuencia, Tambo Argentino S.A. pierde un tiempo valioso en el ciclo de desarrollo del producto. Miguel confía en que un área de trabajo de Groove le puede ayudar a resolver algunos de estos desafíos de la colaboración. Explique de qué manera se puede trabajar con un área de trabajo de Groove. 91

92 Temas: Entorno de trabajo. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Clase 2 Comenzar a trabajar con Microsoft Office SharePoint Workspace. Crear una nueva cuenta. Para comenzar a trabajar con Microsoft Office SharePoint Workspace, lo primero que hay que hacer es crear una cuenta. Para hacer esto, lo único que tiene que hacer es ejecutar la aplicación por primera vez y automáticamente de abrirá el Asistente para configuración de cuenta. Haga clic en la opción Crear una cuenta nueva y seleccione Siguiente para continuar. En la siguiente venta hay que ingresar el nombre de usuario y el correo electrónico y hacer clic en Finalizar. Se puede tildar la opciones Permitirme recuperar mi cuenta mas tarde, en caso de que se olvide la contraseña. En la siguiente imagen se puede ver el entorno de trabajo de Microsoft Office SharePoint Workspace. 92

93 Existen tres opciones para trabajar con Microsoft Office Share Point Workspace Una es crear una copia de un sitio SharePoint cargado en internet en el equipo y se sincroniza automáticamente. La otra opción es crear una carpeta compartida para compartir los archivos con los otros usuarios. La opción que nos interesa en la de Crear un Área de Trabajo de Groove. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Área de trabajo de Groove. A continuación le saldrá una ventana donde tendrá que ponerle un nombre a la nueva área de trabajo. Una vez creada el área de trabajo, se mostrara la siguiente página. Crear un área de trabajo de Groove. Para crear un área de traba de Groove, haga clic en la opción Nuevo de la pestaña Inicio. En la lista desplegable elija la opción Agregar una nueva herramienta al área de trabajo de Groove. Si el rol del área de trabajo tiene permiso para agregar una herramienta, puede agregar nuevas herramientas al área de trabajo de Groove. Las herramientas que se pueden agregar al área de trabajo dependen de la versión del área de trabajo. Algunas herramientas están disponibles únicamente en áreas de trabajo 2010 y otras en áreas de trabajo Qué desea hacer? Agregar una herramienta estándar. Buscar otras herramientas. Obtener más información sobre versiones de herramientas. 93

94 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Haga clic en Aceptar. Agregar una herramienta estándar. Puede agregar diferentes herramientas estándar de productividad. El contenido de estas herramientas se sincroniza entre los miembros del área de trabajo. En la pestaña Área de trabajo, haga clic en Agregar y luego seleccione la herramienta que desea. Buscar otras herramientas. Puede buscar herramientas adicionales disponibles en la carpeta local Plantillas de herramientas o en un recurso compartido de red. En la pestaña Área de trabajo, haga clic en Agregar y luego en Buscar herramientas... Seleccione la plantilla de la herramienta que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. Obtener más información sobre versiones de herramientas. Algunas herramientas se pueden agregar únicamente en áreas de trabajo creadas con la versión actual de SharePoint Workspace. Si intenta agregar una de estas herramientas en un área de trabajo creada en una versión anterior (como por ejemplo Groove 2007), observará un mensaje que le indica que el área de trabajo no es compatible con la herramienta que intenta agregar. Puede seguir uno de los procedimientos que se indican a continuación: Actualizar el área de trabajo aumentando el requisito de versión para agregar nuevas herramientas al área de trabajo. Pedir a un miembro del área de trabajo que todavía no ha actualizado el equipo a la versión actual que agregue la herramienta. Actualizar el requisito de versión para agregar nuevas herramientas a un área de trabajo. Si actualiza el requisito de versión para agregar nuevas herramientas a un área de trabajo, todos los miembros deben tener la versión seleccionada de SharePoint Workspace para ver el contenido en las nuevas herramientas agregadas al área de trabajo. Si no está seguro de que todos los miembros puedan actualizar SharePoint Workspace en este momento, no cambie esta configuración. En la barra de inicio, haga clic con el botón secundario en el área de trabajo y luego haga clic en Propiedades. En la pestaña General, seleccione la versión que desee en el menú desplegable en Al agregar herramientas, usar las incluidas con la versión. Cómo pedir a otro miembro del área de trabajo las herramientas de versiones anteriores de Groove. Si desea agregar una versión anterior de una herramienta y evitar actualizar el área de trabajo, puede pedir a un miembro del área de trabajo que no haya realizado una actualización a la versión actual de SharePoint Workspace que agregue la herramienta. Haga esto especialmente en los casos en que sabe que uno o más miembros del área de trabajo o pueden realizar la actualización en este momento. Es preferible que el miembro al que le hizo este pedido ejecute la versión de software que corresponde a la versión actual del área de trabajo. Por ejemplo, si el requisito de versión para agregar nuevas herramientas (tal como está definido en las propiedades del área de trabajo) está establecido en 2007, seleccione a un integrante del área de trabajo que esté ejecutando Groove 2007 actualmente. Puede ver qué versión de Groove está ejecutando un miembro actualmente al abrir las propiedades del contacto: haga clic con el botón secundario del mouse en el miembro seleccionado y, a continuación, haga clic en Propiedades. Busque la versión actual del miembro en la pestaña General del cuadro de diálogo Contacto. Para realizar la solicitud, envíe un mensaje al miembro. Herramientas Estándares. Documentos: En esta carpeta están los archivos que se comparten con el resto de los integrantes del área de trabajo. Aquí puede agregar, imágenes, documentos de Word, de Excel y otros tipos de archivo que desee compartir con los demás usuarios. Discusión: En esta herramienta de trabajo se pueden armar varios temas de discusión con el fin de que todos los integrantes del área de trabajo puedan expresar opiniones, consultas, respuestas y acotaciones. Calendario: Esta herramienta puede funcionar como una agenda de actividades y citas. Se pueden cargar actividades, notas, citas y cualquier información que necesite recordar en una fecha especifica. 94

95 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Actividades Clase N 2 Actividad N 1 Cree una nueva cuenta de Microsoft Office SharePoint Workspace y explore las características con las que puede trabajar dentro del programa. Actividad N 2 Cree un área de trabajo en Groove e invite a otros usuarios. Explore las posibilidades de las herramientas de trabajo más comunes de Groove. 95

96 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Clase 3 Temas: Mantenga la sincronización automática y eficientemente. Supervise la actividad del equipo y comuníquese en tiempo real. Mantenga la sincronización automática y eficientemente. Durante un proyecto de equipo de semanas o meses, los pasos manuales requeridos simplemente para compartir y colaborar en los archivos, y para coordinar los cambios entre los miembros del equipo, pueden significar horas o días de productividad; tiempo ese que se quita de la mejora y creación de contenido. Si los miembros del equipo no están conectados, la productividad se reduce todavía más. Las conexiones lentas y las restricciones de tamaño de los archivos de correo electrónico dificultan el uso compartido de los archivos grandes. Los vínculos a sitios Web de los mensajes de correo electrónico no funcionan siempre para los partners o los empleados que están fuera de la oficina. Las versiones de archivos proliferan. Y lo que quizás es lo peor de todo, a los miembros del equipo les falta un contexto compartido de todos los cambios, entradas y comentarios, puesto que se han expandido por docenas de procesos de correo electrónico, archivos de datos adjuntos, recursos compartidos de archivos y sitios Web. Al automatizar la sincronización de cambios en el trabajo, en lugar de forzar a cada miembro del equipo para que envíe o cargue las actualizaciones individuales. Groove ayuda a aliviar la pesada carga de mantener conectados los equipos. Dado que los equipos dedican menos tiempo a coordinarse entre ellos, tienen más tiempo que dedicar al trabajo de su equipo y a la mejora de la calidad de las entregas. La sección siguiente proporciona más detalles de la manera en que funciona la sincronización de Groove. Mantenga sincronizado a su equipo. Groove tiene una arquitectura descentralizada exclusiva que agiliza la colaboración del equipo. Cada miembro del equipo tiene una copia exacta del área de trabajo, con sus herramientas y datos. La sincronización automática y eficaz de Groove ayuda a garantizar que la copia de cada persona esté actualizada: incluso aunque no haya dos miembros del equipo conectados al mismo tiempo. Trabajar sin esfuerzo en cualquier parte: en conexión o sin conexión. Groove almacena las áreas de trabajo y los datos que contienen en su equipo, no en un servidor central. Puede obtener acceso a la información de sus áreas de trabajo, tanto si está conectado a la red como si no. Cada vez que realiza un cambio por ejemplo actualiza un archivo, responde a una discusión o publica algún texto en la zona de charla del área de trabajo Groove envía su cambio (y solamente el cambio) a todos los miembros de su área de trabajo. Si no está en conexión al realizar el cambio, Groove lo envía la primera vez que conecte. Si los miembros del equipo no están conectados, reciben el cambio la siguiente vez que se conectan. Habituarse a la sincronización. Como la sincronización de Groove funciona constantemente en segundo plano, es mejor ejecutar Groove mientras su equipo está conectado a la red corporativa o a Internet, o conectarlo tan a menudo como sea posible. Esto le mantiene actualizado a usted y a los miembros del equipo. Al igual que mantiene el correo electrónico todo el día activado y ejecutándose, para supervisar la entrada de mensajes, debería mantener Groove abierto para supervisar la actividad y los cambios del área de trabajo. Aunque la sincronización le ahorra tiempo, dedica unos momentos a recibir las actualizaciones la primera vez que se conecta tras estar cierto tiempo en desconexión. El tiempo de la sincronización del inicio depende de varios factores, incluyendo las áreas de trabajo que tiene, el número de miembros del equipo que hay en cada área de trabajo, cuántos cambios se hicieron desde la última vez que estuvo conectado y la velocidad de su conexión. Si trabaja con una conexión lenta, o frecuentemente está de viaje, quizá no sea siempre práctica la sincronización automática. Con Groove, tiene la capacidad de decidir la configuración más productiva para su estilo de trabajo. Como los archivos están entre los tipos de datos más grandes compartidos entre un equipo, puede ajustar la Configuración de descarga de la herramienta Archivos de Groove, la herramienta Archivos de SharePoint y las áreas de trabajo de Uso compartido de archivos. Mediante Configuración de descarga, determina los archivos que se sincronizan automáticamente y los que desea descargar manualmente de los miembros del equipo. Si desea detener toda la información entrante, desde el icono Groove de la barra de tareas de Windows puede elegir trabajar sin conexión. Alternativamente, puede decidir selectivamente qué áreas de trabajo se sincronizan o seleccionar Pausar todos de la característica Administrador de comunicaciones de Office Groove Pero cuando vuelva a tener una conexión rápida, acuérdese de seleccionar Reanudar todo y de anular la selección de la característica Trabajar sin conexión. 96

97 Manténgase en sincronización. Si hace como la mayoría de los trabajadores de información, en su trabajo diario probablemente utilizará más de un equipo (como un equipo doméstico y otro de trabajo). Simplemente no es eficiente dedicar su tiempo a enviarse a sí mismo archivos por correo electrónico o a copiarlos en un disco cada vez que cambia de un equipo a otro. Además de ayudar a los equipos de colegas a permanecer sincronizados, la sincronización de Groove también le ayuda a mantener actualizados en los equipos informáticos que usan diariamente las áreas de trabajo y los archivos importantes. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Al preparar la cuenta de Groove para su uso en varios equipos, Office Groove 2007 sincroniza automáticamente las áreas de trabajo y los archivos de cada equipo que usa cada vez que conecta uno de esos dispositivos a Internet. Los equipos no tienen que estar conectados al mismo tiempo para mantenerse sincronizados. Charlar en un área de trabajo. Puede charlar en tiempo real con otros miembros del área de trabajo. Para obtener acceso a la charla de un área de trabajo, realice lo siguiente: En el panel Miembros del área de trabajo, haga clic en el botón Expandir para agrandar o contraer el área de chat: y luego en Charla. En la pestaña Vista, haga clic en Nueva ventana Crear una nueva entrada de charla de texto. Para crear una nueva entrada de charla de texto, escriba en el campo de entrada de texto y presione ENTRAR. Sugerencia Puede abrir el Corrector ortográfico para buscar y corregir errores ortográficos antes de presionar ENTRAR para registrar una entrada de charla. Haga clic en: Usar características de texto enriquecido en el editor de texto de charla. El editor de texto de charla es compatible con las características de texto enriquecido, tales como formato de texto, hipervínculos e imágenes gráficas. Estas características están disponibles únicamente mientras escribe en el campo de entrada de texto. Una vez que la entrada de charla aparece en la ventana de presentación de charla no podrá modificarla. Haga clic con el botón secundario en la entrada de texto de charla para ver las opciones de formato o seleccionar alguna opción en la barra de herramientas. Obtener el estado de la charla. La barra de título de la charla parpadea cada vez que otro miembro le envía un nuevo mensaje de charla. Además, puede seleccionar la barra de título de charla para ver si alguien está escribiendo actualmente un nuevo mensaje. Buscar en una charla. Para buscar en una charla, haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de la ventana de la charla (o en el área de la charla en el panel Miembros del área de trabajo), haga clic en Charla y, a continuación, en Buscar en la transcripción. Escriba la cadena de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar y luego haga clic en Buscar siguiente. Imprimir una transcripción de charla. Para imprimir una charla, haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de la ventana de la charla (o en el área de la charla en el panel Miembros del área de trabajo), haga clic en Charla y, a continuación, en Imprimir transcripción. Eliminar una transcripción de charla. Algunas charlas se vuelven largas y, por ello, es posible que de vez en cuando desee eliminar el área de transcripción de la charla para comenzar nuevamente desde el inicio. Para eliminar una transcripción de charla, haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de la ventana de la charla (o del área de la charla en el panel Miembros del área de trabajo), haga clic en Charla y, a continuación, en Eliminar transcripción. Deshacer o rehacer una entrada de charla. Puede deshacer o rehacer las pulsaciones de teclas que ingresa en una entrada de charla. Haga clic con el botón secundario en el cuadro de entrada de charla, haga clic en Charla y, a continuación, en Deshacer (CTRL-Z) o Rehacer (CTRL-Y). Sin embargo, no puede deshacer o rehacer las entradas de charla una vez que las ha escrito y éstas aparecen en la transcripción. 97

98 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Actividades Clase N 3 Actividad N 1 Inicialmente, el equipo de Miguel empieza con un área de trabajo simple formada por una herramienta Archivos, utilizada para compartir los planes de los proyectos y colaborar en ellos, y una herramienta Discusión, utilizada para intercambiar información acerca de los cambios en el producto y las provisiones del mercado que afectan al desarrollo. Detectan rápidamente que sería útil tener un calendario de actividades del equipo, donde pudieran compartir los hitos importantes del proyecto. Miguel va al área de trabajo y agrega una herramienta Calendario para su equipo. Actividad N 2 Miguel se da cuenta de que por la diferencia de las zonas horarias, a menudo contacta con otros proveedores a última hora de la tarde, después de abandonar la oficina, o a primera hora de la mañana antes de ir al trabajo. En esas ocasiones, trabaja desde su PC doméstico. Como sus socios remotos, Miguel se da cuenta de que es una molestia obtener acceso a la red de la oficina desde su equipo doméstico, por lo que decide configurar una cuenta Groove en varios equipos. Cuando configura la cuenta en su equipo doméstico, todas las áreas de trabajo que Miguel ha almacenado en su equipo del trabajo se sincronizan con su equipo doméstico. Ahora, gracias a las funciones de sincronización automática de Office Groove 2007, Miguel tiene fácil acceso a su información del proyecto y a los archivos desde cualquier equipo en el que esté trabajando. 98

99 Temas: Personalice las áreas de trabajo. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Clase 4 Supervise la actividad del equipo y comunique en tiempo real. Muchos equipos se esfuerzan por coordinar quién trabaja en qué y cuándo. Una reunión semanal sobre el estatus no basta para tratar los cambios que se producen cada minuto, cada hora y cada día conforme avanza el trabajo del equipo. Groove incluye varias características que le ayudan a usted y a los miembros del equipo a supervisar todo el tiempo la actividad del equipo, como las actualizaciones del archivo, para que pueda dedicar menos tiempo a la coordinación y más al trabajo. Además, Groove proporciona un sólido conjunto de opciones y herramientas de comunicación en tiempo real que sirvan de apoyo a las interacciones del equipo, espontáneas y deliberadas, que sean decisivas para el éxito del proyecto. Reconocimiento de la presencia y alertas. Groove integra reconocimiento de presencia y alertas, para que pueda saber quién está trabajando en qué, aunque esté en otro departamento, oficina, organización o país. La presencia le indica los miembros que actualmente están activos en un área de trabajo, los que están conectados pero no trabajan activamente en un área de trabajo y los que están sin conexión. Simplemente con ver la Barra de inicio o abrir un área de trabajo específica, puede examinar la presencia de los contactos y obtener conciencia de la actividad del trabajo sin tener que preguntar. Las alertas son los mensajes de texto emergentes y los sonidos que le permiten saber proactivamente cuándo se produce una actividad en Groove. Mientras trabaja, Groove puede mostrar una alerta o emitir el sonido de ésta: Para notificarle cualquier nueva información de un área de trabajo. Para notificarle la nueva información de una determinada herramienta del área de trabajo. Para notificarle los cambios a un determinado archivo o carpeta de archivos. Para notificarle cuándo se conectan o entran los contactos en las áreas de trabajo. Para notificarle nuevas invitaciones o mensajes instantáneos. 99