INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ABRIL JULIO 2015

Transcripción

1 INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ABRIL JULIO 2015 En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción esta Área de Gestión, presenta informe de avances en cada uno de los dos (2) módulos y un (1) eje transversal del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1. Módulo de planeación y gestión, 2. Módulo de evaluación y seguimiento y 3. Eje transversal de información y comunicación. 1 En cumplimiento al Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 emanado del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) mediante el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, CAPRECOM a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo realizado el 11 de Julio de 2014 y liderado por la Subdirección Administrativa, fijó los siguientes lineamientos para la implementación del MECI 2014 apoyándose en el "Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno 2014:

2 Se estableció la cronología de las fases a cumplir en el proceso de implementación, las cuales quedaron así: Fase I de Conocimiento (Sensibilización). Fase II de Diagnóstico. Fase III de Planeación de la Actualización. Fase IV de Ejecución y Seguimiento. Fase V de Cierre. Fase I de Conocimiento (Sensibilización): 2 Se inició con una etapa de expectativa a través del correo institucional en donde se dieron a conocer a todo el personal de la Entidad, los cambios realizados mostrando la estructura de MECI 2005 frente a la nueva estructura del MECI Esta fase buscaba resaltar la importancia que tiene para la Entidad, el optar por una cultura de auto control, autogestión y autorregulación aplicada a las tareas realizadas al interior de cada uno de los procesos. Fase II de Diagnóstico: En esta fase la Oficina de Control Interno de Gestión realizó el diagnóstico al interior de la Entidad en la búsqueda de identificar el grado de conocimiento e implementación del MECI 2005 y de realizar una autoevaluación con respecto al estado de implementación de Sistema en la actualidad.

3 Para obtener el diagnóstico, se tomó una muestra de 450 encuestas correspondiente al 25% aprox. De empleados de la entidad, arrojando los siguientes resultados: 3 Fase III de Planeación de la Actualización: En esta fase se elaboró el plan de trabajo para la implementación del MECI 2014, teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico realizado, describiendo las actividades a desarrollar, con el fin de cumplir con los productos mínimos requeridos por cada componente. Fase IV de Ejecución y Seguimiento: Para esta fase se coordinó con los diferentes líderes de los procesos, mesas de trabajo con el fin de obtener la información necesaria para el desarrollo de las actividades establecidas en el plan de trabajo. El diagnóstico determinó que el MECI se encontraba documentado en todos sus elementos, pero que realmente se presentaba era el desconocimiento del mismo, dada por la alta rotación de personal en los últimos años; se decidió diseñar una estrategia de comunicación virtual orientada a dar a conocer los diferentes elementos del MECI.

4 4 Fase V de Cierre: La fase de cierre de la implementación del MECI 2014, se realizó a través de una presentación en el Comité Coordinador de Control Interno, en el cual se dieron a conocer los módulos y sus componentes, así como, la estrategia utilizada para la divulgación en la Entidad.

5 Con base a la implementación del nuevo modelo del MECI, se presenta informe de avances en cada uno de los módulos: 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION 5 COMPONENTE TALENTO HUMANO Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos: La Entidad cuenta con el Código de Ética, elaborado dentro de los parámetros del Sistema de Gestión y fue aprobado mediante Resolución No de 2008 y modificado por la Resolución No de 2011.

6 6 Desarrollo del Talento Humano: Prácticas asociadas a la selección: El proceso de selección busca vincular al personal idóneo para cada uno de los procesos con la oportunidad requerida, para cumplir con este propósito es fundamental seguir los lineamientos descritos en la matriz de competencias que es utilizada para la selección de los trabajadores oficiales, la cual permite determinar si los aspirantes reúnen los requisitos mínimos tanto de educación como de experiencia. Este mismo procedimiento se lleva a cabo en la selección de los empleaos públicos quienes se eligen previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución No de 30 de abril de 1997, la Resolución No de 2002, la resolución No de 2004, la Resolución No de 2004, la resolución No de 2005 y la Resolución No de Respecto al personal que labora por Orden de Prestación de Servicios, se utiliza la Resolución No. 624 de 2012, donde se encuentran establecidos los requisitos relacionados con la formación académica y experiencia requerida. La matriz de competencia y las resoluciones utilizadas en el caso de los empleados públicos también cuentan con las funciones asignadas para cada cargo, lo cual permite determinar las competencias a evaluar durante la entrevista, en este proceso se utilizan los formatos establecidos y los cuales se encuentran publicados en le biblioteca virtual.

7 Prácticas asociadas a la formación y capacitación: Durante los meses de abril, mayo y junio de 2015, se impartió capacitación en seis temas: 1) Asesoría en pensiones de prima media con prestación definida 2). Orfeo 3) Riesgo Psicosocial 4) Inducción 5) Contratación y 6) Supervisión de contratos, con la participación de 155 funcionarios de planta y 235 de OPS a nivel nacional, con un total de 921 horas de capacitación. Con los siguientes resultados: CONSOLIDADO FINAL Promedio Personal de Planta 485 Personal de Planta Capacitados 155 % Personal de Planta Capacitado 32% Personal de Planta y de OPS Capacitados 390 TOTAL HORAS DE CAPACITACION Durante los meses de abril, mayo y junio fueron reportados 33 ingresos, de los cuales 27 recibieron la inducción y seis no asistieron por compromisos con las áreas y tareas asignadas en sus respectivas áreas y territoriales. Prácticas asociadas a la evaluación: Trabajadores oficiales evaluados a la fecha 169 Empleados públicos (L.N. y R.) 17(nombrados y encargados) Trabajadores oficiales incapacitados de forma 8 Trabajadores permanente Trabajadores oficiales en Caprecom 474 Trabajadores oficiales pendientes de evaluar 281 Prácticas asociadas al bienestar y salud ocupacional: Para la agenda de Bienestar Social, vigencia 2015, quedaron programadas 21 actividades. Durante el segundo trimestre de 2015 se realizaron las siguientes actividades: Cumpleaños de los meses abril, mayo y junio, conmemoración de fechas especiales (celebración día de la secretaria, día de la madre, día del padre), torneo inter- empresarial Colsubsidio, con las respectivas prácticas asistidas por profesional de la disciplina, vacaciones recreativas: Día al Parque y actividades de gimnasia laboral.

8 CONSOLIDADO FINAL Actividades Agenda 21 Actividades ejecutadas segundo trimestre 5 8 Seguridad y Salud en el Trabajo Medicina preventiva y del trabajo Exámenes médico laborales Higiene y seguridad industrial Aspectos de Mejora direccionados a los funcionarios de la Entidad Seguridad y Salud en el Trabajo Mediante actividades de promoción y prevención de la seguridad y salud en el trabajo en CAPRECOM se han venido realizando actividades en los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo las siguientes actividades. Medicina preventiva y del trabajo Exámenes médico laborales:

9 CAPRECOM cuenta con dos contratos de exámenes pre ocupacional, periódicos y de retiro, con La Sociedad Colombiana de Medicina del trabajo uno para las 32 territoriales y otro para Nivel Central. Para el segundo trimestre del 2015 se han realizado 41 exámenes de ingreso y 25 exámenes de egreso, los exámenes periódicos están programados para octubre del Intervención de Riesgo Psicosocial: Durante segundo trimestre de 2015 se realizó intervención de riesgo psicosocial con el apoyo de un profesional de la ARL positiva, el cual inició las actividades de intervención apuntándole a las dimensiones identificadas en el diagnóstico realizado por la ARL como en alto riesgo las cuales relacionadas a continuación: Trabajo en equipo, comunicación asertiva, liderazgo. Seguimiento a Enfermedades Laborales: En el segundo trimestre 2015 se tuvieron 6 casos de ATEL (Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales), 3 casos de accidentes de trabajo y 3 casos de enfermedades en proceso de calificación de origen en primera y segunda instancia. Seguimiento incapacidades ATEL: Durante el segundo trimestre del 2015 se reportaron 3 accidentes de trabajo a la ARL Positiva con 40 días de incapacidad por personal de planta a nivel nacional. En cuanto a las incapacidades por enfermedad profesional, se tienen dos casos de más de180 días de incapacidad para un total de 360 días en el trimestre. Campañas de promoción y prevención: Se realizaron durante el segundo trimestre de las 2015 actividades de gimnasia laboral, pausas activas, danza contemporánea y entrenamientos deportivos con el objetivo de minimizar los factores de riesgo como: cardiovascular, ergonómico estrés laboral entre otros. Higiene y seguridad industrial Panoramas de riesgo: 9

10 Durante el segundo trimestre del año 2015 se realizó la actualización del panorama de factores de riesgos (matriz de peligros) de CAPRECOM nivel central y 27 territoriales, donde se hizo el reconocimiento y evaluación de las condiciones inseguras presentes en el ambiente de trabajo con el objetivo controlar, minimizar o eliminar dicha condición evitando que se materialicen y que pueden ser potencialmente dañinos para la población trabajadora de CPRECOM. Elementos de protección personal: 10 Como medida preventiva de enfermedades o accidentes laborales, el área de la seguridad y salud en el trabajo proporciona a los funcionarios y contratistas de la entidad los elementos de protección individual necesarios para el desarrollo de sus tareas de sus tareas.durante el periodo de abril, mayo y junio del 2015 se entregaron 925 pares de guantes y 860 tapabocas. Extintores: En noviembre 2014 se realizó la recarga y mantenimiento de 111 extintores de CAPRECOM nivel central; durante el primero y segundo trimestre del 2015 se le asigno presupuesto 14 territoriales que requieren realizar la compra, mantenimiento y recarga de los extintores a los se les hacen revisiones periódicas de estos elementos con el apoyo de la brigada de emergencias. La siguiente recarga de extintores para Nivel Central se tiene programada para noviembre Brigada de Emergencias : En el segundo trimestre del 2015 se realizó la actualización del plan de emergencias de Nivel Central. Gestión Ambiental: Durante el segundo trimestre del 2015 se realizo la inscripción al programa de Gestión Ambienta de la Secretaria Distrital de Medio Ambiente, programa que empezara a partir de julio Adicional se dio inicio a la campaña de Generación Cero, con sensibilización por áreas con el objetivo de enseñar a todos los funcionarios la importancia de reducir el consumo de papel, reciclar, ordenar las oficinas y ahorrar los servicios públicos. Circular lineamientos Territoriales: de la Seguridad y Salud en el Trabajo para las

11 En el segundo trimestre del 2015 Se genero una circular sobre los lineamientos de la Seguridad y Salud en el Trabajo para conocimiento de las territoriales. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: Se actualizo la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de CAPRECOM Nivel Nacional vigencia Niveles de responsabilidad en las políticas de Talento Humano: 11 El nivel de responsabilidad en las políticas de Talento Humano es alto puesto que en esta área se da el aval para la contratación del personal que ocupa desde cargos base (auxiliares, secretarias, técnicos, tecnólogos) hasta los cargos directivos de la entidad, por lo cual se busca que las personas contratadas cumplan cabalmente con los requisitos de idoneidad en cuanto a formación y experiencia profesional según el cargo. En este proceso se utilizan las herramientas que permiten identificar los requisitos tanto académicos como laborales para cada uno de los casos. En el proceso de selección se utilizan los formatos establecidos como es la Guía de entrevista de selección A-ATH-VPS-F05, Requisitos para Vinculación Laboral A-ATH-VPC-F03, Lista de Chequeo Documentos para Vinculación Laboral A - ATH - VPC - F04, Requerimiento de Personal A-ATH-VPS-F01. Se actualizaron los manuales de procesos y procedimientos del Área Administrativa en relación a:

12 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Planes y programas La entidad realizó el proceso de seguimiento al plan de acción CAPRECOM de la vigencia 2015, se consolidaron los informes remitidos por cada una de las áreas para elaborar matriz de seguimiento primer trimestre del año en vigencia, como producto la herramienta contiene el seguimiento a los proyectos de las siguientes áreas: 12 Además, se elaboró informe de evaluación de seguimiento del plan de acción correspondiente al primer trimestre del año en curso y fue remitido a los Subdirectores y Jefes de Oficina; el cual permite observar el cumplimiento por actividades de lo ejecutado frente a lo programado con el fin de que cada área realice los ajustes necesarios para alcanzar las metas Por otra parte, a la fecha se está en proceso revisión y consolidación del seguimiento al plan de acción nivel central, correspondiente al segundo trimestre del año 2015 Continuando con el proceso de manera sistematizada se realizó el cargue de los planes de acción de nivel central vigencia 2015 en el aplicativo Suite Visión Empresarial

13 Correspondiente a las siguientes áreas: 13 El cargue en la herramienta permite ingresar los proyectos por áreas, con sus actividades, metas de programación trimestral y cronograma de ejecución. De igual manera, el aplicativo permite ingresar el seguimiento, por lo anterior se realizó el cargue de los resultados obtenidos a corte primer trimestre de 2015, los cuales están consolidados en la matriz de seguimiento del plan de acción de nivel central de la vigencia; a la fecha se han cargado las siguientes áreas: Subdirección EPS, Subdirección Administrativa, Subdirección Jurídica, Subdirección IPS y Subdirección de Prestaciones Económicas. La Plataforma Estratégica incluye otra Herramienta Gerencial, denominada Cuadro de Mando Corporativo, el cual permite visualizar y hacer seguimiento a los indicadores de mayor relevancia e impacto para la organización. En este periodo se diseñó la herramienta y se consolidaron los resultados correspondientes al primer trimestre del año 2015.

14 Por otra parte, el Ministerio de Salud y Protección Social, emitió directrices para la elaboración de la Matriz del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo ; la cual tiene como fin articular y alienar los objetivos de CAPRECOM entorno a sus objetivos como sector y a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Con la base en anterior la entidad elaboró matriz plan sectorial para la vigencia y remitió al Ministerio de Salud el seguimiento correspondiente al primer y segundo trimestre del año CAPRECOM, cuenta a la fecha con 31 regionales como unidades estratégicas de negocio; las cuales deben alinearse a los objetivos del nivel central, por anterior las regionales formularon los planes de acción para la vigencia 2015.Para cumplimiento de lo anterior fueron asesoradas y retroalimentadas, como producto se generaron y consolidaron los planes de acción de 30 regionales. La regional Norte de Santander no remitió plan y se reportó a la Oficina de Control Interno Disciplinario. 14 De igual manera, se solicitó el seguimiento del plan de acción de las Regionales correspondiente al primer cuatrimestre (enero a abril) del año 2015, reportaron 25 regionales a la fecha se han revisado y retroalimentado: Antioquia Bogotá Bolivar Boyacá Caldas Cauca Magdalena Nariño Putumayo Risaralda San Andres Valle del Cauca Vaupés y Quindío. La Entidad continua realizando el monitoreo al cumplimiento de la Plataforma Estratégica con el seguimiento de los Planes de Acción del nivel central correspondiente al cuarto trimestre del año 2014, una vez consolidada la información se elaboró informe con los siguientes resultados:

15 15 Modelo de operación por procesos. El Modelo de Operación por procesos de la Entidad se ha actualizado, aprobado y socializado a través del documento Manual de Gestión Versión 04 de fecha 04 de agosto 2011, según Nota Interna No La estructura documental del Sistema de Gestión se revisa y actualiza de conformidad con las solicitudes de las áreas y las oportunidades detectadas lo que asegura la mejora continua de los procesos. Indicadores de Gestión La Oficina de Planeación realizó seguimiento mensual con corte a 31 de mayo de 2015 a los Acuerdos de Gestión para la vigencia suscritos entre la Dirección General y los Directores Territoriales en el mes de mayo.

16 Se envió a las diferentes regionales los seguimientos de los acuerdos de gestión para que fueran presentados los descargos y aclaraciones necesarias en busca del mejoramiento de su misión. En donde se evidenció, que de los 45 indicadores formulados en el Acuerdo de Gestión para la vigencia de 2015, las regionales presentaron un promedio del 20% de gestión crítica. Teniendo en cuenta que en el seguimiento además de calcular los indicadores, se evalúa la oportunidad en el reporte de la información en las fechas establecidas por parte de las regionales a los líderes de los procesos del nivel central. 16 Para mejorar la gestión de las Regionales frente a los indicadores se sugiere que: las Subdirecciones EPS, Financiera y Jurídica adelanten un plan de trabajo con las áreas correspondientes para evaluar las debilidades que se tienen en las regionales y así generar un mejoramiento en la gestión de los indicadores del Acuerdo de Gestión. Políticas de Operación La Entidad ha venido trabajando en la revisión y fortalecimiento de sus procesos, procedimientos, formatos y controles, para lograr el cumplimiento de la gestión institucional y el mejoramiento continuo. Se realizó la actualización de los siguientes Manuales de Procesos y Procedimientos: Contratación (en lo referente a los formatos de supervisión de contratos) Análisis del Riesgo y Salud Publica. Contratación (en lo referente al formato de la etapa precontractual) Gestión Plan de Compras (en lo referente al procedimiento Reporte de información anual al SIRECI formato F2 Plan de Compras ) Planeación Gerencial y Calidad Contratación (en lo referente a los formatos de la etapa precontractual y supervisión de contratos) Planeación Gerencial y Calidad (en lo referente a la estandarización del formato de Acta de Reuniones de la entidad) Administración del Talento Humano (en lo referente a los formatos de Contratación de Personal) Servicios e Infraestructura (en lo referente al procedimiento Prestación de servicio de fotocopiado y el formato Autorización de Fotocopias ) Adicionalmente, se continúa con las mesas de trabajo programadas con las diferentes áreas con el fin de adelantar la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos, como se relación a continuación:

17 Administración del Talento Humano (Nómina) Mercadeo Promoción y Prevención OGTI Control de Gestión Prestación de Servicios de Salud Almacén e Inventarios Gestión y Control de Cuentas Medicas Gestión, Control y Pago de Cuentas 17 El grupo de Desarrollo Organizacional inició el diligenciamiento del formato Diagnostico para Actualización de Manuales de Procesos y Procedimientos con los Líderes de los procesos, para identificar los que requieren actualización y de esta manera obtener el cronograma de actualización de manuales para el segundo semestre del año COMPONENTE ADMINISTRATIVO DEL RIESGO Mapas Riesgos Operativos Como una acción de mejoramiento continuo la Oficina de Planeación inició a comienzos de año una revisión detallada de los mapas de riesgos operativos remitidos por las regionales, con el fin de estandarizar los riesgos y los indicadores de impacto que tiene por objetivo medir la efectividad de las acciones sobre el riesgo identificado, sugiriendo algunos ajustes; los cuales fueron revisados por las regionales y publicados en la biblioteca virtual el periodo correspondiente entre el 19 de marzo y el 28 de mayo. Mapas Riesgos Institucionales La Oficina de Planeación una vez obtuvo la consolidación de la matriz de valoración del riesgo operativo tanto de nivel central como de las regionales, se identificaron los riesgos con calificación y evaluación en zonas de riesgo de baja a extreme, priorizando los riesgos en zonas altas y extremas y las que a juicio del equipo de planeación deberían estar en el mapa de riesgos institucional Mapa Riesgos de Corrupción En cumplimiento al Decreto 2641 de 2012, la Entidad elaboró el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, que incluye el mapa de riesgos de

18 corrupción, el cual se actualizó y publicó en la página web de la Entidad el 30 de Enero de 2015 incluyendo las recomendaciones y observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno 2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO 18 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Autoevaluación de control y gestión: Subcomités De Control Interno En cumplimiento a lo establecido en la Resolución 2706 de Nov-08 en lo que hace referencia a la remisión de la copia de las actas de los subcomités de control interno como Herramienta Gerencial para el fomento de la cultura de autocontrol, durante el 2014 la Oficina de Control Interno recibió las actas remitidas de nivel central y regional así: AREA NIVEL CENTRAL MESES DE REPORTE ACTAS SUBCOMITES CI AÑO 2015 FEBRERO ABRIL JUNIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE Subdirección Prestaciones Económicas X X X Subdirección EPS Subdirección IPS X X

19 AREA NIVEL CENTRAL MESES DE REPORTE ACTAS SUBCOMITES CI AÑO 2015 FEBRERO ABRIL JUNIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE Subdirección Financiera X X X Subdirección Jurídica X X Subdirección Administrativa OGTI Oficina Planeación X Oficina Control Interno X Secretaria General X TOTAL REGIONAL MESES DE REPORTE ACTAS SUBCOMITES CI AÑO 2015 FEBRERO ABRIL JUNIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE AMAZONAS ANTIOQUIA X ARAUCA ATLANTICO BOGOTA X BOLIVAR BOYACA CALDAS CAQUETA X CASANARE X X X CAUCA CESAR CHOCO CORDOBA GUAINIA GUAJIRA GUAVIARE X HUILA MAGDALENA META NARIÑO NORTE DE SANTANDER PUTUMAYO X QUINDIO RISARALDA

20 REGIONAL MESES DE REPORTE ACTAS SUBCOMITES CI AÑO 2015 FEBRERO ABRIL JUNIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE SAN ANDRES SANTANDER SUCRE X TOLIMA VALLE DEL CAUCA X VAUPES VICHADA 20 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA Auditorias: En relación con el cronograma de auditorías aprobado por la Alta Dirección para la vigencia 2015, se relaciona el avance respectivo. ÁREA Y/O REGIONAL, PROCESO O ACTIVIDAD A AUDITAR FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO Bogotá Casanare x x Choco Arauca Norte de Santander x x x Putumayo x Vichada x Amazonas x Sucre x Vaupés x Además por directrices de la Dirección General se han realizado auditorías especiales por la cual se adoptan medidas para garantizar la prestación de los servicios a la población afiliada a Caprecom Resolución 860 de 12 de junio 2015 a las Regionales de 1. Antioquia 2. Norte Santander 3. Huila

21 4. Santander COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO CAPRECOM adopto el Plan de Mejoramiento como una Herramienta de Control y de medición de la gestión, identificando los procesos críticos de la organización con el fin de implementar acciones correctivas para el mejoramiento continúo. En la actualidad se viene realizando el seguimiento y monitoreo permanente de los avances del mismo. 21 Plan de Mejoramiento Vigencia 2013 I Semestre En el respectivo proceso la Contraloría General de la Republica genero 90 Hallazgos, de los cuales la Entidad levanto 157 acciones de mejora y 282 actividades. En la revisión, análisis de ejecución de las actividades correspondientes, se evidencia que el porcentaje de avance general corresponde al 83.91%.

22 Se ha cumplido exitosamente con la transmisión de los avances por medio de la plataforma SIRECI y cargue en la página de la Contraloría General de la Republica Plan de Mejoramiento Vigencia 2013 II Semestre En el respectivo proceso la Contraloría General de la Republica genero 84 Hallazgos, de los cuales la Entidad levanto 110 acciones de mejora y 309 actividades. 22 En la revisión, análisis de ejecución de las actividades correspondientes, se evidencia que el porcentaje de avance general corresponde al 61.94%.

23 23 Se ha cumplido exitosamente con la transmisión de los avances por medio de la plataforma SIRECI y cargue en la página de la Contraloría General de la Republica Matriz plan de contingencia (función de advertencia): El continuo monitoreo de los avances respectivos de la Matriz Plan de Contingencia de la CGR (Rediseño), permiten mostrar los puntos en los cuales se requiere tener un mayor enfoque para cumplir con las metas establecidas previamente las cuales van hasta diciembre del Con Base en lo anterior, y de acuerdo con las funciones de la Oficina de Control Interno y los lineamientos recibidos por parte de la Dirección General y Secretaria General, se informan los avances finales a los compromisos adquiridos por las áreas, información que fue suministrada y según los soportes respectivos que se adjuntan a este informe CAPITULO DESCRIPCION AVANCE ABRIL-2015 AVANCE MAYO-2015 SITUACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE PLAN DE MEJORAMIENTO DEL REGISTRO DE OPERACIONES DE AÑOS ANTERIORES 15.2% 24.5% CONTROL DEL REGISTRO DE OPERACIONES CORRIENTES (2015) 65.2% 73.0% PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD EPS COSTO MEDICO 89.0% 89.5% ASEGURAMIENTO 97.0% 97.0% CONTRATACIÓN DE RED 72.3% 75.8% CUENTAS MEDICAS 85.0% 85.0%

24 CAPITULO DESCRIPCION AVANCE ABRIL-2015 AVANCE MAYO-2015 GESTION DE LA DEMANDA 64.5% 66.5% CALIDAD Y CONCURRENCIA 74.8% 75.7% PROMOCION Y PREVENCION / GESTION DEL RIESGO 67.0% 68.5% RECOBROS 54.4% 54.4% CUENTAS POR COBRAR SALUD 22.0% 24.3% PROYECTO INPEC 75.8% 75.3% 24 ESTRATEGIA JURÍDICA PARA PREVENIR EL DAÑO ANTIJURÍDICO POLITICA DE DEFENSA JUDICIAL 46.2% 55.5% ATENCIÓN AL USUARIO SUBDIRECCION IPS (INVENTARIOS) ATENCIÓN AL USUARIO 49.3% 55.8% SUBDIRECCION IPS (INVENTARIOS) 22.0% 25.3% TOTAL 60.0% 63.1% La ponderación de este porcentaje corresponde al avance con respecto a la meta establecida en la Matriz, y se determina con la sumatoria de los porcentajes obtenidos en cada uno de los indicadores, se incluye comportamiento de avance para la vigencia El avance total de la matriz es del 63.1% con respecto a las metas establecidas en cada uno de los indicadores

25 25 3. EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACION Información: SIAU-EPS. La forma de evidenciar las PQRSD desde el área de SIAU de la Subdirección EPS, es mediante los aplicativos de Contáctenos (donde el usuario radica su petición por la página web) e Integr@ARS, donde las Territoriales deben ingresar todo lo que les llega por cualquiera de los medios (Correos-Buzón,

26 correspondencia, aplicativos), al igual que ORFEO el cual esta implementado en 8 territoriales desde el mes de octubre de 2014, encontrando que se ingresaron de Marzo de 2015 a Junio de 2015 un total de 9218 PQRSD distribuidas en Derechos de petición, Quejas, Reclamos, Sugerencias y consultas. De las 9218 PQRSD han ingresado por Integr@ARS y por contáctenos 5601, distribuidas así: 26 Grafico 1. Fuente Aplicativo Integr@ARS -Contáctenos Considerando que las PQRSD interpuestas tienen términos de Ley, se ha informado a los Directores Territoriales y los referentes, que deben adoptar medidas tendientes a generar respuestas en términos. Existe otra vía de ingreso de PQRSD que es a través de correos electrónicos direccionados de la Supersalud, es importante recordar que este NO es una Herramienta de CAPRECOM, la Supersalud tiene este aplicativo mediante el cual reporta las manifestaciones interpuestas por los usuarios, y nos habilita una clave para poder cerrar los casos cuando se tiene la respuesta. Durante estos meses la Supersalud ha reportado 3617 PQRSD casos únicos, los criterios de las manifestaciones son: Restricción en la Oportunidad para la Atención, Restricción en el Acceso por demoras en la Autorización y Restricción en el Acceso por fallas en la Afiliación. Teniendo en cuenta las tres fuentes para este periodo se tiene un total de 5260 PQRSD resueltas, con una oportunidad de respuesta del 57.06%.

27 27 De acuerdo con lo anterior, las PQRSD presentadas en el este periodo de tiempo fueron originadas por dificultades en las siguientes áreas: 1. Autorizaciones con el % manifestaciones presentadas 2. Afiliación y Registro con el % manifestaciones presentadas 3. Farmacia 2.92 % de las manifestaciones presentadas. 4. Red de servicios con el % de las manifestaciones presentadas 5. IPS y Otros 17.66% PQRS SECRETARIA GENERAL GESTIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS Se continúa dando cumplimiento a la normatividad vigente en lo relacionado a la recepción y trámite de PQRSD por la Oficina de Atención al Usuario Nacional. Sin embargo, a raíz de la expedición de la Ley 755 del 30 de Junio del 2015 Por la cual se regula el derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la cual en su artículo 22 establece la Organización para el trámite interno y decisión de las peticiones, por lo que se actualizará la Resolución Interna No.1267 del 8 de julio del 2011, para dar cumplimiento a dicho articulado. Se terminó de implementar en todas las 31 Regionales el Sistema Orfeo.

28 El área de atención al Usuario Nacional encargada de dar trámite a los Derechos de Petición que se recepciona en el Departamento de Radicación y Archivo, re direccionó a las siguientes áreas lo siguiente: AREA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO ADMINISTRATIVA SIAU FINANCIERA PENSIONES EPS CUENTAS MEDICAS AREA TOTAL ADMINISTRATIVA 87 SIAU 48 FINANCIERA 10 PENSIONES 433 EPS CUENTAS MEDICAS 175 La información sobre PQRSD de salud se obtiene de la página web donde los usuarios pueden radicar sus diferentes manifestaciones, del aplicativo que tiene la Supersalud donde direcciona de manera automática las peticiones que los

29 usuarios colocan a través de ellos y por el aplicativo INTEGR@ARS donde las Territoriales radican lo que ingresa a sus oficinas, tomando el documento de identidad como registro único. Durante este período se ejercieron actividades para el cumplimiento de la atención a los usuarios, quienes en la mayoría de los casos requirieron información inmediata y oportuna relacionada con el tema de salud en aspectos como la red de servicios, autorizaciones, aseguramiento, entrega de carnet y medicamentos. En cuanto a pensiones CAPRECOM de conformidad con lo ordenado por el decreto 2408 de 2014, el pasado mes de mayo del año en curso, finalizó con el proceso de traslado de la función pensional que venía desarrollando esta Entidad a la UGPP, a partir del 01 de junio del año 2015, Entidad competente para atender los requerimientos de la población pensionada; sin embargo se han recibido peticiones de los pensionados solicitando información al respecto. 29 El porcentaje de satisfacción en la respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios se puede visualizar en el informe rendido por el Sistema de Información y Atención al Usuario SIAU a través de la Subdirección EPS. EPS Recibidas Respondidas % PETICIONES( ENTES DE CONTROL) ,6 QUEJAS ,7 RECLAMOS ,6 SUGERENCIAS ,8 DERECHOS DE PETICION ,7 CONSULTAS ,4 FELICITACIONES ,7 Fuente: Aplicativo INTEGR@ARS Igualmente en esa Coordinación se reciben diariamente llamadas por la línea , la mayoría relacionadas con Pensiones o solicitando información sobre el trámite dado a la petición.

30 Comunicación: GOBIERNO EN LÍNEA: Por segundo año consecutivo la entidad ocupa el primer lugar en el sector Salud, en la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. Esto mismo se dio a conocer en una reunión sectorial convocada por el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. A continuación se presentan los resultados presentados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en dicha reunión: 30 CALIFICACIÓN EN SERVICIOS CALIFICACIÓN EN SERVICIOS

31 POSICIÓN NOMBRE INSTITUCIÓN SERVICIOS 1 2 Caja de Previsión Social de Comunicaciones Empresa Social del Estado Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta 89,19 84, Ministerio de Salud y Protección Social 81,71 Fondo de Previsión Social del Congreso de la República 74, Sanatorio de Agua de Dios, Empresa Social del Estado 68,36 6 Superintendencia Nacional de Salud 64,70 7 Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos 62,19 8 Instituto Nacional de Salud 57, Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado Sanatorio de Contratación, Empresa Social del Estado Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia 53,87 46,79 39,73 EFICIENCIA ADMINSITRATIVA POSICIÓN NOMBRE INSTITUCIÓN EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 1 2 Caja de Previsión Social de Comunicaciones Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos 73,04 72,69

32 3 4 Sanatorio de Agua de Dios, Empresa Social del Estado Ministerio de Salud y Protección Social 71,05 66,71 Empresa Social del Estado Centro 5 Dermatológico Federico Lleras 57,76 Acosta 6 Instituto Nacional de Salud 55, Superintendencia Nacional de Salud 48, Fondo de Previsión Social del Congreso de la República Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado Sanatorio de Contratación, Empresa Social del Estado 43,40 42,55 37,50 11 Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia 32,61 Tenemos algunas dificultades en temas de Gobierno Abierto, debido a que falta mayor participación ciudadana e información al usuario, pero estamos trabajando en ello: POSICIÓN 1 NOMBRE INSTITUCIÓN Empresa Social del Estado Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta GOBIERNO ABIERTO 79,65 2 Caja de Previsión Social de Comunicaciones 71,88 3 Ministerio de Salud y Protección Social 69,88 4 Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos 58,88 5 Sanatorio de Agua de Dios, Empresa Social del Estado 49,63

33 6 Superintendencia Nacional de Salud 49,21 7 Instituto Nacional de Salud 43,69 8 Fondo de Previsión Social del Congreso de la República 40,58 9 Sanatorio de Contratación, Empresa Social del Estado 39,77 10 Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado 34, Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia 28,33 RESULTADOS INDICE GOBIERNO EN LÍNEA POR SECTOR SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL Valor posición nacional Índice Gobierno en Línea: Subíndice en eficiencia electrónica Subíndice de servicios Subíndice de Gobierno Abierto CAPRECOM Valor posición nacional Índice Gobierno en Línea: Subíndice en eficiencia electrónica Subíndice de servicios Subíndice de Gobierno Abierto La entidad diseñó un plan de acción que permita avanzar en la estrategia de Gobierno en Línea a 4 años y viene trabajando en el desarrollo de diferentes actividades teniendo en cuenta lo establecido en el decreto 2573 de 2014, el manual de Gobierno en Línea 4.0 y el Marco de arquitectura TI. Para esto se han realizado mesas de trabajo con funcionarios de la entidad, con el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones entre otros.

34 Fortalecimiento Institucional Caprecom, apoya su visión estratégica en Tecnologías de información y telecomunicaciones eficientes y confiables, por ello concentra sus esfuerzos en mantener una plataforma Tics que cumpla con las mejores prácticas en gestión de servicios y seguridad de la información. En la presente vigencia la entidad ha enfocado sus esfuerzos en actualizar sus políticas de gestión en seguridad de la información y modernizó e implemento nuevos controles para mitigar riesgos que pueden comprometer la estabilidad de la plataforma teleinformática institucional, los controles implementados fueron: 34 Gestión unificada de Amenazas (UTM). Caprecom actualizo su versión de UTM implementando un producto líder en el mercado que permite a la entidad contar con un cortafuego de red que engloban múltiples funcionalidades (servicios) en una misma máquina de protección perimetral. Algunas de estos servicios son: 1. Función de un firewall de inspección de paquetes 2. Función de VPN (para hacer túneles o redes privadas) 3. Anti spam (para evitar los correos no deseados o spam) 4. Antiphishing (evitar el robo de información) 5. Antispyware 6. Filtrado de contenidos (para el bloqueo de sitios no permitidos mediante categorías) 7. Antivirus de perímetro (evitar la infección de virus informáticos en computadoras clientes y servidores) 8. Detección/Prevención de Intrusos (IDS/IPS) Monitoreo Auditoria y Aseguramiento de base de datos Caprecom para el proceso de aseguramiento de base de datos implementó una herramienta de gestión de monitoreo, la cual ofrece un portafolio completo de funcionalidades para asegurar los datos y proteger la privacidad de acuerdo con la normativa vigente, genera en tiempo real alertas y análisis de la política de violaciones de seguridad, a gran velocidad realiza Enmascaramiento de datos en

35 el contexto y en la demanda todo esto sin impacto en el rendimiento o cambios en las aplicaciones y/o estructura de bases de datos. Antivirus Caprecom para la gestión y control de riesgo de virus actualizo su plataforma optando a una solución que provee de una administración centralizada de punto final para servidores, computadores de escritorio, portátiles, notebooks, y otros sistemas de computación basados en Windows, Linux, previniendo de malware, incluyendo virus, troyanos, gusanos y virus de red. De la misma forma protege de amenazas como spyware, adware, web threats y otras formas combinadas de ataques. 35 Anti Spam & Virus Firewall Caprecom como herramienta de gestión y control de Anti Spam cuenta con la solución Spam & Virus Firewall el cual es una solución integrada de hardware y software diseñada para proteger a los servidores de correo electrónico de ataques de correos no deseados, virus, "spoofing", "Phishing" y software espías. Comprende 12 capas de defensa completas para brindar capacidades de defensa líderes en la industria para cualquier servidor de correo electrónico dentro de entornos de grandes corporaciones o pequeñas empresas. RECOMENDACIONES Dar aplicabilidad a las directrices emanadas de la Dirección General de Caprecom, a través de las Resoluciones y Circulares emitidas y a las normas expedidas por el Gobierno Nacional en materia de aseguramiento en salud. Generar cultura de respuesta oportuna a los requerimientos de los organismos de control para evitar sanciones y contribuir al mejoramiento institucional Realizar mantenimiento al MECI, recordando a los responsables de cada uno de los elementos la revisión permanente de su implementación

36 La Entidad viene desarrollando estrategias encaminadas a subsanar las diferentes observaciones que se originan en la ejecución de los procesos; igualmente establece acciones de mejoramiento que permitan cumplir con el logro de los objetivos institucionales. 36 Atentamente, CLARA CONSUELO OVALLE JIMENEZ Jefe Oficina de Control Interno (e)