INSTRUCTIVO DE CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES

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1 INSTRUCTIVO DE CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES A continuación damos a conocer el procedimiento que la Empresa Principal exigirá cumplir a las empresas contratistas que prestan servicios en sus faenas, para la revisión de cumplimiento del pago de las remuneraciones, cotizaciones previsionales e indemnizaciones legales de sus trabajadores. Dicha revisión será llevada a cabo por la empresa OVAL. DE LA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y NÓMINA DE TRABAJADORES. 1. Para solicitar la revisión las empresas contratistas deberán llenar la SOLICITUD DE CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES RE-05, disponible en nuestra página web / descargas de formularios. La solicitud deberá completarse en su totalidad y ser firmada por el representante de la empresa. 2. La Solicitud de revisión se realizará por período (mes) y la deberá solicitar cada CONTRATISTA O SUBCONTRATISTA que esté desempeñando labores en faenas de la Principal y en ella deberán informarse TODOS LOS TRABAJADORES QUE HAYAN INGRESADO A LAS FAENAS en el respectivo período. 3. A la Solicitud de Certificado se adjuntará la Nómina de Trabajadores a Certificar, la que constituye una Declaración Jurada del contratista respecto de los trabajadores en ella detallados. Esta nómina se imprime del Sistema Oval una vez efectuada el ingreso y actualización de la dotación del mes. 4. La no presentación de la Solicitud de Certificado y la Nómina de Trabajadores significará la NO recepción de la documentación. 5. El auditor de Oval que efectúe la recepción deberá cotejar los documentos y llenar la última página de la Solicitud donde detallará la cantidad de documentos y hojas presentados (por tipo). Se entregará al contratista la copia de la recepción firmada por el auditor, con fecha y timbre de Oval. DE LA DOCUMENTACIÓN A ADJUNTAR. Junto a la Solicitud de Certificado, la empresa contratista deberá presentar la siguiente documentación, en original (que se devuelven) y fotocopia (que se retiene), a excepción de los que expresamente se indica como fotocopia : 1

2 1. Contratos de trabajo firmados por las partes y contrato colectivo (si corresponde) con nómina de trabajadores adheridos y ordenados Alfabéticamente. Por evento. 2. Anexos de contrato de trabajo de cada uno de los trabajadores en su caso por las actualizaciones vigentes al mes de revisión. 3. Liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el trabajador y en el caso de no tener firmadas las liquidaciones, acompañar la nómina de institución bancaria que acredite el depósito en cuenta corriente o cuenta vista. 4. En caso de liquidaciones firmadas por terceras personas, se deberá acompañar el respectivo poder notarial otorgado por el trabajador. 5. Acreditar el pago de las cotizaciones previsionales (AFP, Isapres, INP, Caja de Compensación, Mutualidad) mediante la exhibición de planillas pagadas. 6. Acreditar pagos de descuentos de préstamos en cajas de compensación, cuotas sindicales, seguros, retenciones judiciales y cualquier otro descuento efectuado al trabajador, con excepción de los anticipos. 7. El primer mes de revisión o cuando se deba acreditar el pago de una retención judicial deberá presentarse por única vez la Resolución Judicial donde conste el nombre de quién recibe el pago. 8. Autorización de descuentos efectuados por el empleador que no signifiquen el pago a un tercero, tales como: préstamos de la empresa. Las autorizaciones deben estar firmadas por los trabajadores. 9. Fotocopia del libro de remuneraciones (exclusivamente del mes en revisión). 10. Fotocopia de registro de asistencia del mes respectivo, correspondiente a trabajadores que tengan derecho a percibir semana corrida. 11. Pactos de Horas Extraordinarias. 12. Avisos de Iniciación y cese de A.F.C. donde conste la fecha de inicio o cese del contrato, en caso de informar en planilla de AFP los códigos de movimiento correspondiente, estos avisos no serán necesarios. 13. Fotocopia de licencia médica (ansverso y reverso) o certificados que acredite reposo laboral por accidente cuando corresponda. 14. En el caso de trabajadores que no coticen por encontrarse jubilados, se deberá presentar por única vez, certificado que acredite la calidad de pensionado por vejez o vejez anticipada y documento firmado por el 2

3 trabajador donde manifieste la voluntad de no seguir cotizando, si corresponde. 15. En evento de existir desvinculaciones, se deberá adjuntar los finiquitos suscritos firmados y ratificados cuando correspondiere (en los contratos de duración igual o menor a 30 días no se requiere ratificación). Debe tenerse especial cuidado que la ratificación ante ministro de fe indica la frase Leído y ratificado ante mi. 16. Si no se tienen los finiquitos firmados, se deberá adjuntar las Cartas de aviso de término de contrato (trabajador e inspección del trabajo) con la correspondiente comprobación de que el trabajador fue notificado de su despido. Además, si el trabajador no se ha acercado a firmar su finiquito se deberá acompañar una constancia a la Inspección del Trabajo donde da cuenta de ello. 17. En el evento de que el trabajador deje de prestar servicios en faenas de las empresas contratistas pertenecientes a la Empresa Principal y no ha dejado de prestar servicios en la empresa, se deberá acompañar el anexo de contrato de trabajo firmado por las partes, donde se deje expresa constancia que el trabajador ya no labora en las faenas correspondiente a la Principal. LA NO PRESENTACIÓN DEL FINIQUITO FIRMADO SI ES IGUAL O INFERIOR A 30 DÍAS Y RATIFICADO SI ES SUPERIOR A 30 DÍAS, SIGNIFICARÁ LA DECLARACIÓN DE LA CONTINGENCIA CUANTIFICADA EN EL CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO. DE LA REVISIÓN. Para la revisión de cada período las empresas contratistas deberá: 1. Completar la información de su dotación activa y desvinculada de cada período en el sistema web disponible para los contratistas ( tales como: contrataciones, desvinculaciones, asistencia, datos contractuales, entre otros, para luego emitir Nómina de Trabajadores la que adjuntará a su Solicitud de Certificado. 2. Abrir el período en el Sistema Oval y cargar la planilla de remuneraciones con los datos detallados de los conceptos pagados en la liquidación de sueldo de los trabajadores informados en la Nómina. 3. Cerrar su período (mes). 4. Entregar la Solicitud de Certificado de Cumplimiento por el período a certificar, entregando personalmente en oficinas de OVAL, o los lugares de recepción que la Principal determine. 3

4 Para realizar este control se comenzará en un mes determinado con la revisión de los contratos de trabajo de cada uno de los trabajadores incluidos en la nómina adjunta a la solicitud, sus liquidaciones de sueldo, libro de remuneraciones y cotizaciones previsionales correspondientes al mes de pago de las remuneraciones. En los meses siguientes y sucesivos, el contratista deberá acompañar la documentación relativa a las nuevas contrataciones y desvinculaciones. De los trabajadores antiguos se revisará el pago de sus remuneraciones, libro de remuneraciones y cotizaciones previsionales; de los trabajadores nuevos se revisarán además, sus contratos de trabajo; y de los trabajadores desvinculados su finiquito debidamente firmado y ratificado ante ministro de fe, si correspondiere. DE LOS PLAZOS DE EMISIÓN DE LOS CERTIFICADOS. Una vez efectuada la presentación de la Solicitud de Certificado y siempre que el contratista haya subido su planilla de remuneraciones y cerrado el período en la fecha indicada por la Principal, se emitirá el certificado de cumplimiento presentado dentro del plazo en la primera fecha de emisión informada por su Empresa Principal y por consiguiente los que hayan completado el proceso fuera del plazo serán emitidos en la segunda fecha de emisión. DE LOS LUGARES DE RECEPCIÓN. La recepción de la información laboral anteriormente detallada se realizará en las oficinas de OVAL que se encuentra ubicada en: CONCEPCION Paula Pineda Nº47, Parque Residencial Collao Teléfono: Mensualmente se considerará un día de recepción en Planta, la que es coordinada por la Principal y en ella estarán auditores de Oval para recepción de documentos. DEL CERTIFICADO COMPLEMENTARIO Desde el momento que se encuentra disponible en nuestra página web el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales del período revisado, el contratista tendrá la posibilidad de corregir las Observaciones y Contingencias declaradas y para ello deberá llenar la SOLICITUD DE CERTIFICADO COMPLEMENTARIO donde indicará los códigos de las observaciones y contingencias que desea corregir o respaldar, adjuntando la documentación necesaria de la misma forma como se presentan para una Solicitud de Cumplimiento, es decir en Original y Fotocopia. Consideraciones del Complementario: 4

5 1. Se pueden presentar todos los complementarios que sean necesarios para la total corrección del período. 2. Los documentos adjuntos deberán indicar en la esquina superior derecha el código de la observación y contingencia que corrigen y el mes. 3. Si la documentación que presenta sirve para corregir más de 1 período, no es necesario presentar copias por cada uno, basta con indicar en el documento el mes que corrige y su código. Esto sólo es válido para presentaciones de otros períodos que se hagan en la misma oportunidad. 4. Para evitar presentar varios complementarios, recopile la documentación e información que requiere para corregir y haga 1 sola presentación, le ahorrará tiempo. RECOMENDACIONES GENERALES A continuación indicamos algunos puntos a tener en cuenta al efectuar su Certificación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales. NÓMINA DE PERSONAL La nómina del Personal debe ser la que se emite del Sistema Oval, una vez efectuada la actualización de la dotación de los trabajadores en el período a certificar. CONTRATACIONES La primera vez que se presenta la documentación, el contratista debe presentar Todos los Contratos de Trabajo, en Original y Fotocopia. Posteriormente, los meses siguientes, debe presentar los contratos sólo si la empresa tiene nuevas contrataciones en el período a certificar. También debe agregar a estos trabajadores en la planilla electrónica y en la nómina de trabajadores. Cada vez que se realice una modificación al contrato de trabajo, ya sea por cambio en la remuneración, cargo, beneficios u otro motivo, se debe presentar original y fotocopia del Anexo respectivo, firmado por las partes, donde se acredita el acuerdo mutuo para efectuar tal modificación. DESVINCULACIONES De existir desvinculaciones de algún trabajador en el período a revisar, se debe indicar esta situación en la nómina de trabajadores y en la planilla electrónica. TRASLADOS DE FAENA (SIN DESVINCULACIÓN) Si un trabajador deja de prestar servicios para la empresa Principal, en el período que se está solicitando el certificado, pero no ha sido desvinculado por el contratista, sino que sólo se ha trasladado a otra faena, el empleador no debe presentar documentación laboral en ese período (liquidación, imposiciones, etc.), excepto si ha trabajado por lo menos un día, de lo contrario debe presentar 5

6 original y fotocopia de un anexo de contrato, firmado por las partes, donde se deje constancia de esta situación. Observación: La no presentación de este documento hará presumir que no se acredita el pago de la Remuneración del trabajador. COMPROBANTE DE PAGO DE REMUNERACIONES Las Liquidaciones de Sueldo deben señalar claramente la Fecha de Pago, de la siguiente forma (ejemplo): Fecha de Pago: 23 de Marzo de Las Liquidaciones de Sueldo deben presentarse ordenadas alfabéticamente Si el empleador tuviese más de una faena o centro de costo, debe enviar todas las liquidaciones juntas pero ordenadas alfabéticamente. Si el empleador no tiene firmada alguna liquidación de sueldo, pero el pago de la remuneración la realizó a través de un depósito en cuenta vista o cuenta corriente, debe adjuntar a la liquidación de sueldo el comprobante que acredite dicho depósito. La nómina debe indicar los datos del trabajador como: rut, apellidos y nombre, Nº de cuenta, monto abonado, fecha de pago y palabra o frase que indique que la transacción fue completa, como por ejemplo: abonado, transferencia realizada y/o pagado. Las Liquidaciones de Sueldo deben señalar claramente el número de días trabajados y pagados en el mes. Además, cuando se paguen Tratos, Bonos o Incentivos de Producción, se debe indicar la forma cómo se determinó el monto de dicho pago (cantidad producida x valor pactado). HORAS EXTRAORDINARIAS De existir pago de Horas Extras en el período, se debe adjuntar el Pacto de Horas Extras, firmado por las partes. Se recuerda que el mencionado pacto tiene una duración máxima de tres meses, por lo que debe renovarse una vez vencido y presentar copia de dicha renovación cada vez que esto ocurra (cada 3 meses). Las liquidaciones de sueldo deben indicar claramente el número de horas extras que se están pagando y el porcentaje de incremento de las mismas (50%, 100% u otro porcentaje) REGISTRO DE ASISTENCIA En el caso de las empresas que por ley tengan que pagar Semana Corrida, deben adjuntar fotocopias del registro de asistencia SÓLO de los trabajadores que tengan derecho al mencionado beneficio, indicando en estas fotocopias, en los días en que el trabajador estuvo ausente, el motivo de la ausencia (Permiso, Inasistencia, Licencia Médica, Accidentado, etc.) COTIZACIONES PREVISIONALES Las planillas de Cotizaciones Previsionales deben encontrarse Pagadas, e indicar el código de movimiento de personal en la planilla de la AFP cuando corresponda, 6

7 además de la fecha de inicio y/o término del movimiento informado, entendiéndose por tal: Código 1: Iniciación de servicios de trabajadores contratados a plazo indefinido. Código 2: Cesación de los servicios prestados por el trabajador. Código 3: Trabajadores afectos a subsidios por incapacidad laboral. Código 4: Trabajadores sujetos a permiso sin goce de remuneraciones. Código 5: Incorporación en el lugar de trabajo. Código 6: Iniciación de servicios de trabajadores contratados a plazo determinado. Código 7: Transformación del contrato de plazo fijo a indefinido. Código 8: Otros movimientos (ausentismos). Se deben presentar las Planillas de Pago de Cotizaciones de todos los organismos de previsión del período por el cual se solicita la certificación (AFP, INP, ISAPRE, CAJA COMPENSACIÓN, MUTUALIDAD). Respecto de trabajadores extranjeros que han optado por mantener su sistema de seguridad social en el país de origen, se deberá acreditar con documentación debidamente protocolizada y además en el contrato de trabajo se debe estipular la opción que elija el trabajador. INSTRUCCIONES GENERALES La Documentación debe ser presentada en carpetas separadas por ORIGINALES y FOTOCOPIAS, en el mismo orden, de manera de hacer un cotejo más rápido y fácil. La documentación original es devuelta a la empresa en forma inmediata. La documentación se debe presentar por mano, no siendo posible su envío por medio de Fax, Correo electrónico, CD u otro medio similar. Dudas sobre los puntos referenciados en el certificado del período tiene que contactarse con personal de OVAL en forma telefónica o bien enviando un correo electrónico dirigido a Sra. Rebeca Álvarez, Jefe de Certificación al correo indicando su RUT, NOMBRE y Empresa Principal. Dudas sobre el Sistema Web tiene que contactarse con el Sr. Daniel Badilla, Asistente de Sistema al correo Ingreso al sistema: 7

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