Guía rápida y condensada para la construcción Archivos TXTpara la carga en sistema de las Retenciones de IVA utilizando EXCEL

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA: CIENCIAS FISCALES ASIGNATURA: IVA II / SEMESTRE 5TO/ CIVA2015 PASO NRO. 01 ABRA UN ARCHIVO DE EXCEL Y GUÁRDELO EN UNA DIRECCIÓN DE FÁCIL ACCESO. LCDO. JOSÉ F. MARQUÍS C. AGOSTO 2015 JOSEMARQUIS.01@GMAIL.COM JOSEMARQUIS.JIMDO.COM TEL FILA (SE IDENTIFICAN CON UN NUMERO) CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS PERO PRIMERO RECUERDE COLUMNAS (SE IDENTIFICAN QUE UNA CELDA EN EXCEL CON UNA CORRESPONDE A LA LETRA) INTERACCIÓN O CRUCE ENTRE UNA COLUMNA Y UNA FILA, ESTA CONDICIÓN TAMBIÉN SIRVE PARA IDENTIFICAR LA CELDA, EJEMPLO: EL CRUCE ENTRE LA COLUMNA A Y LA FILA 1 DA COMO RESULTADO LA CELA A1 ASÍ MISMO, EL CRUCE ENTRE LA COLUMNA C Y LA FILA 5 SERA LA CELDAC5 PARA LA CELDA A1: RIF_Proveedor: Alfanumérico de 10 caracteres corresponde al número del Registro de Información Fiscal de acuerdo a la naturaleza del Contribuyente. PARA LA CELDA B1:Período_Impositivo: Numérico de 6 caracteres, período para el cual se realiza la Declaración de Retención el cual deberá pertenecer al periodo de imposición definido para el IVA (aaaamm) Ej

2 PARA DAR FORMATO A LA CELDA DEL RIF, COLÓQUESE DENTRO DE LA CELDA, EN ESTE CASO HAGA CLIC CON EL BOTÓN SECUNDARIO DEL RATÓN EN A1, SE DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE PESTAÑA: LUEGO SELECCIÓN, HACIENDO CLIC CON EL BOTÓN PRIMARIO DEL RATÓN LA OPCIÓN «FORMATO DE CELDA». SE DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE PESTAÑA: PARA LA CELDA C1: Fecha_Documento: Numérico de 10 caracteres, con separación de guiones (AAAA-MM-DD) y corresponde a fecha de la factura, Nota de Crédito, Nota de Débito o Certificación, Ej «FORMATO FECHA: aaaa-mm-dd» LUEGO SELECCIÓN DE LA LISTA LA CATEGORÍA REQUERIDA, EN ESTE CASO «FORMATO GENERAL» Y LUEGO SELECCIÓN ACEPTAR PARA LA CELDA D1: Tipo_Operación: Alfabético de 1 posición, identifica el tipo de operación, en letra mayúscula bajo el siguiente esquema: V = VENTA C = COMPRA PARA LA CELDA E1: Tipo_ Documento: Numérico de 2 dígitos, coloque cero a la izquierda 01 = Factura ; 02 = Nota de Débito; 03 = Nota de Crédito ; 04 = Certificaciones; 05 = Forma Importación; 06 = Forma Exportación PARA LA CELDA G1: Número_Documento: Alfanumérico (como acepción general se utilizan los últimos seis dígitos del documento), corresponde al número de la Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito o Certificación. «FORMATO DE TEXTO» PARA LA CELDA F1: RIF _Proveedor: Alfanumérico con un máximo de diez (10) caracteres, corresponde al número de Registro de Información Fiscal de la persona jurídica ó natural que genera la Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito o Certificación (vendedor). PARA LA CELDA H1: Número_Control_Documento: Alfanumérico como acepción general se utilizan los últimos seis dígitos del documento) al número de Control de Factura, Nota de Crédito o Nota de Débito

3 «FORMATO NUMÉRICO CON DOS DECIMALES» NOTA: EL SEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.» PARA LA CELDA I1:Monto_ Documento: Numérico, corresponde al monto total de factura, Nota de Crédito, Nota de Débito o Declaración, Ej PARA LA CELDAJ1: Base_ Imponible: Numérico, Corresponde al monto total bruto de los renglones facturados o precio de la operación, sin incluir el IVA y montos exentos. Ej PARA LA CELDA K1: Monto_ IVA_Retenido: Numérico, corresponde al monto del iva retenido (75% o 100% según corresponda. Ej PARA LA CELDA L1: Número _Documento _Afectado (Ajustado): Alfanumérico, corresponde al número de documento que origina o soporta una operación de Nota de Débito, Nota de Crédito, en caso de no aplicar completar con un cero (0) «FORMATO DE TEXTO» PARA LA CELDA M1: Número _Comprobante: Numérico de 14 caracteres identifica el comprobante que se le emitió al proveedor de bien o servicio al cual se le efectuó retención parcial o total del IVA. AAAAMMSSSSSSSS. EJE «NUMÉRICO SIN DECIMAL» «FORMATO NUMÉRICO CON DOS DECIMALES» NOTA: PARA LA CELDA N1: Monto _Exento_ IVA: Numérico. Corresponde el monto exento del impuesto. EL SEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.» PARA LA CELDA O1: Alícuota: Numérico. Corresponde al porcentaje que comprende el monto del IVA en Bolívares. EL SEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.» PARA LA CELDA P1: Número_Expediente: Numérico. identifica el número de confrontación o expediente, asignado para la operación Aduanera. Sin caracteres especiales (guiones, puntos, barras9. En caso de no aplicar colocar un cero (0). «NUMÉRICO SIN DECIMAL» PARA LA CELDA L1: Número _Documento _Afectado (Ajustado): Alfanumérico, corresponde al número de documento que origina o soporta una operación de Nota de Débito, Nota de Crédito, en caso de no aplicar completar con un cero (0) «FORMATO DE TEXTO» PARA LA CELDA M1: Número _Comprobante: Numérico de 14 caracteres identifica el comprobante que se le emitió al proveedor de bien o servicio al cual se le efectuó retención parcial o total del IVA. AAAAMMSSSSSSSS. EJE «NUMÉRICO SIN DECIMAL»

4 Vista del archivo de Excel con las celdas requeridas: PASO NRO. 03 CONVIERTA EL ARCHIVO DE EXCEL EN TXT, PARA ELLO PRESIONE LA OPCIÓN «GUARDA COMO» Y EN «TIPO» ESCOJA LA OPCIÓN «TEXTO» Y LUEGO «GUARDAR» Antes de continuar con el paso 3 recuerde guardar los cambios, una forma rápida de mantener actualizado el trabajo es presionar de forma frecuente, en intervalos de tiempo corto (EJEMPLO: cada dos minutos) las teclas «CTRL+G», esta acción guarda los últimos cambios efectuados a la data y le permite EVITAR CONTRATIEMPOS. PASO NRO. 03 AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE GUARDAR SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE «ACEPTAR»: PRUEBA DEL ARCHIVO TXT. PARA ELLO DIRÍJASE AL PORTAL DE SENIAT Y EN LA OPCIÓN «SISTEMAS EN LÍNEA» SELECCIONE «RETENCIÓN IVA (PRUEBA CARGA DE ARCHIVO» AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE «ACEPTAR» SE DESPENDE LA SIGUIENTE VENTANA HAGA CLIC EN «SI»: AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE «GUARDAR» SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE «ACEPTAR». FINALIZADA ESTA OPCIÓN EL ARCHIVO ESTA GUARDADO Y LISTO PARA SER CARGADO EN EL SISTEMA.

5 AL HACER CLIC EN «RETENCIÓN IVA (PRUEBA CARGA DE ARCHIVO», SE DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE VENTANA, ESCOJA LA OPCIÓN «SELECCIONAR ARCHIVO» AL HACER CLIC EN «SELECCIONAR ARCHIVO», SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, UBIQUE EL ARCHIVO TXT Y ESCOJA LA OPCIÓN ABRIR. AL HACER CLIC EN «ABRIR» SE ABRE LA SIGUIENTE VENTANA SELECCIONE «PROCESAR ARCHIVO». AL HACER CLIC EN «PROCESAR ARCHIVO» SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA: FELICIDADES USTED A GENERADO DE FORMA CORRECTA UN ARCHIVO TXT QUE SE ENCUENTRA LISTO PARA SER PROCESADO FORMALMENTE ANTE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

6 PASO NRO. 05 SI AL HACER CLIC EN «PROCESAR ARCHIVO» SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE LA OPCIÓN «ERRORES» AL HACER CLIC EN «ERRORES», SE DESPRENDE UNA LISTA SEÑALADO DONDE SE ENCUENTRA EL ERROR, VERIFIQUE EN EL ARCHIVO DE EXCEL Y CORRIJA CADA CELDA INDICADA EN LA LISTA DE ERRORES, GUARDE LOS CAMBIOS, GENERE UN NUEVO ARCHIVO TXT Y CARGUE NUEVAMENTE EN EL PORTAL DEL SENIAT EL ARCHIVO, PROCEDA UNA Y OTRA VEZ HASTA QUE SE GENERE LA VENTA INDICADA EN EL PASO NRO. 4 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA: CIENCIAS FISCALES ASIGNATURA: IVA II / SEMESTRE 5TO/ CIVA2015 LCDO. JOSÉ F. MARQUÍS C. AGOSTO 2015 JOSEMARQUIS.01@GMAIL.COM JOSEMARQUIS.JIMDO.COM TEL