MANUAL DEL SIAF UTILIZACIÓN DE LOS MENUS EN LOS DIVERSOS MODULOS DEL S.I.A.F.

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1 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 1 MANUAL DEL SIAF UTILIZACIÓN DE LOS MENUS EN LOS DIVERSOS MODULOS DEL S.I.A.F. HUÁNUCO PERÚ

2 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 2 INTRODUCCIÓN El presente manual está dirigido a las personas que recién se incorporan al uso de los diversos módulos del SIAF en el Sector Público, se trata de guiarlos a través de pantallas y rutas de como llegar a la opción donde puedan realizar un determinado trabajo, según el tipo de operación o notas presupuestales y contables a realizar, cabe aclarar que, tienen que tener conocimientos previos de; los procedimientos administrativos (armado de los documentos fuentes), que información van a ingresar y nociones de registros en el SIAF, aquí se mostrará cómo llegar a una determinada opción a través del menú en cada modulo y pequeños alcances al respecto. Este manual está diseñado básicamente para Gobiernos Locales, pero también es aplicable a los demás ámbitos del sector público, por cuanto el manejo del SIAF es similar en todos, solo se tendría que tener en cuenta sus normatividades de cada uno de ellas, otra razón es que en los módulos de GL se muestra a nivel de Unidad Ejecutora y de Pliego, lo cual es mas completa el aporte que se les quiere brindar. No se busca mecanizar al profesional, sino, hacer más correcto, práctico y oportuno la aplicación del SIAF, obteniendo como resultado de la misma, los saldos, reportes y demás informaciones que nos permitan realizar nuestra verdadera función que es el de Asesorar a las autoridades de nuestras Instituciones Públicas, apoyándolos con ello a la conducción de la Entidad mediante la buena toma de decisiones. Un trabajo modesto que, podría contener errores u omisiones, por lo que se aclara que solo se pretende guiar a través de los Menús y sus opciones para que lleguen a una determinada operación, pero que está hecha con mucho cariño y afecto a todos los que están o quieren trabajar en el Sector Público. El apoyo de la página web y el pedido de muchos colegas y amigos que quieren contar con este material, motivaron la realización de este pequeño trabajo y a la vez queremos poner en práctica el lema, Buscando siempre el apoyo mutuo, esperando que hagan el efecto multiplicador por el bien de nosotros, de nuestras familias y por ende de nuestro querido Perú. Alfio Esteban Barra

3 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 3 INDICE Página Introducción 02 Accesos Principales 04 MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL 05 M.P.P. a nivel de Unidad Ejecutora 06 Creación de una nueva meta 06 Incorporación del Marco Presupuestal 09 M.P.P. a nivel de Pliego 14 Programación de Compromisos Anuales (PCA) 16 Modificación de la PCA Ajuste Interno 16 Modificación de la PCA Incremento y Disminución 17 Distribución de la PCA 18 Priorización de la PCA 19 MODULO ADMINISTRATIVO 20 Matricular las Ctas. Ctes. Aperturadas 21 Certificación 22 Compromiso Anual 25 Compromiso Mensual 27 Devengado 28 Girado 29 Comprobante de Pago sin contabilizar 31 MODULO CONTABLE 32 Modulo Contable a Nivel de Ejecutora 32 Contabilización de Compromisos Anuales 33 Contabilización de Registros Administrativos 34 Comprobante de Pago contabilizado 36 Contabilización de los Documentos Entregados 38 Notas de Contabilidad 38 Modulo Contable a Nivel de Pliego 39

4 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 4 ACCESO PRINCIPAL El icono tradicional del SIAF y la que encontraran en el escritorio de su PC es la siguiente: Al ingresar al SIAF a través del icono anterior se activara esta ventana para poner el Usuario y Clave, con la cual ha sido asignado para acceder, cabe indicar que, a partir de la versión el SIAF identifica al usuario que realiza una determinada operación o modificación, una vez ingresado les mostrara todos los módulos en las cuales están autorizados a trabajar.

5 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 5 MODULO DE PROCESO PRESUPUESTARIO

6 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 6 MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE UNIDAD EJECUTORA Aquí se muestra el acceso como Unidad Ejecutora, como se menciono en la parte introductoria, este SIAF con la que se trabajara es referido a Gobiernos Locales (GL), lo que significa que en Unidades del G.N. y del G.R. variaría en el nombre y verán 1 o 2 iconos según sean Ejecutora o Pliego pero mantendrá la misma lógica. CREACIÓN DE UNA NUEVA META El primer paso que mostraremos es la creación de nuevos Componentes y sus Finalidades, para ello se requieren de 3 pasos, dentro del SIAF, utilizando el menú Mantenimiento, accedemos a: Cadena Programática (Según la Ley de Presupuesto Categoría Presupuestal ) Metas Presupuestales Actualización de Cadenas y Clasificadores. Esta pantalla muestra el acceso a la creación de la Categoría Programática

7 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 7 A continuación se debe seleccionar en que Categoría Programática se va a trabajar, PPR, Acciones Centrales o APNOP, como se muestra a continuación. Cabe indicar que, si la Entidad cuenta con una OPI tiene que crear las metas en forma Específica, para lo cual tiene que solicitar a la DGPP la creación del Componente y Finalidad respectiva, si no contara con una OPI podría realizarla con Proyectos Genéricos. Una vez escogido la Categoría Presupuestal se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuación, luego se graba y NO requiere habilitar envío.

8 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 8 Ya creado la Categoría Programática vamos a incorporar la Finalidad, esto en la siguiente opción, según se muestra en la pantalla. Una vez dentro de esta opción se ingresan los datos requeridos similares a la pantalla que se muestra a continuación, luego se graba y SI requiere habilitar envío. Ya creado la finalidad, vamos a la opción que muestra la pantalla, para incorporar los Clasificadores de ingreso o de Gasto según corresponda. Con esta tercera opción (pantalla anterior) se termina de crear la estructura de la nueva meta, lo que faltaría es ponerle el marco presupuestal, lo que se mostrara en las siguientes páginas.

9 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 9 INCORPORACION DEL MARCO PRESUPUESTAL. Estas incorporaciones se realizan a través de Notas Presupuestales, como verán más adelante son de 3 tipos, con estas modificaciones el PIA pasa a ser PIM, para comenzar se ingresa al menú Registro/Modificación Presupuestal/Nota de Modificación Presupuestal, como se muestra en la siguiente pantalla. A continuación les mostrara una ventana donde mostrara todas las modificaciones que ya han realizado, se le da clic derecho en la parte final para continuar y escoger la opción CREAR

10 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 10 En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificación van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 001, TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS (ENTRE PLIEGOS). Si eligen, como se muestro en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 1, y si son los que reciben una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestañas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogerán la especifica a trabajar, aquí se incrementara el marco presupuestal.

11 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 11 En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificación van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 002. Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 2, y si son los que reciben una transferencia con el Rubro 13, por ejemplo, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y para ingresar el marco presupuestal darle anti clic a las pestañas GASTO e INGRESO respectivamente, donde escogerán la especifica a trabajar, aquí se incrementara el marco presupuestal.

12 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 12 En la siguiente pantalla les da a escoger que Tipo de Modificación van a Realizar, en este caso se está eligiendo la 003. Si eligen, como se muestra en la pantalla anterior, el Tipo de Modificación 3, y quieren redistribuir una transferencia recibida con el Rubro 13, entonces ingresen los datos similares a lo que se muestra en la siguiente pantalla y en esta ocasión ingresar el marco presupuestal dándole anti clic solo a la pestaña GASTO, donde escogerán la especifica a trabajar. No se activa la pestaña Ingreso porque no se cuenta con un presupuesto adicional sino que solo se redistribuye el presupuesto que se tiene.

13 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 13 En los 3 tipos de modificaciones que vimos, en las pantallas anteriores, al finalizar estas y darles guardar, les regresara a la siguiente pantalla en donde tendrán que darle el VºBº, en señal de conformidad y con ellos estarán haciendo llegar esta nota de modificación al PLIEGO para su aprobación o rechazo, no existe la opción Habilitar envío sino con el VºBº automático llega al modulo PLIEGO.

14 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 14 MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE PLIEGO En este modulo, una de las funciones es de aprobar o rechazar las notas de modificación presupuestaria, siguiendo la secuencia de las pantallas anteriores se mostrara como aprobar dichas notas. La siguiente pantalla muestra como ingresar al Modulo de PLIEGO. Una vez dentro de Pliego escogemos la opción Aprobación de Notas de Modificación Presupuestal Mostrara la nota presupuestal que le dieron VºBº en el Modulo de Unidad Ejecutora, ingresar los datos similares a la pantalla que se les muestra y grabar.

15 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 15 Una vez grabado, ubicarse, según la pantalla siguiente, en la columna de Cod. Sobre el documento darle clic derecho para habilitar envío y así vía la transmisión llegue al Modulo de Unidad Ejecutora ya aprobado.

16 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 16 PROGRAMACIÓN DE COMPROMISOS ANUALES (P.C.A.) Para las modificaciones de la PCA se cuenta con 2 opciones; Ajustes Internos y Solicitud de incremento y disminución, cabe indicar que los Ajustes internos también se pueden realizar en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Unidad Ejecutora y la Solicitud de incremento y disminución solo en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego. Al modificar el P.I.M. esto generalmente ocasiona que se tenga que modificar la P.C.A., con la finalidad que el P.I.M. y la P.C.A. estén igual a nivel Genérico y con ello poder realizar las priorizaciones. MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE AJUSTE INTERNO En este primer caso se mostrara una modificación de la PCA, con Ajustes Internos, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificación se da dentro del mismo Rubro y misma Categoría o entre genéricas distintas pero pertenecientes a la misma categoría. Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

17 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 17 MODIFICACION DE LA PCA A TRAVES DE SOLICITUD DE INCREMENTO Y DISMINUCIÓN En este segundo caso se mostrara una modificación de la PCA, con Solicitud de incremento y disminución, en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego, esto es aplicable cuando la modificación se da entre distintos Rubros y/o distintas Categorías. Cabe indicar que, para realizar las modificaciones de la PCA, si se va a Disminuir, se tiene que contar con saldo por distribuir.

18 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 18 DISTRIBUCION DE LA PCA La distribución de la PCA es un paso previo a la priorización de la misma. Cabe indicar que, para realizar la distribución de la PCA, se tiene que contar con saldo por distribuir

19 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 19 REGRESAMOS AL MODULO DE PROCESO PRESUPUESTAL A NIVEL DE UNIDAD EJECUTORA Esto con la intensión de priorizar la PCA de lo que hasta ahora se ha distribuido en el Modulo de Procesos Presupuestarios a nivel de Pliego. PRIORIZACION DE LA PCA.-En la siguiente pantalla se muestra el menu y la opción para realizar la priorización de la PCA, aquí se tiene que tener presente que la PCA no tiene que ser mayor al PIM. La priorización de la PCA es el ultimo paso en la Gerencia de Planificación y Presupuesto, en adelante tomara la posta la Gerencia de administración para comenzar con la ejecución respectiva

20 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 20 MODULO ADMINISTRATIVO

21 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 21 MODULO ADMINISTRATIVO MATRICULAR LAS CUENTAS CORRIENTES APERTURADAS El matricular una cuenta significa aperturar un Libro Banco, las cuentas corrientes se matriculas por cada rubro, es decir que podria haber mas de un Libro Banco por cuenta corriente, lo ideal es tener lo minimo posible. Primero seleccionas el Banco donde se a aperturado la cuenta corriente, en la parte superior, luego en la parte inferior le dan clic derecho y agregan los datos requeridos, para que pueda ser usada es necesario hacer una transmisión pero sin necesidad de habilitar envío..

22 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 22 CERTIFICACIONES Y COMPROMISOS ANUALES Aquí, en este menú, se realiza las 2 acciones, en la certificación se agrupan los gastos para determinar qué tipo de proceso de selección se tiene que realizar y en los Compromisos Anuales ya se destina un presupuesto a un determinado proveedor resultado del proceso de selección o adjudicación directa. CERTIFICACION A continuación darle clic al icono de NUEVO REGISTRO, según se muestra en la siguiente pantalla, para realizar una certificación tienen que contar con el PIM respectivo y la PCA priorizado.

23 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 23 Para continuar darle clic en requiere certificar. para seleccionar el clasificador, meta y el monto donde se En la siguiente pantalla muestra cómo seleccionar la especifica de gasto y la meta pasándolo todo al lado derecho de la pantalla y al final darle ACEPTAR.

24 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 24 En la siguiente pantalla ya se muestra todo seleccionado, quedando solo grabar lo que le regresara a la pantalla anterior para habilitar envío y transmitirlo. Se sobre entiende que el monto considerado aquí servirá para cubrir la necesidad que se requiere durante todo el ejercicio económico en esa determinada especifica de gasto. Se recomienda que, previo a todos estos trabajos, se haga un buen consolidado de todas las necesidades de bienes y servicios a utilizar durante todo el ejercicio económico e identifiquen y agrupen de manera que garantice su abastecimiento en forma oportuna y de manera dosificada, así como evitar el fraccionamiento al momento su adquisición.

25 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 25 COMPROMISO ANUAL Una vez que se tenga un proveedor definido, a través de un proceso de selección o en forma directa, se procede a realizar el compromiso anual, es decir, este presupuesto será reservado y direccionado para dicho fin por el monto total para todo un ejercicio económico. Para realizar un Compromiso Anual ingresamos en la misma opción, según la pantalla siguiente. Se escoge la certificación a la cual se le va a trabajar un Compromiso Anual y ahí se le da un clic derecho o anti clic y escogen la opción según la pantalla siguiente.

26 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 26 En la presente pantalla ya se define el proveedor y el monto a comprometer anualmente, cabe indicar que en esta etapa puede haber más de un compromiso anual por una certificación, terminado el registro de todos los datos darle GRABAR, que les llevara a la ventana anterior. Una la pantalla siguiente mostrara el compromiso anual para ser habilitado envío, según se muestra a continuación.

27 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 27 EJECUCION DE GASTO Recién a partir de este punto se comienza a realizar los gastos, hasta antes era la organización de los gastos a realizar, esto se realiza a través de las 3 fases del gasto; Compromiso, Devengado y Girado, producto de estas fases se desprende otras 2 fases como son; Pagado y Rendido. FASE DEL COMPROMISO MENSUAL Se pone MENSUAL, entre comillas, porque es un decir, ya que normativamente debería de pasar del Compromiso Anual al Devengado, pero aun se mantiene esta etapa para incluir los datos del proceso de selección y los documentos fuentes utilizadas. Para esta primera Fase ingresar al Menú Registro/Registro SIAF, como se muestra en la siguiente pantalla. Dentro de ello ingresar los datos de forma similar a como se muestra en la siguiente pantalla, cabe indicar que, en estas etapas pueden usar mucho el F1 como ayuda en cada campo que se les presente y así poder avanzar de forma más segura.

28 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 28 FASE DEL DEVENGADO Es la fase en la cual se Reconoce la Deuda, a partir de esta fase se puede decir que la Institución se encuentra en Deuda, para ello tiene que tener presente 2 requisitos fundamentales para realizarla; Primero que los documentos Fuentes existan y estén bien elaborados y Segundo que el Bien haya ingresado al almacén o el Servicio haya sido cumplido. Con las condiciones arriba mencionada y a través de un anti clic a la fase del compromiso se incorpora la Fase del Devengado. DOCUMENTO A, aquí se ingresa los documentos fuentes como son; Facturas, B/Vta., Recibo por Honorarios, etc., es decir todos los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT. MEJOR FECHA DE PAGO, se utiliza para determinar a partir de qué fecha se puede comenzar a girar Una vez que se tenga dicha información ingresar los datos similares a la pantalla siguiente.

29 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 29 FASE DEL GIRADO Una vez pasado el filtro del Devengado se le da anti clic a dicha fase y se inserta la Fase Girado, en la cual se elabora el Comprobante de Pago (C/P) y el Cheque u otro documento según corresponda. En esta Fase se debe de girar el cheque al mismo nombre que ha sido comprometido, si bien es cierto que, el sistema permite modificar el nombre en el cheque pero esto está permitido para casos específicos como son; pago de impuestos, retenciones, etc. El DOCUMENTO A consta de 4 campos, en la cual se elegirá el código del Comprobante de Pago (009), el siguiente campo está bloqueado por qué no lleva serie el C/P, el siguiente campo es Numero refiriéndose al número del C/P y por ultimo Fecha indicando a la fecha del C/P. El campo CTA. CTE. Contiene 3 campos; AÑO = Donde se coloca, no necesariamente el año actual, sino el año en que ha sido creado y matriculado la cuenta corriente en el SIAF., BCO = Se elige la entidad financiera, CTA. = se elige el correlativo de la cuenta corriente matriculada, todo esto para realizar el Libro Banco respectivo. El DOCUMENTO B, La Fase Girado es la única con que cuenta con este documento, ahí se ingresa los códigos de cheque girado, cartas ordenes, notas de cargo, etc. según sea el caso.

30 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 30 Una vez terminado la fase girado se puede ver el comprobante de pago en la siguiente opción del menú REPORTE, como se muestra en la pantalla. Una vez que les muestre esta pantalla poner el número de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se está utilizando el Expediente y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da EJECUTAR SELECCIÓN, a continuación se le da un check en la penúltima columna Sel y finalmente clic en vista previa.

31 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 31 COMPROBANTE DE PAGO SIN CONTABILIZAR Les mostrara el comprobante de pago respectivo, PERO, como podrán observar contiene toda las informaciones menos la parte contable lo cual imposibilita su impresión hasta que se regularice dicha información. Por ello antes de imprimir el Comprobante de Pago, coordinar con la Oficina de Contabilidad para realizar la contabilización respectiva y así contar con dicha información.

32 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 32 MODULO CONTABLE

33 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 33 MODULO CONTABLE A NIVEL EJECUTORA CONTABILIZACION DE LOS COMPROMISOS ANUALES. Para ello ingresar al modulo contable como Unidad Ejecutora, según se muestra en la pantalla siguiente: Dentro de ello ingresar al Menú Registro/Contabiliza/Compromiso Anual según se muestra en la pantalla. Seleccionar en MES y darle clic al icono la cual contabilizara todo automáticamente.

34 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 34 CONTABILIZACION DEL REGISTRO ADMNISTRATIVO Esto quiere decir, contabilizar todas las fases de gastos realizadas como son el Devengado, Girado, Pagado y Rendido. Para ello ingresar al Menú Registro/Contabiliza/Registro Administrativo, como se muestra en la pantalla. A continuación seleccione el mes o el registro específico a contabilizar y darle clic en EJECUTAR BUSQUEDA, lo mostrara el o los registros a contabilizar, si están de color negro significa que no está contabilizado y si están de color azul indica que ya están contabilizados. Para comenzar a contabilizar darle clic sobre en número de registro que se ubica en la primera columna de la siguiente pantalla.

35 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 35 Al ingresar mostrara la ventana donde se contabilizara el registro, en este caso, las fases de Devengado y Girado.

36 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 36 COMPROBANTE DE PAGO CONTABILIZADO Regresamos al MODULO ADMINISTATIVO y nos dirigimos, nuevamente, al reporte del comprobante de pago, para verificar que ya esté completo. Una vez que les muestre esta pantalla poner el número de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se está utilizando el Expediente y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da EJECUTAR SELECCIÓN, a continuación se le da un chec en la penúltima columna Sel y finalmente clic en vista previa.

37 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 37 Esta vez ya muestra el Comprobante de Pago completo, es decir ya aparece la parte contable en el C/P, por lo que ahora si se puede imprimir.

38 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 38 CONTABILIZACION DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS Aquí se contabiliza los cheques entregados a los proveedores, los mismos que serán cancelados al momento de contabilizar la Fase Pagado, utilizando las cuentas de orden. NOTAS DE CONTABILIDAD Aquí se realizan las notas de contabilidad del; Asiento de Apertura, Incorporación de notas presupuestales, salida de bienes del almacén, asientes de cierre, etc. Se muestra la nota contable del Asiento de Apertura

39 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 39 MODULO CONTABLE A NIVEL DE PLIEGO

40 Huánuco Ciudad del mejor clima del mundo te espera Página 40 ANOTACIONES IMPORTANTES