MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANEJO Y CONTROL COMPROBANTES FISCALES BANRESERVAS

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1 Manual de Procedimientos Manejo y Control Comprobantes Fiscales BanReservas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANEJO Y CONTROL COMPROBANTES FISCALES BANRESERVAS CONTRALORÍA: APROBACIÓN CON de mayo de 2007 Dirección General de Organización & Sistemas Ave. San Martín No. 139, Santo Domingo, D. N. Tels. (809) / (809) Fax (809)

2 Pág.2/60 ÍNDICE Pág. I. INTRODUCCIÓN 4 AGRADECIMIENTO 5 II. GLOSARIO 6 III. ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS 8 IV. PROCEDIMIENTOS POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTO NUM. 1: EMISIÓN COMPROBANTES FISCALES A CLIENTES 15 Definición 15 Alcance 15 Política y Normas 15 Actividades Num. 1: Emitir Comprobantes Fiscales Automáticos 25 Num. 2: Emitir Comprobantes Fiscales Manuales 28 Num. 3: Emitir Comprobantes Fiscales Notas de Debito y de Crédito 30 Num. 4: Emitir Comprobantes Fiscales por Servicios Prestados a Terceros PROCEDIMIENTO NUM. 2: CONTROL OPERACIONES COMPRA Y VENTAS DE 33 DIVISAS Definición 33 Alcance 33 Política y Normas 33 Actividades Num. 1: Registras Operaciones de Compra y Venta de Divisas 35 Num. 2: Emitir Comprobante Registro Único de Ingresos PROCEDIMIENTO NUM. 3: REGISTRO DE GASTOS 37 Definición 37 Alcance 37 Política y Normas 37 Actividades Num. 1: Registrar Facturas Proveedores Formales 42 Num. 2: Emitir Comprobantes Fiscales Especiales Proveedores Informales 44 Num. 3: Emitir Comprobantes Fiscales Especiales Gastos Menores PROCEDIMIENTO NUM. 4: CONTROL NÚMEROS COMPROBANTES FISCALES 46 Definición 46 Alcance 46 Política y Normas 46 Actividades Num. 1: Solicitar Números de Comprobantes Fiscales a la DGII 48 Num. 2: Registrar los NCF asignados por la DGII, en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales 50

3 Pág.3/ PROCEDIMIENTO NUM. 5: REMISIÓN DE ARCHIVOS A LA DGII. 51 Definición 51 Alcance 51 Política y Normas 51 Actividades Num. 1: Enviar Archivos Compra de Bienes y Servicios a la DGII 55 Num. 2: Enviar Archivo de Ingresos por intermediación cambiaría a la DGII 56 Num. 3: Enviar Archivo de Pagos al Exterior a la DGII 57 Num. 4: Enviar Archivo de Comprobantes Anulados a la DGII 58 V. RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 59 VI. HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES 60 VII. ANEXOS 61 Num. 1: Decreto Num. 2: Reglamento Definiciones Uso Comprobantes Fiscales en el Sector Financiero Num. 3: Norma Remisión de Operaciones que sustentan Gastos. Num. 4: Norma Compra y Venta de Divisas, Relacionados al Negocio De Divisas Num. 5: Listado de Causales SFB y Unicard

4 Pág.4/60 I- INTRODUCCIÓN Para la implementación del Decreto , promulgado el 19 de junio del 2006, que establece el reglamento para la regulación de la impresión, emisión y entrega de comprobantes fiscales, iniciamos el desarrollo del Proyecto de Comprobantes Fiscales. El decreto dispone que a partir del 1ro de enero del año 2007, todos los contribuyentes tienen que emitir comprobantes fiscales, así como exigir a sus proveedores de bienes y servicios, facturas con valor de crédito fiscal, a fin de sustentar los gastos que son deducibles para el Impuesto sobre la Renta y crédito del ITBIS. El Articulo Núm. 2 del Reglamento, expresa que están obligadas a emitir comprobantes fiscales y a conservar copia de los mismos, todas las personas físicas o jurídicas domiciliadas en la República Dominicana que realicen operaciones de transferencia de bienes, entrega en uso, o presten servicios a título oneroso o gratuito. En este manual se establecen las responsabilidades y los procesos de: Emisión y Entrega de Comprobantes fiscales, Control de los Números Comprobantes Fiscales, Envío Archivos de Gastos a la DGII, así como las políticas y normas de carácter general que rigen los procesos.

5 AGRADECIMIENTOS Pág.5/60 Para la elaboración del presente manual, agradecemos la colaboración del equipo multidisciplinario, en representación de las áreas detalladas a continuación, por sus valiosos aportes. Contraloría Dirección Control Interno Dirección Contabilidad e Información Contable Equipo de Pruebas de Aceptación de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales Dirección General de Tecnología Dirección Tecnología de Información Gerencia de Proyectos Dirección General de Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica Dirección de Tarjetas de Crédito Dirección Banca Electrónica Dirección General Banca Personal Dirección General Administrativa Dirección de Compras Dirección de Suministros Gerencia Control Cuentas por Pagar Dirección de Organización y Planeamiento Empresas del Grupo Reservas Seguros Banreservas AFP Reservas Inmobiliaria Reservas Peajes Dominicano, S.A.

6 Pág.6/60 II- GLOSARIO Término Comprobantes Fiscales Comprobante Fiscal con Valor de Crédito Fiscal Comprobante Fiscal Especial Gubernamental Descripción Son documentos que acreditan la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicios, debiendo cumplir siempre con los requisitos mínimos establecidos por el Decreto y los reglamentos que establezca la DGII. Son los comprobantes fiscales que se emitirán a los clientes por las operaciones definidas para el sector financiero, los cuales se utilizarán para sustentar gastos y costos, ante la Dirección General de Impuestos Internos. Es el documento tributario que se emite a nombre de empresas estatales. Comprobante Fiscal para Regímenes Especiales Es el documento que se emite a nombre de empresas acogidas a regímenes especiales de tributación, como son: Comprobante Notas de crédito Comprobante Notas de débito Fiscal Fiscal Operadoras de Zonas Francas Empresas de Zonas Francas Entidades acogidas a la Ley de Desarrollo Turístico Entidades acogidas a la Ley de Desarrollo Fronterizo Cuerpos Diplomáticos acreditados en el país y Organismos de la Iglesia Católica. Son los documentos tributarios que se emiten por modificaciones posteriores (anulación, corrección, reversión cargos indebidos) a un comprobante reconocido por la DGII, resultado de una reclamación formulada por el cliente. Son los documentos tributarios que se emiten para recuperar costos y gastos, incurridos con posteridad a la emisión de un comprobante reconocido por la DGII, resultado de una revisión o reclamación formulada por el cliente.

7 Comprobantes Fiscales Especiales de Proveedores Informales Manual de Procedimientos Manejo y Control Comprobantes Fiscales Banco de Reservas Pág.7/60 Son documentos que emite el Banco, a nombre de proveedores no registrados en DGII para el registro de compras y gastos. Comprobante Fiscal Especial para Gastos Menores Registro de gastos diversos realizados fuera del domicilio de la empresa, para cubrir gastos incurridos en el mercado informal, por personal autorizado. Comprobante Fiscal Especial Registro Único de Ingresos Archivos de Gastos Emisor de Comprobantes Fiscales Documento para registrar un resumen de las transacciones realizadas durante el día, principalmente de aquellos productos exentos del ITBIS. Contiene las informaciones sobre las compras y gastos que sustentan los adelantos del ITBIS, retenciones del ITBIS realizadas a terceros, así como los gastos que serán presentados en la declaración jurada de Impuesto sobre la Renta. Deberá remitirse mensualmente a más tardar el día 15 de cada mes. Es el contribuyente autorizado por la DGII para emitir comprobantes fiscales. Número de comprobante fiscal, NCF Facturas Mixtas Es la secuencia numérica otorgada según el tipo de comprobante, por la Administración Tributaria a los contribuyentes que están obligados a emitir comprobantes fiscales. A través de esta numeración quien lo recibe puede comprobar la validez, en cuanto a autorización y emisión. Son facturas que poseen bienes y servicios exentos y gravados del impuestos a la transferencias de bienes y servicios industrializados, ITBIS.

8 Pág.8/60 II- ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS. CONTRALORÍA Dirección Contabilidad e Información contable Gerencia Contabilidad e Información Contable Gerente Contabilidad e Información Contable Analista Contabilidad Administrativa y Financiera Encargado de Impuestos Técnico de Impuestos Gerencia Contabilidad Operativa Encargado de Pagos DIRECCIÓN GENERAL BANCA PERSONAL Dirección Banca Personal Dirección Regional de Negocios Gerente de Negocios Oficial de Negocios Oficinas Comerciales Oficial de Negocios Oficial de Plataforma Representante de Negocios Dirección Banca Corporativa Gerente de Negocios Oficial de Negocios Dirección Banca Gubernamental

9 Gerente de Negocios Oficial de Negocios Pág.9/60 DIRECCIÓN GENERAL TARJETAS DE CRÉDITO Y BANCA ELECTRÓNICA Dirección Tarjetas de Crédito Gerencia Intercambio y Reclamaciones Gerente de Intercambio y Reclamaciones Oficial I de Reclamaciones Analista de Reclamaciones Gerencia de Contabilidad Gerente de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Dirección Banca Electrónica Gerencia Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos Gerente Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos Oficial I Intercambio y Medios de Pagos Oficial I Reclamaciones Canales Electrónicos Dirección Internacional Gerencia Operaciones Internacionales. Gerente Operaciones Internacionales. Oficial Operaciones de Divisas DIRECCIÓN GENERAL DE OPERACIONES Dirección Cuentas y Clientes Gerencia de Contabilidad

10 Manual de Procedimientos Manejo y Control Comprobantes Fiscales Banco de Reservas Encargado Registro Transacciones Administrativas Encargado Registro Transacciones Oficinas Pág.10/60 Gerencia Información a Clientes Gerente Información Clientes Encargado de Servicios Oficial de Servicios Dirección Administración de Efectivo Gerencia Reserva Central Gerente Reserva Central Dirección Procesamiento de Documentos Gerencia Procesamiento de Documentos Gerente Procesamiento de Documentos Dirección Control de Operaciones Gerencia de Cuadre Encargado Pago de Impuestos y Servicios DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Dirección Suministros Encargado Trámite Cuentas por Pagar Gerencia Control Cuentas por Pagar Gerente Control Cuentas por Pagar Oficial Control Cuentas por Pagar Club Banreservas

11 Pág.11/60 Encargado de Contabilidad DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Dirección Administrativa Gerencia Servicios de Salud y Seguridad Ocupacional Encargado de Contabilidad Dirección Técnica Gerencia de Nomina Encargado de Nomina Dirección de Ingeniería Gerencia Control y Administración de Proyectos Encargado Administrativo Dirección Soporte y Procesamiento de Datos Gerencia Servicios al Usuario Unidad de Mesa de Ayuda Gerencia Software y Base de Datos Analista Software de Redes, DBA. Dirección Seguridad Informática e Investigaciones Gerencia Seguridad Informática e Investigaciones Todo el Personal del Banco Responsable de Manejar Caja Chica.

12 Pág.12/60 IV- PROCEDIMIENTOS

13 Pág.13/ POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) Administración de la Aplicación de los Comprobantes Fiscales 1. El Encargado de Impuestos será responsable de la administración de la aplicación en cuanto a: a) Ingresar los números de comprobantes otorgados por la DGII b) Controlar la existencia de los números de comprobantes fiscales. c) Solicitar los números de comprobantes fiscales por tipo, a la DGII d) Cuadrar archivo electrónico con las informaciones relativas a los gastos del Banco para remitirlo a la Dirección General de Impuestos Internos, a través de su dirección electrónica. e) Anular comprobantes fiscales emitidos en las diferentes áreas. f) Verificar y asegurar la aplicación correcta del cálculo de los impuestos a terceros en diferentes renglones, así como la oportuna presentación ante la Dirección General de Impuestos Internos. g) Ingresar clientes en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales que previa verificación, no hayan sido incluidos en el proceso automático de generación. Este puesto tendrá acceso a todas las opciones de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales. 2. Las áreas que requieran acceder a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales solicitaran el permiso a través de la Unidad de Mesa de Ayuda. 3. Es responsabilidad de la Gerencia Seguridad Informática e Investigaciones: 3.1 Autorizar los permisos de accesos. 3.2 Dar mantenimiento a la tabla de clientes de la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales.

14 Pág.14/ Dar mantenimiento a la tabla de causales tanto en la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales como en los sistemas centrales, previa autorización de la Contraloría. Contingencia 4. En caso de que las informaciones de los clientes no estén disponibles en la Aplicación Manejo de los Comprobantes Fiscales, las áreas responsables de emisión utilizarán los medios de información que posee el Banco para obtener la información requerida, como son: a) Sistema de Información Gerencial, SIG. b) Sistemas Aquarius c) Tarjetas de Crédito, SIG 4.1 Para obtener la información de las transacciones que ameritan comprobantes fiscales en los sistemas centrales, se utilizará la relación de causales validos para NCF, ver documento anexo.

15 4.2 PROCEDIMIENTO NÚM. 1: EMISIÓN DE COMPROBANTES FISCALES A CLIENTES Pág.15/60 DEFINICIÓN Describe las políticas y normas a seguir para la emisión de los comprobantes fiscales, a fin de dar cumplimiento al Decreto ALCANCE Aplica en: Contraloría, Dirección Contabilidad e Información Contable, Dirección General Banca Personal, Oficinas Comerciales y Áreas de Negocios, Dirección Banca Corporativa, Dirección Internacional, Dirección General Administrativa, Club Banreservas, Dirección General de Recursos Humanos, Gerencia Servicios de Salud y Seguridad Ocupacional, Dirección General de Operaciones, Dirección Cuentas y Clientes, Dirección Administración de Efectivo, Dirección Procesamiento de Documentos, Dirección General Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica, Dirección Banca Electrónica y Áreas de Resolución de Reclamaciones. Desde: que se recibe la solicitud del cliente, hasta que se emiten los comprobantes fiscales. POLÍTICAS Y NORMAS (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) Comprobantes Fiscales a clientes del Banco 1. El Banco de Reservas emitirá comprobantes fiscales, por las operaciones que representen crédito fiscal para los clientes, según describimos a continuación: a) Cargos por servicios bancarios de carácter general, como son: Comisiones por cheques devueltos, sobregiros, fondos en tránsito, suspensión de pagos, por convenios, transferencias, retiros cajero automático, entre otros. Comisiones de tarjeta de crédito, cuota anual, renovación tarjeta, seguro de protección, aumento de límite, entre otros. Así como otros cargos establecidos en el tarifario de comisiones, publicado en el portal corporativo.

16 Pág.16/60 b) Cargos por intereses de tarjetas de crédito empresariales y corporativas. c) Venta de inmuebles adjudicados. d) Contratos de pagos de leasing. e) Intereses de préstamos Intereses Comisiones Intereses por mora Para el tipo de operación Intereses de préstamos, la emisión de los comprobantes fiscales se realizará por el método de lo devengado. f) Retenciones del Impuesto a la Transferencias de Fondos y Cheques (0.15%). g) Servicios Prestados a Terceros, como son: servicios de procesamiento de documentos, abastecimiento de efectivo, servicios del Club Banreservas, servicios de Salud, gastos compartidos con Empresas del Grupo, entre otros. h) Venta de Bienes. Inmuebles no adjudicados Muebles Los cargos en otras monedas serán expresados en moneda nacional, utilizando como tasa de conversión el valor de cambio existente el último día del mes, del período en cuestión Se asignará un número de comprobante fiscal por el valor total de las operaciones que correspondan a un mismo tipo. Tipos de comprobantes fiscales 2. El Banco de Reservas emitirá los tipos de comprobantes detallados a continuación: a) Comprobante Fiscal con Valor de Crédito Fiscal, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1.

17 Pág.17/60 b) Comprobante Fiscal Especial Gubernamental, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1. c) Comprobante Fiscal para Regímenes Especiales de Tributación, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1. d) Comprobante Fiscal Nota de Débito. e) Comprobante Fiscal Nota de Crédito. f) Comprobantes Fiscales Especiales de Proveedores Informales. g) Comprobante Fiscal Especial para Gastos Menores. h) Comprobante Fiscal Especial Registro Único de Ingresos. 3. El Encargado de Caja, Oficial de Caja y Cajero Principal de las Oficinas Comerciales emitirán los comprobantes fiscales, del Subtipo Cargos por Servicios Bancarios de carácter general por las comisiones siguientes: Cheques Mayores a 250 Mil Cajas de Seguridad Depósitos Nocturnos. Comisión pagos de Impuestos Aduanales Por estas comisiones sólo se emitirán comprobantes fiscales, cuando el cliente o beneficiario sea un contribuyente de la DGII. Emisión Comprobantes Fiscales Notas de Débito y Crédito 4. El Banco emitirá comprobantes de notas de débito, para recuperar costos y gastos y notas de crédito, para la anulación, corrección o modificación de comprobantes fiscales emitidos que corresponden a un período anterior. En ambos casos, se hace referencia al número de comprobante fiscal de la operación que se afecta y que fue reportado a la DGII por el cliente Los comprobantes notas de débito y crédito serán emitidos por las Áreas de Reclamaciones y la Unidad de Impuestos.

18 Entrega de Comprobantes Fiscales Pág.18/60 5. La solicitud de los comprobantes fiscales se atenderán inmediatamente se reciban del cliente. 6. Los comprobantes fiscales se entregarán a solicitud del cliente, en las Oficinas Comerciales, Áreas de Negocios y Áreas Administrativas. Los mismos se generarán a través de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales Los comprobantes se generarán únicamente al cliente principal del producto Estas áreas identificarán los clientes a los que corresponda generarle periódicamente los comprobantes fiscales Para las solicitudes de comprobantes fiscales formuladas por terceros, se requerirá comunicación firmada por el cliente, donde autorice a la persona retirarlos Los comprobantes se remitirán vía correo electrónico, previa autorización firmada por el cliente, formulario o comunicación Para la emisión manual de los comprobantes fiscales, se verificará que el número de RNC o cédula, exista como registro de contribuyente en la Aplicación Consultas RNC, así como en los sistemas centrales, SFB, Unicard, SFBNEX Los tipos de comprobantes fiscales serán generados acorde al sector a que pertenezca el cliente: Con Valor de Crédito Fiscal, para clientes comerciales privados Gubernamental, para empresas estatales. Regímenes Especiales de Tributación, para zonas francas, exportador, incentivo desarrollo turismo, incentivo desarrollo de la frontera, zona franca comercial, instituciones sin fines de lucro, ONG y organismos internacionales, instituciones católicas. Para más información, visitar la página Excepciones 7. En los casos en que las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios reciban solicitudes de clientes cuya identificación RNC o cédula, no coincide con el padrón de RNC de la DGII y la incluida en los sistemas centrales, SFB, SFBNEX y Unicard.

19 Pág.19/60 El área deberá: a) Verificar la identificación del cliente en los demás sistemas centrales y gestionar el arreglo. b) Cuando el error ocurra en los sistemas SFB y Unicard, solicitará la corrección del cliente a Homología de Datos, señalando las razones del requerimiento. c) Generar de forma manual los números de comprobantes fiscales que le corresponda al cliente, acorde a los productos que mantenga en la institución. d) Cuando el caso lo amerite, casos excepcionales de clientes con muchos productos, se solicitará a Tecnología, vía Contraloría, la inclusión de ese cliente. 8. En los casos en que las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios reciban solicitudes de clientes que están registrados en la DGII, pero que, en la institución maneja sus cuentas a título personal, la Unidad de Impuestos investigará y determinará si corresponde entregar los comprobantes fiscales al cliente. 9. Para las solicitudes de clientes que manejan sus cuentas a título personal y la asignación de su RNC se encuentra en trámite en la DGII, las oficinas comerciales y áreas de negocios, requerirán la certificación del RNC, así como, la documentación requerida para abrir una cuenta comercial. Para estos fines registrará una solicitud de impresión en la aplicación Es responsabilidad del Encargado de Impuestos investigar y determinar si corresponde incluir al cliente en la generación de comprobantes Posteriormente, las Oficinas Comerciales realizarán las adecuaciones en los sistemas centrales que correspondan, actualización datos del cliente, apertura de cuentas, transferencia de relaciones, etc.

20 Pág.20/60 Generación de Comprobantes Fiscales: Automática, Manual 10. Tipos de Comprobantes Fiscales a emitir, vía de emisión: a) Factura con Valor de Crédito Fiscal. Automática, Manual b) Especial Gubernamental Automática, Manual c) Regímenes Especiales de Tributación Automática, Manual d) Notas de Débito Manual e) Notas de Crédito Manual f) Comprobante Fiscal Especial Proveedores Informales Manual g) Comprobantes Fiscal Especial Gastos Menores Manual 11. El Banco de Reservas generará de forma automática los comprobantes fiscales para los tipos de operaciones que se encuentran debidamente identificadas en los sistemas de información, detalle incluido en el anexo, acorde a Política Núm Las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios emitirán comprobantes fiscales de forma manual, para las comisiones u otros servicios no automatizados. Se emitirán según el tipo de operación y subtipo descritos a continuación: a) Cargos por Servicios Generales: Comisión por ventas de cheques de administración Cheques de Carpetas Cheques Emblocados Transferencia entre Oficinas Reimpresión de Estados, Movimientos Fotocopias Reposición Libreta por Pérdida. Carta de Referencia Carta de Saldo Comisiones por transacciones internacionales. Ver Política Núm.13 Comisiones cargadas a través de Avisos de Débitos SU-VAR-021 Comisión por convenios Otras comisiones cobradas de forma manual en los sistemas: SFB, SFBNEX y Unicard.

21 Pág.21/60 b) Venta de Inmuebles Adjudicados. c) Contratos Pagos de Leasing. Ver Política Núm.14 d) Servicios Prestados a Terceros, como son: servicios de procesamiento de documentos, abastecimiento de efectivo, gastos compartidos con las Empresas del Grupo. e) Venta de Bienes No Adjudicados. En todos los casos, el tipo de comprobante a elegir dependerá del sector a que pertenezca el cliente y el tipo de operación, subtipo, según corresponda. 13. La Dirección Internacional emitirá los comprobantes fiscales por los cargos bancarios que no estén automatizados en SFBNEX. Así mismo, confirmará y suministrará la información de aquellos que estén automatizados y que por alguna razón, presentan valores incorrectos. En caso de que el cliente se presente a retirar los comprobantes fiscales en las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios, la Dirección Internacional suministrará información, para que éstas los entreguen o en su defecto, la procesen. 14. La Dirección Banca Corporativa emitirá los comprobantes fiscales por las operaciones correspondientes a Contratos Pagos de Leasing. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado. Procesamiento de Documentos 15. El primer día hábil de cada mes, el Gerente Procesamiento de Documentos, Dirección Procesamiento de Documentos, emitirá a las empresas que disfruten de los servicios de procesamiento de documentos, una Factura con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado. Caso: Asociación La Nacional de Ahorros y Préstamos.

22 Pág.22/60 Abastecimiento de Efectivo 16. El primer día hábil de cada mes, el Gerente Reserva Central, Dirección Administración de Efectivo, emitirá a las entidades financieras que disfrutan de los servicios de abastecimiento de efectivo, el Comprobante con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado. Gastos Compartidos con las Empresas del Grupo 17. La Gerencia Contabilidad Operativa emitirá a las Empresas del Grupo, los Comprobantes Con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros, por los cargos realizados a las cuentas de, por concepto de: a) Energía eléctrica b) Alquiler c) Mantenimiento 18. La Gerencia de Operaciones de Tarjetas de Crédito emitirá los comprobantes fiscales por las comisiones cobradas a los clientes, por concepto de afiliación, con el subtipo Cargos por Servicios Bancarios de Carácter General. Convenios 19. El Encargado de Impuestos y Servicios, Gerencia de Cuadre, Dirección Control de Operaciones, emitirá los Comprobantes Fiscales, del subtipo Cargos por Servicios Generales, por las comisiones cobradas por los convenios. Actualmente, el Banco mantiene los siguientes convenios: a) ADN, Ayuntamiento del Distrito Nacional. b) AMET c) AVON S.A. d) CAASD e) CEA, Consejo Estatal del Azúcar f) CENTENIAL g) CODETEL h) DGA, Dirección General de Aduanas i) DGII, Pasaporte, Licencia, Marbetes, Sellos, ISR,

23 j) EDEESTE k) EDENORTE l) EDESUR m) INVI, BIENES NACIONALES n) ORANGE o) OTT p) SEA, Secretaria de Estado de Agricultura q) SEIP, Secretaria de Estado de Interior y Policía r) SEREX, Secretaria de Estado de Relaciones Exteriores s) TSS, Tesorería de la Seguridad Social Pág.23/ Los Oficiales de Negocios de las Oficinas Comerciales, Áreas de Negocios y Áreas Administrativas, verificarán la información de los comprobantes fiscales, previa entrega a los clientes. 21. Los comprobantes fiscales se mantendrán en archivos digitalizados por período de cinco años, establecidos por la Administración Tributaria. Reimpresión de Comprobantes 22. El Banco cobrará una comisión de RD$25.00 por la reimpresión de comprobantes fiscales. Las áreas que reimpriman los comprobantes confeccionarán una entrada interna crédito, con la cuenta Núm , Reimpresión Comprobantes Fiscales. Anulación de Comprobantes 23. Las áreas autorizadas a emitir comprobantes fiscales podrán solicitar a la Unidad de Impuestos la anulación de un comprobante fiscal, vía correo electrónico, en los siguientes casos: a) Cuando el número de comprobante asignado de forma automática o manual, no corresponde al sector a que pertenece el cliente. b) Cuando la información incluida en el comprobante sea incorrecta, acorde a verificación en los sistemas centrales, SFB, SFBNEX, Unicard. c) Por duplicidad. d) Por devolución de bienes o servicios.

24 Pág.24/60 e) Por error en la data del cliente: Cédula, RCN, Nombre, relación de cuentas, otros. En estos casos el área que tramita la anulación del comprobante fiscal, emitirá un comprobante de forma manual, con las informaciones correctas. Reclamaciones por cargos bancarios correspondientes a comprobantes fiscales 24. Las Áreas de Resolución de Reclamaciones detalladas a continuación, están autorizadas a emitir comprobantes fiscales Notas de Débito y Crédito, siempre que la reclamación formulada por el cliente esté sustentada por un comprobante fiscal de un período transcurrido. Consultar Procedimiento 1, Política 4. Emisión Comprobantes Notas de Débito y Crédito a) Gerencia Información a Clientes, Dirección Cuentas y Clientes. b) Gerencia Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos, Dirección Banca Electrónica. c) Gerencia Intercambio y Reclamaciones, Dirección Tarjetas de Crédito. d) Gerencia Operaciones Internacionales, Dirección Internacional El Personal de Resolución de las Áreas de Reclamaciones deberán incluir en los comentarios del reclamo atendido, el número de comprobante fiscal que afecta la nota de débito o crédito, según corresponda Los Oficiales de Plataforma y Representantes de Negocios, informarán a los clientes el resultado de la reclamación al recibir la notificación de finalización.

25 Pág.25/60 ACTIVIDAD NÚM. 1 : EMITIR COMPROBANTES FISCALES AUTOMÁTICOS. RESPONSABLE Representantes, Oficiales y Ejecutivos de Negocios de las Oficinas Comerciales y otras Áreas de Negocios ACTIVIDADES 1.1 Recibe del cliente vía personal, comunicación o correo electrónico, solicitud emisión comprobante fiscal. Si es el dueño de cuenta: Solicita cédula de identidad y electoral. Si es una tercera persona: Solicita cédula de identidad del solicitante y del firmante, recibe comunicación, confirma datos y verifica en el Sistema SignBank que la firma del cliente esté correcta. 1.2 Verifica en el padrón de RNC de la DGII los datos del cliente y el tipo de empresa. Si es contribuyente: 1.3 Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales. 1.4 Selecciona la opción Emisión de Comprobantes Automáticos. 1.5 Ingresa el RNC o Cédula de Identidad y Electoral del cliente, automáticamente aparece el nombre del cliente. Verifica si tiene NCF pendientes. Si es un contribuyente acogido a regímenes especiales: 1.6 Selecciona la opción SI

26 Pág.26/60 Si tiene NCF pendientes: Ingresa el periodo de los NCF pendientes Imprime los NCF y se los entrega al cliente o lo remite vía correo electrónico a la empresa Si no tiene NCF pendientes: Realiza consulta de NCF por identificación del cliente. Verifica los que han sido emitidos e informa al cliente. Si el cliente solicita un duplicado Informa al cliente que se le cobrara la comisión establecida para estos fines Confecciona Entrada Interna Crédito, e informa al cliente que pase a caja a realizar el pago de la comisión Entrega entrada interna al Cajero Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales, opción Consulta de NCF por Identificación, y verifica Selecciona el comprobante a reimprimir e imprime duplicado Genera un comprobante manual por esta comisión, subtipo, cargos servicios generales Entrega comprobantes al cliente. Si el cliente no está registrado en la aplicación Registra en la aplicación Manejo Comprobantes Fiscales solicitud de impresión de comprobantes fiscales.

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